MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE CARRERAS EN RUTA

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1 MANUAL DE ORGANIZACIÓN DE CARRERAS EN RUTA Noviembre 2015

2 Hace ya más de tres décadas que las carreras en ruta comenzaron a popularizarse en nuestro país y a implantarse en los diversos sectores de la sociedad española. Hasta ese momento las escasas carreras que existían eran una manifestación más bien minoritaria y reservada a una élite deportiva. Sin embargo, desde aquel momento estas pruebas han seguido una evolución ascendente y hoy las carreras populares se han convertido en un fenómeno de masas que cada día reúne a más adeptos en una de las manifestaciones más en boga de la sociedad deportiva actual. A lo largo de este manual de organización pretendemos dar una serie de consejos prácticos para todos aquellos que quieran iniciarse en la organización de carreras en ruta y marcha. 1. TIPO DE CARRERA: Lo primero que el futuro organizador debe plantearse es qué tipo de carrera quiere montar y cuál es el propósito de la misma. Se puede organizar una carrera para recaudar fondos para un club deportivo o asociación, para una causa benéfica o de una forma más profesionalizada. Un tema importante a tener en cuenta en este punto es qué tipo de corredores queremos captar para nuestra prueba: - Corredores populares. - Marchadores. - Corredores de élite - Participantes que lo que buscan es una combinación de turismo y deporte Igualmente importantes son la elección de la época del año en que queremos montar la carrera, que normalmente irá en función de la climatología local, o la filosofía general del evento, es decir si la carrera será competitiva, de carácter benéfico o queremos potenciar simplemente la participación popular, sin importarnos en exceso las marcas que se puedan alcanzar. Otros factores a tener en cuenta a la hora de planificar la organización general de una prueba de estas características incluirían los siguientes puntos: - La posibilidad de atraer más corredores en función de la disponibilidad hotelera de nuestra ciudad en una fecha u otra. - Intentar hacerla coincidir con algún evento o festividad local. - La necesidad de evitar la coincidencia con otra prueba importante del calendario nacional. - Elección de la fecha u hora más propicia de cara a una posible retransmisión televisiva. 2. TRÁMITES ADMINISTRATIVOS: La organización de una carrera popular requiere de unos trámites administrativos ante la autoridad competente (Policía Municipal si la prueba transcurre íntegramente por el casco urbano y Guardia Civil si transcurriese parte del recorrido (o su totalidad) por vías interurbanas). Así mismo la normativa estipula como necesaria la autorización por parte de la Federación Autonómica y/o Federación Nacional (en nuestro caso de Atletismo). La Ley de Seguridad Vial (Publicada en el BOE el 23 de diciembre de 2003) recoge los requisitos que se deben poseer para la autorización de celebración de pruebas deportivas en la vía urbana, con- 2

3 cretamente en su anexo II, que regula las pruebas deportivas, marchas ciclistas y otros eventos. Es obligatoria la contratación de un seguro de Responsabilidad Civil y de Accidentes (con las coberturas mínimas e indemnizaciones que marca el Real Decreto 849/1993 de 4 de junio referente a Seguro Medico para Actividades Deportivas). La RFEA proporciona a las pruebas del Calendario RFEA estos seguros a través del Seguro RC que tiene contratado y de las licencias de los participantes (sean territoriales, nacionales o de día). El Reglamento de Competiciones de la RFEA regula anualmente las condiciones que deben cumplir las pruebas Internacionales, Nacionales y Autonómicas (sin perjuicio de lo que cada Federación territorial pueda reglamentar en su Autonomía). Igualmente en este reglamento se indica cual es el procedimiento a seguir para incluir una prueba en el calendario RFEA así como derechos y obligaciones que conllevan la pertenencia al mismo. (ver Reglamento de Competiciones) 3. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA: Antes de comenzar con el diseño de la organización de la carrera en ruta o marcha será conveniente designar un Comité Ejecutivo o de Organización que se encargue de llevar el peso de las gestiones organizativas. Aunque cada Comité dependerá de las dimensiones y características de la prueba, al menos debería estar formado por un Presidente o Director del Evento, una persona que se encargue de la coordinación con las instituciones municipales y responsables de las diferentes áreas de la competición: administración, alojamientos, circuito, logística, marketing y promoción, prensa, protocolo, servicios médicos, transportes y voluntarios, aunque esta estructura se podrá adaptar en función de los medios técnicos y humanos del organizador o de las características específicas de cada prueba. De acuerdo a la importancia de la carrera también se podrá designar un Comité de Honor, formado por un presidente y varios vocales, en el que estarán representadas las Instituciones municipales, autonómicas o estatales involucradas en la organización del evento. 4. CIRCUITO Y LOGÍSTICA: El diseño y la logística del circuito es uno de los puntos más importantes de la organización de una prueba de ruta o marcha. El circuito por el que se desarrolle la prueba debe estar totalmente cerrado al tráfico y debidamente señalizado. Hay que asegurarse también de que discurre por una superficie asfaltada o similar, evitando terreno blando y que los puntos kilométricos estén marcados debidamente con conos, carteles o elementos bien visibles para los participantes. En general, se pueden seguir las siguientes recomendaciones a la hora de diseñar el circuito: Evitar en la medida de lo posible giros de 180º. Aunque se recomienda que la ruta discurra por una superficie asfaltada, también podrá seguir un carril para bicicletas o un sendero de peatones pero nunca deberá discurrir por terrenos blandos como arcenes con césped o algo parecido. La salida y la llegada pueden tener lugar dentro de un Estadio. 3

4 Es importante que los cruces estén controlados por policía municipal o, en su defecto, por voluntarios de la organización, que impidan el paso de vehículos al circuito. Igualmente algunas zonas conflictivas pueden estar valladas o delimitadas por cintas para impedir el paso del público al circuito Tipos de circuito: Varias vueltas: un circuito de varias vueltas es idóneo para carreras con un relativo bajo número de participantes o para pruebas de Campeonatos. Una de las ventajas de este tipo de carreras es que permite el seguimiento por parte de los espectadores en varios puntos del recorrido. Un aspecto importante a tener en cuenta si se opta por un circuito de varias vueltas es planificar que los corredores más lentos no puedan ser alcanzados por la cabeza de carrera o en el caso de que esto ocurra prever algún sistema para que se facilite el normal desarrollo de la carrera sin que los atletas doblados afecten al control técnico e imagen de la prueba. Una única vuelta: la elección de un circuito de una vuelta elimina el problema del posible doblaje de atletas pero requiere una mayor cantidad de recursos y también es más difícil de seguir por parte de los espectadores. Carrera de ida y vuelta: se trata de una carrera que discurre hasta un determinado punto de giro y luego realiza el mismo recorrido de vuelta hasta el punto de salida, que a la vez es la meta. Este tipo de carreras facilita la utilización de menos recursos, dado que por ejemplo los puestos de avituallamiento pueden ser empleados tanto a la ida como al regreso de los corredores. Sin embargo, la mediana o línea divisoria de los dos sentidos de la carrera tiene que estar perfectamente delimitada y controlada para evitar que algunos corredores pudieran acortar el recorrido. Recorrido de ida y vuelta delimitado por un seto natural. 4

5 Carrera de punto a punto: es una carrera que discurre entre un punto y otro de forma lineal. Si se corre en una única dirección la meta se encontrará muy alejada de la salida y por tanto una carrera de estas características difícilmente podrá cumplir con la normativa de la IAAF para la homologación de récords (que la separación entre salida y meta no exceda de un 50% de la distancia de la carrera y que el desnivel sea inferior a 1m por kilómetro). No obstante, este formato de carrera se utiliza muy habitualmente para recorridos clásicos (como por ejemplo el maratón de Atenas o el maratón de Boston) y para unir diferentes localidades. Una vez decidido el tipo de circuito a utilizar es importante realizar un plano detallado con todas las vías por las que discurrirá la prueba e igualmente marcando donde vamos a situar los avituallamientos, puntos de control y cualquier otro elemento que consideremos necesario indicar en el mapa Homologación de la prueba: Para todas las pruebas de carácter internacional y nacional y que se celebren sobre una distancia estándar (milla, 5km, 10km, 15km, 20km, medio maratón, 25km, 30km, maratón, 100km y maratón por relevos) el recorrido debe ser sometido a la homologación previa por parte de la Real Federación Española de Atletismo. Sólo las personas incluidas en el Panel RFEA de Homologadores (Paneles IAAF y RFEA Grado A y B ) están facultadas para realizar trabajos de medición y homologación de circuitos. Para solicitar la homologación de un circuito se debe presentar el impreso oficial (ver impreso) adjuntando planos del recorrido, altimetría y ubicación de salida y meta. Una vez realizada la homologación, ésta será incluida en un registro de circuitos homologados que se podrá consultar a través de la web de la RFEA. La validez del certificado de homologación tendrá vigencia por un periodo de siete años, al término del cuál tendrá que ser renovada la homologación. Estrategias a la hora de homologar un circuito: El diseño de un circuito es de importancia vital para el éxito futuro de la prueba. Es importe que se diseñe pensando en que los atletas normalmente buscan el trayecto más corto y en consecuencia si una curva no la ajustamos a la acera para que ésta sirva de barrera natural deberemos preveer todos los años la colocación de vallas o conos en suficiente cantidad para que los atletas no realicen atajos que puedan invalidar las marcas. En otras ocasiones el rodear rotondas debe venir acompañado por personal que coloque vallas o conos en suficiente cantidad para que los atletas no tengan duda en ir por el recorrido homologado. No son pocas las ocasiones en que la organización olvidó balizar correctamente una curva o una rotonda y el resultado fue que las marcas no se homologasen porque los participantes acortaron en esa zona del recorrido. MUY IMPORTANTE: Responsable del circuito SOLO CON ESA FUNCIÓN Infraestructuras en las zonas de salida y meta: Uno de los puntos más importantes a tener en cuenta es buscar un lugar apropiado que sirva de escenario de la salida y/o meta, de acuerdo al número de corredores previsto y también a los espectadores que puedan asistir al evento. 5

6 En la salida hay que tener en cuenta varios aspectos: Asegurar amplitud suficiente para el volumen de los participantes. Reservar una zona específica para los corredores de élite e invitados. Así mismo las mujeres tendrán que tener un espacio reservado en la salida. Hay que marcar la línea de salida con cal o pintura en el suelo, con una anchura de al menos 5 centímetros. La línea de salida debe estar delimitada, en la medida de lo posible, con un arco hinchable o estructura que sea visible por todos los participantes y el público en general. Igualmente hay que reservar una serie de zonas para las diversas necesidades de la organización: mesas o carpas para entrega de chips, vehículos de ropero, cámara de llamadas, servicios públicos Hay que reservar un espacio para la megafonía, a ser posible separado del resto de servicios, y con una buena visibilidad sobre la zona de salida. En algún caso, y en función de la importancia de la carrera, se puede instalar un graderío móvil para que los espectadores puedan seguir las evoluciones de la prueba. Éste es un punto a tener en cuenta igualmente en la zona de meta. Infraestructuras en la meta: Marcaje de la línea de meta con cal o pintura en el suelo de al menos 5 centímetros de anchura. La línea de meta debe estar delimitada, en la medida de lo posible con un arco hinchable o estructura que sea visible por todos los participantes y el público en general. Embudos suficientes y separados de la línea de meta para canalizar el flujo de atletas una vez finalizada la prueba. En cuanto al cronometraje hay que asegurar que los medios técnicos y humanos sean suficientes para el volumen de participantes y la correcta elaboración de resultados. Es aconsejable la existencia de un reloj en meta, por debajo del arco. El sistema de cronometraje y clasificación deberá ser elegido en función de las circunstancias de la prueba. Parece recomendable no gastar dinero en chips si hablamos de una milla urbana con reducida participación por disparo, pero obligatorio si la prueba es de una cantidad muy importante de participantes (ejemplo 3000). Hay que procurar que los últimos metros del recorrido estén delimitados por vallas para evitar que el público pueda acceder a la recta de meta. Igualmente hay que preveer un carril de evacuación para los vehículos que acompañan la carrera, de tal manera que éstos puedan dirigirse a la zona de párking sin cruzar la línea de meta. Habilitar una zona para el locutor de meta, con buena visibilidad. Microfono inalámbrico para moverse por la meta y poder animar al publico interactuando con éste y con los participantes y autoridades. Hay que preveer un espacio suficientemente amplio para secretaría, desde donde se puedan gestionar los resultados de la prueba, resolver las incidencias, atender pagos, siempre aislado del publico (con control de acceso a ese espacio para evitar que accedan personas no autorizadas). Es importante también la disposición de las carpas o tiendas que albergarán los diferentes servicios de la organización, de tal forma que sean fácilmente accesibles e identificables por los participantes y el resto de personas involucradas en la carrera: guardarropa, carpas de servicios médicos y fisioterapia, avituallamiento, zona VIP 6

7 4.4. Cajones de salida y salidas escalonadas: Uno de los puntos a considerar si nuestra carrera tiene una alta participación es la posibilidad de disponer de varios cajones de salida para facilitar que los corredores con mejores marcas puedan salir en la parte delantera y que el resto se vayan colocando según su nivel deportivo. Estos cajones de salida pueden estar señalizados con carteles (por ejemplo del tiempo final objetivo para la distancia o del ritmo por kilómetro) para que los corredores sepan a cuál de ellos deben dirigirse en función de su nivel y también delimitados por vallas o cinta de tal manera que impidan que los participantes salten entre los diferentes cajones. Estos dispositivos de contención se retirarán poco antes de la salida de la prueba. Cada organizador decidirá si establece un control estricto de acceso a los cajones de salida o deja a la voluntad de los participantes el que se vayan colocando en uno u otro. En todo caso si decide aplicar un control de acceso deberá prever el montaje de puertas de acceso controladas por personal de la organización o voluntarios y la asignación de diferentes tipos de dorsales (identificados por colores o por tramos de numeración) o algún otro tipo de acreditación para saber de forma precisa qué corredor va a cada cajón. Hay que tener en cuenta en este apartado (como veremos posteriormente en el punto 5 que habla del cronometraje) que el tiempo oficial del corredor en la prueba es el que discurre entre el disparo Distribución de cajones de salida en una prueba de ruta. 7

8 de salida y su posterior paso por meta, por tanto en una carrera de participación muy masiva puede ser también práctico el diseño de las salidas escalonadas, esto es la posibilidad de efectuar varios disparos de salida de tal manera que se minimice el tiempo de espera de los corredores y la diferencia entre su tiempo oficial y el tiempo neto sea menor. Si elegimos esta opción debemos asegurarnos en todo caso que los corredores de mayor nivel salgan en la primera salida y que cada corredor se sitúe en el cajón que le corresponda para que las diferentes salidas se realicen de la forma más ordenada posible Avituallamientos: En salida y meta hay que asegurar la existencia de agua y otros refrescos apropiados. Igualmente a lo largo del recorrido hay que habilitar diversos puestos de avituallamiento en función de la distancia: - Pruebas de hasta 10km: se pondrán puestos de esponjas y bebidas con intervalos aproximados de 2 ó 3 kilómetros en función de las condiciones climatológicas. Se deberá proveer aproximadamente ml de agua por corredor (tamaño estándar de las botellas). - Distancias superiores: se pondrán puestos de avituallamiento aproximadamente a 5km de la salida y después cada 5km. Además se instalarán puestos de esponjas/bebidas (agua) a mitad de camino entre los puestos de avituallamiento (o más en función de las condiciones climatológicas). Los avituallamientos son un punto vital en la organización de una carrera en ruta. 8

9 Igualmente el organizador deberá tener en cuenta la posibilidad de que los atletas de élite puedan disponer de sus propias bebidas y ubicarlas en los diversos puestos de avituallamiento. Para ello deberá proveer los botes a los participantes o bien avisarles con suficiente tiempo de antelación de que deben ser ellos los que traigan los botes con las bebidas y las hagan llegar al organizador. Cada bote deberá ser marcado con el nombre del corredor. La entrega del bote al atleta la debe hacer o la organización o alguien autorizado por ésta (ejemplo el entrenador del atleta). - También se pueden montar a lo largo del recorrido duchas aunque nunca a todo lo ancho de la calzada, de tal forma que sea el propio atleta el que decida pasar a través de ellas o no. La provisión de medios de avituallamiento por parte de la organización deberá ser estudiada por el responsable médico de la organización, quien tendrá en cuenta el volumen de personas, temperatura y humedad el día de la prueba, etc Caravana de vehículos: La carrera debe ser acompañada, en la medida de lo posible, única y exclusivamente por una caravana de vehículos (autorizada por la organización) para que los jueces y acompañantes puedan seguir la misma, aunque buscando un equilibrio y evitando la masificación de los mismos. Esta caravana debe hacer su recorrido con la suficiente separación (entre m) sobre los corredores para evitar cualquier atropellamiento u obstaculización a los mismos. Todos los vehículos que sigan a la carrera deben ir perfectamente identificados llevando en el parabrisas delantero la acreditación de vehículo autorizado. Tipos de vehículos provistos por la organización: Coche de apertura de carrera: es el coche que va más cercano a los corredores y que normalmente lleva el cronometro señalando el tiempo oficial de carrera. En este coche pueden viajar el juez árbitro y el locutor de carrera, puesto que es el vehículo que en principio tendrá una mejor visibilidad sobre la misma. Coche o autobús de prensa: hay que preveer algún vehículo para que los medios de comunicación puedan seguir la carrera. Si el número de periodistas es pequeño podrá servir con un coche o un par de ellos, que deberán circular por delante del coche de apertura de carrera. En carreras con gran expectación mediática puede ser necesario proveer de un vehículo de mayor capacidad o incluso un autobús para trasportar a la prensa. En este caso debe viajar con mayor antelación dada las dificultades de maniobra de un vehículo de estas características. Caravana de Motos: las motos suelen ser utilizas para llevar fotógrafos, cámaras de televisión, delegado técnico o algunos jueces de carrera. Pueden discurrir en paralelo a la carrera en zonas del circuito con suficiente anchura aunque siempre manteniendo las debidas precauciones. Bicicletas: hay que preveer tres bicicletas que vayan siguiendo a las tres primeras mujeres con un cartel identificativo que las distinga. Coche escoba: cierra la carrera y está pendiente de las posibles incidencias que puedan surgir durante la misma, recogiendo a algún atleta que pueda retirarse o tener algún problema físico. Esto 9

10 suele ser práctico en carreras con una participación limitada pero en grandes eventos su misión será ir informando a los corredores que van en cola de la apertura del tráfico rodado y de que a partir de ese momento deben comportarse como cualquier otro peatón. También es importante que a lo largo del circuito haya algún coche médico de apoyo para atender cualquier incidencia que pueda surgir. En carreras lineales también puede ser necesaria la utilización de varios vehículos que transporten la ropa y pertenencias personales de los corredores desde la salida hasta la meta. En todo caso estos vehículos deben seguir un recorrido alternativo y no interferir en el itinerario de la carrera Señalética y marcas en el recorrido: Incluso si el conductor del coche que abre la carrera conoce a la perfección el recorrido será de utilidad señalar con marcas los giros o cambios de dirección del mismo para evitar posibles confusiones. La forma más completa de señalizar por donde discurre una carrera es la clásica línea azul o de otro color pintada en el suelo (debe ser de un color distinto a las tradicionales indicaciones de tráfico de nuestra localidad para que pueda distinguirse), siempre que el Ayuntamiento/os por donde discurra la prueba nos lo permita. La línea azul normalmente se utiliza en carreras de gran presupuesto dado que pintar una línea de estas características en pruebas tan largas como un maratón suele tener un alto coste. En caso de no disponer de tanto presupuesto para pintar la línea azul podría servir con pintar las clásicas flechas en el suelo sobre el asfalto, sobre todo en los giros y cruces para indicar tanto a los vehículos como a los participantes por donde discurre la carrera. 10

11 Otros elementos de marcaje y de seguridad del recorrido pueden ser vallas, conos o cintas, que servirán para delimitar los giros (y que los atletas no acorten en el recorrido homologado) y evitar que los espectadores puedan irrumpir en parte del mismo. Igualmente en algunas zonas de salida y meta las vallas también pueden servir para ubicar las pancartas publicitarias de los principales patrocinadores de la prueba. Puntos kilómetros: Además de las marcas en el suelo para informar a corredores y organización de por donde discurre la carrera, también será necesario señalizar los puntos kilométricos. Lo ideal es señalizar cada kilómetro pero si no se pudiera al menos cada 5km. Los kilómetros se deben señalizar con carteles de suficiente altura para que puedan ser vistos por participantes y público e idealmente por las dos caras. Otras señalizaciones: Otras señalizaciones en el recorrido incluyen también los puestos de avituallamiento, puestos de asistencia sanitaria, servicios públicos o cualquier otra infraestructura de cara al corredor que se considere necesario dar a conocer. Siempre deben estar señalizados con carteles que tengan buena visibilidad Otros elementos del recorrido: Otros puntos a tener en cuenta a lo largo del recorrido incluyen las siguientes infraestructuras o elementos: Servicios públicos: al igual que es importante que tanto en salida como en meta los corredores puedan tener a su disposición servicios públicos, también será conveniente ubicar estratégicamente a lo largo del recorrido algunos servicios para satisfacer las necesidades de los corredores, sobre todo en pruebas de larga duración. Puntos de control: también será necesario situar algún punto o puntos de control para comprobar que todos los corredores cumplen con el recorrido establecido. El punto de control más efectivo puede ser situar una alfombra o varias en el punto más lejano a la salida/meta y añadir algún otro más en función del recorrido para asegurar que con un mínimo de controles podamos determinar sí algún atleta no ha hecho parte del recorrido. Con menores presupuestos puede ser de utilidad puntos de control de jueces o personal de la organización o la grabación en vídeo de los corredores al paso por un lugar establecido. De esta forma evitaremos en gran medida que algunos participantes puedan acortar o saltarse el itinerario establecido de antemano. 5. CRONOMETRAJE y CLASIFICACIONES: Una de las principales razones por las que miles de personas deciden tomar parte en una carrera oficial es la de poder medir sus capacidades y comprobar que tiempo son capaces de hacer en una determinada distancia midiéndose con otros competidores de parecidas capacidades. Por tanto, en este sentido, el cronometraje de la carrera se convierte en un punto esencial para satisfacer las demandas de nuestros principales destinatarios: los corredores. 11

12 Obviamente, desde el punto de vista de la toma de tiempos no plantea los mismos problemas una carrera con 100 participantes que una prueba de participación masiva y las soluciones a aportar son totalmente distintas. Tipos de cronometraje en carreras: - Cronometraje manual con relojes: es el método más simple de cronometraje y serviría para carreras con poca participación. En este sistema los cronometradores toman el tiempo de los corredores y lo van anotando en una planilla elaborando posteriormente la clasificación final. - Cronometraje con lector código de barras: consiste en tomar el tiempo a los corredores y clasificar a estos mediante la lectura del de código de barras que llevan impreso en el dorsal asignando el tiempo por el orden de llegada que da el sistema. La lectura del código se manda al ordenador central que es el que registra el tiempo oficial del corredor. - Chip: es el sistema de cronometraje más extendido y más fiable en la actualidad. Consiste en facilitar a cada corredor un chip (transpondedor) que es el que registrará su tiempo al pasar por el dispositivo de lectura situado en la línea de llegada. En la actualidad existen dos tipos de chip: el retornable, de varios usos, que debe ser devuelto por el corredor una vez finalizada la carrera, y el de un solo uso, que facilita las gestiones del organizador y evita el emplear medios y personas en el punto de devolución de chips. El uso del chip está autorizado por las normas técnicas de la IAAF en su artículo , que establece que la utilización de los sistemas de cronometraje con transpondedor aprobados por la IAAF en pruebas según el Artículo 230 (para carreras no completamente desarrolladas en el Estadio), 240 y 250 está autorizado a condición de que: (a) Ningún material utilizado en la salida, a lo largo del recorrido, o en la línea de llegada constituya un obstáculo significativo o una barrera en la progresión del atleta. (b) El peso del transpondedor y de su carcasa llevada en el uniforme del atleta, en su dorsal o en su calzado sea insignificante. (c) El Sistema sea puesto en marcha por la pistola del Juez de Salidas o sincronizado con la señal de salida. (d) El Sistema no demande ninguna acción por parte del atleta durante la competición, en la línea de llegada o en cualquier etapa en el procesado de resultados. (e) La resolución sea de 0.1 segundos (por ejemplo puedan desempatar atletas que finalicen con 0.1 segundos de diferencia). Para todas las carreras el tiempo debe leerse en 0.1 segundo y convertirse en segundos enteros. Todos los tiempos que no terminen en dos ceros serán convertidos y registrados al próximo segundo entero ( debe ser registrado como ). Tiempo oficial: en todo caso hay que precisar que el tiempo oficial debe ser el transcurrido entre el disparo de la pistola y el momento en que el atleta cruce la línea de llegada. Y en consecuencia, los tiempos asignados por el sistema de chips deberá ser validado (y si procede ajustado) por el juez responsable de cronometraje debiendo la organización, no publicar ningún resultado mientras el Juez dé su conformidad. También es útil para los participantes conocer el tiempo neto (que es el que transcurre entre que 12

13 el participante cruza la línea de salida y la de meta). Este tiempo tiene valor únicamente oficioso y nunca debe considerarse oficial ni la clasificación de atletas ordenarse por el tiempo neto. 6. MEDIOS DE COMUNICACIÓN: Uno de los aspectos más importantes para el éxito y correcta difusión de una carrera en ruta o marcha es la atención a los medios de comunicación. Esto implica una serie de actividades previas a la prueba y la instalación de unas infraestructuras y servicios para el correcto seguimiento de la prueba por parte de los periodistas. La alianza de la organización con uno o más medios de comunicación normalmente favorecerá la participación en al prueba y repercusión de la misma Presentación a la prensa: De cara a conseguir una mayor repercusión y espacio en los medios de comunicación, es importante valorar la posibilidad de organizar una presentación de nuestra carrera a lo largo de la semana previa a la misma o con la antelación que creamos suficiente. Éstos son algunos aspectos a tener en cuenta para que nuestra presentación sea exitosa: Realizar la convocatoria con la suficiente antelación (al menos cuatro o cinco días antes de la celebración del acto) y tras el envío de la invitación por correo electrónico o correo ordinario confirmar la asistencia mediante llamada telefónica. Buscar un lugar atractivo en nuestra ciudad para la presentación e involucrar a las autoridades municipales y locales en la misma. Contar con la presencia, en la medida de lo posible, de alguna de las figuras participantes en la La presentación a la prensa es un acto importante de promoción de una carrera en ruta. 13

14 prueba. En el caso de que no sea posible se puede contar con algún atleta local destacado que vaya a tomar parte o que sea un referente en el mundo de las carreras en ruta en nuestra ciudad. Realizar un dossier informativo contando todos los detalles de la organización, que se entregará a los periodistas a su llegada al acto. En cuanto al desarrollo del acto puede haber dos tipos de presidencia: Presidencia de pie: para actos breves de carácter informal. Presidencia sentada: para actos con una duración superior a 40 minutos y con carácter formal. También sería interesante igualmente la colocación de una trasera con la imagen gráfica de la carrera y los logotipos de nuestros principales patrocinadores por detrás de las autoridades que tengan que intervenir en la presentación. Tras las palabras de las autoridades y/o la ronda de preguntas, se puede servir un cóctel o vino español en función del presupuesto con que contemos. En todo caso hay que prever una zona amplia en la que los periodistas y demás asistentes puedan departir con los invitados Servicios para los medios de comunicación: Durante la prueba hay que establecer una serie de servicios para que los medios de comunicación puedan seguir correctamente la misma y estar informados en todo momento de las evoluciones de carrera. Lo ideal es que una persona de la organización con cierta experiencia en este campo pueda encargarse en exclusiva de atender a los medios de comunicación. Por lo general podemos seguir las siguientes recomendaciones: Preveer espacio en la caravana de vehículos para el seguimiento de los medios de comunicación. En el caso de los fotógrafos lo más práctico es que puedan contar con una moto que facilite el seguimiento y la visualización directa de los corredores. En cualquier caso estos vehículos deben seguir en todo momento las indicaciones del director de carrera. Facilitar lista de dorsales a seguir y cualquier otra información que pueda ser relevante antes de la salida. Informar mediante radioenlaces o llamadas telefónicas sobre los pasos intermedios de la carrera. En la meta hay que reservar un espacio para los medios de comunicación. En el caso de pruebas muy importantes será práctico montar una pequeña tribuna de prensa desde la que puedan realizar su labor. Los fotógrafos deben tener acceso en todo momento a los corredores. Para la meta es recomendable montar una tarima elevada con suficiente espacio en función del número de fotógrafos acreditados y con visibilidad directa a la llegada. Hay que estar pendientes de una rápida entrega de resultados a los medios en cuanto finalice la carrera. Facilitar una zona reservada junto a la tarima de premiación para periodistas y especialmente para fotógrafos. En principio periodistas y fotógrafos deben tener libre acceso a todos los espacios de la carrera, excepto a aquellos que consideremos sean de uso exclusivo de la organización (por ejemplo, secretaría, sala de control antidopaje si la hubiera ). Igualmente se deberá tener cuidado de que no circulen por debajo del arco de meta, lo que podría impedir una lectura correcta de los tiempos de los 14

15 corredores. En este sentido puede ser de utilidad la distribución de acreditaciones o petos que les identifiquen en todo momento y que ayuden a regular su tránsito. 7. PROMOCIÓN Y MARKETING: En una carrera en ruta las áreas de promoción y marketing pueden ir de la mano o bien que una persona se encargue de cada tema. En general la misión de este área es la de generar los recursos suficientes (sobre todo económicos) a través de patrocinadores externos e instituciones públicas para que la prueba pueda desarrollarse con normalidad y buscar la mayor repercusión pública posible. Dentro del apartado de promoción algunas de las tareas a desarrollar serían las siguientes: Realización de cartel y programa de la competición y distribución de los mismos. Campañas de publicidad en los medios de comunicación. Presentación de la competición a la prensa, patrocinadores y otros colectivos en coordinación con el responsable de Medios de comunicación. Campaña de publicidad exterior en la ciudad, previo acuerdo con las autoridades municipales. Campaña de captación de voluntarios. También es interesante valorar la realización de una Feria del Corredor, en la que los atletas puedan recoger su dorsal y la bolsa del corredor y donde los patrocinadores puedan disponer de un espacio donde entrar en contacto con los participantes y visitantes de la feria. Por lo que respecta al marketing, éstas serían algunas de las funciones: Captación y atención de posibles patrocinadores para el evento. Colocación y supervisión de pancartas y elementos publicitarios a lo largo de la salida, meta y el recorrido. En este sentido será de utilidad la realización de un plano detallado con la distribución de las diferentes pancartas en los espacios disponibles. Deberá velar porque la publicidad mostrada en el circuito cumpla las normativas de la RFEA y de la IAAF. En este sentido debe conocer el Reglamento de publicidad de la IAAF, que es el que se aplica en las competiciones atléticas. Control y supervisión del material publicitario en todos los soportes impresos de la prueba. Atención a los patrocinadores durante la presentación de la carrera y la disputa de la misma dándoles la posibilidad de utilizar vuestro evento para sus posible acciones comerciales. 8. PROTOCOLO: El área de protocolo es el responsable de la planificación y ejecución de los actos protocolarios de la competición, incluida la entrega de trofeos de la misma. Concretamente debe estar pendiente de los siguientes temas: Invitación a la presentación de la carrera, especialmente a las autoridades y siempre en coordinación con prensa, promoción y marketing. Invitación al palco de honor o zona VIP de la carrera. Atención a los VIP s durante la carrera. 15

16 Entrega de premios de una carrera en ruta. Organización de la entrega de Trofeos: horario de entrega, coordinación con los caza-medallistas, diseño de la premiación En este sentido es importante que la entrega de trofeos se realice de la forma ágil para evitar a los participantes, prensa, autoridades y demás personas involucradas en este acto una espera demasiado largo. En pruebas que incluyan un gran número de categorías quizás sería conveniente programar la ceremonia de entrega de trofeos de los primeros clasificados de la general nada más acabar la prueba y dejar para el final el resto de categorías. En sus funciones puede estar ayudado por voluntarios y/o azafatas, que se encarguen de atender a las personalidades. 9. SERVICIOS MÉDICOS Y CONTROL ANTIDOPAJE: Un aspecto importante a tener en cuenta en carreras en ruta y marcha es diseñar una atención médica adecuada para los participantes que pueda solventar cualquier eventualidad de tipo médico. 16

17 Es importante que haya una persona de la organización que pueda coordinar todo el dispositivo médico y también la posible realización de controles antidopaje, en coordinación con la Agencia Española de Protección de la Salud en el Deporte (AEPSAD). La obligación del organizador es preveer un servicio de asistencia médica de la propia organización desde una hora antes del inicio de la competición hasta media hora después de la finalización de la misma, así como asegurar el traslado en ambulancia y el tratamiento o intervención en una clínica de cualquier posible atleta lesionado o que sufra algún percance de tipo médico. Los recursos a emplear en este apartado (número de ambulancias, médicos, fisioterapeutas, podólogos, zona de asistencia, etc) deberá ser diseñado por el Responsable de Servicios Médicos de la Organización quien evaluará sus necesidades en función del numero y tipo de participantes, condiciones climatológicas, recorrido, etc. En carreras de larga distancia este servicio es el que marca la diferencia entre una buena y una mala organización y, si bien nunca es lo que más se ve, si hubiese un problema en este campo puede tener graves consecuencias para la organización. Una carpa de atención médica a los participantes es vital para resolver cualquier incidencia que pueda presentarse durante la carrera. 17

18 En general las funciones de los Servicios Médicos en una carrera en ruta se resumen en las siguientes: Organización de una sala médica próxima a la meta con material necesario para atender las incidencias que se presenten. Esta sala de atención puede encontrarse en el interior de la ambulancia. Es importante poder contar con fisioterapeutas que puedan atender a los corredores una vez traspasada la meta. Será de utilidad en este sentido la instalación de una carpa o tienda de fisioterapia donde se pueda facilitar este servicio. Se debe contar con una ambulancia asistible y medicalizable para transporte de heridos o enfermos con equipamiento de Soporte Vital Avanzado (UVI Móvil). Un Centro Médico Asistencial de referencia para evacuación de heridos de gravedad. Control del flujo de participantes una vez finalizada la prueba con un correcto triaje de las incidencias médicas que puedan ocurrir en ese momento. En cuanto a la posible realización de los controles antidopaje, en función de la designación de la Agencia Española de Protección de la Salud en el Deporte, hay que tener en cuenta los siguientes aspectos: De acuerdo con el Artículo 9.1 de la Sección 4ª (Del Área de Control de dopaje) de la Orden Ministerial de 11 de enero de 1996 por la que se establecen las normas generales para la realización de controles de dopaje (BOE núm. 18 de 20 de enero de 1996) en las carreras en ruta para la recogida de muestras y procesos reglamentarios existirá una zona denominada "área de control de dopaje", que reúna garantías de intimidad y seguridad, responsabilizándose el organizador del cumplimiento de los siguientes requisitos: La sala se deberá ubicar en un centro médico próximo o instalación deportiva o de otro tipo cercana, dotada de botiquín o vestuario o sala, que no deberá distar más de 1 Km. de la línea de meta con las siguientes dependencias: o Sala de toma de muestras: Un retrete, un lavabo, un espejo y artículos de higiene. o Sala de trabajo: Mesa, sillas y, para las competiciones de más de un día de duración, nevera o frigorífico (con cerradura si la competición dura más de 1 día). o Sala de espera: Sillas y nevera o frigorífico con suficiente agua, refrescos, zumos y refrescos sin cafeína, en envases precintados y de uso individual. Está prohibida la realización de cualquier documento gráfico o audiovisual durante el proceso de recogida de muestras así como la entrada a la Zona será restringida única y exclusivamente a las personas autorizadas (denegando el acceso a cualquier persona que no tenga ninguna función útil en esa sala). Una vez finalizado el control se debe proveer transporte para el traslado al hotel de los deportistas que se demoren en suministrar la muestra necesaria. 18

19 10. OTROS ASPECTOS A TENER EN CUENTA EN LA ORGANIZACIÓN DE UNA PRUEBA EN RUTA: Dentro de la organización de una carrera en ruta hay otros aspectos a tener en cuenta de cara al exitoso desarrollo de la misma: - Coordinación con el jurado y delegado técnico designado por la RFEA. - Contratación de atletas - Contar con un suficiente número de voluntarios para poder desarrollar las labores propias de la organización. - Coordinación con Policía Municipal u autoridades municipales. - Elaboración de un plan general de actuación de la prueba y de informes posteriores por área que nos permitirán mejorar en ediciones venideras. 19

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