1.- Documento de licitación MINISTERIO DE HACIENDA Y ADMINISTRACIONES PÚBLICAS

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1 DE HACIENDA Y SUBSECRETARÍA DIRECCIÓN GENERAL DE RACIONALIZACIÓN Y CENTRALIZACIÓN DE LA CONTRATACIÓN INSTRUCCIONES PARA LA LICITACIÓN DE CONTRATOS BASADOS EN EL ACUERDO MARCO 1/2014 DE ADOPCIÓN DE TIPO DE SUMINISTRO DE MOBILIARIO DE OFICINA, DE LABORATORIO Y GERIÁTRICO De acuerdo con lo dispuesto en el TRLCSP, la adjudicación de contratos basados en los acuerdos marco que no tienen todos los términos definidos exige, en todo caso, la celebración de una nueva licitación. El Acuerdo Marco para la adopción de tipo de suministro de mobiliario de oficina, laboratorio y geriátrico (en adelante, AM 1/2014) no tiene todos los términos definidos por lo que, en todos los casos debe celebrarse una segunda licitación para adjudicar los contratos basados. Como consecuencia de lo anterior, el PCAP regulador del acuerdo marco prevé que corresponde a los organismos peticionarios del suministro, como conocedores de las concretas necesidades a satisfacer mediante el contrato basado, la realización de las actuaciones necesarias para la celebración de la segunda licitación. La adjudicación debe realizarse por la Dirección General de Racionalización y Centralización de la Contratación (en adelante, DGRCC) en su condición de órgano de contratación, a favor de la empresa que haya obtenido la mayor puntuación en la licitación que se realice. A efectos de la licitación de los contratos basados hay que diferenciar entre contratos sujetos a regulación armonizada (SARA) y contratos no sujetos a dicha regulación (no SARA). Son contratos SARA los contratos de suministro de valor estimado igual o superior a euros y contratos basados no SARA los de valor estimado inferior a euros, pudiendo variar este importe durante la ejecución del AM, como consecuencia de la actualización normativa periódica del mencionado valor estimado. Con el fin de resolver las posibles dudas sobre la tramitación de estos expedientes y facilitar la labor de los organismos peticionarios, se dictan las siguientes instrucciones: 1.- Documento de licitación La licitación debe ir precedida de la preparación de un documento de licitación en el que se establezcan los términos de la misma, que deberán ser siempre conformes con lo establecido en el acuerdo marco; en caso de contratos basados SARA, este documento deberá remitirse a la DGRCC antes de promover la licitación, para su informe. Deberá contener, al menos, los siguientes aspectos: C/ ALCALÁ, MADRID TEL:

2 a) Identificación del organismo peticionario. Designación del responsable del contrato Se indicará el organismo peticionario y se designará el responsable de seguimiento del contrato por parte del mismo. Se incluirán, además, los datos de identificación del órgano administrativo con competencias en materia de contabilidad pública, así como la identificación del órgano gestor y la unidad tramitadora, a efectos de presentación de las facturas. b) Necesidad e idoneidad del contrato a celebrar. Se cumplimentará en los términos establecidos en el artículo 22 TRLCSP c) Bienes objeto del suministro El documento de licitación describirá los bienes objeto del contrato basado, que deberán corresponder a los tipos contratables conforme se describen en los pliegos que rigen la contratación del AM 01/2014. Dado que en el acuerdo marco no existe un catálogo de bienes y a fin de concretar qué suministros están incluidos en el mismo, en Anexo I a las presentes instrucciones se relacionan los subtipos incluidos dentro de cada tipo de bienes. No están incluidos en el ámbito objetivo del acuerdo marco y, por tanto, no pueden adquirirse en ejecución del mismo los siguientes bienes: papeleras, paragüeros, percheros, jardineras, cortinas, estores, persianas, lámparas y similares, banderas, reposapiés, así como cualquier otro producto de naturaleza y finalidad distinta a los establecidos en los tipos del acuerdo marco como objeto del pliego. Sí podrán adquirirse a través del AM 01/2014, productos complementarios a los incluidos en los tipos objeto del AM. Se consideran productos complementarios aquéllos que compartan estructura y/o queden integrados con el producto principal, aportando ciertas funcionalidades adicionales pero sin alterar la naturaleza y finalidades propias de los bienes incluidos en el acuerdo marco, tales como: bandejas, reposacables, soportes para pantalla, mesas-atriles o similares. Se admite que los productos incluidos en el contrato basado estén diseñados para permitir una posterior incorporación de micrófonos, altavoces, pantallas de visualización de datos, traducción simultánea, teclados y elementos electrónicos similares. No obstante lo anterior, estos últimos productos no podrán adquirirse mediante peticiones que se realicen al amparo del AM 01/2014, sino a través de la vía que corresponda en cada caso (por ejemplo, petición a través del AM de adopción de tipo que correspondiera o tramitación del correspondiente contrato). En los tipos 3, 4, 5 y 6 se incluye un subtipo denominado instalaciones, de modo que se pueda incluir de forma desglosada el importe de las instalaciones necesarias para la puesta en servicio de los bienes que se adquieren. Dado que el objeto del AM es un suministro, no se podrán incluir en el contrato basado instalaciones que por su importancia técnica o económica supongan que el contrato basado deba calificarse como contrato de obras. 2

3 En caso de duda sobre si determinado bien se considera o no incluido en el AM, se realizará consulta a la dirección de correo electrónico: En el documento que rija la segunda licitación se deberá indicar el número de unidades de cada bien con indicación del subtipo a que corresponde y adjuntar las especificaciones técnicas mínimas que los productos deben tener. En los contratos basados podrán incluirse productos que estén englobados en distintos tipos en las siguientes circunstancias: I. En contratos no SARA: en todos los casos, siempre que las empresas a las que se solicite oferta hayan sido adjudicatarias de todos los tipos a los que correspondan los bienes requeridos. II. En contratos SARA: con carácter general se realizará un contrato basado por cada uno de los tipos incluidos en el AM d) Presupuesto de licitación (IVA, o impuesto equivalente excluido) del contrato basado, El sistema de determinación del precio será a tanto alzado. Los gastos transporte, montaje e instalación estarán siempre incluidos en el importe máximo del contrato. Se indicará la anualidad o anualidades a que se prevé imputar el gasto. Este dato deberá ser coherente con lo establecido en relación con el plazo o plazos parciales de entrega. e) Criterios de valoración: Los criterios de valoración que se aplicarán serán los decididos por el organismo peticionario de entre los previstos en la cláusula XVII, apartado 1.1 del PCAP del acuerdo marco y/o en la cláusula XI del citado PCAP. En cualquier caso, deberá valorarse el precio con una ponderación mínima del 51%. Los criterios de valoración de la cláusula XVII, además del precio son: calidad del producto características medioambientales, origen sostenible y/o trazabilidad de las maderas empleadas (en su caso), ergonomía y confort, flexibilidad y capacidad de adaptación al puesto de trabajo, modularidad, versatilidad y funcionalidad, diseño y estética, accesibilidad universal de las personas con discapacidad y adaptabilidad a las necesidades específicas de la Administración 3

4 El documento que regule la segunda licitación deberá concretar los aspectos y desglosar los sub-criterios que se tendrán en cuenta y la ponderación que se dará a cada uno En el caso de criterios de la cláusula XI, las ofertas formuladas por los licitadores en la segunda licitación deberán igualar o mejorar las ofertas realizadas por ellos mismos en el AM 01/2014 y para la valoración de los criterios se utilizarán las fórmulas incluidas en la citada cláusula. Únicamente se podrá modificar el umbral de saciedad en el criterio plazo de entrega. En el Anexo II a las presentes instrucciones, que podrá consultarse en la web CONECTA-CENTRALIZACIÓN se recogen los términos de las ofertas presentadas por cada empresa adjudicataria en cada tipo que serán siempre directamente aplicables, salvo que sean mejoradas en las ofertas que presenten en la licitación a los contratos basados, si el organismo peticionario ha incluido los criterios de la cláusula XI criterio de valoración. No podrán ser objeto de valoración criterios distintos a los anteriormente señalados, dado que no están previstos en el PCAP del acuerdo marco. f) Plazo de entrega de los bienes: El plazo de entrega de los bienes será el señalado por el contratista en la oferta de licitación al acuerdo marco, según consta en el Anexo II a las presentes instrucciones, salvo que se den alguno de los siguientes supuestos: Que el licitador no hubiera mejorado en su oferta al acuerdo marco el plazo previsto en la cláusula VII del acuerdo marco. En este caso, se aplicará el plazo de entrega previsto en la cláusula VII, es decir, sesenta días. Que el documento que rige la segunda licitación hubiera previsto como criterio de valoración la mejora del plazo de entrega ofertado en el acuerdo marco. En este supuesto, el plazo de entrega será el ofertado en la licitación del contrato basado. Cuando las características de la necesidad a satisfacer mediante el suministro del mobiliario previsto en el contrato basado, descrita según lo señalado en el apartado b) anterior, así lo exijan o hagan conveniente, podrá preverse la realización de entregar parciales. En todo caso esta previsión deberá constar en el documento que rige la segunda licitación que, además, recogerá cada uno de los plazos de entrega y los bienes correspondientes a cada una de ellas. En este caso, los plazos de entrega serán los fijados en dicho documento. Si se hubieran previsto entregas parciales, deberá tenerse en cuenta que será necesario proceder a la recepción formal de cada una de las entregas, así como proceder al abono del precio correspondiente a los bienes incluidos en las mismas, debiendo coincidir el precio pagado en cada entrega con el precio de los bienes efectivamente entregados. Asimismo, en los contratos basados con entregas parciales, deberá indicarse las anualidades con cargo a las cuales se efectuará la imputación del gasto. 4

5 g) Lugar de entrega de los bienes El documento que regula la segunda licitación deberá especificar el lugar de entrega de los bienes. En el caso de que sea en territorio nacional, de acuerdo con las cláusulas del acuerdo marco, el transporte y montaje están incluidos en el precio ofertado por los muebles. En caso de que la entrega de los bienes deba realizarse en el extranjero, esta indicación deberá contenerse en el documento que rige la segunda licitación; en la oferta de los licitadores al contrato basado deberá incluirse en una partida separada el precio ofertado para del transporte y montaje [que será objeto de valoración como parte del precio]. Además de lo anterior, el organismo peticionario deberá incluir en la petición que remita a la DGRCC el subtipo correspondiente a transporte y montaje en el extranjero, con el precio que hubiera ofertado el licitador propuesto como adjudicatario. h) Relación nominal y numerada de las empresas a las que se va a dirigir la invitación para presentar oferta. A este respecto, para realizar la solicitud de ofertas el organismo debe tener en cuenta dos aspectos del contrato basado: si el contrato basado es SARA o no SARA y el tipo de mobiliario que se incluye en el mismo. i. Si el contrato basado es SARA, deberá solicitarse oferta a todas las empresas parte del acuerdo marco que sean capaces para realizar el suministro del bien o bienes incluido en dicho contrato basado. Si el contrato basado es no SARA será suficiente que el organismo solicite oferta a tres empresas dentro de las capaces para realizar el suministro, justificándolo debidamente en el expediente, teniendo en cuenta la indicación del apartado ii siguiente. Para determinar qué empresas son capaces se estará a lo que se señala en el apartado ii siguiente. ii. El tipo de mobiliario incluido en el contrato basado: el organismo deberá solicitar oferta a las empresas parte del acuerdo marco que hayan sido adjudicatarias en los tipos que se correspondan con los bienes incluidos en el contrato basado. Adicionalmente, los organismos deberán tener en cuenta qué productos o subtipos dentro de los incluidos en el tipo son capaces de suministrar las empresas adjudicatarias, de forma que no tendrán que solicitar oferta a aquellas empresas que hayan manifestado no estar en posición de suministrar los subtipos que se requieran en un contrato basado en concreto. En el Anexo III a estas instrucciones, que podrá consultarse en la web CONECTA- CENTRALIZACIÓN, se relacionan las empresas que, siendo adjudicatarias del AM en un determinado tipo, sin embargo, no están en condiciones de suministran todos los 5

6 subtipos; asimismo, se indican los productos o subtipos que, dentro de dicho tipo, no pueden suministrar. Esto tampoco lo tenemos al final. Durante la vigencia del acuerdo marco, la DGRCC podrá requerir a los organismos para que, en determinadas circunstancias y para los contratos basados no SARA, soliciten ofertas a más de tres empresas. Este requerimiento surtirá efecto para contratos basados que no hubieran iniciado su tramitación a la fecha en que esta instrucción fuera trasladada a los organismos. 2.- Procedimiento de licitación Inicio del procedimiento. Cuando el contrato basado sea SARA, el organismo peticionario deberá remitir, con carácter previo al inicio del expediente, el documento de licitación para su aprobación por la DGRCC. El documento de licitación, que será remitido por correo electrónico a la dirección será analizado por la DGRCC quien fijará con el organismo peticionario los términos definitivos de la licitación, autorizando su celebración. Cuando el contrato basado sea no SARA, una vez elaborado el documento de licitación, el organismo peticionario podrá proceder al inicio del expediente, sin necesidad de recabar la autorización previa de la DGRCC, a la que se hace referencia en los párrafos anteriores Petición, recepción y contenido de ofertas. El organismo peticionario deberá solicitar oferta por un medio que permita la acreditación de la remisión de dicha solicitud. A este respecto, se utilizarán las direcciones de correo que figuran en el Anexo III a estas instrucciones y que podrá consultarse en la web CONECTA-CENTRALIZACIÓN. La solicitud de oferta se realizará mediante el modelo que se adjunta como Anexo nº IV y se remitirá a las adjudicatarias que proceda, según los casos, el mismo día. A la solicitud de ofertas, deberá acompañarse el documento de licitación, con los datos indicados en el apartado 1 letras a) a g). En caso de tratarse de un contrato SARA, este documento deberá haber sido aprobado por la DGRCC. Se concederá un plazo suficiente para presentar las ofertas teniendo en cuenta factores tales como la complejidad del objeto del contrato y de la documentación a aportar por las empresas. Dicho plazo será como mínimo de 5 días hábiles para contratos no SARA, y 10 días hábiles para contratos SARA. El organismo destinatario de los bienes podrá exigir la presentación de muestras o la realización de visitas al lugar donde se van a ubicar los bienes objeto de suministro, siempre que así se haga constar expresamente en el documento que regula la segunda licitación y que dicha exigencia al licitador sea proporcional con la naturaleza y/o importe del contrato basado.. Las ofertas se presentarán por los licitadores en sobre cerrado y en soporte papel y serán secretas hasta el momento de su apertura por parte del órgano que se designe a tal efecto. En el caso de que se incluyan criterios de valoración no evaluables mediante fórmula, las ofertas se presentarán en dos sobres, uno de los cuales incluirá la documentación para la valoración de los criterios evaluables mediante fórmulas (sobre nº 6

7 2) y el otro la documentación para la valoración de los criterios no evaluables mediante fórmulas (sobre nº 1). Las ofertas serán recibidas por el registro de la unidad o el órgano que las solicitó, que deberá certificar una vez finalizado el plazo de presentación de ofertas qué empresas han presentado oferta. Las ofertas de los licitadores se ajustarán al modelo que se acompaña como Anexo nº V y deberán contener, al menos: a) ficha técnica o descripción de los productos ofertados, que acredite el cumplimiento de los requisitos técnicos mínimos y, en su caso, de los criterios valorables. b) oferta realizada para cada uno de los criterios de valoración indicados en el documento de licitación. En el caso de existir criterios no valorables mediante fórmula, la documentación relativa a estos se presentará de forma separada y no incluirá referencias a la oferta económica. En su oferta, el licitador indicará el importe total sin IVA, con diferenciación del importe unitario sin IVA que corresponde a cada uno de los subtipos. Además expresará el tipo o tipos de IVA o equivalente aplicables, e importe total IVA, o impuestos equivalentes, incluidos. Cada empresa licitadora solo podrá presentar una única oferta por contrato basado objeto de licitación, no admitiéndose variantes Valoración de las ofertas. Con carácter previo a aplicar los criterios de valoración, el organismo peticionario deberá comprobar que los bienes ofertados por las licitadoras cumplen con los requisitos técnicos mínimos indicados en el documento de licitación. En caso de que alguna empresa ofertara bienes que no cumplieran con dichas especificaciones técnicas deberá ser excluida de la segunda licitación. Una vez realizada esta comprobación se realizará la valoración de las ofertas admitidas. La valoración se deberá realizar aplicando única y exclusivamente los criterios y sub-criterios que se hubieran previsto en el documento de licitación, no pudiendo dejar de aplicar ninguno. No se podrá otorgar una ponderación distinta o utilizar una fórmula de valoración distinta a la prevista en citado documento de valoración. Cuando sólo se hubiera aplicado el criterio precio, se propondrá la adjudicación a la oferta más barata. Cuando sólo se apliquen criterios evaluables mediante fórmula, se realizarán los cálculos previstos y se propondrá la adjudicación a la oferta mejor puntuada. Cuando se incluyan criterios no evaluables mediante fórmulas, su valoración deberá realizarla la unidad del organismo peticionario con conocimientos técnicos en la materia objeto de valoración. La puntuación de los criterios no evaluables mediante fórmula deberá estar suficientemente motivada desde el punto de vista técnico e incluir la puntuación asignada a cada oferta en cada sub-criterio. Una vez obtenida la valoración de criterios no evaluables mediante fórmula se abrirá el sobre con la oferta de criterios evaluables mediante fórmula y se valorarán los criterios evaluables mediante fórmula, 7

8 realizándose un informe resumen final en que se agregarán ambas puntuaciones y se obtendrá la oferta mejor valorada. El organismo peticionario deberá conservar la documentación acreditativa de la realización de todas las actuaciones y cumplimiento de lo establecido en estas instrucciones (en particular el contenido del documento que regula la segunda licitación, las invitaciones enviadas, contestaciones recibidas, las ofertas originales presentadas e informe de valoración) y aportarlo a requerimiento de la DGRCC. 3.- Petición de los bienes a la DGRCC Propuesta de adjudicación a la DGRCC Valoradas las proposiciones recibidas y admitidas y seleccionada la oferta más ventajosa, el organismo peticionario enviará a la DGRCC, electrónicamente a través de la aplicación CONECTA-CENTRALIZACIÓN, los siguientes documentos: a) Hoja de petición de bienes, que incluya el título del contrato y el plazo de entrega. Los bienes irán referenciados con el correspondiente código de subtipo y se incluirá el precio unitario de cada uno de ellos. b) Certificado firmado por el mismo responsable que firmó el documento de licitación, en el que se indicará: a) Denominación e importe del contrato basado b) Fecha en la que se cursaron las invitaciones. c) Relación nominal y numerada de los adjudicatarios del AM 01/14 a los que se invitó. d) Plazo de presentación de ofertas concedido. e) Fecha y registro en que se presentaron las ofertas. f) Fecha en la que se llevó a cabo el acto de apertura de las ofertas o, en caso de existir criterios no evaluables mediante fórmula, fechas en que se realizó la apertura de los dos sobres. g) Cuadro resumen de las puntuaciones asignadas, conforme al árbol de valoración contenido en el documento de licitación. En caso de que el único criterio sea el precio se relacionarán las empresas y el precio total ofertado, IVA excluido. h) Identificación de la empresa propuesta como adjudicataria del contrato basado Requerimiento de prestación de garantía al licitador propuesto como adjudicatario. La adjudicación de cada contrato basado exige la comprobación de que el adjudicatario ha prestado la correspondiente garantía. El AM prevé dos sistemas de prestación de garantía alternativos, dentro de los cuales cada adjudicatario del AM optará por el que considere oportuno: prestación de garantía definitiva por el 5% de cada contrato basado o bien prestación de garantía global en fase de adjudicación del AM por un importe a tanto alzado que depende de los tipos en los que el licitador haya resultado adjudicatario. Adjunto a este documento, se incorpora listado de empresas adjudicatarias y sistema de garantía por el que han optado. 8

9 Las actuaciones que deberá realizar el organismo peticionario en relación con la prestación de la garantía en fase de tramitación de cada contrato basado dependerán del sistema de prestación de garantía por el que haya optado cada adjudicatario en fase de adjudicación del AM. El organismo deberá verificar en el Anexo III a las presentes instrucciones si la empresa propuesta como adjudicataria ha optado por constituir garantía definitiva por cada contrato basado, o por el contrario ha optado por la prestación de garantía global. a) Si la empresa propuesta como adjudicataria del contrato basado hubiera optado por la prestación de garantía definitiva por cada contrato basado adjudicado, el organismo peticionario deberá remitir con la propuesta de adjudicación la constitución de garantía formalizada por la empresa propuesta como adjudicataria. La garantía deberá constituirse por importe igual al 5% del precio de adjudicación del contrato basado, IVA excluido, en cualquiera de las formas previstas en el TRLCSP a favor de la Dirección General de Racionalización y Centralización de la Contratación, NIF S F b) Si la empresa propuesta como adjudicataria del contrato basado hubiera optado por la prestación de garantía global, el organismo peticionario no deberá realizar actuación alguna en relación con la prestación de la garantía y corresponderá a la DGRCC el seguimiento de la suficiencia de la garantía global prestada a la vista de los importes de adjudicación de los contratos basados acumulados en fase de ejecución o en garantía Adjudicación del contrato basado. A la vista de la anterior documentación y una vez realizadas las comprobaciones oportunas, la DGRCC procederá a dictar acuerdo de adjudicación que será notificado a la contratista y al organismo peticionario a través de la aplicación CONECTA-CENTRALIZACIÓN. 18 de marzo de

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