República de Colombia. Departamento de Cundinamarca. Alcaldía Municipal de Tabio. Archivo General Central TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Transcripción

1 República de Colombia Departamento de Cundinamarca Alcaldía Municipal de Tabio Archivo General Central TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL ENTIDAD PRODUCTORA: OFICINA PRODUCTORA: Alcaldía Municipal de Tabio Talento Humano CODIGO OFICINA: 262 TIEMPOS DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL CODIGO SERIES, Subseries y Tipos Documentales Archivo de Gestión Archivo Central CT E S D M PROCEDIMIENTOS COMITES Y COMISIONES 2 8 X Comisión de Personal Acto Administrativo de Conformación Citación Acta de reuniones Estadística de Evaluación al Desempeño Laboral Solicitudes y Requerimientos Una vez concluida su etapa en el Archivo General Central se selecciona una muestra representativa del 5% de cada una de las actas para transferir al Archivo Histórico como testimonio del trámite Comité Paritario de Salud Ocupacional Acto Administrativo de Conformación Citación Acta de reuniones

2 Comité de Bienestar Acto Administrativo de Conformación Citación Acta de reuniones Comité de Convivencia y Acoso Laboral Acto Administrativo de Conformación Citación Acta de reuniones CONVENIOS 2 8 X Convenios Una vez concluida su etapa en el Archivo General Central se selecciona una muestra representativa del 5% de cada una de las actas para transferir al Archivo Histórico como testimonio del trámite CORRESPONDENCIA 2 18 X Una vez concluida su etapa en el Archivo de Gestión se transfiere al Archivo General Central donde se seleccionara teniendo en cuenta Correspondencia Enviada y Recibida Área de Talento la importancia de su contenido. Humano HISTORIAS LABORALES 4 46 X Historia Laboral *Permiso Comisión Nacional Servicio Civil. Resolución de Nombramiento Acta de Posesión Formato Único de Hoja de Vida DAFP Declaración de Bienes y Rentas DAFP Fotocopia de Cedula de Ciudadanía Certificados de Estudio Certificados Laborales Una vez concluida su etapa en el Archivo General Central la serie se transfiere al Archivo Histórico para conservación dada la Importancia de su contenido..

3 Certificado Antecedentes Disciplinarios (Procuraduría) Certificado Antecedentes Judiciales (Policía Nacional) Certificado Antecedentes Fiscales (Contraloría) Afiliación a EPS Afiliación a Pensión Afiliación a Riesgos Laborales Afiliación a Caja de Compensación Familiar Comunicación de Incorporación *Fotocopia Libreta Militar Examen Médico de Ingreso *Comunicación de Incorporación *Horas Dominicales y Festivos Compensatorios Incapacidades Licencias Memorandos Permisos Embargo Solicitud de Vacaciones Acta de Entrega de Dotación Comunicados de Encargos *Inscripción en carrera administrativa *Concertación de Objetivos

4 *Evaluación y Calificación del Desempeño *Comunicado de Estimulo y/o distinción Carta de Renuncia Paz y Salvo de muebles, equipos y elementos entregados Resolución Aceptación Renuncia Examen Médico de Retiro *Liquidación de Prestaciones Laborales MANUALES 2 6 X Manual especifico de Funciones y Competencia Manual Anexos Normativos Una vez cumplidos los periodos de Retención los documentos que forman parte de la serie se Eliminan por perder su valor administrativo. Acto Administrativo de Adopción NOMINA 2 48 X Nómina Mensual para pago de Salarios Resoluciones de Novedades de Nómina *Incapacidades *Libranzas Facturas de novedades de Novedades de Nomina Planilla giro electrónico Nómina Comprobantes de Egreso Una vez concluida su etapa en el Archivo General Central la serie se transfiere al Archivo Histórico para conservación dada la Importancia de su contenido.. Resumen General de Liquidación de Nomina Aportes Al Sistema General de Seguridad liquidación Aportes a Seguridad Social y Parafiscales (Archivo en Digital)

5 Archivo plano generado por SINFA (Archivo en Digital) Cesantías Reporte de Cesantías (Archivo en Digital) Prima de servicios liquidación Prima de servicios (archivo en digital) Prima de navidad liquidación Prima de navidad (archivo en digital) Incapacidades Incapacidad Solicitud de Pago de Incapacidad PLANES Y PROGRAMAS 2 8 X Plan de Acción de Talento Humano Plan de Acción de Talento Humano Programa de Inducción y Re inducción Programa Resolución Código de ética y valores Resolución Código de Buen Gobierno Una vez concluida su etapa en el Archivo General Central la serie se transfiere al Archivo Histórico para conservación dada la Importancia de su contenido Soportes de Actividades de Inducción y Re inducción Sistema de estímulos Plan De Bienestar Social e Incentivos Resolución de Adopción Plan De Bienestar Social e Incentivos Encuesta Clima Organizacional

6 Encuesta necesidades de bienestar Cronograma Soportes de Actividades de Bienestar Evaluación del plan Programa de Salud Ocupacional Programa Sistema de Gestión Seguridad y Salud en el Trabajo Política de Salud Ocupacional Reglamento de Higiene y Seguridad Industrial (Panorama de riesgos, Inspecciones Planeadas, Investigación de Accidentes de Trabajo, Ubicación de equipos extintores, conformación de brigada de emergencias, demarcación, estudio de enfermedades profesionales). Medicina Preventiva y del Trabajo ( evaluaciones medicas e informes, exámenes periódicos ocupacionales, vigilancia epidemiológica, riesgo ergonómico) Plan de Emergencias Reportes de accidentes a la ARL Informes Plan Instucional de Capacitación Resolución de Adopción Plan Anual de Capacitación Cronograma Encuestas necesidades de capacitación Consolidado Evaluación de Desempeño Laboral Soportes de Capacitaciones

7 Evaluaciones e Informes al Plan de Capacitación Plan de Vacaciones Registro Vacacional (archivo en digital) PLANTA DE PERSONAL 2 1 X Decretos de Adopción Planta de Personal Manuales Reestructuración Relación de Planta de Personal Una vez concluida su etapa en el Archivo de Gestión se transfiere al Archivo General Central donde se seleccionara teniendo en cuenta la importancia de su contenido INFORMES 2 8 X Informes Auditorías Internas Informe Auditoria Plan de Mejoramiento Informe a Organismo de Vigilancia y Control Informe SIA Contraloría de Cundinamarca (Archivo en digital) Informe SIA Prima de Servicios - Contraloría de Cundinamarca (Archivo en digital) Informe Personal y Costos SIRECI (Archivo en digital) Informe SIGEP (Archivo en digital) Informe Comisión de Personal (Archivo en digital) Informe de Gestión Informe Una vez concluida su etapa en el Archivo de Gestión se transfiere al Archivo General Central donde se seleccionara teniendo en cuenta la importancia de su contenido Solicitud DOCUMENTOS SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE CALIDAD 2 18 X

8 Informe del Proceso de Aplicación del Sistema Integrado de Gestión de Calidad Una vez concluida su etapa en el Archivo General Central la serie se transfiere al Archivo Histórico para conservación dada la Importancia de su contenido. Producto no conforme Acción correctiva, preventiva y de mejora Seguimiento a riesgos Seguimiento a Indicadores Matriz de Información y Comunicación Matriz de Autoridad y Responsabilidad Caracterización del Proceso Procedimiento Formatos Planes de mantenimiento y mejoramiento Estadística de Niveles de Servicio Copias de Seguridad- Backus CONVENCIONES: CT: Conservación Total E: Eliminación S: Selección D: Digital M: Microfilmación * Los Tipos Documentales identificados con asterisco (*) son eventuales, es decir, que pueden o no producirse dentro del procedimiento respectivo. Firma Responsable: Firma Responsable: Fecha: Oficina Productora Jefe de Archivo Diciembre 30 del 2014 / Comité Interno de Archivo.

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