SISTEMA ANTI-INTERRUPCIONES GUÍA RÁPIDA

Transcripción

1 SISTEMA ANTI-INTERRUPCIONES GUÍA RÁPIDA CONSIGUE UNA MAYOR PRODUCTIVIDAD PERSONAL

2 Bienvenido! Esta guía práctica para ejecutivos presenta herramientas y soluciones que han sido desarrolladas y puestas en práctica con éxito por nuestros clientes en sus programas de coaching. Le recomendamos tenga en cuenta las condiciones particulares de su lugar de trabajo para adaptar la solución y obtener la máxima eficacia. Para cualquier consulta no dude en contactarnos.

3 ÍNDICE 1. PARA QUIÉN 2. INTRODUCCIÓN 3. LOS PROBLEMAS 4. LA SOLUCIÓN 5. LOS BENEFICIOS 6. SOBRE EL AUTOR 7. OTRAS GUÍAS PRÁCTICAS 8. ANEXO. DIAGRAMA DE FLUJO PARA EDUCAR A COLABORADORES

4 4 PARA QUIÉN Las medidas aquí recogidas serán de gran valor para aquellos gerentes y altos directivos con un gran número de personas a su cargo, que por la naturaleza de su trabajo requieran mantener una política de puertas abiertas. La solución aquí planteada fue implantada en una empresa cuyo grado de invasión interruptora era tan grande que decidimos diseñar un sistema de gestión. La idea de la técnica del semáforo es de Jeroen Sangers, profesional experto en Productividad Personal.

5 5 INTRODUCCIÓN Tienes un segundo? Será sólo un momento. Perdona, si no estás muy ocupado... Alguien ha visto? Bajas a tomar un café? Las interrupciones en el trabajo, son con frecuencia un aspecto irritante del mismo, pero además, uno de los ladrones de tiempo más importantes. Si estas no son bien gestionadas, nos pueden acarrear multitud de consecuencias negativas: Los distractores fomentan multitareas es decir, suelen traer más tareas y preocupaciones que merman la capacidad de tu cerebro, pierdes productividad. Los distractores, son generadores de estrés, te hacen perder la concentración, desgastan tu motivación y energía, y afecta gravemente a tu salud. Producen frustración, impotencia e insatisfacción, por frenarte y no poder avanzar en proyectos de acuerdo a los tiempos que te estableciste o te establecieron. Te quitan tiempo privado, la mente tarde en reorganizar las ideas y cuesta esfuerzo el regresas a las tareas, tardas más en hacer el trabajo y llegar a casa. Sin embargo, tenemos que tener en cuenta que estamos en un entorno de relación, y en muchos casos las interrupciones son necesarias para nuestros colaboradores. Además nos ubican en la empresa, relacionándonos y proporcionándonos influencia en la organización.

6 6 LOS PROBLEMAS Son muchos los factores que promueven un alto número de interrupciones sin control: Dificultad para decir NO: sin duda uno de los problemas que encuentro con más frecuencia y cuyo origen se remonta a la infancia. Es algo muy habitual que de pequeñitos hayamos aprendido a complacer a los demás (nuestros seres queridos, educadores, etc.) para conseguir nuestros objetivos. Este aprendizaje, útil en el pasado en ciertos contextos, se puede transformar en una creencia limitante en el entorno laboral (lo que piensen los demás es más importante que lo que pensemos nosotros mismos). Este pensamiento suele condicionar nuestras relaciones inconscientemente generando el miedo a que la otra persona pueda pensar mal de nosotros e impidiéndonos decir NO. Síndrome de padres protectores : Al igual que harían nuestros padres con la intención de protegernos y evitar que cometamos sus mismos errores, a veces pecamos de sobreprotección y tendemos a prestar apoyo a nuestros colaboradores siempre que nos lo solicitan. El problema de esta forma de actuar es que los colaboradores rápidamente se habitúan a este apoyo fácil, entran en una zona de confort y en vez de resolver los problemas por si mismos acuden a nosotros para que se los resolvamos. Finalmente logramos el efecto contrario al que perseguíamos, pues en vez de ayudar a su desarrollo, lo que hacemos sin darnos cuenta es limitarlos y hacerlos dependientes de nosotros, además de desgastarnos física y mentalmente por las continuas interrupciones. Falta de conciencia: Las interrupciones son algo tan común que casi nunca hemos reparado en analizar el tiempo real que se pierde con ellas, y mucho menos a establecer un sistema para gestionarlas adecuadamente. En la empresa objeto de estudio se llegaron a contabilizar y filtrar las interrupciones llegando a la conclusión de que el 80% de las interrupciones eran innecesarias y podían eliminarse por completo. Antes de ese estudio, los directivos creían que llevaría menos tiempo solventar la interrupción inmediatamente que discutir con el colaborador la necesidad

7 7 de la misma; mientras que los colaboradores, centrados en sus problemas, tampoco eran conscientes del daño que producían a sus superiores con las continuas interrupciones. De ahí que surgiera la necesidad de implantar un sistema que permitiera su minimización junto a la educación del personal para lograr que este fuese más autónomo y resolutivo, lo que a su vez potenciaría su autoestima, motivación y compromiso.

8 8 LA SOLUCIÓN Diseñamos un SISTEMA ANTI-INTERRUPCIONES basado en las siguientes medidas: 1 Diseñar unos filtros para la clasificación de las interrupciones en 3 grupos: Consultas importantes: pueden interrumpir al jefe si está el semáforo en amarillo Consultas para tutoría: (ej.: duda de un cliente, etc.) Consultas prohibidas: (preguntas frecuentes, cotilleos, comentarios de clientes tras hablar por teléfono, problemas que puedo resolver yo solo, etc.). Para esta tarea se empleó como referencia la clasificación de Tim Ferris en su libro La semana laboral de 4 horas. 2 Los directivos planificaron sus propios horarios de consulta para atender a sus colaboradores. La fijación de estos horarios estaba consensuado con sus propios colaboradores para el máximo beneficio mutuo. De esta forma, los directivos podían organizar y ordenar su tiempo para completar sus tareas más importantes en las horas de mayor rendimiento, optimizando por tanto su gestión. 3 Los directivos crearon un libro de preguntas frecuentes donde se resolvían las cuestiones típicas que explicaban una y otra vez a sus distintos colaboradores. A su vez, las nuevas cuestiones que surgían a posteriori se iban registrando en el libro, compilando una especie de manual de know-how. Este libro servía para liberar al directivo de multitud de cuestiones repetitivas y como valor añadido, el mismo libro se incorporaba en el proceso de formación de los nuevos empleados, ahorrando una enorme cantidad de tiempo a la organización.

9 9 4 Cada directivo estableció normas de esfuerzo resolutivo adicionales: solicitar a sus colaboradores que preparen una versión resumida (de treinta segundos) de la consulta antes de interrumpir; fijar un tiempo límite para cada interrupción; venir con al menos dos soluciones planteadas, etc. lo cual estimulaba al colaborador a realizar un esfuerzo resolutivo y evitaba una interrupción impulsiva. 5 Cada directivo fabricó a su manera un sistema de comunicación visual a modo de semáforo (con cartulina, tarjetas de colores en el pomo de la puerta, o incluso posits de colores pegados en un lugar visible) que tan solo conocían sus colaboradores. El mensaje hacia el colaborador variaba en función del color mostrado (ver diagrama de flujo en el Anexo). 6 Por último diseñamos un diagrama de flujo (ver anexo) para educar y mostrar a los colaboradores las nuevas pautas de actuación en cada caso.

10 10 LOS BENEFICIOS La implantación de este sistema, con el apoyo para la puesta en práctica del coach ejecutivo, reportó numerosos beneficios inmediatos tanto tangibles como intangibles: BENEFICIOS TANGIBLES: Reducción del número de interrupciones a 1/3 Incremento de la productividad personal Reducción de la jornada laboral Equilibrio vida laboral/familiar Reducción de niveles de estrés Mejor clima laboral BENEFICIOS INTANGIBLES: Mejora de relaciones interpersonales Niveles de energía Abandono de malos hábitos Incremento de tiempo libre Incremento de la rentabilidad del negocio

11 11 SOBRE EL AUTOR Víctor Pacheco es entrenador de gerentes y altos directivos en inteligencia emocional y comunicación para el liderazgo. Está certificado como Coach Profesional por la Asociación Española de Coaching (ASESCO), por la International Coaching Community (ICC) y por la NLP International Trainers Academy. Desarrolla su actividad profesional de manera presencial en la provincia de Cádiz y por videoconferencia con el resto del mundo. OTRAS GUÍAS PRÁCTICAS Víctor Pacheco desarrolla Guías Prácticas para Ejecutivos en materias de Inteligencia Emocional, Comunicación Asertiva y Productividad Personal. Su intención es proporcionar soluciones empresariales rápidas, útiles y de fácil aplicación para los empresarios y ejecutivos. Como persigo la mejora continua, le agradecería que nos escribiera un mail comentando qué le ha parecido la guía y cómo puedo mejorarla. Como recompensa a su contribución le regalaré otra guía práctica de la materia elegida por usted. COPYLEFT El contenido de este documento puede ser copiado, reproducido o distribuido libremente, siempre que se cite la fuente de procedencia del material y su utilización no tenga una finalidad lucrativa. Protegido por la licencia Creative Commons Attribution License :

12 ANEXO. Diagrama de flujo para educar a colaboradores TENGO UNA CONSULTA ES PROHIBIDA? SÍ RESOLVER YO NO NO ES DE TUTORÍA? SÍ ANOTAR EN LA LIBRETA ES IMPORTANTE? ESTÁ CON UN CLIENTE? NO ESTÁ SOLO? SÍ SÍ ESTÁ AL TELÉFONO? NO INTERRUMPIR NO SOLUCIONES: SEMÁFORO ROJO? SEMÁFORO AMARILLO? SEMÁFORO VERDE? Pedir al cliente que espere SÍ SÍ SÍ Pedir al cliente que vuelva más tarde Buscar un compañero a quien preguntar NO INTERRUMPIR INTERRUMPIR SOLO SI ES MUY IMPORTANTE PUEDO INTERRUMPIR