DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL ANÁLISIS CONSUMO DE PAPEL

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Sandra Ávila Godoy
hace 8 años
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1 DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL ANÁLISIS CONSUMO DE PAPEL

administrativos que dan fe de las acciones adelantadas incluso antes de convertirse el tema en una política a nivel nacional.

2 La universidad, comprometida con el medio ambiente y la austeridad. Directiva presidencial 04 de 2012 El tema del consumo de Papel, ha sido una constante preocupación por las diferentes administraciones, cabe resaltar que se cuenta con datos mediante actos administrativos que dan fe de las acciones adelantadas incluso antes de convertirse el tema en una política a nivel nacional. Esta administración no será la excepción en la lucha para lograr la eficiencia administrativa, el cuidado con el medio ambiente y la austeridad en consumos de papel que puedan contener fuentes alternas por medios tecnológicos para lograr las metas y objetivos planteados. R.R Políticas sobre austeridad y eficiencia R.R Políticas y estrategias comunicaciones electrónicas R.R Comité promoción ahorro de papel. CERO PAPEL C.R Adopción Estrategias Cero Papel C.R Instrucciones uso de Papel

3 CERO PAPEL GASTO EN PAPEL Gasto papel años 2011 al 2013: $ Gasto tinta años 2011 al 2013: $ Total gastos tinta y papel 2011 al 2013 $ Gasto promedio anual papel: $ Gasto promedio anual tinta: $ Total gastos tinta-papel promedio anual $ Otros gastos para procesar papel: a) Unidades de conservación b) Unidades de almacenamiento c) Espacio físicos d) Consumo de energía e) Costos de envío f) Tiempos de operación 15 Km2 de selva tropical desaparecen de la faz de le Tierra cada minuto todos los días. AYUDEMOS LA TIERRA!! DATOS FUENTE RESMAS Y TINTA U de A 1. Sistema de Compras institucional SICOMER 2. Datos fuente Fotocopias Empresa Datecsa

747 Otros gastos para procesar papel: a) Unidades de conservación b) Unidades de almacenamiento c) Espacio físicos d) Consumo de energía e) Costos de envío f) Tiempos de operación 15 Km2 de selva

CONSUMO DE PAPEL 2011-2013 RESMAS FOTOCOPIAS POR RESMAS IMPRENTA POR RESMAS PAPEL OFICINA POR RESMAS AÑO 2013 AÑO 2013 AÑO 2013 AÑO 2012 AÑO 2012 AÑO 2012 AÑO 2011 AÑO 2011 AÑO 2011 FOTOCOPIAS 7.

4 CONSUMO DE PAPEL RESMAS FOTOCOPIAS POR RESMAS IMPRENTA POR RESMAS PAPEL OFICINA POR RESMAS AÑO 2013 AÑO 2013 AÑO 2013 AÑO 2012 AÑO 2012 AÑO 2012 AÑO 2011 AÑO 2011 AÑO 2011 FOTOCOPIAS IMPRENTA OFICINA (Resmas ) - ( Hojas) Promedio anual: Análisis: El consumo de copias equivale al 57% del papel que se consume en las oficinas, de esta forma se podría pensar que se incrementan los archivos en un 150% (Resmas 6.056) - ( HOJAS) Promedio anual: Análisis: En términos ambientales tiene el menor impacto, pero sus costos superan lo invertido en papel de oficina por sus características especiales. (Resmas ) - ( HOJAS) Promedio anual: Análisis: Es el consumo más representativo en estos tres años, y su impacto ambiental representa la tala de arboles para suplir esta necesidad.

868 Análisis: El consumo de copias equivale al 57% del papel que se consume en las oficinas, de esta forma se podría pensar que se incrementan los archivos en un 150% (Resmas 6.056) - (3.028.

5 DEPENDENCIAS CON MAYOR CONSUMO DE RESMAS PAPEL DE OFICINA AÑOS 2011 AL Pro. Nacer Sal. Sex. y Reproduc. Facultad de Medicina 9301 Pro. Cen. Ext. Aseso. y Consul. Facultad de Ingenierías 3020 Admisiones y Registro 8801 DEC. FAC. NAL. Salud Pública 8801 DEC. FAC. NAL. Salud Pública 3020 Admisiones y Registro 9301 Pro. Cen. Ext. Aseso. y Consul. Facultad de Ingenierías 8312 Pro. Nacer Sal. Sex. y Reproduc. Facultad de Medicina RESMAS

Facultad de Ingenierías 3020 Admisiones y Registro 8801 DEC. FAC. NAL.

6 GASTO EN PAPEL GASTO PAPEL OFICINA GASTO PAPEL IMPRENTA GASTO FOTOCOPIAS AÑO 2013 AÑO 2013 AÑO 2013 AÑO 2012 AÑO 2012 AÑO 2012 AÑO 2011 AÑO 2011 AÑO 2011 OFICINA $ $ $ IMPRENTA $ $ $ FOTOCOPIAS $ $ $ Gasto 2011 al 2013:$ Promedio anual: $ Propuesta: Identificar la necesidad, los costos de impresión y demás costos ocultos antes mencionados, pero ante todo el tiempo del personal en la operación. Gasto 2011 al 2013 : $ Promedio anual: $ Propuesta: Sin desconocer la importancia de suministrar información por todos los medios, realizar un desmonte gradual del físico y fortalecer los medios de interacción tecnológica. Gasto 2011 al 2013 : $ Promedio anual: $ Propuesta: Evaluar la posibilidad de usar escáner si se requiere para agilizar la captura y distribución de la imagen, de ser posible implementar las diferentes firmas electrónicas.

199 Propuesta: Identificar la necesidad, los costos de impresión y demás costos ocultos antes mencionados, pero ante todo el tiempo del personal en la operación. Gasto 2011 al 2013 : $ 597.230.

7 DEPENDENCIAS CON MAYOR CONSUMO DE FOTOCOPIAS AÑOS 2011 AL DIRECCION DE REGIONALIZACION 1010 SECRETARÍA GENERAL 3300 VICEDECANATURA FAC. DE CIENCIAS AGRARIAS 8802 PRO. ESP. FAC. CIENCIAS EXACTAS Y NATURALES 8802 PRO. ESP. FAC. CIENCIAS EXACTAS Y NATURALES 3300 VICEDECANATURA FAC. DE CIENCIAS AGRARIAS 1010 SECRETARÍA GENERAL 1060 DIRECCION DE REGIONALIZACION FOTOCOPIAS

ESP. FAC. CIENCIAS EXACTAS Y NATURALES 3300 VICEDECANATURA FAC.

DEPENDENCIAS CON MAYOR CONSUMO DE TINTA AÑOS 2011 AL 2013 GASTO TINTA 2011-2013 CONSUMO DE TINTA UNIDADES 2011-2013 8505. Escu. Y Bandas Musicales 8505 Esc. Y Bandas Musicales 8320.

8 DEPENDENCIAS CON MAYOR CONSUMO DE TINTA AÑOS 2011 AL 2013 GASTO TINTA CONSUMO DE TINTA UNIDADES Escu. Y Bandas Musicales 8505 Esc. Y Bandas Musicales Bacteriología y Labora. Clínico 8320 Bacteriología y Lab. Clínico Prog. Comité Publicaciones 8005 Prog. Comité Publicaciones Nacional de Salud Pública Prog Escu. Y Nacional Comité Bacteriología y Bandas de Salud Pública Publicaciones Labora. Clínico Musicales GASTO $ $ $ $ Nacional de Salud Pública 8801 Nacional de Salud Pública 8005 Prog. Comité Publicaciones 8320 Bacteriología y Lab. Clínico 8505 Esc. Y Bandas Musicales CONSUMO 1026,0 316,0 309,0 248,0

Escu. Y 8801. Nacional Comité Bacteriología y Bandas de Salud Pública Publicaciones Labora. Clínico Musicales GASTO $ 133.062.605 $ 87.211.003 $ 45.502.234 $ 34.664.

CONSOLIDADOS 2011-2013 20.000 15.000 10.000 5.000 0 CONSUMO RESMAS DE PAPEL IMPRENTA 2.030 2.237 1.789 OFICINA 19.412 18.118 19.726 FOTOCOPIAS 7.690 12.745 12.170 Consumo año 2011: 29.

9 CONSOLIDADOS CONSUMO RESMAS DE PAPEL IMPRENTA OFICINA FOTOCOPIAS Consumo año 2011: Consumo año 2012: Consumo año 2013: Consumo de resmas: Equivalente en arboles: Nota: Una sola hoja de papel blanco requiere 370cm3 de agua limpia para ser producida. $ $ $ $ $ $0 GASTOS EN PAPEL IMPRENTA $ $ $ OFICINA $ $ $ FOTOCOPIAS $ $ $ Gasto año 2011: $ Gasto año 2012: $ Gasto año 2013: $ Gastos totales: $ Fotocopias: 55% 2. Imprenta: 27% 3. Oficina: 18%

$500.000.000 $400.000.000 $300.000.000 $200.000.000 $100.000.000 $0 GASTOS EN PAPEL IMPRENTA $213.830.783 $212.376.045 $171.068.874 OFICINA $140.055.513 $127.005.513 $140.162.573 FOTOCOPIAS $281.

10 INICIATIVAS DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL Hacer seguimiento a las tres dependencias o procesos que presenten el mayor porcentaje de disminución en consumo de papel al año, y las tres que mas consumen papel, tomando como base los datos ya recolectados de los tres años anteriores; generar plan de trabajo y reconocimientos. Implementar por acto administrativo el uso de las firmas electrónicas en las comunicaciones oficiales al interior de la Universidad, dando cumplimiento a la política Cero Papel contemplando el contexto normativo y funcional. Ejecutar las acciones necesarias que permitan conectar las diferentes oficinas y usuarios de la Universidad con una aplicación web que permita controles, reforzando el manejo del documento electrónico e identificando posibles procesos que permitan diseñar flujos documentales por medio de plantillas electrónicas. Implementar la Norma Técnica Colombiana Elaboración Documentos Organizacionales GTC 185 de ICONTEC para estandarizar la producción de comunicaciones oficiales y llevarlas a soportes digitales (Plantillas).

Implementar por acto administrativo el uso de las firmas electrónicas en las comunicaciones oficiales al interior de la Universidad, dando cumplimiento a la política Cero Papel contemplando el

11 INICIATIVAS DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL Fortalecer la recepción de documentos desde la Ventanilla Única de Correspondencia, generando los flujos documentales que permitan cumplir con el seguimiento de los documentos con connotaciones legales como derechos de petición, acciones de tutela, demandas, etc. Enviarlos digitales, con alertas y tiempos de respuesta, aportando a la eficiencia administrativa y estableciendo un control adecuado en estos temas. Abrir un concurso de convocatoria entre los funcionarios de la U de A referente a la política Cero Papel, con el objeto de recopilar las mejores propuestas permitiendo innovar en forma constante y obtener cambios significativos en la Universidad. Elaborar un Plan de expectativa Cero Papel, que genere interés en los diferentes usuarios buscando el compromiso con la iniciativa. Utilizando todos los medios de difusión posibles para generar sentido de pertenencia e identidad Institucional enfocados en el logro de los objetivos programados.

Enviarlos digitales, con alertas y tiempos de respuesta, aportando a la eficiencia administrativa y estableciendo un control adecuado en estos temas.

12 Gracias por su atención

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