SOLUCIONES DE TI ORIENTADAS AL CONOCIMIENTO, EL TRABAJO COLABORATIVO Y LA MOVILIDAD

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2 SOLUCIONES DE TI ORIENTADAS AL CONOCIMIENTO, EL TRABAJO COLABORATIVO Y LA MOVILIDAD

3 CATÓLICA DEL NORTE La Fundación Universitaria Católica del Norte es una universidad cien por ciento virtual, pionera en esta modalidad educativa en Colombia, que cuenta con cuatro carreras técnicas, cinco tecnológicas, ocho profesionales y seis de posgrado, además de diferentes cursos de extensión y formación para el trabajo y el desarrollo humano. Atiende en total alrededor de estudiantes en todo el territorio nacional. Es fruto de la visión y la proyección de la Diócesis de Santa Rosa de Osos, en el Norte de Antioquia. Fue fundada con Decreto Diocesano No. 28 de noviembre de 1996 y aprobado por la Resolución 1671 del 20 de mayo de 1997, del MEN.

4 CATÓLICA DEL NORTE

5 ESQUEMA INFRAESTRUCTURA TI Dirección Administrativa Gestión TI Contratos TI Planes de Acción y Apropiación TI Asignación Presupuestal Caracterización Proceso Mejoramiento Continuo / SGC Seguimiento a Indicadores Organigrama y funciones Grupos de Dirección Grupos Primarios Políticas Renovación y Actualización Proced. de Compras Proced. Dotación Equipos Data Center (Backbone) Campus Santa Rosa Oficinas Coltejer Data Center (Claro) Operación servicios TIC Sistemas de información, aplicativos, laboratorios y simuladores, bases de datos Almacenamiento Respaldo (backup) Servicios de Seguridad

6 PILARES DEL SENTIDO INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA Comprende la base de clientes, competencias, competidores, indicadores de crecimiento, así como los retos regulatorios del mercado y de la industria. Grado de centralización y organización; adaptabilidad y colaboración interna y con socios estratégicos. Comprende desde la cultura organizacional hasta la gobernabilidad, la productividad y la administración del cambio. Procesos que generan valor, los que soportar la institución y las necesidades de datos. Relación de los procesos de TI con los de la Institución. Entender y atender la alineación de las iniciativas y costos de TI con la estrategia.

7 INFRAESTRUCTURA Intranet Conectados Revista Virtual Correo Electrónico Biblioteca Virtual Intermodulos PBX. Administrada Simuladores y Laboratorios Web Alumnos, Docentes, Graduados, Administrativos Portal Móvil Relaciones y seguimiento a los prospectos, estudiantes, campañas, marketing, Ventas y servicios adaptados a roles. Sistema de Admón de Objeto De Aprendizaje (LMS) Biblioteca Cursos... Gestión de bases de datos Registro y Control de alumnos, Configuración Académica, Matriculas, Talento Humano Inscripción Admisión Matrículas Pagos Contabilidad, Nómina, Ppto.

8 SOLUCIONES DE COLABORACIÓN Servicios Herramientas Necesidades de las áreas y dependencias de trabajo Utilidades

9 SHAREPOINT SERVER Plataforma de colaboración empresarial que permite incrementar la productividad y administrar contenidos e información institucional mediante la interfaz familiar de Office Sitios Comunidades Componentes Contenido Capacidades de SharePoint Server Inteligencia Búsqueda

10 SHAREPOINT SERVER Soluciones a partir de componentes de SharePoint Server de acuerdo con las necesidades de la Fundación Universitaria Católica del Norte. Flujos de trabajo Red Social Corporativa Project Professional Búsquedas Office Web Apps Outlook InfoPath Visio Services

11 FLUJOS DE TRABAJO Un flujo de trabajo se define como el movimiento automatizado de documentos o elementos a través de una secuencia de acciones o tareas que están relacionadas con un proceso empresarial. Acciones y tareas Procesos Empresariales

12 METODOLOGÍA Procedimiento para la implementación de un flujo de trabajo. Toma de requerimientos con las áreas Diseño del flujogramaen Microsoft Visio Asignación de acciones y tareas a través de SharePoint Designer Publicación y capacitación

13 FLUJOS DE TRABAJO IMPLEMENTADOS Asesor Virtual Emprendimiento Herramienta de gestión para que la comunidad educativa de la Católica del Norte solicite asesoría gratuita en la formulación de su oportunidad de negocio, plan de negocio, implementación de la empresa y sobre aspectos específicos de fortalecimiento empresarial. El proceso abarca un contacto inicia, una sesión diagnóstica, sesiones e trabajo y sesión de cierre Solicitud de Subsidios de Estudio Le permite a los empleados de la institución hacer su gestión de subsidios de estudio para estudiar dentro de la misma universidad o en una institución externa. La solicitud es revisada por el jefe inmediata y el comité de subsidios, quienes son los que aprueba o desaprueban. El flujo permite adjuntar soportes Requerimientos - Comunicaciones Tener mayor control sobre los requerimientos que se hacen al área de comunicaciones. Asignar a los diferentes colaboradores del área para la ejecución de los requerimientos. Gastos de Viaje, Honorarios, Pagos Solicitud de gastos de viaje por parte de los empleados de la institución con aprobaciones por parte del jefe inmediato y de la Dirección Administrativa / Financiera. Gestión de pago de honorarios y facturas con posibilidad de adjuntar reportes.

14 COMPONENTES DE COLABORACIÓN Estados de los flujos de trabajo con Visio Services Formulario para Relación Gastos de Viaje en InfoPath Ver Ver

15 COMPONENTES DE COLABORACIÓN Indicadores de gestión de calidad a través de Access Web Services Integración entre Project Professional y SharePoint. Panel de Seguimiento. Ver Ver

16 RESULTADOS ANTES Falta de control y seguimiento al cumplimiento de tareas y tiempos de respuesta. DESPUÉS Control y seguimiento completo en tiempo real. Alto número de envío de correos electrónicos. Uso del correo para ejecución de tareas y recepción de notificaciones. Alta operatividad. Proceso totalmente automatizado.

17 INTELIGENCIA DE NEGOCIOS Es un ambicioso proyecto de alto impacto para la institución que viene trabajando la Dirección de Tecnología en el desarrollo de su plan de acción en el 2013 bajo la siguiente estrategia

18 INTELIGENCIA DE NEGOCIOS (BI) Flujo de tareas global en proyecto de Integration services Flujo de datos extracción de datos desde la BD de Academusoft

19 (BI) - POWER VIEW Power View permite una experiencia de exploración de datos, visualización y presentación interactiva que fomenta la elaboración intuitiva de informes. Gráficos creados a partir de una conexión de Power Pivot para Excel apuntando a la Bodega de datos Relación de Cogestores por Región y Municipio (UNIDOS). Ver Indicador de deserción programas universitarios. Ver Informe mensual de impresión. Ver Informe de Power View creado a partir del archivo de Power Pivot creado anteriormente y publicado en el sitio web de SharePoint

20 BENEFICIOS Y RESULTADOS ESPERADOS Obtener información de calidad para revisar las estrategias aplicadas a su proceso. Analizar desde todos los puntos de vista sobre los procesos comerciales, estrategias de mercadeo, posicionamiento de marca, como también conocer y medir el impacto de las mismas. Ahorro significativo de tiempo en la elaboración de informes manuales, fácil recolección de información, flexibilidad. Beneficios aplicación estrategia BI Permite analizar los parámetros que mas pueden afectar la satisfacción de los empleados (ausentismo laboral, incapacidades, contrataciones) Disponer de la información necesaria para tomar decisiones sin tener que invertir mucho tiempo y recursos en ello.

21 SOLUCIONES BASADAS EN DISPOSITIVOS MÓVILES El propósito es definir la estrategia de implementación de servicios educativos y comunicacionales para dispositivos móviles y estructurar sus respectivas bases de datos de acuerdo a la lógica de la institución.

22 PORTAL INSTITUCIONAL PARA DISPOSITIVOS MÓVILES Diseñado e implementado bajo el CMS SharePoint Server, con elementos dinámicos para: Visualización de programas destacados Publicación de Noticias Búsquedas Formularios de contacto El proyecto avanza con la adopción de implementación de una estrategia, estructura y métricas de versión web del sitio móvil de la Institución mediante la utilización de Google Analytics.

23 LABORATORIO USABILIDAD PORTAL MOVIL

24 OTRAS TÉCNICAS MOVILIDAD HTML5 Para este proyecto se utilizó la técnica de Diseño Web Adaptativo sobre la plataforma SharePoint 2010, mediante el uso de estructuras e imágenes fluidas que se consiguen adaptar el sitio al entorno del usuario, ya sea que lo abra desde un PC, Tablet o Smartphone.

25 BLACKBOARD MOBILE Para el acceso a los servicios de nuestra plataforma de gestión académica (LMS Blackboard Mobile): 1. Contenido general 2. Documentos de texto y presentaciones 3. Multimedia: audio y video 4. Anuncios y búsquedas 5. Blogs 6. Diarios y foros de discusión 7. Tareas y evaluaciones 8. Calificaciones.

26 APP INSTITUCIONAL Desarrollo e implementación de servicios móviles integrados a las plataformas ERP, LMS y CMS para ofrecer servicios tales como: Multiplataforma (iphone, ipad, teléfono y Tablet Android, BlackBerry, Windows Phone y HTML5 Web App) Integración con Redes Sociales Geolocalización, Códigos QR Contenido multimedia (audio, videos, fotos) Inscripciones Matriculas Pagos Calificaciones y certificaciones Alertas Eventos Notificaciones

27 CONCLUSIONES La función sustantiva de la infraestructura tecnológica en una institución de educación que oferta programas y servicios en la modalidad educativa virtual, cual es el caso de la Fundación Universitaria Católica del Norte, es soportar y garantizar los procesos misionales, administrativos y de bienestar a la comunidad universitaria. La Fundación Universitaria Católica del Norte, consciente de su compromiso y liderazgo en el uso de TIC en procesos edu-comunicativos, propicia la creación de nuevas soluciones de colaboración como elementos dinamizadores que oxigenan los procesos, favorecen la productividad y aportan a la construcción de nuevo conocimiento. Una solución de BI bien desarrollada e implementada bajo el marco del modelo adoptado por la Católica del Norte garantiza una transformación de datos en información, y la información en conocimiento, optimizando el proceso de toma de decisiones en todas las esferas institucionales. El contexto del desarrollo de servicios móviles aplicados a la educación superior, está dado por cambios tecnológicos y sociales que influyen en el nivel, estilo y tipo de aprendizaje de cada persona. En este sentido, es menester de las instituciones volcarse a imaginar posibilidades y soluciones a partir de estrategias de creatividad, desarrollo e innovación derivadas del uso y apropiación de las TIC.

28 PREGUNTAS Carlos Fernando Torres Velásquez Director de Tecnología GRACIAS! Certificado N SC

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