Reglamento para Participación en Ferias de WofA

Transcripción

1 Reglamento para Participación en Ferias de WofA Contenido: Art.0: Algunas definiciones Art.1: Objetivos. Art.2: Organización, realización y autoridad. Art.3: Participantes y productos. Art.4: Forma de participación. Art.4bis: Cancelación de participación. Art.5: Tarifa de participación. Art.6: Publicidad Art.7: Degustaciones Art.8: Seguridad y vigilancia Art.9: Limpieza Art.10: Inauguración y horarios Art.11: Asistencia de representantes y credenciales Art.12: Armado de espacios limitaciones Art.13: Desmantelamiento Art.14: Recomendaciones Art.15: Aplazamiento anulación.

2 Reglamento General Art.0: Definiciones preliminares Tasting: se considera Tasting, a todo evento donde se degustarán los vinos de las bodegas registradas previamente y donde Wines of Argentina será el organizador y responsable del mismo. Feria: se considera Feria, a todo evento donde Wines of Argentina y sus asociados se suman a participar, sin ser los organizadores generales del mismo. Pabellón: Es el Espacio contratado por Wines of Argentina o entidad Nacional en el que se presentan en forma conjunta los asociados de un país o región. Expositor Directo: Se refiera a Wines of Argentina y su relación con el Organizador del Evento. Expositor Indirecto/Asociado: Se refiere a los socios, empresas o entidades que participan en la feria bajo el pabellón nacional y asociados al Expositor Directo Stand/Booth: Es el sub espacio que cada Expositor Indirecto/Asociado participante contrata a Wines of Argentina para presentarse dentro del Pabellón Nacional. Las características de este pueden variar según los usos y costumbres del mercado en que se organiza el evento (mampostería, arquitectura, ornamentación, diseño, etc).

3 Art.1: Objetivos: La decisión colectiva y estratégica de participar en una FERIA o en una TASTING INTERNACIONAL tiende a consolidar la posición de Argentina entre los principales países exportadores -no tradicionales- de vino del Nuevo Mundo y contribuir al éxito global de la industria vitivinícola argentina a través de la construcción de la marca vino argentino, procurando elevar la percepción positiva en el trade, los líderes de opinión y los consumidores. Art.2: Organización, realización y autoridad: Al tratarse de una participación en un evento organizado por un tercero (London Wine, Vinexpo, Prowein, Fundación Exportar, etc) Wines of Argentina y sus asociados deberán ajustarse al reglamento general de participación. Dicho reglamento está disponible a solicitud, para aquellos participantes que lo requerían. En lo relativo al Pabellón Argentino y siempre dentro de la normativa general, la organización, realización y autoridad es exclusiva de VINOS DE ARGENTINA AC (en adelante WofA) Peatonal Sarmiento 212, 2do Piso, Ciudad Mendoza. CP Wines of Argentina ejercerá la autoridad máxima del pabellón y sus decisiones serán por lo tanto inapelables. Es facultad exclusiva de la Comisión Directiva de WofA la aplicación del reglamento y la interpretación del mismo ante situaciones no previstas. El personal de WofA presente en el evento, tiene la potestad y poder de hacer cumplir este reglamento en todos sus puntos si la situación así lo requiriera. Art.3: Participantes y productos: podrán participar los socios y no socios de WofA, de acuerdo al carácter genérico o no del evento. Entendiéndose por genérico aquellos eventos cubiertos con fondos provenientes de otras fuentes externas que no sean los de los propios asociados. Los participantes dentro del Pabellón Argentino serán identificados como Expositores Indirectos El tipo de producto será definido al momento de convocar el evento y el mismo debe ser cumplido por los participantes, al igual que las cantidades requeridas.

4 El incumplimiento de este punto ocasionará que los retirados de la exhibición. productos sean Así mismo, en el Stand/Booth de cada expositor indirecto no se podrán exhibir carteles, banners, decoraciones, manteles o cualquier otro elemento de decoración que difiera con el establecido por la organización, aún cuando estos pertenezcan a la bodega en cuestión. Tampoco podrá publicitar productos y/o servicios de terceros o de otros orígenes aún cuando sean de su importador o filial internacional. Art.4: Forma de participación: mediante inscripción por adjuntando los datos que correspondan al evento o en los formularios oficiales del BackOffice del sitio web de WofA. Siendo informada previamente, la forma de registro. s o formularios con información incompleta NO serán tenidos en cuenta a la hora de inscribirse. s o formularios recibidos fuera de la fecha estipulada para el cierre de inscripciones, serán considerados inválidos y por lo tanto, no vinculantes al evento. En caso de que registre deudas previas, la inscripción no será validada hasta que las mismas hayan sido canceladas. En caso de eventos especiales, TNT será la empresa de transporte encargada de organizar, coordinar y transportar el consolidado de vinos. Esto no implica que cada bodega pueda enviar los vinos por su propio medio con una salvedad: Para eventos que así lo requieran, NO se podrán hacer envíos de vinos desde Argentina, teniendo que enviar los productos a través de su importador o distribuidor local. Art. 4bis: Cancelación de Participación: Una bodega que habiéndose inscripto para participar de una Feria, Tasting o Evento organizado por WofA, podrá cancelar su participación al mismo, sin cargo alguno, siempre que las inscripciones aún estén vigentes. Es decir, pasado el

5 deadline de inscripciones, el participante podrá decidir su NO participación al evento abonando las penalidades que correspondan a saber: 120 días previos al Evento: 10% de Penalidad sobre el costo total del Evento. 100 días previos al Evento: 30% de Penalidad sobre el costo total del Evento. 90 días previos al Evento: 40% de Penalidad sobre el costo total del Evento. 60 o Menos días previos al Evento: 100% de Penalidad sobre el costo Total del Evento. Art.5: Tarifa de participación: Debe ser abonada en un plazo no mayor a 10 días hábiles desde que recibió la factura de WofA y con antelación a la realización del evento. Salvo que se indique lo contrario, la tarifa de participación incluye: - Cesión temporaria del Stand/Booth durante el tiempo de preparación, de exhibición y desarme de la mesa; - Provisión temporaria de los elementos para realizar el tasting o evento; (Copas, Fraperas, enfriadores, bins para hielo, servilletas, agua mineral, etc) - Vigilancia general (aunque no medie responsabilidad por los productos y elementos expuestos de parte de WofA); - Administración general del Evento por parte de WofA; - Publicidad y promoción del evento en la forma que determine y estime conveniente WofA y en el orden que se hubiere definido de acuerdo a lo que el evento requiera y permita. - Limpieza general de espacios comunes; - Producción de materiales de promoción, tales como catálogos, banners, postcards, tent cards y cualquier otro elemento donde se nombren o no a los participantes y sean alusivos al evento. - Aparición en el catálogo de la feria o degustación en la forma básica e incluida en el Fee de Participación. NOTA: Apariciones destacadas o específicas ofrecidas por el ente

6 organizador del evento (cuando no es WofA) deberán ser contratadas en forma privada entre la bodega y el organizador del Evento. En caso de que estos gastos específicos sean facturados a WofA como Sponsor del evento, se reservará el derecho de Cobrarlo por vía administrativa al Expositor/Bodega que lo haya contratado. La tarifa de participación NO incluye: Decanters u otros elementos específicos no indicados más arriba. Pasajes y estadía de los representantes; el envío de muestras para los eventos y material promocional con el branding de los participantes. ACLARACIÓN: Además de los gastos de envío, los participantes deberán afrontar todos los gastos asociados a la liberación de las muestras, derechos especiales, regulaciones específicas de cada mercado, análisis de laboratorio o cualquier otro gasto relacionado con el ingreso de los vinos al mercado de destino, ya sea que estos estén incluidos o no en la tarifa de Courier internacional. Importante: El incumplimiento del pago en la fecha estipulada y/o el hecho de desistir de su participación pasado el deadline de inscripciones, ocasionará para el expositor la pérdida total de las sumas que anteriormente hubiera abonado de acuerdo a lo estipulado en el Art. 4 bis. La cancelación de la participación por parte de la bodega asimismo faculta a WofA a adjudicar el lote a terceros. La mora será automáticamente de pleno derecho, por el simple transcurso del tiempo, sin necesidad de que medie comunicación de índole alguna. Art.6: Publicidad: los expositores podrán realizar publicidad de sus vinos dentro y fuera de su mesa; toda forma de publicidad dentro del stand es libre y fuera del stand será sin lugares fijos, en un constante movimiento, puede ser llevada a cabo por azafatas o promotoras, siempre que su contenido no suponga infracción a las disposiciones vigentes y se adecue a lo establecido en la reglamentación.

7 Por otra parte, no estará permitida la instalación de altavoces o aparatos que dificulten el normal funcionamiento del evento. En caso de que las disposiciones antes citadas no se cumplieran, WofA solicitará la remoción de todo elemento que no estuviera aprobado para su uso. Se procederá al cierre del stand o mesa quedando exento de indemnización o reintegro de alguna especie, siempre que no cesara la perturbación dentro de los 30 minutos de solicitado el cese de la misma y/o no se cumpliera con las disposiciones vigentes. Art.7: Degustaciones: los expositores podrán efectuar degustaciones de aquellos productos registrados para tal fin, y está prohibido retirar aquellos que estén en exhibición; solo podrán retirarlos al haber sido clausurado el evento. Cambios de último momento que afecten la veracidad de la información impresa en catálogos o folletos, tal y como cambios en cosechas, precios y datos de contacto, quedan bajo responsabilidad de la bodega. WofA establecerá una fecha límite o deadline para la recepción de la información que será impresa. Pasado el mismo, no se hará responsable por las discrepancias, así como de los contenidos enviados por la bodega, que deberán ser revisados por ésta en profundidad para evitar errores. WofA actuará como nexo entre el Organizador de la Feria y los expositores indirectos para que éstos puedan actualizar la información en catálogos u otros materiales impresos. Si la bodega o el importador presenta más vinos o etiquetas que los estipulados o reglamentados, WofA se reserva el derecho de retirarlos del evento. Queda terminantemente prohibido la degustación y o venta de productos que no pertenezcan a la bodega. El horario destinado al armado y/o entrega de los vinos para su exhibición y/o degustación, así también aquellas tareas necesarias para el mantenimiento del funcionamiento del espacio, será el que oportunamente comunique WofA.

8 Cualquier excepción al horario que se establezca en la exposición, deberá ser autorizada por escrito por WofA. Art.8: Seguridad y vigilancia: el expositor será el único responsable de los daños causados a su personal y dependencias por robo, hurto, incendio, rayo, tempestad, explosión, granizo, penetración de agua, humedad, accidente de conmoción civil, sabotaje y otras causas, cualquiera sea su origen. Asimismo será responsable por los daños y/o perjuicios personales y/o materiales ocasionados dentro y fuera del espacio contratado, por su personal y/o por sus cosas. WofA deja a criterio del expositor el contratar personal de vigilancia de refuerzo el cual, indefectiblemente, deberá ser requerido a la misma empresa de vigilancia que actúa en el predio por la entidad. El personal contratado no podrá salir de los límites del stand, sin autorización del personal de turno responsable. WofA proveerá, en general y salvo que se indique lo contrario, de un espacio en el Booth de cada expositor para la guarda de muestras y material promocional utilizados durante el desarrollo del evento. Este espacio será privado y de uso exclusivo de cada subexpositor. Asimismo, existirá salvo que se indique lo contrario, un Deposito Comunitario para ser compartido por todos los expositores. El mismo debe mantenerse ordenado. WofA no responderá por los daños, hurtos o extravíos que puedan producirse en dicho espacio. En caso de robos o hurtos durante el receso nocturno, WofA solo actuará como intermediario entre el Expositor/Asociado y el organizador de la Feria y nunca será responsable de subsanar o resarcir al damnificado. Art.9: Limpieza: WofA dispondrá del personal de asistencia y limpieza general del recinto; la limpieza de los stands estará a cargo de los expositores que se obligan a mantenerlos en impecables condiciones durante el horario de visita del público como así también efectuar la limpieza general de los mismos en el horario que fije WofA, arrojando los desperdicios en los depósitos comunes y en ningún caso, en cualquier lugar del recinto. WofA se reserva el derecho de facturar a los propietarios de stands los gastos que demande, a su juicio, el incumplimiento de estas disposiciones. Art.10: Inauguración y horarios: la habilitación al público de la muestra, la reposición de mercaderías y la preparación y desarme de las mesas efectuarán en horarios que WofA fijara y hará conocer oportunamente. se

9 El expositor está obligado a presentarse 30 minutos antes de la apertura de la muestra y a mantener personal en el mismo, durante todo el horario establecido. Se entiende que tanto su stand en una feria, la mesa o espacio en un tasting deberán estar preparados para la recepción del público visitante, al momento de la apertura del evento. Art.11: Asistencia de representantes y credenciales: De ser necesario, serán entregadas las credenciales para el expositor y su personal, con relación al espacio adquirido, previa presentación de detalle sobre las necesidades respectivas. Los asistentes en representación de cada bodega y/o importador, deben ser informados a WofA con un mínimo de 5 días previos al evento. La entrega de credenciales dependerá de las disposiciones de cada ente organizador. En caso de que el encargado de entregar las credenciales sea WofA, la entrega se realizará el día previo al inicio de la feria en horario y lugar a confirmar (en general, en el mismo pabellón argentino). Art.12: Armado de espacios limitaciones: los expositores cuando armen sus espacios no podrán: - Picar, agujerear, soldar, cortar, pintar, colgar de, adherir sobre, apoyar en, y/o deteriorar las paredes, pavimentos, techos, pisos, cordones e instalaciones existentes. - Excederse en los límites del espacio adjudicado. - Colocar material publicitario en la forma de Banners, carteles, manteles, y cualquier otra forma de decoración que interfiera con la establecida por WofA. Art.13: Desmantelamiento: los expositores están productos, desarmar y retirar sus pertenencias. obligados a retirar sus El desarme comenzará estrictamente a partir del cumplimiento del horario estipulado para la finalización del evento. También en dicho plazo no podrán quedar en el predio elementos que conspiren contra la seguridad de las personas, o las cosas, siendo el expositor el único responsable de los daños o perjuicios que los mismos

10 ocasionaren. Art.14: Recomendaciones: Verifique sus inscripciones en tiempo y forma y si tiene alguna duda respecto a la forma de inscribirse, consulte inmediatamente antes de que venza el deadline de registro. Tenga al día la información de la Bodega en el BackOffice sección MIS DATOS. Cada bodega es responsable por mantenerla actualizada y completa. Finalmente, el plazo de ejecución de los espacios es breve e impostergable, por lo tanto, debe proyectarse la entrega de producto, armado y otras actividades necesarias para el correcto desarrollo del evento con suficiente antelación. Art.18: Aplazamiento - anulación: en caso fortuito o de fuerza mayor, WofA se reserva el derecho de modificar la fecha, horarios o plazos previstos de las actividades organizadas.