Norma de desempeño 1. V2 Evaluación y gestión de los riesgos e impactos sociales y ambientales

Transcripción

1 Introducción 1. La Norma de Desempeño 1 destaca la importancia de la gestión del desempeño social y ambiental a lo largo de todo el proyecto. Un sistema de gestión y evaluación social y ambiental eficaz es un proceso dinámico y permanente iniciado y respaldado por la gerencia, y que implica la comunicación eficaz entre el cliente y sus trabajadores, comunidades locales directamente afectadas por el proyecto (las comunidades afectadas) y, donde corresponda, otros actores sociales 1. Basándose en los elementos del proceso de gestión empresarial establecido de planificación, ejecución, verificación y acción, el sistema de gestión conlleva un enfoque metodológico de la gestión de los riesgos 2 e impactos 3 de manera estructurada y constante. Un buen sistema de gestión, va de acuerdo con el tamaño y la naturaleza de la actividad comercial, promueve un desempeño social y ambiental sólido y sostenible, y puede llevar a mejorar los resultados financieros, sociales y del proyecto. 2. En ocasiones, la evaluación y la gestión de ciertos riesgos e impactos sociales y puede ser responsabilidad del Gobierno o de otras terceras partes sobre las que el cliente no ejerce control ni influencia 4. Estos son algunos ejemplos de dicha situación: i) cuando el Gobierno o terceras partes adoptan decisiones iniciales de planificación que afectan a la selección del emplazamiento o el diseño del proyecto o ii) cuando el Gobierno o terceras partes llevan a cabo acciones específicas relacionadas directamente con el proyecto, como la aportación de terrenos para un proyecto que hubiera podido acarrear el reasentamiento de comunidades o personas o una pérdida de biodiversidad. Aunque el cliente no puede controlar o siquiera influir en estas acciones del Gobierno o terceras partes, un sistema de gestión eficaz debe identificar las diferentes entidades involucradas y las funciones que desempeñan, los riesgos correspondientes que presentan para el cliente y las oportunidades para colaborar con esas terceras partes con el fin de contribuir al logro de resultados y sociales acordes con las Normas de Desempeño. Además, esta Norma de Desempeño permite el uso de un mecanismo de queja, que puede facilitar una indicación anticipada (y una solución rápida) para aquellos que consideran que se vieron perjudicados por las acciones de un cliente. Objetivos Determinar y evaluar los riesgos y los impactos sociales y del proyecto. Adoptar una jerarquía de medidas de mitigación para anticipar y evitar (o, en su defecto, minimizar 5 o restaurar/compensar) los riesgos y los impactos sobre los trabajadores, las comunidades afectadas y el medio ambiente. Promover un mejor desempeño social y ambiental de los clientes mediante el empleo eficaz de los sistemas de gestión. 1 Los otros actores sociales son los actores ajenos a las operaciones centrales del proyecto, con un interés en el proyecto, como autoridades nacionales y locales, proyectos vecinos y/u organizaciones no gubernamentales. 2 El riesgo ambiental y social se refiere a una combinación de probabilidad o frecuencia de ciertos sucesos peligrosos y a la severidad de los impactos de esos sucesos. 3 Los impactos y sociales se refieren a cualquier cambio posible en el entorno físico, natural o cultural, la comunidad circundante o la salud y la seguridad de la comunidad. 4 Se considera que los contratistas que trabajan para el cliente (los clientes) o que actúan en representación de ese cliente (esos clientes) están bajo el control directo del cliente, y no se los toma como terceras partes a los fines de la Norma de Desempeño. 5 Las opciones aceptables para minimizar varían e incluyen: atenuar, rectificar, reparar o restaurar impactos, según corresponda. La jerarquía de mitigación de riesgos e impactos se analiza y especifica en más detalle en el contexto de las Normas de Desempeño 2 a 8 inclusive, según sea pertinente. 234

2 Garantizar que las quejas de las comunidades afectadas y las comunicaciones externas de otros actores sociales reciban respuestas y se gestionen de manera adecuada. Promover una participación adecuada por parte de las comunidades afectadas y suministrar los medios para esa participación, durante todo el ciclo del proyecto en relación con los asuntos que pudieran afectarlas y garantizar que se divulgue la información ambiental y social pertinente. Alcance de aplicación 3. Esta Norma de Desempeño se aplica a actividades comerciales con riesgos o impactos sociales y ( proyectos, a los fines de esta Norma de Desempeño). En algunos casos, puede incluir desde aspectos de las etapas iniciales de desarrollo del proyecto hasta aspectos de todo el proyecto (diseño, construcción, encargo, operación, desmantelamiento o cierre) 6. Los intermediarios financieros también adoptarán los principios de esta Norma de Desempeño en sus propios sistemas de gestión social y ambiental, de acuerdo con el nivel de riesgo social y ambiental que se espere será necesario gestionar. Requisitos Sistema de evaluación y gestión social y ambiental 4. El cliente, en coordinación con otros organismos gubernamentales o terceras partes responsables, según corresponda 7, realizará un proceso de evaluación social y ambiental, y establecerá y mantendrá un sistema de gestión acorde con la naturaleza y la dimensión del proyecto y en relación con el nivel de riesgos e impactos sociales y. El sistema de gestión incorporará los siguientes elementos: i) política; ii) identificación de riesgos e impactos; iii) programas de gestión; iv) capacidad y competencia organizativas; v) preparación y respuesta para emergencias; vi) relación con comunidades y otros actores sociales; y vii) seguimiento y evaluación. Política 5. El cliente establecerá una política amplia que defina los objetivos y principios sociales y 8 que orientan el proyecto para lograr un desempeño social y ambiental sólido. La política ofrece un marco para el proceso de evaluación y gestión social y ambiental, y especificará que el proyecto (o actividad comercial, según corresponda) cumplirá con las leyes y los reglamentos aplicables de las jurisdicciones en las que se emprenda, incluyendo las leyes para la aplicación de las obligaciones contraídas por el país anfitrión en el marco del derecho internacional. La política debe ser congruente con los principios de las Normas de Desempeño aplicables. En ciertas circunstancias, los clientes también pueden suscribir a otras normas, sistemas de certificación o códigos de prácticas internacionalmente reconocidos, que también deben incluirse en la política. La política indica la persona dentro de la organización encargada de garantizar el cumplimiento de la política y responsable de su ejecución (haciendo referencia a un 6 Cada usuario de esta Norma debe calificar por separado su alcance de aplicación para sus actividades específicas. 7 Es decir, las partes con obligación legal y responsabilidad en relación con la evaluación y la gestión de riesgos e impactos específicos (por ejemplo, reasentamientos dirigidos por el Gobierno). 8 Este requisito es una política independiente específica del proyecto, y no se pretende que afecte (o implique se modifiquen) las políticas existentes que el cliente puede haber definido para proyectos no relacionados, actividades comerciales o actividades corporativas de mayor nivel. 235

3 organismo oficial o tercera parte responsable, según sea necesario). El cliente comunica la política a todos los niveles de su organización. Identificación de riesgos e impactos 6. El cliente establecerá y mantendrá un proceso para identificar los riesgos e impactos sociales y del proyecto (véase párrafo 17, donde se presentan los requisitos en términos de competencias) 9. El tipo, la dimensión y la ubicación del proyecto orientan el alcance y el nivel de esfuerzo dedicado al proceso de identificación de riesgos e impactos. El alcance del proceso de identificación de riesgos e impactos será acorde con buenas prácticas internacionales en el sector 10, y determinará los métodos y los instrumentos de evaluación apropiados y pertinentes 11. El proceso puede comprender un extenso y completo estudio de impacto social y ambiental, una evaluación limitada o específica de aspectos o sociales, o una aplicación directa de las normas sobre emplazamiento ambiental, contaminación, criterios de diseño o construcción. Cuando el proyecto incluya activos existentes, las auditorías sociales o o las evaluaciones de riesgos y peligros pueden ser adecuadas y suficientes para identificar riesgos e impactos. Si aún es necesario definir los activos por desarrollar, adquirir o financiar, la creación de un proceso de diligencia debida social y ambiental puede ser suficiente para garantizar que riesgos e impactos serán identificados en un momento en el futuro, una vez que se logre una comprensión razonable de los elementos físicos, los activos y las instalaciones. El proceso de identificación de riesgos e impactos se basará en datos básicos de referencia sobre aspectos sociales y con un nivel de detalle adecuado. El proceso considerará todos los riesgos e impactos sociales y relevantes, incluyendo los temas identificados en las Normas de Desempeño 2 a 8, y a los actores que probablemente se verán afectados por esos riesgos e impactos. El proceso de identificación de riesgos e impactos también tendrá en cuenta las emisiones de gases de efecto invernadero y los posibles efectos transfronterizos, como la contaminación de la atmósfera, o el uso o la contaminación de vías fluviales internacionales. 7. En los casos en los que el proyecto incluye elementos físicos, aspectos e instalaciones identificados específicamente con probabilidades de generar impactos, los riesgos e impactos y sociales se analizarán en el contexto del área de influencia del proyecto. Esa área de influencia comprende, según corresponda: El área que posiblemente se vea afectada por el proyecto 12 y por las actividades, los activos o las instalaciones propiedad directa del cliente o que este opere o gestione (incluso por contratistas) y que sean componentes del proyecto 13 ; Las instalaciones conexas, que son instalaciones no financiadas como parte del proyecto, que no se habrían construido o expandido de no haber existido el 14 proyecto, y sin las cuales el proyecto no sería viable ; 9 Los riesgos e impactos por tener en cuenta e identificar (si puede suponerse razonablemente que serán significativos) incluyen, entre otros, los relacionados con la salud humana, las diferencias de género, los servicios de ecosistemas y el acceso a recursos hídricos. 10 Se define como el ejercicio de habilidad profesional, diligencia, prudencia y anticipación que podría esperarse razonablemente de profesionales capacitados y experimentados que trabajan en el mismo tipo de emprendimiento en circunstancias iguales o similares a nivel mundial. 11 En circunstancias limitadas de alto riesgo, los clientes pueden optar por utilizar una evaluación de impactos sobre los derechos humanos, a fin de profundizar la identificación de riesgos e impactos. 12 Los ejemplos incluyen los emplazamientos del proyecto, las cuencas atmosféricas e hidrográficas inmediatas o los corredores de transporte. 13 Los ejemplos incluyen corredores de transmisión de energía, tuberías, canales, túneles, caminos de acceso y reubicación, zonas de relleno y de eliminación de desechos, campamentos de construcción y tierras contaminadas (por ejemplo, suelo, agua subterránea, agua superficial y sedimentos). 236

4 Las áreas que posiblemente puedan ser afectadas por los impactos acumulativos 15 del desarrollo planificado del proyecto y otros desarrollos relacionados con el proyecto, cualquier condición o proyecto existente cuyos impactos podrían verse exacerbados por el proyecto, y otros desarrollos del mismo tipo que estén identificados de manera realista al momento de la realización del proceso de identificación de los riesgos e impactos 16 Las áreas en las que es posible que las actividades del proyecto afecten indirectamente la biodiversidad o los servicios de ecosistemas de los que dependen las comunidades afectadas para vivir Las áreas que puedan verse afectadas por los impactos de desarrollos no planeados pero previsibles derivados del proyecto que pueden producirse posteriormente o en un lugar diferente 8. El área de influencia no incluye impactos posibles que pudieran ocurrir sin el proyecto o independientemente del proyecto. Se reconoce que el cliente debe abordar dichos riesgos e impactos de acuerdo con el control y la influencia que ejerza sobre las acciones de terceras partes. 9. En los casos en los que el cliente pueda ejercer un control razonable, el proceso de identificación de riesgos e impactos también tendrá en cuenta los riesgos asociados con las cadenas de suministro, según se definen en la Norma de Desempeño 2 (párrafos 27 y 28) y la Norma de Desempeño 6 (párrafos 30 y 31). 10. En los casos en los que el proyecto incluya elementos físicos, aspectos e instalaciones identificados específicamente con probabilidades de generar impactos sociales y, la identificación de los riesgos e impactos tendrá en cuenta las observaciones y las conclusiones relacionadas a los planes, estudios o evaluaciones aplicables preparados por las autoridades gubernamentales competentes u otras partes relacionadas directamente con el proyecto y con su área de influencia 17, como planes maestros de desarrollo económico, planes regionales o nacionales, estudios de viabilidad, análisis de alternativas y evaluaciones acumulativas, regionales, sectoriales o estratégicas, cuando sean pertinentes. La identificación de riesgos e impactos reflejará los resultados de la consulta con las comunidades afectadas, según corresponda. 14 Los ejemplos de instalaciones relacionadas con el proyecto pueden incluir: ferrocarriles, carreteras, líneas de transmisión o plantas de energía eléctricas de galvanización, tuberías, servicios públicos, almacenes y terminales logísticas. 15 Los impactos acumulativos son aquellos que se producen a raíz del impacto adicional que produce el proyecto cuando se suma a otros proyectos y desarrollos existentes, planificados y razonablemente previsibles. Su identificación puede acotarse más si se limita a esos impactos que generalmente se consideran importantes sobre la base de inquietudes científicas o preocupaciones por las comunidades afectadas. Los ejemplos de impactos acumulativos incluye: contribución adicional de emisiones gaseosas a la cuenca aérea; reducción de flujos de agua en una cuenca hidrográfica a causa de extracciones repetidas; aumentos en las cargas de sedimento que recibe una cuenca hidrográfica; interferencia con rutas migratorias o movimientos de fauna; o un aumento en la congestión de tráfico y los accidentes a causa de aumentos en el tráfico vehicular en las calles de la comunidad. 16 Otros desarrollos del mismo tipo pueden, sobre la base de condiciones específicas, incluir cualquier combinación de desarrollos planificados, propuestos o permitidos por terceras partes en la misma zona geográfica del proyecto. Los ejemplos incluyen: múltiples plantas de energía hidroeléctrica en la misma cuenca hidrográfica, zonas portuarias costeras; desarrollos petroleros o mineros en zonas con reservas petroleras o mineras; concesiones forestales; y parques eólicos dentro del corredor migratorio de las aves. 17 El cliente puede tener esas conclusiones en cuenta concentrándose en la contribución adicional del proyecto a impactos seleccionados que generalmente se consideran importantes sobre la base de inquietudes científicas o inquietudes relacionadas con las comunidades afectadas del área, abordadas por estos estudios regionales o evaluaciones acumulativas de más amplio alcance. 237

5 11. En los casos en los que el proyecto incluya elementos físicos, aspectos y facilidades identificados específicamente con probabilidades de generar impactos, y dentro del proceso de determinación de los riesgos e impactos, el cliente identificará a las personas y grupos que puedan verse afectados de manera directa, diferente o desproporcionada por el proyecto debido a su condición de desfavorecidos o vulnerables 18. En los casos en los que se haya determinado que las personas o grupos son desfavorecidos o vulnerables, el cliente propondrá y ejecutará medidas específicas para que los impactos adversos no recaigan sobre ellos de manera desproporcionada y no estén en desventaja para disfrutar de los beneficios y las oportunidades del desarrollo. Programas de gestión 12. En consonancia con la política del cliente y los objetivos y principios que se describen allí, el cliente establecerá programas de gestión que, en pocas palabras, describen las medidas y acciones de mitigación y mejora del desempeño que aborde los riesgos e impactos sociales y identificados del proyecto. 13. Dependiendo de la naturaleza y el tamaño del proyecto, esos programas consistirán en cierta combinación documentada de procedimientos operacionales, prácticas, planes y documentos de apoyo relacionados (incluidos los convenios legales) que se gestionan de manera sistemática 19. Los programas pueden aplicarse ampliamente a toda la organización del cliente, lo que incluye contratistas y proveedores principales sobre los que la organización tiene control o influencia, o a emplazamientos, instalaciones o actividades específicos. La jerarquía de medidas de mitigación para abordar los riesgos e impactos identificados dará prioridad a evitar los impactos, por encima de las medidas para minimizarlos, restaurarlos o compensarlos, siempre que sea técnicamente 20 y financieramente viables En los casos en los que los riesgos e impactos identificados no se puedan evitar, el cliente identificará las medidas de mitigación y desempeño y definirá acciones pertinentes para garantizar que el proyecto funcione de acuerdo con las leyes y reglamentos del caso y cumpla los requisitos de las Normas de Desempeño 1 a 8. El nivel de detalle y complejidad de este programa colectivo de gestión y la prioridad de las medidas y acciones identificadas serán proporcionales a los riesgos e impactos del proyecto y reflejarán el resultado de cualquier consulta con las comunidades afectadas. 18 Esa condición de desfavorecido o vulnerable puede estar basada en la raza, el color, el género, el idioma, la religión, la opinión política o de otro tipo, el origen nacional o social, la propiedad, la ascendencia u otro aspecto de la persona o el grupo. El cliente también debe tener en cuenta factores como el género, la edad, la etnia, la cultura, la alfabetización, las enfermedades, las discapacidades físicas o mentales, la pobreza o la desventaja económica, y la dependencia de recursos naturales únicos. 19 Los convenios legales existentes entre el cliente y terceras partes que aborden acciones de mitigación en relación con impactos específicos constituyen parte de un programa, por ejemplo, responsabilidades de reasentamiento especificadas en un convenio gestionadas por el Gobierno. 20 La viabilidad técnica se basa en la posibilidad de que las medidas y acciones propuestas puedan llevarse a cabo con habilidades, equipos y materiales disponibles comercialmente, teniendo en cuenta factores locales vigentes como el clima, la geografía, los aspectos demográficos, la infraestructura, la seguridad, la gestión de gobierno, la capacidad y la confiabilidad de las operaciones. 21 La viabilidad financiera se basa en consideraciones comerciales, incluida la magnitud relativa del costo adicional de adoptar dichas medidas y acciones, comparado con los costos de inversión, operación y mantenimiento del proyecto, y en si ese costo adicional haría que el proyecto dejara de ser viable para el cliente. 238

6 Planes de acción 15. Los programas de gestión establecerán los planes de acción y sociales 22, que definirán los resultados deseados y las acciones para abordar las cuestiones planteadas en el proceso de identificación de los riesgos e impactos. En la medida de lo posible, como sucesos cuantificables, con elementos tales como indicadores de desempeño, metas o criterios de aceptación que puedan seguirse a lo largo de períodos de tiempo determinados, y con estimaciones de los recursos y las responsabilidades para su ejecución. Según corresponda, el programa de gestión reconocerá e incorporará la función de las acciones y los eventos pertinentes controlados por terceras partes para abordar los riesgos e impactos identificados. Reconociendo la naturaleza dinámica del proyecto, el programa de gestión deberá responder a los cambios en las circunstancias, cualquier suceso imprevisto y los resultados del seguimiento y revisión. Capacidad y competencia organizativas 16. El cliente, con la colaboración de terceras partes pertinentes, establecerá, mantendrá y fortalecerá, como sea necesario, una estructura organizativa que defina las funciones, las responsabilidades y la autoridad para la ejecución del sistema de gestión. Se deberá designar el personal específico, incluido el representante o los representantes de la gerencia, con responsabilidades y potestades bien definidas. Las principales responsabilidades sociales y deber quedar bien definidas y ser puestas en conocimiento del personal pertinente y el resto de la organización del cliente. Se prestará el respaldo administrativo y los recursos humanos y financieros suficientes de forma continua a fin de lograr un desempeño social y ambiental eficaz y sostenido. 17. El proceso de identificación de los riesgos e impactos consistirá en una evaluación y presentación adecuadas, precisas y objetivas preparadas por personas calificadas y con experiencia. En el caso de los proyectos que planteen impactos adversos significativos o que conlleven cuestiones técnicas complejas, es posible que se solicite a los clientes que recurran a expertos externos calificados para ayudar en el proceso de identificación de los riesgos e impactos. 18. Los empleados de la organización del cliente, directamente responsables de actividades relacionadas con el desempeño social y ambiental del proyecto, tendrán los conocimientos, las habilidades y la experiencia necesarios para realizar su trabajo, incluyendo conocimientos actualizados sobre los requisitos reglamentarios del país anfitrión y los requisitos aplicables de las Normas de Desempeño 1 a 8. El personal también poseerá los conocimientos, las habilidades y la experiencia necesarios para aplicar las medidas y acciones específicas que se requieren conforme al sistema de gestión y los métodos requeridos para ejecutar las acciones de forma competente y eficiente. Preparación y respuesta para emergencias 19. En los casos en los que el proyecto incluye elementos físicos, aspectos e instalaciones identificados específicamente con probabilidad de generar impactos, el sistema de gestión consistirá en establecer y mantener un sistema de preparación y respuesta para emergencias con el fin de que el cliente, con la colaboración de terceras partes apropiadas y relevantes, esté 22 Los planes de acción puede incluir un plan de acción ambiental y social necesario para llevar un conjunto de medidas de mitigación o planes de acción temáticos, como planes de acción de reasentamiento o planes de acción de biodiversidad. Los planes de acción pueden ser planes diseñados para llenar las brechas de programas de gestión existentes, a fin de garantizar la coherencia con las Normas de Desempeño, o pueden ser planes independientes que especifican la estrategia de mitigación del proyecto. Para algunas comunidades de práctica, el término plan de acción se refiere a los planes de gestión o a los planes de Desarrollo. En este caso, los ejemplos son numerosos e incluyen diversos tipos de planes de gestión social y ambiental. 239

7 preparado para responder a situaciones accidentales y de emergencia asociadas con el proyecto de manera adecuada para prevenir y mitigar cualquier daño contra las personas o el medio ambiente. Esa preparación incluirá la identificación de áreas en las que puedan producirse accidentes y situaciones de emergencia, las comunidades y las personas que puedan resultar afectadas, los procedimientos de respuesta, la disposición de equipo y recursos, la asignación de responsabilidades, la comunicación, incluso con posibles comunidades afectadas, y la capacitación periódica para garantizar una respuesta eficaz. Las actividades de preparación y respuesta para emergencias se evaluarán y corregirán periódicamente en la medida de lo necesario a fin de reflejar los cambios en las condiciones. 20. Cuando proceda, el cliente también asistirá y colaborará con las posibles comunidades afectadas (véase la Norma de Desempeño 4) y los organismos oficiales locales en sus preparativos para responder eficazmente a situaciones de emergencia, especialmente cuando la participación y la colaboración sean necesarias para asegurar dicha respuesta. Si los organismos oficiales locales tienen escasa capacidad o no tienen capacidad para responder eficazmente, el cliente desempeñará una función activa en la preparación y la respuesta para emergencias asociadas con el proyecto. El cliente documentará sus actividades, recursos y responsabilidades relacionados con la preparación y la respuesta para emergencias, y aportará información apropiada a las posibles comunidades afectadas y los organismos oficiales competentes. Seguimiento y evaluación 21. El cliente establecerá procedimientos para seguir y medir la eficacia del programa de gestión, así como el cumplimiento de cualquier obligación legal o contractual y requisito reglamentario relacionados. En los casos en los que el Gobierno u otra tercera parte tenga responsabilidad por la gestión de riesgos e impactos específicos y las medidas de mitigación correspondientes, el cliente colaborará en el establecimiento y el seguimiento de dichas medidas de mitigación. Cuando sea adecuado, los clientes considerarán contar con la participación de representantes de las comunidades afectadas para complementar o verificar las actividades de seguimiento 23. El programa de seguimiento del cliente debe ser supervisado por el nivel apropiado dentro de la organización. Para los proyectos con impactos significativos, el cliente contratará expertos externos calificados y experimentados para verificar su información de seguimiento. El grado de supervisión deberá adecuarse a los riesgos e impactos sociales y del proyecto y a los requisitos de cumplimiento. 22. Además de registrar la información para seguir de cerca el desempeño y establecer los controles operacionales pertinentes, el cliente deberá emplear mecanismos dinámicos, tales como inspecciones y auditorías internas, cuando corresponda, a fin de verificar el cumplimiento y el progreso hacia los resultados deseados. El seguimiento incluirá normalmente el registro de información para seguir el desempeño y compararla con las referencias establecidas previamente o los requisitos del programa de gestión. El seguimiento deberá ajustarse en función de la experiencia del desempeño, las medidas solicitadas por las autoridades regulatorias competentes, y deberá reflejar las opiniones de las comunidades afectadas y otros actores sociales interesados, cuando proceda. El cliente documentará los resultados del seguimiento e identificará y reflejará las acciones correctivas y preventivas necesarias en la versión modificada de los programas y planes de gestión. El cliente, con la colaboración de las terceras partes apropiadas y pertinentes, pondrá en práctica estas acciones correctivas y preventivas, y realizará el seguimiento de dichas acciones en los siguientes procesos de seguimiento a fin de asegurar su eficacia. 23 Por ejemplo, seguimiento participativo de los problemas relacionados con el agua. 240

8 23. La alta gerencia en la organización del cliente recibirá evaluaciones de desempeño periódicas sobre la eficacia del sistema de gestión, basadas en una recopilación y un análisis sistemáticos de datos. El alcance y la frecuencia de dichos informes dependerá de la naturaleza y el alcance de las actividades identificadas y emprendidas de acuerdo con el sistema de gestión del cliente y otros requisitos aplicables del proyecto. Sobre la base de los resultados de esas evaluaciones de desempeño, la alta gerencia tomará las medidas necesarias y adecuadas para garantizar que se cumplan las intenciones de la política del cliente, que se implementen los procedimientos, las prácticas y los planes, y que se asegure su eficacia. Relación con comunidades y otros actores sociales 24. La relación con comunidades y otros actores sociales es la base para el desarrollo de las relaciones sólidas, constructivas y adaptables que son esenciales para la gestión óptima de los impactos sociales y de un proyecto 24. La relación con comunidades y otros actores sociales es un proceso permanente que puede incluir, en distintos grados, los siguientes elementos: manejo de comunicaciones externas y resarcimiento de quejas, análisis de actores sociales, divulgación de información, consultas y presentación de informes ante las comunidades afectadas. 25. La naturaleza, la frecuencia y el nivel de esfuerzo dedicado a la relación y participación con comunidades y otros actores sociales puede variar considerablemente y será proporcional a los riesgos e impactos adversos del proyecto y a la etapa de desarrollo del proyecto. Comunicaciones externas 26. Dentro de su sistema de gestión ambiental y social, el cliente implementará y mantendrá un procedimiento para el manejo de las comunicaciones externas relacionadas con el desempeño ambiental y social. Ese procedimiento estará disponible públicamente e incluirá métodos para i) recibir y registrar comunicaciones externas pertinentes; ii) analizar y evaluar las cuestiones planteadas por la comunicación y determinar cómo abordarlas; iii) desarrollar e implementar procedimientos y plazos para ofrecer respuestas; y iv) hacer un seguimiento y documentar la respuesta, de existir alguna. La implementación del procedimiento debe permitir la mejora continua del sistema de gestión. Además, en casos en los que el proyecto incluya elementos físicos, aspectos e instalaciones identificados específicamente con probabilidad de generar impactos sociales y adversos para las comunidades afectadas, el cliente tendrá que cumplir con los requisitos pertinentes de los párrafos 27 a 38 a continuación. Análisis de las comunidades y otros actores sociales y planificación de su participación 27. La relación y participación con comunidades y otros actores sociales i) comenzará lo antes posible en el ciclo del proyecto; ii) continuará a lo largo del proyecto; iii) estará libre de manipulación externa, interferencia, coacción o intimidación; iv) donde corresponda, habilitará una participación significativa de la comunidad; y v) se llevará a cabo sobre la base de información oportuna, pertinente, comprensible y accesible en un formato culturalmente adecuado. Dentro del proceso de identificación de riesgos e impactos del proyecto, el cliente identificará a los actores sociales pertinentes y, de existir alguna, priorizará a las comunidades afectadas directamente. Donde corresponda, el cliente se relacionará con otros actores sociales pertinentes identificados. 28. Si se identifican comunidades afectadas, el cliente debe desarrollar e implementar un plan de participación de los actores sociales que cumpla los requisitos de esta Norma de Desempeño. Ese plan de participación de los actores sociales será proporcional a los riesgos e impactos del 24 Los requisitos respecto de la relación con trabajadores y los procedimientos de resarcimiento de quejas relacionados se presentan en la Norma de Desempeño

9 proyecto y su etapa de desarrollo, y estará adaptado a las características e intereses de las comunidades afectadas 29. Cuando proceda, este plan también incluirá medidas específicas para permitir la participación eficaz de aquellos considerados en desventaja o vulnerables. Cuando el proceso de participación dependa considerablemente de los representantes de las comunidades 25, el cliente hará todos los esfuerzos razonables para comprobar que dichas personas representan realmente los puntos de vista de las comunidades afectadas y que se puede confiar en que estos representantes comunicarán de manera fehaciente los resultados de las consultas a sus representados. 30. En los casos en que se desconozca la ubicación exacta del proyecto, pero se pueda esperar razonablemente que el proyecto afecte significativamente a comunidades locales, el cliente elaborará un marco de participación para actores sociales, como parte de su programa de gestión, que contenga los principios generales y una estrategia para identificar a las comunidades afectadas y a otros actores sociales pertinentes, según corresponda, y planificar un proceso de participación compatible con esta Norma de Desempeño, que deberá implementarse una vez que se conozca el emplazamiento del proyecto. Acceso a la información 31. El acceso a la información pertinente sobre el proyecto contribuye a que las comunidades afectadas y otros actores sociales comprendan los riesgos, impactos y oportunidades del proyecto. En el caso de que el cliente haya emprendido un proceso de identificación de riesgos e impactos sociales y o haya desarrollado planes de acción, el cliente divulgará de manera pública los documentos pertinentes correspondientes 26. Si las comunidades fueran afectadas por riesgos e impactos adversos del proyecto, el cliente les ofrecerá a esas comunidades i) acceso a la información sobre el propósito, la naturaleza y la dimensión del proyecto; ii) la duración de las actividades propuestas del proyecto; iii) cualquier riesgo e impacto posible sobre esas comunidades y los elementos pertinentes del programa de gestión; iv) el proceso de la participación prevista de los actores sociales; y v) el mecanismo de resarcimiento de quejas. En el caso de proyectos con impactos sociales o adversos, la divulgación debe darse al inicio del proceso de identificación de riesgos e impactos sociales y y, en todo caso, antes de que se inicie la construcción del proyecto, y deberá darse de manera continua. La información proporcionada debe ser transparente, objetiva, significativa, de fácil acceso y en formato y lengua(s) local(es) culturalmente adecuados, y las comunidades afectadas deben poder entenderlas. Niveles de consulta 32. En los casos en los que las comunidades afectadas sean objeto de riesgos e impactos adversos identificados de un proyecto, el cliente emprenderá un proceso de consulta de manera que se ofrezcan oportunidades a las comunidades afectadas de expresar sus opiniones sobre los 25 Por ejemplo, líderes comunitarios y religiosos, representantes del Gobierno local, representantes de la sociedad civil, políticos, maestros de escuela y demás personas que representen a uno o más grupos de actores sociales afectados. 26 Según el tamaño del proyecto y la importancia de los riesgos e impactos, los documentos relevantes pueden ir de planes de gestión y evaluaciones y sociales completos (es decir, plan de participación de los actores sociales, planes de acción de reasentamiento, planes de acción de biodiversidad, planes de gestión de materiales peligrosos, planes de preparación y respuesta para emergencia, planes de salud y seguridad comunitarias, planes de restauración del ecosistema, planes de desarrollo de pueblos indígenas, etc.) hasta resúmenes de fácil comprensión de los temas y compromisos clave. Los documentos también pueden incluir la política ambiental y social del cliente y cualquier medida o acción complementaria definida a raíz del proceso independiente de diligencia debida realizado por los financistas. 242

10 riesgos, los impactos y las medidas de mitigación del proyecto y se permita al cliente considerarlas y responder a ellas. El alcance y el grado de participación necesarios para el proceso de consulta deben ser proporcionales a los riesgos e impactos adversos del proyecto y las preocupaciones planteadas por las comunidades afectadas. La consulta eficaz es un proceso recíproco que debe comenzar en una fase inicial del proceso de identificación de los riesgos e impactos sociales y, y que i) se documentará, ii) se basará en una divulgación previa de información relevante y adecuada, iii) dará prioridad a aquellos actores sociales directamente afectados y iv) se llevará a cabo de manera continua cuando surjan los riesgos e impactos. El proceso de consulta se emprenderá de forma inclusiva de los varios segmentos de las comunidades afectadas 27 y culturalmente adecuada. El cliente adaptará su proceso de consulta a las preferencias lingüísticas de las comunidades afectadas, su proceso de toma de decisiones y las necesidades de los grupos vulnerables o en desventaja. Si los clientes ya emprendieron un proceso de ese tipo, deben ofrecer evidencia documentada. Consultas 33. En el caso de los proyectos con impactos adversos sobre las comunidades afectadas, el proceso de consulta será un intercambio recíproco que facilite la información de manera pertinente y entendible. Proceso de consulta informada 34. En el caso de proyectos con impactos adversos significativos sobre las comunidades afectadas, el proceso de consultas será un proceso realizado de manera previa, libre e informada y facilitará la participación informada de las comunidades afectadas. La participación informada implica un intercambio más en detalle de perspectivas e información, y una consulta organizada e iterativa, que conduce a que el cliente incorpore al proceso de formulación de decisiones las opiniones de las comunidades afectadas sobre los asuntos que les afectan directamente, como las medidas de mitigación propuestas, la distribución de los beneficios y oportunidades derivadas del desarrollo y los problemas relativos a la ejecución. El cliente documentará el proceso, en especial las medidas tomadas para evitar o reducir al mínimo los riesgos y los impactos adversos para las comunidades afectadas. Consentimiento libre, anticipado e informado 35. En ciertas circunstancias que afectan a comunidades de pueblos indígenas, se exige que el cliente obtenga el consentimiento previo, libre y fundado de los pueblos indígenas. Eso incluye un proceso aceptado por ambas partes de la negociación en buena fe entre el cliente y la comunidad de pueblos indígenas, y datos del acuerdo entre las partes respecto del resultado de las negociaciones. Las circunstancias especiales que exigen el consentimiento libre, anticipado e informado se relacionan con el posible reasentamiento de pueblos indígenas, con los impactos del proyecto sobre tierras y recursos naturales sujetos a formas de propiedad tradicional u objeto de un uso habitual, y con proyectos que proponen el uso de recursos culturales con fines comerciales. Las circunstancias que exigen un consentimiento libre, anticipado e informado se describen en detalle en la Norma de Desempeño 7. Mecanismo de queja para comunidades afectadas 36. En los casos en los que existan comunidades afectadas, el cliente establecerá un mecanismo de queja que apunte a recibir las inquietudes y quejas de las comunidades afectadas sobre el desempeño ambiental y social de los clientes y a facilitar su resolución. El mecanismo de queja debe ajustarse a los riesgos e impactos adversos del proyecto, y las comunidades afectadas 27 Como hombres, mujeres, jóvenes, ancianos, personas desplazadas y personas o grupos vulnerables y en desventaja. 243

11 deben ser los principales usuarios. Deberá abordar las inquietudes a la brevedad empleando un proceso comprensible y transparente que sea culturalmente apropiado y de fácil acceso, y sin costo ni represalia alguna para la parte que planteó el problema o la preocupación. El mecanismo no debe impedir el acceso a otros recursos administrativos o judiciales. El cliente informará a las comunidades afectadas respecto del mecanismo durante el transcurso del proceso de participación con los actores sociales. Informes continuos a las comunidades afectadas 37. El cliente facilitará informes periódicos a las comunidades afectadas en los que describirá el progreso en la implementación de los planes de acción del proyecto con respecto a cuestiones que conlleven riesgos o impactos constantes para las comunidades afectadas, o acerca de cuestiones consideradas preocupantes por las comunidades durante el proceso de consulta o a través de los mecanismos de queja. Si el programa de gestión genera cambios importantes o aumenta las medidas o acciones de mitigación descritas en los planes de acción con respecto a las cuestiones que preocupan a las comunidades afectadas, se comunicarán las nuevas medidas o acciones de mitigación a las comunidades. Esos informes tendrán un formato accesible para las comunidades afectadas. La frecuencia de los informes será proporcional al nivel de preocupación de las comunidades afectadas, pero su periodicidad será como mínimo anual. Además, se alienta a los clientes a publicar informes periódicos disponibles de manera pública sobre desempeño ambiental y social. Responsabilidades del sector privado en el contexto de la participación de los actores sociales dirigida por el Gobierno 38. En los casos en los que la participación de los actores sociales sea responsabilidad del Gobierno anfitrión, el cliente colaborará con el organismo gubernamental responsable, hasta el punto que permita dicho organismo, para lograr resultados coherentes con los objetivos de esta Norma de Desempeño. Además, en caso de que la capacidad del Gobierno sea limitada, el cliente tendrá un rol activo durante la planificación, la ejecución y el seguimiento de la participación de los actores sociales. Si el proceso dirigido por el Gobierno no satisface los requisitos pertinentes de esta norma de desempeño, el cliente emprenderá un proceso complementario y, según corresponda, elaborará un plan de participación de los actores sociales complementarios. 244