FLUJOGRAMAS DE LOS PROCESOS CLAVE

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1 FLUJOGRAMAS DE LOS PROCESOS CLAVE Servicio de Gestión Económica 1

2 Elaboración del Presupuesto Preparación escenario presupuestario Gerencia Petición información a unidades sobre normativa Propuestas de financiación de las unidades Previsión ingresos generales Previsión ingresos finalistas Revisión interna de normativa Datos de personal (cap. 1) Gastos fijos (cap.2) Asignación presupuesto por unidades Normativa para actualizar Datos académicos para Dptos. Y Centros Borrador Elaboración borrador presupuesto Gerencia Presupuesto final Elaboración documento final presupuestario Informe favorable Consejo de Gobierno Aprobación Consejo Social Envío a BOJA Publicación en WEB Carga presupuesto en sistema informático Retención presupuesto finalista Envío a Intervención General Junta de Andalucía 2

3 Gestión de Ingresos (a) Ingreso en cuenta bancaria Boletas Bancarias Cartas de pago TPV Solicitud de Certificados de ingreso Recepción y comprobació n de los requisitos Comprobación del ingreso en y EXCEL Emisión del certificado Envio a los interesados y/o unidades gestoras Solicitud de factura o abono Recepción y comprobació n de los requisitos Grabación de la factura en Sorolla Factura o Abono Envio a los interesados y/o unidades gestoras Recepción de cheques /pagarés Identificación del cheque y la factura asociada Ingreso mediante banca electrónica Listado de movimientos banco Exportación cuentas a excel Captura de boletas banca electronica Casación de justificantes de ingreso y movimientos en cuenta Boleta Envio a la unidad responsable para su identificación Ingreso en cuenta bancaria por Cartas de Pago (codigo de barras) Fichero del banco de remesa en UXXI académico Subtotales por aplicación económica de remesa de domiciliaciones En UXXI académico Envío a Cajamar Subtotales por aplicación económica Cargo en cuenta Devoluciones de remesas de domiciliaciones Fichero del banco de remesa en UXXI académico Base de datos de UNIVERTAS XXI ECONÓMICO Identificación de los ingresos de contraído previo Asignación de la aplicación económica y tipo de ingreso Envío a ARATIES para su reclamación a los alumnos Base de datos de EXCEL Subtotales por aplicación económica Envío de información a los gestores de Centros de Gasto Actualización de la base de datos de Deudores Grabación/ cobro de ingresos/ factura en Envío a la firma de ingresos y documentación de soporte Envío de listados de inscritos a petición de los responsables de Centros de Gasto Conciliación de saldos en cuentas y Envío al banco para su pago Relación de transferencias de la propuesta de pago Grabación de DI y PMP en DI y PMP Envío a la firma PMPs y documentación de soporte 3

4 Gestión de Ingresos (b) Solicitud de devolución de precios públicos De matrícula oficial Otras devoluciones Comprobación datos en UXXI académico de remesa de devoluciones en UXXI académico Aceptación de la Solicitud de devolución en UXXI académico Resoluciones de devolución de precios públicos Envío a la firma Listado de devoluciones del mes Grabación en Base de datos propia en ACCESS Resolución de denegación de devolución de precios públicos Registro de Salida Importes devueltos por centro de gastos Alta de los terceros en Envío a los interesados Envío a la sección de Presupuestos para minoración de créditos Grabación de documentos contables en DI y PMP Resolución del Señalamiento Señalamiento Acuse de recibo Mandamiento a firma en papel y PDF Envío al banco para su pago 4

5 Pago Directo de Facturas Recepción Factura Relación Facturas Cumple los requisitos? Devolución Unidad para corrección Oficio Devolución Proveedor dado de alta? Grabación datos Proveedor Propuesta de Pago Grabación Factura Justificante Gasto (JG) Firma Responsables Relación JG Señalamiento (Importe total pago) Relación Transferencias a Proveedores Documento Contable ADO Firma Responsables Remisión Entidad Bancaria Oficio Remisión Ejecución Pago Conciliación Cuentas 5

6 Pago por ACF (a) Registro de Anticipo de Caja en base de datos ACCESS Solicitud de Anticipo de Caja Base de Datos ACCESS Recepción de la documentación y comprobación de los requisitos Sello de Entrada Comunicación con los responsables para subsanación de errores en la documentación o falta de saldo Actualización base de datos Reclamación de la documentación justificativa por A EXTRANJERA Tipo de moneda EURO Documentación justificativa Recepción de documentación justificativa del anticipo Grabación de Expediente de Reserva de crédito en Grabación del Expediente y del Anticipo de Caja en Comprobación importe anticipado/ justificado Elaboración de orden de transferencia para el banco Dentro de la UE Fuera de la UE MAYOR Ampliación Expediente reserva de crédito Importe mayor/ menor/igual MER Minoración del Expediente de reserva de crédito Orden de transferencia Pago mediante transferencia en banca electrónica Elaboración de orden de transferencia para el banco Ampliación Anticipo de Caja IGUAL Grabación de justificantes de gasto en Cobro en el Anticipo de Caja Traslado al Banco Orden de transferencia A Justificación del Anticipo de Caja Exportación de la cuenta a EXCEL para comprobación de pagos Traslado al Banco Anulación del Expediente Comprobación de cobros y pagos Grabación de gastos swift en su caso Cierre del Anticipo y archivo de la documentación Asignación de Anticipos y Justificantes de Gastos Descarga de boletas electrónicas en PDF definitivo Grabación datos del pago en Boleta pago documentos en papel Anticipo de Caja Conciliación Cuentas Bancarias y saldo Envío a solicitantes por en hosting 6

7 Pago por ACF (b) Solicitud de Bolsa de viaje, Comisión de Servicios y pagos a personal externo Moneda extranjera Recepción de la documentación y comprobación de los requisitos Sello de Entrada Comunicación con los responsables para subsanación de errores en la documentación o falta de saldo Elaboración de orden de transferencia para el banco Grabación de justificantes de gasto en Orden de transferencia Comprobación y revisión de claves, IPRF, IVA, etc Pago individual por banca electrónica Elaboración de Cheque bancario Elaboración de relación de transferencias Relación de Transferencias Elaboración y firma del señalamiento Recogida del cheque por el interesado Traslado al Banco Exportación de la cuenta a EXCEL para comprobación de pagos Comprobación de cobros y pagos Grabación de justificantes de gasto de moneda extranjera en Descarga de boletas electrónicas en PDF Asignación de Anticipos y Justificantes de Gastos Grabación de gastos swift en su caso documentos en papel Boleta pago Envío a solicitantes por Grabación datos del pago en Conciliación Cuentas Bancarias y saldo en hosting 7

8 Declaraciones Fiscales Calendario Contribuyente AEAT Calendario Fiscal UAL Consulta datos declaración Cuadre con Mayores Contables Cálculo importes a declarar Cumplimentación modelos oficiales Modelos Fiscales: 111,182,190,216,296, 303,347,349,390 Obtención NRC Presentación Telemática Justificante CSV Es correcta? Documentos Contables Firma Responsables 8

9 Elaboración de las Cuentas Anuales Datos Secciónes: - Presupuesto - Contabilidad - Tesorería Tratamiento datos: EXCEL WORD Datos: - Recursos Humanos - Contratación - Unidades de datos Revisión proceso Auditoría Elaboración Borrador Cuentas Anuales Gerencia Elaboración Presentación Borrador Informe de Auditoría Elaboración Documento final Cuentas Anuales Cuentas Anuales Informe Auditoría definitivo Informe favorable Consejo de Gobierno Aprobación Consejo Social Publicación en WEB Envío a: - Intervención General - Dir. Gral. Universidades - Cámara de Cuentas Cierre definitivo del Ejercicio 9

10 Pago Facturas de Contratos Solicitud Retención de Crédito Solicitud Contratación Existe crédito en el C.G.? Subsanación por Responsable C.G. Grabación Expediente Retención Crédito Documento Contable RC - A - D Propuesta de Pago Grabación factura Justificante Gasto (JG) Firma Responsables Relación JG Señalamiento (Importe total pago) Relación Transferencias a Proveedores Documento Contable O Firma Responsables Remisión Entidad Bancaria Oficio Remisión Ejecución Pago Conciliación Cuentas 10

11 Pago de Nómina General Presupuesto Reserva de Crédito: CG Solicitud Reserva Crédito Solicitud SGI Recepción Nómina RRHH Existe crédito? Comunicación SGI Documento Contable ADO Reserva Crédito Propuesta Pago Comunicación SGI PDF Traspaso/ Señalamiento Firma Responsables Remisión Entidad Bancaria Ejecucíon Pago Conciliación Cuentas 11

12 Pago de Nómina Externa Documentación Recepción Documentación RRHH Solicitud Reserva Crédito Solicitud SGI Codificación/ Imputación Documentos Existe crédito? Comunicación SGI Petición Transferencias Sección Presupuestos Reserva Crédito Reserva Crédito Comunicación SGI Recepción Nómina RRHH Documento Contable ADO Propuesta Pago PDF Traspaso/ Señalamiento Firma Responsables Remisión Entidad Bancaria Ejecución Pago Conciliación Cuentas 12

13 Pago Seguridad Social Reserva Crédito Capítulo1 Solicitud Reserva Crédito SGI Recepción Documentación Habilitación - RRHH Recepción Habilitación documentos S.S. y TCs Existe crédito? Devolución Documento ADO Cuota Patronal Documento O Cuota Obrera Solicitud a Presupuestos traspaso crédito Propuesta Pago Reserva Crédito PDF señalamiento Firma Rector y Gerente Comunicación interesados Envío Entidad Bancaria y TCs Ejecución Pago Conciliación Cuentas 13

14 Transferencias internas de crédito Solicitud de transferencia de crédito (PDF) de la solicitud en HOSTING Reúne los requisitos? Comunicación al responsable para subsanación de errores Realizar la transferencia cuando exista crédito? Comunicación al responsable Existe crédito en el centro de gasto? temporal hasta que exista crédito Elaboración documentos contables (101/061/060) Comprobar periodicamente si existe crédito temporal de documentos contables Envío a Gerencia para su aprobación por el órgano competente Aprobación por el Rector Aprobación por el Consejo de Gobierno Aprobación por el Consejo Social definitivo de los documentos en HOSTING 14

15 Reparto de Ingresos Exportación ingresos modificados () Contabilización repartos () Tratamiento EXCEL - No repartibles - Repartibles - Pendientes cobro - Presupuestados - No presupuestados (generación crédito) Cuadre diario Firma Rector y Gerente 15

16 Seguimiento del Presupuesto Presupuesto () Comparación Revisión Clasificación Modificaciones de Crédito Repartos y Modificaciones (EXCEL) Cuadre Firma Órgano Competente Desviaciones Presupuesto (EXCEL) Comprobación Final Tabla de datos Cuentas Anuales Cierre Ejercicio 16

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