AVISO DE PRIVACIDAD COLOMBIAN TOURIST

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1 AVISO DE PRIVACIDAD COLOMBIAN TOURIST COLOMBIAN TOURIST ( CT ), identificada con NIT , domiciliada en la ciudad de Bogotá - Cundinamarca, debidamente constituida de conformidad con las leyes de la República de Colombia bajo la forma de sociedad anónima, mediante escritura pública número 3578 del 26 de agosto de 1957, otorgada en la Notaría 7 de Bogotá D.C. INFORMA Que el pasado 27 de junio de 2013, el Ministerio de Comercio, Industria y Turismo publicó el Decreto 1377 de 2013, norma que tiene como propósito regular de forma parcial la Ley 1581 de 2012 en materia de protección de datos personales. Que, de acuerdo con lo previsto en los artículos 14 y 15 del Decreto 1377 de 2013, CT a continuación incluye información relevante en relación con su Política de Privacidad y tratamiento de datos personales: 1. Que la Compañía recolecta, almacena, usa y transmite o transfiere (según corresponda) datos personales, a compañías localizadas dentro y fuera de Colombia, con las siguientes finalidades: 1- De los Clientes: a. La creación y registro como Cliente de la Compañía en la base de datos interna y contable de la Compañía; b. Realizar reservas y/o expedición de servicios; c. Envío/Recepción de mensajes con fines comerciales, publicitarios y/o de atención al cliente; d. Llevar a cabo servicios de check-in; e. Llevar a cabo servicios de diligenciamiento de pasabordo de vuelo; f. Llevar a cabo servicios de asistencia en los aeropuertos; g. Llevar a cabo servicios de tramitología de visado; h. Expedición de facturas, realización de recibos de caja y actividades realizadas con la cobranza;

2 i. Solicitar autorizaciones en tarjeta de crédito (teniendo en cuenta que los datos de tarjeta de crédito de Clientes Directos no son almacenados por la Compañía); j. Diligenciar formularios embajadas; k. Realizar medios magnéticos de los documentos necesarios para la prestación del servicio. l. Cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo del contrato o la relación entre usted y la Compañía. 2- De los Proveedores: a. La creación y registro como Proveedor de la Compañía en la base de datos interna y contable de la Compañía; b. Realización de inscripción del proveedor; c. Evaluación y revaluación del Proveedor; d. Redacción, suscripción y ejecución de los contratos y acuerdos en virtud de los cuales la Compañía sostenga una relación contractual/obligacional. e. Pago de obligaciones contractuales; f. Expedición de facturas de comisión y del cliente, realización de voucher, realización de recibos de caja y actividades realizadas con el pago o cobranza. g. Cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo del contrato o la relación entre usted y la Compañía. 3- De los Empleados: a. Evaluar solicitudes de empleo; b. Administrar todos los aspectos de la relación laboral con el Empleado, lo cual incluye, entre otros, nómina, beneficios, viajes corporativos y otros gastos reembolsables, capacitación y desarrollo, control de asistencia, evaluación de desempeño, procesos disciplinarios y de reclamos, y otros procesos administrativos generales y relacionados con recursos humanos; c. Desarrollar planes de personal y sucesión; d. Mantener registros de enfermedades y programas de salud laboral; e. Proteger la seguridad de los clientes, el personal y la propiedad de COLOMBIAN TOURIST (lo cual incluye el control y la simplificación del acceso, y el monitoreo de la actividad en instalaciones

3 protegidas y la actividad en el uso de computadoras, comunicaciones, dispositivos móviles y otros recursos de la Compañía); f. Investigar y responder reclamos contra la Compañía y sus Clientes; g. Conducir encuestas de opinión de los Empleados y administrar programas de reconocimiento de los Empleados; h. Administrar el cese de la relación laboral, y proporcionar y mantener referencias; i. Mantener datos de los contactos de emergencia y beneficiarios; y j. Cumplir con las leyes vigentes (por ejemplo respecto de salud y seguridad social), lo cual incluye órdenes judiciales o administrativas que involucren o afecten Empleados. k. Cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo del contrato o la relación entre usted y la Compañía. 1.1 A fin de poner en práctica los propósitos descritos anteriormente, sus datos personales podrán ser divulgados, con los fines dispuestos anteriormente, al personal de recursos humanos, encargados, consultores, asesores y a otras personas y oficinas según corresponda. La Compañía podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información, obligando a dichos terceros a proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas. De igual forma la Compañía podrá transferir o transmitir (según corresponda) sus datos personales a otras compañías en el extranjero por razones de seguridad, eficiencia administrativa y mejor servicio, de conformidad con las autorizaciones de cada una de estas personas, adoptando las medidas del caso para que esas compañías implementen en su jurisdicción y de acuerdo a las leyes a ellas aplicables, estándares de seguridad y protección de datos personales siquiera similares a los previstos en este documento y en general en las políticas de la Compañía sobre la materia. Si dichas compañías actúan como Encargados de la Compañía, se suscribirá al respecto el contrato de transmisión de datos de que trata el Decreto 1377/13.

4 Colombian Tourist podrá realizar el tratamiento de datos personales cuyos titulares sean menores de edad, sean niños o adolescentes, en cuyo caso, la Compañía velará por el uso adecuado de los datos personales, y sólo realizará el tratamiento respetando el interés superior del menor y asegurará el respeto de sus derechos fundamentales, obteniendo la autorización del representante legal del menor, previa opinión del mismo, la cual será valorada de conformidad con su madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto. Adicionalmente, le informamos que una vez cese la necesidad de tratamiento de sus datos, los mismos podrán ser eliminados de las bases de datos de la Compañía o colocados en forma tal que su acceso sea limitado para efectos de cumplir con las obligaciones legales de la Compañía. 2. De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los derechos que como titular le asisten en relación con sus datos personales son: a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado; b. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento; c. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales; d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen; e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales; f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

5 g. Cuando sea que la Compañía recolecte datos de carácter sensible, usted tendrá siempre la facultad de otorgar o no autorización sobre los mismos. Dentro de esta política encontrará el procedimiento a través del cual la Compañía garantiza el ejercicio de todos sus derechos. 3. En caso de querer actualizar o rectificar sus datos personales o solicitar la supresión de los mismos, por favor contáctenos a través de cualquiera de los siguientes medios: a. A través de nuestro número telefónico en la ciudad de Bogotá: extensión 701. b. En la sección contáctenos de nuestra página web c. A través del correo electrónico: d. Visitando nuestra oficina en la ciudad de Bogotá: Carrera 15 No local De igual forma, en caso de querer consultar en su totalidad la Política de Privacidad y Tratamiento de Datos de la Compañía, por favor solicite una copia del mismo vía correo electrónico COLOMBIAN TOURIST S.A.S

6 POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES 1 1. Presentación Con el objetivo de dar cumplimiento a la legislación vigente en materia de protección de datos, en especial la Ley 1581 de 2012 (y demás normas que la modifiquen, adicionen, complementen o desarrollen) y al Decreto 1377 de 2013, a continuación lo ponemos al tanto de los aspectos relevantes en relación con la recolección, uso y transferencia de datos personales que COLOMBIAN TOURIST S.A.S (en adelante la COLOMBIAN TOURIST o la Compañía ) realiza de sus datos personales, en virtud de la autorización otorgada por usted para adelantar dicho tratamiento. En esta política de tratamiento de datos personales (la Política ) encontrará los lineamientos corporativos y de ley bajo los cuales la Compañía realiza el tratamiento de sus datos, la finalidad, sus derechos como titular, así como los procedimientos internos y externos para el ejercicio de tales derechos ante la Compañía. Conforme a lo previsto en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia y la legislación aplicable (Ley 1266 de 2008, Ley 1581 de 2012, Decreto 1377 de 2013 y todas aquellas normas que las reglamenten, adicionen, deroguen o modifiquen, en especial lo señalado en Sentencia C-748 de 2011), tenemos una clara política de privacidad y protección de sus datos personales: no obtenemos información personal de terceros, incluyéndolo a usted, a los Clientes, Empleados, Vendedores Externos, Socios o Proveedores a menos que estos la hayan suministrado voluntariamente mediante su consentimiento previo, expreso y calificado. 2. Definiciones Para la interpretación de esta Política, le pedimos tener en cuenta las siguientes definiciones: - Clientes: Toda persona para quien la Compañía presta un servicio o con quien sostiene una relación contractual/obligacional, incluyendo Clientes Corporativos, Clientes Directos y Clientes de Agencia de Viajes- FreeLance; 1 Actualizado por última vez el 27 de julio de 2013

7 - Cliente Corporativo: Persona jurídica para quién COLOMBIAN TOURIST presta el servicio o sostiene una relación contractual/obligacional, en consideración a su calidad de Compañía o Sociedad. - Cliente Directo: Persona natural para quién de forma individual la Compañía presta el servicio o sostiene una relación contractual/obligacional. - Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables; - Datos sensibles: Aquellos datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación; - Empleado: Persona natural vinculada con la Compañía a través de un contrato laboral, y que ejerce determinadas labores de conformidad con lo señalado en dicho contrato. - Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta de la Compañía como Responsable de los datos; - Política de Tratamiento: Se refiere al presente documento, como política de tratamiento de datos personales aplicada por la Compañía de conformidad con los lineamientos de la legislación vigente en la materia; - Proveedor: Toda persona natural o jurídica que preste algún servicio a la Compañía en virtud de una relación contractual/obligacional; - Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos, para efectos de esta política, ejercerá como Responsable, en principio, la Compañía; - Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento, sea cliente, proveedor, o empleado de la Compañía; - Transferencia: Se refiere al envío por parte de la Compañía como responsable del Tratamiento o un Encargado de los datos, a un tercer agente o persona natural/jurídica, dentro o fuera del territorio nacional;

8 - Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. - Vendedor Externo o FreeLance: Persona natural que sirve de intermediaria entre la Compañía y otras personas a fin de que celebren un contrato de compraventas de boletos aéreos o planes turísticos, sin estar vinculado con la Compañía. Para el entendimiento de los términos que no se encuentran incluidos dentro del listado anterior, usted deberá remitirse a la legislación vigente, en especial a la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013 y a la sentencia C-748 de 2011 de la Corte Constitucional, dando el sentido utilizado en dicha normativa a los términos de cuya definición exista duda alguna. 3. Tipo de Información sujeta a Tratamiento La Compañía reconoce que sus Clientes, Vendedores Externos, Socios y Proveedores tienen derecho a contar con una expectativa razonable de su privacidad, teniendo en todo caso para ello en cuenta sus responsabilidades, derechos y obligaciones con la Compañía. En virtud de la relación que se establezca entre usted y la Compañía, ésta recolecta, almacena, usa y transfiere datos personales, a compañías localizadas dentro y fuera de Colombia. Dichos datos e información incluyen entre otros: 1- De los Clientes Corporativos: a. Datos de generales de la Compañía, tales como: nombre o razón social, tipo de identificación, número de cuentas bancarias, estados financieros e información crediticia, nombre y datos personales del representante legal; b. Información Comercial, tales como: referencias bancarias, referencias comerciales; c. Personal autorizado para realizar pagos (nombre, número de teléfono, correo electrónico, etc.); d. Información y reportes sobre comportamiento crediticio en bases de datos como DATACRÉDITO; e. Información de asesoría comercial; f. Información de los pasajeros (nombre, fecha de nacimiento, número de celular, teléfono, correo electrónico, número de identificación, visa, pasaporte, etc.); g. Datos de viajero frecuente;

9 h. Demás Información necesaria para la prestación del servicio. 2- De los Clientes Directos y Clientes Agencia de Viajes-FreeLance: a. Nombres, apellidos, tipo y número de documento de identificación, estado civil, correo electrónico, teléfonos, fecha de nacimiento, género, número de hijos, educación, profesión; b. Contactos de emergencia (Nombres, dirección, teléfonos, etc.); c. Lugar de correspondencia, dirección residencia, lugar donde trabaja, cargo, dirección de lugar de trabajo); d. Datos de visado, nacionalidad, país de residencia, etc.; e. Datos de viajero frecuente (aerolínea, programa, número de tarjeta); f. Datos de salud (como historial de vacunas, enfermedades, complicaciones, alergias, etc.); g. Datos de forma de pago (forma de pago, plazo, cupo de crédito, datos de tarjeta de crédito, etc.). h. Demás Información necesaria para la prestación del servicio. 3- De los Proveedores. a. Nombre del Proveedor o razón social, NIT con dígito de verificación, lugar de domicilio, dirección, teléfonos, fax, correo electrónico, nombre del gerente general y representante de ventas; b. Información contable, régimen al que pertenece, auto retenedor, número de actividad, referencias bancarias, datos de cuentas bancarias, etc.; c. Políticas sobre forma de pago, formas de descuento, soportes y garantías; d. Referencias comerciales; e. Características del producto o servicio, tiempos de entrega, certificado de calidad, etc. f. Demás Información necesaria para la prestación del servicio. 4- Empleados de Colombian Tourist a. Nombres, apellidos, tipo y número de documento de identificación, estado civil, correo electrónico, teléfonos, fecha de nacimiento, género, número de hijos y personas a cargo, educación, profesión. b. Número de cuenta de ahorros c. Contactos de emergencia (Nombres, dirección, teléfonos, etc.); d. Resultados pruebas psicotécnicas y visita domiciliaria e. Demás información necesaria para su vinculación en la Compañía.

10 Adicionalmente, Colombian Tourist podrá realizar el tratamiento de datos personales cuyos titulares sean menores de edad, sean niños o adolescentes, en cuyo caso, la Compañía velará por el uso adecuado de los datos personales, y sólo realizará el tratamiento respetando el interés superior del menor y asegurará el respeto de sus derechos fundamentales, obteniendo la autorización del representante legal del menor, previa opinión del mismo, la cual será valorada de conformidad con su madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto. 4. Uso y finalidad del Tratamiento En este sentido, la Compañía utilizará la información o datos personales con las siguientes finalidades: 4- De los Clientes: a. La creación y registro como Cliente de la Compañía en la base de datos interna y contable de la Compañía; b. Realizar reservas y/o expedición de servicios; c. Envío/Recepción de mensajes con fines comerciales, publicitarios y/o de atención al cliente; d. Llevar a cabo servicios de check-in; e. Llevar a cabo servicios de diligenciamiento de pasabordo de vuelo; f. Llevar a cabo servicios de asistencia en los aeropuertos; g. Llevar a cabo servicios de tramitología de visado; h. Expedición de facturas, realización de recibos de caja y actividades realizadas con la cobranza; i. Solicitar autorizaciones en tarjeta de crédito (teniendo en cuenta que los datos de tarjeta de crédito de Clientes Directos no son almacenados por la Compañía); j. Diligenciar formularios embajadas; k. Realizar medios magnéticos de los documentos necesarios para la prestación del servicio. l. Cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo del contrato o la relación entre usted y la Compañía. 5- De los Proveedores: a. La creación y registro como Proveedor de la Compañía en la base de datos interna y contable de la Compañía; b. Realización de inscripción del proveedor; c. Evaluación y revaluación del Proveedor;

11 d. Redacción, suscripción y ejecución de los contratos y acuerdos en virtud de los cuales la Compañía sostenga una relación contractual/obligacional. e. Pago de obligaciones contractuales; f. Expedición de facturas de comisión y del cliente, realización de voucher, realización de recibos de caja y actividades realizadas con el pago o cobranza. g. Cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo del contrato o la relación entre usted y la Compañía. 6- De los Empleados: a. Evaluar solicitudes de empleo; b. Administrar todos los aspectos de la relación laboral con el Empleado, lo cual incluye, entre otros, nómina, beneficios, viajes corporativos y otros gastos reembolsables, capacitación y desarrollo, control de asistencia, evaluación de desempeño, procesos disciplinarios y de reclamos, y otros procesos administrativos generales y relacionados con recursos humanos; c. Desarrollar planes de personal y sucesión; d. Mantener registros de enfermedades y programas de salud laboral; e. Proteger la seguridad de los clientes, el personal y la propiedad de COLOMBIAN TOURIST (lo cual incluye el control y la simplificación del acceso, y el monitoreo de la actividad en instalaciones protegidas y la actividad en el uso de computadoras, comunicaciones, dispositivos móviles y otros recursos de la Compañía); f. Investigar y responder reclamos contra la Compañía y sus Clientes; g. Conducir encuestas de opinión de los Empleados y administrar programas de reconocimiento de los Empleados; h. Administrar el cese de la relación laboral, y proporcionar y mantener referencias; i. Mantener datos de los contactos de emergencia y beneficiarios; y j. Cumplir con las leyes vigentes (por ejemplo respecto de salud y seguridad social), lo cual incluye órdenes judiciales o administrativas que involucren o afecten Empleados. k. Cualquier otra finalidad que resulte en el desarrollo del contrato o la relación entre usted y la Compañía. Los Datos Personales entregados no serán objeto de venta, licencia, transmisión o divulgación fuera de la Compañía salvo que: (i) la Compañía sea autorizada expresamente a hacerlo, (ii) sea necesario para permitir a nuestros contratistas o agentes prestar los servicios que les hemos encomendado, (iii)

12 con el fin de proporcionarle nuestros productos o servicios, (iv) sea divulgada a las entidades que prestan servicios de marketing en nuestro nombre o a otras entidades con las cuales tenemos acuerdos de mercadeo conjunto, (v) tenga relación con una fusión, consolidación, adquisición, desinversión u otro proceso de restructuración, o (vi) según sea requerido o permitido por la ley. A fin de poner en práctica los propósitos descritos anteriormente, sus Datos Personales podrán ser divulgados con los fines dispuestos anteriormente al personal de recursos humanos, encargados, consultores, asesores y a otras personas y oficinas según corresponda. La Compañía podrá subcontratar a terceros para el procesamiento de determinadas funciones o información. Cuando efectivamente subcontratamos con terceros el procesamiento de su información personal o proporcionamos su información personal a terceros prestadores de servicios, obligamos a dichos terceros a proteger dicha información personal con medidas de seguridad apropiadas, les prohibimos el uso de su información personal para fines propios y les impedimos que divulguen su información personal a otros. De igual forma la Compañía podrá transferir sus datos personales a otras compañías en el extranjero por razones de seguridad, eficiencia administrativa y mejor servicio, de conformidad con las autorizaciones de cada una de estas personas. La Compañía ha adoptado las medidas del caso para que esas compañías implementen en su jurisdicción y de acuerdo a las leyes a ellas aplicables, estándares de seguridad y protección de datos personales siquiera similares a los previstos en este documento y en general en las políticas de la Compañía sobre la materia. Adicionalmente, le informamos que una vez cese la necesidad de tratamiento de sus Datos Personales, los mismos serán eliminados de las bases de datos de la Compañía. 5. Derechos del Titular (Sean Clientes, Vendedores Externos, Proveedores y/o Empleados) De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, los derechos que como titular le asisten en relación con sus datos personales son: a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;

13 b. Solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento; c. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales; d. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen; e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales; f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento. Dentro de esta política encontrará el procedimiento a través del cual la Compañía garantiza el ejercicio de todos sus derechos. 6. Procedimiento para el ejercicio de sus derechos como titular Si tiene preguntas acerca de esta Política, o cualquier inquietud o reclamo respecto de la administración de la Política, comuníquese con nosotros a través de cualquiera de los siguientes medios: a. A través de nuestro número telefónico en la ciudad de Bogotá: extensión 701. b. En la sección contáctenos de nuestra página web c. A través del correo electrónico: Visitando nuestra oficina en la ciudad de Bogotá: Carrera 15 No local 202. En el caso de ejercicio de queja, rectificación, actualización, consulta, o solicitud de acceso o de sustracción de datos, usted deberá remitirla por cualquiera de las diferentes opciones: a. A través de nuestro número telefónico en la ciudad de Bogotá: extensión 701.

14 b. En la sección contáctenos de nuestra página web c. A través del correo electrónico: Tenga en cuenta que una vez usted ponga en conocimiento a la Compañía por alguno de las opciones antes señaladas, se dará trámite a la consulta, solicitud o queja. Su solicitud o petición deberá ser atendida en un término máximo de quince (15) días hábiles desde el recibo de la solicitud o petición. Para la correcta y completa consideración de su petición, solicitud o reclamo, le solicitamos allegar la identidad del solicitante, su número de identificación, la dirección de notificaciones/respuestas y los documentos que quiere hacer valer. Si su solicitud o petición no tiene los datos y hechos suficientes que permiten a la Compañía atenderla de forma correcta y completa, se le requerirá dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción de la solicitud, petición o reclamo para que subsane sus fallas. Después de transcurridos quince (15) días desde la fecha del requerimiento, si usted como solicitante no ha subsanado según lo requerido, la Compañía entiende que ha desistido de su solicitud. 7. Modificación de esta política Esta política puede ser modificada en cualquier momento, razón por la cual le recomendamos revisar regular o periódicamente en nuestra página web en la que se le avisará del cambio y se pondrá a su disposición la última versión de esta Política. Fecha de entrada en vigencia: 27 de julio de 2013 Última Modificación: 27 de julio de 2013 COLOMBIAN TOURIST S.A.S Dirección: Carrera 15 No local 202 Teléfono: Correo electrónico:

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