Diga adiós al caos en los datos científicos

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1 Diga adiós al caos en los datos científicos Gestión de datos científicos y documentos 10 de Abril de 2014 José María Morales Professional Services Organization 1

2 Agenda La plataforma OpenLAB Gestión y organización de contenidos: OpenLAB ECM Importación manual y automática de contenidos Extracción de metadatos y uso de plantillas PDF Presentación, búsqueda y recuperación de documentos Firma electrónica de documentos El ciclo de vida de un documento Gestión automatizada de procesos: OpenLAB BPM Resumen Page 2

3 Situación Instrumentos Gestión de PNTs Procesos Mantenimiento Instrumentos Uniformidad de Contenido Contenidos GC/MS GC MS Office Legacy Data UV-vis LC/MS LC PDF ELN Imágenes ICP-MS Bio-analizador CE LIMS Estructuras Investigación Intranet Internet Page 3

4 Qué es Agilent OpenLAB? OpenLAB es la plataforma software de Agilent para el laboratorio. OpenLAB gestiona el ciclo completo de datos científicos desde el diseño del experimento, a la adquisición de lo datos, pasando por la gestión del conocimiento y el análisis Control de instrumentos multi-vendor OpenLAB CDS OpenLAB Intelligent Reporting Gestión de Contenidos OpenLAB ECM/DataStore Gestión de procesos OpenLAB BPM Cuaderno Electrónico de Laboratorio OpenLAB ELN OpenLAB es una suite de productos que forma un sistema integrado de laboratorio que vincula personas, instrumentos, procesos y datos. Provee de toda la información necesaria para la toma rápida de decisiones. Basado en una arquitectura de sistema abierta, modular y adaptable, es escalable desde el tamaño de un pequeño laboratorio al de una implementación global Page 4

5 Agilent OpenLAB ECM - Desafíos Los laboratorios son entornos complejos Datos analíticos de todo tipo de instrumentos, a menudo aislados Informes que se imprimen en papel Datos sujetos a normas de control Multitud de procedimientos a seguir Normativas (ISO, GxP, CFR, etc.) Usuarios que necesitan buscar, encontrar y acceder a datos rápidamente, independientemente de donde se guarden (en línea o archivados) Para obtener información valiosa de datos producidos por múltiples sistemas: Los datos han de guardarse en un sistema centralizado seguro Los datos han de ser comparables y estar listos para revisión en un formato común Page 5

6 Agilent OpenLAB ECM Principales Funciones Gestión de datos científicos Recogida manual o automática, almacenamiento seguro e indexado de datos instrumentales de cualquier origen Captura de documentos en formato PDF Independiente de la aplicación de origen, reutilización de datos, visualizables sin la aplicación original Extracción de metadatos directamente desde el dato en bruto Extracción de datos procesados directamente desde el documento PDF Funciones avanzadas de búsqueda que utilizan claves específicas de los datos científicos Control de versiones y traza de auditoría Integración con otros sistemas de laboratorio: LIMS y ELN (cuaderno electrónico) Gestión de documentos Almacena de forma segura cualquier tipo de documento de oficina Integra MS-Office con Agilent OpenLAB Permite Abrir, Guardar, Crear documentos o Firmarlos directamente en ECM desde Excel, Word, PowerPoint o Visio Guardar mensajes desde Outlook Comparación de versiones de documentos Integra Adobe Acrobat con Agilent OpenLAB Abrir y Guardar documentos directamente en ECM desde Acrobat Creación de plantillas PDF de extracción de claves de búsqueda personalizadas Firma electrónica en PDF integrada Copia de imágenes escalables desde PDF Indexado completo de textos Word y PDF Servicios de trazabilidad en Excel Page 6

7 Agilent OpenLAB ECM Gestión de contenidos - Acceso OpenLAB ECM es una aplicación Web, accesible desde cualquier punto con conexión a internet Los usuarios autorizados se identifican bien como usuarios internos o del dominio Windows corporativo El usuario accede a una cuenta. El uso de cuentas permite segregar y asegurar la privacidad de los datos de distintos departamentos, así como satisfacer sus distintas necesidades de gestión y configuración Page 7

8 Agilent OpenLAB ECM Gestión de contenidos Jerarquía de contenidos La jerarquía LCDF de contenidos de ECM es tipo Explorer, muy familiar para el usuario, y el concepto de habitaciones o edificios (Locations) con archivadores (Cabinets), cajones (Drawers) y carpetas (Folders) que contienen los ficheros, es fácil de visualizar en cualquier lugar de trabajo El nodo Content muestra la lista de todas las Locations que el usuario tiene permiso para ver Se pueden configurar un número ilimitado de Locations, Cabinets, Drawers y Folders Las Locations" pueden reflejar un lugar físico, un proyecto, etc. Page 8

9 Agilent OpenLAB ECM Gestión de contenidos Seguridad El usuario recibe roles a nivel global de sistema o de carpetas individuales Los roles son grupos de privilegios gestionados por un administrador Cada cuenta del sistema puede tener distintos roles El nivel de acceso del usuario a las carpetas determina sus capacidades. Page 9

10 Agilent OpenLAB ECM Gestión de contenidos Acceso a los datos Los ficheros pueden abrirse directamente con su aplicación asociada con un simple doble-click o mediante la opción Open del menú Entre las propiedades de cualquier fichero se incluye el Checksum (MD5) que se calcula a partir del original y se almacena como metadato. Cada vez que se acceda, recupere o mueva este fichero se recalculará su Checksum para verificar su integridad. Page 10

11 Agilent OpenLAB ECM Importación de contenidos Se pueden importar contenidos en ECM desde cualquier ordenador de alguna de las siguientes maneras: - Manualmente A través de la interface Web, ECM Web Client en Internet Explorer Desde el escritorio de Windows con ECM SendTo Desde aplicaciones como Excel, Word, Outlook o Powerpoint usando ECM Desktop Desde Adobe Acrobat, usando Adobe Acrobat Integration Services Imprimiendo a través de los ECM Print Services - Automáticamente De forma programada usando schedulers, ECM Scheduled Import Services Desde otras aplicaciones como OpenLAB CDS Como parte de un proceso con el OpenLAB Business Process Manager (BPM) Desde aplicaciones de terceros usando el ECM API (SDK) Siempre que se importan contenidos a ECM, se almacenan primero de forma segura y posteriormente se filtran para extraer metadatos que se utilizarán más tarde como claves de búsqueda. Page 11

12 Agilent OpenLAB ECM Importación de contenidos Integración de Aplicaciones con OpenLAB ECM Tipo Descripción Ejemplos Ia Ib II III IV Integración Total: Menus especiales en la aplicación permiten intercambiar contenidos de modo interactivo y automático con ECM Integración Parcial: Menus especiales en la aplicación permiten intercambiar contenidos de modo interactivo con ECM Listas para carga y filtrado de datos ECM: ECM tiene complementos de Scheduler y/o filtros de datos que permiten la carga automática de datos estructurados y/o la extracción de metadatos específicos de la aplicación Listas para impresión ECM: ECM puede captura la salida de impresión y archivarla omo PDF. Posibilidad de extraer metadatos personalizables con plantillas PDF Genérica: Carga manual y programada de datos no estructurados (opcionalmente empaquetados) Agilent OpenLAB CDS, Agilent MS ChemStation, Microsoft Office (Excel, Word, Outlook ), Adobe Acrobat Agilent UVVis ChemStation (+), Agilent MassHunter (-), Agilent ICPMS MassHunter (-) Waters MassLynx, Sciex Analyst, Waters Empower, Dionex Chromeleon, Bruker Biospin, Agilent ChemStore Cualquier aplicación capaz de imprimir en el entorno Windows Cualquier aplicación que produzca ficheros pero que no permita imprimir. 12 Page 12

13 Integración de Aplicaciones con OpenLAB ECM Ejemplo Tipo I, Agilent OpenLAB CDS ChemStation Algunas Funciones Importantes: Login a ECM opcional y plan de contingencia Acceso directo a datos, métodos y secuencias de OpenLAB CDS Selección de preferencias de transferencia de datos Carga de datos automática a ECM Extracción automática de claves de búsqueda Versiones de los datos Page 13

14 Integración de Aplicaciones con OpenLAB ECM Ejemplo Tipo I, Microsoft Office y Adobe Acrobat Algunas Funciones Importantes: Integración de ficheros de uso común en oficina y laboratorio: hojas de cálculo, informes, PNTs Acceso directo a plantillas y documentos en ECM Versión de documentos Trazabilidad Comparación de versiones Firmas electrónicas Page 14

15 Integración de Aplicaciones con OpenLAB ECM Ejemplo Tipo II, Waters Empower Funciones más importantes: Archivado automático con el ECM Scheduler de datos de Empower Carga de datos por proyectos (Projects), grupos de muestras (Sample Set) o resultados (Result Set) según criterios configurables por el usuario Se pueden exportan los datos a formato XML para su visualización desde el cliente web ECM, sin necesidad de Empower Soporta Empower 2 y 3 Page 15

16 Integración de Aplicaciones con OpenLAB ECM Ejemplo Tipo III, Notepad Algunas Funciones Importantes: Impresión a impresora virtual (ECM Printing Services) Adición de UDKs Conversión de salida de impresión a PDF y carga automáticas a ECM Extracción automática de metadatos personalizables con plantillas PDF Page 16

17 Integración de Aplicaciones con OpenLAB ECM Ejemplo Tipo IV, Genérico vía ECM Web Client o Scheduler Algunas Funciones Importantes (comunes a todos los tipos): Carga de datos manual y automática, SSIZIP, asociaciones Claves de búsqueda estándar Uso de UDKs Control de versiones Herramientas de búsqueda Archivado Acceso seguro basado en privilegios Muchas más Page 17

18 Integración de Aplicaciones con OpenLAB ECM Ejemplo Tipo IV, Genérico vía Web Client y Send To Usando ECM Web Client para cargar uno o más ficheros Usando ECM SendTo para cargar ficheros o carpetas Independientemente del modo de entrada, es imprescindible identificarse para entrar en ECM Page 18

19 Agilent OpenLAB ECM Extracción de metadatos Cuando un fichero se carga a ECM se extrae información sobre el propio fichero que se almacena indexada en la base de datos para su uso posterior en búsquedas. Estos son los metadatos o claves de búsqueda. De todos los ficheros cargados se pueden extraer metadatos, tales como: - Nombre, tamaño y origen del fichero - Fechas de creación, modificación y carga - Quién y dónde lo ha cargado a ECM, etc. y así hasta 15 metadatos Cuando se conoce la estructura interna del fichero, se puede además extraer información muy específica usando el Filter Pack adecuado. Se puede configurar cada carpeta de ECM para extraer sólo los metadatos que interesen en función de los ficheros que va a contener. En cualquier momento se puede cambiar la configuración de extracción de metadatos de una o más carpetas, y re-filtrarlas para actualizar los índices de búsqueda. En el caso de ficheros PDF o MS Office, se puede extraer el texto completo e indexarlo. En el caso de los PDF, se puede además crear plantillas de extracción de metadatos de regiones del documento definidas por el usuario El usuario puede crear claves de búsqueda personalizadas (UDK) que a modo de etiqueta se adhieran a los contenidos que se añaden. Esto es configurable por carpeta. Page 19

20 Agilent OpenLAB ECM Extracción de metadatos Se puede configurar cada carpeta de ECM para extraer sólo los metadatos que interesen en función de los ficheros que va a contener. En cualquier momento se puede cambiar la configuración de extracción de metadatos de una o más carpetas, y refiltrarlas para actualizar los índices de búsqueda. Se pueden visualizar los metadatos de cualquier fichero accediendo a sus propiedades Page 20

21 Agilent OpenLAB ECM Extracción con plantillas PDF Sobre un archivo PDF de referencia se crea una plantilla en la que se definen áreas de extracción de valores a las que se les asigna una etiqueta. Se pueden extraer valores individuales en formato texto, numérico o de fecha, así como valores tabulados Durante la creación se puede visualizar qué se va a extraer. Se guarda la plantilla en ECM Se configura una carpeta para que utilice como filtro esa plantilla y extraiga las claves de interés Page 21

22 Agilent OpenLAB ECM Búsqueda y recuperación de documentos Los datos que necesitamos ya están listos y disponibles para las herramientas de búsqueda. ECM tiene dos herramienta de búsqueda: Un buscador muy sencillo tipo Web introduciendo una o más palabras, opcionalmente con comodines y operadores lógicos, permite buscar en toda la base de datos los contenidos que contienen la referencia buscada en uno o más de sus metadatos. Un generador avanzado de Queries permite construir consultas complejas que pueden salvarse para su reutilización utilizando claves específicas relacionadas con el tipo de ficheros que se buscan. Son búsquedas muy rápidas y eficientes. Las capacidades de búsqueda de un usuario vienen dadas por su rol. Un usuario con suficientes privilegios puede hacer búsquedas avanzadas en múltiples cuentas de un mismo servidor ECM, incluso de servidores ECM distintos. Los resultados de múltiples búsquedas hechas durante la sesión de usuario se guardan para su reutilización mientras la sesión no se cierre. Page 22

23 Agilent OpenLAB ECM Búsqueda tipo Web La búsqueda tipo Web o Quick Search, se localiza en la parte superior de la pantalla del cliente ECM. También es posible desde cualquier carpeta Todos los ficheros almacenados en ECM, contienen metadata almacenado en la base de datos y por tanto son buscables Se puede acceder a los ficheros directamente desde los resultados de búsqueda Page 23

24 Agilent OpenLAB ECM Búsqueda avanzada La búsqueda avanzada permite seleccionar y combinar metadatos para construir consultas muy específicas y eficientes. La utilización de plantillas PDF permite estructurar datos en origen muy distintos La expresión de búsqueda se puede salvar y reutilizar Hay opciones de búsqueda que permiten cruzar información de distintas bases de datos Page 24

25 Agilent OpenLAB ECM Firma electrónica ECM permite la firma electrónica de cualquier contenido La firma electrónica en ECM cumple con la normativa 21CFRPart11, incluyendo, nombre, password, localización y razón. La razón es libre o preconfigurable La firma de documentos es un privilegio que han de tener los usuarios autorizados Los detalles de la firma quedan registrados como metadatos del fichero y se pueden buscar Page 25

26 Agilent OpenLAB ECM Firma electrónica en PDF Los ficheros PDF se pueden firmar con el e-signature Plug-in for Adobe Acrobat La firma se encripta en el documento para evitar intentos de falsificación La firma aparece en todas las formas del documento (en pantalla e impresa) y contiene el nombre de quien lo firmo, título, fecha, localización y razón Page 26

27 Agilent OpenLAB ECM Ciclo de vida de documentos ECM provee funcionalidades que gestionan el ciclo de vida de sus contenidos electrónicos: desde su creación hasta su destrucción Archiving A medida que los documentos envejecen la necesidad de acceso inmediato disminuye. ECM puede migrar automáticamente contenidos del almacenamiento primario, en línea, a una gran variedad de medios de archivado, manteniendo la capacidad de busqueda y recuperación de los ficheros archivados. Record Retention Las funciones de retención de registros electrónicos, permiten gestionar la etapa final del ciclo de vida de los documentos: su destrucción en cumplimiento de normativas internas y legales. ECM permite implementar distintas políticas de retención que accionadas por eventos configurables nos indiquen cuando los documentos han alcanzado el final de su ciclo. Page 27

28 Agilent OpenLAB ECM Ciclo de vida de documentos - Archivado ECM soporta un gran variedad de dispositivos de almacenamiento. Se pueden configurar diferentes dispositivos por cuenta. Cada carpeta de ECM puede archivar a un dispositivo distinto con una programación distinta Los usuarios pueden acceder ficheros archivados al igual que los almacenados en línea. Si el fichero no está accesible (ej. está en CD), se da la opción de informar al administrador por para que lo reponga. Page 28

29 Agilent OpenLAB ECM Ciclo de vida de documentos Políticas de retención Se pueden definir clases de documentos con políticas de retención, grupos de revisores y reglas de arbitraje Cada clase tiene un período de retención que es una fecha o un evento Llegado el vencimiento los ficheros siguen un proceso de revisión y se toma una decisión La traza de auditoría del proceso es configurable y las entradas son generadas por el sistema Page 29

30 Agilent OpenLAB BPM, Business Process Management - Gestión de procesos Módulo opcional de gestión de procesos Al integrarse en ECM, el proceso y los contenidos con los que trabaja, se gestionan de forma segura, se versionan y auditan. Automatiza, simplifica y optimiza procesos claves, aumenta la productividad del usuario, la reducción de costes, gestión de riesgos y cumplimiento de normativas. Reduce el manejo de documentos, simplifica su revisión y entrega a tiempo, recoge informes de múltiples fuentes, evalúa resultados y redirige los informes a los usuarios interesados. Opcionalmente, se integra con aplicaciones externas (ELN, LIMS). Los procesos son plantillas que se diseñan con Microsoft Visio, simplificando su creación al hacerse principalmente de forma gráfica. Page 30 11/04/2014

31 Resumen: Ventajas que aporta OpenLAB ECM a su laboratorio Menor tiempo y coste al administrar sus datos y documentos con un sólo sistema, frente a una multitud de workstations individuales Seguridad integral de datos, trazas de auditoría, versiones y autorización de firma electrónica Búsqueda sencilla, recuperación y compartición de datos, métodos, plantillas reduciendo la duplicidad de tareas. Almacenamiento de datos eficiente con funciones que cumplen con requisitos regulatorios (FDA, ISO, GxP ) y permiten la integración de la gestión de procesos de negocio Completamente escalable e interconectable, para crecer con su laboratorio Más información en Enterprise-Content-Manager-(ECM)/Pages/default.aspx y contactando con su vendedor Agilent Muchas gracias por su asistencia! Page 31

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