INFORMACIÓN SOBRE EL TRÁMITE O SERVICIO

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1 INFORMACIÓN SOBRE EL TRÁMITE O SERVICIO Nombre del trámite o servicio: Institución: Dependencia: Aplicación de depósitos bancarios a operaciones de crédito INVU Cobros-Unidad de Finanzas Dirección de la dependencia, sus sucursales y horarios: San José, Barrio Amón, Horario de 7:30 a.m. a 4:00 p.m. Licencia, autorización o permiso que se obtiene en el trámite o servicio: Requisitos Copia del depósito realizado enviado por el o la cliente(fax o correo electrónico) Aplicación de pago por depósito bancario a operaciones de crédito Fundamento Legal Publicación en La Gaceta N 156 del 16/08/2002 en cumplimiento de la Ley Si desea revisar leyes y decretos los puede encontrar en la página de la Procuraduría General de la República o si es alguna otra disposición o manual lo puede hacer en la página del Diario Oficial La Gaceta Plazo de resolución: Vigencia: Costo del trámite o servicio: Formulario(s) que se debe(n) presentar: Depende del tiempo que dure la empresa en la que labora la persona interesada en comunicar los pagos al INVU. No está reglamentado. Ninguna Ninguno Ninguno Oficina o Sucursal: Nombre: Funcionario Contacto Oficinas centrales, Edificio Jutsini. Edisson Zeledón cobros@invu.go.cr Teléfono: Fax: Notas:

2 INFORMACIÓN SOBRE EL TRÁMITE O SERVICIO Nombre del trámite o servicio: Institución: Dependencia: Dirección de la dependencia, sus sucursales y horarios: Licencia, autorización o permiso que se obtiene en el trámite o servicio: Requisitos 1) Presentarse a Unidad de Planillas de la empresa para la cual trabaja. 2) Firmar y completar boleta de autorización de deducción de salario. 3) Indicar el nombre de la empresa en la que labora y la actividad a la que ésta se dedica. 4) Fotocopia de la cédula de identidad 5) Autorización por escrito cuando se trate de aplicar deducción a un tercero Aplicación de deducción salarial (pagos por planilla) INVU Cobros-Unidad de Finanzas Oficinas Centrales, Edificio Jutsini, San José, Barrio Amón, Horario de 7:30 a.m. a 4:00 p.m. Inclusión en el Sistema de información de los pagos realizados por deducción salarial. Fundamento Legal Publicación en La Gaceta N 156 del 16/08/2002 en cumplimiento de la Ley Publicación en La Gaceta N 156 del 16/08/2002 en cumplimiento de la Ley Publicación en La Gaceta N 156 del 16/08/2002 en cumplimiento de la Ley Publicación en La Gaceta N 156 del 16/08/2002 en cumplimiento de la Ley Publicación en La Gaceta N 156 del 16/08/2002 en cumplimiento de la Ley Si desea revisar leyes y decretos los puede encontrar en la página de la Procuraduría General de la República o si es alguna otra disposición o manual lo puede hacer en la página del Diario Oficial La Gaceta Plazo de resolución: Vigencia: Costo del trámite o servicio: Formulario(s) que se debe(n) presentar: Depende del tiempo que dure la empresa en la que labora la persona interesada en comunicar los pagos al INVU. No está reglamentado. A voluntad de partes Ninguno Ninguno Funcionario Contacto

3 Oficina o Sucursal: Nombre: Oficinas centrales, Edificio Jutisini Sharon Zúñiga cobros@invu.go.cr Teléfono: Fax: Notas:

4 HOJA DE RUTA TRÁMITE O SERVICIO: Aplicación de deducciones de salario (pagos por deducción de planillas). DESCRIPCIÓN DE LA REFORMA: Automatización del trámite administrativo realizado en la función Cobros del INVU para la aplicación de deducción salarial, vía el desarrollo de un subsistema (o módulo) de información con la Contratación externa de servicios profesionales, lo que permitirá agilidad y confiabilidad de la información generada en los procesos de almacenamiento de datos, en la codificación, clasificación y aplicación financiera y contable de los pagos que realizan las y los Clientes del INVU por deducción de salario. FUENTE: La automatización del Sistema de Información Administrativo Financiero a nivel integral, es una necesidad sentida por el INVU y en ese contexto la División de Fiscalización Operativa y Evaluativa (Área de Fiscalización de Servicios Ambientales y de Energía) de la Contraloría General de la República, en el Informe DFOE-AE-IF , "Informe sobre Auditoría Financiera en el INVU", recomendó el desarrollo de un módulo de Cobros, que es sólo una parte de la Disposición 4.3 la cual se orienta al desarrollo y modernización del Sistema de información integral del INVU. PLAZO DE IMPLEMENTACION: IMPACTO: INICIO FINAL DURACIÓN Aplicación de deducciones de salario o 03/03/ /12/15 274,0 inclusión de deducciones de salario más eficientes, expeditas y exactas, debido al registro y procesamiento de transacciones en forma automática en lugar de hacerlo manual y caso por caso, lo que se traducirá en ahorro de tiempo y en una generación de información oportuna, confiable y actualizada en línea. LIDER: Lic. Gustavo Bogarín Fonseca (Unidad de Tecnología de Información) en consuno con el Lic. Luis Mora González, Encargado de Cobros de la Unidad de Finanzas. EQUIPO QUE ACOMPAÑA/PARTICIPA: 1) Director de Proyecto, 2) Jefe Departamento Administrativo Financiero, 3) Encargado de Cobros, 4)Encargado de Unidad de Adquisiciones y Contrataciones. 5) Encargado de Unidad de Tecnología de Información, 6) Equipo de trabajo externo como Profesionales Consultores en Tecnología de Información. PRÓXIMOS PASOS: Contratación de analistas de sistemas para la migración de los datos y los sistemas de información del INVU hacia un nuevo servidor, mediante el uso de un lenguaje que permita posteriormente el traslado hacia la plataforma Oracle y adquisición de nuevos equipos para la modernización del sistema integral a adquirir. REQUERIMIENTO EN RECURSOS: Recursos presupuestarios efectivos en la partida de Servicios de Gestión y Apoyo, subpartida Servicios Profesionales en Tecnología de Información, para la contratación de tres analistas, así como para la adquisición de Hardware adicional que se necesite con el nuevo Servidor.

5 HOJA DE RUTA TRÁMITE O SERVICIO: Aplicación de depósitos bancarios por concepto de pago de operaciones de crédito. DESCRIPCIÓN DE LA REFORMA: Automatización del trámite administrativo realizado en el área de Cobros para la aplicación de depósitos bancarios, vía el desarrollo de un subsistema (o módulo) de información con la Contratación externa de servicios profesionales, lo que permitirá agilidad y confiabilidad de la información generada en los procesos de almacenamiento de datos, en la codificación, clasificación y aplicación financiera y contable de los pagos que realizan los Clientes del INVU con depósitos en los bancos o bien por deducción de planillas. FUENTE: La automatización del Sistema de Información Administrativo Financiero a nivel integral, es una necesidad sentida por el INVU y en ese contexto la División de Fiscalización Operativa y Evaluativa (Área de Fiscalización de Servicios Ambientales y de Energía) de la Contraloría General de la República, en el Informe DFOE-AE-IF , "Informe sobre Auditoría Financiera en el INVU", recomendó el desarrollo de un módulo de Cobros, que es solo una parte de la Disposición 4.3 orientada al desarrollo y modernización del Sistema de información Integral del INVU. PLAZO DE IMPLEMENTACION: IMPACTO: INICIO FINAL DURACIÓN Aplicación de depósitos bancarios más 03/03/ /12/15 274,0 eficiente, expedito y exacto, debido al registro y procesamiento de transacciones en forma automática en lugar de hacerlo manual y caso por caso, lo que se traducirá en ahorro de tiempo y en una generación de información oportuna, confiable y actualizada en línea. LIDER: Lic. Gustavo Bogarín Fonseca (Unidad de Tecnología de Información) en consuno con el Lic. Luis Mora González, Encargado de Cobros de la Unidad de Finanzas. EQUIPO QUE ACOMPAÑA/PARTICIPA: 1) Director de Proyecto, 2) Jefe Departamento Administrativo Financiero, 3) Encargado de Cobros, 4)Encargado de Unidad de Adquisiciones y Contrataciones. 5) Encargado de Unidad de Tecnología de Información, 6) Equipo de trabajo externo PRÓXIMOS PASOS: Contratación de analistas de sistemas para la migración de los datos y los sistemas de información del INVU contenidos en el sistema AVIION hacia un nuevo servidor, mediante el uso de un lenguaje que permita posteriormente el traslado hacia la plataforma Oracle y adquisición de nuevos equipos para la modernización del Sistema Integral a adquirir. REQUERIMIENTO EN RECURSOS: Recursos presupuestarios efectivos en la partida de Servicios de Gestión y Apoyo, subpartida Servicios profesionales en Tecnología de Información, para la contratación de tres Analistas, así como para la adquisición de Hardware adicional que se necesite con el nuevo Servidor.

6 03/03 23/03 12/04 02/05 22/05 11/06 01/07 21/07 10/08 30/08 19/09 09/10 29/10 18/11 08/12 Planificador del proyecto AUTOMATIZACIÓN DE DOS TRÁMITES CON UN MÓDULO DE COBROS 1 2 No. ACTIVIDAD Responsable Fecha de inicio Fecha final DURACIÓN 1 CONTRATACIÓN DE SERVICIOS PROFESIONALES EXTERNOS EN TECNOLOGÍA DE INFORMACIÓN PARA EL DIAGNOSTICO Master María Lorena Alpízar, Gerente, Lic.Luis Barrantes Aguilar, Encargado de la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones, Lic. Gustavo Bogarín Fonseca, Encargado de la Unidad de T.I., Lic.Luis Mora, Encargado de Cobros. 03/03/ /06/ ,0 Porcentaje de avance 65% 100%

7 2 EVALUACIÓN Y MEJORA DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN DEL AVIION 3 4 PARA EVALUAR LOS RESULTADOS DE LA ÚLTIMA CONTRATACIÓN DE SERVICIOS EN SISTEMAS DE INFORMACIÓN. CONTRATACIÓN DE EMPRESA CONSULTORA PARA DESARROLLO DE MÓDULO DE COBROS Master María Lorena Alpízar, Gerente, Lic.Luis Barrantes Aguilar, Encargado de la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones, Lic. Gustavo Bogarín Fonseca, Encargado de la Unidad de T.I., Lic.Luis Mora, Encargado de Cobros. 03/03/ /06/ ,0 Master María Lorena Alpízar, Gerente, Lic.Luis Barrantes Aguilar, Encargado de la Unidad de Adquisiciones y Contrataciones, Lic. Gustavo Bogarín Fonseca, Encargado de la Unidad de T.I., Lic.Luis Mora, Encargado de Cobros. 03/03/ /06/ ,0 Master María Lorena Alpízar, Gerente, Lic.Luis Barrantes Aguilar, Encargado de Unidad de Adquisiciones y Contrataciones, Lic. Gustavo Bogarín Fonseca, Encargado Unidad de T. I., Lic. Luis Mora, Encargado de Cobros-Unidad de Finanzas. 01/07/ /10/ ,0

8 5 CONTRATACIÓN DEL DIRECTOR DEL PROYECTO DE AUTOMATIZACIÓN CON EL DESARROLLO DEL MÓDULO COBROS (Ejemplo: Inventario de trámites institucionales dirigidos a usuarios externos, Revisión y valoración de requisitos para identificar posibilidades de simplificación, Publicación de Trámites y Reguisitos actualizados en La Gaceta, Actualización de Catálogo Nacional de Trámites) Master María Lorena Alpízar, Gerente. 02/11/ /12/ ,0 7 OTRAS ACTIVIDADES PRO MEJORA REGULATORIA Comisión de Mejora Regulatoria Institucional integrada por: Susy Neyra, Jesús Castellón, Lidia Solís y Titulares Subordinados de los Centros de Costo ejecutores de los Trámites. 11/05/ /12/ ,0 100% 60%

9 8 COORDINACIÓN INTERINSTITUCIONAL PROYECTO DIGITALIZACIÓN DE TRÁMITES PREVIOS PARA PERMISOS DE CONSTRUCCIÓN Ing. Aura Yee Orozco, funcionaria de la Unidad de Fiscalización (Departamento de Programas Habitacionales) 15/06/ /12/ ,0 0% NOTA: Siempre será necesario hacer un ajuste en el gráfico para que se ajuste la fecha inicial de la primera barra al primer día del proyecto, para ello seguir los siguientes pasos: - La primera actividad en iniciar es la actividad 1 y para colocar dicha barra justo a la fecha de inicio del eje debemos obtener el valor numérico de su fecha de inicio. - El valor numérico se conoce haciendo clic derecho sobre la celda de la fecha de inicio de la actividad 1, allí elegir la opción Formato de celda y cambiar temporalmente la opción de Categoría a Número. Sin hacer clic en el botón Aceptar se puede observar en la sección Muestra que el valor numérico para esa fecha (por ejemplo 40544). Es necesario anotar ese número para colocarlo como valor de inicio en el gráfico, y luego cerrar el cuadro de diálogo. - Luego de cerrar el cuadro de diálogo Formato de celdas, se selecciona las etiquetas del eje horizontal dando clic derecho al eje para seleccionar la opción Dar formato a eje. Aparecerá el cuadro de diálogo Dar formato a eje y en la sección Mínima selecciona la opción Fija y coloca el valor numérico de la fecha de la actividad 1 que acabamos de obtener (en nuestro ejemplo es el valor 40544) y dar Aceptar e inmediatamente se ajusta la fecha de la barra horizontal al inicio del proyecto.

10 HOJA DE REPORTE DE AVANCES Aplicación de depósitos bancarios por concepto de pago de operaciones de crédito y, Aplicación de deducciones de salario (pagos por deducción de planilla) 15/12/2015 : CONTRATACIONES DE SERVICIOS PROFESIONALES EN T. I. PARA EL DESARROLLO DEL MÓDULO DE COBROS. TRÁMITE O SERVICIO FECHA DE CUMPLIMIENTO DE LA META:

11 DESCRIPCIÓN DE LA REFORMA: Automatización del trámite de aplicación de depósitos bancarios y de deducciones de salario, con el desarrollo de un Módulo o Subsistema de Información para Cobros, a desarrollar con la contratación de servicios Profesionales en Tecnología de Información. IMPACTO ESPERADO: La mejora tecnológica visualizada en el Plan de Mejora 2015, tendrá impacto directo en el Subsistema de Cobros, pero también, indirectamente en el Subsistema de Contabilidad, que efectúa el registro y aplicación contable de estos trámites, con claras ventajas para los clientes del INVU que pagan sus operaciones de crédito en el INVU por medio de depósitos bancarios o por deducción de salario, por ejemplo: mayor eficiencia en la ejecución de aplicación de depósitos de pagos por planilla, posibilidad de ingreso y registro de información en línea y mayor confiabilidad de la información sobre el estado de operaciones para el cliente. Sin

12 embargo, por la imposibilidad de desarrollar el módulo de cobros con el personal disponible, para el año 2015 solo se espera ejecutar el 100% de los procesos de contratación de servicios profesionales externos necesarios para esa finalidad.

13 INVU con profesionales externos especializados en el desarrollo de sistemas, dirigidos por el Encargado de la Unidad de T.I. ENTIDAD A CARGO: PERSONA CONTACTO: Lic. Gustavo Bogarín Fonseca (Unidad de T.I.) y Lic. Luis Barrantes Aguilar (Unidad de Aquisiciones y Contrataciones)

14 FECHA DEL REPORTE: ######### PORCENTAJE DE AVANCE: (Si se considera solo el Proyecto de automatización del INVU el porcentaje de avance sería superior al 80%, sin embargo el porcentaje de avance general es menor ya que el Proyecto promovido por el CFIA no ha sido presentado aún a la Comisión Interinstitucional) 65% AVANCE CUALITATIVO: De acuerdo con lo programado ( X ) Con riesgo de incumplimiento ( ) Atraso Crítico ( )

15 RESULTADO ESPERADO PARA ESTA FECHA Durante el año 2015 se esperaba haber ejecutado el 100% de todo el proceso de contratación de servicios profesionales necesarios para obtener el módulo de cobros y lograr un avance cercano al 20% en el desarrollo del módulo. El Plan de Mejora Regulatoria fue diseñado concretamente en función de la necesidad de automatización de los trámites de interés ejecutados en cobros (que es el fín último que se persigue. Sin embargo es importante tomar en cuenta que previo al desarrollo de este módulo es indispensable ejecutar varios procesos de contratación de servicios profesionales asociados directamente a este fín y otros procesos de contratación asociados al diagnóstico y modernización de todo el Sistema de información institucional del que obviamente es parte el subsistema de Cobros. Por lo tanto el mayor avance esperado es en ejecución de contrataciones de servicios profesionales externos. LOGROS OBTENIDOS A LA FECHA Por disposición número 4.3 de la Contraloría General de la República, emitida en el Informe DFOE-AE-IF fue necesario realizar acciones dirigidas a la modernización de todo el sistema integrado de información financiero contable, en lugar de solo el desarrollo de un módulo de cobros. Con esa disposición se solicitó al INVU "Desarrollar y poner en funcionamiento el sistema de información contable integrado, de manera que los módulos que lo conforman permitan el registro financiero contable de forma integrada. Este sistema deberá incorporar lo siguiente: a) Módulo de cobros que subsane las debilidades indicadas en los párrafos del 2.73 al 2.77; que emita reportes de antigüedad de saldos y tenga conectividad con los bancos para el depósito bancario automatizado, y (...)". En el cumplimiento de dicha disposición se tienen los siguientes logros: Diagnóstico de aplicaciones del Sistema AVIION, Compra de Servidores, contratación de expertos para la modernización y disminución del riesgo de los sistemas de información legados del INVU (en curso a la fecha de este reporte), Contratación de Profesional para apoyar la Unidad de T.I. y para dirigir el proyecto de modernización de sistemas, eliminación de equipo Compag Alpha ES40 y migración de bases de datos, Modernización de equipos y

16 actualización de bases de datos, actualización de Software de PC s existentes, automatización de algunos Auxiliares Contables (en curso a la fecha de este reporte). EXISTEN ALERTAS QUE REQUIERAN LA COLABORACIÓN DEL MEIC O DEL CONSEJO PRESIDENCIAL DE GOBIERNO? X SI NO CUÁL (ES)? Se debe considerar que el porcentaje de avance general del Plan de Mejora (65% según el Planificador) se ve afectado por la inclusión de un Proyecto de digitalización promovido por el CFIA, que por ser de resorte interinstitucional, el proceso de ejecución es participativo y no se ha logrado ningún avance pues el CFIA no ha definido ni presentado el proyecto del módulo que se espera desarrollar, por lo que se reporta un avance de cero, lo que baja el indicador de avance. SE ADJUNTAN DOCUMENTOS SOPORTE? X SI NO CUÁL (ES)? El Planificador, Hoja de ruta para cada trámite sujeto de mejora con el Proyecto del INVU, Hoja de perfil de cada trámite. CUÁL ES EL RESULTADO ESPERADO PARA DENTRO DE UN MES? Ejecutar el 100% de la contratación de 3 analistas de sistemas y dejar sentadas las bases para la migración a otro sistema compatible con Oracle

17 NOTA: Se debe adjuntar el "Planificador del proyecto" donde se demuestra el avance de las actividades y por ende el porcentaje de avance general de la reforma.