EMPRESA DE ADMINISTRACIÓN DE INFRAESTRUCTURA ELÉCTRICA S.A ADINELSA MANUAL DE USUARIO IMAGINGSOFT 3.0 MANUAL DEL SISTEMA IMAGINGSOFT

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1 1 MANUAL DE USUARIO IMAGINGSOFT 3.0

2 INDICE 1. INTRODUCCIÓN MODULO DE INGRESO AL SISTEMA Y VALIDACION DE USUARIO.4 3. MODULO DE CAPTURA DE IMÁGENES (ESCANEO).6 4. MODULO DE INDEXACION DE IMÁGENES MODULO DE IMPORTACION / EXPORTACION MODULO DE CONSULTA DE IMÁGENES MODULO DE AUDITORIA MODULO DE SEGURIDAD.26 2

3 INTRODUCCIÓN En este documento se describen los procedimientos que se desarrollan utilizando el software IMAGING SOFT V3.0. Durante la captura, indexación, visualización, exportación de imágenes digitalizadas. 3 El software permite: Manejo de imágenes mediante captura en formato nativo TIF y también la importación de cualquier formato electrónico. Realizar búsquedas potentes rápidas y realmente efectivas mediante el texto contenido en el repositorio y la información de la Base de Datos. Búsquedas por índices y texto. Una vez abierto el documento, este contara con todas las funcionalidades de un documento (búsqueda, impresión, zoom, resaltado, etc.) Estos son algunos de los términos que son necesarios conocer. Imágenes Digitales: Son fotos electrónicas tomadas de una escena o escaneada de documentos, fotografías, manuscritos, textos impresos e ilustraciones. Se realiza una muestra de la imagen digital. Los dígitos binarios (bits) para cada pixel son almacenados por una computadora en una secuencia y con frecuencia se los reduce a una presentación matemática (comprimida). Luego la computadora interpreta y lee los bits para producir una versión analógica para su visualización o impresión. Resolución: es la capacidad de distinguir los detalles espaciales finos. Por lo general, la frecuencia espacial a la cual se realiza la muestra de una imagen digital (la frecuencia de muestreo) es un buen indicador con la resolución. Imagen bitonal: Está representada por pixeles que constan de 1bit cada uno, que pueden representar dos tonos (típicamente negro y blanco) utilizando los valores 0(cero) para el negro y 1 (uno) para el blanco o viceversa.

4 1) MÓDULO DE INGRESO AL SISTEMA Y VALIDACION DE USUARIO. Luego de hacer doble clic sobre el icono del programa a Imaging Soft v 3.0. A continuación se observa el siguiente cuadro de validación de usuario. Se ingresa el nombre de usuario y la clave correspondientes para la validarse ante el sistema. 4 Menú Principal del sistema:

5 Como resultado del correcto ingreso a la aplicación el software mostrara la siguiente ventana, siempre con las opciones disponibles para cada perfil. La misma que servirá de interface general para el usuario al momento de relacionarse con el sistema. 5 Previamente el Administrador del sistema deberá crear los perfiles del software y asignar los permisos correspondientes para cada usuario.

6 2) MODULO DE CAPTURA DE IMÁGENES (ESCANEO). Mediante esta opción el software es capaz de aumentar de imágenes al sistema. El ingreso de las imágenes será trabajado mediante la siguiente pantalla. 6 A continuación detallamos las opciones disponibles para el usuario

7 Escanear: Mediante esta opción el usuario podrá insertar imágenes al sistema mediante el escáner, previamente el equipo deberá ser configurado por el área de soporte Técnico y además deberá crearse una plantilla para poder almacenar la meta data del documento respectivo. 7 De acuerdo al tipo y modelo de scanner, el software mostrara las diferentes opciones según las capacidades del scanner. Res canear: Mediante esta opción es scanner redigitaliza el documento trabajando, con la configuración del último trabajado. Elige Escáner: Permite al usuario seleccionar el scanner, esta opción se usa cuando existe más de un scanner configurado. Detener: Mediante esta opción el usuario detiene el scanner en un proceso de escaneo en lote.

8 8 Eliminar: Elimina un documento digitalizado. Primero: Visualiza la primera página del Documento. Anterior: Visualiza la página anterior del Documento. Siguiente: Visualiza la siguiente página del Documento. Final: Visualiza la última página del Documento.

9 Para afinar entre las opciones de captura, el software posee otras configuraciones adicionales. 9 Quitar Páginas en Blanco: Cuando se escanean los papeles es tedioso cambiar la configuración entre las imágenes a dos caras y las imágenes a una sola cara, para ayudar al usuario se ha creado esta configuración, la que permite eliminar automáticamente estas páginas. Hacer OCR: Permite ejecutar el reconocimiento de la hoja escaneada al terminar el proceso. Lote: Permite al usuario guardar las imágenes, como si fuera un solo documento. Deskew: Permite enderezar la imagen escaneada.

10 Quitar Borde: Elimina los bordes en las imágenes de fotocopiados o cuando simplemente se genere una sombra negra producto de los bordes no uniformes del papel. 10 3) MODULO DE INDEXACIÓN DE IMÁGENES. Indexación: Mediante este módulo el usuario podrá agregar, modificar, eliminar los índices de los documentos. Las operaciones se trabajaran desde la siguiente pantalla.

11 Luego de seleccionar la plantilla, el usuario podrá digitar los índices correspondientes en las cajas de texto etiquetadas. Los índices serán guardados automáticamente, para guardar los datos deberá dar clic en el icono, y previo mensaje de confirmación el documento será guardado. El usuario también podrá digitar enter para guardar mencionados cambios. 11 Habiéndose terminado el proceso de indexación, el usuario podría efectuar el Control de Calidad de los índices, la idea es que se puedan apreciar los índices en su conjunto. En la siguiente pantalla vamos a poder verificar la indexación de nuestros índices. Para el uso de las opciones en el menú tenemos las siguientes opciones: Guardar los cambios en los índices. Página Anterior. Página Siguiente. Ajustar Pagina para mejor visualización. Ajustar Pagina a lo ancho Ajustar página a lo alto Acercar la imagen Alejar la imagen

12 Crear una nueva ventana correspondiente a la imagen actual con un nivel de acercamiento definido. 12 Para visualizar estas opciones el usuario deberá hacer clic derecho sobre la nueva ventana. Esta opción es usada para mejorar la visualización (más cerca o más lejos) de una determinada área del documento. Cuando el usuario tenga la duda de haber indexado incorrectamente o en todo caso haya Indexado mal, para poder deshacer la indexación señalara en el listado con título. Nombre como en la figura:

13 Y luego digitará la tecla Suprimir, para poder indexar retornar las imágenes a su ubicación original y de esa forma poder indexarlas nuevamente. Rota la imagen 90 grados en sentido anti horario. 13 Rota la imagen 90 grados en sentido horario Opción del puntero del mouse que se desliza arrastrando el mouse para deslizarse sobre la imagen. Opción del puntero del mouse que sirve para eliminar alguna anotación creada en la imagen. 4) MODULO DE EXPORTACIÓN Mediante este módulo el usuario podrá exportar las imágenes del sistema a diversos formatos, la ventana que permita esta operación será la siguiente. Para ingresar a este módulo el usuario elegirá desde el menú de herramientas en la ventana de exploración del documento.

14 Si el usuario selecciona el formato TIF, el software podrá exportar las imágenes en dos subformatos. 14 El usuario podrá seleccionar el documento: Simple: Se exportara un archivo por cada página del documento. Compuesto: Se exportara un archivo por cada documento, en este caso este archivo contendrá todas las páginas del documento seleccionado en intervalo de Paginas. De la misma forma el usuario podrá seleccionar el intervalo de páginas Eligiendo: Todo: Seleccionar todas las páginas a exportar. Paginas: Seleccionara el rango de páginas a exportar desde el documento fuente. Finalmente los documentos se guardaran en la carpeta Ruta por emisión es la carpeta C:\Exportar, si esta carpeta no existe, el aplicativo solicitara al usuario la confirmación para crearla. En caso contrario eliminara las imágenes existentes y generara las imágenes correspondientes a la última instrucción.

15 5) MODULO CONSULTA DE IMÁGENES. Búsquedas mediante esta opción el usuario podrá consultar la información existente en el servidor. 15 La consulta se podrá efectuar por planilla seleccionada, los resultados serán visualizados en la parte derecha de la ventana. De acuerdo a la estructura de cada plantilla el usuario podrá elegir sobre que atributos se podrá efectuar la búsqueda, el software está diseñando de tal forma que podría almacenar en su núcleo 1024 plantillas con sus respectivos índices.

16 El usuario podría efectuar búsquedas combinadas por índices por texto además también podrá combinar capacidades de búsqueda aproximadas Ejemplos de búsquedas aproximadas se usan cuando tenemos palabras cercanas en un radio de ñ palabras. 16 ñ por omisión es 50, con ello podríamos buscar palabras aproximadas de otras en un mismo documento, por ejemplo podríamos buscar:

17 Los documentos cuyo contenido tengan la existencia de la palabra CONTRATO se encuentre cerca de la palabra CUMPLIMIENTO (en un radio aproximado de 50 palabras) 17 El usuario también podrá efectuar búsquedas dentro del contenido de los poselectrónicos que ha insertado dentro de los documentos, para ello deberá activar adicionalmente la casilla de verificación Anotación. El usuario también podrá efectuar búsquedas por el nombre del documento o por la fecha de modificación de los mismos. Estas operaciones se podrán ejecutar señalando la casilla de verificación Otros.

18 Luego de haber efectuado búsquedas sobre los índices, el texto, o el usuario tendrá un resultado final en pantalla la descripción como sigue la imagen. En este caso el usuario ha trabajado una consulta de índices y texto, mediante este resultado podemos apreciar cómo se muestran los resultados, nótese que en las respuestas (lado derecho) se visualiza 2 áreas: 18 Área Superior: Muestra los resultados de los índices, una fila hace referencia a un documento, ese documento podría tener 1 y x páginas. Área Inferior: Muestra los resultados de acuerdo al documento que se va señalando en el Área Superior. Para el caso del ejemplo la palabra contrato fue encontrada en las páginas 1, 2, 3,4. Por cada fila o documento que el usuario señale el número de ocurrencias será refrescado en el área Inferior.

19 Luego de ubicar los índices de las imágenes el usuario podrá hacer doble clic sobre la lista de resultados para visualizar un determinado documento, la ventana a visualizar será la siguiente. 19 Para el uso de las opciones en el menú tenemos las siguientes opciones: Guardar los cambios en los índices. Página Anterior. Página Siguiente.

20 Ajustar Pagina para mejor visualización. 20 Ajustar página a lo alto Acercar la imagen Alejar la imagen Imprimir el documento o una parte del mismo. Rota la imagen 90 grados en sentido anti horario. Rota la imagen 90 grados en sentido horario Opción del puntero del mouse que se desliza arrastrando el mouse para deslizarse sobre la imagen.

21 Opción del puntero del mouse que sirve para crear un acercamiento de la imagen de acuerdo al tamaño del rectángulo creado con el mouse. Opción del puntero del mouse que sirve para eliminar alguna anotación creada en la imagen. 21 Enviar el documento por correo. Hacer el OCR del documento o una parte del mismo Exportar las imágenes del documento. Eliminar una imagen del software. Insertar anotaciones sellos, hipervínculos en el documento. Eliminar anotaciones

22 Imprimir el texto. 22 Buscar sobre el texto. Insertar imágenes. Salir de la ventana de indexación. Las pestañas de la ventana de visualización muestran tres tipos de visualización: Ver imagen:

23 Ver Texto 23 Ver Recuadros

24 6) MODULO DE AUDITORIA Mediante este módulo el administrador podrá obtener información detallada de las actividades de los usuarios. El listado de actividades podrá ser un criterio de filtro para nuestro informe de auditoría, las opciones a filtrar son seleccionadas desde una lista despegable, como se muestra en la figura. 24 Actualizo: Modifico el contenido de un documento, ello significa cambios en el índice o inserción de nuevas imágenes o inserción de pos. Consulta: El usuario visualizo un documento. Imprimió: El Usuario imprimió un documento o unas páginas del mismo. El usuario envió por correo las imágenes de un documento. Escaneo: El usuario ha insertado imágenes desde un scanner. Importación: El usuario ha insertado imágenes desde un scanner. Indexación: El usuario ha indexado un documento que había sido previamente escaneado. Fecha Inicio: Pone fecha inicio para nuestro filtro de resultados. Fecha Final: Pone fecha final para nuestro filtro de resultados.

25 25 El software podrá generar una hoja Excel con las actividades de los usuarios indicando la fecha, hora y operación que se desarrolló dentro del software. La ventana que usará el usuario es la siguiente.

26 7) MODULO DE SEGURIDAD Mediante este módulo el usuario podrá crear actualizar, eliminar usuarios, la ventana que nos ayuda con este proceso es la siguiente: 26 F2 Nuevo: Crear un registro nuevo. F3 Modificar: Modificar un registro existente. F4 Eliminar: Eliminar un registro existente. F5 Buscar: Buscar un registro. F6 Cancelar: Cancelar cambios efectuados. F7 Grabar: Grabar el registro.

27 Mantenimiento Plantilla: Mediante esta opción el usuario puede crear una nueva plantilla, donde ingresara las propiedades y atributos de los Documentos. Por ejemplo, en el caso de un documento Factura: El nombre será FACTURA y los atributos serán Número de Factura, Razón Social, Fecha, etc. 27 El mantenimiento de esta plantilla, se podrá realizar desde la siguiente pantalla: F2 Nuevo: Crear un registro nuevo. F3 Modificar: Modificar un registro existente. F4 Eliminar: Eliminar un registro existente. F5 Buscar: Buscar un registro. F6 Cancelar: Cancelar cambios efectuados. F7 Grabar: Grabar el registro:

28 Detalle de Plantilla: Mediante esta opción, el usuario podrá crear, modificar y actualizar las propiedades y atributos de la plantilla. Mediante esta opción el usuario podrá ingresar la información que complementa. Las opciones de esta pantalla son: 28 Crear Tabla: Haciendo terminado la definición de las columnas mediante esta opción se podrá activar la opción definitiva de crear la plantilla. Modificar: Permite activar la edición de los campos para luego poder ser actualizados. Actualizar: Permite guardar los cambios efectuados desde la pantalla. Agregar col: Permite agregar un campo a la plantilla, cuando la plantilla ya ha sido creada. Cancelar: Deja los cambios sin efecto. Eliminar: Eliminar los campos que fueron creados en una anterior. Agregar: Permite al usuario poder agregar una columna, a diferencia de la opción. Agregar col, esta se usa cuando la plantilla se está creando por primera vez.

29 Crear Usuario: Mediante esta opción el Administrador podría agregar, modificar, eliminar y actualizar la información de los usuarios del software. 29 F2 Nuevo: Crear un registro nuevo.

30 Los datos de ingreso son el Código el Usuario y el Password, así como también seleccionar la opción para que el usuario pueda ver anotaciones o regiones ocultas. F3 Modificar: Modificar un registro existente. F4 Eliminar: Eliminar un registro existente. 30 F5 Buscar: Buscar un registro. F6 Cancelar: Cancelar cambios efectuados. F7 Grabar: Grabar el registro. De la misma forma el usuario podrá otorgar permisos a nivel de carpeta haciendo clic derecho sobre cualquier carpeta y seleccionando seleccionar Asignar Directorio A continuación el usuario seleccionará el usuario al que se le otorgara permisos sobre la carpeta seleccionada y seleccionara el tipo de permiso que le otorgara: Lectura: No permite hacer modificaciones sobre los documentos. Escritura: Permite hacer cambios sobre los índices, imágenes o anotaciones creadas dentro del documento.

31 Para mejorar las capacidades de seguridad y accesos sobre los documentos el software también ha incorporado opciones adicionales para la visualización de los índices y permisos de visualización de la imagen incluso llegando hasta una determinada región de la imagen. El usuario tendrá estos derechos solo si es parte de su perfil asignado en su respectiva creación. 31 De la misma forma también se otorgaran permisos sobre los campos de la plantilla mediante la siguiente ventana. Agregar: Crear un registro nuevo. Cancelar: Cancelar cambios efectuados. Eliminar: Eliminar un registro existente. Visualizar: Para asignar más a detalle las opciones sobre los campos a visualizar, el usuario podrá elegir la opción editar, y asignar los permisos sobre cada campo mediante la siguiente pantalla.

32 32 Los iconos a elegir serán: Guardar: Guardar cambios. Salir: Salir de la aplicación. Salir: Permite al usuario salir de la aplicación.

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