1. OBJETIVO Brindar la reparación y/o mantenimiento preventivo a los equipos de aires acondicionados del Servicio Fitosanitario del Estado.

Transcripción

1 Elaborado por: Encargado Seguimiento de Contratos Nombre: José Edgar Gutiérrez Mora Ministerio de Agricultura y Ganadería Servicio Fitosanitario del Estado Unidad de Servicios Generales Revisado por: Jefe SG Nombre: Azarías Ruíz Villalobos 1 de 5 Aprobado por: Jefe DAF, Nombre: Henry Vega Vega Revisión: OBJETIVO Brindar la reparación y/o mantenimiento preventivo a los equipos de aires acondicionados del Servicio Fitosanitario del Estado. 2. ALCANCE Se aplicará para la reparación y/o mantenimiento preventivo de todos los aires acondicionados del SFE. 3. PRODUCTOS Reparación y/o mantenimiento de los aires acondicionados del SFE. 4. INDICADORES Cantidad de reparaciones en cada uno de los equipos para un periodo determinado. Calidad de la reparación en los equipos 5. CLIENTES Departamentos del SFE. 6. DEFINICIONES Análisis de la solicitud. Es la exploración complementaria que se realiza a fin de establecer que la justificación de la reparación de los equipos de aire acondicionado amerita su realización.

2 2 de 5 Informe de análisis. Es el documento oficial donde se emite el reporte por parte del o los funcionarios del SFE, donde debe quedar muy claro la solicitud y el daño que se detecta, mismo que debe ser reparado. Aire acondicionado. Puede ser cualquier parte del sistema de aire acondicionado (equipo de aire acondicionado, unidad condensadora, pantalla de display o el control remoto) 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Cuadro I. Documentos relacionados o de referencia CÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO O REGISTRO GC-Ex-02 Ley de Protección Fitosanitaria N 7664 GC-Ex-10 Ley de Control Interno N 8292 F-01-DAF-SG-PO-07 Solicitud de reparación del equipo de aire acondicionado GC-Ex-175 Decreto H Reglamento de la Ley de Contratación Administrativa 8. AUTORIDADES Y RESPONSABLES Encargado de Seguimiento de Contratos: funcionario que tiene a su cargo coordinar y llevar controles de la reparación y mantenimiento de los aires acondicionados. La Jefatura de la Unidad correspondiente donde se ubica el Encargado de Seguimiento de Contratos debe velar porque se le dé seguimiento a las fórmulas F01-DAF-SG-PO-07 que sean remitidas. 9. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO 9.1 El departamento o Unidad que requiera reparación de un equipo de aire acondicionado, debe llenar la boleta F01-DAF-SG-PO-07 Solicitud de reparación del equipo de aire acondicionado y remitirla al Encargado de Seguimiento de Contratos del SFE, pudiendo ser enviado en PDF al correo electrónico jgutierrez@sfe.go.cr.

3 3 de El encargado de darle seguimiento recibe la boleta F01-DAF-SG-PO-07 de lo solicitado con respecto al equipo y le comunica el desperfecto que presenta el equipo a la concesionaria. La concesionaria realizará su propio diagnóstico, siempre tomando en cuenta lo indicado por el funcionario del SFE, procediendo a efectuar el mantenimiento o la reparación según corresponda. 9.3 El Encargado de Seguimiento de Contratos llevará de forma detallada en sus registros un expediente de los trabajos realizados a cada uno de los equipos, los que servirán para determinar el cumplimiento de los indicadores establecidos en este procedimiento. 9.4 Cuando la Concesionaria deba hacer mantenimiento correctivo deberá, previo a la realización del trabajo, enviar una cotización al Encargado de Seguimiento de Contratos, para que éste haga el análisis correspondiente y determine si procede aprobar la cotización para que se efectúe el trabajo, lo que comunicará a la Concesionaria por correo electrónico, mismo que deberá presentar junto a la Factura. De no existir un documento de aprobación a la cotización, no procederá el pago del trabajo realizado. 9.5 El Encargado de Seguimiento de Contratos deberá llevar archivos de: a) Fórmulas de mantenimiento preventivo, b) Fórmulas de mantenimiento correctivo y c) Cotizaciones para mantenimiento correctivo, debidamente agrupadas por equipo. 9.6 El SFE en ningún caso autoriza a la Concesionaria, el pago a particulares de trabajos realizados en la institución. 9.7 La empresa asignada, se compromete a reparar los equipos de aires acondicionados, aún en aquellos casos en que de forma fortuita se averíen o se dañen de forma repentina, siempre en coordinación con el Departamento Administrativo Financiero. 9.8 La Concesionaria, toda vez que realiza trabajos procederá a enviar las facturas a la Unidad de Proveeduría para que se realice el proceso de pago. Las mismas deben venir a nombre del SERVICIO FITOSANITARIO DEL ESTADO. Igualmente la empresa

4 4 de 5 asignada debe mencionar en la factura la Cuenta Cliente (17 dígitos) donde se debe acreditar el pago correspondiente. 9.9 Para todo trabajo que realice la Concesionaria, de mantenimiento preventivo o correctivo, debe emitirse un formulario que indique detalladamente el trabajo efectuado al equipo, así como el cambio de repuestos; el que debe presentarse como respaldo a la Factura de cobro, debidamente firmado por un funcionario del SFE, preferiblemente el jefe de la Unidad, con lo que se estaría indicando el recibido conforme del trabajo realizado, según lo establecido en el Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa que en lo que interesa, estipula: Artículo 35. Pago anticipado. El pago al contratista procede una vez recibido a satisfacción el bien o servicio. ( ) 9.10 La concesionaria deberá anotar en el formulario que respalda la Factura del trabajo realizado, el número de activo u otro dato que permita identificar cada equipo, así como su ubicación El Encargado de Seguimiento de Contratos, supervisará el trabajo en el momento que lo considere oportuno, igualmente podrá solicitar el criterio a diferentes funcionarios del SFE sobre el trato, puntualidad y calidad del trabajo de la empresa asignada La empresa asignada de reparar los equipos, asesorará sobre el estado de los activos y manifestará, si corresponde, sobre la necesidad de dar de baja por el estado, antigüedad, falta de repuestos, entre otros, lo que le permitirá a la Unidad de Servicios Generales tener el criterio técnico para solicitar la sustitución del bien La Unidad de Servicios Generales, basándose en la recomendación del punto anterior será la única encargada de tomar la decisión si se debe o no comprar más unidades de aire acondicionado.

5 5 de CONTROL DE CAMBIOS Para el seguimiento de los cambios se debe consultar el registro PCCI-GC-R-01 Registro de Aprobación y Control de cambios en el documento de este procedimiento, el cual se encuentra en custodia del Gestor de Calidad Última línea-----