INSTRUCCIONES PARA LA RECOPILACIÓN DE LOS INDICADORES DE INFORMACIÓN Y PUBLICIDAD

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1 INSTRUCCIONES PARA LA RECOPILACIÓN DE LOS INDICADORES DE INFORMACIÓN Y PUBLICIDAD Siguiendo las directrices de la DG de Fondos Comunitarios del Ministerio de Economía y Hacienda, así como de la UAFSE del Ministerio de Trabajo e Inmigración, acordadas en el marco de las reuniones del GERIP, es necesario realizar un seguimiento continuo de las actividades de información y publicidad relacionadas con las operaciones cofinanciadas por los Fondos Estructurales a través de los PO FEDER y FSE de Andalucía. Para facilitar esta tarea, la DG de Fondos Europeos y Planificación de la Consejería de Economía, Innovación y Ciencia de la Junta de Andalucía ha diseñado un archivo informático (Excel) que recoge toda la información necesaria que se precisa para satisfacer las exigencias que requiere un seguimiento óptimo de las acciones de comunicación. Dicho fichero recoge los diferentes indicadores de realización y resultados de tales acciones, que debe completarse periódicamente de cara a su posterior volcado en la aplicación centralizada del Ministerio. Teniendo en cuenta que los Informes Anuales de los correspondientes Programas deben contener la información relativa al avance de la ejecución del Plan de Comunicación de los PO FEDER y FSE de Andalucía, la DG de Fondos Europeos y Planificación va a realizar un ejercicio de control de calidad de la información aportada por los diferentes órganos gestores de fondos, para lo cual solicita la remisión de la información que se describe a continuación en el formato electrónico que se ha establecido: Los s de ejecución se solicitarán cada tres meses siguiendo este ejemplo para 2012: a principios de abril para la entrega de los s de enero, febrero y marzo; a principios de julio para abril, mayo y junio; a principios 1

2 de octubre para julio, agosto y septiembre, y a principio de enero del año siguiente para octubre, noviembre y diciembre. Esta información será recopilada por cada órgano gestor de fondos en el ámbito de las operaciones cofinanciadas de las que es responsable. Por lo tanto, debe tener en cuenta, no sólo las acciones directamente realizadas por ellos, sino también las llevadas a cabo por aquellas otras entidades que participan en dichas operaciones que desarrollan, si las mismas se ejecutan mediante Convenios (con Ayuntamientos, Universidades, por ejemplo) o líneas de ayuda (para la inversión empresarial en FEDER, o para a escuelas taller, casas de oficios, talleres de empleo en FSE). Tales indicadores, y su interpretación y aclaraciones correspondientes, se agrupan en la siguiente tipología de actuaciones: 1. Actividades y actos públicos Se refiere al número de actos de lanzamiento del/los Programas Operativos para los que se elabora el Plan de Comunicación, los actos informativos importantes anuales, actos en torno del Día de Europa y cualquier otro evento contemplado para desarrollar las medidas del Plan o transmitir información acerca de la política comunitaria en Andalucía y España (seminarios, jornadas, actos de presentación o inauguración de operaciones cofinanciadas, etc.). Los indicadores a cumplimentar relativo a este grupo de acciones son dos: (Nº) EVENTOS REALIZADOS (Nº) ASISTENTES A DICHOS EVENTOS. En el caso de grandes eventos en los que se participe (aquellos con una duración extensa de varios días y con una programación amplia y diversa en la que la temática de los Fondos constituya sólo una parte de los contenidos del evento, como es el caso, por ejemplo, de ferias) los asistentes a considerar no serán todos los correspondiente a dicho evento, sino que se estimarán teniendo en cuenta únicamente aquellos que hayan accedido a los contenidos e información proporcionada sobre los fondos, por ejemplo se 2

3 contabilizarán los visitantes al stand en cuestión que contiene la información europea. Así como el coste de participación en el acto, será el coste de ese mismo stand. Las presentaciones en los eventos con mención a la UE, si se publican se incluirán en el indicador 2 (acciones de difusión); si no, en el 6 (documentación interna distribuida). 2. Difusión en medios de comunicación Se recogen distintos tipos de acciones de difusión realizadas en los medios (spots en TV, anuncios en prensa, cuñas en radio, banner en Internet, notas de prensa enviadas a los Gabinetes de Prensa de cada centro gestor ) utilizados de forma individual o formando parte de una campaña publicitaria con motivo de dar a conocer el Programa Operativo o alguna de sus actuaciones concretas, o la política regional europea, entre la ciudadanía. En el caso de las notas de prensa emitidas que pasen posteriormente a ser noticias de prensa incluidas en cualquier medio de comunicación, sólo se computará una vez la acción para evitar la doble contabilización. Esto implica tener que eliminar la ejecución de una nota de prensa para poder incluir la ejecución de una noticia publicada en prensa. Asimismo, aquí se incluirán también las publicaciones de licitaciones, bases reguladoras y órdenes de ayuda, convenios, etc. tanto en prensa, como en los diarios oficiales correspondientes, de las operaciones cofinanciables por los PO. En este grupo de acciones hay que cumplimentar un único indicador: (Nº) ACTOS DIFUSIÓN 3. Publicaciones realizadas Se recogen cualquier tipo de publicaciones editadas (en soporte papel o electrónico: libros, folletos, revistas, artículos en revistas especializadas, CDs, DVDs, videos ) dirigidos a la ciudadanía con la finalidad de dar a conocer el Programa Operativo o alguna de sus actuaciones concretas, así como aquellas relacionadas con la Política Regional Europea. 3

4 Los indicadores a cumplimentar relativo a este grupo de acciones son tres: (Nº) PUBLICACIONES EXTERNAS: computará para cada ejercicio la publicación en sí, y no el número de ejemplares de la misma. La fecha que se señalará será la correspondiente a la primera de cada anualidad. (%) PUBLICACIONES DISTRIBUIDAS/EDITADAS (se señalará el porcentaje de ejemplares que se han distribuido respecto a los editados. En el caso de publicaciones que se puedan descargar, de forma abierta, electrónicamente, este porcentaje será necesariamente del 100%. El porcentaje de distribución del resto de publicaciones girará en torno a un 90% y 100%, si no es así, no hay que reflejar la actuación ya que no habrá sido difundida con éxito entre los destinatarios). (Nº) PUNTOS DE DISTRIBUCIÓN: este indicador cuantifica los puntos a los que se distribuye las publicaciones por tipo de destinatario. Hay que aclarar, por un lado, que cada uno de estos puntos que se citan cuenta como uno sólo y, por otro, que cabe esperar que el valor de este indicador sea el mismo durante todo el período, salvo que se produzcan cambios en el listado de distribución (se incorpore o se quite alguno). Por el momento, los puntos establecidos por la Junta de Andalucía son 17 y engloban a: Consejerías del Junta de Andalucía, miembros de la red RETINA, Grupos de Desarrollo Rural, Instituciones Europeas, Agentes Sociales, Gobiernos del resto de Comunidades Autónomas (áreas de economía y FFEE), DG de Desarrollo Rural del resto de Comunidades Autónomas, Empresas, Particulares, Ayuntamientos, Diputaciones, Medios de Comunicación, ONG s, Universidades, Centros de Estudios Superiores, Autoridades Ministerios, Centros y parques tecnológicos. 4. Información a través de páginas web Contabiliza las principales web utilizadas para la transmisión de información sobre el PO o algunas actuaciones en concreto, así como la relacionada con la Política Regional Europea. En el caso de los PO FEDER y FSE de Andalucía contabilizan sólo las relativas a la/as Autoridades de Gestión y la del Organismo Intermedio coordinador corresponsable del Plan de Comunicación (la DG de 4

5 Fondos Europeos y Planificación). Por lo tanto, se trata de un indicador que deberá ser cumplimentado por las Autoridades de Gestión y los Organismos Intermedios. Los indicadores a cumplimentar relativos a este grupo de acciones son dos: (Nº) PÁGINAS WEB (Nº) VISITAS Estos indicadores se cumplimentarán para cada una de las anualidades del período de programación. 5. Información a través de cualquier tipo de cartelera Se recogen los distintos soportes (pósteres, carteles, placas, expositores, stands y/o vallas) utilizados con fines publicitarios, con la finalidad de dar a conocer el Programa Operativo o alguna de sus actuaciones concretas entre la ciudadanía. También se incluirá el material promocional realizado (bolígrafos, carpetas, camisetas, pen-drives, calendarios, mapas, etc.). Si el soporte, por ejemplo, un cartel, se usa de año en año, aunque sea el mismo soporte, se computaría una vez cada año. Además, se computa la herramienta, no el medio en el que está; es decir, si un mismo cartel se usa para varios eventos sólo se computa como uno solo. En este grupo de acciones hay que cumplimentar un único indicador: (Nº) SOPORTES PUBLICITARIOS (se computará en función de la naturaleza de cada operación) 6. Instrucciones emitidas hacia los participantes de los programas operativos. Se incluye toda la documentación distribuida desde las Autoridades de Gestión y los Organismos Intermedios a los Organismos Gestores de los Programas Operativos, así como desde los propios órganos gestores a los beneficiarios de las operaciones que desarrollan a través de los distintos Programas Operativos, 5

6 además de las comunicaciones que se realicen de los Servicios Centrales a las Delegaciones Provinciales. Estas instrucciones deben entenderse en sentido amplio y podrán consistir en guías metodológicas, indicaciones, informes, correos electrónicos enviados que tengan por objeto aclarar temas o resolver cuestiones relacionadas con la gestión y aplicación de los fondos, etc. A este respecto, se verán especialmente afectados por este indicador aquellos órganos gestores que desarrollan actuaciones instrumentalizadas a través órdenes de ayuda o por Convenios, en las que las que la comunicación con los participantes de las actuaciones cofinanciadas es importante para garantizar la transparencia de las actuaciones y facilitar el cumplimiento de la normativa comunitaria. No se computarán las reuniones internas ni sus convocatorias, pero sí las instrucciones que de ellas se deriven. Los indicadores a cumplimentar relativo a este grupo de acciones son dos: (Nº) DOCUMENTACIÓN INTERNA DISTRIBUIDA (%) ORGANISMOS CUBIERTOS: Este indicador mide el porcentaje, respecto al total de entidades afectadas por la documentación, al que se ha distribuido la misma. 7. Redes de información y publicidad. Se recogen las redes de Comunicación establecidas para poner en marcha y llevar a la práctica la estrategia de comunicación plasmada en el Plan de Comunicación de los PO FEDER y FSE de Andalucía, en la línea de especial sensibilización sobre el establecimiento de redes comunitarias, que permitan garantizar el intercambio de buenas prácticas y el intercambio de experiencias en materia de información y publicidad. Se trata, también, de un indicador que deberá ser cumplimentado por las Autoridades de Gestión y los Organismos Intermedios. 6

7 Los indicadores a cumplimentar relativo a este grupo de acciones son dos: (Nº) REDES ESTABLECIDAS PARA PONER EN MARCHA Y LLEVAR A LA PRÁCTICA LA ESTRATEGIA DE COMUNICACIÓN DEL PLAN (Nº) REUNIONES A LAS QUE SE HA ASISTIDO DE DICHAS REDES (Nº) ASISTENTES A TALES REUNIONES Todos los anteriores indicadores se han clasificado en dos tipos: de Realización y de Resultados. Dados los 5 grupos de actuaciones que se contemplan para medir la ejecución de las acciones de comunicación llevadas a cabo por los organismos gestores de fondos, el fichero creado para que el Organismo Intermedio pueda grabar la información de los indicadores contiene 5 hojas, una para cada tipo de actuación. En cada una de ellas, la información a cumplimentar se refiere a los ítems que se señalan a continuación y comprenderá, sin diferenciar, las acciones de información y publicidad relacionadas tanto con el ámbito de intervención del FEDER, como del FSE. En la tabla siguiente se recogen todos los indicadores del Plan de Comunicación de los PO FEDER y FSE de Andalucía, sombreándose en verde aquellos que deben completar necesariamente todos los órganos gestores de fondos. TIPOS DE ACTIVIDADES INDICADORES DE REALIZACIÓN INDICADORES DE RESULTADOS 1. ACTIVIDADES Y ACTOS PÚBLICOS (Nº) EVENTOS REALIZADOS (Nº) ASISTENTES 2. DIFUSIÓN EN MEDIOS DE COMUNICACIÓN (Nº) ACTOS DIFUSIÓN 3. PUBLICACIONES REALIZADAS (Nº) PUBLICACIONES EXTERNAS (%) PUBLICACIONES DISTRIBUIDAS/EDITADAS (Nº) PUNTOS DE DISTRIBUCIÓN 4. INFORMACIÓN A TRAVÉS PÁGINAS WEB (Nº) PÁGINAS WEB (Nº) VISITAS 7

8 5. INFORMACIÓN A TRAVÉS DE CUALQUIER TIPO DE CARTELERA (Nº) SOPORTES PUBLICITARIOS 6. INSTRUCCIONES EMITIDAS HACIA LOS PARTICIPANTES EN LOS PROGRAMAS OPERATIVOS (Nº) DOCUMENTACIÓN INTERNA DISTRIBUIDA (%) ORGANISMOS CUBIERTOS 7. REDES DE INFORMACIÓN Y (Nº) REUNIONES PUBLICIDAD. (Nº) REDES (Nº) ASISTENTES 8

9 Para facilitar la comprensión se ilustra un ejemplo de la organización de un acto de información dirigido a beneficiarios y potenciales beneficiarios (1. Actividades y actos públicos): Denominación de la actuación de información y/o publicidad llevada a cabo: Descripción de la acción realizada que proporciona una idea general de en qué ha consistido la mism. Es muy importante que la denominación de la actuación se haga de una forma comprensible, evitando la utilización de acrónimos, siglas, códigos que dificulten la identificación de la misma. ACTO DE PRESENTACIÓN DE LOS RESULTADOS DEL PROYECTO DE. Valor de ejecución de la acción: Se computará de forma individual, para cada actuación desarrollada, la ejecución del indicador de realización y de resultados que tiene asociados. De esta forma, si el tipo de acción se repite, se introducirá en la base de s tantas veces como se realice (es decir, se generará un nuevo registro). El hecho de tener que introducir individualmente cada acción hace que la cuantificación de los indicadores de realización sea, la mayor parte de las veces, igual a 1. TIPOS DE ACTIVIDADES INDICADORES DE REALIZACIÓN INDICADORES DE RESULTADOS 1. ACTIVIDDES Y ACTOS PÚBLICOS (Nº) EVENTOS REALIZADOS 1 (Nº) ASISTENTES 8 Fecha en que tuvo lugar la actividad en cuestión: Se introducirá la fecha concreta siguiendo una codificación día/mes/año 17/09/2010 Montante económico de la acción: Se estimará el coste aproximado que ha implicado la realización de la acción en términos económicos, computándose el gasto total realizado, ya sea cofinanciado o soportado 9

10 con recursos propios. Si la acción no ha implicado coste alguno, se introducirá el valor cero. 0 Por último, para que el sistema de seguimiento funcione correctamente, no sólo es fundamental seguir las instrucciones anteriores, sino también es esencial tener constancia documental y/o fotográfica de todas las actuaciones llevadas a cabo que se graben en la base de s. De hecho, esta es la única y mejor prueba para justificar, ante posibles controles a los que puedan someterse las operaciones cofinanciadas, la calidad de la información suministrada por el seguimiento. Por este motivo, la penúltima columna del fichero está destinada a indicar si la ejecución realizada se puede demostrar a través de algún elemento de prueba (fotografía, copia de los documentos, actas, folletos,...). En el caso de las cuñas de radios, la justificación se hará con la grabación (en CD o cualquier otro soporte que permita la reproducción de audio y copia de los textos del contenido de la cuña). Finalmente, la última columna tiene por objeto indicar si la acción de comunicación que se ha llevado a cabo se encuadra dentro del ámbito de intervención del PO FEDER regional, del PO FSE regional, o bien puede aplicarse a ambos (si el objeto de la acción tiene un alcance mayor que el que determinan los POs, como aquellas cuyo objeto es destacar el papel de la UE o de la Política de Cohesión en general). En el caso de gestores con operaciones cofinanciadas por el Fondo de Cohesión, en el marco del PO plurirregional FEDER-Fondo de Cohesión, también se especificará en esta última columna dicha circunstancia indicando Cohesión. Por último, es muy importante aclarar que el seguimiento de la ejecución de las actuaciones de comunicación, a través de los indicadores establecidos, relacionadas con operaciones cofinanciadas por los PO plurirregionales en los que participa Andalucía a través de convenios con la Administración General del Estado para el desarrollo de determinadas operaciones, ya sean del FEDER (a 1 0

11 través de los PO de I+D+i, de Economía del Conocimiento y de Asistencia Técnica FEDER) o del FSE (a través de los PO de Adaptabilidad y Empleo; de Lucha contra la Discriminación; y de Asistencia Técnica FSE), no deben incluirse en la base de s que se envía. Tales acciones deberán seguir los procedimientos de recopilación que, en este sentido, se hubieran establecido por los organismos responsables. 1 1

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