Historia de éxito de clientes SAP Technology Consulting / Banking Procurement Project. Partner de implementación

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1 Partner de implementación

2 Entidad bancaria europea Sector Banking Productos y servicios Procure to Pay P2P (Procesos de compra desde la compra estratégica a la verificación de facturas ) y gestión de inventario Web Soluciones y servicios SAP - SAP Sourcing - SAP Supplier Relationship Management (SAP SRM) - SAP MDM (Peticiones de compra por catálogo) - SAP Supplier Self Services (SAP SUS) - SAP ECC (Módulos de MM, PM y FM) - SAP Portal - SAP Business Intelligence (SAP BI actualización de reports) - Integración entre SAP y aplicativos móviles para la gestión de inventario - Impresión de QR y RFID codes en Zebra printers - Firma digital (Adobe Reader X + ADS Interactive)

3 Soluciones y servicios SAP Proyecto de implementación de un sistema de compras y gestión de inventario con el objetivo de : Alinear e integrar los procesos de compra e inventario del Banco y los distintos sistemas de gestión de los mismos, conforme al marco legal establecido por el Banco y siguiendo las recomendaciones realizadas por Auditorias Internas. Optimización de las actividades de compra del Banco poniendo foco en: Gestión de Contratos: Creación de un repositorio centralizado de Contratos e información de proveedores. Compras: Revisión y rediseño de procesos de compras con el objetivo de tener una gestión más efectiva y eficiente de las compras y se ayude a afrontar el incremento del número de operaciones. Gestión de Inventario: Reestructurar los procesos de inventario y mejorar el reporting financiero de activos e inventario.

4 Rediseño de los procesos de compra y los procesos de gestión de inventario El proyecto se realiza poniendo foco en tres áreas de gestión: Gestión del Cambio. Área funcional de sistema SAP a implementar. Área no-funcional de sistemas SAP (basis) expertos en instalaciones, soporte y metodología ITIL. Se pretende con este proyecto un cambio que afecte a sistemas, mejorando la automatización de tareas, procesos y gestión de los mismos; definición de tareas y perfiles a realizar las mismas, profesionalizando las actividades a realizar y definiendo un nivel de soporte adecuado a la organización; y la búsqueda de eficiencias provocada por la implementación del sistema y la definición de la nueva organización y procesos.

5 Parte clave del éxito del proyecto es la reestructuración organizativa con la centralización de procesos de contratación, compras operativas y gestión de inventarios, con el objetivo de afrontar de manera más eficiente los cambios en sistemas, procesos y el incremento del volumen de contrataciones y compras. Para los procesos de contratación pública se implementa un sistema de e- procurement (SAP Sourcing). Internamente, se da del mismo modo una mayor automatización de los procesos de compra y solicitud de compra, implementado herramientas de petición de compras electrónicas (peticiones de compras en portal de la empresa con soporte del sistema SAP SRM) y uso de catálogos de compras en las solicitudes internas de petición. Para la validación interna de los pedidos de compras se implementa firma digital en el formulario de compras generado por el sistema SAP. Se pasa a un enfoque de 4 way-macth. Comprobación de las facturas a pagar realizando una validación del Contrato-Pedido-Entrada de Mercancía-Factura. Eficienciando al máximo el control en el sistemas de todo el proceso de compras del Banco.

6 La entidad bancaria europea cuenta con un amplio número de empleados externos que dan soporte a las actividades diarias del Banco. Se maximiza la eficiencia en el proceso de registro de horas trabajadas con la implementación del sistema SAP Supplier Self Services (SAP SUS) en el que los empleados externos realizan el registro de las horas trabajadas, pasando a los responsables del Banco la validación de las horas imputadas. En los procesos de gestión de inventarios, se refuerza con la implementación del sistema el link y la consistencia entre los procesos de inventario físico y el reporting financiero del Banco. Con la implementación de la solución de gestión de inventario, se pasa a tener un único repositorio de toda la información a nivel de inventario del Banco. Se realizan las integraciones con los aplicativos móviles utilizados para la gestión de inventario y se implementan el uso de impresoras Zebra printers de QR y RFID codes.

7 SAP Souricng, SAP SRM (MDM), SAP SUS, SAP ERP, la opción mejor valorada La decisión de utilizar SAP en el proyecto P2P se debe principalmente a los siguientes motivos: Encaje de los requerimientos de negocio con la funcionalidad estándar ofrecida por los distintos sistemas, pudiéndose minimizar el número de desarrollos y la complejidad de los mismos a realizar en el proyecto. Alineación con las best-practices ofrecidas por los sistemas SAP en la redefinición de procesos. Integración natural entre los nuevos sistemas SAP implementados en el proyecto y el ERP SAP existente en el Banco. Alineación con la estrategia del departamento de sistemas de utilizar herramientas SAP. SAP Sourcing ha permitido a la oficina de compras del ECB la gestión de una compra como un proyecto en el que poder controlar las tareas, tiempos y ahorro de cada proceso.

8 de un mapa de sistemas complejo, donde de cada aplicación se busca la mayor eficiencia El proyecto Procure to Pay (P2P) ha contado con everis en la fase de diseño e implementación de la solución. El proyecto analizó diferentes soluciones a implementar, realizando varios prototipos de sistemas (SAP Sourcing, SAP SRM, SAP SUS, Firma Digital) que ayudaron a la definición y selección del escenario final a implementar. El proyecto tuvo una duración de 2 años y medio (Febrero 2012 Agosto 2014) en los que la entidad trabajó para mejorar sus procesos de compra y gestión de inventario; se definió una nueva estructura organizativa a nivel de compras de la empresa y se realizó la gestión del cambio dentro de la organización para implementarla. A la vez, se realizó la construcción de los sistemas SAP y la integración a la arquitectura existente de sistemas del Banco, buscando aprovechar al máximo la funcionalidad estándar de SAP.

9 de un mapa de sistemas complejo, donde de cada herramienta se busca la mayor eficiencia

10 SAP Sourcing, SAP SRM (MDM), SAP SUS Las soluciones implementadas en la entidad cliente consistieron en las siguientes tareas: Implantación de los procesos de negocio sobre las soluciones SAP Sourcing (Gestión de Proyectos, Licitaciones, Gestión de Contratos, Gestión de Proveedores, Reporting), SAP SRM (Creación de Solicitudes de Compra, Compra por Catálogo), SAP SUS (Registro de Hojas de Entrada de Servicios), SAP MM (Creación de Pedidos de compra, Procesos de Recepción de Mercancías y Verificación de Facturas) y SAP PM (Procesos de Gestión de Inventario). Además se realizaron desarrollos sobre los distintos sistemas SAP para adaptarse a los requerimientos no cubiertos por el estándar. Se realiza la integración con el SAP ERP del Banco, el Portal SAP, con el software de Mantenimiento del Banco y con los aplicativos móviles para la gestión de inventario. de Firma Digital en los pedidos de compra de SAP (Firma digital Adobe Reader X + ADS Interactive). Impresión de QR y RFID codes en Zebra printers.

11 Una alta variedad de cambios han sido introducidos con la implementación del proyecto P2P Se definen tres áreas en las que aplican los beneficios de la implementación realizada: a nivel de sistemas: Integración de los procesos de compras y contratación en un nuevo sistema (Planificación, monitorización y ejecución). Creación de un portal de compras para gestionar las licitaciones, comunicarse con proveedores y recibir la documentación del proceso. Uso de firma digital en procesos de aprobación de pedidos de compra. Integración de los datos en un único sistema (compras e inventario) a nivel de procesos: Refuerzo del 4 way-macth. Incremento en la trazabilidad y auditabilidad de los procesos. a nivel organizativo: Profesionalización de las actividades de compras. Creación de áreas de soporte en la organización a los nuevos procesos y sistemas. Centralización de actividades en roles específicos.

12 Maximización del ahorro en los procesos de compra impulsado por los software de gestión Mayor y mejor gestión de los procesos de compras de todas las áreas de la empresa con los softwares de las soluciones de SAP y Ariba. Incremento de la visibilidad de la información sobre proveedores, mejorar los procesos colaborativos con proveedores, mayor control y gestión de los costes en los procesos de compras, integración entre los procesos de compras estratégica (procesos de contratación) y compras operativas, simplificación de los procesos. Ariba Network como la mayor Web-based comunidad de comercio.

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