Fideicomiso de Fomento Minero: alentando la eficiencia operativa y las opciones de financiamiento del sector minero

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1 Historia de Éxito Servicios Financieros Fideicomiso de Fomento Minero Secretaría de Economía SAP Estudio de la Transformación del Negocio Productos de consumo masivo J. Macêdo Fideicomiso de Fomento Minero: alentando la eficiencia operativa y las opciones de financiamiento del sector minero

2 Fideicomiso de Fomento Minero Industria Servicios Financieros Soluciones y Servicios SAP SAP ERP, SAP CRN, SAP Banking, SAP BI Productos y Servicios Créditos, Capacitación y Asistencia Técnica para el sector minero y su cadena productiva Sitio Web Partner Advanced Consulting El Fideicomiso de Fomento Minero, FIFOMI, es una entidad paraestatal que se constituye como un instrumento del Gobierno Federal, coordinado por la Secretaría de Economía, a través de la Coordinación General de Minería; que promueve el fortalecimiento e integración del sector minero y su cadena productiva. Sus operaciones se rigen por la aplicación de la Ley Orgánica de la Administración Pública Federal, la Ley Federal de las Entidades Paraestatales, Ley Reglamentaria del Artículo 27 Constitucional en materia minera, y por la Ley de Instituciones de Crédito. Con el objetivo de modernizar la institución, ofrecer más seguridad a sus clientes y contar con información rápida y en línea, el FIFOMI puso en marcha un sistema integral conformado por diversos módulos de SAP y configurados de acuerdo a las necesidades de la Institución. 2

3 Fideicomiso de Fomento Minero: promoviendo el desarrollo de la minería nacional El Fideicomiso de Fomento Minero (FIFOMI) se encuentra sectorizado a la Secretaría de Economía, formando parte del Sistema Financiero Mexicano que brinda servicios de Financiamiento, Capacitación y Asistencia Técnica. El propósito de la institución es promover el desarrollo de la minería nacional, para lo cual define sus principales servicios como: Apoyo Técnico, tanto en Capacitación como en Asesoría, además del Financiero para pequeñas y medianas empresas y particulares, involucrados en cualquiera de las etapas del ciclo minero: explotación, beneficio, procesamiento, industrialización y comercialización, así como para los proveedores directos o indirectos de la industria, áreas consideradas estratégicas para el desarrollo social y económico de México. Los principales clientes del FIFOMI son las Instituciones Financieras, personas físicas con actividad empresarial y sociedades constituidas conforme a las leyes mexicanas, clasificadas preferentemente como micros, pequeñas y medianas empresas, cuya actividad está comprendida dentro del sector minero y su cadena productiva. FIFOMI ofrece financiamiento en forma directa y a través de su red de intermediarios financieros, como Banca Comercial, Organizaciones Auxiliares de Crédito, Sociedades de Objeto Limitado, Uniones de Crédito, Fondos de Fomento, entre otros. El objetivo principal del FIFOMI, es fomentar el desarrollo de la minería nacional, la generación de empleos e inversión mediante apoyos de capacitación, asistencia técnica y/o financiamiento a personas físicas y morales dedicadas a la exploración, explotación, beneficio, industrialización, comercialización y consumidoras de minerales y sus derivados, así como a los prestadores de servicios relacionados con el sector minero. Necesitábamos una buena calificación para poder entrar al mercado. Dentro del análisis que hacen las calificadoras un tema importante es la administración de riesgos, comprendiendo dentro de su alcance los riesgos tecnológicos. Las metas eran ambiciosas y había poco personal para cumplirlas. En este contexto fue que se meditó la posibilidad de adaptar un sistema que nos permitiese ser más eficientes en las operaciones. Ing. Alberto Ortiz Trillo, Director General, FIFOMI 3

4 Modernizar e innovar en busca de metas de financiamento más amplias Como resultado de la Planeación Estratégica , se plantearon nuevas metas que proponían incrementar los volúmenes de financiamiento con la idea de apoyar al sector minero. La meta era poder otorgar 12 mil millones de pesos al final del ejercicio El problema principal para cumplir con el objetivo era que la carga de trabajo era demasiado grande, y la institución no podía sumar más personal. Por ese motivo la respuesta estaba en encontrar un sistema que eficientara las actividades y que pudiera satisfacer todos los procesos prioritarios que tiene la institución como financiamiento, promoción, asistencia técnica y capacitación. La necesidad de modernizar e innovar en base a los programas de mejora de gestión se hizo presente en FIFOMI y en el marco de un nuevo proyecto, conocido como "Sistematización Integral", al cual se denominó SIFOMI, se fueron delineando los objetivos de la Institución: Mejorar el control interno y la eficiencia en la administración de la gestión de los procesos fundamentales (Capacitación, Asistencia Técnica y Financiamiento) y de los recursos humanos, financieros y materiales de FIFOMI. Mejorar la calidad y eficiencia en la entrega de los servicios que otorga FIFOMI. Facilitar la reducción de tiempos al hacer más eficientes los procesos administrativos, y permitir el aumento de los niveles de servicio, la calidad y la transparencia de los mismos. Instrumentar un mayor control y transparencia en las operaciones, capturando la información una sola vez y desde el origen Aumentar la disponibilidad, oportunidad y confiabilidad de la información para la toma de decisiones. Permitir la rendición de cuentas claras y transparentes mediante el acceso a información en línea por parte de los diferentes actores que interactúan con FIFOMI. Incrementar la disponibilidad, oportunidad, confiabilidad y seguridad de la información, al contar con una solución integral, moderna, modular y actualizable. Fortalecer, optimizar y estandarizar los procesos de control, monitoreo y supervisión de seguridad. Frente al reto que teníamos, uno de los cuestionamientos principales que nos hacíamos era Qué podíamos hacer para mejorar la capacidad operativa de la Institución, modernizar nuestra forma de trabajo y ofrecer un servicio más expedito a nuestros clientes? A partir de ahí se empezaron a analizar las posibilidades y se pensó en una herramienta que pudiera integrar toda la capacidad operativa de ERP y que incluyera la solución de un core bancario de forma natural, permitiendo llevar el control de todas las actividades crediticias de la Institución, desde su origen hasta su conclusión. Después de hacer un análisis pormenorizado de las herramientas disponibles, se concluyó que SAP era la solución que mejor se adaptaba a la forma de operar del FIFOMI, ya que contaba con un acoplamiento del Core Bancario de manera natural con el ERP. Ing. José Jaime Ramírez Orozco, Director del Proyecto, SIFOMI 4

5 Una herramienta para cumplir con todos los requerimientos Desde hace tiempo la institución venía analizando que sus competidores, es decir la banca de desarrollo y los bancos, estaban avanzado en soluciones integrales para dar respuesta a las operaciones de financiamiento mientras que FIFOMI operaba con soluciones hechas a medida, que implicaban que cada vez que surgía la necesidad de cambiar un módulo o el deseo de mejorarlo, la institución estaba obligada a empezar desde cero y formarlos. Uno de los retos de la institución fue encontrar una herramienta que pudiera cumplir con todos los requerimientos que tenía. FIFIOMI decidió buscar algo que pudiera hacer más operacionales las actividades diarias. Empezamos a ver diferentes opciones, entre ellas a SAP y en 2008 decidimos armar un grupo de trabajo conformado por la gente que conocía todos los procesos en los que estábamos trabajando: recursos materiales, finanzas, capacitación, apoyo técnico, etc. Con ellos empezamos a generar un Diagnóstico de la situación actual en materia de Sistemas de Información para medir que procesos estaban automatizados, cuales eran semi-automatizados y que procesos no tenían nada. Así logramos clarificar las necesidades reales de la Institución y emprender la búsqueda de una herramienta que pudiera cumplir con todos los requerimientos funcionales planteados, explica el Ing. Alberto Ortiz Trillo, Director General de FIFOMI Luego de este análisis interno, FIFOMI concluyó que SAP iba a ser el sistema que los ayudaría a modernizar la institución. Somos de las pocas entidades tanto a nivel privado como público que cambiamos todos los módulos con SAP. Con el ERP cubrimos todo lo que es Tesorería, Finanzas, Recursos Materiales, Cuentas por Pagar, Contabilidad, Presupuestos, RH, Administración de Personal, Evaluación de Desempeño, Nómina, Gastos de Viaje, con banking todas las actividades de financiamiento, con el CRM todas las necesidades de nuestros clientes y con BI toda la información que nos ayuda a tomar decisiones estratégicas". Ing. José Jaime Ramírez Orozco, Director del Proyecto, SIFOMI 5

6 Trabajo en equipo y con el compromiso de todos El haber vivido toda una etapa con otro sistema produce que el cambio cultural no sea fácil. Para FIFOMI era importante impulsar este cambio para mejorar los procesos, a través de la innovación. Y si bien no fue fácil montarse en la nueva herramienta porque es algo distinto a lo que estaban acostumbrados a utilizar, los beneficios son concretos y ya repercuten positivamente en toda la organización. El primer paso de esta nueva etapa fue la selección de la herramienta y adquisición del licenciamiento. FIFOMI analizó las soluciones que el mercado ofrecía y una vez que decidieron trabajar con una solución de SAP, eligieron al proveedor para realizar la implementación. La institución está terminando el proyecto, que es de gran magnitud, al cabo de dos años. Aun cuando muchos puntos que no habíamos considerado, se fueron integrando dentro del Proyecto y hubo muchas características que tuvimos que ir aprendiendo sobre la marcha, pero aun así creo que se ha podido concluir en un tiempo record, tomando en cuenta la dimensión del Proyecto., cuenta el Ingeniero José Jaime Ramirez Orozco FIFOMI se hará cargo completamente de la herramienta. Ya la parte del conocimiento ha sido transferido, y poco a poco están trabajando sobre las mejoras que se tienen que hacer. La institución lo define como un trabajo que se realizó por puntos. Primero, hubo un compromiso total por parte del Director General, quien fue el primer impulsor de proyecto. Otro punto importante fue el compromiso por la parte del equipo de trabajo. En FIFOMI se formó un equipo de trabajo de 35 personas al cual se fueron sumando más porque comenzaron a entusiasmarse con el proyecto y lo hicieron propio. Creo que las razones del éxito están en las personas. Primero, porque se logró involucrar a la gente y con un alto grado de motivación. La gerencia de proyecto logró armar un equipo muy profesional, donde participaba el directivo del proyecto, el consultor, los usuarios claves, y las otras áreas de la dirección, y cada 15 días nos reuníamos con una agenda clara con los temas pendientes. El seguimiento que se le dio también fue muy importante, porque de alguna manera manifestaba el involucramiento de la dirección y del área de dirección de la institución. El otro aspecto a resaltar es el de la consultoría. El consultor tenía acciones que iban mas allá de lo que tenía que hacer un consultor que recibe un honorario, también se involucraron y se entregaron al proyecto. Ing. Alberto Ortiz Trillo, Director General de FIFOMI 6

7 SAP BusinessObjects: transformando el proceso de toma de decisiones El proyecto SIFOMI está conformado por diversos módulos de SAP del ERP, configurados según las necesidades de la Institución: Finanzas, Presupuestos, Costos, Manejo de Materiales, Recursos Humanos, Viáticos, Tesorería, CRM, Banking, Portales Web y Bussiness Objects. Este proyecto, soportado en la tecnología del ERP, permite a la institución integrar los procesos y contar con mayor eficiencia en cada una de sus actividades. La modernización de la tecnología fue el paso necesario para llevar a cabo un cambio de cultura reactiva a cultura proactiva. El objetivo del proyecto SIFOMI es mejorar la capacidad operativa del FIFOMI, para responder al crecimiento en la demanda de servicios del sector minero, con procesos de negocio eficientes y transparentes, que permitan atender con oportunidad responsabilidades con clientes y entidades regulatorias y fiscalizadoras, a través de una plataforma informática moderna. Ing. José Jaime Ramírez Orozco, Director del Proyecto, SIFOMI. 7

8 Profesionalizar la parte administrativa e impulsar el mercado para poder competir El sistema está funcionando eficientemente y brinda a FIFOMI mucho más que el sistema anterior. La Institución ya ha registrado grandes beneficios. El cierre contable lo hacíamos al tercer o cuarto día hábil, donde concluíamos todos los registros. Y hoy por primera vez se pudo hacer al día siguiente., explica el CP Catalino Álvarez González Otro beneficio son los registros de los créditos, antes FIFOMI otorgaba el crédito y el mismo se registraba a la semana o las dos semanas y a veces ocurría que uno pagaba cuando se registraba. Una de las grandes ventajas hoy en día es que el crédito se registra en línea. Un caso representativo es el de un cliente que tuvo demoras en la obtención de un crédito, al cual se le entregó la solicitud, pero debido a algunos faltantes, en la solicitud la aprobación demoró. Si bien fue un caso excepcional, para nosotros ahora es de gran ayuda poder usar la herramienta pipeline para revisar en que parte del proceso se encuentra una solicitud. SAP es la principal herramienta de FIFOMI para profesionalizar la parte administrativa, impulsar el mercado y poder competir con los principales competidores, es decir, estar a la vanguardia y crecer en el futuro. Es una buena herramienta y nos va a dar ventajas competitivas respecto a nuestro sistema anterior, siendo ahora nuestra única herramienta administrativa que estamos usando, concluye el CP Catalino Álvarez González. Yo veo muchos cambios positivos, por ejemplo el trabajar en equipo siguiendo una serie de procesos relacionados, la gente que esta en el otorgamiento de créditos si no recibe el ok de insumos de gerencias regionales no puede seguir adelante. Otro punto que hemos obtenido es que estamos dando a nuestros clientes gran tranquilidad porque nos estamos modernizando y eso les da seguridad porque tienen facturación electrónica, un portal que envía por correo los estados de cuenta y el histórico de pagos y donde pueden consultar como si fuera un autoservicio. Ing. Alberto Ortiz Trillo, Director General, FIFOMI 8

9 Una apuesta a futuro Los beneficios siguen apareciendo y los resultados exitosos comienzan a observarse. A medida que todo se estabilice las mejoras irán llegando y la información se irá ensamblando en un sistema integrado. FIFOMI espera ser un referente en el uso de la tecnología para lograr eficiencias operativas en instituciones enfocadas al desarrollo de los sectores productivos del país. Necesitamos que más empresas mineras entren en la bolsa. Debemos crear las condiciones para que las pequeñas y medianas empresas mineras entren en una primera etapa al mercado de deuda y luego, en una segunda etapa, al mercado de capitales para poder emitir acciones. Todo eso la institución lo ha iniciado y tendrá que consolidarlo en el futuro. Crear programas para la emisión de deudas para las empresas mineras y crear esquemas de producción para que la bolsa mexicana de valores vea lo interesante y productivo que puede ser apoyar a las empresas mineras del país, afirma el Ing. Alberto Ortiz Trillo, Director General de FIFOMI. El trabajo en equipo mejoró muchísimo y hoy en día somos más institución, finaliza. 9

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