PLIEGO DE CONDICIONES TÉCNICAS

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1 PLIEGO DE CONDICIONES TÉCNICAS QUE REGIRAN LA CONTRATACIÓN DE LOS SERVICIOS DE COORDINACIÓN, DISEÑO, EJECUCIÓN Y SEGUIMIENTO DE LOS CAMPAMENTOS URBANOS DE LA CIENCIA DE LA FUNDACION ESPAÑOLA PARA LA CIENCIA Y LA TECNOLOGÍA Ref. FECYT/PL/2014/009 2 de abril de 2014 Página 1 de 12

2 INDICE 1. INTRODUCCIÓN Y ANTECEDENTES OBJETO Y ALCANCE DEL SERVICIO Objeto Alcance FINANCIACIÓN PROGRAMA CAMPAMENTOS URBANOS Objetivos del programa Destinatarios Lugares de desarrollo, duración y nº de plazas Horario Actividades Actividades complementarias Acompañamiento de los participantes Selección de los participantes Descuentos para participación Metodología DESCRIPCIÓN DE LAS TAREAS A REALIZAR Personal para coordinación, acompañamiento de los participantes y ejecución de actividades durante su estancia en el Programa Diseño, ejecución y seguimiento del Programa Atención a usuarios, recopilación de datos y gestión de inscripciones EJECUCION E HITOS DOCUMENTACIÓN PROPUESTA TÉCNICA Página 2 de 12

3 1. INTRODUCCIÓN Y ANTECEDENTES La FECYT es una fundación del sector público estatal, adscrita al Ministerio de Economía y Competitividad (MINECO), que persigue como fin fundacional fomentar la investigación científica de excelencia así como el desarrollo y la innovación tecnológica, necesarios para incrementar la competitividad de la industria española y la mejora de la calidad de vida de la ciudadanía, propiciando para ello la colaboración entre los agentes implicados en actividades de I+D+i y la difusión y comunicación de los resultados y actuaciones realizadas en investigación e innovación. El Museo Nacional de Ciencia y Tecnología (en adelante, MUNCYT) creado por Real Decreto en junio de 1980 en la actualidad se adscribe al Ministerio de Economía y Competitividad, a través de la Secretaría de Estado de Investigación, Desarrollo e Innovación. El MUNCYT tienen como misión contribuir en la educación científica y tecnológica de las sociedad española, haciendo que esta comprenda, aprecie utilice y desarrolle los conocimientos, actitudes y métodos de la ciencia. La FECYT realiza una labor permanente de acercamiento de la ciencia y la innovación a la sociedad a través de actividades dirigidas a los distintos públicos. Como principal agente de la Administración General del Estado en el fomento e impulso de la cultura y divulgación científica, FECYT tiene encomendada la gestión del MUNCYT mediante Resolución de 9 de diciembre de 2010, de la Secretaría de Estado de Investigación. Para la consecución de sus objetivos establecidos en el Plan de Actuación 2014, la FECYT lleva a cabo actuaciones destinadas a promover la cultura científica entre los ciudadanos, en especial entre los más jóvenes, así como actividades encaminadas a despertar entre los estudiantes vocaciones científicas. Uno de los objetivos específicos señalados en el Plan de Actuación 2014 de FECYT es acercar a los jóvenes la actividad investigadora a través de su participación en los Campamentos urbanos, cuya segunda edición tendrá lugar en el Campus de Chamartín en Madrid del Instituto de Salud Carlos III y en la sede del Museo Nacional de Ciencia y Tecnología (MUNCYT) en La Coruña. En este contexto, la FECYT, en colaboración con el Museo Nacional de Ciencia y Tecnología (MUNCYT) y el Instituto de Salud Carlos III (ISCIII) desarrolla un campamento urbano en las sedes del MUNCYT en La Coruña y en el Campus de Chamartín del ISCIII en Madrid. Para ello, se propondrá un programa de actividades dirigido a los más pequeños que tendrán como hilo conductor la divulgación de la ciencia. 2. OBJETO Y ALCANCE DEL SERVICIO 2.1 Objeto El objeto del presente Pliego es fijar las condiciones técnicas que regirán la contratación de una empresa que lleve a cabo los servicios de coordinación, diseño, ejecución y seguimiento de las actividades durante el desarrollo del Programa Campamentos Urbanos de Ciencia, que tendrá lugar en las sedes del MUNCYT ( en La Coruña y del Instituto de Salud Carlos III en Madrid que se mencionan en el apartado 4.3 del presente Pliego. Página 3 de 12

4 2.2 Alcance Para la ejecución del proyecto se contratará la prestación de servicios llave en mano de una empresa especializada en este tipo de proyectos. Dicha empresa deberá ofrecer los siguientes servicios: Asignación de recursos humanos cualificados designar un coordinador general del proyecto. Por sede: 1 jefe de monitores y 2 monitores. - Coordinación, diseño, ejecución y seguimiento de las actividades desarrolladas en el MUNCYT y el ISCIII de las actividades complementarias programadas fuera que pudieran llevarse a cabo durante el Programa, y suministro de los materiales necesarios para la realización de dichas actividades. - Poner a disposición una página web para la difusión del programa que permita la realización de inscripciones de manera online. El sistema para la gestión de inscripciones debe garantizar el orden de inscripción y dejar constancia del registro, así como de la posible condición de beneficiario de un descuento en la matrícula. La FECYT podrá tener acceso a la información registrada. - Atención a usuarios, gestión y cobro de inscripciones y recopilación y validación de la documentación necesaria para la inscripción en los campamentos científicos. La facturación corresponderá a la empresa adjudicataria. - Servicio diario de catering (tentempié y comida) garantizando que la empresa subcontratada está autorizada para prestar este servicio. - Servicio de control de entrega y recogida de los participantes. - Vigilancia del cumplimiento de las normas de funcionamiento de los campamentos. - Difusión de la actividad bajo supervisión de FECYT. - Contratación de un seguro de responsabilidad civil y de accidentes para cada sede. - Diseño e impresión de diplomas de participación que serán entregados a los participantes tras la finalización del campamento. - Informar a la FECYT del desarrollo del Programa durante todo su desarrollo y especialmente a la finalización del mismo. 3. FINANCIACIÓN La entidad licitante ofertará un precio por matrícula no superior a los 180 (impuestos incluidos), por participante a la semana. El importe de la matrícula será facturado y recaudado por la entidad adjudicataria, que será responsable de las consiguientes obligaciones fiscales. Por su parte, la FECYT aportará un máximo de en concepto de gastos de organización que permitan asegurar el desarrollo de los campamentos, y que la empresa adjudicataria pueda ofrecer un precio de matrícula económicamente más ajustado. De conformidad con lo establecido en el Pliego de Condiciones Jurídicas, este importe se reducirá en la proporción de los participantes efectivos, sin que dicha reducción pueda exceder del 20%. Página 4 de 12

5 Los participantes deberán abonar, en concepto de matrícula, la cantidad especificada por la empresa adjudicataria. Dicha cantidad -salvo casos de fuerza mayor- no será reembolsada si finalmente el solicitante decide no participar en el campamento o decide abandonarlo antes de la finalización del mismo. En todo caso, la entidad adjudicataria justificará a la FECYT que los abonos realizados por los participantes se ajustan a la cantidad ofertada en la Propuesta Económica establecida en el Anexo III del Pliego de Condiciones Jurídicas La empresa licitadora deberá especificar el número mínimo de participantes con el que podrá desarrollar el programa de actividades previsto en cada turno incluyendo todos los servicios ofertados. Este número mínimo de participantes establecido para el desarrollo de cada turno será valorado positivamente dentro de la propuesta. En caso de anulación de un turno por no llegar al mínimo indicado de participantes, la empresa deberá comunicarlo a FECYT y los solicitantes con una antelación de un mes antes del inicio del turno. El dinero ingresado en concepto de reserva o como pago del campamento se devolvería íntegramente a los solicitantes. 4. PROGRAMA CAMPAMENTOS URBANOS Objetivos del programa El programa Campamentos Científicos en MUNCYT persigue los siguientes objetivos: Ofrecer una experiencia educativa relacionada con la ciencia a los participantes durante su periodo de ocio. Acercar la ciencia a los más jóvenes de forma lúdica y con rigor científico. Fomentar el interés por la ciencia y sus aplicaciones a la vida diaria. Desarrollar capacidades de relación, convivencia y trabajo en equipo con otros participantes Destinatarios Los Campamentos Urbanos de Ciencia 2014 están dirigidos a participantes españoles o residentes en España de edades comprendidas entre 6 y 12 años Lugares de desarrollo, duración y nº de plazas El programa se desarrollará en las sedes del MUNCYT en La Coruña (Plaza del Museo Nacional, 1) y en el Campus de Chamartín del ISCIII (C/ Sinesio Delgado, 4 - entrada por Avda. Monforte de Lemos, 5) desde el 30 de junio hasta el 31 de agosto, durante 5 días (lunes a viernes) sin pernocta por turno. El número total de participantes será de 30 por sede y por turno siendo un total de 540 participantes: Página 5 de 12

6 TURNOS FECHAS Nº PLAZAS MADRID Nº PLAZAS CORUÑA 1º 30 junio 4 julio º 7-11 julio º julio º julio* º 28 julio 1 agosto º 4 8 agosto º agosto* º agosto º agosto TOTAL *Nota: festivo Madrid (15/08); festivos en Coruña (25/07 y 15/08) Durante los días festivos, tanto en Madrid como en Coruña, no se realizarán actividades, incluyendo dichas semanas un precio reducido de matrícula del 20% Horario El horario de actividades será de 9 a 15.30h, incluyendo servicio de recepción y recogida de participantes en horario de 8 a 9h y de a 16.00h Actividades Durante los campamentos, los participantes tendrán la oportunidad de hacer una inmersión en el mundo de la ciencia, para ello todas las actividades se centrarán en algún campo de la ciencia. Serán entretenidas, educativas y que inciten a la participación e interacción con los compañeros. La propuesta de actividades deberá abarcar temáticas de Física, Química, Biología, Matemáticas y cualquier otra disciplina científica y estar adaptada a dos grupos de edad diferenciados (de 6 a 9 años y de 10 a 12 años). Con motivo de la conmemoración del Año de la Biotecnología en España, al menos una vez por turno, alguna de las actividades deberá versar sobre un tema relacionado con la Biotecnología. Los campamentos podrán conjugar estas materias con otras relacionadas con otras disciplinas como el arte, la literatura, el teatro, etc. En el caso del campamento en el ISCIII, estas actividades incluirán algunas actividades en el área de la Biomedicina. Todas las actividades serán consensuadas con el personal de la organización. Página 6 de 12

7 4.6. Actividades complementarias El programa Campamentos Científicos podrá ser complementado con actividades de ocio científico, tales como conferencias, visitas a museos y centros de ciencia, espacios naturales, parques tecnológicos, etc Acompañamiento de los participantes Durante su estancia, los participantes estarán permanentemente acompañados -desde su llegada al MUNCYT o al ISCIII hasta la recogida por sus padres o tutores- por monitores científicos con titulación universitaria o estudiantes de últimos cursos en licenciaturas de ciencias. Asimismo, serán los responsables de la realización de actividades programadas. Los monitores también deberán contar con título de monitor de ocio y tiempo libre Selección de los participantes La selección de participantes se hará por riguroso orden de inscripción de los solicitantes. Un mismo solicitante podrá participar como máximo en dos turnos seguidos salvo que hubiera plazas vacantes Descuentos para participación Con el fin de posibilitar de forma general el acceso al programa de Campamentos urbanos se ofrecerá un descuento del 20% sobre el importe de la matrícula y hasta un máximo de 8 participantes por turno y sede, entre aquellos que cumplan alguno de los siguientes requisitos: Condición Justificación Nº descuentos por turno y sede % descuento matrícula Familia numerosa Desempleados (1 o más miembros de la unidad familiar) Inscripción de más de un hermano* Inscripción de 2ª semana Copia de Libro de familia Documento de demanda de empleo renovado y en vigor Inscripción Inscripción Personal ISCIII / FECYT / MUNCYT Inscripción 6 25% *En el caso de inscripción de más de un hermano el descuento se aplicará a partir de la 2ª matrícula. Estos descuentos se adjudicarán por estricto orden de inscripción y no serán acumulables. Página 7 de 12

8 Asimismo, puesto que en las semanas en que haya días festivos no se realizarán actividades esos días, el precio de matrícula para estos turnos tendrá una reducción del 20% que podrá ser acumulado a los anteriores descuentos Metodología FECYT, en colaboración con MUNCYT e ISCIII, pondrán a disposición de esta empresa: - Las instalaciones en Madrid y La Coruña para el desarrollo de los campamentos (salas, espacio para comidas, zonas de recreo, suministros, seguridad, etc.) - Selección y supervisión por parte del personal de la organización de los contenidos de los talleres/actividades que se pondrán en marcha. - Personal de apoyo para la realización de algunas de las actividades especialmente las que se refieren a las visitas que se puedan programar en cada sede. - Aportar el plan de autoprotección de ambas sedes. - Los canales habituales para la difusión de los campamentos. - Imagen y textos para difusión. 5. DESCRIPCIÓN DE LAS TAREAS A REALIZAR Para la ejecución del objeto de la presente contratación, la entidad adjudicataria deberá llevar a cabo las tareas que se exponen a continuación: 5.1. Personal para coordinación, acompañamiento de los participantes y ejecución de actividades durante su estancia en el Programa La entidad adjudicataria deberá asignar durante la ejecución del contrato un equipo integrado por los siguientes perfiles: a. Un responsable o coordinador general del proyecto que estará en contacto permanente con el responsable de la FECYT con el fin de informar del desarrollo del programa, así como de cualquier incidencia o alteración que se pueda producir. Tal y como se establece en las condiciones de solvencia técnica y profesional establecidas en el Anexo 1 del Pliego de Condiciones Jurídica, se requerirá que el coordinador disponga del título de coordinador de ocio y tiempo libre y un mínimo de tres años de experiencia en dirección de equipos o coordinación de proyectos similares al solicitado en el presente Pliego. Así mismo, deberá contar con titulación universitaria o ser estudiante de últimos cursos en licenciaturas de ciencias, así como formación y/o experiencia complementaria en comunicación y divulgación científica. b. 2 jefes de monitores (1 en cada una de las sedes indicadas en el apartado 4.3 del presente Pliego). El jefe de monitores ejercerá la función de coordinador-portavoz de monitores ante la FECYT y los padres o tutores legales. Dicho coordinador-portavoz deberá estar en contacto y a disposición permanente del coordinador general de la entidad adjudicataria, así como con el personal responsable de FECYT, MUNCYT o ISCIII. De conformidad con lo establecido en las condiciones de solvencia técnica y profesional Página 8 de 12

9 del Anexo 1 del Pliego de Condiciones Jurídicas monitores jefes deberán poseer experiencia en coordinación de grupos. Será también responsable del acompañamiento y la realización de las actividades programadas y deberá contar con titulación universitaria o ser estudiante de últimos cursos en licenciaturas de ciencias. Así mismo, se requiere título de monitor de ocio y tiempo libre. c. 4 monitores (2 en cada una de las sedes indicadas en el apartado 4.3. del presente Pliego). Será responsable del acompañamiento y la realización de las actividades programadas. De conformidad con lo establecido en las condiciones de solvencia técnica y profesional del Anexo 1 del Pliego de Condiciones Jurídica, deberá contar con titulación universitaria o ser estudiante de últimos cursos en licenciaturas de ciencias y con el título de monitor de ocio y tiempo libre. Para el buen funcionamiento de la actividad, los coordinadores y monitores científicos deberán velar por el cumplimiento por parte de los participantes de las normas de comportamiento establecidas. El precio ofertado por el licitador incluirá todos los gastos de formación, desplazamiento, alojamiento y manutención del equipo humano (monitores, coordinador, etc.) asignado al proyecto, así como cualquier otro gasto necesario que se ocasione para la ejecución de las tareas a realizar por los mismos Diseño, ejecución y seguimiento del Programa La entidad adjudicataria deberá realizar las siguientes tareas: a. Diseño, ejecución y seguimiento de las actividades que se llevarán a cabo durante los diferentes turnos de campamentos. Estas actividades serán diseñadas por la empresa adjudicataria y dinamizadas y ejecutadas por los monitores. La entidad adjudicataria deberá incluir en la propuesta técnica: Una oferta de actividades y su segregación por tiempos para cada grupo de edad (6-9 y años) según el horario indicado en el apartado 4.4. La propuesta de actividades deberá abarcar temáticas de Física, Química, Biología, Matemáticas y cualquier otra disciplina científica. Al menos una vez por turno, alguna de las actividades deberá versar sobre un tema relacionado con la Biotecnología. En el caso del campamento en el ISCIII, estas actividades se centrarán en el área de la Biomedicina. Los campamentos podrán conjugar estas materias con otras relacionadas con otras disciplinas como el arte, la literatura, el teatro, etc. Descripción de las actividades ofertadas (talleres, juegos, etc.), con la explicación asociada a las mismas, justificación de su interés científico y materiales empleados según modelo adjunto en el Anexo al presente Pliego de Condiciones Técnicas. b. Reuniones de seguimiento con personal de la organización. c. Atención e información a los padres/tutores durante el desarrollo de las actividades realizadas y progresos durante el campamento. Página 9 de 12

10 d. Servicio diario de catering (tentempié y comida) garantizando que la empresa subcontratada está autorizada para prestar este servicio. e. Propuesta y ejecución de normas de funcionamiento de los campamentos. La propuesta de normas para el buen funcionamiento del programa deberá incluirse en la memoria técnica. f. Sistema de control de entrega y recogida de los participantes. g. Elaboración de identificadores para los participantes y monitores en cada sede y turno. h. Diseño e impresión de diplomas de participación conforme a la imagen corporativa que establezca FECYT que serán entregados a los participantes tras la finalización del campamento. i. Presentación a FECYT de un Informe Final de Evaluación y Resultados de la actividad, en fecha 15 de septiembre de j. Durante la ejecución del servicio la entidad adjudicataria deberá aportar un seguro de responsabilidad civil y de accidentes para cada una de las sedes durante todo el periodo de duración de la actividad, de conformidad con lo dispuesto en el apartado 7.2 del Pliego de Condiciones Jurídicas Atención a usuarios, recopilación de datos y gestión de inscripciones. a. Atención a usuarios y registro de solicitantes. La empresa adjudicataria deberá realizar la atención a usuarios para dar información a los solicitantes y responder sus dudas. Así mismo, deberá aportar una página web para la difusión de los campamentos que permita la inscripción online, ya que la empresa será la responsable de la gestión de inscripciones. La web deberá contar con un sistema que garantice el orden de inscripción y que deje constancia del registro, así como la posible condición de beneficiario de un descuento. La FECYT podrá tener acceso a la información registrada. b. Gestión y cobro de las inscripciones de los participantes. La empresa adjudicataria será responsable de la gestión de las inscripciones de los participantes para cada uno de los turnos y sedes y de la facturación en concepto de matrícula según la oferta económica presentada. Para la gestión de dichas inscripciones será necesario, además de los datos personales y económicos: Recopilación y gestión de los datos médicos de los participantes. La entidad adjudicataria recepcionará las fichas de datos médicos donde quedarán recogidos los datos susceptibles de ser tenidos en cuenta por la organización para el correcto tratamiento de los mismos durante la estancia de los participantes en los campamentos, tales como intolerancias alimenticias, alergias, discapacidades, etc. La entidad adjudicataria será la responsable del correcto tratamiento de los datos y de su cumplimiento con la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal (LOPD). En el caso de participantes solicitantes de descuento, la empresa será la encargada de recoger y verificar la documentación que lo acredite. Página 10 de 12

11 La FECYT tendrá acceso tanto a los datos personales y médicos, como a la documentación que acredite ser beneficiario de descuento. Asimismo, la FECYT tendrá acceso a los justificantes de pago realizados por los participantes. En cualquier caso, a la entidad adjudicataria corresponde la obtención de los datos de carácter personal de los participantes, incluidos sus datos médicos y la documentación relativa a la justificación por ser beneficiario de un descuento en la matrícula. Por tanto, la entidad adjudicataria será la Responsable del Tratamiento de los datos de carácter personal, y tendrá la obligación de facilitar los mismos a la FECYT, si bien no se considerará en ningún caso comunicación de datos, de conformidad con el artículo 12 de la Ley Orgánica 15/1999, de 13 de diciembre, de Protección de Datos de Carácter Personal. Una vez confirmada la plaza de cada solicitante, éste deberá hacer el pago correspondiente a la matrícula y aportar la documentación requerida para el descuento así como los datos médicos en un plazo de cinco días. En el caso de no realizar dicho pago o no aportar la documentación se anulará la solicitud y pasará al siguiente en la lista de espera. El importe de la matrícula -salvo casos de fuerza mayor- no será reembolsado si finalmente el solicitante decide no participar en el campamento o decide abandonarlo antes de la finalización del mismo. La empresa licitadora deberá especificar el número mínimo de participantes con el que podrá desarrollar el programa de actividades previsto en cada turno incluyendo todos los servicios ofertados. Este número mínimo de participantes establecido para el desarrollo de cada turno será valorado positivamente dentro de la propuesta. En caso de anulación de un turno por no llegar al mínimo indicado de participantes, la empresa deberá comunicarlo a FECYT y los solicitantes con una antelación de un mes antes del inicio del turno. El dinero ingresado en concepto de reserva o como pago del campamento se devolvería íntegramente. 6. EJECUCION E HITOS La ejecución de las tareas objeto del presente Pliego se iniciarán a la fecha de formalización y se extenderán hasta el 15 de septiembre de 2013, conforme a los siguientes hitos HITOS Propuesta cerrada de actividades Presentación propuesta catering Inicio plazo de inscripción Pago y aportación de documentación exigida. Ejecución y seguimiento del Programa de Campamentos Urbanos CALENDARIO 1 semana a partir de la fecha de adjudicación 2 semanas a partir de la fecha de adjudicación Desde la 1ª semana de mayo Cinco días desde confirmación de plaza. Desde el 30 de junio hasta el 29 de agosto de 2013 Página 11 de 12

12 Informe Final de evaluación y resultados 15 de septiembre de DOCUMENTACIÓN PROPUESTA TÉCNICA A efectos de valorar los criterios objetivos para la adjudicación del contrato, la propuesta técnica, que deberá incluirse en el SOBRE nº 2, al que hace referencia el ANEXO I del Pliego de Condiciones Jurídicas deberá contener, al menos, los siguientes apartados: a) Memoria técnica explicativa con detalle de objetivos, fundamento, definición y conceptualización y desarrollo de las actividades para cada grupo de edad, propuesta de normas de funcionamiento del campamento, y propuesta con descripción, contenido y segregación por tiempos de las actividades. La propuesta de actividades deberá contener las explicaciones asociadas, justificación de su interés científico y materiales suministrados para su desarrollo según el apartado 4.5 y 4.6 del presente Pliego, metodología y propuesta de catering. Se valorará la adecuación de los contenidos a la edad de los participantes, el atractivo de las mismas, así como su interés y rigor científico. Este programa se desarrollará durante 5 días y se podrá repetir en semanas alternas. También se deberá especificar el número mínimo de participantes con el que podrá desarrollar el programa de actividades previsto incluyendo todos los servicios ofertados. b) Descripción de actividades propuestas, cumplimentando el Anexo al presente Pliego de Condiciones Técnicas, para cada una de ellas. c) Descripción del equipo de trabajo que se adscribirá al programa, los integrantes del equipo de monitores y el coordinador general del proyecto, incluyendo cualificación, formación y experiencia. d) Dossier informativo sobre la empresa licitante, con detalles de su participación en este tipo de proyectos realizados desde el año 2010, méritos e informaciones que se desee destacar, infraestructuras y localización, detalle de la organización logística poseída/prevista para su ejecución. La empresa licitadora podrá aportar cualquier otra documentación que estime conveniente para la definición y calificación de su oferta, según los criterios de adjudicación de este Pliego. Para ello incluirá un documento adicional con esta documentación. Página 12 de 12