Grupo del Proceso de Iniciación

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1 Grupo del Proceso de Iniciación Fuentes: Kathy Schwalbe, Information Technology Project Management, Seventh Edition, A Guide to the Project Management Body of Knowledge (PMBOK Guide), Fifth Edition Preparó: Ing. Ismael Castañeda Fuentes

2 Objetivos de Aprendizaje Conocer los procesos del grupo del proceso de iniciación Exponer criterios para abordar un proyecto Explicar la importancia del Acta de constitución del proyecto para iniciarlo formalmente Explicar la importancia de identificar a los interesados

3 Grupo del proceso de Iniciación Algunas organizaciones utilizan una fase de pre-inicio Otras organizaciones incluyen otros elementos como parte del inicio, como por ejemplo, un caso de negocio Se reconoce y se comienza un nuevo proyecto o fase del proyecto El objetivo principal: formalizar la selección e inicio de los proyectos Salidas importantes: Asignar el gerente de proyecto Realizar un caso de negocio Elaborar el Acta de constitución del proyecto, firmada Identificar los interesados

4 Métodos de selección de proyectos Generalmente hay disponibles mas proyectos que tiempo y recursos para desarrollarlos Métodos para seleccionar proyectos: Centrarse en las necesidades generales de la organización Categorizar los proyectos Calcular el valor presente neto u otros análisis financieros Utilizar un modelo de calificación ponderada Implementar un tablero de control balanceado* * Balanced scorecard

5 Enfocarse en las necesidades generales de la organización A menudo es difícil dar una justificación sólida para muchos proyectos, pero todos están de acuerdo en que tienen un alto valor Tres criterios importantes para los proyectos: Existe una necesidad del proyecto Hay fondos disponibles Existe una fuerte voluntad para que el proyecto tenga éxito

6 Clasificación de proyectos Por tema de ocupación Un problema Una oportunidad Una directiva Por tiempo para realizarlo Por necesidades Por prioridad

7 Procesos para Selección de Proyectos Métodos Matemáticos Lineal No lineal Dinámico Algoritmos Medida de beneficios Contribución de beneficios Acercamientos comparativos Modelos Económicos Análisis Financieros Valor Presente Neto VPN* Retorno de la inversión ROI** Análisis de Retorno*** Tasa Interna de Retorno IRR Relación costo beneficio Costo de oportunidad * NPV: Net present value ** ROI: Return on investment *** Payback analysis

8 Análisis del valor presente neto El VPN es un método de cálculo de la ganancia esperada neta o la pérdida esperada neta de un proyecto mediante el descuento de las futuras entradas y salidas de capital esperados Los proyectos con un VPN positivo debe considerarse, si el valor económico es un criterio clave Entre más alto el VPN mejor

9 Cálculo del VPN Determinar los costos estimados y los beneficios estimados para la vida del proyecto y los productos que produce Determinar la tasa de descuento (consulte con su organización en qué utilizarla) Calcular el valor actual neto Nota: Algunas organizaciones consideran el año de inversión como el año 0, mientras que otros comienzan en el año 1; algunas personas ingresan los costos como números negativos, mientras que otros no Consultar con su organización sobre sus preferencias

10 Retorno sobre la inversión Retorno sobre la inversión (ROI) se calcula restando los costos del proyecto de los beneficios y luego dividiendo por los costos ROI = (total de los beneficios descontados - los costos totales descontados) / costos descontados Cuanto mayor es el retorno de la inversión, mejor Muchas organizaciones tienen una tasa de retorno requerida o tasa mínima aceptable de retorno sobre la inversión en proyectos Tasa interna de retorno (TIR o IRR*) se calculará encontrando la tasa de descuento que iguala el VPN a cero * IRR: Internal Rate of Return

11 Análisis de Amortización Otra consideración financiera importante es el análisis de amortización El período de amortización es la cantidad de tiempo que se tardará en recuperar, en forma de entradas netas de efectivo, el total de dinero invertido en un proyecto La amortización se produce cuando el beneficio neto acumulado de descuento es igual a los costos Muchas organizaciones quieren que los proyectos tengan un periodo de amortización relativamente corto

12 Gráfica del Periodo de Amortización Retorno Retorno Año Costos acumulables Beneficios acumulables

13 Modelo de clasificación ponderada Un modelo de calificación ponderada es una herramienta que proporciona un proceso sistemático de selección de proyectos basados en muchos criterios 1. Identificar los criterios importantes para el proceso de selección de proyectos 2. Asignar ponderaciones (en porcentaje) para cada criterio, que sumen en total 100% 3. Asignar puntajes a cada criterio para cada proyecto 4. Multiplicar los resultados de los pesos y obtener el puntaje total ponderado Cuanto más alto el puntaje ponderado, mejor

14 Ejemplo de modelo de clasificación ponderada para la seleccion de un proyecto Promedio ponderado por proyecto Proyecto Proyecto Proyecto Proyecto

15 Cuadro de mando Integral* Los Drs. Robert Kaplan y David Norton desarrollaron este enfoque para ayudar a seleccionar y gestionar proyectos que se alinean con la estrategia empresarial Balanced scorecard*: Es una metodología que convierte los valores de una organización, tales como el servicio al cliente, innovación, eficiencia operativa y el rendimiento financiero, en una serie de métricas definidas * Balanced Scorecard Ver

16 Acta de constitución del proyecto Después de decidir en qué proyecto se va a trabajar, hay que hacérselo saber a la organización Un Acta de constitución del proyecto es un documento que reconoce formalmente la existencia del proyecto y provee dirección a los objetivos y la gestión Elaborar el Acta de constitución del proyecto con los interesados El Acta de constitución debe estar firmada por los Interesados Allí se consignan los acuerdos sobre la necesidad y la intención del proyecto salida clave: un documento firmado

17 Acta de constitución del proyecto Puntos típicos a tratar: Objetivo del proyecto Alcance del proyecto Estructura de tareas Metodología de Implementación Gerente del proyecto Equipo del proyecto Hitos o Entregables del Proyecto Procedimientos de entregas Criterios de aceptación Riesgos identificados Factores de éxito Solución de conflictos

18 Develop Project Charter 5.1 Plan Scope Management Project Initiator / Sponsor Agreements Business case Project statement of work Organizational process assets Enterprise environmental factors Project Integration Management 4.1 Develop Project Charter Project charter 5.2 Collect requirements 5.3 Define scope 6.1 Plan Schedule Management 4.2 Develop Project Management Plan 7.1 Plan Cost Management Enterprise/ Organization 11.1 Plan Risk Management 13.1 Identify stakeholders

19 Develop Project Charter Inputs 1. Project statement of work 2. Business case 3. Agreements 4. Enterprise environmental factors 5. Organizational process assets Tools & Techniques 1. Expert judgment 2. Facilitation techniques Outputs 1. Project charter

20 Factores ambientales de la Empresa Estructura y cultura de la organización Normas de la Industria Leyes y/o normas Gubernamentales Infraestructura Recursos humanos existentes Administración de personal Sistemas de autorización de trabajo de la compañía Condiciones del mercado Tolerancia al riesgo (por parte de los interesados) Clima político Canales de comunicación Bases de datos comerciales

21 Activos de los Procesos de la Organización Procesos Procedimientos Instructivos Plantillas Formatos Cómo hacer las cosas Normas Políticas Qué instrumentos utilizar... Bases de datos corporativas de conocimiento Archivos de proyectos Información histórica Medición de procesos Líneas base (alcance, costo, ) Cronogramas Calendarios Diagramas Riesgos Lecciones aprendidas Registros Documentos Informes de resultados Horas de trabajo Costos incurridos Presupuestos Datos financieras Déficits Gestión de riesgos Gestión de problemas Gestión de configuración Gestión de Calidad Bases de datos comerciales

22 Ejemplo de Acta de constitución Título del proyecto: Proyecto de actualización de tecnologías de información Fecha de inicio del proyecto: Marzo 4, 2008 fecha de finalización proyectada: Diciembre 4, 2008 Gerente de proyecto: Kim Nguyen, , Objetivos del proyecto: Actualizar el hardware y software de todos los empleados (aproximadamente 2000) en 9 meses basados en nuevos estándares corporativos. Ver el documento adjunto de descripción de los nuevos estándares. Las actualizaciones afectarán los servidores así como las redes corporativas. El presupuesto es de $ para hardware y software y $ para costos operacionales. Enfoque Actualizar la base de datos de inventario de TI para establecer las necesidades Crear una estimación de costos detallada del proyecto Emitir una solicitud de cotización para la compra de hardware y software Utilizar lo mas posible el equipo interno de trabajo para la realización del proyecto ROLES Y RESPONSABILIDADES NAME ROL RESPONSABILIDAD Walter Schmidt CEO Patrocinador y supervisor del proyecto Mike Zwack CIO Supervisor del proyecto, elección de personal Kim Nguyen Gerente de proyecto Planear y ejecutar el proyecto Jeff Johnson Director de Operaciones de TI Mentor Kim Nancy Reynolds VP RH Selección de personal, generar Memos Firmas Comentarios (hechos a mano o digitalmente por los interesados del proyecto que firman arriba) El proyecto estará terminado en 10 meses Mike Zwack, CIO Asumimos que el grupo de trabajo estará siempre disponible para el desarrollo del proyecto y que algunas actividades deberán realizarse en horas extralaborales. Kim Nguyen, Jeff Johnson, Departamento de TI

23 Identificar a los Interesados Identificar a todas las personas u organizaciones impactadas por el proyecto (involucradas y/o impactadas positiva y negativamente)

24 Análisis de los Interesados Se recopila y analiza información cualitativa y cuantitativa con el fin de determinar intereses, expectativas y la influencia de los interesados Identificar a los potenciales interesados relevantes Identificar el impacto o apoyo potencial y definir una estrategia de abordaje Matriz de poder/interés Matriz de poder/influencia Matriz de influencia/impacto Modelo de prominencia: basado en poder, urgencia y legitimidad Para personas u organizaciones involucradas y/o impactadas negativamente Conocer las razones de su oposición Elaborar un plan de tratamiento Para los implicados del equipo de trabajo Elaborar plan de tratamiento

25 Análisis de los interesados en el proyecto El análisis de los Interesados es un documento que brinda información importante sobre: Las organizaciones y nombres de los interesados Funciones de los interesados en el proyecto Hechos únicos sobre los interesados Nivel de influencia e interés de los interesados en el proyecto Sugerencias para la gestión de las relaciones con los interesados

26 Interesados claves del proyecto Ahmed Susan Organización Dirección interna Equipo del proyecto Ejemplo de análisis de interesados del proyecto (Stakeholders) rol Factores únicos Patrocinador y uno de los fundadores de la compañía Tranquilo, enfocado en el negocio Experto en secuenciación del ADN PHD en biología, fácil trabajar con ella Nivel de interés Muy alto Muy alto Nivel de influencia Muy alto Experta en la materia Sugerencias en el manejo de las relaciones Mantenerlo informado, dejarlo liderar, hacer lo que dice y rápido Puede hacer trabajo desde casa; asegurarse de revisar las especificaciones

27 Registro de Interesados Documento donde se identifica a los interesados. Contenido: Información de identificación Nombre Puesto en la organización Ubicación Rol Datos de contacto Información de evaluación Principales requisitos Principales expectativas Expectativas Influencia potencial Fase en el Ciclo de vida donde el interés es mayor Clasificación de los interesados Interno/Externo Partidario/Neutral/Opositor

28 Matriz de análisis de los interesados Ejemplo 1 Interesado Interés(es) en el Proyecto Evaluación de impacto Estrategias potenciales para Ganar Apoyo o Reducir Obstáculos Ejemplo 2 Seguimiento Interesado Ubicación Observaciones Riesgo Plan Actividad Rol Responsabilidad Fecha Observación Acción Responsable Estado

29 Estrategia de gestión de los interesados Matriz de Poder / Interés

30 Project Stakeholder Management 4.1 Develop Project Charter Project Stakeholder Management 5.2 Collect requirements 8.1 Plan Quality Management 12.1 Plan procurement Management Enterprise/ Organization Project charter Procurement documents Organizational process assets Enterprise environmental factors 13.1 Identify stakeholders Stakeholder register 10.1 Plan Communications Management 11.1 Plan Risk Management Stakeholder register 13.2 Plan Stakeholder Management 11.2 Identify Risks 12.1 Plan procurement Management

31 Identify stakeholders Inputs 1. Project charter 2. Documentos de Acquisition 3. Enterprise environmental factors 4. Organizational process assets Tools & Techniques 1. Stakeholder analysis 2. Expert judgment 3. Meetings Outputs 1. Stakeholder register

32 Links de Interés Sobre los interesados Inicio Identificar interesados

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