8º CONGRESO IBEROAMERICANO DE INGENIERIA MECANICA Cusco, 23 al 25 de Octubre de 2007 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN EN EMPRESA DE SERVICIO NAVIERO.

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1 8º CONGRESO IBEROAMERICANO DE INGENIERIA MECANICA Cusco, 23 al 25 de Octubre de 2007 SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN EN EMPRESA DE SERVICIO NAVIERO. RESUMEN. Vergara Granda S. P. Colegio de Ingenieros Mecánicos del Guayas, CIMEG. Vacas Galindo 601 y Chimborazo. Guayaquil, Ecuador. svergara@globsys.com.ec ; directorio@cimeg.org.ec El objetivo de este trabajo, es presentar las ventajas competitivas de la implantación de un Sistema Integrado de Gestión basado en las Normas ISO 9001:2000, ISO 14001:2004 y al modelo BASC, en una organización dedicada al servicio naviero a nivel mundial. La implantación del sistema generó beneficios que se evidencian en la prevención de no conformidades y la mejora continua de los procesos administrativos y operativos de la organización. El personal está totalmente comprometido con el sistema y ha incrementado su eficacia, la misma que se refleja en el crecimiento económico de la organización, generando confianza tanto a nivel interno entre los directivos, accionistas y el personal a todo nivel, así como a nivel externo con los proveedores, clientes y la sociedad. Los beneficios del sistema se extienden a los proveedores de la organización, quienes presentan un crecimiento económico similar. Los proveedores demuestran su compromiso todas sus actividades, proporcionando a tiempo productos de calidad, manteniendo un comportamiento amigable con el ambiente y trabajando bajo estándares mundiales de seguridad en el trabajo y salud ocupacional. PALABRAS CLAVE: ISO 9001:2000, ISO 14001:2004, BASC. AREA TEMATICA: Aspectos medioambientales. Código 1641

2 INTRODUCCIÓN. El Sistema Integrado de Gestión es la principal herramienta voluntaria de la competitividad empresarial. Este abarca una interacción entre los Sistemas de Gestión ISO 9001:2000, ISO 14001:2004 y BASC. Este sistema armoniza los aspectos relacionados con la calidad de los servicios, cubriendo la necesidad de trabajar con seguridad y preservando la salud del trabajador, con un compromiso fehaciente por la protección ambiental. La empresa naviera en la cual se implantó el sistema descrito en este trabajo, Hamburg Süd Ecuador S.A. (HSEC), que pertenece al Grupo Hamburg Süd (HSDG), está posicionada en el mercado ecuatoriano desde hace 30 años, tiempo durante el cual ha obtenido hegemonía y consolidación en la participación del mercado de transporte marítimo. Realiza servicio marítimo a nivel mundial con una flota de 139 naves con rutas que incluyen: Europa, Mediterraneo, América, US Golfo de Méjico, Caribe Australia, Asia, Medio Oriente, Pakistán, India y África. El Grupo Hamburg Süd (HSDG), como estrategia a nivel global decidió implantar el Sistema Integrado de Gestión porque este sistema permite integrar: la Política de la organización, Objetivos, responsabilidades y compromiso. Como respaldo de este sistema se desarrollo el Manual del Sistema Integrado de Gestión, en cada país, siguiendo los lineamientos del Grupo HSDG y los requisitos legales y reglamentarios aplicables en cada país. En este manual se integra la gestión ambiental con el sistema de calidad y seguridad que mantiene a todos procesos interrelacionados los mismos que están claramente definidos, identificados y controlados. ANTECEDENTES. Siguiendo los principios generales de gestión, el Grupo Hamburg Süd le da importancia al talento humano tanto de su organización como de sus proveedores, considerando a cada trabajador y proveedor como un colaborador de la empresa. De esta manera se logra el compromiso de las personas a trabajar de la mejor manera para proporcionar la calidad más alta y la eficacia en cada uno de los procesos bajo su control, incluyendo el trabajo seguro con relación al ambiente. Como estrategia, todos los procesos a nivel mundial mantienen una sinergia que logra dar valor agregado a los servicios entregados al cliente. Por esta razón, algunos de los atributos positivos del servicio son: gran fiabilidad, normas técnicas altas, uso eficiente de recursos naturales y una estructura del costo eficaz. Sistema Integrado de Gestión del Grupo Hamburg Süd. El grupo Hamburg Süd opera con un sistema integrado de Calidad, Medioambiete y Seguridad. En 1996, fue una de las primeras empresas navieras en el mundo en certificarse con un Sistema de Gestión ISO En el año 2000 la empresa obtuvo su certificación ISO para el Sistema de Gestión Ambiental. Y en el año 2002, Hamburg Süd migró al nuevo sistema ISO 9001:2000. DESARROLLO DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA EMPRESA HAMBURG SÜD ECUADOR. En el presente trabajo se describe el proceso que siguió la empresa para el desarrollo e implantación del Sistema Integrado de Gestión. Para iniciar el desarrollo del sistema, se identificaron los beneficios que se obtendrían para la organización, sus colaboradores y la interacción amigable de los procesos con el ambiente. Las etapas que se siguieron para desarrollar el Sistema integrado se muestra en la Figura 1. ETAPAS DE LA IMPLANTACIÓN DEL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD Y MEDIO AMBIENTE EVALUACION POLITICAS DOCUMENTACIÓN DIFUSION CUMPLIMIENTO VERIFICACION ESTADO DE LA ORGANIZACIÓN PLAN DE TRABAJO PARA 4 MESES DEFINICION DE POLITICAS COMPROMISO PROCEDIMIENTOS INSTRUCCIONES MANUAL DE CALIDAD MAPA PROCESOS INTERNA DE PROCEDIMIENTOS EXTERNA DE INSTRUCCIONES DE LO ESTABLECIDO EN PROCEDIMIENTOS E INSTRUCCIONES AUDITORIAS INTERNAS AUDITORIAS EXTERNAS REVISION DIRECCION Figura 1: Etapas de la implantación del SIG de HSEC

3 La etapa de evaluación dio como resultado el diagnóstico inicial en el cual se identificó la situación de la empresa y sus clientes en ese momento. El diagnóstico sirvió para elaborar la Planificación del SIG que incluyó la determinación de objetivos de calidad, ambientales y de seguridad, asignando responsables y recursos para lograr su cumplimento. El establecimiento de la Política Integrada se fundamentó en el compromiso de la empresa y sus colaboradores (incluyendo los proveedores) para proteger el medio ambiente, determinando los potenciales impactos ambientales de los métodos y actividades. En la Figura 2, se presenta la Política Ambiental actual del Grupo Hamburg Süd, que se mantiene entendida e implantada a nivel mundial. POLITICA AMBIENTAL PROTEGEMOS el medio ambiente como propia iniciativa y responsabilidad, determinando las consecuencias de impacto ambiental de los métodos y las actividades, anticipadamente. DESARROLLAMOS, PRODUCIMOS y DISTRIBUIMOS productos o servicios respetando leyes y regulaciones ambientales relevantes en Ecuador. UTILIZAMOS adecuadamente los recursos naturales. EVITAMOS el desperdicio y PRIORIZAMOS el reciclaje de desechos. TOMAMOS en cuenta repercusiones de acciones propias y de PROVEEDORES en los alrededores y tomamos medidas para evitar y reducir la contaminación a un mínimo. MANTENEMOS diálogo constructivo con autoridades del ambiente, los clientes y PROVEEDORES con el interés de desarrollar la protección del medio ambiente a futuro. MANTENEMOS procedimientos e instructivos ambientales. En caso de ocurrir una no conformidad, tomamos medidas. Figura 2: Política Ambiental del Grupo Hamburg Süd. Para establecer la Política Ambiental, cada país aportó y trabajó en la elaboración e implantación de la misma. La mejor forma de evidenciar su cumplimiento es a través del aporte que hace cada colaborador mediante su trabajo demostrando su compromiso ambiental dentro y fuera de la empresa. Esta política al igual que todo el sistema documental de la empresa se mantiene en constante revisión y mejora continua. La Dirección mantiene su compromiso mediante la difusión constante interna y externa, promoviendo actividades encaminadas a concienciar a todos en el uso adecuado de recursos, en la prevención de impactos ambientales negativos, preocupándose de cumplir lo establecido en la Legislación Ambiental Ecuatoriana y en algunos casos conservando normas más estrictas que las estipuladas en la Legislación. La etapa de desarrollo de la documentación sirvió para elaborar el Manual del Sistema Integrado de Gestión que controla cada procedimiento e instructivo de trabajo de todas las actividades que realiza la empresa y sus proveedores. La difusión fue realizada mediante charlas dirigidas a los colaboradores y clientes. Para la fase de cumplimiento y verificación se utilizan desde entonces, como herramientas principales las auditorias internas y la revisión por la Dirección. Figura 2: Mapa de procesos de HSEC

4 En la Figura 2, se presenta el diagrama de procesos de la empresa que establece tres niveles de procesos que han sido identificados para su control y seguimiento. Los Procesos Estratégicos son gestionados por la Dirección, se relacionan directamente con la comunicación y negociación con los clientes, la Planificación del SIG y su seguimiento, la asignación de recursos necesarios para el mantenimiento del SIG y la revisión por la Dirección. Los Procesos Claves o de Realización son ejecutados por cada departamento administrativo y operativo. En este grupo se encuentran los procesos realizados por los proveedores los cuales son debidamente seleccionados y calificados (semestralmente) en base a criterios técnicos y legales que garanticen la calidad del servicio. Los Procesos de apoyo son los que contribuyen al control del SIG, mediante la verificación, auditoria, control de procesos, toma de acciones correctivas y preventivas. Hamburg Süd Ecuador obtuvo su Certificación ISO 9001:2000 & ISO en agosto del 2001 y la Certificación BASC en mayo del 2003, cubriendo todos los procesos. La implantación del sistema generó beneficios que se evidencian en la prevención de no conformidades de calidad, riesgos ambientales, de seguridad, en los procesos administrativos y operativos. En la Figura 3 se muestra un ejemplo del formato de calificación de un tipo de proveedor, de acuerdo a los criterios aplicables. "Evaluación de Proveedores" Producto/Servicio: MANTENIMIENTO Y REPARACION DE CHASIS Proveedor/Compañía: Persona a cargo: TASESA ING. JUAN JURADO Proveedor desde:dic / 99 Primera / X re-evaluado Existe Sistema ISO 9000: si / X no Evaluado en: Mayo 28 / 2007 Existe Sistema Ambiental: si / X no Departamento: LOGISTICA E INTERMODAL ( M&R ) Gerente (nombre / firma): J.Moreira Nº Criterio Chequeado Si / No OK (+/-) NO Observaciones: 1 Suficiente área de almacenamiento si X 2 Aceptación de riesgos relacionados. si X 3 Sistemas de reportes si X 4 Servicios si X 5 Calidad de reparaciones si X 6 Provisión de repuestos si X 7 Personal calificado si X 8 Observancia de normas de reparación. si X 9 Capacidad para responder emergencias si X 10 Compromiso ambiental si X Evaluación y Clasificación: Primera / Proveedor secundario / No-Calificado Se requiere auditoria local: Si / No Archivo: Proveedor Figura 3: Formato de Calificación de Proveedor

5 Desarrollo del Sistema Ambiental de HSEC. A finales del 2000 se inició el desarrollo del sistema de Gestión Ambiental el cual se alineó al sistema de calidad. Lo primero que se hizo fue la toma de conciencia de la protección ambiental, porque no se puede garantizar un servicio de calidad si se afecta el ambiente mediante emisiones de gases, ruido, mal manejo de desechos, y contaminación en general. A continuación, en Tabla 1, se presenta la matriz de aspectos ambientales significativos que incluyen las actividades tanto de HSEC y la de sus proveedores. Tabla 1: Evaluación de aspectos ambientales significativos. EVALUACIÓN DE ASPECTOS AMBIENTALES SIGNIFICATIVOS hsec, busca la mejora sobre el control de los aspectos ambientales significaticos para reducir el daño ambiental que pueda generar. Lis siguientes son los aspectos ambientales significativos derivados de sus atividades y procesos realizados tanto por la empresa como por sus proveedores, ocurridos en sus inmediaciones. PATRON DE EVALUACIÓN: A Legislación ambiental relevante B Controlable C Impacto Ambiental D Cantidad E F Influencia "si" o "no" "si" o "no" "si" o "no" Bajo = 1, Medio =2, Alto = 3 Bajo = 1, Medio =2, Alto = 3 Bajo = 1, Medio =2, Alto = 3 Relevancia social y pública Bajo = 1, Medio =2, Alto = 3 CRITERIOS DE SELECCIÓN: Los aspectos ambientales son incluidos en el Plan Ambiental si: 1. Promedio de la evaluación = Mayor que 2 y B = "si" 2. Promedio de la evaluación = Mayor que 2 y C = "si" ASPECTOS AMIENTALES LEGISLACIÓN AMBIENTAL RELEVANTE (A) CONTROLABLE POR HSEC (B) IMPACTO AMBIENTAL (C) CANTIDAD (D) RELEVANCIA SOCIAL Y PÚBLICA (E) INFLUENCIA (F) EVALUACIÓN PROMEDIO (D+E+F)/3 SELECCIONADOS PARA EL PROGRAMA 1 Consumo de agua potbale no si no Consumo de energía eléctrica no si no x 3 Climatización de oficinas no si no Operación del generador de emergencia si si no Presencia de extintores si si si x 6 Uso de refrigerantes no si no Uso de papel, toners y fax en oficina no si si Uso de focos ahorradores y lámparas no si si Uso de cortinas no si si Compra de computadoras no si si Uso de Fax no si si Consumo de papel no si si Uso de computadores no si si Reciclaje de papel no si si x 15 Desecho de baterias de computadoras y otros equipos no si si x 16 Desecho de papel no si si x 17 Desechos sólidos de la oficina no si si emisión de gases de vehículos de los transportistas si no si Depósito de contenedores amigable con el ambiente si si si Manejo de desechos sólidos en el depósito si no si Tratamiento de aguas rsiduales en depósitos si no si Consumo de energía eléctrica en depósitos si no si Desechos de aceites usados en depósitos si no si Contaminación de aire por máquina (grúas) en puerto si no si Riesgo de fuego en puerto si no si x 26 Almacenamiento de refrigerantae en depósitot si no si Manejo de contenedores en patios no no no Permisos Municipales para proveedores si si no x 29 Trasportación terrestre de carga si si si Ruido de cabezales si no si Derrames de aceite en patios si no si Destino final de baterías de transportes no no si Desecho de fluidos en depósitos no no si Almacenamiento de pinturas no no si Reemplazo de filtro de aceite en transportes no no si Contaminación por reemplazo de filtros en lavadoras. no no si

6 El desarrollo de este sistema se lo realizó, más que por cumplimiento legal, por el compromiso ambiental de la empresa. Este desarrollo partió de la identificación de aspectos e impactos ambientales significativos, generados tanto por la empresa como por sus proveedores. Para los proveedores se desarrolló un programa de entrenamiento continuo, relacionado a la toma de conciencia y responsabilidad, que los lleva a un compromiso con la conservación del medio ambiente, mediante el tratamiento adecuado de sus desechos y emisiones. Para iniciar el desarrollo del SIG se determinaron los requisitos necesarios para cada componente del sistema integrado, tales como, requisitos del cliente, aspectos e impactos ambientales y riesgos que afecten a la seguridad, para el personal de la empresa y para sus proveedores. La empresa realizó un estudio de impacto ambiental de los procesos realizados para sus operaciones en el puerto y los procesos controlados por sus proveedores. La matriz de la Tabla 1, establece niveles de incidencia de los aspectos ambientales negativos, calificándolos como Bajo = 1, Medio =2, Alto = 3. Se priorizaron los que obtuvieron mayor puntaje para ser tomados en cuanta en el Plan de Gestión Ambiental mostrado en la Tabla 2. Tabla 2: Plan de Gestión Ambiental "Plan de Gestión Ambiental de HSEC" 2007 OBJETIVO MEDIDAS MEDICIONES A JUNIO 2007 RESPONSABLE VENCIMIENTO RESULTADOS 1 Control de consumo de energía de oficinas. Control del uso adecuado de la energía. 100% Recursos Permanente Humanos desde Control de consumo de agua potable. Control adecuado del uso de agua potable en Recursos Permanente 100% oficina y en patio de lavado de contenedores Humanos desde Control de consumo de papel. Concienciación para el uso adecuado del papel. Recursos Permanente 100% Reuso de papel. Humanos desde Manejo de desehos. Selección de desechos reciclabes y tratamiento Permanente 100% Gerente Logistica de los mismos. desde 2002 Entrenamiento en tema de prevención de Implantación y entrenamiento para el Plan de Recursos 5 contingencias para todo el personal y 100% Contingencia. Humanos proveedores. 23-May-07 Promoción y difusión del plan y política Difusión de lecturas artículos y documentales Representante de Permanente 6 100% ambiental. relacionadas al ambiente. la Dirección desde Entrenamiento a Proveedores en el control de los aspectos ambientales causados por ellos. Evaluación semestral de los proveedores 100% Representante de la Dirección 28-Jun-07 REVISADO POR: APPROVED BY: SANDRA VERGARA REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN Guayaquil, 29 Junio 2007 MARCIO ROCCHI GERENTE GENERAL El plan se monitorea trimestralmente y de acuerdo a la medición de sus objetivos hasta junio del 2007, se ha cumplido totalmente, en los procesos manejados por la empresa y por los proveedores. Resultados de la Implantación del Sistema Ambiental dentro del SIG de HSEC. Los principales resultados obtenidos hasta ahora respecto al campo ambiental son: Control de consumo de energía de oficinas, mediante el rediseño de Centrales de acondicionamiento de aire lo cual ha generado un ahorro anual aproximado de $ Control de consumo de agua potable, con la instalación de tanques ahorradores de agua y válvulas controladoras de flujo para el lavado de contenedores, generando un ahorro aproximado de $ anuales. Control de consumo de papel el reuso de mismo y desmaterialización en el manejo de documentación, mediante el uso de un sistema informático desarrollado en la empresa (CIPRO). Esto ha generado un ahorro aproximado de $ anuales. Manejo de desecho, mediante la clasificación de desechos reciclables y tratamiento de los mismos que son vendidos a empresas recicladoras. Además se mantiene un convenio con el Municipio de la ciudad para manejo y destino final de desechos

7 CONCLUSIONES. Se implantó y se mantiene actualizado un Sistema Integrado de Gestión en la empresa Hamburg Süd Ecuador, el cual ha dado resultados beneficiosos para la empresa, sus colaboradores, empleados y la sociedad. Los resultados demuestran beneficios económicos de la empresa. Desde el inicio se ha aumentado la productividad sin detrimento de la calidad del producto final. En lo que respecta al campo ambiental, se han tenido logros significativos para el entorno, la salud y seguridad de los colaboradores, lo cual incide directamente en el incremento de la satisfacción de los colaboradores que entregan un servicio de calidad, que supera los requisitos del cliente. Este modelo de SIG puede ser implantado en cualquier tipo y tamaño de empresa. La estructura organizacional y el manejo adecuado de los procesos presentan resultados a corto plazo por parte de la Dirección. Pero cabe recalcar que lo más importante para que el SIG sea eficaz, es la participación del personal que debe tomar en cuenta los Principios de Sistemas de Gestión como son: Liderazgo, Participación del personal comprometida y el beneficio mutuamente beneficioso con el proveedor. Esto lleva a la Mejora Continua del SIG. REFERENCIAS. 1. Instituto Ecuatoriano de Normalización, INEN. Sistemas de gestión de calidad. Requisitos. NTE-ISO- 9001:2000, Instituto Ecuatoriano de Normalización, INEN. Sistemas de gestión de la calidad. Conceptos y vocabulario. NTE-ISO-9000:2000, Instituto Ecuatoriano de Normalización, INEN. Directrices para la auditoria de los sistemas de gestión de la calidad y/o ambiental. NTE-ISO19011, Instituto Ecuatoriano de Normalización, INEN. Sistemas de gestión de la calidad. Directrices para la mejora del desempeño. NTE-ISO19011, Instituto Ecuatoriano de Normalización, INEN. Directrices para la auditoria de Sistemas de la Calidad. Parte 1.- Auditoria * 5, NTE ISO , Instituto Ecuatoriano de Normalización, INEN. Directrices para la auditoria de Sistemas de la Calidad. Parte 2.- Auditoria * 5, NTE ISO , Instituto Ecuatoriano de Normalización, INEN. Sistemas de gestión ambiental. Especificación con orientación para su uso. NTE ISO 14001, Instituto Ecuatoriano de Normalización, INEN Sistema de gestión ambiental. Directrices generales sobre principios, sistemas y técnicas de apoyo. NTE ISO 14004, Instituto Ecuatoriano de Normalización, INEN. Directrices para la auditoria ambiental. Principios generales, sistemas y técnicas de apoyo. NTE ISO 14010, Instituto Ecuatoriano de Normalización, INEN. Directrices para la auditoria ambiental. Criterios de calificación para auditores ambientales. NTE ISO 14012, UNIDADES Y NOMENCLATURAS HSEC: HSDG: SIG: B/L: BASC: Intermodal: Hamburg Süd Ecuador S.A. Hamburg Süd Hamburg Dampfschifffahrts-Gesellschaft Sistema Integrado de Gestión. Facturas de carga para el clientes, que se transmite vía electrónica entre el cliente y HSEC. Business Alliance for Secure Commerce- (Alianza comercial para el Comercio Seguro) Promueve un comercio seguro en cooperación con gobiernos y organismos internacionales, constituida como una organización sin fines de lucro, con la denominación World BASC Organization bajo las leyes del estado de Delaware, Estados Unidos de América. Transporte terrestre de la carga dentro del territorio nacional