Manual del usuario de Web Submission. uniflow V5.2 SR4

Transcripción

1 Manual del usuario de Web Submission uniflow V5.2 SR4

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3 Descargo Reservados todos los derechos. Ninguna parte de esta obra podrá reproducirse de ninguna forma ni por ningún medio gráfico, electrónico o mecánico, incluidos fotocopiado, grabación, registro o sistemas de almacenamiento y recuperación de información sin el permiso previo y por escrito de NT-ware Systemprogrammierung GmbH. Los nombres de empresas y productos mencionados aquí son marcas comerciales registradas o no registradas de sus compañías correspondientes. La mención a productos de terceros solo tiene fines informativos y no constituye ninguna aprobación o recomendación. NT-ware no asume responsabilidad alguna en relación con el rendimiento o el uso de estos productos. Asimismo, NT-ware no reclama estas marcas comerciales. Se prohíbe el uso de marcas comerciales, logotipos, marcas de servicio, nombres comerciales y nombres de productos sin el permiso por escrito de los propietarios correspondientes. Adlib, Express y Express Server son marcas comerciales o marcas comerciales registradas de Adlib Publishing Systems Inc.; Adobe, Adobe Reader, Acrobat, Distiller, PostScript y los productos de CREATIVE SUITE(S) son marcas comerciales o marcas comerciales registradas de Adobe Systems Incorporated en Estados Unidos y/o otros países; Apple, el logotipo de Apple, Mac, Mac OS, Macintosh, iphone, ipad y AirPrint son marcas comerciales de Apple Inc. registradas en Estados Unidos y otros países; Box de Box Inc.; Blackboard Transact de Blackboard Inc.; CANON, imagerunner, imagerunner ADVANCE, MEAP, CPCA, AMS, iw AMS, iw Desktop, isend, iw SAM son marcas comerciales o marcas comerciales registradas de Canon Inc.; CBORD CS Gold de CBORD Group Inc.; Crystal Reports y otros productos y servicios de Business Objects mencionados aquí, así como sus respectivos logotipos, son marcas comerciales o marcas comerciales registradas de Business Objects Software Ltd. Business Objects es una compañía de SAP; Dropbox de Dropbox Inc.; ecopy, ecopy ShareScan y ecopy ScanStation son marcas o marcas comerciales de Nuance Communications, Inc.; Evernote de Evernote Corporation; FileNet de IBM Corporation; Foxit SDK y Foxit Reader de Foxit Corporation; Google Docs de Google Inc.; el servicio de impresión web Google Cloud Print es una marca comercial de Google Inc.; Helix Production Workflow es una marca comercial de NT-ware Systemprogrammierung GmbH; HP, HEWLETT-PACKARD, PCL y LASERJET son marcas comerciales registradas que pertenecen a Hewlett-Packard Development Company, KONICA MINOLTA es una marca comercial registrada de KONICA MINOLTA, INC., L.P.; ios de Cisco Technology Inc.; idrs SDK e IRISConnect son marcas comerciales no registradas de I.R.I.S. Group S.A.; JAWS pdf courier son marcas comerciales de Global Graphics SA.; Microsoft, Windows, Windows Vista, Windows 7, Internet Explorer, Internet Information Services, Microsoft Word, Microsoft Excel, OneDrive, SQL Server son marcas comerciales o marcas comerciales registradas de Microsoft Corporation en Estados Unidos y/o otros países de Microsoft Corporation; Neevia Document Converter Pro de Neevia Technology; NetWare, Novell, Novell edirectory son marcas comerciales registradas de Novell Inc. en Estados Unidos y otros países; MobileIron de Mobile Iron Inc., OpenOffice.org de Oracle Corporation; PAS es una marca comercial de Equitrac Corp.; PosterJet está protegida por copyright y es una marca comercial registrada internacionalmente de Eisfeld Datentechnik GmbH & Co. KG; Red Titan EscapeE de Red Titan Limited; NETAPHOR, SiteAudit son marcas comerciales de NETAPHOR SOFTWARE Inc.; SAMSUNG es una marca comercial de SAMSUNG en Estados Unidos u otros países, Therefore de Therefore; UNIX es una marca comercial registrada de The Open Group; uniflow, uniflow Serverless Secure Printing, Helix Production Workflow, MIND, micromind y MiCard son marcas registradas de NT-ware Systemprogrammierung GmbH; pcprox, AIR ID son marcas registradas de RFIdeas Inc.Readers; CASI-RUSCO es una marca comercial registrada de ID Card Group; Radio Key es una marca comercial registrada de Secura Key; GProx II es una marca comercial no registrada de Guardall; HID ProxHID es una marca comercial registrada de HID Global Corporation; Indala es una marca

4 comercial registrada de Motorola; ioprox es una marca comercial no registrada de Kantech, XEROX es una marca comercial registrada de XEROX CORPORATION en Estados Unidos u otros países. Todas las demás marcas comerciales, nombres comerciales, nombres de productos y marcas de servicio son propiedad de sus correspondientes propietarios y así se reconoce. Pese a que se han tomado todas las precauciones en la preparación de este documento, NT-ware no asume responsabilidad alguna por errores, omisiones o daños derivados del uso de la información que contiene este documento o del uso de programas o del código fuente que pueda acompañarlo. NT-ware no asume responsabilidad alguna por errores de funcionamiento o pérdidas de datos originados por la combinación de al menos un producto de NT-ware y el sistema operativo y/o productos de terceros que se utilicen. NT-ware no será responsable en ningún caso de la pérdida de beneficios u otros daños comerciales causados o supuestamente causados directa o indirectamente por este documento. Además, este manual proporciona vínculos a los sitios de compañías afiliadas o independientes y otros negocios. NT-ware no es responsable de examinar ni evaluar y no garantiza las ofertas de estos negocios o individuos ni el contenido de sus sitios web. NT-ware no asume responsabilidad alguna por las acciones, productos y contenidos de todos y cada uno de estos proveedores. El usuario deberá estudiar cuidadosamente las declaraciones de protección de datos y otras condiciones de uso. Nota importante Pueden producirse problemas graves si modifica incorrectamente el registro del sistema operativo Windows. Estos problemas pueden obligar a reinstalar el sistema operativo. Se recomienda encarecidamente realizar siempre una copia de seguridad del registro del sistema operativo Windows antes de modificarlo, por si acaso surgen problemas. NT-ware no asume responsabilidad alguna por posibles repercusiones que pueda experimentar el sistema operativo al modificar el registro. Usted comprende y acepta que está utilizando esta información y modificando el registro del sistema operativo Windows bajo su propia responsabilidad. Montag, 2. Februar 2015, Bad Iburg (Alemania)

5 Símbolos Estilos de texto Este estilo se utiliza para el texto que se muestra en la pantalla. Este estilo se utiliza para el texto que el usuario debe escribir. Este estilo se utiliza para los hipervínculos a páginas web y vínculos internos a otras páginas de este manual. Este estilo se utiliza para código de ejemplo: código XML, variables o expresiones regulares. Pictogramas Nota importante: Información esencial para el correcto funcionamiento del software de uniflow. Manual externo: Indica manuales adicionales de hardware o software de otros proveedores. Función específica de la región: Indicador de funciones de uniflow que no están disponibles en todo el mundo. Vínculo externo: Vínculo a una página web externa. Configuración: Explicación detallada de opciones de configuración o procedimientos operativos. Pantallas y diagramas Este manual contiene pantallas del software, diagramas que explican relaciones e ilustraciones de productos. Pese a que todos estos elementos gráficos están actualizados en el momento de redactar este manual, están sujetos a cambios. Copyright y contacto NT-ware Niedersachsenstraße Bad Iburg Alemania NT-ware Systemprogrammierung GmbH.

6 Si encuentra errores relevantes o tiene alguna sugerencia, póngase en contacto con documentation@nt-ware.com o utilice el botón Enviar comentarios aquí de la Ayuda en pantalla de uniflow.

7 Manual del usuario de Web Submission Contenido Contenido 1 Introducción a Web Submission Información general Fachada de la página web Secciones de fachada Inicio de sesión y registro Cuadro informativo Info usuario Configuración general Cambiar contraseña Datos personales Direcciones Presupuesto Mi Menú Documentos Pedidos activos Historial de pedidos Catálogo Carrito de la compra Función de búsqueda Carga de archivos Posibilidades de carga Cargar en el menú Documentos Cargar mientras se crea un pedido Cargar con controlador de impresora de Web Submission Procesamiento de pedidos Cómo realizar pedidos Paso 1: Seleccionar un perfil de trabajo Paso 2: Tipo de pedido Paso 3: Para pedido sin archivo(s) Selección y clasificación de archivos - sin archivo(s) Paso 3: Para Pedido con archivos Selección y clasificación de archivos - sin archivo(s) Comprobación previa Resultados de preparación Paso 4: Configuración y opciones del trabajo Configuración especial para el perfil de trabajo Folleto Autorización Presupuesto Paso 5: Confirmación de la creación del trabajo I

8 Manual del usuario de Web Submission Contenido Trabajos de impresión de datos variables Ejemplos de impresión de datos variables Cómo pedir trabajos VDP Productos fijos Proceso de pago Proceso de pago Visión general Direcciones Tipo de pago Resumen Confirmación Índice II

9 Introducción a Web Submission 1

10 1.1 Introducción a Web Submission > Información general 1.1 Información general Web Submission ofrece una manera fácil de cargar archivos mediante Internet. Los archivos cargados pueden ser imprimidos después por su proveedor de impresión. De forma predeterminada, se pueden cargar archivos PDF y PostScript. Con el controlador de impresoras de Web Submission, también es posible la carga directa de documentos de aplicaciones muy habituales (por ejemplo, Microsoft Office, Adobe Creative Suite o QuarkXpress ). Esto es posible porque el controlador de impresora de Web Submission convierte cualquier documento en PDF. La página web de Web Submission presenta un área principal de comunicaciones central. En función del menú elegido, aparecerán distintas posibilidades de interacción y distinta información. Lo único que necesita en su equipo cliente es un navegador web. Si tiene habilitadas las cookies, sus datos de inicio de sesión se podrán guardar automáticamente. Navegadores compatibles Internet Explorer Mozilla Firefox 8 y 9 Google Chrome 16 Los navegadores más nuevos pueden ser compatibles, pero no se habían probado en el momento de escribir este manual. Póngase en contacto con su proveedor para obtener el URL del sitio web de Web Submission y cualquier otra información relevante. 2

11 1.1 Introducción a Web Submission > Información general 3

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13 Fachada de la página web 2

14 2.1 Fachada de la página web > Secciones de fachada 2.1 Secciones de fachada La fachada de Web Submission se compone de múltiples secciones. Antes de iniciar sesión en Web Submission, están disponibles las siguientes secciones: Inicio de sesión y registro (en la página 6) Buscar (véase "Función de búsqueda" en la página 19) Catálogo (en la página 17) Tras iniciar sesión con éxito en Web Submission, se muestran las secciones adicionales siguientes: Info usuario (en la página 8) Carrito de la compra (en la página 18) Mi Menú (en la página 12) Es posible que el Catálogo ofrezca artículos adicionales para los usuarios que hayan iniciado sesión Inicio de sesión y registro Inicio de sesión En la página de inicio de Web Submission puede iniciar sesión o registrarse. 6

15 2.1 Fachada de la página web > Secciones de fachada Si ya se ha registrado, basta con que escriba su Nombre de usuario y Contraseña para iniciar sesión. Registro Para registrarse, haga clic en Registro e introduzca sus datos de usuario: El nombre de usuario debe estar compuesto por al menos cinco caracteres. Sólo pueden usarse números (0-9), letras (a-z, A-Z) y los caracteres ".", "_", "-" y "@". Los campos obligatorios están marcados con un asterisco. Su proveedor determina qué datos son obligatorios. Escriba el código de verificación que aparece en el campo siguiente y haga clic en Enviar. Tras registrarse con éxito, recibirá un correo electrónico, y también lo recibirá si sus datos de registro deben ser comprobados por el administrador. Tras registrarse con éxito, recibirá un mensaje de correo electrónico con una contraseña aleatoria para que inicie sesión en Web Submission. En función de la 7

16 2.1 Fachada de la página web > Secciones de fachada configuración de su proveedor, puede iniciar sesión inmediatamente o debe esperar a que los nuevos datos de registro sean aceptados por el proveedor. A continuación, puede iniciar sesión con el Nombre de usuario elegido y la Contraseña que se le haya enviado. Restablecer contraseña Si ha olvidado su contraseña, puede hacer clic en Contraseña olvidada para restablecerla. Introduzca su Nombre de usuario y Dirección de correo electrónico para recibir una nueva contraseña por correo electrónico Cuadro informativo El cuadro informativo ofrece posibilidades de información adicional. : El icono Inicio permite volver a la página de inicio. : Haga clic en el icono Manual para abrir y/o descargara el manual del usuario de Web Submission. Se abrirá una nueva ventana del navegador con el manual de Web Submission en PDF. Se requiere un complemento de lectura de PDF para el navegador. : El icono Instalar permite descargar el controlador de impresora de Web Submission. Este icono puede no estar disponible en algunas configuraciones. : El icono Presupuesto proporciona un enlace al menú Presupuesto (en la página 11), si su proveedor tiene habilitado el pago con tarjeta de crédito. El presupuesto disponible se muestra junto al icono Info usuario Configuración general Idioma: Seleccione el idioma de pantalla deseado. Dirección de entrega: Elija una Dirección de entrega que se haya creado en Direcciones (en la página 10). 8

17 2.1 Fachada de la página web > Secciones de fachada Dirección de facturación: Elija una Dirección de facturación que se haya creado en Direcciones (en la página 10). Centro de coste: Elija un Centro de coste, si corresponde. Información general de documentos: Introduzca el número de filas que se mostrarán en una página de Información general de documentos. Información general de pedidos: Introduzca el número de filas que se mostrarán en una página de Información general de pedidos. Haga clic en Guardar para guardar la configuración Cambiar contraseña 1. Introduzca la contraseña anterior en el primer campo. 2. Introduzca la nueva contraseña en el segundo campo. 3. Vuelva a introducir la nueva contraseña en el tercer campo. 4. Haga clic en Cambiar contraseña. 5. Haga clic en Guardar para guardar la configuración. 9

18 2.1 Fachada de la página web > Secciones de fachada Datos personales 1. Introduzca o modifique sus datos personales; por ejemplo, Nombre, Departamento, Calle/Nº, Código postal, Ciudad, Estado, País, Correo-e, Teléfono y Fax. 2. Haga clic en Guardar para guardar la nueva configuración Direcciones Puede crear nuevas direcciones, además de modificar y eliminar las existentes. Crear direcciones 1. Empiece por seleccionar un tipo de dirección. Puede elegir entre Dirección de entrega o Dirección de facturación. 2. Rellene la información correspondiente. 3. Haga clic en Guardar para guardar la configuración. 4. Para añadir otra dirección, haga clic en Haga clic aquí para mostrar los campos de una nueva dirección. Modificar direcciones 1. Haga clic en la línea que desea modificar. 2. Sobrescriba el contenido con los nuevos datos. 3. Haga clic en Guardar para guardar la configuración. 10

19 2.1 Fachada de la página web > Secciones de fachada Eliminar direcciones 1. Haga clic en en la columna Eliminar de la línea correspondiente de la tabla. 2. Haga clic en Guardar para guardar la configuración Presupuesto El menú Presupuesto sólo aparece activado si el proveedor de impresión tiene activada la opción Pago en línea. Para utilizar este medio de pago, es necesario disponer de una cuenta propia con el proveedor de pago en línea correspondiente. Con Web Submission es posible utilizar PayPal y WorldPay. En función del proveedor de impresión, se pone a disposición del usuario ninguna, una de ellas o ambas. Información del presupuesto: Muestra el Saldo actual y el último cambio del presupuesto que se ha producido. Haga clic en el botón Actualizar para actualizar los datos. Últimas recargas del presupuesto: Muestra una lista con las recargas del presupuesto más recientes, e incluye datos como Fecha, Proveedor/Operador y la Cantidad que se recargó en el presupuesto. Recarga de presupuesto: Haga clic en este botón para recargar su presupuesto. A continuación, introduzca un Importe en efectivo. El importe mínimo y el importe máximo (por día) los determina el proveedor. Si hay varios proveedores de pago en línea disponibles, puede elegir el que desea utilizar. Haga clic en Siguiente para continuar. El siguiente paso le dirige a las páginas web de pago del proveedor de pago en línea. En ellas, debe iniciar sesión para recargar su 11

20 2.1 Fachada de la página web > Secciones de fachada presupuesto. Tras concluir la recarga de presupuesto, se le redirigirá de nuevo a Web Submission Mi Menú Documentos En este menú encontrará todos los documentos que ya ha cargado 12

21 2.1 Fachada de la página web > Secciones de fachada los archivos utilizados en uno de los pedidos terminados que se enviaron al operador por correo electrónico, FTP, servicio de entrega o personalmente. En el primer cuadro de la sección Mis documentos encontrará información general: Se mostrará el porcentaje de Espacio utilizado en relación con el espacio máximo permitido para la carga de archivos. El Tamaño máximo de archivo permitido Los Tipos de archivo permitidos, es decir, los formatos de archivo que puede cargar en el menú Mis documentos. Debajo, encontrará el botón Cargar. Cargar documentos 1. Haga clic en el botón Cargar y navegue hasta el archivo deseado. 2. Seleccione el archivo deseado. 3. En la ventana de selección de archivos, haga clic en Abrir para iniciar automáticamente la carga. El segundo cuadro contiene una tabla que enumera todos los archivos cargados. Estos archivos están disponibles automáticamente cuando crea un nuevo pedido. Los documentos cargados se enumeran junto con la siguiente información: Nombre del documento, una Vista previa (si está disponible), Tamaño, número de Páginas y Fecha de carga. Puede ordenar la tabla mediante el cuadro de selección del 13

22 2.1 Fachada de la página web > Secciones de fachada encabezado. Para cada opción de clasificación, puede utilizar el símbolo de flecha para cambiar el orden de descendente a ascendente, y viceversa. Haciendo clic en el Nombre de un documento que se proporciona como hipervínculo, puede abrir o guardar el documento correspondiente. Para seleccionar un documento, haga clic en la columna en la que se muestra. Para anular la seleccionar un documento, haga clic en él de nuevo. Para eliminar un documento, selecciónelo primero y luego haga clic en el botón Eliminar. Al hacer clic en Eliminar, se abrirá una ventana emergente. En ella se muestran el Nombre del archivo y el Tamaño del archivo. Aquí puede elegir si desea eliminar el Archivo original, la Vista previa PDF, el Archivo original y la Vista previa PDF, o si desea optar por una Eliminación permanente (archivos y registro de base de datos). Su proveedor puede decidir mostrar estos archivos en el Catálogo, de manera que todavía se puedan añadir a nuevos pedidos. Sin embargo, ya no podrá descargar ni abrir los archivos eliminados en el menú Documentos. Para confirmar la eliminación, haga clic en Eliminar archivo. Si decide no eliminar nada, haga clic en Volver a la información general para anular la eliminación. 14

23 2.1 Fachada de la página web > Secciones de fachada Pedidos activos En este menú encontrará todos los pedidos que ha enviado pero que aún no han finalizado. Puede ver el Nombre del pedido, el Estado del pedido y la Fecha y hora en que se envió el pedido al operador. El cuadro de selección en el encabezado le permite ordenar la lista por Nombre, Estado o Fecha. Para cada opción de clasificación, puede utilizar el símbolo de flecha para cambiar el orden de descendente a ascendente, y viceversa. Para buscar un pedido, haga clic en el símbolo de filtro. A continuación se mostrará la ventana emergente Opciones de filtro, en la que puede introducir sus criterios de búsqueda por Nombre o por Fecha. Después. seleccione la opción de búsqueda O o Y y haga clic en el botón Filtro para iniciar la búsqueda. Sólo se mostrarán los Pedidos activos que coincidan con sus criterios de búsqueda. Elimine el filtro con Quitar filtro y actualice la lista con el símbolo Actualizar. Haga clic en Eliminar para eliminar los pedidos seleccionados. Se abrirá una ventana de confirmación en la que puede confirmar que desea eliminar los pedidos seleccionados o cancelar la eliminación y volver a la lista de pedidos activos. Estado del pedido Hasta que el operador recibe su pedido, el primer estado del pedido normalmente es Creación del pedido completada, Pedido sin revisar. Cuando el operador procesa el pedido, le asigna el estado correspondiente. El estado podría ser, por ejemplo, 15

24 2.1 Fachada de la página web > Secciones de fachada Recibido, Revisado, Aceptado, Impreso, En entrega, etc. Siempre puede comprobar el estado actual de sus pedidos en el menú Pedidos activos. Cuando el operador tiene que hacer cambios al pedido, el estado del pedido se establece en Aprobación solicitada. En este caso, se tienen que confirmar o rechazar los cambios en el pedido para que éste siga procesándose. Envíe su decisión al operador haciendo clic en el hipervínculo Aprobación solicitada. Se abrirá una ventana emergente en la que podrá tomar la decisión y comentarla. Para confirmar los cambios, haga clic en Confirmar cambios en pedido; para rechazarlos, haga clic en Rechazar cambios en pedido. El estado del pedido cambia a Aprobado o El cliente rechazó la aprobación, respectivamente. Una tercera opción consiste en hacer clic en Volver a la información general de pedidos para postergar la decisión Historial de pedidos Una vez finalizado, el pedido se coloca automáticamente en su menú Historial de pedidos. Puede ordenar los pedidos por Nombre o Fecha del trabajo. Para cada opción de clasificación, puede utilizar el símbolo de flecha para cambiar el orden de descendente a ascendente, y viceversa. Para buscar un pedido, haga clic en el símbolo de filtro. A continuación se mostrará la ventana emergente Opciones de filtro, en la que puede introducir sus criterios de búsqueda por Nombre o por Fecha. Después. seleccione la opción de búsqueda O o Y y haga clic en el botón Filtro para iniciar la búsqueda. Sólo se mostrarán los Pedidos activos que coincidan con sus criterios de búsqueda. Elimine el filtro con Quitar filtro y actualice la lista con el símbolo Actualizar. El símbolo de Vista previa PDF le permite abrir el archivo o guardarlo donde desee. Si desea ver los detalles del pedido, es decir, los datos que ha introducido en el perfil del pedido, haga clic en el símbolo Detalles. Reimprimir un pedido Si desea volver a imprimir un pedido, haga clic en Reimprimir. Su pedido se enviará inmediatamente a su Carrito de la compra. 16

25 2.1 Fachada de la página web > Secciones de fachada Catálogo El Catálogo contiene las diferentes categorías de productos. Haga clic en una categoría para mostrar en la sección principal los productos de esta categoría. Aquí, puede navegar y seleccionar los productos que desea comprar. Un producto se selecciona o se deselecciona haciendo clic una vez en la línea correspondiente. Puede ordenar los contenidos de una categoría utilizando el cuadro de selección de la esquina superior derecha. Utilice el icono de flecha para cambiar entre orden descendente y ascendente. Los datos de la tabla variarán dependiendo del producto. Pueden mostrarse los datos siguientes: una vista previa de la primera página del elemento (si está disponible), el Nombre del elemento. el precio de la compra. el Número de páginas (número total de páginas y número de páginas en color). un icono que indica el formato del trabajo de impresión, por ejemplo el símbolo de PDF. los detallesdel producto o del trabajo de impresión. Haga clic en detalles para mostrar los detalles del precio del elemento seleccionado. El botón Comprar inicia un nuevo pedido. Para obtener información más detallada sobre los tipos de producto y la creación de pedidos, consulte el capítulo Cómo realizar pedidos (en la página 28). 17

26 2.1 Fachada de la página web > Secciones de fachada Carrito de la compra En el encabezado del Carrito de la compra se muestra el número total de pedidos que contiene. Además, el Carrito de la compra enumera cada pedido con su nombre, el número de copias, el precio individual y el total de elementos. Hay dos botones que le permiten vaciar el carrito o continuar para pagar en caja. Si desea eliminar un elemento del Carrito de la compra, haga clic en la cruz [X] que hay junto al precio del pedido en cuestión. Haga clic en Carrito vacío para cancelar todos los pedidos. Haga clic en Pagar en caja para finalizar su pedido. Al hacer clic en Pagar en caja, se inicia el procedimiento de pago con una vista general de todos los pedidos. 18

27 2.1 Fachada de la página web > Secciones de fachada Función de búsqueda Puede buscar elementos en una de las secciones: Pedidos, Documentos, Catálogo o en Todas las secciones. Introduzca sus criterios de búsqueda en: Guardado después: muestra únicamente los elementos guardados después de la fecha seleccionada Guardado antes: muestra únicamente los elementos guardados antes de la fecha seleccionada Nombre del trabajo: sólo muestra los elementos cuyo nombre coincide con el introducido en el campo correspondiente Buscar en: con este cuadro de selección puede definir dónde se realizará la búsqueda. Las opciones disponibles son Catálogo, Documentos, Pedidos o Todos. También se puede utilizar el * (asterisco) para realizar una búsqueda con caracteres comodín. De forma predeterminada, la búsqueda se lleva a cabo utilizando el operador de búsqueda O. Si desea aplicar el operador de búsqueda Y, haga clic en el botón de radio que hay junto a Y. Haga clic en el botón Filtro para llevar a cabo la búsqueda. Los resultados se muestran en la sección principal. 19

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29 Carga de archivos 3

30 3.1 Carga de archivos > Posibilidades de carga 3.1 Posibilidades de carga Hay tres maneras de cargar archivos al servidor de Web Submission: 1. Cargar archivos PDF o PostScript (PS) Para crear estos archivos se necesita Adobe Acrobat u otra aplicación adecuada. 2. Cargar archivos nativos Tenga en cuenta que la carga de archivos nativos sólo es posible si su proveedor la ha habilitado. De lo contrario, sólo se podrán cargar archivos PDF o PostScript. 3. Utilizar el controlador de impresora de Web Submission Permite imprimir directamente desde una aplicación. Los archivos se convierten automáticamente a PDF. No se admiten archivos PDF cifrados con contraseña Al cargar mediante el controlador de impresora de Web Submission documentos en PDF de tipo de papel mixto que contienen páginas apaisadas, asegúrese de que están activadas las dos opciones de PDF Rotar automáticamente y centrar y Elegir origen de papel según tamaño de página PDF en el diálogo de Imprimir de Adobe Cargar en el menú Documentos En el menú Documentos puede cargar archivos desde el disco local, una unidad flash USB, etc. Dependiendo de los Tipos de archivo permitidos, puede cargar Todos los documentos nativos, sólo Archivos PDF-/ PostScripto Documentos de impresión en gran formato (una lista de los tipos de archivos permitidos definida por el proveedor). 1. Elija el menú Documentos. 2. Haga clic en el botón Cargar para seleccionar el archivo deseado. 3. Localice el archivo y haga clic en Abrir. 4. Si el tipo de archivo está permitido, el archivo se cargará automáticamente en su lista de documentos. Si su proveedor no permite la carga de ese tipo de archivo, se mostrará un error. El archivo cargado pasará a estar automáticamente disponible al crear un nuevo pedido con un perfil de trabajo Cargar mientras se crea un pedido En el primer paso de un perfil de trabajo, se pueden cargar archivos desde el disco local, una unidad flash USB, etc. 1. Haga clic en el menú Perfiles de Trabajo del Catálogo para mostrar todos los perfiles de trabajo disponibles. 22

31 3.1 Carga de archivos > Posibilidades de carga 2. Haga clic en Iniciar para elegir un perfil de trabajo. Con ello se abre la primera página del ticket de trabajo correspondiente. 3. Seleccione la opción Pedido con archivos como Tipo de pedido. 4. Introduzca un Nombre del pedido en la sección Selección y ordenación de archivos. 5. Haga clic en el botón Cargar y navegue hasta el archivo deseado. 6. Seleccione el archivo deseado y haga clic en Abrir. 7. El archivo se cargará automáticamente. El mensaje Carga de archivo satisfactoria confirma el éxito de la acción. El archivo se muestra en la lista siguiente para que pueda Añadir el archivo al pedido. Además, el archivo pasa a estar automáticamente disponible en la lista Documentos Cargar con controlador de impresora de Web Submission El controlador de impresora de Web Submission permite cargar y procesar formatos comunes de documento. Estos formatos de documento son, por ejemplo, documentos de Microsoft Office, Adobe Creative Suite o QuarkExpress. La impresora de Web Submission convierte los distintos formatos de archivo a un archivo PDF comprimido y lo carga automáticamente en el servidor de Web Submission. Su proveedor puede distribuir el controlador de impresora por correo electrónico, o usted puede simplemente descargarlo utilizando un hipervínculo (que le proporcionará y habilitará el proveedor/administrador de Web Submission): Inicie sesión en la página web de Web Submission y vaya a Documentos. Haga clic en el hipervínculo (Descargar el controlador de impresora de Web Submission). o bien, Elija entre guardar el archivo de instalación del controlador MSI en su disco duro local o ejecutarlo localmente, elija ejecutar el archivo de instalación del controlador MSI inmediatamente. Siga las instrucciones durante la rutina de instalación para instalar el controlador de impresora de Web Submission. Tras instalarlo con éxito, el controlador de impresora estará disponible en el menú de impresoras de Windows. Puede utilizar esta impresora desde sus aplicaciones para imprimir documentos en Web Submission. Siga estos pasos para convertir y cargar un archivo en el servidor de Web Submission: Abra el archivo que desea cargar con las aplicación asociada (por ejemplo, abra un archivo *.doc con MS Word u Open Office Writer). Inicie el proceso de impresión como es habitual en la aplicación correspondiente. Elija la impresora de Web Submission para imprimir el archivo. Al imprimir un documento con la impresora de Web Submission, se abrirá una ventana que muestra el progreso de la creación del PDF. El controlador de impresora genera en 23

32 3.1 Carga de archivos > Posibilidades de carga segundo plano una vista previa del documento. Más tarde, puede revisar y aceptar la vista previa en PDF, seguir adelante con el archivo creado o eliminarlo. Después, aparecerá la pantalla de inicio de sesión de PW Web Submission si todavía no ha iniciado sesión. En este caso, introduzca sus credenciales. Cuando haya iniciado sesión, se mostrará el archivo cargado. Ahora puede Crear un nuevo pedido inmediatamente, ir al menú Documentos o Eliminar el archivo. También puede abrir la vista previa del documento Preparación Dependiendo de la configuración del proveedor, es posible que se le muestren los resultados de la preparación, ya sea mientras está utilizando la impresora de Web Submission o mientras está creando un nuevo pedido desde la página web de Web Submission. Si esta comprobación previa detecta algún problema (por ejemplo, con fuentes, colores o gráficos), los posibles problemas se mostrarán en la siguiente ventana emergente. Esto también podría suceder si el documento superase el número máximo o mínimo de páginas que su proveedor permite. En función de la configuración de su proveedor, tal vez pueda continuar cargando el documento en cualquier caso o cancelar el trabajo hasta que realice los cambios necesarios. 24

33 3.1 Carga de archivos > Posibilidades de carga En el siguiente ejemplo se muestran los errores de preparación tras cargar en la página de Web Submission. 25

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35 Procesamiento de pedidos 4

36 4.1 Procesamiento de pedidos > Cómo realizar pedidos 4.1 Cómo realizar pedidos Para iniciar un nuevo pedido, puede elegir una de las siguientes categorías del Catálogo: Perfiles de trabajo Los perfiles de trabajo se utilizan para los pedidos normales de trabajos de impresión. Perfiles de trabajo con ticket de trabajo y envío de documento Perfiles de trabajo con ticket de trabajo sin envío de documento Trabajos VDP (trabajos de impresión de datos variables) En esta categoría puede elegir una plantilla que se rellenará con los propios datos de usted. Los datos para cada registro de datos pueden introducirse manualmente o proporcionarse en un archivo de datos. Los trabajos de impresión de datos variables con ticket de trabajo y campos de datos son trabajos en los que usted introduce manualmente sus datos durante la creación del pedido. Los trabajos de impresión de datos variables con ticket de trabajo y un archivo de datos son trabajos para los que usted proporciona un archivo que contiene sus datos, por ejemplo un archivo.csv con los datos de dirección de varios clientes. Productos fijos Como su nombre indica, estos productos no pueden personalizarse. Sólo puede añadirlos a un pedido en la cantidad que desee. Productos fijos, como libros predefinidos con configuración fija. Cualquier otro producto fijo (artículos que no son de impresión), por ejemplo tazas de café. Reimpresión de pedidos También puede crear nuevos pedidos en el menú Historial de pedidos (en la página 16): Reimpresiones de trabajos de solicitados previamente. La disponibilidad y el contenido de las categorías VDP y Productos fijos, citadas más arriba, dependen de su proveedor. Este manual del usuario describe todas las categorías que su proveedor puede poner a su disposición. 28

37 4.1 Procesamiento de pedidos > Cómo realizar pedidos Paso 1: Seleccionar un perfil de trabajo Los perfiles de trabajo simplifican la creación de pedidos. Si utiliza un perfil de trabajo, aparecerán en el ticket de trabajo las opciones de acabado necesarias para el tipo de trabajo seleccionado. Hay cinco perfiles de trabajo estándar: Trabajo avanzado Folleto Doble cara Una cara. LFP (Impresión en gran formato) El perfil de trabajo Trabajo avanzado sirve para trabajos que no se pueden procesar con los perfiles de trabajo estándar. En este perfil de trabajo avanzado tiene acceso a todas las opciones del ticket de trabajo disponibles para Web Submission. El perfil LFP (impresión en gran formato) puede utilizarse para impresiones en gran formato que utilicen tipos y tamaños de papel especiales, distintos de los tamaños estándar como A4, A3, carta, etc. Su proveedor puede personalizar los tickets de trabajo. No obstante, este manual describe todas las opciones que pueden ponerse a disposición en un ticket de trabajo. Los campos obligatorios están marcados con un asterisco. Su proveedor decide qué campos de datos son obligatorios 29

38 4.1 Procesamiento de pedidos > Cómo realizar pedidos Realizar pedidos con perfiles de trabajo Seleccione Perfiles de Trabajo en el menú Catálogo para mostrar todos los perfiles de trabajo disponibles. Haga clic en el botón Iniciar del perfil de trabajo deseado. Se abrirá inmediatamente el ticket de trabajo correspondiente si ya ha iniciado una sesión. En caso contrario, el sistema le pedirá que introduzca su nombre de usuario y contraseña para continuar Paso 2: Tipo de pedido Una vez que haya seleccionado un perfil de trabajo, se le preguntará si quiere hacer un pedido con o sin archivo. Encontrará más información sobre los distintos tipos de pedidos en los siguientes capítulos Paso 3: Pedido con archivo(s) (véase "Paso 3: Para Pedido con archivos" en la página 32) y Paso 3: Pedido sin archivo(s) (véase "Paso 3: Para pedido sin archivo(s)" en la página 31). Para crear un pedido con archivo(s), haga clic en Sí. Para crear un pedido sin archivo(s), haga clic en No. 30

39 4.1 Procesamiento de pedidos > Cómo realizar pedidos Paso 3: Para pedido sin archivo(s) Un pedido sin archivo es un pedido en el que usted no envía un archivo o archivos junto con el trabajo. En lugar de eso, envía su archivo o archivos por separado de su pedido de trabajo, mediante correo electrónico, FTP u otros medios. Sólo proporciona el nombre y los datos de su archivo. Con la ayuda de estos datos, su proveedor puede identificar correctamente su archivo o archivos y realizar un cálculo de precio preliminar Selección y clasificación de archivos - sin archivo(s) En esta página, rellene los siguientes datos: Nombre del trabajo de impresión: Este es el nombre con el que se gestionará su trabajo. Conviene elegir un nombre que no se confunda con otros. No es necesario que este nombre sea idéntico al nombre de archivo que proporcionará más abajo. Tipo de entrega: Puesto que no va a entregar ningún archivo junto con su pedido, debe informar al operador de cómo desea enviar el archivo. o Correo-e o FTP o Personalmente o Servicio de entrega Comentario: Utilice este campo para proporcionar información adicional. Nombre de archivo: El nombre del archivo que desea imprimir. Asegúrese de escribir el nombre exacto del archivo, para que su proveedor de servicios pueda asignar claramente su archivo al pedido correspondiente. Tamaño de papel: Seleccione el tamaño de papel para su trabajo. Póngase en contacto con su proveedor si el tamaño que necesita no está disponible. Número de páginas: (Total/Color): Introduzca el número total de páginas de su trabajo, y el número de páginas que se imprimirán en color. Esto permite a su proveedor imprimir en modo B/N las páginas que no son en color, y así ahorrar costes. Asegúrese de introducir los números correctos para evitar posibles dudas a su proveedor. Haga clic en Añadir para añadir el archivo a su pedido. Una vez añadido el archivo, se mostrará una tabla con el nombre y el número de páginas de cada archivo añadido. 31

40 4.1 Procesamiento de pedidos > Cómo realizar pedidos Para eliminar un archivo de la lista, haga clic en el botón Eliminar, en la columna derecha. Los siguientes parámetros los configura su proveedor. o Tipos de archivos permitidos: Los tipos de archivo que puede utilizar para su pedido. o Máximo de archivos permitidos por pedido: El número de archivos que se proporcionan con un único pedido puede ser ilimitado o estar restringido a un solo archivo. Para continuar con la configuración y las opciones del trabajo, haga clic en Siguiente. Para volver al paso anterior, haga clic en Atrás. Para cancelar su pedido, haga clic en Eliminar pedido Paso 3: Para Pedido con archivos Un pedido con archivo(s) es un pedido en el que usted adjunta los archivos oportunos al crear el pedido. Los archivos pueden cargarse al crear el pedido o pueden añadirse de los archivos ya cargados de la sección Mis documentos (véase "Mi Menú" en la página 12) Selección y clasificación de archivos - sin archivo(s) En esta página, rellene los siguientes datos: Nombre del trabajo de impresión: Este es el nombre con el que se gestionará su trabajo. Conviene elegir un nombre 32

41 4.1 Procesamiento de pedidos > Cómo realizar pedidos que no se confunda con otros. No es necesario que este nombre sea idéntico al nombre de archivo que proporcionará más abajo. Los siguientes parámetros los configura su proveedor. o Espacio utilizado: El espacio utilizado y máximo que puede utilizar para cargar archivos. o Tamaño máximo de archivo permitido: Tamaño máximo que se permite para cada archivo que se cargará. o Tipos de archivos permitidos: Los tipos de archivo que puede utilizar para su pedido. Cargar: Haga clic en Cargar para abrir una ventana del explorador y navegar hasta el archivo que desea cargar. El archivo que seleccione se añadirá a la tabla que aparece más abajo. Cuando la carga se haya completado, se mostrará una miniatura de la primera página del documento. La tabla que aparece más abajo muestra los detalles de todos los documentos que usted ha cargado. Utilice la casilla de selección para ordenar los documentos por Nombre, Vista previa, Tamaño o Páginas. Puede abrir, ver o guardar cualquier archivo que se muestre como hipervínculo. o Haga clic en el botón Añadir para seleccionar un archivo y añadirlo a su pedido. Puede añadir varios archivos a un pedido si el proveedor ha activado esta opción. o Haga clic en el botón Eliminar para eliminar un archivo de su pedido. Para ir al paso siguiente, haga clic en Siguiente. Para volver al paso anterior, haga clic en Atrás. Para cancelar su pedido, haga clic en Eliminar pedido. Cargar con impresora de Web Submission Este controlador de impresora permite cargar y procesar formatos comunes de documento. Estos formatos de documento son, por ejemplo, documentos de Microsoft Office, Adobe Creative Suite o QuarkExpress. La impresora convierte los distintos formatos de archivo en un archivo PDF comprimido y lo carga automáticamente en el servidor de Web Submission. Si su proveedor lo habilita, puede descargar el controlador de la impresora de Web Submission en el menú Documentos (en la página 12). Para utilizar el controlador de impresora de Web Submission, abra el archivo que desea cargar con su aplicación asociada. Utilice la opción de impresión de la aplicación y elija el controlador de impresión de Web Submission. El archivo se convertirá automáticamente a PDF y se añadirá a la lista de documentos. Esta ficha se explica detalladamente en el capítulo Posibilidades de carga (en la página 22). 33

42 4.1 Procesamiento de pedidos > Cómo realizar pedidos Comprobación previa Si su proveedor la habilita, se ejecutará una comprobación previa en el archivo o los archivos cargados. Su proveedor determina los requisitos que debe cumplir cada archivo. Durante la comprobación previa se comprueba cada archivo para verificar que cumple los requisitos de diseño, compresión, resolución, etc. Por último, se genera un PDF como vista previa del archivo cargado. Si hay un desvío respecto a los requisitos especificados por su proveedor, se mostrará un mensaje. Hay dos tipos de mensajes. Advertencia: Puede elegir si desea cargar otro archivo o si desea ignorar el mensaje y continuar con el procesamiento del pedido. Error: Si los errores imposibilitan imprimir el archivo, se mostrará un mensaje de error. En caso de errores graves se le pedirá que cargue otro archivo. Para ir al Resultado de preparación, haga clic en Sí. Para volver a la selección de archivos, haga clic en No. 34

43 4.1 Procesamiento de pedidos > Cómo realizar pedidos Resultados de preparación Esta página muestra una descripción detallada de los errores ocurridos durante la comprobación previa. Puede abrir cualquier sección que contenga mensajes de error y examinar los mensajes en detalle. Para continuar con la configuración y las opciones del trabajo, haga clic en Siguiente. Para cargar otro archivo, haga clic en Atrás. Para cancelar su pedido, haga clic en Eliminar pedido Paso 4: Configuración y opciones del trabajo En esta página puede modificar la configuración general de su trabajo y añadir opciones de pedido adicionales. Los ajustes y las opciones son iguales para los pedidos con archivo(s) o sin archivo(s). 35

44 4.1 Procesamiento de pedidos > Cómo realizar pedidos En lo alto de la página se muestra información básica sobre su trabajo. Número de copias: Muestra el número de copias que se imprimirán. Puede cambiar este valor de acuerdo con sus necesidades. Total/Páginas en color: Muestra el número total de páginas de su archivo, y el número de páginas que se imprimirán en color. Si ha introducido los nombres de múltiples archivos, se mostrará el total de todos los archivos. Estos valores se actualizan automáticamente. Coste: Aquí se calcula y se muestra el precio total de su pedido, a partir del número de páginas y de los ajustes que seleccione en esta página. Este valor se actualiza automáticamente. Haga clic en este botón para mostrar la información detallada del coste de su pedido La página se divide en varias secciones: Configuración general de trabajos Opciones de impresora Opciones de acabado Servicios adicionales Datos personales A continuación se describen detalladamente dichas secciones. Configuración general de trabajos Centro de coste estándar: El centro de costes en el que normalmente se contabilizarán sus trabajos. Esta función puede ser deshabilitada por su proveedor. Carpeta del repositorio\-: Aquí puede especificar dónde se almacenará su archivo en la biblioteca. Opciones de impresora Las opciones de configuración elegidas son válidas para: Seleccione el archivo para el que son válidas las opciones de configuración. Si selecciona Todos, las opciones de configuración serán válidas para todos los archivos. Esta configuración sólo se muestra si ha añadido archivos múltiples. Doble cara: o Una cara: imprime una cara en cada hoja de papel. o Borde largo: imprime a doble cara en cada hoja de papel, y la página se vuelve sobre su borde largo. 36

45 4.1 Procesamiento de pedidos > Cómo realizar pedidos o Borde corto: imprime a doble cara en cada hoja de papel, y la página se vuelve sobre su borde corto. Grapado: Seleccione dónde desea que se grape su trabajo. Taladrado: Seleccione dónde desea que se perfore su trabajo. Impresión en color: o Automáticamente: Se determinará automáticamente qué páginas se imprimen en color o en B/N. o Sólo B/N: Todas las páginas, incluidas las de color, se imprimirán sólo en B/N. o Sólo Color: Todas las páginas, incluidas las de B/N, se imprimirán sólo en modo color. Catálogo de papeles: o Archivo: Enumera los nombres de archivo y resume el número de páginas totales y de páginas en color. o Tipo de papel: Las propiedades del tipo de papel en el que se imprimirá su trabajo. La configuración predeterminada es Normal, 80g y Blanco; estos ajustes pueden cambiarse por separado. o Intervalo: El intervalo de páginas de su archivo o archivos que se imprimirán en el tipo de papel seleccionado. La configuración predeterminada es el documento completo. Puede añadir más intervalos de páginas si desea que algunas partes del documento se impriman en un papel diferente. Para añadir otro intervalo de páginas, haga clic en el botón +. Opciones de acabado: Las opciones posibles son Agrupar, Cortar, Plegar, Perforar, Encuadernación 37

46 4.1 Procesamiento de pedidos > Cómo realizar pedidos encolada y Encuadernación con anillas. No todas estas opciones están siempre disponibles. Las opciones las configura su proveedor. Comentario: Puede añadir un comentario adicional para dar más información, si es necesario. Servicios adicionales: Seleccione servicios o artículos adicionales. Todos los elementos que seleccione se muestran en la breve lista bajo el botón Agregar/Cambiar. En cada elemento puede modificar la cantidad. Para eliminar un elemento de la lista, haga clic en su botón Eliminar. o Artículo: Seleccione un artículo o servicio de la lista desplegable. Los artículos y servicios disponibles los configura su proveedor. o Coste por unidad: Muestra el precio del elemento seleccionado. o Agregar/Cambiar: Para añadir un elemento seleccionado a su pedido, haga clic en este botón. Datos personales: Los campos de esta sección aparecen ya rellenos con los datos que haya proporcionado en Info usuario - Datos personales (véase "Info usuario" en la página 8). Puede aplicar cambios o añadir información que falte. Para enviar su pedido al Carrito de la compra, haga clic en Finalizar. Para volver al paso anterior, haga clic en Atrás. Para cancelar su pedido, haga clic en Eliminar pedido Configuración especial para el perfil de trabajo Folleto El perfil de trabajo Folleto le permite crear cuadernillos. Con las siguientes opciones de impresora puede definir el diseño del cuadernillo terminado: Tamaño de cuadernillo finalizado: Esta opción se refiere al tamaño de página del cuadernillo terminado. Permite dos configuraciones: Normal A4/Ltr, configuración predeterminada, y Reducido A5/Stmt. Si la página no se va a reducir, deje la configuración predeterminada. Con la configuración predeterminada, un trabajo de cuadernillo de páginas A4/Ltr se imprimirá en hojas A3/Tabloid para obtener el tamaño final de cuadernillo A4/Ltr. Seleccione Reducido A5/Stmt. si el tamaño de página se va a reducir a A5/Stmt. Con la configuración Reducido A5/Stmt, las páginas de un trabajo de impresión en A4/Ltr se convertirán a A5/Stmt y se imprimirán en hojas de tamaño A4/Ltr para obtener un cuadernillo terminado de tamaño A5/Stmt. Imprimir en cubierta: La opción predeterminada es Sí. Si no desea imprimir en cubierta, cambie esta configuración a No. 38

47 4.1 Procesamiento de pedidos > Cómo realizar pedidos Insertar página en blanco: En los trabajos de cuadernillo, el número de páginas debe ser un múltiplo de cuatro. En caso de que el número de páginas de su documento no cumpla este requisito, se añadirán automáticamente al documento las páginas en blanco que sean necesarias para que el número total sea múltiplo de cuatro. Se añadirán al documento un máximo de tres páginas en blanco. Con los siguientes ajustes en el cuadro de selección puede especificar dónde se añadirán las páginas en blanco: o Dorso: Es la configuración predeterminada. Si hay que añadir páginas en blanco, se añadirán al final del documento. o Frontal: Si prefiere que las páginas en blanco se añadan al principio del documento, seleccione esta configuración. o Par desde dorso: Si selecciona esta configuración, la inserción de páginas en blanco se hará de la siguiente manera: la 1ª página en blanco se añadirá al final del documento; si hay que añadir una 2ª, se añadirá al principio del documento; si hay que añadir una 3ª, se añadirá al final del documento. o Par desde frontal: Si selecciona esta opción, la inserción de páginas en blanco se hará de la siguiente manera: la 1ª página en blanco se añadirá al principio del documento; si hay que añadir una 2ª, se añadirá al final del documento; si hay que añadir una 3ª, se añadirá al principio del documento. Si la opción Imprimir en cubierta está establecida como No, se añadirán al documento otras cuatro páginas en blanco adicionales: dos para la portada y dos para la contraportada. Grapado: La opción predeterminada es ninguno. Si desea que su cuadernillo se grape, seleccione aquí Grapado cuadernillo Autorización Si se requiere autorización, se analizará el trabajo de impresión para determinar el precio y/o el número de copias. Si algún valor es igual o superior al umbral establecido, se generará una solicitud de autorización que se enviará a la persona o personas responsables de concederla. Si el trabajo no se autoriza en un plazo establecido, será eliminado o se reanudará su procesamiento, dependiendo de la configuración. Para más información sobre la configuración exacta de su entorno, consulte a su proveedor. 39

48 4.1 Procesamiento de pedidos > Cómo realizar pedidos La vista del usuario final En el siguiente ejemplo, se ha enviado a Web Submission un trabajo de impresión de 19 páginas. El umbral es de 15 páginas por lo que, tras examinar la configuración del trabajo, se informa al usuario de que se requiere autorización para seguir adelante. El usuario puede modificar la configuración del trabajo o solicitar una autorización. Al hacer clic en Sí, la petición de aprobación se envía al usuario encargado de dar la autorización, y se informa al "propietario" del trabajo de impresión de que el trabajo está en pausa. Mientras está en pausa, el trabajo puede encontrarse en Pedidos activos. 40

49 4.1 Procesamiento de pedidos > Cómo realizar pedidos En cuanto el trabajo sea autorizado, el estado en Pedidos activos se modificará. Al mismo tiempo, un mensaje de correo electrónico notificará la autorización al usuario. Si la autorización se deniega, el trabajo se eliminará, y se enviará igualmente una notificación al usuario por correo electrónico. Si el usuario hace clic en Continuar en la lista de Pedidos activos, el trabajo se enviará al Carrito de la compra y podrá ser finalizado de la manera habitual. La vista del encargado de dar la autorización Si hay que autorizar un trabajo, el responsable de hacerlo es informado mediante una ventana emergente cliente o, si no ha iniciado sesión, mediante un correo electrónico con enlaces a la página de autorización. 41

50 4.1 Procesamiento de pedidos > Cómo realizar pedidos El responsable tiene tres opciones: Autorizar, Decidir más tarde y Denegar. Las acciones de Autorizar y Denegar son evidentes: permiten o deniegan el trabajo. Decidir más tarde pone el trabajo de impresión en pausa y lo mantiene en la lista de Trabajos no autorizados del responsable de dar la autorización en la Interfaz Client Web hasta que vuelve a ser examinado por el responsable, que puede autorizarlo o denegarlo Presupuesto Puede solicitar un presupuesto al operador de Web Submission. El operador puede entonces decidir si ofrece un presupuesto o rechaza la petición. En caso de que se elabore un presupuesto, se informa al usuario por correo electrónico, y éste puede decidir si lo acepta o lo rechaza. 42

51 4.1 Procesamiento de pedidos > Cómo realizar pedidos La solicitud de presupuesto se realiza introduciendo un texto en el campo de comentario del ticket de trabajo de Web Submission. Tras examinar el ticket de trabajo, un mensaje le informa de que el trabajo está en pausa en espera del presupuesto. 43

52 4.1 Procesamiento de pedidos > Cómo realizar pedidos Mientras está en pausa, el trabajo puede encontrarse en Pedidos activos. En cuanto un operador responda a la solicitud de presupuesto, recibirá un correo electrónico con los detalles de dicho presupuesto. El correo electrónico incluirá también dos enlaces que abren el diálogo de autorización, ya sea desde el servidor de uniflow o desde el servidor de Web Submission. Puede utilizarse cualquiera de los dos para autorizar el pedido. Elija el que resulte más accesible desde la red local. 44

53 4.1 Procesamiento de pedidos > Cómo realizar pedidos o bien, Con Aceptar o Denegar, el pedido se aceptará o se denegará, respectivamente, sobre la base del precio establecido en el presupuesto. Con Decidir más tarde, la ventana se cerrará y usted podrá hacer clic posteriormente, en cualquier momento, en el enlace. Una vez que el pedido ha sido autorizado/aceptado, el trabajo puede reanudarse en Pedidos activos. Haciendo clic en Continuar, el trabajo se envía al carrito de la compra y puede ser finalizado Paso 5: Confirmación de la creación del trabajo Este paso confirma que su trabajo se ha creado con éxito y se ha enviado al carrito de la compra. El carrito de la compra se actualiza automáticamente. Para volver al catálogo, haga clic en Volver a comprar Trabajos de impresión de datos variables La impresión de datos variables (VDP) es una forma de imprimir que permite al usuario suministrar sus propios datos para insertarlos en las plantillas genéricas de impresión. Para crear un trabajo de datos variables sólo tiene que elegir una de las plantillas suministradas por su proveedor y enviar sus propios datos para rellenar la plantilla. Los datos se combinarán con la plantilla para generar un trabajo de impresión que se enviará a la impresora. Al facilitar sus propios datos podrá crear trabajos de impresión individualizados que lleven su propio contenido personalizado en todas y cada una de las páginas. Podrá incluso hacer que el texto del cuerpo cambie en cada página, según el contenido del archivo de datos que cargue. Cada uno de estos trabajos se configura como una plantilla prediseñada que se conecta a un formulario web en el que puede introducir sus datos individuales y/o cargar un archivo de datos. Algunos ejemplos de estos trabajos de datos variables son tarjetas de visita, formularios para dietas, calendarios personalizados, etc. Encontrará estos trabajos de datos variables en el Catálogo. 45

54 4.1 Procesamiento de pedidos > Cómo realizar pedidos Hay dos formas de solicitar trabajos VDP, que se explican a continuación. Trabajos formados por un solo conjunto de datos Si desea individualizar su trabajo de impresión con un solo conjunto de datos, se recomienda suministrar sus datos a través de un formulario web. Este es el mejor modo de imprimir tarjetas de visita o artículos de escritorio personalizados. Usted introduce manualmente los datos en los campos de texto y, a continuación, los envía. El número de los campos de texto mostrados para entrada de datos y el etiquetado de los campos dependen del contenido de la plantilla que elija. Sólo se muestran los campos de texto necesarios para rellenar los datos variables necesarios. Se etiquetan de acuerdo con el nombre de los campos de datos de la plantilla. Para continuar con el pedido deberá rellenar cada uno de los campos de texto. Trabajos formados por varios conjuntos de datos La segunda forma de suministrar datos individuales es cargar un archivo de datos que contenga los datos en formato CSV. Es la opción recomendada para conseguir una verdadera variabilidad de impresión, pues cada campo puede presentar contenido diferente en cada página o en cada copia. Después de enviar el archivo de datos, se comprobará la coherencia de los datos. Si se produce un error, aparecerá el mensaje de error correspondiente. Entonces tendrá la posibilidad de corregir y de volver a enviar sus datos Ejemplos de impresión de datos variables Trabajos formados por un solo conjunto de datos El primer ejemplo muestra cómo crear una tarjeta de visita personalizada. Esta tarjeta de visita incluye un diseño preconfigurado y una serie de campos que deben rellenarse con datos individuales. 46

55 4.1 Procesamiento de pedidos > Cómo realizar pedidos Todos los campos de datos variables de este documento se indican con cuadros rojos. Las partes fijas del contenido no están marcadas. Cuando elija una plantilla como esta para pedir tarjetas de visita, debe proporcionar además los siguientes datos: Nombre del empleado Cargo del empleado Empresa Calle y número Código postal, población (y/o provincia) País Teléfono Fax Correo electrónico Página web Introduzca sus datos en el campo de texto correspondiente del formulario web. Una vez introducidos los datos, puede generar una vista previa del trabajo. Para cancelar un trabajo, haga clic en Eliminar pedido; para corregir un dato, haga clic en Atrás. Haciendo clic en Siguiente, su trabajo de impresión se enviará al carrito de la compra Trabajos formados por varios conjuntos de datos En este ejemplo veremos una tarjeta de invitación que se envía a múltiples destinatarios. Esta tarjeta incluye un bloque fijo de texto, un bloque fijo de remitente y una serie de campos que deben rellenarse con datos individuales. 47

56 4.1 Procesamiento de pedidos > Cómo realizar pedidos Los campos de datos variables que contienen los datos personales del destinatario se indican con cuadros rojos. Naturalmente, la personalización puede ampliarse incluyendo campos variables para duración del viaje, destino, nombre de la agencia de viajes, consejos, etc. Aquí el contenido del campo de dirección se organiza de forma distinta que en el ejemplo anterior. Los datos variables deben suministrarse del modo siguiente: Nombre Apellidos Encabezamiento Dirección (calle y número) Población-código postal (agrupados en un campo) Suponiendo que esta tarjeta se vaya a enviar a numerosos destinatarios, resultaría demasiado trabajoso introducir todos los datos manualmente a través de un formulario web y generar un trabajo de impresión para cada tarjeta. Por esta razón, puede suministrar un archivo de datos que contenga los datos variables de todos los destinatarios. Puede almacenar los datos en una base de datos o en una hoja de cálculo. De acuerdo con el modo en que los datos variables se organizan en nuestro ejemplo, la hoja de cálculo podría ser similar a esta: La primera fila contiene los nombres de los campos que se utilizan en la plantilla (mostrados en la primera imagen de este ejemplo). De este modo, los datos variables se asignarán correctamente a los campos de la plantilla. Los nombres de archivo se componen únicamente de caracteres imprimibles, tal como se define en el conjunto de caracteres US-ASCII. Las metafonías o los caracteres especiales no se permiten. A continuación encontrará un listado de todos los caracteres imprimibles US-ASCII: Wikipedia: caracteres imprimibles ASCII 48

57 4.1 Procesamiento de pedidos > Cómo realizar pedidos Para poder utilizar los datos en el trabajo de impresión, deberán convertirse al formato CSV (valores separados por comas). Esta conversión es muy sencilla a través de cualquier aplicación de hoja de cálculo haciendo clic en Guardar como... y eligiendo el formato de archivo CSV. En el formato CSV, los campos de datos de cada registro suelen ir separados por comas o tabulaciones. Sin embargo, con uniflow hay un amplio conjunto de caracteres que puede utilizar para delimitar sus campos de datos: Coma, Punto y coma ; Signo de dólar $ Almohadilla # Tecla Tab Podría suceder que uno o más de sus campos de datos contengan el carácter que usted ha definido como carácter de separación. En ese caso, el contenido de esos campos de datos debe meterse entre comillas dobles. El diagrama siguiente muestra los datos de dirección de la hoja de cálculo anterior transferidos a formato CSV. Los campos de datos se separan por coma. La dirección de la tercera línea también contiene una coma, por lo que debe ir entre comillas dobles. Observe también que no hay un espacio en blanco detrás de las comas. Cuando se envían los datos se genera un trabajo de impresión con cinco tarjetas postales, cada una de las cuales contendrá datos de un conjunto diferente. La individualización de su trabajo de impresión no se limita únicamente a unos pocos conjuntos de datos. Prácticamente no hay restricciones en cuanto al número de registros que se pueden procesar en un trabajo de impresión VDP. 49

58 4.1 Procesamiento de pedidos > Cómo realizar pedidos Cómo pedir trabajos VDP Para solicitar trabajos de impresión de datos variables se sigue casi el mismo procedimiento que para solicitar cualquier otro trabajo del catálogo. Sin embargo, si se selecciona para imprimir un documento en el que intervienen datos variables, deberá dar una serie de pasos adicionales. Estos pasos sirven para facilitar a la plantilla los datos variables. Una vez que ha seleccionado la plantilla VDP que se utilizará para su impresión, se le ofrecerán dos maneras de proporcionar sus datos: Cargar archivo CSV Introducir datos manualmente Elija la manera que prefiere, y luego haga clic en Siguiente para acceder al formulario correspondiente de Web Submission. 50

59 4.1 Procesamiento de pedidos > Cómo realizar pedidos Si el producto que desea pedir necesita una cantidad mínima de pedido, tendrá que introducir al menos esa cantidad en el campo Número de copias, en la página siguiente. De lo contrario, en el siguiente paso un mensaje le advertirá de que debe ajustar la cantidad. Cargar archivo CSV Elija primero el delimitador para sus datos. Luego haga clic en Cargar y navegue hasta el archivo que contiene los valores separados por un carácter. Si tiene los datos disponibles sólo como hoja de cálculo o base de datos, deberá convertirlos primero al formato CSV. Los archivos CSV sólo pueden guardar el texto sin formato de una hoja de cálculo. Cuando la hoja de cálculo se convierte al formato CSV se perderá todo el formato especial (colores, fuentes, etc.) y cualquier otro elemento. Por tanto, no conviene eliminar la hoja de cálculo original después de guardarla como archivo CSV. Sin embargo, estos elementos no serán necesarios para las plantillas VDP. Cuando cargue los datos, junto con la plantilla que elija, los validará el servidor de uniflow. Este paso es necesario para garantizar la integridad de los datos enviados. Cada dato que envíe se asociará con el marco de datos adecuado en la plantilla y, de este modo, se imprimirá en el lugar correcto. Si se detecta algún error en sus datos, se enviará un mensaje de error. Algunos de los errores más comunes son: No todos los campos de una fila contienen datos. Falta un valor separador. El valor separador aparece en algunos campos de datos sin comillas dobles. Los nombres de los campos de la primera línea no son totalmente correctos. 51

60 4.1 Procesamiento de pedidos > Cómo realizar pedidos Para corregir un error, corrija localmente su archivo CSV, y luego haga clic en el botón Cargar para cargar de nuevo el archivo correcto. Si no hay ningún error en sus datos, se creará automáticamente una vista previa de la primera página. Haga clic en Siguiente para continuar con el pedido. Introducir datos manualmente Este formulario muestra todos los campos de datos variables que se han incluido en la plantilla. Si sólo desea suministrar un conjunto de datos, puede utilizar estos campos de texto, por ejemplo, si desea solicitar tarjetas de visita o artículos de escritorio personalizados. Aquí puede introducir manualmente los datos variables. Para poder continuar con su pedido deberá rellenar todos los campos de texto que se muestran. No obstante, sólo se muestran los campos de texto que realmente son necesarios. 52

61 4.1 Procesamiento de pedidos > Cómo realizar pedidos Según la plantilla de VDP los campos pueden aparecer ya rellenos con datos predeterminados. Estos datos se pueden dejar como están o editarlos manualmente. A continuación se le presentará una vista previa que muestra un subconjunto de su trabajo de impresión a baja resolución. Cuando acepte la vista previa, haga clic en Siguiente. Su pedido se procesará entonces como cualquier otro. A continuación, el trabajo de impresión se generará a partir de la plantilla y los datos que haya facilitado y se añadirá automáticamente al Carrito de la compra. 53

62 4.1 Procesamiento de pedidos > Cómo realizar pedidos Cargar imagen Es posible tener una plantilla de VDP donde se defina una imagen para cargar. En este caso, la interfaz de usuario cambia directamente a la página Introducir datos manualmente. Para cargar la imagen, pulse el botón Cargar y seleccione el archivo de imagen. Puede utilizar el botón Generar vista previa para ver el resultado Productos fijos Los productos fijos pueden ser elementos de todo tipo, por ejemplo, trabajos predefinidos, como libros con configuraciones fijas o incluso artículos que no son de impresión, como bolígrafos, calendarios, tazas o cuadernos. 54

63 4.1 Procesamiento de pedidos > Cómo realizar pedidos Todos los productos fijos se pueden encontrar en el Catálogo. En la sección principal se muestran una imagen e información sobre los productos disponibles. Haga clic en Comprar para enviar el producto fijo en cuestión al Carrito de la compra. Una vez que haya enviado el producto fijo al Carrito de la compra, puede seguir comprando o pagar en caja. Haga clic en Pagar en caja en el Carrito de la compra, y pasará al proceso de Pago. Si desea información detallada sobre las posibilidades de pago, consulte el capítulo Pago (véase "Proceso de pago" en la página 58). La disponibilidad de los productos fijos depende de su proveedor. 55