MANUAL LOGÍSTICO DE LA POLICÍA NACIONAL

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1 MANUAL LOGÍSTICO DE LA POLICÍA NACIONAL

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3 MANUAL logístico de la policía nacional Publicación de la Policía Nacional de Colombia Dirección General - Oficina de Planeación Doctor JUAN MANUEL SANTOS CALDERÓN Presidente de la República Doctor RODRIGO RIVERA SALAZAR Ministro de Defensa Nacional Mayor General ÓSCAR ADOLFO NARANJO TRUJILLO Director General Policía Nacional Mayor General RAFAEL PARRA GARZÓN Subdirector General Policía Nacional Mayor General ORLANDO PÁEZ BARÓN Inspector General Policía Nacional Brigadier General JOSÉ ROBERTO LEÓN RIAÑO Director de Seguridad Ciudadana

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5 Contenido Contenido PRESENTACIÓN RESOLUCIÓN GENERALIDADES DEFINICIÓN FINALIDAD ÁMBITO DE APLICACIÓN ALCANCE LEGAL MARCO CONCEPTUAL MANEJO DE BIENES CONCEPTOS GENERALES Concepto de bien Finalidad de los bienes Elementos de armamento OBLIGATORIEDAD DE MANTENER INVENTARIOS VALORIZADOS DE LOS BIENES EN USO, CUSTODIA O ADMINISTRACIÓN CONTROL DEL KÁRDEX BIENES QUE DEBEN FIGURAR EN LOS INVENTARIOS Bodega Servicio Presentación de inventarios Responsables por pérdida o daño de los bienes Obligatoriedad de hacer entrega de inventarios individuales de los bienes que a cada uno confíen Periodicidad y horarios de atención CLASIFICACIÓN DE LOS BIENES Elementos de consumo Elementos devolutivos Bienes inmuebles COMITÉ DE CLASIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL ANEXO DE BIENES Integrantes Manual Logístico de la Policía Nacional 5

6 2.6.2 Funciones Análisis de movimiento por grupo de bienes ESPECIALIZACIÓN DE ALMACENES POR ELEMENTOS Clasificación de los almacenes CONTROL DE LOS BIENES Objetivos Unidad funcional Puntos de control Clasificación y codificación Control de bienes Mecanismos de control Bienes en bodega Bienes devolutivos en servicio Traslado de bienes Procedimiento en caso de faltantes o sobrantes ORGANIZACIÓN Y SEGURIDAD DE LOS BIENES Aspectos generales Almacenamiento de materiales Estantes RESPONSABILIDADES Generalidades Almacenistas Funcionarios Responsable de los bienes inmuebles ENTRADA DE BIENES Criterios básicos Excepciones Objetivos de la entrada de bienes Legalización de las entradas Contenido de la orden de entrada Clasificación de las entradas DEVOLUCIÓN DE ELEMENTOS O BIENES ELEMENTOS INCAUTADOS, DECOMISADOS O APREHENDIDOS ELEMENTOS RECIBIDOS EN COMODATO SISTEMA FMS O LOA REPARABLES SALIDA DE BIENES Criterios básicos Legalización de las salidas Clasificación de salidas Manual Logístico de la Policía Nacional

7 Remesa de bienes BAJA DE BIENES Criterios básicos Requisitos generales para las bajas Clasificación de las bajas PROCEDIMIENTOS GENERALES PARA LA ENTREGA DE ALMACENES Entrega Entrega de almacenes cuando el funcionario saliente abandona el cargo o dilata la entrega Requisitos para ejercer el cargo de almacenista ADMINISTRACIÓN DEL MATERIAL DE GUERRA Y EQUIPO ANTIDISTURBIOS DE LA POLICÍA NACIONAL OBJETO Y ALCANCE fundamento legal DEFINICIÓN DE LAS ARMAS CLASIFICACIÓN Armas de guerra o de uso privativo de la Fuerza Pública Armas de uso restringido Armas de uso civil CLASIFICACIÓN DEL MATERIAL DE GUERRA Según la clase Equipo Repuestos y accesorios Material de guerra según el estado de funcionamiento DE LOS PROCEDIMIENTOS Procedimiento entrada de bienes Salida de bienes SEGURIDAD, ALMACENAMIENTO Y TRANSPORTE Seguridad personal Seguridad industrial Medios de almacenamiento Medidas de seguridad Explosivos Gases y equipo antidisturbios Transporte de material de guerra Medidas de seguridad CONTROL Y SUPERVISIÓN Manual Logístico de la Policía Nacional Aprobación:

8 3.8.1 Control general Control de existencias Control sobre el mantenimiento Control con respecto a las medidas de seguridad Junta técnica del grupo de armamento de la DIRAF Comités de armamento Funciones del almacenista de armamento Funciones de control armerillo Funciones del armero DE LA ADMINISTRACIÓN Cuenta fiscal Inventarios DOTACIONES Individual Para el servicio Pérdida o daño Sistematización MANTENIMIENTO Y CONSERVACIÓN Mantenimiento preventivo Mantenimiento predictivo Aseo al armamento ADMINISTRACIÓN DEL MATERIAL DE INTENDENCIA EN LA POLICÍA NACIONAL GENERALIDADES Objeto Alcance Fundamento legal DEFINICIÓN Y CLASIFICACIÓN DE LOS BIENES DE INTENDENCIA Elementos de consumo Vestuario Útiles de escritorio, elementos de oficina, dibujo y papelería; insumos para equipos de impresión y copiado Raciones de campaña Utensilios para uso doméstico o personal, aseo y cafetería Elementos de alojamiento y campaña Elementos devolutivos MANEJO Y CONTROL DE LOS BIENES DE INTENDENCIA Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0

9 4.3.1 Unidades ejecutoras Almacenamiento Estándares de dotación logística en vestuario Raciones de campaña Útiles de escritorio, elementos de oficina, dibujo y papelería e insumos para equipos de impresión y copiado BAJA DE BIENES DE INTENDENCIA responsabilidades Ordenadores del gasto Jefatura del Grupo de Intendencia Subcomandantes administrativos Almacenistas ADMINISTRACIÓN Y USO DEL EQUIPO AUTOMOTOR DE LA POLICÍA NACIONAL GENERALIDADES Objetivo Alcance Fundamento legal ORIGEN Y TRÁMITES LEGALES Procedencia de los vehículos Requisitos para la recepción de vehículos en comodato, donados o incautados Requisitos para la adquisición Alta Traspaso IDENTIFICACIÓN Colores Vidrios Barra de luces y equipo de perifoneo Simbología Institucional Siglas Placas Tarjetas de Identificación Electrónica (TIE) ADMINISTRACIÓN DEL EQUIPO AUTOMOTOR Clasificación Nombramiento jefe de vehículos Conformación Grupo de Movilidad Manual Logístico de la Policía Nacional Aprobación:

10 5.4.4 Sistema de Información para la Gestión del Equipo Automotor de la Policía Nacional (SIGEA) Revista física al equipo automotor Desplazamientos fuera de la guarnición DISTRIBUCIÓN, ASIGNACIÓN Y USO Distribución Asignación Uso ASIGNACIÓN DE VEHÍCULOS PERTENECIENTES A LA CUENTA DEL GRUPO DE MOVILIDAD DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Asignación Esquemas de protección para los Generales de la Policía Nacional en uso de buen retiro Asignación de vehículos para Generales de la Policía Nacional en uso de buen retiro Tiempo de asignación de vehículos para Generales en uso de buen retiro Novedades administrativas SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE Controles en el suministro de combustible Controles adicionales ESTANDARIZACIÓN DE LOS SERVICIOS DE MANTENIMIENTO, VITALES PARA PROLONGAR LA VIDA DEL EQUIPO AUTOMOTOR POLICIAL Objetivo de la estandarización Plan de mantenimiento programado Revisiones periódicas Cambio de aceite de motor y filtro Cambio de filtro de aire Cambio de pastillas de frenos Cambio de bandas de frenos Rotación y cambio de llantas Mantenimiento y cambio de baterías Cambio de aceite de caja Sincronización del vehículo Alineación y balanceo CONDUCCIÓN Y MEDIDAS DE SEGURIDAD Requisitos para la conducción de vehículos de la Policía Nacional Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0

11 5.9.2 Certificado de idoneidad Uso de casco y chaleco para conductores de patrullas motorizadas Protocolo de conducción PÓLIZAS DE SEGURO Y SINIESTRALIDAD Seguro obligatorio de daños causados a las personas en accidentes de tránsito (SOAT) Pólizas de seguro todo riesgo y responsabilidad civil extracontractual Reportes de accidentalidad y siniestralidad Protocolo institucional en caso de accidente REMATE DEL EQUIPO AUTOMOTOR DE LA POLICÍA NACIONAL Criterios institucionales Documentos para el remate Baja de vehículos por desintegración ADMINISTRACIÓN DE BIENES RAÍCES CONCEPTOS GENERALES Autoavalúo Bien inmueble Certificado de tradición y libertad Contrato de comodato Depreciación Derecho de dominio Escritura pública Falsa tradición Identificación predio Legalización Matrícula inmobiliaria Mejora Método de comparación o de mercado Método de capitalización de rentas o ingresos Método de costo de reposición Mutación catastral Número de identificación catastral Posesión POT Predio SIBIN Manual Logístico de la Policía Nacional Aprobación:

12 Titularización Tradición Uso Usufructo Vetustez Vida remanente MODOS COMO LA POLICÍA NACIONAL PUEDE ADQUIRIR LA PROPIEDAD INMUEBLE Compraventa Donación Cesión a título gratuito Permuta Proceso de pertenencia Adjudicación Estudio de títulos BIENES INMUEBLES QUE NO ADMITEN SER TITULARIZADOS Zonas de reserva ambiental o forestal Zonas de reserva indígena Bienes que hacen parte de predios declarados patrimonio histórico o cultural en los municipios Bienes que se encuentran construidos en zonas públicas (parques o andenes) LIMITACIONES AL DOMINIO Qué impide una negociación a la Policía Nacional No se recomienda adquirir QUIÉNES ESTÁN FACULTADOS PARA FIRMAR ESCRITURAS El Director General de la Policía Nacional Los comandantes de metropolitanas, departamentos y directores de escuela Consecuencias jurídicas por firmar escrituras sin facultades de delegación Procedimiento para subsanar nulidad TÉRMINO QUE LA INSTITUCIÓN TIENE PARA HACER USO DE LOS INMUEBLES Norma legal aplicable Efectos por el no uso de los inmuebles recibidos Obligación de enajenar los inmuebles por su no uso PROCESO DE ESCRITURACIÓN Y REGISTRO Escogencia de la notaría donde se firmará la escritura Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0

13 6.7.2 Documentos que se deben presentar a la notaría Gastos notariales, beneficencia y registro Trámite ante la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos ACLARACIÓN DE ESCRITURAS Cuándo procede Requisitos previos al otorgamiento de poder para aclarar AFECTACIÓN DE LOS INMUEBLES Por causa de obra pública Por el plan o esquema de ordenamiento territorial (POT o EOT) Servidumbres TRÁMITES ADICIONALES A LEGALIZAR Predios que hacen parte de un inmueble en mayor extensión Englobe Desenglobe VENTA DE BIENES INMUEBLES DEL ESTADO Regulación y procedimiento Estudios previos y convocatoria Mecanismos de enajenación Otorgamiento de la escritura pública Gastos de registro y derechos notariales Entrega material del bien PROCEDIMIENTO PARA FORMALIZAR LA PROPIEDAD DE BIENES OCUPADOS POR LA POLICÍA, QUE SON PROPIEDAD DE LA NACIÓN O DEL GOBIERNO NACIONAL Formalización del título de propiedad de bien inmueble Procedimiento para formalizar los títulos de propiedad de bienes inmuebles ocupados o poseídos por las entidades y organismos del sector público Publicación y perfeccionamiento PROCEDIMIENTO PARA FORMALIZAR LA PROPIEDAD DE BIENES OCUPADOS POR TERCEROS QUE SON PROPIEDAD DE LAS ENTIDADES PÚBLICAS Formalización del título de propiedad de bien inmueble Manual Logístico de la Policía Nacional Aprobación:

14 Procedimiento para formalizar los títulos de propiedad de bienes inmuebles ocupados o poseídos por terceros AVALÚOS COMERCIALES A BIENES INMUEBLES DE PROPIEDAD DE LA POLICÍA NACIONAL CON FINES CONTABLES Criterio de la Contraloría General de la Nación Avalúo comercial Avalúo catastral Por qué se recomienda para fines contables un avalúo comercial y no un avalúo catastral MÉTODOS DE AVALÚO Método de comparación o de mercado Método costo de reposición Método de capitalización de rentas o ingresos Método residual TRABAJO DE AVALÚO COMERCIAL Etapas previas Identificación física del predio Identificación legal de afectaciones prediales Avalúos en las zonas rurales Consulta a expertos avaluadores o encuestas (estudio de mercado) Tipos de investigación PARÁMETROS PARA LA ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LOS TRABAJOS DE AVALÚO COMERCIAL CON FINES CONTABLES Información general Documentos estudiados Características generales del sector Zonificación del sector y reglamentación Características del terreno Características de la construcción Metodología del avalúo Análisis económico Resultado del avalúo Avalúo comercial Documentos anexos DEL REGISTRO CONTABLE DE LOS AVALÚOS Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0

15 Registro contable de los avalúos comerciales practicados a los inmuebles propiedad de la Policía Nacional Actualización MANUAL DEL USUARIO FINAL DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN DE BIENES INMUEBLES (SIBIN) GUÍA DE USO, CONSERVACIÓN Y MANTENIMIENTO DE INSTALACIONES DE LA POLICÍA NACIONAL GENERALIDADES CLASIFICACIÓN DE EDIFICACIONES POLICIALES Según uso Según propiedad Según mantenimiento requerido Entrega, uso, cuidado y mantenimiento Procedimientos ante novedades y necesidades de mantenimiento Fuentes de recursos para mantenimiento de infraestructura APOYO Y FUNCIONES DE LOS GRUPOS DE MANTENIMIENTO E INFRAESTRUCTURA Funciones Restricciones de adecuaciones, remodelaciones y ampliaciones ACTUALIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN DE LOS MANTENIMIENTOS E INFRAESTRUCTURA SIBIN Funciones de los administradores del SIBIN REQUERIMIENTOS DE LAS PÓLIZAS Generalidades Amparo de estabilidad de la obra Amparo de la calidad del bien o servicio Amparo de correcto funcionamiento de los equipos TIPOS DE MANTENIMIENTO Mantenimiento Correctivo Mantenimiento Preventivo Mantenimiento Predictivo Mantenimiento Proactivo NORMATIVIDAD Y POLÍTICAS Normatividad Manual Logístico de la Policía Nacional Aprobación:

16 7.7.2 Políticas ELEMENTOS CONSTRUCTIVOS Cimentación Muros de contención Placas o Losas Estructura de hormigón o concreto Estructura de Acero Estructura de madera Muros de carga Cubiertas planas Cubiertas inclinadas de tejas Cubiertas inclinadas de placas Canales y bajantes Fachadas Ladrillo a la vista Muro en bloque Muro en piedra Pañeletes coloreados tipo Graniplast Enchape en piedra Enchape en cerámica Concreto a la vista Alfajías de corona Carpintería exterior Carpintería de aluminio Carpintería de madera Carpintería de PVC Carpintería de acero Puerta de garaje Vidrio Persiana Celosías Rejas Cubiertas Blandas o Parasoles Barandas Aislamiento térmico Aislamiento acústico Muros en Ladrillo Muro Muros en Drywall Muros en Superboard Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0

17 Muros en vidrio prensado Divisiones modulares Carpintería interior Revestimiento Cielo falso Fontanería Saneamiento Electricidad Gas Calefacción y aire acondicionado Telecomunicaciones Protección sensores red contra incendios Ascensor Instalación solar fotovoltaica Instalación solar térmica Recomendaciones para crear una ecoedificación Zonas verdes Productos de limpieza y desinfección Uso, consumo y mantenimiento de los recursos MANEJO ADMINISTRATIVO DE LOS BIENES AL SERVICIO DEL ÁREA DE AVIACIÓN POLICIAL GENERALIDADES Ámbito de aplicación Objeto y Alcance Criterios Básicos Clasificación de los bienes Referencias RESPONSABILIDADES Jefe grupo de abastecimientos aeronáuticos Responsable abastecimientos aeronáuticos Almacenista aeronáutico Responsable de bodega aeronáutica Responsable bodega de reparables ALMACÉN AERONÁUTICO Definición Organización del almacén aeronáutico Distribución técnica de las bodegas aeronáuticas Almacenamiento de repuestos aeronáuticos Manual Logístico de la Policía Nacional Aprobación:

18 8.3.5 Instrucciones para el despacho de los elementos desde las secciones del almacén o bodega aeronáutica Transacciones en SAP ECC 6.0., utilizadas para el almacenamiento de bienes ENTRADA DE BIENES Entrada por recuperación de elementos Entrada por reparables Entrada de componentes que han cumplido el ciclo de reparación Entrada de componentes provenientes de talleres de aviación policial Entrada de componentes provenientes de ciclo de reparación local o exterior Entrada de reparados Entrada por préstamo de entidad gubernamental SALIDA DE BIENES Clasificación de salidas Salida por préstamo a entidad gubernamental Salida de componentes con condición inservible - reparable CRITERIOS PARA LA SOLICITUD DE ELEMENTOS AL ALMACÉN AERONÁUTICO Asistencia técnica aeronáutica Diligenciamiento de la orden de suministro Despacho de elementos a bases fijas y móviles REPARABLES Definición Instrucciones para la recepción del repuesto reparable Criterios para el envío de repuestos aeronáuticos susceptibles de reparación al exterior, en desarrollo del convenio bilateral Colombia Estados Unidos ADMINISTRACIÓN DEL COMBUSTIBLE DE AVIACIÓN PARA LA POLICÍA NACIONAL CONTROL ADMINISTRATIVO DEL COMBUSTIBLE DE AVIACIÓN Generalidades Responsabilidades Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0

19 9.1.3 Coordinación Abastecimientos Coordinación Operaciones Aéreas Oficina de Combustibles Operaciones de Combustibles Control Contable Bodega Entrenamiento Mantenimiento Comandante de Compañía Tripulación de vuelo Procedimiento para la Administración y Control de Préstamos de Combustible Procedimientos para el combustible sobrante en las compañías aéreas, puntos de apoyos aéreos y operativos Pérdida de combustible por desgaste o fatiga del material Manejo y control del combustible drenado, recuperado y desechado Documentación Procedimiento necesidades presupuestales Plan de compras y ajuste separata presupuestal Apertura del libro de control de cada uno de los contratos Recepción de facturación, verificación y trámite a pago Parte diario de combustible de aviación, pedidos y suministros CONTROL ADMINISTRATIVO DE LOS ELEMENTOS Y ACCESORIOS PARA EL SUMINISTRO Y ALMACENAMIENTO DE COMBUSTIBLES DE AVIACIÓN Entrada de elementos Salida de elementos nuevos Traslado de elementos y equipos en uso Seguimiento periódico a los elementos Traslado de compañías móviles Documentación CONTROL DE CALIDAD DEL COMBUSTIBLE DE AVIACIÓN Drenaje Apariencia (NTC 1899) Manual Logístico de la Policía Nacional Aprobación:

20 9.3.3 Hidrokit Shell Water Detector Aqua-glo (Detector de agua) (ASTM D 3240) Gravedad A.P.I (Densidad Relativa) (ASTM D-1298) Millipore Color Pasta detectora de agua (ASTM D-1085 Y API STANDARD 2545) Inspecciones Documentos OPERACIÓN DE LOS EQUIPOS Filtros Tanques colapsibles (jibas) Motobombas Quemador de combustibles INOV8 MODEL F Contador PROCEDIMIENTOS PARA REABASTECIMIENTO Aeronaves (helicópteros) en áreas adelantadas Procedimiento para el descargue de combustible Antes de las operaciones de reabastecimiento Elementos de seguridad para los sistemas móviles de reabastecimiento Procedimientos para la instalación de sistemas móviles de reabastecimiento Procedimientos en caso de escapes o derrame Formatos ADMINISTRACIÓN DE SEMOVIENTES EQUINOS Y CANINOS DE LA POLICÍA NACIONAL PROCEDIMIENTOS DE REMONTA Y VETERINARIA EN UNIDADES DE CARABINEROS Y GUÍAS CANINOS Generalidades REMATE Término de vida útil Consideraciones para la práctica de la castración Consideraciones para la práctica de la eutanasia Implantación de microchip Tatuado Traslados Informe de novedades Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0

21 10.3 DISPOSICIÓN DEL PERSONAL Reentrenamiento de los semovientes Evaluación anual Disposiciones para el sacrificio y remate de semovientes Especialización del Personal Servicios veterinarios Presupuesto Disposiciones del personal PLAN SANITARIO Y NUTRICIONAL PARA SEMOVIENTES DE LA POLICÍA NACIONAL Objeto, campo de acción y responsables Definiciones Medidas de bioseguridad en instalaciones policiales Bioseguridad personal Programas zoosanitarios Nutrición control ADMINISTRATIVO DE SEMOVIENTES Generalidades Entradas de semovientes Remesa de bienes Baja de semovientes Siniestro de semovientes INSTRUCCIONES PARA EL EMBARQUE, DESEMBARQUE Y TRANSPORTE DE SEMOVIENTES CABALLARES DE PROPIEDAD Y AL SERVICIO DE LA POLICÍA NACIONAL Previo al embarque En el proceso de embarque Durante el transporte Desembarque USO DE LOS SEMOVIENTES DE LA POLICÍA NACIONAL Manejo de semovientes en servicio Recomendaciones para la creación de unidades de Carabineros HERRAJE Y MANTENIMIENTO DE CASCOS DE SEMOVIENTES EQUINOS Herramientas y terminología Diagnóstico del semoviente Herraje correctivo Manual Logístico de la Policía Nacional Aprobación:

22 Formatos: los siguientes formatos deben ser consultados en la Suite Visión Empresarial (SVE) ADMINISTRACIÓN DE EQUIPOS DE SISTEMAS Y COMUNICACIONES VALORACIÓN DE ACTIVOS DE INFORMACIÓN Recursos informáticos y activos de información Modelo de seguridad de la información Propiedad de la información Concientización e implantación de seguridad de la información Políticas, estándares y procedimientos Segregación de funciones Cumplimiento de las disposiciones legales Inobservancia a los lineamientos de seguridad de la información Clasificación de la información Proyección e implementación de recursos tecnológicos Medios de comunicación Seguridad física y del entorno Control de acceso a recursos informáticos Gestión de incidentes de seguridad de la información Mantenimiento del modelo de seguridad de la información Evidencia jurídica informática Arquitectura de seguridad Adquisición de software y hardware SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL Baja de equipos eléctricos y electrónicos Baterías LICENCIAMIENTO Y PASOS PARA DESTRUCCIÓN DE MEDIOS DE LICENCIAMIENTO Guía de licenciamiento Medios de software obsoleto Backup a servidores y equipos de cómputo SISTEMA OPERATIVO AMBIENTE AIX CENTRO DE CÓMPUTO OFICINA DE TELEMÁTICA POLICÍA NACIONAL Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0

23 Servidor Risc 590 (TELEPOL, FINAN, SANIDAD, SIEDCO, NOMINA, REHU) Full Risc 590 (FULL FINAN, FULL SIEDCO): USO, CONSERVACIÓN Y MANEJO DE EQUIPOS Estructura simplificada de la cadena electrónica ADMINISTRACIÓN DE PÓLIZAS Y GARANTÍAS Ciclo de vida elementos Manejo de desechos tóxicos POLÍTICAS ADMINISTRACIÓN DE LOS BIENES DE SANIDAD POLICIAL OBJETivO MANEJO DE ALMACENES MANEJO DE INSUMOS HOSPITALARIOS Recomendaciones generales de almacenamiento Manejo y almacenamiento de medicamentos Manejo y almacenamiento de reactivos Manejo y almacenamiento de material radioactivo MANEJO DE DESECHOS HOSPITALARIOS ADQUISICIÓN Y DISPENSACIÓN DE MEDICAMENTOS ADMINISTRACIÓN DE LOS BIENES Y SERVICIOS PROVENIENTES DE LA COOPERACIÓN INTERNACIONAL OBJETivO ALCANCE FUNDAMENTO LEGAL DEFINICIÓN Y CLASIFICACIÓN DE LOS BIENES Y SERVICIOS PROVENIENTES DE COOPERACIÓN INTERNACIONAL BIENES Y SERVICIOS RECIBIDOS, PROCEDENTES DE LA COOPERACIÓN INTERNACIONAL Elementos de consumo Elementos devolutivos MANEJO Y CONTROL DE LOS BIENES Y SERVICIOS PROCEDENTES DE LA COOPERACIÓN INTERNACIONAL Baja de bienes y servicios procedentes de la Cooperación Internacional Formatos Manual Logístico de la Policía Nacional Aprobación:

24 14 ADMINISTRACIÓN DE LOS BIENES PROVENIENTES DE LA DIRECCIÓN DE IMPUESTOS Y ADUANAS NACIONALES GENERALIDADES OBJETivO Y ALCANCE FUNDAMENTO LEGAL MANEJO Y CONTROL DE LOS BIENES Y SERVICIOS Clasificación de los bienes y servicio GLOSARIO Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0

25 Presentación El desarrollo de la misión institucional tiene como punto de apoyo la gestión administrativa, por cuanto esta orienta y apoya efectivamente su actividad para adquirir, suministrar, mantener y supervisar el uso final de los bienes y servicios demandados, por el servicio policial. Así, la Institución, a través de la articulación de los procesos de administración de recursos financieros y logística y abastecimiento materializa los objetivos institucionales desde donde se impactan los resultados operativos tanto en el contexto urbano como rural. Entendida la actividad logística como el conjunto de acciones y medios destinados a prever y proveer los recursos necesarios para apoyar el cumplimiento de la misionalidad institucional en tiempo, ubicación, forma y al menor costo posible, en un marco de oportunidad y calidad se puede definir la actividad logística como la encargada de la distribución eficiente de los bienes y servicios que requiere la Institución para el cumplimiento de sus funciones. El documento que se presenta a continuación es, por lo tanto, una herramienta fundamental para el manejo logístico de la Institución, el cual aclara y fortalece el hacer del personal que realiza labores administrativas y lo convierte en herramienta óptima de consulta frente al actuar administrativo y disposición normativa rectora sobre el manejo de bienes. El Manual Logístico de la Policía Nacional se construye como resultado de la experiencia de las unidades policiales, sobre el manejo y control de los bienes, acatando las disposiciones vigentes sobre la materia y concordantes con la Constitución Política. Tiene como propósito impartir lineamientos de orden administrativo y contable, a fin de mejorar los procesos, salvaguardar y proteger el patrimonio institucional, lo que deberá constituirse en factor de éxito para la gestión de todas las unidades policiales. El contenido de los capítulos contempla diferentes situaciones que se pueden presentar frente a la administración de los bienes y servicios en la entidad, desde su ingreso, pasando por el procedimiento del almacenamiento, su salida definitiva a las diferentes unidades policiales, la supervisión del buen uso, para concluir finalmente con la disposición del mismo, al finalizar su vida útil. El Manual Logístico de la Policía Nacional, se condensa como un documento marco para la gestión institucional y el punto de partida de la doctrina policial en materia administrativa. Mayor General ÓSCAR ADOLFO NARANJO TRUJILLO Director General Policía Nacional de Colombia Manual Logístico de la Policía Nacional Aprobación:

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27 Manual Logístico de la Policía Nacional Publicación basada en la Resolución No del 15 de octubre de 2010, mediante la cual el Director General expide el Manual Logístico de la Policía Nacional.

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29 Manual Logístico de la Policía Nacional 1CAPÍTULO GENERALIDADES

30 1.1 DEFINICIÓN El Manual Logístico es un instrumento que tiene como objetivo actualizar y armonizar los procedimientos de orden administrativo que aplican para el proceso de logística y abastecimiento de la Policía Nacional. Está fundamentado sobre el propósito de mejorar el desempeño de la Policía Nacional como respuesta al enfoque basado en los procesos. 1.2 FINALIDAD El Manual Logístico es el resultado de las experiencias sobre el manejo de los bienes, acatando las disposiciones vigentes sobre la materia y concordantes con la Constitución Política. Tiene como propósito impartir lineamientos de orden administrativo y contable, a fin de mejorar los procesos, salvaguardar y proteger el patrimonio institucional y generar doctrina con relación a la administración y cuidado de los bienes de la Policía Nacional. El Manual Logístico se convertirá en un instrumento de permanente consulta y aplicación por parte de los servidores públicos de la Policía Nacional, constituyéndose en la disposición administrativa rectora sobre el manejo, conservación y uso de los bienes. 1.3 ÁMBITO DE APLICACIÓN El Manual Logístico será de aplicación en las unidades policiales que estén involucradas en la administración, conservación y uso de los bienes que apoyan la prestación del servicio de Policía. 1.4 ALCANCE LEGAL Son responsables de la aplicación y observación del Manual Logístico, todos los servidores públicos pertenecientes a la Institución que desempeñen tareas administrativas en concordancia con la aplicación de los procedimientos contemplados en los procesos de administración de recursos financieros y Logística y abastecimiento, y de conformidad con lo señalado en la Constitución. 1.5 MARCO CONCEPTUAL El Manual Logístico se desarrollará sobre la base de los principios de eficiencia, oportunidad, cobertura y transparencia de los recursos disponibles para la Institución, para asegurar el alcance de los objetivos estratégicos y la utilización óptima de los recursos en favor del servicio policial. Eficiencia. Cualquier componente logístico tiene que ser desarrollado bajo esquemas eficientes (entiéndase eficiente, como la relación de recursos empleados y los resultados obtenidos) de planeamiento, control y evaluación, con 30 Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0

31 1 generalidades el fi n último de generar los impactos necesarios que mejoren las condiciones de los uniformados dentro de todo el territorio nacional. Oportunidad. es entendida como el desarrollo oportuno en tiempo, de toda la cadena de logística frente a las necesidades policiales. La oportunidad es medida en términos del tiempo mínimo requerido para cubrir la necesidad y cuando esta es reemplazada de acuerdo con los requerimientos técnicos especifi cados por el servicio. Basados en este principio se deben desarrollar todos los análisis de prospectiva que guíen los conceptos de mejoramiento continuo, referidos a la administración conservación y uso de los bienes. Cobertura. entendida como la proporción de funcionarios policiales, con necesidad de bienes servicios, a los que se les ha suplido su necesidad. La cobertura tiene que ser un concepto integral y sobre ella se deben fundamentar los planes de necesidades y de distribución de los elementos logísticos institucionales. Transparencia. este principio debe regir el quehacer de las actividades y acciones derivadas de la administración conservación y uso de los bienes. se traduce en la responsabilidad de los procesos logísticos frente a la ejecución de todos los procedimientos; estos deben estar siempre ajustados a la normatividad y a la ley, deben ser visibles y de obligatorio cumplimiento por todas las unidades policiales. Manual Logístico de la Policía Nacional Aprobación:

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33 Manual Logístico de la Policía Nacional CAPÍTULO 2manejo de bienes

34 2.1 CONCEPTOS GENERALES El manejo de los bienes de propiedad, planta y equipo están bajo la responsabilidad de los entes públicos, a través de los funcionarios, los cuales han de ser claros, precisos y metódicos ante los mecanismos de clasificación, valoración, identificación, registro, orden, control y conservación que se adoptan en forma permanente. Bajo este criterio se podrá medir el grado de organización, calidad de la gestión, eficiencia, eficacia, economía y celeridad en el desarrollo de su actividad, además de conseguir la confiabilidad y utilidad de la información contable. Finalmente, facilitar el control fiscal administrativo y la evaluación del cumplimiento para la toma de decisiones. Las instrucciones para el manejo administrativo y contable de los bienes de propiedad, planta y equipo de la Policía Nacional, se describen a continuación: Concepto de bien Se define como un bien todo artículo inventariable o activo de cualquier clase incluyendo el efectivo, activos fijos, materiales y artículos en proceso de producción. Para efectos de este manual se consideran como tales únicamente los elementos en depósito, los bienes, propiedad, planta y equipo de la entidad y los recibidos para su uso excluyendo el dinero, títulos valores y similares; estos se manejan y controlan de acuerdo con su naturaleza y en concordancia con las respectivas cuentas establecidas en el Plan General de Contabilidad Pública (Resolución 356 del 5 de septiembre de 2007) Finalidad de los bienes Los bienes muebles e inmuebles de propiedad de la Policía Nacional tienen como finalidad apoyar logísticamente el desarrollo de las actividades encaminadas al cumplimiento de la misionalidad Institucional Elementos de armamento Las firmas de los documentos generados en el manejo de estos elementos, son las estipuladas en el Capítulo 3: Administración del material de guerra y equipo Antidisturbios de la Policía Nacional. 2.2 OBLIGATORIEDAD DE MANTENER INVENTARIOS VALORIZADOS DE LOS BIENES EN USO, CUSTODIA O ADMINISTRACIÓN Las dependencias de la Policía Nacional y los servidores que tengan, usen, custodien o administren bienes muebles o inmuebles de propiedad de la entidad, deben mantener el inventario valorizado de ellos, ciñéndose a las disposiciones, normas técnicas, índices, codificación y reglamentación establecida en el presente manual, además en las providencias complementarias que, sobre la materia, dicte la entidad. 34 Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0

35 2Manejo de Bienes 2.3 CONTROL DEL KÁRDEX por cada elemento se debe elaborar un registro que contenga la historia del mismo, desde su ingreso, permanencia en servicio y salida defi nitiva, este puede ser manual o sistematizado. Estos registros deben indicar como mínimo: procedencia, fecha de ingreso, descripción del elemento, cantidades, entradas, salidas y saldo. 2.4 BIENES QUE DEBEN FIGURAR EN LOS INVENTARIOS En los correspondientes inventarios deben fi gurar los bienes, teniendo en cuenta los sitios de almacenamiento o de ubicación física que se relacionan a continuación: Bodega Principal de almacén Se registran los bienes nuevos de utilización futura en desarrollo del cometido estatal de consumo y devolutivos adquiridos por el ente público, o recibidos en donación Reintegrados en buen estado Se registran los bienes devolutivos o activos fi jos que estaban en servicio y fueron reintegrados o devueltos al almacén para su guarda o custodia. La característica principal de estos bienes es que se encuentran en buenas condiciones y pueden ser entregados nuevamente al servicio Reintegrados inservibles Se registran los bienes devolutivos o activos fi jos que estaban en servicio y fueron reintegrados o devueltos al almacén por encontrarse en mal estado o no se pueden colocar nuevamente al servicio por fi gurar como obsoletos, inservibles e innecesarios al ente público. Estos bienes deberán permanecer por un periodo no superior a un año y de acuerdo con las necesidades de cada unidad, se realizarán las bajas que se considere necesarias en este periodo Servicio Bienes devolutivos en servicio en las dependencias se registran los bienes que se encuentran al servicio de los funcionarios o contratistas, prestando una función o cometido estatal para el cual fueron adquiridos o recibidos en donación. el informe de existencias físicas en servicio se debe disponer de tres formas: - por funcionario responsable - por dependencias (centro de costos o ubicación) - Por agrupación de inventarios (clasifi cación contable) Manual Logístico de la Policía Nacional Aprobación:

36 Bienes recibidos en comodato En el caso que haya bienes de esta naturaleza, el funcionario responsable llevará archivo físico, organizado alfabéticamente, e informará y documentará al almacenista, quien verificará los elementos recibidos, a fin de llevar el control de los mismos. En caso de que la unidad policial tenga a su cargo el cuidado, custodia o administración de bienes raíces asignados, el jefe del Grupo de Bienes Raíces o quien haga sus veces elaborará un inventario de los bienes inmuebles, precisando con exactitud las características, valor, ubicación, linderos de la propiedad inventariada y los pormenores de su titulación Presentación de inventarios Periódicos Los almacenistas elaborarán inventarios físicos con corte a 30 de junio y 31 de diciembre, de cada vigencia, de los elementos que se encuentren bajo su responsabilidad y custodia; así mismo, los jefes de dependencias y contratistas que tengan a su cargo bienes de la entidad, que le hayan sido suministrados o los hayan adquirido para su servicio, uso, custodia o administración, deberán verificar, firmar y remitir los inventarios al almacenista General Los almacenistas elaborarán el inventario físico con corte 31 de diciembre de cada vigencia de los elementos en bodega y en servicio, que se encuentren bajo su responsabilidad y custodia. Para efecto de su presentación a los entes de control internos y externos, estos deberán reposar en forma impresa en los archivos de cada unidad, así mismo deberá ser anexado en medio magnético certificado en la cuenta fiscal del cierre de cada vigencia, enviada a la Jefatura de Contaduría General Responsables por pérdida o daño de los bienes Las personas que tengan asignados bienes muebles o inmuebles de propiedad de la Institución o en calidad de comodato, para su utilización, administración o custodia, son responsables de la pérdida o daño que sufran por causas diferentes al uso o desgaste natural, salvo las ocasionadas por situaciones de desastre natural, fuerza mayor o caso fortuito Obligatoriedad de hacer entrega de inventarios individuales de los bienes que a cada uno confíen El ente administrativo hará entrega a los empleados, trabajadores de cualquier categoría o contratistas de los bienes que a cada uno confíen para su uso, servicio, administración o custodia, o que les suministren para el desarrollo de su trabajo, mediante inventarios individuales que ellos deben firmar en original y copia que conservará cada uno y mediante actas de entrega de bienes que constituyan verdaderos soportes para la ejecución de la reclamación, los cuales deberán contener, entre otros: 36 Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0

37 2Manejo de Bienes - Identifi cación completa de los bienes - el valor en libros - La persona que está a cargo de los mismos - Cláusula de responsabilidad en caso de pérdida o extravío distinto a causas naturales Periodicidad y horarios de atención Dependiendo de la organización, localización y capacidad física del almacén, así como de las condiciones del comercio local, el ordenador del gasto defi nirá la periodicidad y horarios de recepción de bienes en esta dependencia. 2.5 CLASIFICACIÓN DE LOS BIENES Los elementos que maneja la Policía Nacional de acuerdo con sus características, uso y el Plan General de Contabilidad Pública se clasifi can en tres grupos, así: Elementos de consumo Son los que por su utilización en el desarrollo de las actividades que realiza la entidad, tienen desgaste parcial o total, o porque al ponerlos, agregarlos o aplicarlos a otros se extinguen o desaparecen como unidad o materia independiente y entran a formar parte integrante o constitutiva de otros Insumos Son los que se extinguen con el primer uso que se hace de ellos o que una vez utilizados se deben desechar, identifi cados con las siguientes cuentas contables: Aceites, grasas y lubricantes combustibles drogas, elementos odontológicos, de laboratorio, material quirúrgico, ortopédicos y elementos de sanidad elementos, materiales o materias primas para construcción, instalación, campo, etc Alimentos para animales, forrajes, semillas y abonos insecticidas, fungicidas, herbicidas, etc Materiales fotográfi cos Videos Útiles de escritorios, ofi cina, dibujo y papelería e insumos para equipos de impresión y copiado Víveres, abarrotes, rancho, licores Raciones de campaña Utensilios para uso doméstico o personal, aseo y cafetería Equipo de alojamiento y campaña Manual Logístico de la Policía Nacional Aprobación:

38 Repuestos y accesorios Son los que al ponerlos, agregarlos o aplicarlos a otros se extinguen o desaparecen como unidad o materia independiente y entran a formar parte integrante o constitutiva de otros, identificados con las siguientes cuentas contables: Repuestos y accesorios para construcción, instalación, campo, etc Explosivos, municiones y granadas en bodega Repuestos y accesorios para máquinas y equipos de intendencia Repuestos y accesorios para máquinas y equipos de armamento Explosivos municiones y granadas en mano Repuestos y accesorios para máquinas y equipos de cómputo y comunicaciones Repuestos y accesorios para máquinas y equipos de transporte Repuestos y accesorios para máquinas y equipos de sanidad Repuestos y accesorios para máquinas y equipos de aviación Medallas, condecoraciones y premios Elementos de culto y servicios fúnebres Repuestos, accesorios y elementos de telemática Uniformes y equipo Vestuario, ropa y equipo Llantas y neumáticos Accesorios de uniformes y equipo, elementos y equipo para arnés, atalajes, arreos, etc Loza y cristalería Lencería Carpas, formas y placas para automotores embarcaciones y aeronaves Elementos deportivos Moldes y troqueles Cuentos, revistas, actualizaciones de libros y juegos didácticos. Nota: los elementos a los que se refiere este grupo, al salir al gasto se les tendrá que incluir otros datos necesarios como son: número de identificación, responsable y demás características específicas e individuales para ejercer el suficiente control administrativo y de esta manera evitar pérdidas e inconsistencias Reparables Son todos los componentes de equipos aéreos o marítimos, que han cumplido su ciclo de vida o que se dañan por el uso, y para el cual la orden técnica acepta reparación Intangibles Los bienes intangibles (derechos, licencias y software) que la Policía Nacional adquiera o reciba a cualquier título; se registrarán por el costo histórico, entendiéndose como tal el costo de adquisición o el valor de las erogaciones atribuibles a su formación o desarrollo; los intangibles deberán amortizarse como lo establece el Régimen de Contabilidad Pública, así: PROGRAMAS, LICENCIAS Y SOFTWARE. 38 Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0

39 2Manejo de Bienes Elementos devolutivos Son los bienes y equipos que por su naturaleza no se extinguen con el uso y perecen por deterioro, obsolescencia tecnológica, número de horas de uso, término de su vida útil, o por razón de su naturaleza, identifi cados con las siguientes cuentas contables: En bodega Armas y accesorios equipos de música equipos para remonta y veterinaria Equipos y máquinas para comedor, cocina, despensa, etc Equipos y máquinas para comunicaciones, detección, redes, líneas y cables, satélites y antenas, etc Equipos y máquinas para construcción, instalación, etc Maquinaria industrial Equipos y máquinas deportes, gimnasia, juegos y sus accesorios Equipo médico y científi co de laboratorio Equipo médico y científi co de investigación Equipo médico y científi co de urgencias Equipo médico y científi co de consulta externa Equipo médico y científi co de hospitalización e internación Equipo médico y científi co de quirófano y salas de parto Equipo médico y científi co de apoyo diagnóstico Equipo médico y científi co de apoyo terapéutico Equipo médico y científi co de servicio ambulatorio Equipos y máquinas para ofi cina, contabilidad, etc Equipos y máquinas para transporte aéreo y accesorios Equipos y máquinas para transporte terrestre vehículos Equipos y máquinas para transporte terrestre motos Equipos y máquinas para transporte marítimo y fl uvial herramientas y sus accesorios instrumentos musicales y sus accesorios Libros Mobiliario y enseres equipos de procesamiento de datos equipos de protección y seguridad en armamento En servicio Representa el valor de los bienes muebles de propiedad de las unidades policiales, adquiridos a cualquier título, para el desarrollo de su cometido estatal y se encuentran prestando servicio en las diferentes dependencias, asumiendo los jefes la responsabilidad de los mismos Armas y accesorios equipos de música elementos de culto elementos de museo elementos y equipos para remonta y veterinaria Manual Logístico de la Policía Nacional Aprobación:

40 Equipos y máquinas para comedor, cocina, despensa Equipos y máquinas para comunicaciones, detección Equipos y máquinas para construcción, instalación, etc Equipos y máquinas deportes, gimnasia, juegos y sus accesorios Equipos y máquinas para laboratorio, profesiones científicas, medicina, odontología, etc Equipos y máquinas para oficina, contabilidad, etc Equipos y máquinas para transporte y sus accesorios Herramientas y sus accesorios Instrumentos musicales y sus accesorios Libros Mobiliario y enseres 1610 Semovientes Material fijo, máquinas, equipos y sus accesorios Equipos de procesamientos de datos y sus accesorios Equipos de protección y seguridad en armamento La depreciación de los bienes devolutivos se realiza por el método de línea recta y los años de vida útil. Se toma la normatividad vigente, expedida por la Contaduría General de la Nación; así mismo, su reconocimiento y revelación contable estará determinada por la norma anual expedida por este órgano rector, la cual establece las cuantías para llevarlos directamente al gasto y/o para realizar la depreciación dentro del mismo periodo en el cual fueron adquiridos o según su vida útil. Nota: en todos los casos el control del bien se debe ejercer mediante kárdex, el cual puede ser manual o sistematizado, siempre y cuando cumplan con los mecanismos idóneos para ejercer su control interno Bienes inmuebles Son los que no se pueden mover de un lado a otro sin su destrucción o deterioro. También son aquellos elementos que, por su uso, destino o aplicación, forman parte del inmueble y no pueden trasladarse sin menoscabo de este, ejemplo: edificios, tuberías, lotes, cableados, los CAD, centros de cómputo y otros, identificados con las siguientes cuentas contables: 1605 Terrenos 1615 Construcciones en curso 1640 Edificaciones 1650 Redes, líneas y cables Bienes históricos y culturales - museos Bienes históricos y culturales - monumentos Bienes históricos y culturales - obras de arte Bienes históricos y culturales - bibliotecas Bienes históricos y culturales - otros 40 Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0

41 2Manejo de Bienes 2.6 COMITÉ DE CLASIFICACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DEL ANEXO DE BIENES Integrantes Este comité estará integrado por: - El jefe del Área Logística de la DIRAF o quien haga sus veces - Almacenistas de cada una de las unidades de la diraf - Almacenistas de la disan, dijin, dipol, diran, diase, ditra, dibie y DICAR de la guarnición Bogotá Funciones El comité tendrá las siguientes funciones: - Clasifi cación del anexo de la presente resolución de acuerdo con la naturaleza de cada bien al almacén de la especialidad que corresponda. - Recepción y análisis de solicitudes de las unidades policiales respecto a la clasifi cación de bienes. - Actualización del anexo de la presente resolución Análisis de movimiento por grupo de bienes El análisis de movimiento por grupo de bienes lo generan los almacenistas y presentan a la Ofi cina de Contabilidad, para consolidarlo y remitirlo mensualmente en la cuenta fi scal a la Jefatura de Contaduría General, el cual debe ser fi rmado por cada uno de los almacenistas y el contador de la unidad. La información que debe contener es la siguiente: Movimiento de bienes por grupos de inventarios Identificación de la unidad ejecutora Fecha de corte cuenta contable saldo ANteRioR entradas salidas saldo siguiente 2.7 ESPECIALIZACIÓN DE ALMACENES POR ELEMENTOS Clasificación de los almacenes Las unidades ejecutoras deben crear como mínimo las especializaciones de los almacenes de acuerdo con la siguiente clasifi cación: Manual Logístico de la Policía Nacional Aprobación:

42 Armamento Intendencia En las unidades donde solamente exista el almacén de intendencia, este deberá manejar los bienes por separado según sus características: movilidad, telemática (equipos de cómputo y comunicaciones), aeronáutico, remonta y veterinaria y vestuario; tanto en el sistema como físicamente. No obstante lo anterior, las unidades policiales que por su complejidad y volumen de operaciones, que así lo requieran, pueden crear adicionalmente los siguientes almacenes: Telemática Movilidad Sanidad (en las unidades donde exista seccionales de sanidad) Aeronáutico Muebles y enseres Remonta y veterinaria Vestuario Es de anotar que cada uno de los almacenes creados de acuerdo con la necesidad de la unidad, debe ser especializado en su ramo y por ninguna razón se podrán manejar bienes que no correspondan a su naturaleza. 2.8 CONTROL DE LOS BIENES El control de los bienes es el registro ordenado, completo, detallado y valorizado de toda clase de elementos inventarios generales y parciales de las unidades que integran el patrimonio de la Policía Nacional. Representa el valor de los bienes muebles adquiridos a cualquier título, que tienen las características de permanencia, consumo y explotación, para ser utilizados en el futuro por parte de las unidades policiales, en desarrollo de sus funciones administrativas o en cumplimiento de su misión institucional. Es el conjunto de bienes devolutivos o de consumo utilizables, tanto nuevos como usados, en los almacenes de la unidad. Estos inventarios permanentes deben ser llevados por los almacenistas, con el objeto de que las existencias físicas concuerden con las cantidades y descripciones registradas en el kárdex Objetivos Clasificar, codificar, verificar y controlar los bienes de la Institución. 42 Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0

43 2Manejo de Bienes - Identifi car claramente los bienes para los diferentes procesos de adquisición, almacenamiento, administración y entrega. - dar estricto cumplimiento a lo establecido en el Artículo 18 del decreto 4731 de diciembre 28 de 2005, La adquisición de bienes que necesitan los órganos que hacen parte del presupuesto general de la Nación para su funcionamiento y organización requieren de un Plan de Compras - permitir la elaboración del plan de compras de acuerdo con las necesidades reales de la unidad, teniendo en cuenta los datos históricos de las compras realizadas y consumos efectivos. - tomar decisiones para el normal abastecimiento de acuerdo con las necesidades de la institución. - Cumplir las normas administrativas y fi scales vigentes, sobre el manejo de bienes Unidad funcional Para ejercer un mejor control de los inventarios de los bienes en las unidades policiales y de acuerdo con sus necesidades, se deberá crear la unidad funcional (almacén), teniendo en cuenta la siguiente organización administrativa: - Almacenista - Auxiliar contable - Responsables activos fi jos en servicio - Bodeguero - Responsables de los bienes raíces Puntos de control - conservación y seguridad del material que se encuentre en depósito. - Los bienes que entrega el proveedor, deben ajustarse a la cantidad, calidad, marca y unidad de medida que estipule el contrato, para lo cual debe haber recibido con anterioridad la copia del contrato, constatando el estado físico, sin perjuicio de la recepción de materiales por parte del personal idóneo para cada área. - Los bienes recibidos por traslado, deben corresponder con la salida de almacén y soporte de quien entrega. - contar con una base de datos de los contratos en comodato de los bienes muebles e inmuebles, con su soporte documental. Manual Logístico de la Policía Nacional Aprobación:

44 Los bienes en el almacén deben estar organizados y clasificados de tal forma que permita y facilite su movilización. La ubicación física debe coincidir con lo especificado en el sistema de información o control de kárdex. Las instalaciones del almacén deben contar con las medidas de seguridad industrial y medio ambiente necesarias, realizando el mantenimiento semestral de los equipos de seguridad. Las novedades referentes a pérdidas, faltantes, sobrantes, hurto o daño, deben reportarse al jefe inmediato. Los bienes en buen estado, que han sido reintegrados al almacén, deben ser debidamente reubicados para ejercer el control administrativo pertinente. Se debe llevar el archivo de correspondencia y documentos soporte del movimiento de la dependencia, en concordancia con las normas de gestión documental. Las entregas y cambios de elementos deben realizarse de acuerdo con la normatividad establecida. Los documentos generados en el proceso de entrada y salida de bienes, que soportan el movimiento de bienes, deben estar debidamente firmados. El informe diario del movimiento de almacenes debe ser elaborado y rendido a la oficina de contabilidad, de acuerdo a los formatos establecidos. El control de los bienes que están en el almacén y en servicio debe ejercerse mediante kárdex sistematizado. Los bienes en bodega deben ser verificados mensualmente, efectuando pruebas selectivas, de cuyo resultado se dejará constancia por medio de un acta. El control y seguimiento de los bienes enviados se realizará hasta la recepción por parte de la unidad de destino. Los bienes registrados en la cuenta contable 1637 Propiedades, Planta y Equipo no explotados deberán ser verificados permanentemente, con el fin de dar de baja los que se consideren inservibles. Los bienes muebles en servicio y en bodega, que se encuentren en estado de obsolescencia tecnológica, inservibles, daño o deterioro deberán ser propuestos para realizar el procedimiento de baja. - - No se podrán entregar bienes mediante autorizaciones verbales o vales provisionales, aun cuando estos se cambien posteriormente por la salida de 44 Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0

45 2Manejo de Bienes almacén (exceptuando casos de siniestros o conmoción interior). igualmente, no se podrá exigir la fi rma de la salida del almacén por parte del destinatario, mientras este no reciba los bienes, como tampoco se podrá solicitar la expedición de constancias por excedentes o saldos pendientes de entrega. - No se podrá variar el destinatario en la salida de almacén, ni cambiar o reemplazar bienes por otros, aunque sean similares o tengan el mismo valor. - Los inventarios asignados a la cuenta del almacén deberán ser sistematizados, depurados y codifi cados Clasificación y codificación Como se indicó, la clasifi cación y codifi cación de los bienes en la POLICÍA NACIONAL, será la establecida en el presente manual. Además, los devolutivos en servicio estarán identifi cados en cada dependencia con la codifi cación interna de acuerdo con la organización administrativa de la Institución Control de bienes el control de los bienes debe conformarse para todos los elementos de consumo y devolutivos nuevos en depósito de almacén y reintegrados en las bodegas que la institución determine Mecanismos de control - toma física de elementos de consumo, devolutivos en bodega y en servicio (cuentas de propiedad, planta y equipo y cuentas de orden) una (1) vez al año. Así mismo, se realizarán pruebas selectivas mensuales tomando una muestra representativa de cada ubicación (bodega y servicio), de lo cual se dejará constancia mediante acta. - el almacenista en coordinación con los contratistas, que tengan a su cargo bienes de la institución que le hayan sido suministrados para su servicio, uso, custodia o administración, deberán verifi car y fi rmar los inventarios. - Dejar actas de las actividades de verifi cación y control que se realicen. - Ejercer control de los bienes inmuebles, actualizando la base de datos del programa (SIBIN) establecido por la Institución para su verifi cación. - Los documentos deben estar debidamente autorizados y legalizados por el (los) funcionario(s) competente(s). - enviar documento (salida por remesa de bienes, mediante comunicación ofi cial, correo electrónico, etc.) en donde se informe a la unidad los elementos remesados para diligenciarlo con un plazo no mayor a sesenta (60) días. Manual Logístico de la Policía Nacional Aprobación:

46 Rendir informe consolidado mensual de los movimientos de los bienes al grupo de contabilidad de la unidad. Los bienes que se encuentren en depósito y servicio (cuentas de propiedad, planta y equipo y cuentas de orden) deben cruzar con los reportes de los estados contables que se rinden mensualmente al Grupo Contaduría General de la Dirección Administrativa y Financiera, de tal manera que al cotejar el análisis de movimiento por grupo de bienes, con el balance general, la información sea razonable y confiable. Las unidades que tengan a su servicio semovientes equinos y caninos de propiedad de la Institución, o en comodato, enviarán los cinco (5) primeros días de cada mes, la relación de éstos al Grupo Remonta y Veterinaria de la Dirección de Carabineros y Seguridad Rural, especificando: especie, nombre, número de filiación, microchip, raza, color, valor fiscal, especialidad, estado físico, sanitario y funcionario que lo tiene asignado. El Grupo Remonta y Veterinaria de la Dirección de Carabineros y Seguridad Rural verificará la existencia, estado físico, sanitario y empleo de los semovientes equinos y caninos, en las visitas de acompañamiento y revistas que se programen anualmente a las unidades. Nota: cuando opere la sistematización del manejo de los kárdex de bienes existentes en almacén y en servicio, se debe en todos los casos aprobar mediante acto administrativo, el acta de la trascripción de los saldos finales de los kárdex manuales y saldos iniciales de los kárdex sistematizados, la cual debe ser firmada por el jefe de contabilidad, almacenista, jefe logístico o quien haga sus veces y el jefe administrativo o quien haga sus veces Bienes en bodega El almacenista ejercerá control de los bienes en depósito o en bodega a través de los siguientes medios: Kárdex individual de existencias. Control en forma ascendente de la numeración en las entradas y salidas. Realizar los registros con los comprobantes oficiales de entrada y salida de elementos. Llevar un control de los bienes que tienen fecha de vencimiento como medicinas, víveres, embutidos, lácteos, alimentos para animales, etc. Dejar actas de las actividades de verificación y control que se realicen. - - El jefe logístico o quien haga sus veces en las unidades policiales, verificará por lo menos una vez al mes las existencias del (los) almacén(es) o bodega(s), mediante práctica de pruebas selectivas. 46 Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0

47 2Manejo de Bienes - Los resultados de la verifi cación selectiva se registrará en acta que debe elaborarse al terminar la comparación y será fi rmada por los actuantes. El acta debe contener las siguientes especifi caciones: - Encabezado (unidad, dependencia, número, motivación, lugar, fecha, responsable, datos de la póliza de manejo, nombre del funcionario delegado para elaborar la confrontación física, fi rmas). - Inventario comparativo de los bienes verifi cados con las siguientes columnas: - Número de orden - Nombre del artículo - Codifi cación - Unidad de medida - existencias reales, estado de conservación - diferencias sobrantes - diferencias faltantes - explicaciones del almacenista sobre las diferencias encontradas, estado y conservación de los bienes, constancia de las verifi caciones. - Se examinarán los locales e instalaciones de los almacenes o bodegas, con el fi n de verifi car que ofrezcan condiciones óptimas para garantizar la seguridad y conservación de los bienes. - observaciones y recomendaciones. - Firmas de los actuantes, del almacenista y aprobación del jefe logístico o quien haga sus veces. - Los originales de estas actas se remitirán al jefe administrativo o quien haga sus veces, con copias al jefe logístico o quien haga sus veces, al almacenista y al grupo de contabilidad de la unidad policial Bienes devolutivos en servicio Los jefes de las dependencias de las diferentes unidades policiales ejercerán control de los bienes devolutivos que se encuentran en servicio y que pertenecen a la cuenta propiedad planta y equipo, a través de los inventarios que se lleven en las mismas. Estos registros deben estar actualizados por los coordinadores de inventarios y soportados con los comprobantes de reintegros, pérdidas, entrada, salida y demás movimientos que afecten su saldo. Manual Logístico de la Policía Nacional Aprobación:

48 Tales registros, además de medida de control, se utilizarán para las comprobaciones que se requieran en la entrega de oficinas y la confrontación de bienes al final del año. Las dependencias tendrán en cuenta los siguientes aspectos para su organización y control: En todas las dependencias de las unidades policiales se llevará un inventario actualizado de los bienes que hayan sido entregados por el almacenista para el buen funcionamiento de la Institución. El control será responsabilidad del jefe de la dependencia. Los jefes de las dependencias responsabilizarán a los funcionarios subalternos de los bienes entregados en custodia, administración o transporte para el desempeño de sus funciones, mediante inventarios individuales. Todas las dependencias de la Policía Nacional llevarán su inventario, el cual será actualizado cada vez que se produzcan movimientos de bienes recibidos del almacén, de reintegros efectuados al almacén por diferentes conceptos o por traslado de los mismos, previos cumplimientos de los procedimientos para cada caso. Todos los jefes de las diferentes dependencias, en caso de ser trasladados, deberán rendir el correspondiente inventario de su dependencia al jefe de inventarios o quien haga sus veces para su respectivo descargue o de lo contrario se harán acreedores de las sanciones disciplinarias y administrativas y fiscales de acuerdo con lo establecido en la Ley 1015 de febrero 07 de 2006, por medio de la cual se expide el Régimen Disciplinario para la Policía Nacional Traslado de bienes En el manejo de los bienes en servicio se presentan traslados entre oficinas de una misma unidad policial, cambiando su ubicación física, ocasionando por tal motivo la cesación de responsabilidad de quien los entrega y transfiriéndola a quien la recibe, para tal fin se debe cumplir con los siguientes requisitos: Solicitud por escrito del funcionario responsable al jefe administrativo o quien haga sus veces, indicando el destino que les va a dar y su correspondiente justificación. Autorización de traslado por parte del jefe administrativo o quien haga sus veces y el almacenista. - - Allegar la documentación correspondiente al almacenista, para actualizar los inventarios individuales de los bienes correspondientes a las dependencias comprometidas, indicando el nuevo responsable con su respectiva firma de aceptación. 48 Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0

49 2Manejo de Bienes Procedimiento en caso de faltantes o sobrantes Si como resultado de las verifi caciones sobre los almacenes, se encontraren diferencias faltantes o sobrantes, se deberá seguir las siguientes instrucciones: - El almacenista deberá informar al ordenador del gasto la novedad. - El ordenador del gasto ordenará iniciar el proceso administrativo, de acuerdo con la novedad presentada. - Con la apertura de la investigación la Ofi cina de Control Interno Disciplinario enviará copia de este documento al almacén para realizar su proceso (salida o entrada) según el caso. - La Ofi cina de Control Interno Disciplinario enviará copia de la apertura de la investigación igualmente al Grupo de contabilidad, con el fi n de realizar los registros o ajustes contables a que haya lugar. 2.9 ORGANIZACIÓN Y SEGURIDAD DE LOS BIENES Aspectos generales La organización interna de los bienes en el almacén y bodegas destinadas para tal fi n, corresponde al jefe logístico o quien haga sus veces y al jefe de almacén, ciñéndose a normas técnicas de almacenaje, instalaciones, equipos de seguridad y normas de seguridad industrial para asegurar la naturaleza, conservación y fácil manejo de los mismos, de conformidad y atendiendo la normatividad del medio ambiente vigente. Los bienes nuevos y los usados que aún puedan utilizarse, se almacenarán en bodegas separadas de los que se han retirado por obsoletos o inservibles. para la ubicación y acondicionamiento de los almacenes deben considerarse mínimo los siguientes aspectos: - elegir construcciones a prueba de incendio, con pisos en concreto o baldosín, de tal manera que facilite la acción de los bomberos. - Ventilación sufi ciente para librarse del polvo y vapores solventes nocivos, como también facilidades de acceso. - espacios y distribución adecuada para la colocación de los equipos contra incendio y extintores de mano. - Las instalaciones de toma corriente y enchufes, al igual que la iluminación deben ser apropiadas, de tal manera que faciliten la manipulación de equipos eléctricos. Manual Logístico de la Policía Nacional Aprobación:

50 El equipo para las operaciones de conservación y manipulación de bienes, en los almacenes, debe estar de acuerdo con la cantidad y tipo de bienes que lo necesiten. Selección de un espacio apropiado para el tratamiento de materiales que necesiten cuidados especiales Almacenamiento de materiales Para el almacenamiento de bienes, el almacenista debe considerar los siguientes aspectos, siendo este responsable de su correcta aplicación, así: Brindar protección contra efectos que deterioran por la acción del paso del tiempo, calor, luz, humedad, insectos y roedores. Distribuir adecuada y suficientemente el espacio de los estantes, entarimados o sitios de almacenamiento, teniendo en cuenta que no se deben almacenar en el mismo estante materiales y bienes de clases diferentes que puedan causarse daño; no quiere decir ello que no se pueda almacenar diferente clase de bienes dentro de un mismo almacén o área, lo que se debe tener claro es que unos no ocasionen daño o deterioro a los otros; por lo tanto debe haber una adecuada clasificación que determine su ubicación. Espacio suficiente y adecuado en los estantes, entarimados y sitios para colocar toda clase de materiales. La ubicación de los bienes debe permitir la toma física de los inventarios sin dificultad y facilitar su inspección. El retiro de bienes de los estantes para entrega, debe llevarse a cabo con un mínimo de manipulación. Reducir al mínimo el desperdicio, brindando un almacenamiento eficiente y económico. La colocación del material no debe inferir con el sistema de extinción de incendios, ni con el libre tránsito por las puertas. No debe apilarse el material en cajas, sino hasta un máximo de carga permitido a fin de evitar el daño de los que se hallan como base del arrume, y sobre piso (debe usarse avisos del peso permitido). Cada clase de bienes debe estar identificada con su respectiva tarjeta de identificación, la cual debe contener como mínimo la siguiente información: Nombre del bien Codificación grupo de inventario 50 Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0

51 2Manejo de Bienes - Unidad de medida (caja, paquete, kilo, etc.) - cantidad - Ubicación en el almacén - Cantidad máxima, mínima y de urgencia establecida (stock). - Materiales voluminosos y pesados deben colocarse sobre empalizadas, facilitando así su manejo con montacargas. - No se debe tarjetear, ni rotular cada artículo suelto o almacenado en un entarimado cuando todos los bienes son idénticos; en este caso solo se colocará a la tarima una tarjeta con las especifi caciones del bien. - Los materiales almacenados al descubierto deben colocarse cuidadosamente sobre entarimados o estibas, como si estuviesen bajo techo, respetando su altura y carga máxima permitida para su bodegaje. - En el almacenamiento al descubierto (sin techo), se usará lona, plástico u otra clase de cubierta para proteger los materiales y equipos, tomándose medidas apropiadas para evitar su deterioro. - todos los materiales almacenados al descubierto requieren inspección y atención frecuente para garantizar la preservación, evitando así que se presenten daños por la falta de prevención por parte del almacenista, siendo esta su responsabilidad. - en temporadas de lluvias intensas, huracanes y cambios bruscos de clima deberán inspeccionarse las áreas de almacenamiento para comprobar si hay cubiertas rotas o desplazadas, acumulaciones de agua, arena en los equipos, o si se ha perdido la acción de los anticorrosivos de las superfi cies metálicas. - Los equipos retirados del servicio por inservibles, irreparables u obsoletos, deberán ser ubicados en la bodega destinada para tal fi n en el almacén al cual pertenecen. - Los bienes tóxicos deben almacenarse en un lugar adecuado a fi n de evitar la contaminación de otros materiales Estantes - Corresponde al almacenista identifi car los estantes numérica o alfanuméricamente, así como cada entrepaño y división dentro de este, con el fi n de dar una rápida localización al bien requerido, la cual debe estar registrada en el kárdex manual o sistematizado. Manual Logístico de la Policía Nacional Aprobación:

52 Los estantes deben colocarse mínimo a un metro de las paredes y entre ellos, con el fin de obtener su completa utilización, permitiendo una rápida y fácil toma de inventarios. La distancia entre estantes colocados de frente deben ser mínimo de un metro, con el fin de ofrecer suficiente espacio entre ellos. Los estantes en madera requieren mínimo de dos inspecciones anuales para verificar su estado de conservación y daños causados por plagas de la madera. Se practicará, por lo menos dos veces al año, mantenimiento preventivo, basado en fumigación o inmunización de aquellos. En los almacenes ubicados en mezanines deben usarse estantes livianos para el almacenaje de materiales o bienes de la misma condición, a fin de evitar el sobrepeso y consecuentes daños en material y vidas humanas. Los pasillos ubicados debajo de los mezanines y formados entre estantes deben estar iluminados; lo anterior coadyuva a una rápida y certera entrega de los materiales solicitados que se hallen en ese sitio. Las unidades que tengan a sus servicios semovientes equinos y caninos de propiedad de la Institución, nombrarán permanentemente los servicios de caballada y servicio de caninos, quienes responderán por la seguridad y control de los semovientes puestos bajo su cuidado RESPONSABILIDADES Generalidades Los directos responsables de ejercer los controles permanentes de los bienes en depósito y en servicio, ordenados y clasificados de acuerdo con su naturaleza, identificación y ubicación, serán: el almacenista como custodio de los bienes en bodegas, los funcionarios a los que se les ha encomendado bienes para el cumplimiento de su cargo y desempeño de sus funciones, los contratistas a los que se les ha entregado bienes para el cumplimiento del objeto contractual y los que la administración determine en las unidades Almacenistas Es competencia de los funcionarios de los almacenes, divulgar la responsabilidad que establece la ley: es deber de los servidores públicos vigilar y salvaguardar los bienes y valores encomendados, cuidar que sean utilizados debida y racionalmente según los fines a que han sido destinados y responder por la conservación de documentos, útiles, equipos, muebles y bienes confiados a su guarda y administración, rendir oportunamente cuenta de su utilización y poner en conocimiento del superior inmediato los hechos que puedan perjudicar la administración, en relación con el manejo de bienes. 52 Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0

53 2Manejo de Bienes Es importante aclarar que su responsabilidad se limita a aquellos bienes que bajo cualquier título tengan en existencia en sus bodegas y los que le hayan sido entregados para su servicio y los de su ofi cina. es responsabilidad de los almacenistas elaborar y rendir en forma consolidada el listado valorizado, elemento a elemento, de los diferentes almacenes que funcionan en la unidad, por grupos de inventario de los bienes en bodega, servicio, inmuebles, recibidos de terceros, incautados y decomisados, etc., que se tengan a treinta y uno (31) de diciembre de cada año, el cual se rendirá con la cuenta fi scal de la unidad en medio magnético (CD), en los primeros cinco (5) días después del cierre fi scal del Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF-Nación). El jefe logístico o quien haga sus veces velará por la consolidación y presentación del inventario de bienes en bodega y en servicio Funcionarios cada uno de los funcionarios de la policía Nacional deben responder personalmente por los bienes que se les entreguen para uso, custodia, administración y transporte así como la pérdida o daño que sufran, cuando lo anterior no se ocasione por el deterioro natural, por su uso normal o por otra causa justifi cada. La responsabilidad por actos irregulares en el manejo de los bienes que se ejecuten atendiendo órdenes superiores (verbales o escritas), se determinará contra quien las emitió. Para establecer la responsabilidad de funcionarios por la pérdida o daño de bienes, cuando no provengan del deterioro natural, se ordenará la práctica de una investigación administrativa. El jefe de almacén deberá reportar mensualmente los movimientos de bienes por este concepto (el servicio) al Grupo de Contabilidad de la respectiva unidad policial con el fi n de realizar los registros contables a que haya lugar. Los almacenistas tienen la obligación de fi rmar los comprobantes de salida de los elementos devolutivos que reciben; esta obligación no es delegable en otros funcionarios Responsable de los bienes inmuebles Llevará carpetas actualizadas de todos los bienes inmuebles de propiedad de la Policía Nacional y de aquellos que le hayan sido entregados por el Estado bajo su custodia mediante acto administrativo o contrato de comodato. La Dirección Administrativa y Financiera vigilará la permanente actualización de los bienes inmuebles a través del programa sistematizado SIBIN, que deberá ser alimentado en cada unidad policial por el Grupo de Bienes Raíces o quien haga sus veces y exigirá que las escrituras, avalúos, contratos y demás documentos queden debidamente incor- Manual Logístico de la Policía Nacional Aprobación:

54 porados y reposen en la unidad con la debida seguridad. Igualmente, deben enviar copia de estos a la Dirección Administrativa y Financiera, Grupo Bienes Raíces ENTRADA DE BIENES Se define como la acción que determina el ingreso físico y real de los bienes al almacén, según la naturaleza del bien y el mecanismo de adquisición Criterios básicos Teniendo en cuenta la clasificación y características de los bienes, el almacenista debe definir la zona de ubicación, organizando en estanterías con códigos sencillos que faciliten su localización, manejo, control y entrega; contando con las instalaciones apropiadas y adoptando los mecanismos de bodegaje y seguridad industrial requeridos para cada tipo de bien. La orden de entrada no debe contener tachones, borrones, enmendaduras, adiciones, intercalaciones o correcciones. El almacenista y los jefes de las dependencias en los casos específicos, serán los directos responsables del cumplimiento de las normas administrativas y fiscales de los bienes que ingresen a la Institución. Únicamente se deben ingresar a la cuenta contable de bienes muebles en bodega los bienes nuevos Excepciones No ingresarán al almacén los bienes que por su volumen, peso, fragilidad y demás especificaciones especiales, sea más conveniente y económico recibirlos directamente en su lugar de instalación y utilización. En estos casos se coordinará la acción de recepción entre el almacenista, el proveedor, el usuario, el supervisor del contrato y técnico en la materia si el bien así lo requiere Objetivos de la entrada de bienes De conformidad con los principios básicos de administración y almacenamiento o bodegaje, el ingreso de bienes se realiza para: Confrontar las especificaciones de los bienes como cantidad, peso, unidades de medida, dimensiones, marcas, modelos, calidades, etc. Dar conformidad de recibo a satisfacción. Efectuar registros matemáticos, contables y computarizados. 54 Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0

55 2Manejo de Bienes Legalización de las entradas el ingreso de los bienes debe estar respaldado por la orden de entrada elaborada por el almacenista, soportada por los documentos que den origen a la operación. Para los registros de almacén, la operación de recepción se considerará perfeccionada, cuando los elementos se reciban o se den por recibidos y se produzca la orden de entrada, independiente que el pago de los mismos esté o no realizado. Copia de esta orden de entrada debe ser tramitada con el lleno de los requisitos al grupo de contabilidad con el reporte diario de almacén. cuando la unidad policial cuenta con un software integral, el envío de la copia del reporte diario del almacén al grupo de contabilidad, debe ser omitido teniendo en cuenta que este reporte es automático, ya que al hacer el ingreso al sistema el grupo de contabilidad puede consultarlo, en cumplimiento a lo establecido en la Ley 594 de 2000, Ley general de Archivos Contenido de la orden de entrada La orden de entrada debe contener la siguiente información básica: - Lugar y fecha - Número de orden en forma ascendente - Identifi cación del almacén - concepto de la transacción y número del documento soporte - Concepto de la entrada especifi cando: nombre del proveedor o el lugar de origen, documento de identidad o Nit, cuenta contable, nombre y código del elemento con sus características específi cas, unidad de medida, cantidad, valor unitario, valor total por elementos, valor total del comprobante. - Firma del almacenista Clasificación de las entradas De acuerdo con el acto que genere el ingreso de los bienes, estas se pueden clasifi car en: Contrato Cuando por características y especifi caciones técnicas se estipule en los contratos el control de la calidad mediante ensayos o pruebas de funcionamiento e instalación, la recepción de estos bienes se realizará en el almacén o en las dependencias a título de depósito mientras se conoce el resultado de las pruebas requeridas. Las anomalías deben informarse de inmediato por el almacenista y el supervisor del contrato al orde- Manual Logístico de la Policía Nacional Aprobación:

56 nador del gasto, para exigir al contratista el cumplimiento estricto de lo pactado en el contrato. El recibido a satisfacción técnico, se requiere como medio para garantizar la calidad de los bienes adquiridos, dependiendo de las características y complejidad de los mismos. Este recibido a satisfacción técnico, se determinará en la siguiente forma: Por detallada observación física del bien y prueba de funcionamiento, con la presencia del proveedor, el usuario, el supervisor del contrato y el técnico especializado designado para el efecto. De esta diligencia se levantará acta firmada por los participantes y se entregará al almacenista. Las cantidades a ingresar son responsabilidad del Almacenista. Nota excepcional: cuando en cumplimiento a la cláusula de fluctuación en la tasa de cambio, las cantidades hayan variado de acuerdo a lo pactado en el contrato, deberá elaborarse este tipo de entrada y el soporte será el documento suscrito con el proveedor Caja menor Para su registro en el almacén se debe anexar a la entrada de bienes los siguientes documentos. Factura comercial o cuenta de cobro original. Documento soporte del requerimiento Sobrantes Se considera que hay entrada por sobrantes cuando al practicar un inventario físico se encuentra que el número de unidades o especies de determinado elemento es superior a los que en esa fecha muestre el saldo de cantidades del respectivo kárdex. Antes de proceder a realizar la entrada de almacén se debe: Analizar y determinar la causa que la ocasionó; si se establece el motivo, se producirá la corrección; si no se encuentra, se solicitará al ordenador del gasto la expedición de la orden de entrada, con la observación de que se trata de una orden de entrada por sobrantes, cuya causa no pudo establecerse. El valor del elemento es dado por el registrado en el kárdex, cotización o peritaje. Lo anterior sin detrimento de las acciones legales, disciplinarias, administrativas y fiscales que puedan derivarse Compensación Cuando se encuentren elementos sobrantes que en el movimiento de almacén o bodega se hayan podido confundir con otros semejantes, de los cuales hay cantidades faltantes, 56 Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0

57 2Manejo de Bienes podrán hacerse las compensaciones del caso, siempre que se trate de artículos similares, de una misma naturaleza o clase, que puedan ser causa de confusión. Se expedirá la orden de entrada por la cantidad sobrante compensada, y la salida por compensación para el egreso de los faltantes, por igual cantidad a la que se dio de alta Transferencias se elabora la orden de entrada respectiva con las características de denominación establecidas, que deberán ser las mismas que incluyan la salida del almacén de origen que envió los elementos, dejando copia como soporte. Este tipo de entradas se produce de otras entidades del estado diferentes a la policía Nacional Remesa Movimientos de bienes realizados entre almacenes pertenecientes a la Institución, para lo cual se elabora la orden de entrada de acuerdo con los datos emitidos (cantidad, valor, depreciación, clasifi cación, etc.) por el almacén de origen. en este tipo de operaciones, el almacenista que produce la orden de salida debe informar por escrito al almacenista de la unidad que recibe (polígrama, correo electrónico, etc.), con el propósito de efectuar los cruces contables necesarios y obtener el control de los bienes por parte de las unidades policiales afectadas Producción de bienes Para el ingreso de estos bienes el almacenista los recibirá, elaborando la orden de entrada soportada por la orden de trabajo y el avalúo del bien producido; el avalúo de los bienes para la entrada al almacén, deberá ser realizado por personal idóneo en el tema, incluyendo en este todas sus variables, quien expedirá una constancia con destino al almacenista Reconstrucción de equipo El valor que se dará a los elementos será igual al que tenía antes de su arreglo, más el costo de los materiales, repuestos y gastos de reconstrucción, previa confi rmación que haya sido dado de baja por inservible. Si la reconstrucción del bien tiene características considerables que ameritan realizar un avaluó, este deberá ser realizado por personal idóneo en el tema, quien expedirá una constancia con destino al almacenista. se elabora acta detallando las características, valor unitario y total, la cual debe ir fi rmada por el Subcomandante Administrativo y el almacenista, la que servirá de soporte a la entrada en mención. Estos elementos reconstruidos deben ser almacenados y serán registrados en kárdex. Manual Logístico de la Policía Nacional Aprobación:

58 Aprovechamiento de inservibles Cuando se den de baja elementos inservibles, de los cuales puedan aprovecharse partes utilizables, que no sea conveniente desperdiciar o destruir, se hará una relación de estas. Luego se procede a realizar un avalúo para elaborar la orden de entrada, firmada por el funcionario idóneo en la materia Nacimiento de semovientes Únicamente están autorizadas para realizar la reproducción de equinos y caninos, los criaderos del Grupo Remonta y Veterinaria de la Dirección de Carabineros y Seguridad Rural y la Escuela de Formación de Guías y Adiestramiento Canino, para lo cual debe darse estricto cumplimiento al siguiente procedimiento: Al nacer un semoviente, de forma inmediata se elabora el acta de nacimiento, especificando el sexo, raza, color, señales particulares y datos de los padres. Pasados treinta (30) días en los equinos y sesenta (60) días en los caninos, se elaboraran las tarjetas de filiación, actas de avalúo y entrada de bienes por nacimiento a los inventarios de la Policía Nacional. Los nombres dados a los semovientes serán asignados alfabéticamente en cada vigencia, sin repetir por especie el de un ejemplar existente. Deberán elaborarse actas de necropsia por sistemas y de defunción, para todos los siniestros de neonatos que se presenten previos a su inclusión en los inventarios de bienes fiscales de la Institución. En los equinos, antes de cumplir el primer mes de edad, se implantará el microchip de identificación a nivel del ligamento de la nuca lado izquierdo. En los caninos, antes de los ocho meses de edad, en el espacio subcutáneo a la altura de la cruz. Los semovientes equinos deberán ser marcados mediante el sistema de identificación en frío con nitrógeno líquido a los 30 meses de edad, con la estrella de la Policía Nacional a la altura del encuentro lado izquierdo y en la misma ubicación del lado derecho con la serie y número de filiación. Los semovientes caninos serán tatuados con tinta indeleble de color negro a los ocho (8) meses de edad, en el área sin pelo del cartílago interno de la oreja derecha con la estrella de la Policía Nacional y en la misma ubicación en la oreja izquierda con la serie y número de filiación, la serie y número de filiación serán asignados por el Grupo Remonta y Veterinaria de la Dirección de Carabineros y Seguridad Rural. Si se producen nacimientos de semovientes equinos o caninos en una unidad no autorizada por el Grupo Remonta y Veterinaria de la Dirección de Carabineros y seguridad Rural, se deberá informar inmediatamente la novedad al citado grupo (GREVE-DICAR); 58 Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0

59 2Manejo de Bienes lo anterior sin detrimento de las acciones legales, disciplinarias, administrativas o fi scales a que haya lugar Donación hay donación de bienes muebles e inmuebles cuando por liberalidad de una persona natural o jurídica, nacional o extranjera, se trasmite gratuitamente el dominio de una cosa que le pertenece a favor de la entidad que la acepta. Cuando se produzcan entradas por donación, provenientes de personas naturales o jurídicas, debe elaborarse la orden de entrada con los siguientes requisitos: - ofrecimiento escrito del donante, detallando los bienes con sus características y condiciones que exige sobre el uso, manejo y destino que se les va a dar. - Acta de aceptación de los bienes que de acuerdo con el análisis del punto anterior, serán de utilidad para la Institución. - Se elabora la entrada adjuntando el acta de donación de los bienes, detallando las características, cantidades, valor unitario y total, con una discriminación de elementos por agrupaciones de inventario y el estado en que se encuentren. Esta acta debe ser fi rmada por las partes que intervienen, como son el ordenador del gasto, subcomandante Administrativo o quien haga sus veces y el almacenista, quienes reciben, y por parte de quienes entregan. - en caso de no poseer el valor histórico, se procede a practicar un avalúo por parte de personal experto en la materia. - Los procesos de recepción y alta de semovientes equinos y caninos, por concepto obsequio o donación, se realizarán con la asesoría y previa evaluación técnica del grupo Remonta y Veterinaria de la dirección de carabineros y seguridad Rural. Cuando se produzcan entradas por donación, provenientes de la Cooperación Internacional, debe surtirse el procedimiento establecido en la directiva Ministerial N.33 /Mdpse-023 del 22 de diciembre de 2005, planeamiento y MANeJo de Los RecURsos provenientes de LA cooperación internacional Reposición Hay reposición cuando se reemplaza o se entrega lo que hace falta. para recibir bienes por reposición, cuando el responsable los entrega en similitud, marca, modelo, calidad, clase, cantidad, medida y estado de los que faltan, se requiere el cumplimiento de los siguientes requisitos: solicitud escrita por parte del responsable de los bienes faltantes, ofreciendo los que va a reponer y detalle de los mismos. Manual Logístico de la Policía Nacional Aprobación:

60 Aceptación por escrito, de que se haga la reposición, por parte del ordenador del gasto. Se debe constituir una junta de reposición para que estudie los bienes ofrecidos, la cual debe estar integrada por el ordenador del gasto, el Subcomandante Administrativo o quien haga sus veces, almacenista y dos técnicos peritos o expertos según el caso, quienes darán concepto de si los bienes ofrecidos son iguales o no a los faltantes. Se elaborará la entrada de bienes anexando acta de recepción, la cual debe ser firmada por las personas que conforman la comisión. El valor asignado a estos bienes debe ser igual al que figuraba en el kárdex. Simultáneamente debe elaborarse la orden de salida del bien en donde se realicen los ajustes contables necesarios. Con lo anterior se elabora la orden de entrada, especificando y detallando las características, cantidades, valores y valor total, la cual será soportada por el acta y firmada por los funcionarios integrantes de la comisión. Lo anterior sin detrimento de las acciones legales, disciplinarias, administrativas o fiscales a que haya lugar. Los procesos de recepción y alta de semovientes equinos y caninos por concepto de reposición, se realizarán con la asesoría y previa evaluación técnica del Grupo Remonta y Veterinaria de la Dirección de Carabineros y Seguridad Rural. Si existe investigación administrativa, a los elementos entregados en reposición se les dará ingreso con el auto inhibitorio originado en la Oficina de Asuntos Jurídicos; este documento hará parte de los demás soportes de la entrada de bienes al almacén DEVOLUCIÓN DE ELEMENTOS O BIENES Cuando se necesite devolver al almacén elementos o bienes de cualquier naturaleza, el responsable debe elaborar oficio al almacenista para su respectiva entrega. En este oficio se anotará descripción, cantidad, valor y estado de conservación. Si el bien lo amerita se deberá anexar concepto técnico para determinar su estado de conservación y funcionamiento y establecer las acciones administrativas, disciplinarias o fiscales correspondientes. Los elementos devueltos a la bodega que no van a ser destinados al servicio en los siguientes treinta (30) días, deben ser registrados en las cuentas y en el kárdex como elementos no explotados, para suspender su depreciación ELEMENTOS INCAUTADOS, DECOMISADOS O APREHENDIDOS Son elementos adjudicados provisionalmente a la entidad para su administración, uso y explotación hasta tanto se determine su situación jurídica. Por lo tanto, cuando el almacenista reciba bienes incautados, decomisados o aprehendidos, les dará ingreso 60 Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0

61 2Manejo de Bienes teniendo como soporte el acto administrativo, registrándose en kárdex de cuentas de orden, para su respectivo control. Una vez defi nida su situación se procederá al cumplimiento de la misma, reversando el registro de cuentas de orden ELEMENTOS RECIBIDOS EN COMODATO Los bienes amparados bajo estos actos administrativos, pueden ser recibidos tanto de entidades públicas como de personas naturales o jurídicas privadas, para lo cual se aclara: - cuando se reciben bienes de otra entidad del estado, esta debe estar amparada por el acto administrativo (contrato de Comodato); el señor almacenista deberá registrar y llevar control en el kárdex de bienes de uso sin contraprestación de servicios. - Cuando se reciben bienes de personas naturales o jurídicas privadas, al igual deben estar amparados por el acto administrativo (contrato de comodato); el señor almacenista deberá registrar y llevar control en el kárdex en cuentas de orden como bienes recibidos de terceros. De lo anterior se deduce que únicamente se recibirán en calidad de comodato bienes devolutivos; los bienes de consumo deben ser donados por la entidad, para lo cual se registraría en las cuentas de ingresos por donaciones SISTEMA FMS O LOA para los bienes que ingresan a través del sistema FMs, la entrada de almacén la elabora el almacén designado por la unidad ejecutora para estos efectos. El material debe ser recibido por el responsable de acuerdo con las condiciones pactadas en la LoA o contrato, una vez se nacionalicen los bienes en forma defi nitiva o temporal, para lo cual se requieren los siguientes documentos: - Contrato y sus modifi caciones. - Acta de recibo a satisfacción fi rmada por los responsables. - documentos de transporte (guía aérea o conocimiento de embarque (bill of fading) - copia o fotocopia de la factura comercial. - copia o fotocopia de la declaración de importación. La entrada de almacén se realiza en pesos, utilizando la tasa de cambio de la fecha de nacionalización y se registra de manera manual o en el sistema de información correspondiente. Manual Logístico de la Policía Nacional Aprobación:

62 2.16 REPARABLES El ingreso al almacén de los componentes reparables se realiza mediante concepto técnico determinando su estado o condición de aeronavegabilidad. Una vez recibido el bien el almacenista deberá ubicar los componentes clasificándolos por su condición, y registrarlos en cuentas de Orden Deudoras Otros activos retirados, por el valor que se determine mediante peritaje o concepto técnico, a falta de este se recomienda por control, registrarlos por un millón de pesos 00/100 m/cte. ($ ,00) SALIDA DE BIENES Es el procedimiento por el cual los bienes salen físicamente del almacén. La orden de salida de bienes del almacén, es el documento legal que identifica clara y detalladamente la salida física y real de un bien, cesando de esta manera y mediante requisito probatorio, la responsabilidad por la custodia, administración, conservación, etc., por parte del almacenista y quedando en poder del funcionario destinatario Criterios básicos La salida de bienes del almacén puede originarse por suministro o entrega de bienes devolutivos y de consumo, por traspaso entre unidades, por donaciones, baja de bienes y otros. Las diferentes dependencias de las unidades deberán presentar la solicitud de bienes de consumo y devolutivos al almacén, de acuerdo con la programación establecida en el plan de compras. La orden de salida debe elaborarse por el almacenista en forma simultánea a la entrega de bienes, con base en la orden de suministro o el plan de distribución debidamente tramitada y autorizada por el funcionario competente designado por el ordenador del gasto. La salida de almacén debe registrarse en forma inmediata en el kárdex, con fines de actualización permanente de los inventarios de almacenes. Las solicitudes de bienes que no se hagan dentro de la programación establecida, deben presentarse justificadas y llevar el visto bueno del funcionario competente designado por el ordenador del gasto, para que el almacenista proceda a despacharlos. - - El almacenista no podrá entregar bienes del almacén mediante autorizaciones verbales o vales provisionales, aun cuando estos se cambien posteriormente por la salida de almacén (exceptuando casos de siniestros o conmoción interior). Igualmente, el almacenista no podrá hacer firmar la salida de almacén por el destinatario mientras no entregue los bienes, como tampoco expedirle constancias por excedentes o saldos pendientes de entrega. 62 Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0

63 2Manejo de Bienes - Cuando las existencias disponibles en el almacén sean insufi cientes, en relación con las cantidades solicitadas en el pedido, el almacenista anota en el comprobante de salida las cantidades reales despachadas dejando clara constancia en la solicitud de pedido. - el almacenista no puede variar el destinatario ni el lugar de destino en la orden de salida, ni cambiar o reemplazar elementos por otros, aunque sean similares o tengan el mismo valor. Igualmente, el almacenista no podrá exigir la fi rma de órdenes de salida en blanco por parte de otros funcionarios. - La orden de salida no debe contener tachones, enmendaduras, adiciones, intercalaciones o correcciones. - El almacenista debe admitir como fi rma de recibo del comprobante la de los jefes de ofi cinas o dependencias como constancia del traslado de responsabilidad por dichos bienes, con anotación del número de su documento de identidad, posfi rma y fi rma. - Cuando se trate de entrega de bienes a entidades del sector público, la fi rma y posfi rma de quien recibe en la orden de salida, debe ser la del representante legal o de la persona que esté autorizada legalmente para recibirlos, anotando su número de documento de identidad. Esta autorización debe ser escrita por parte del representante legal de la entidad benefi ciaria. - Los despachos que haga el almacenista a los centros de costos, se comprueban con el recibido a satisfacción del funcionario encargado de los bienes a quien van destinados. El comprobante de salida debe contener la siguiente información básica. - Nombre de la unidad - Lugar y fecha de emisión - Numeración en forma ascendente - Identifi cación del almacén - Concepto de salida, especifi cando: modalidad de la salida (remesa, baja. etc.), unidad de destino y centro de costo, nombre y código de elementos, unidad de medida, cantidad despachada, valor unitario, valor total por bienes, valor total de la salida en números y letras, imputación contable, fi rma y posfi rma del jefe administrativo, fi rma y posfi rma del almacenista que entrega y fi rma y posfi rma del funcionario quien recibe. - Nombre y Número del Nit de la unidad a la cual se traspasan los bienes. Manual Logístico de la Policía Nacional Aprobación:

64 Número y fecha de la solicitud de pedido u orden de suministro. Descripción de cada elemento, especificando en los devolutivos según el caso: nombre del bien, seriales, modelo y número. Tratándose de salida de bienes por bajas, responsabilidades, comodato, traspaso a otras entidades, venta, sesión, bienes entregados a terceros, etc., estas obligatoriamente, además de cumplir los requisitos mencionados anteriormente, deberán contener la firma del ordenador del gasto Legalización de las salidas Todo bien entregado del almacén debe estar respaldado por la orden de salida elaborada por el almacenista, soportada con los documentos que den origen a la operación. Para los registros de almacén la operación de entrega de bienes se considerará perfeccionada, cuando los elementos sean entregados a las dependencias o funcionarios con base en el pedido de elementos y la orden de salida. Copia de la orden de salida debe remitirse al Grupo de Contabilidad con el reporte diario. Cuando la unidad policial cuenta con un software integrado, el envío de la copia del reporte diario del almacén al Grupo de Contabilidad debe ser omitido teniendo en cuenta que este reporte es automático, ya que al registrar la salida en el sistema el grupo de contabilidad puede consultarlo; en cumplimiento a lo establecido en la Ley 594 de julio 14 de 2000, por la cual se dicta la Ley General de Archivos Clasificación de salidas Las salidas de elementos pueden clasificarse de acuerdo con las diferentes circunstancias que generaron la entrega del elemento, así: Para la producción de otros bienes Cuando el almacenista suministre elementos, materiales o materias primas para producción de elementos de cualquier naturaleza, para elaborar la orden de salida exigirá que en la orden de trabajo se indiquen los nombres de lo que se va a fabricar o producir; estos elementos se enviarán al gasto. Dotación a funcionarios La dotación que se entrega al personal uniformado de la Policía Nacional, se realiza con cargo a la partida anual de vestuario y equipo asignada a cada uno; para lo cual el almacenista debe llevar el control sistematizado del saldo disponible de la partida asignada a cada uno de ellos. Cuando el almacenista hace entrega del vestuario y equipo al personal uniformado, produce un documento interno, que debe denominarse factura (SIFAC), la cual debe ser 64 Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0

65 2Manejo de Bienes fi rmada por el funcionario que recibe el material y el almacenista respectivo. Con base en los suministros diarios de vestuario, el almacenista elabora la respectiva salida de almacén, fi rmada por el almacenista. Igual tratamiento se dará para la entrega de las dotaciones al personal no uniformado. La factura individual debe ser diligenciada en su totalidad, especifi cando los códigos de los uniformes de fatiga y botas media caña. Repuestos en la entrega de repuestos para equipos se debe exigir que en la salida del almacén se verifi que con claridad el bien suministrado, las características del bien donde se va a instalar, la fecha en que cambió ese mismo repuesto por última vez, se exigirá a quien solicita el repuesto, que efectúe la devolución del que se va a cambiar (inser- VIBLE); igual procedimiento se deberá realizar cuando se trate de llantas o neumáticos; así mismo se llevará un control administrativo tendiente a evitar sustituciones. Nota: Los elementos recibidos en este proceso, se darán de baja cumpliendo con los requisitos generales de las bajas establecidos en numeral 2.18 Baja de Bienes. Para producción o reconstrucción de elementos o equipos cuando la salida sea para suministrar elementos destinados a la producción o reconstrucción de elementos o equipos, se debe: Elaborar la orden de salida debidamente fi rmada, indicando la obra a que están destinados, especifi cando las características de los elementos o equipos que van a ser reconstruidos o el nombre de los elementos a producir. esta debe quedar elaborada con las mismas especifi caciones de la orden de pedido, con sus valores unitarios y totales correspondientes, deberá anexarse la orden de suministro fi rmada por el jefe de almacén o quien haga sus veces Remesa de bienes Existe remesa de bienes cuando entre unidades policiales se transfi eren bienes, para lo cual se debe seguir el siguiente procedimiento: - Ofi cio donde el ordenador del gasto autorice la remesa y en el cual se especifi quen las características de cada uno de los elementos. - Elaborar la salida por remesa, con el lleno de los requisitos, posfi rma legible y fi rma legible del almacenista que entrega así como la del que recibe, con número de documento. si el almacenista hace la entrega de los elementos sin el cumplimiento de los requisitos anteriores, la responsabilidad por cualquier eventualidad recae directamente sobre él. Manual Logístico de la Policía Nacional Aprobación:

66 Las remesas de semovientes equinos y caninos entre unidades deberán contar con previo visto bueno del Grupo Remonta y Veterinaria de la Dirección de Carabineros y Seguridad Rural, debiendo adjuntar para cada movimiento un acta de traslado y la hoja de vida del semoviente debidamente documentada y actualizada (tarjeta de filiación, reseña fotográfica, historia clínica, registro de peso y alzada, registro adiestramiento y reentrenamiento, registro reproductivo, registro de herraje y mantenimiento de cascos en equinos) BAJA DE BIENES La baja de bienes se define como el proceso administrativo mediante el cual la entidad retira definitivamente de su patrimonio los bienes y equipos de su propiedad, tanto de forma física como de los registros del patrimonio de la entidad, por obsolescencia, por inservible, reparación antieconómica, hurto, siniestro, fuerza mayor o caso fortuito, o en el caso de insumos, por encontrarse vencidos, que no son susceptibles de readaptación, reparación o reconfiguración para su uso. En el caso de semovientes cuando sea necesario sacrificarlos por encontrarse en malas condiciones por enfermedad o accidente. Corresponde a los ordenadores del gasto o quienes hagan sus veces, por delegación o en cumplimiento de sus funciones, autorizar la baja mediante acto administrativo, y el concepto técnico emitido por personal idóneo (persona natural o jurídica), que el bien no se encuentre en condiciones de prestar el servicio para el cual se adquirió; procedimiento que debe motivarse, indicando el destino del mismo, ya sea para su venta, destrucción total o disposición final Criterios básicos Los trámites de las bajas se regirán en general por las normas contempladas en la Ley 80 del 28 de octubre de 1993, modificada por la Ley 1150 del 16 de julio de 2007 y sus decretos reglamentarios. Las bajas se producen para bienes inservibles devueltos al almacén o para los inservibles que se encuentran en servicio en las diferentes dependencias, con la intervención y trámites de rigor por parte del almacenista. Los jefes de área y dependencias deben hacer llegar al almacenista los bienes para dar de baja relacionados en un listado, anexando el concepto técnico avalado por personal idóneo (peritos) que certifique su calidad de inservible. Las bajas se legalizan con el retiro físico de los bienes, el descargo de los inventarios y registros contables, previo el cumplimiento de los requisitos y procedimientos previstos según su destino. 66 Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0

67 2Manejo de Bienes Requisitos generales para las bajas - Solicitud escrita del almacenista al ordenador del gasto, para dar de baja elementos no susceptibles de reparación o recuperación, soportados por los conceptos técnicos. - Acto administrativo motivado por el ordenador del gasto, que autorice la baja de bienes y defi na el destino fi nal que debe darse a los mismos. - La baja de bienes debe estar soportada por los siguientes documentos: solicitud escrita del almacenista al ordenador del gasto. Listado de bienes a dar de baja. Conceptos técnicos de personal idóneo según la clasifi cación de elementos. Autorización de la Dirección de Carabineros y Seguridad Rural, Grupo Remonta y Veterinaria para el caso de semovientes. Acto administrativo motivado (resolución). Acta de legalización de la disposición fi nal emitida por el ordenador del gasto. Material audiovisual Clasificación de las bajas Venta directa La venta directa se efectúa en virtud de lo establecido en la Ley 1150 del 16 de julio de 2007, por medio de la cual se introducen medidas para la efi ciencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación con recursos públicos. La baja de bienes por venta directa debe estar soportada por los siguientes documentos: - disposición emitida por parte del ordenador del gasto que autorice la venta directa de los bienes, indicando a qué entidad deben venderse; explicando el destino que debe darse al dinero producto de la venta. - Relación detallada de los bienes por agrupaciones, características, cantidad, valor unitario y valor total y el estado en que se encuentren los mismos. - Avalúo de los bienes practicado por peritos expertos en la materia, como base para elaborar acta, la cual irá fi rmada por el ordenador del gasto, y almacenista. Manual Logístico de la Policía Nacional Aprobación:

68 Constitución de la comisión que debe tramitar la venta. Consignación de la entidad compradora por el valor total de los bienes que se van a adquirir, y presentación del recibo expedido. Acta de entrega de los bienes, la cual debe ir firmada por el ordenador del gasto, el almacenista, y por quien recibe el bien. Elaboración de la baja correspondiente, con soporte en el acta de entrega, firmada por los mismos que intervienen en dicha acta. Nota: La venta de los inmuebles de entidad a entidad requiere los mismos requisitos anteriores y, además, los siguientes: Avalúo del inmueble practicado por peritos expertos y avalado por el Instituto Geográfico Agustín Codazzi. Disposición legal que autorice su venta, avalada por quien esté facultado para ello, de acuerdo con las normas y estatutos que los rigen. Titulación completa del inmueble que acredite su propiedad. Realizada la consignación por el valor del inmueble, se otorgará la escritura pública. Los semovientes equinos y caninos que sean evaluados por el Grupo Remonta y Veterinaria de la Dirección de Carabineros y Seguridad Rural, como no aptos para el servicio de la Policía Nacional, podrán ser entregados en venta directa mediante disposición emitida por parte del ordenador del gasto Donación Se entiende que hay donación cuando el bien sale del patrimonio institucional, o sea, que la Nación - Policía Nacional dona sus derechos sobre el mismo. Para dar salida a bienes por cesión, se requiere: Autorización emitida por el ordenador del gasto. Relación detallada de los bienes, con características, cantidades, valor unitario y valor total que figuran en los inventarios. Certificación por parte del ordenador del gasto y almacenista, indicando que los bienes no se requieren en la entidad, o que siendo necesarios hay disposición que ordena la donación. - - Elaborar acta de entrega de los bienes con intervención del ordenador del gasto, y el almacenista, detallando los bienes, con sus características; se debe hacer firmar también por el representante legal de la entidad que recibe. 68 Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0

69 2Manejo de Bienes - Finalmente, elaborar la orden de salida, con soporte en los documentos anteriores, debidamente fi rmada por todos los que intervienen. - Cuando se trata de la donación de inmuebles, además de los requisitos anteriores, requiere el cumplimiento de los siguientes: - Escritura pública, disposición legal que autorice la donación con sujeción a las normas legales y estatutarias. - Relación del inmueble con su inventario. - entrega a la entidad a quien se dona el inmueble, el registro de la escritura pública. para el caso de semovientes equinos y caninos que sean evaluados por el grupo Remonta y Veterinaria de la dirección de carabineros y seguridad Rural, como no aptos para el servicio de la policía Nacional y aquellos que hayan llegado al término de su vida útil en la Institución, estableciéndose para los equinos desde los tres (03) años de edad a los quince (15) años y caninos de un (01) año de edad a los ocho (08) años como fecha límite de servicio, podrán ser entregados por donación o sesión de bienes a título gratuito a la persona que así lo desee y posea las condiciones de mantenimiento y albergue para los mismos, previa esterilización bajo condiciones defi nidas por el Comité Técnico del grupo Remonta y Veterinaria de la dirección de carabineros y seguridad Rural. Nota: En el caso de inmuebles se requiere elaborar la orden de baja, para efectos y registros contables a que haya lugar y descargarlos del listado de bienes Sustracción, pérdida (descuido, fuerza mayor o caso fortuito) Esta modalidad de baja se origina cuando aquellos, bienes que habiendo estado en servicio o en almacén han desaparecido y se ha declarado la imposibilidad de su recuperación; para dar salida a estos bienes se requiere el cumplimiento de los siguientes requisitos: - La persona que tenga a su cargo el bien, dará informe detallado al almacenista de los hechos ocurridos, quien comunicará al ordenador del gasto. - El ordenador del gasto levantará la acción legal correspondiente. - Informar a la ofi cina de seguros lo sucedido, para que se proceda de forma inmediata a tramitar la reclamación ante la fi rma aseguradora por el valor asegurado. - se levanta acta de inspección ocular por el responsable de los bienes, con intervención del ordenador del gasto, almacenista y de testigos si los hubiere a quienes consten los hechos especifi cando: Manual Logístico de la Policía Nacional Aprobación:

70 Fecha en que el hecho tuvo lugar. Día en que se practica la inspección. Enumerar los detalles ocurridos. Lista de bienes perdidos, cantidad y valor (unitario y total). Todas las personas que participan, firmarán el acta. Se requiere la constancia del denuncio puesto personalmente por el responsable de los bienes ante autoridad competente. Con base en el documento o acta de pérdida o daño, se elaborará el Comprobante de Baja en donde se evidencie el hecho, y se procederá a descargar el valor de los bienes de los registros de la cuenta contable correspondiente y se dará traslado a la cuenta de responsabilidades en proceso internas, hasta esclarecer el hecho, así mismo deben realizarse los registros en Almacén e Inventarios. Si la pérdida corresponde a elementos en servicio, se dará autorización para que sean descargados del kárdex del responsable y se ordenará la baja del almacén o bodega. Igualmente, la orden de baja debe estar soportada, específicamente, con las mismas características y cantidades expresadas en el costo histórico y acta respectiva Merma, rotura, desuso o vencimiento Para autorizar la baja de bienes por merma, rotura, avería, alteración, desuso, vencimiento u otras causas similares, sin culpa o dolo del responsable, se requiere el cumplimiento de los siguientes requisitos: Aviso por escrito al ordenador del gasto por parte del almacenista, o persona que tenga a su cargo el bien, en forma detallada y justificada. Acta levantada por el responsable y almacenista, con intervención del ordenador del gasto, en la que se hará una relación detallada de los bienes por agrupaciones, con sus características, cantidades, valor unitario y valor total que consten en los mismos, con constancia de la causa que originó la merma, rotura, o si es por desuso o vencimiento; debidamente firmada por todos los que participan. - - Con el aviso por escrito, autorizado y el acta como soporte, se elabora la orden de baja de los elementos, detallados con el lleno de los requisitos exigidos para la elaboración del acta, la cual debe quedar debidamente firmada por todos los que participarán en ella. 70 Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0

71 2Manejo de Bienes - El ordenador del gasto dispondrá lo necesario a fi n de contratar los servicios de una empresa especializada en el transporte y destrucción de desechos según la naturaleza de los bienes, con el fi n de garantizar su destino fi nal de acuerdo con las normas ambientales. Los funcionarios que intervienen en el acto verifi carán mediante cotejo las cantidades y elementos relacionados en el acta y desarrollarán la labor de acompañamiento, documentando el evento en el lugar que la empresa tenga destinado para este servicio. - Si se trata de drogas o ampolletas alteradas o vencidas, no podrá producirse la baja, mientras no se haya solicitado a los fabricantes o proveedores su cambio por escrito. Cuando se trata de mermas, la baja se expedirá únicamente por la cantidad faltante. para el control de los medicamentos periódicamente se deben realizar las verifi caciones de la fecha de vencimiento. Lo anterior sin perjuicio a las acciones legales que el caso amerite Inservibles Para dar de baja bienes inservibles en uso que por su cumplimiento de tiempo calculado para servicio o duración, o que por su trajín, desgaste, obsolescencia tecnológica, etc. justifi quen su baja, se requiere el cumplimiento de los siguientes requisitos: - solicitud por escrito del almacenista al ordenador del gasto. - Relación detallada de los bienes, con características, cantidades, valor unitario y valor total que fi guren de ellos, debidamente fi rmada por quienes intervienen. - Con los documentos anteriores como soporte, se elabora la orden de baja y el acto administrativo respectivo. - El ordenador del gasto dispondrá lo necesario a fi n de contratar los servicios de una empresa especializada en el transporte y destrucción de desechos según la naturaleza de los bienes, con el fi n de garantizar su destino fi nal de acuerdo con las normas ambientales. Los funcionarios que intervienen en el acto verifi carán mediante cotejo las cantidades y elementos relacionados en el acta y desarrollarán la labor de acompañamiento, documentando el evento en el lugar que la empresa tenga destinado para este servicio Sacrifi cio de semovientes Para dar de baja semovientes se requiere: - solicitud escrita al ordenador del gasto por parte del almacenista. - Concepto técnico por médico veterinario (persona natural o jurídica) donde se justifi que su sacrifi cio por las siguientes causas: lesiones irreversibles que impidan el trabajo policial, enfermedades que involucren al hombre (zoonosis) y padecimientos incapacitantes terminales. Manual Logístico de la Policía Nacional Aprobación:

72 Luego se procede al sacrificio de los semovientes con intervención del ordenador del gasto y almacenista, de acuerdo con las normas ambientales vigentes, elaborando acta, la cual debe ser firmada por todos los que participen en ella PROCEDIMIENTOS GENERALES PARA LA ENTREGA DE ALMACENES Entrega Se requiere el acto administrativo donde se designe al funcionario que deberá recibir el almacén; en el mismo documento se debe indicar, el tiempo aproximado que durará la entrega, de acuerdo con el volumen. El reemplazo del almacenista en caso de vacaciones o licencias debe ser designado directamente por el ordenador del gasto. Adicionalmente, el funcionario que recibe es necesario que se haya posesionado del cargo y constituida la póliza de seguro que ampare el manejo del almacén o bodega. Posteriormente se levantarán inventarios físicos con el propósito de entregar los bienes y transferir la responsabilidad de su registro, manejo y custodia por cambio del responsable del manejo del almacén y bodega. Cuando por cualquier motivo (traslado, separación del cargo, etc.) un empleado de manejo deba hacer entrega de bodegas, depósitos, farmacias, etc., que estén bajo su responsabilidad, deberá hacerse un inventario físico, el cual incluirá en forma separada tanto los bienes que tenga para uso en oficinas o dependencias, como los que se hayan suministrado a empleados, trabajadores o contratistas que dependan de él. Cumplido lo anterior se procederá a realizar el conteo físico y entrega de los elementos devolutivos, consumo, inmuebles e inservibles, que se encuentren en existencia en grupos de bienes, registrando las siguientes características: marca, modelo, cantidad, valor unitario, valor total y su estado de conservación. Los bienes deben corresponder exactamente a los registrados en listados y kárdex. Se deben levantar diariamente borradores de los conteos practicados, debidamente firmados por quien recibe y entrega, al igual que por los demás funcionarios que intervengan en la toma o diligencia. Los elementos devolutivos que se tengan en servicio, se entregarán por parte del almacenista saliente limitándose a efectuar la comparación de los saldos de listados parciales en servicio, de las diferentes dependencias de la unidad, contra el saldo total que arrojen los registros en el almacén por grupos de bienes, los cuales deben coincidir, ser iguales, verificando las órdenes de salida al servicio con especial atención que los elementos se encuentren asignados a la unidad. 72 Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0

73 2Manejo de Bienes el total de los bienes, por grupo, debe ser igual al registrado en el Movimiento de Bienes por Grupo de Inventarios, que soportan la cuenta fi scal y por ende igual a los valores presentados por cuenta contable en el balance general. La entrega total del almacén se hará constar en acta, que será fi rmada por todos los actuantes, dejando constancia de las irregularidades, inconsistencias y diferencias encontradas Entrega de almacenes cuando el funcionario saliente abandona el cargo o dilata la entrega Cuando se presente esta situación, el ordenador del gasto designará el funcionario administrativo que deba realizar la toma física y entrega de las existencias al nuevo empleado de manejo, solicitando por escrito a la compañía que aseguró al almacenista saliente, el envío de un representante; también se notifi cará por escrito al almacenista saliente si se conoce su paradero, o en caso contrario mediante edicto, que se fi jará en lugar visible indicando la fecha y hora que comience la diligencia de entrega. Si el almacenista saliente concurre, se adelantará la entrega en forma corriente; pero sí no lo hace, al igual que el representante de la compañía aseguradora, se dejará constancia en el acta y se inicia la entrega con la intervención del funcionario administrativo designado, el nuevo almacenista. En el acto se dejará constancia de los elementos sobrantes y faltantes que aparezcan al comparar el número de unidades físicas, con el de los registros actualizados de listados y tarjetas de kárdex. No se podrá disponer de las existencias hasta que las haya recibido el nuevo almacenista. si se requiere algún elemento con urgencia, es necesario que esta salida sea fi rmada por el nuevo almacenista en el caso de haber recibido ya estos elementos, en caso contrario se fi rma por el almacenista saliente. Los bienes que lleguen durante la diligencia de entrega, los recibirá el nuevo almacenista, fi rmando su recibido, registrándose en hoja de inventario adicional con la constancia de que son elementos que llegan durante el proceso de recibo del almacén. de estos elementos se pueden realizar entregas Requisitos para ejercer el cargo de almacenista Los requisitos para ejercer el cargo y funciones de almacenista en las unidades policiales deberán ser los determinados en el Manual de Funciones establecido para la policía Nacional. Manual Logístico de la Policía Nacional Aprobación:

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75 Manual Logístico de la Policía Nacional CAPÍTULO ADMINISTRACIÓN DEL MATERIAL DE GUERRA Y EQUIPO ANTIDISTURBIOS DE LA POLICÍA 3NACIONAL

76 3.1. OBJETO Y ALCANCE Dar a conocer a los directores, comandantes de región, comandantes de metropolitanas, departamentos, directores de escuelas de formación policial y jefes de dependencias, los métodos y procedimientos para el manejo administrativo del material de guerra de la Policía Nacional. Unificar criterios en cuanto a recepción, control cuantitativo y cualitativo, almacenamiento, transporte, sistematización y distribución del material de guerra de la Institución. 3.2 fundamento legal Ley 80 del 28 de octubre de 1993, por la cual se expide el Estatuto General de la Contratación de la Administración Pública. Ley 87 del 23 de noviembre de 1993, por la cual se establecen normas para ejercicio del control interno de las entidades y organismos del Estado. Decreto 2535 del 17 de diciembre de 1993, Estatuto Nacional para el Control y Comercio de Armas, Municiones, Explosivos y Accesorios. Decreto 791 del 05 de abril de 1979, Reglamento de procesos administrativos por pérdida o daño de los bienes destinados al servicio del ramo de la Defensa Nacional. El Decreto 4222 del 23 de noviembre de 2006, por el cual se modifica parcialmente la estructura del Ministerio de Defensa Nacional. Disposición 026 del 13 de julio del 2001, Comando General de las Fuerzas Militares, lista general de precios para descuento por pérdida o daño en las armas, sus repuestos, accesorios, municiones y explosivos. Circular externa 028 del 21 de diciembre de 1998, imparte instrucciones relacionadas con el tratamiento contable de los bienes depreciables. 3.3 DEFINICIÓN DE LAS ARMAS Definición de armas Son armas todos aquellos instrumentos fabricados con el propósito de producir amenaza, lesión o muerte a una persona. Definición de armas de fuego Son armas de fuego las que emplean como agente impulsor del proyectil la fuerza creada por expansión de los gases producidos por la combustión de una sustancia química. 76 Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0

77 Administración del material de guerra 3 y equipo antidisturbios de la policía Nacional Las armas pierden su carácter cuando sean total y permanentemente inservibles y no sean portadas. 3.4 CLASIFICACIÓN Según Decreto 2535 del 17/12/93 y para los efectos del presente manual, las armas de fuego se clasifi can en: Armas de guerra o de uso privativo de la Fuerza Pública Son armas de guerra y por tanto de uso privativo de la Fuerza Pública, aquellas utilizadas con el objeto de defender la independencia, la soberanía nacional, mantener la integridad territorial, asegurar la convivencia pacífi ca, el ejercicio de los derechos y libertades públicas, el orden constitucional y el mantenimiento y restablecimiento del orden público, tales como: - pistolas y revólveres de calibre mm (.38 pulgadas) que no reúnan las características establecidas en el Artículo 11 del decreto 2535 del 17 de diciembre de pistolas y revólveres de calibre superior a mm. (.38 pulgadas) - Fusiles y carabinas semiautomáticas de calibre superior a 22 L.R. - Armas automáticas sin importar calibre. - Los antitanques, cañones, morteros, obuses y mísiles de tierra, mar y aire en todos los calibres. - Lanza cohetes, bazucas, lanza granadas en cualquier calibre. - cargas explosivas tales como bombas de mano, bombas de aviación, granadas de fragmentación, petardos, proyectiles y minas. - Granadas de iluminación, fumígenas, perforantes o de instrucción de la Fuerza pública. - Armas que lleven dispositivos de tipo militar como miras infrarrojas, laséricas o accesorios como lanza granadas y silenciadores. - Las municiones correspondientes al tipo de armas enunciadas en los literales anteriores. - el gobierno Nacional, por conducto del Ministerio de defensa Nacional, determinará las armas de uso privativo que puedan portar los miembros de los organismos nacionales de seguridad y otros cuerpos ofi ciales armados de carácter permanente creados o autorizados por la ley. Manual Logístico de la Policía Nacional Aprobación:

78 3.4.2 Armas de uso restringido Las armas de uso restringido son armas de guerra o de uso privativo de la Fuerza Pública, que de manera excepcional, puedan ser autorizadas con base en la facultad discrecional de la autoridad competente, para defensa personal especial, tales como: Los revólveres y pistolas de calibre mm (.38 pulgadas) que no reúnan las características establecidas para las armas de defensa personal. Las pistolas de funcionamiento automático y subametralladoras. El Comité de armas y explosivos del Ministerio de Defensa Nacional podrá autorizar la tenencia o porte de armas de uso restringido, a las empresas transportadoras de valores, departamentos de seguridad de empresas y a los servicios especiales de seguridad, previo concepto favorable de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada. El Gobierno Nacional reglamentará el número máximo de armas de este tipo que en cada caso puedan portar los particulares Armas de uso civil Son aquellas que, con permiso de autoridad competente, pueden tener o portar los particulares, y se clasifican en: Armas de defensa personal Son aquellas, diseñadas para la defensa individual a corta distancia. Se clasifican en esta categoría, los revólveres y pistolas que reúnan la totalidad de las siguientes características: Calibre máximo mm (.38 pulgadas). Longitud máxima de cañón cm (6 pulgadas). En pistolas, funcionamiento por repetición o semiautomática. Capacidad en el proveedor de la pistola no superior a 9 cartuchos a excepción de las que originalmente sean de calibre 22, caso en el cual se amplía a 10 cartuchos. Carabinas calibre 22 S, 22 L, 22 L.R., no automáticas. Las escopetas cuya longitud de cañón no sea superior a 22 pulgadas Armas deportivas Son las armas de fuego que cumplen con las especificaciones necesarias para practicar las modalidades de tiro aceptadas por la Federación Internacional de Tiro y las usuales para la práctica del deporte de la cacería, de acuerdo con la siguiente clasificación: 78 Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0

79 Administración del material de guerra 3 y equipo antidisturbios de la policía Nacional - Pistolas y revólveres para pruebas de tiro libre, rápido y fuego central. - Armas cortas no automáticas para tiro práctico. - Revólveres o pistolas de calibre de igual o inferior a.38 pulgadas y de cañón superior a cm (6 pulgadas) - Escopetas cuya longitud de cañón sea superior a 22 pulgadas. - Revólveres y pistolas de pólvora negra. - Carabinas calibre 22 S, 22 L, 22 L.R., no automáticas. - Rifl es de cacería de cualquier calibre que no sea semiautomáticos. - Fusiles deportivos que no sean semiautomáticos Armas de colección Son aquellas que por sus características históricas, tecnológicas o científi cas sean destinadas a la exhibición privada o pública de las mismas. 3.5 CLASIFICACIÓN DEL MATERIAL DE GUERRA Según la clase El material de guerra que posee la Institución se clasifi ca de la siguiente manera: Armas Clasifi cación de armas por su alcance: Largo - Morteros y lanzagranadas - Ametralladoras - Fusiles - carabinas - cohetes autopropulsados Mediano - subametralladoras - escopetas Manual Logístico de la Policía Nacional Aprobación:

80 Corto Pistolas Revólveres Municiones Las municiones que se emplean en servicio o instrucción se clasifican según la clase y el calibre. Clases de municiones Nato Eslabonada Perforante Impulsora Fogueo Subsónica Trazadora Incendiaria Explosiva Plástica Postas Calibres de munición 0.50 (Punto 50) mm mm (Punto 45) 80 Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0

81 Administración del material de guerra 3 y equipo antidisturbios de la policía Nacional (3.57) (punto 44) (32) (22) mm. - 3 mm. - 6 mm. - 7 mm. - 12, 16 y 20 postas Granadas y explosivos Las granadas y explosivos se clasifi can por su clase de referencia y composición química, así: Granadas - granadas de fragmentación de mano - Granadas de fragmentación para lanza granadas - Granadas de fragmentación para lanzar con mortero - granadas de instrucción - granadas de aturdimiento Explosivos - detonadores Mdi (iniciadores Moderno de demolición) - detonadores eléctricos - detonadores in eléctricos (comunes) - iniciadores de mecha de seguridad (M60, M57) - cordón detonante - Mecha de seguridad - sistema de alerta temprana Manual Logístico de la Policía Nacional Aprobación:

82 Cargas huecas dirigidas Cargas defensivas dirigidas Bengalas de iluminación Cargas de demolición Pólvoras Explosivos altos Tubo de choque (accesorio del iniciador MDI) Gases y dispositivos no letales Este material se agrupa por su clase, referencia y calibre, así: Granadas de gas lacrimógeno (OC, CS) Granadas multiimpacto Granadas fumígenas Granadas de doble acción Granadas de aturdimiento Cartuchos impulsores Cartuchos 37/38 mm lacrimógenos (CS) Cartuchos 40 mm lacrimógenos (CS) Cartuchos 37/38 mm de impacto Aerosoles y lanzadores de gas pimienta (aspersor gas OC). Esferas de tinta Esferas de gas (OC) Dispositivos de control eléctrico Equipo Utilizados para proporcionar resistencia contra proyectiles, elementos incendiarios y ácidos al usuario. Escudos Escudos blindados 82 Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0

83 Administración del material de guerra 3 y equipo antidisturbios de la policía Nacional - chalecos blindados (antibalas) - cascos - cascos blindados - Máscaras antigás - protector corporal (armaduras) - Overol antifl ama - Guantes y pasamontañas antifl ama - Generador portátil de neblina - Fusil lanza gas Repuestos y accesorios Repuestos Son las piezas, partes, mecanismos, conjuntos, artifi cios o elementos que sirven para reemplazar o sustituir lo que se daña o falta en un arma, equipo o accesorios de las características descritas en el presente manual. Accesorios Son los aditamentos, piezas o mecanismos que sin constituir el cuerpo principal de un arma, se le añaden o acompañan accidental, transitoria o permanentemente para modifi car, perfeccionar, o complementar su función, uso o efi ciencia. - Filtros - chalecos - Esposas metálicas - Llaves para esposas metálicas - proveedores - porta proveedores - porta granadas - porta armas - estuches de aseo - Llaves de céreo Manual Logístico de la Policía Nacional Aprobación:

84 Silenciadores o supresores de sonido Manuales de instrucción Equipos de visión nocturna Detectores de metales Bocachas Tonfa (bastón de mando) Flasher (señalizador infrarrojo) Material de guerra según el estado de funcionamiento Para efectos de almacenamiento, el material de guerra se clasifica, según el estado de funcionamiento en que se encuentre, teniendo en cuenta el tipo de agrupación, contemplado en el numeral anterior: Aptos para el servicio Son aquellos que se encuentran en perfectas condiciones de funcionamiento, disponibles para su utilización Para reparación o mantenimiento Son aquellos que han sufrido desgaste o daños por el uso y requieren reparación o mantenimiento Inservibles Son aquellos que se encuentran dañados, averiados, alterados o destruidos, en pésimas condiciones para el servicio o se han evaluado técnicamente por el armero de la unidad policial, como no utilizables ni susceptibles de reparación, en los siguientes casos: Aquellas armas de fuego que de acuerdo con las características y ficha técnica hayan agotado su vida útil y por fatiga de material que la compone no sean susceptibles de ser reparadas y su uso genera riesgo al operador. Que es necesaria, su destrucción por ser peligroso o por no poderse utilizar. Los que tengan fecha de expiración vencida y no se haya efectuado su cambio. Los que se encuentran fuera de servicio, por imposibilidad de conseguir los repuestos, por excesivo costo de estos y no justifique la reparación. Los que, por su fecha de fabricación, sean de deficiente rendimiento o uso antieconómico en relación con los nuevos sistemas, prácticas o procedimientos. 84 Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0

85 Administración del material de guerra 3 y equipo antidisturbios de la policía Nacional Obsoletos - son aquellos, que se encuentran en condición anticuada o en desuso. - Los que por sus características técnicas y funcionales sean de defi ciente rendimiento. - Los que no estén en servicio desde hace mucho tiempo y se consideren obsoletos, anticuados, irreparables o descontinuados. 3.6 DE LOS PROCEDIMIENTOS Procedimiento entrada de bienes es la acción que determina el ingreso físico y real de los bienes al almacén o bodega, según la naturaleza del bien y el mecanismo de adquisición. Todo ingreso de material de guerra a los inventarios de la Policía Nacional se legaliza por medio de una orden de entrada de bienes y de acuerdo como lo estipula el procedimiento en cada una de las siguientes situaciones: Por compra Este procedimiento lo realizará el Almacén General de Armamento de la Dirección Administrativa y Financiera de la siguiente manera: a la llegada de los elementos, el almacenista general da aviso al jefe del Grupo de Armamento, quien por escrito suscribirá acta de recepción del material y procederá a la ejecución de las correspondientes pruebas de control de calidad de acuerdo con parámetros defi nidos en las fi chas técnicas, las cuales deberán ser ejecutadas antes de su salida al servicio. El Almacén General de Armamento de la Dirección Administrativa y Financiera producirá la orden de entrada y dispondrá la actualización de los sistemas implementados para la administración del material objeto del presente manual. Parágrafo: Las unidades que adquieran accesorios elaborarán la orden de entrada a sus inventarios e informarán inmediatamente al Grupo de Armamento de la Dirección Administrativa y Financiera Por recuperación Este procedimiento lo realizarán las unidades policiales previa verifi cación del Comité de Armamento de la unidad, cuando una unidad policial, u otro organismo de seguridad del Estado, recupere material de guerra perteneciente a la Policía Nacional, se tendrán en cuenta las siguientes actividades: Armamento recuperado Se verifi cará en el Grupo de Armamento de la Dirección Administrativa y Financiera, que el arma ya haya sido dada de baja de los inventarios de la unidad a la que pertenezca. Manual Logístico de la Policía Nacional Aprobación:

86 Cuando el armamento figura en los inventarios de otra unidad, se coordinará el envío del arma a la unidad donde corresponda. La unidad elaborará acta de recepción del arma recuperada, determinando el estado de funcionamiento y procederá a dar de alta en los inventarios con el valor histórico de adquisición. En caso de que el arma requiera de reparación, de tercer nivel se enviara al Grupo de Armamento de la Dirección Administrativa y Financiera. Enviará información al Grupo de Armamento de la Dirección Administrativa y Financiera con el fin de actualizar datos. Armamento recuperado, estando a disposición de autoridad competente Se informará al Grupo de Armamento de la Dirección Administrativa y Financiera con el fin de actualizar datos estadísticos. Oficiará a la respectiva autoridad competente, quien determinará la viabilidad de dar al servicio el arma y se procederá de acuerdo con lo establecido en el presente numeral Por traspaso Este proceso lo realizarán las unidades policiales y el Almacén General de Armamento de la Dirección Administrativa y Financiera, de acuerdo con los siguientes casos: Instituciones Militares La unidad receptora elaborará acta de recepción y entrada de bienes, con base en la orden de salida expedida por la entidad que entrega, en cuanto a cantidades y valores Cuando se desconoce el valor, el avalúo lo efectuará la Junta Técnica del Grupo de Armamento de la Dirección Administrativa y Financiera, previa información suministrada por la unidad. Otras instituciones del Estado La unidad policial verificará si el material está en óptimas condiciones de mantenimiento y conservación y procederá de acuerdo con los artículos 44 y 45 del Decreto No de 1993, por el cual se expiden normas sobre armas municiones y explosivos. Cuando se obtenga autorización por la autoridad competente, la unidad policial recepcionará el material, elaborará la orden de entrada a sus inventarios y enviará información al Grupo de Armamento de la Dirección Administrativa y Financiera, con el fin de actualizar la información en la base de datos Por donación Cuando la donación provenga de acuerdos internacionales, este proceso se realizará en el Almacén General de Armamento de la Dirección Administrativa y Financiera; cuando 86 Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0

87 Administración del material de guerra 3 y equipo antidisturbios de la policía Nacional sea donación de particulares u organismos a nivel nacional se realizará en las unidades policiales. cuando la policía Nacional recibe el material de guerra donado por convenios suscritos con otros gobiernos, la orden de entrada de bienes la elaborará el Almacén General de Armamento de la dirección Administrativa y Financiera, con base en la documentación que soporte la transferencia de dicho material, según sea el procedimiento defi nido en acuerdo o tratado de cooperación internacional; si se desconoce el valor, el avalúo lo efectuará la Junta Técnica de Armamento de la Dirección Administrativa y Financiera, posteriormente se remesará a la unidad a la cual va destinado. Cuando el material proviene de entidades particulares, se verifi cará si el material está en óptimas condiciones de funcionamiento y conservación. Se procederá de acuerdo con los artículos Nos. 44 y 45 del decreto No de 1993, por el cual se expiden normas sobre armas municiones y explosivos. Cuando se obtenga autorización por la autoridad competente, la unidad policial recepcionará el material, elaborará la orden de entrada de bienes a sus inventarios y enviará información al grupo de Armamento de la dirección Administrativa y Financiera, con el fi n de actualizar la información en la base de datos Por acto administrativo de autoridad competente Este procedimiento lo realizarán las unidades policiales y el Almacén General de Armamento. - Cuando un juzgado o fi scalía, mediante acto administrativo, ordene el decomiso defi nitivo de material de guerra a favor de la Policía Nacional, la unidad que recibe elaborará un acta de recepción determinando el estado de funcionamiento y conservación, con base en la resolución procederá a dar de alta en los inventarios de la unidad. - Copia de los documentos deberán ser enviados al Grupo de Armamento de la dirección Administrativa y Financiera con las improntas del arma y los datos específi cos de identifi cación del material. El material de guerra debe ser original y estar en perfecto estado de funcionalidad Por remesas Este procedimiento se realizará entre unidades policiales y a través del Almacén General de Armamento. De las unidades policiales al Almacén General de Armamento La remesa de material de guerra que hagan los almacenes de las unidades policiales al Almacén General de Armamento, se formalizará mediante orden de entrada de bienes, elaborada por el grupo Armamento de la dirección Administrativa y Financiera con base en el procedimiento salida de bienes. Manual Logístico de la Policía Nacional Aprobación:

88 En todo caso se elaborará acta suscrita entre las partes interventoras en la cual conste la plena identificación del armamento y anexando improntas del mismo. Del Almacén General de Armamento de la DIRAF a las unidades policiales El material de guerra enviado a las unidades policiales es suministrado por el Almacén General de Armamento de la Dirección Administrativa y Financiera, mediante el siguiente procedimiento: En atención a solicitud formal elevada por el ordenador del gasto de la unidad interesada. En cumplimiento a plan de distribución proyectado y aprobado por la Dirección Administrativa y Financiera. El Almacén General de Armamento de la Dirección Administrativa y Financiera entregará al almacenista de la unidad que recibe, y a su vez este levantará un acta de recepción, en la que interviene el ordenador del gasto y el Comité de Armamento, elaborará la respectiva orden de entrada a sus inventarios con base en la orden de salida de bienes expedida por el Almacén General de Armamento. Entre unidades policiales Previa coordinación entre los ordenadores del gasto se efectuará remesa entre unidades policiales intervinientes y la entrega se formalizará mediante la elaboración de la entrada de bienes y acta de recepción suscrita entre las unidades intervinientes, una vez reciba los elementos físicamente y cotejados con la salida de bienes del almacén que remesa. De lo actuado se deberá informar al Grupo de Armamento de la Dirección Administrativa y Financiera, suministrando copia de los documentos y trámites ya descritos Por reintegros Este proceso lo realizarán las unidades policiales y el Almacén General de Armamento. En la unidad policial, cuando sea necesario reintegrar elementos devolutivos (armamento y otros), el responsable debe elaborar oficio al almacenista para su respectiva entrega. En este oficio se anotará la descripción, seriales y su estado de conservación. Si existen daños se debe proceder a realizar un peritazgo, el cual determinará las acciones administrativas, disciplinarias o fiscales correspondientes. Cuando los reintegros sean de las unidades policiales al Almacén General de Armamento de la Dirección Administrativa y Financiera, se entregará el material mediante acta en la cual debe constar la descripción, seriales y estado de conservación de los 88 Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0

89 Administración del material de guerra 3 y equipo antidisturbios de la policía Nacional elementos, con la correspondiente remesa de bienes, anexando improntas para garantizar la plena identifi cación del material. Parágrafo: el procedimiento para el envío de material objeto del presente manual, con fi nes de mantenimiento especializado al Grupo de Armamento, deberá formalizarse mediante acta con la plena identifi cación del mismo, anexando improntas y elaborando la correspondiente remesa Salida de bienes es el procedimiento por el cual los bienes salen físicamente del almacén o bodega. La salida del material de guerra de los inventarios de la Policía Nacional, se legalizaran únicamente mediante orden de salida de bienes, y de acuerdo como lo estipula el procedimiento en cada uno de los siguientes casos: Por suministro En las unidades policiales, es la dotación de material de guerra que realiza el almacén de armamento de las unidades policiales, y cumplirá el siguiente procedimiento: - solicitud escrita al ordenador del gasto, en la cual se registra cantidad, descripción del elemento - El ordenador del gasto, autoriza dotar a la dependencia. - El almacenista de armamento de la unidad entregará el material de guerra mediante la orden de salida al servicio, y levantará acta en la cual se indica las medidas de seguridad, funcionamiento y características técnicas. - El material de guerra que se suministre para el servicio se registrará en el correspondiente kárdex, se actualizará la hoja de vida del arma y se dará aviso al Grupo de Contabilidad de la unidad, para empezar a calcular su depreciación. - La dependencia que recibe el material de guerra levantará un acta de recepción en la que se da instrucción al personal sobre el manejo de material. - cuando se trate de material de consumo (munición, granadas, gases y explosivos), se suministrará elaborándose la correspondiente salida de bienes cuya imputación contable afectará la cuenta munición y explosivos en mano, registrando los movimientos en la tarjeta de kárdex. Una vez el material sea gastado en circunstancias como: instrucción, actos del servicio, o destrucción, se acreditará esta cuenta y se llevará al gasto. - cuando se trate de material de consumo (repuestos y accesorios de armamento), se suministrará elaborándose la correspondiente salida de bienes, cuya imputación contable afectará el gasto, registrando los movimientos en Manual Logístico de la Policía Nacional Aprobación:

90 la tarjeta de kárdex. Una vez el material sea deteriorado por continuo uso, se elabora la correspondiente acta de destrucción. En el Grupo de Armamento de la Dirección Administrativa y Financiera, el Jefe de Grupo Armamento expedirá la correspondiente orden de suministro previa autorización del ordenador del gasto, en la cual se especificará, las cantidades y clase de elementos autorizados a dotar a la dependencia Consumo de municiones, gases y explosivos En instrucción Se cumple los siguientes requisitos: Solicitud escrita al ordenador del gasto de la unidad policial Autorización del ordenador del gasto Presentación de la solicitud al almacenista de armamento de la unidad, quien entregará el material mediante acta, indicando las medidas de seguridad, funcionamiento y características técnicas. El instructor diligenciará las planillas de tiro, las hará firmar de los participantes y las entregara al almacenista de armamento de la unidad, junto con las vainillas en la misma cantidad y calibres recibidas. Como mecanismo de control en cada una de las unidades responsables del consumo, el Comité de Armamento suscribirá acta de verificación física de las vainillas correspondientes a la munición consumida, cruzando esta información con las planillas de tiro. El ordenador del gasto dispondrá de la destrucción final de dichas vainillas aplicando mecanismos de verificación y constancia tales como actas y/o registros fotográficos o fílmicos. La destrucción podrá realizarse mediante procedimientos mecánicos o de fundición. El almacén de armamento de la unidad policial producirá la baja de bienes por consumo como lo estipula el capítulo 2 del presente Manual. De la munición, gases y explosivos consumidos, lo hará con base en las planillas legalizadas, las cuales deben coincidir con las cantidades relacionadas en la autorización. El original de las planillas quedará como documento soporte de la baja de bienes. - - Las planillas de consumo de munición, gases y explosivos en instrucción se deben diligenciar sin borrones, tachones, enmendaduras o agregaciones, los registros se elaborarán en números y letras, debidamente firmadas, con su número de identificación, por cada uno de los participantes en el polígono, al 90 Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0

91 Administración del material de guerra 3 y equipo antidisturbios de la policía Nacional fi nal se indicará el nombre, grado y fi rma del Presidente del Comité de Armamento, almacenista y del instructor. Las planillas deben diligenciarse separadas por calibres y debidamente foliadas. - Las prácticas de polígono y el consumo de munición deberán obedecer a una programación concreta, supervisada por el ofi cial delegado por el ordenador del gasto y que hace parte del comité de Armamento de la Unidad, quien responderá porque el material entregado sea destinado en su totalidad para ese fi n, evitando la pérdida, extravío o apropiación ilegal. - El consumo de munición se debe legalizar inmediatamente, para evitar sobrestimación en los inventarios, de lo contrario, debe existir una autorización del presidente del comité de Armamento de la unidad policial, donde se explique por qué no se legalizó en la fecha correspondiente. - El Comité de Armamento de cada unidad se encargará de revisar y verifi car las planillas de consumo tanto en instrucción, como los informes de gasto en servicio. - Las municiones que han estado en servicio como dotación, en las secciones de vigilancia, guardias, distritos, estaciones o que hagan parte de armerillos, deberán rotarse y estas se emplearán posteriormente en prácticas de polígono, previa autorización del ordenador del gasto. - el consumo de explosivos y granadas requiere de elaboración de planillas por cuanto debe aparecer un responsable del gasto en cada instrucción, y deberá contar con la presencia de un técnico en explosivos. - Está prohibido el consumo de material de guerra por parte de personas ajenas a la Institución o con restricciones médicas o psiquiátricas específi cas. - El consumo de municiones se debe hacer dando prioridad al lote más antiguo y las pequeñas existencias cuyos empaques hayan sido abiertos. En servicio cuando el gasto ocurra en circunstancias del servicio, se debe anexar el original del informe escrito dirigido ante el ordenador del gasto de la unidad por parte de los interventores en el procedimiento. por este material no se debe adelantar investigación administrativa. El original quedará como documento soporte de la baja de bienes. Por remesa Es el proceso mediante el cual las unidades policiales se transfi eren bienes, así: 9 del Almacén general de Armamento de la diraf a las unidades policiales Manual Logístico de la Policía Nacional Aprobación:

92 La dotación de material de guerra a las unidades policiales se realizará mediante el siguiente procedimiento: Solicitud escrita del ordenador de la unidad interesada, debidamente motivada y dirigida al Director Administrativo y Financiero. Una vez autorizada la solicitud, el Jefe del Grupo Armamento expide la orden de suministro en la cual se especificará las cantidades y clase de elementos autorizados a dotar a cada unidad policial. La entrega se efectuará mediante la remesa expedida por el Almacén General de Armamento. 99 De las unidades policiales al almacén general de armamento La remesa de material de guerra que hagan los almacenes de armamento de las unidades policiales al Almacén General de Armamento de la Dirección Administrativa y Financiera se formalizará mediante remesa elaborada por la unidad que entrega. Además se suscribirá acta en la que conste la plena identificación del material con seriales e improntas del mismo. 99 Entre unidades policiales Para efectos de remesa entre unidades policiales se formalizará previa coordinación de los ordenadores del gasto que intervienen. La entrega se legaliza mediante la elaboración de la salida de bienes de la unidad que entrega; la unidad que recibe debe elaborar acta de recepción del material y orden de entrada afectando los kárdex que correspondan a las características de los elementos recibidos. 99 Por pérdida o daño Este proceso se realizará en las unidades policiales y el Almacén General de Armamento, inmediatamente se conoce la novedad debe informarse al ordenador del gasto quien dispondrá la apertura de la investigación, con base en el auto de apertura se elaborará la correspondiente salida de bienes; igualmente, se debe enviar copia de salida de bienes con sus correspondientes antecedentes al Grupo de Armamento de la Dirección Administrativa y Financiera, para la actualización de la base de datos de la Oficina de Sistemas. Cuando se falle la investigación administrativa, se debe enviar copia al Grupo de Contabilidad de la unidad o el fallo de segunda instancia o definitivo, que exonere o declare responsable al inculpado para ser reclasificada la responsabilidad en el proceso a responsabilidad fiscal. Parágrafo 1: Cuando se trate de repuestos se deben reintegrar los inservibles al Almacén General de Armamento, junto con la copia del auto de apertura o concepto técnico del 92 Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0

93 Administración del material de guerra 3 y equipo antidisturbios de la policía Nacional armero de la unidad, una vez instalados nuevamente en el arma, la unidad elaborará acta de instalación y hará el correspondiente registro en la hoja de vida de la misma. Parágrafo 2: se debe remesar al grupo de Armamento de la dirección Administrativa y Financiera el material devolutivo declarado obsoleto o inservible. 9 Por inservibles Este proceso se realizará en el Almacén General de Armamento de la Dirección Administrativa y Financiera. Los almacenes de armamento de las unidades policiales que tengan a su cargo material de guerra devolutivo, que no sea susceptible de reparación, lo enviarán al Almacén General de Armamento de la Dirección Administrativa y Financiera, con su respectivo auto de apertura o fallo defi nitivo de la investigación correspondiente, o concepto del armero, mediante la remesa para que el grupo de Armamento tramite la declaratoria de inservible, efectué procedimiento de destrucción y posteriormente se descarguen en forma defi nitiva de los inventarios de la Policía Nacional. Además, se suscribirá acta en la que conste la plena identifi cación del material con seriales e improntas. 9 Por destrucción Este procedimiento lo realizarán los almacenes de armamento de las unidades policiales y el Almacén general de Armamento de la dirección Administrativa y Financiera. Los accesorios del material de guerra y elementos que por su continuo uso presentan deterioro, y que no son susceptibles de reparación, cuando presenten fractura mecánica del material ya que ofrecen un nivel alto de riesgo al usuario fi nal y por lo tanto no son aptos para el servicio, se pueden destruir en cada unidad así: - porta proveedores - porta armas - porta granadas - casco antidisturbios - escudo antidisturbios - casco blindado - escudo blindado - Bocacha - Máscara antigás - Filtros para máscara Manual Logístico de la Policía Nacional Aprobación:

94 Vainillas Proyectiles plásticos Chaleco porta granadas Chaleco antibalas Traje antiexplosivos Manual de las armas Equipos de limpieza Estuches para armas Protector corporal Overol antiflama Guantes antiflama Pasamontañas antiflama Accesorios del equipo de armas Flasher (señalizador infrarrojo). Para efectos de destrucción de los elementos en cada unidad se cumplirá el siguiente procedimiento: Solicitud al ordenador del gasto especificando elementos a destruir, cantidad y estado, con el concepto técnico del armero y persona idónea de acuerdo con el material a destruir. Autorización del ordenador del gasto. Acto administrativo motivado por el ordenador del gasto que autorice la destrucción y la baja de bienes de los inventarios. Al obtener la autorización se destruirá el material y se elaborará un acta, suscrita por el ordenador del gasto de la unidad y el Comité de Armamento. Con base en el acta de destrucción, el Almacén de Armamento de la unidad elaborará la orden de salida del material. - - El Comité de Armamento verificará la total destrucción de los elementos, relacionados en el acta. 94 Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0

95 Administración del material de guerra 3 y equipo antidisturbios de la policía Nacional Se considera como de carácter devolutivo al Almacén General de Armamento de la dirección Administrativa y Financiera el siguiente material: - Armas - Esposas metálicas - Llaves para esposas metálicas - Proveedores metálicos - detectores de metales - Miras ópticas y optrónicos - equipos de visión nocturna - equipos de visión térmica - Miras franco tiro - estimadores de distancia - Binoculares de campaña - telescopios y miras de observación Parágrafo 1: los explosivos y municiones que, por concepto del técnico antiexplosivos y armero de la unidad, se consideren no aptos para su uso en instrucción o servicio podrán ser destruidas en las unidades policiales, adoptando procedimientos técnicos y de seguridad que garanticen la integridad. Parágrafo 2: para efectos de destrucción del material de carácter devolutivo por parte del Almacén General de Armamento de la Dirección Administrativa y Financiera, además del procedimiento descrito, se implementarán las siguientes medidas de control: - concepto técnico mediante acta declarando inservible al material suscrito por la junta técnica del Grupo de Armamento. - Acta de entrega a la bodega de inservibles del Almacén general de Armamento. - El material de guerra deberá recibirse en la bodega de inservibles categorizado y organizado en grupos de cantidades uniformes, asegurados con medios físicos que permitan su ubicación y manipulación, donde serán identifi cados con patrones numéricos por grupo. - Formalizados los actos administrativos que disponen la destrucción del material, se coordinará la participación de personal de la Institución tanto del Manual Logístico de la Policía Nacional Aprobación:

96 Grupo de Armamento como ajeno al mismo, quienes, de acuerdo con los parámetros de clasificación y control del material, verificarán de forma física y real la identificación de este, dejando constancia escrita de lo actuado, sobre el material que le haya sido asignado para tal efecto. Este personal constatará igualmente que el material asignado para verificación y control, sea embarcado en los vehículos y asegurado mediante precintos, de lo cual se suscribirá constancia escrita. Los vehículos dispuestos para el transporte del material hasta el lugar de destrucción de este, deberán quedar en custodia en el Grupo de Armamento, bajo medidas de seguridad idóneas hasta la hora y fecha de partida hacia el lugar dispuesto para la destrucción. Por parte del personal responsable de la verificación y control, y previo al momento de la salida, comprobará la integridad de los precintos, de lo cual deberá quedar constancia escrita. Acto seguido se procederá a dar lectura del plan de marcha y desplazamiento con la implementación de todas las medidas de seguridad necesarias para garantizar la integridad del personal y material comprometido. Al llegar al lugar de la destrucción, una vez verificada la integridad de los precintos, se procederá al levantamiento de los mismos, retirando el material de los vehículos y trasladándolo hasta el lugar específico de destrucción (fragmentadoras, hornos, etc.), bajo la veeduría constante del personal responsable asignado a cada uno de los grupos en los que se organizó el material. En este momento se verificará la destrucción absoluta del material. De lo actuado deberá suscribirse constancia escrita, fílmica y/o fotográfica. Recomendaciones Para garantizar la integridad de las improntas tomadas como medida de identificación y evitar su deterioro en archivo, estas deberán recolectarse en papel carbón o tintas especializadas para tal fin, evitando el uso de marcadores u otros elementos de similares características. Los documentos de seguimiento y control para la administración de material entre unidades policiales deberán ser firmadas por ordenadores del gasto y presidentes de Comité de Armamento, además de los funcionarios correspondientes o según lo determine el ordenador del gasto. 3.7 SEGURIDAD, ALMACENAMIENTO Y TRANSPORTE Seguridad personal Decálogo de seguridad con las armas de fuego: 96 Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0

97 Administración del material de guerra 3 y equipo antidisturbios de la policía Nacional - Siempre que maneje un arma, hágalo como si estuviera cargada. - Nunca pregunte si un arma está cargada, cerciórese por sí mismo y NO accione el disparador. - Nunca apunte un arma cargada o descargada a objetivos a los cuales no piensa disparar. - controle la boca de fuego de su arma cuando sufra una caída. - No mezcle bebidas alcohólicas con el manejo de armas. - Antes de cargar el arma revise la munición, debe estar limpia y seca, los cartuchos defectuosos causan accidentes. - Antes de oprimir el disparador piense cuál será la dirección que seguirá el proyectil. - No dispare su arma a través de un obstáculo que le impida observar lo que hay detrás de él. - No abandone su arma de fuego donde pueda ser tomada por niños o personas inexpertas, manténgala en un lugar seguro y evite que pueda ser usada contra nosotros o causar daños entre sus posibles manipuladores. - No juegue con las armas. - siempre inspeccione el arma al recibirla o entregarla. - en todo caso, oriente la boca de fuego del arma hacia un lugar seguro y mantenga el dedo fuera del disparador. Recomendaciones - Estudie a fondo su arma antes de usarla por primera vez. - Armas parecidas, de distintos fabricantes, pueden ser realmente diferentes. - Las características individuales de cada arma deberían ser aprendidas concienzudamente. - Lea siempre el manual del usuario antes de disparar, no importa quién la haya fabricado, en caso de dudas consultar al personal de armamento Seguridad industrial - No transportar elementos generadores de chispas o fuego dentro de recintos donde exista material de guerra. Manual Logístico de la Policía Nacional Aprobación:

98 No fumar en sitios destinados para el almacenamiento de municiones y explosivos. No preparar ni consumir alimentos en áreas de almacenamiento. No permitir la acumulación de papeles, trozos de madera y telas dentro de las áreas de almacenamiento. No acumular, segmentos de tela con aceite u otros materiales sujetos a ignición espontánea. Desechar todo el material que fue usado en la limpieza del armamento. No permitir el uso de aparatos electrónicos y equipos de comunicación o que irradien ondas electromagnéticas (celulares, beepers, radios, manos libres, dispositivos inalámbricos, etc.) dentro de los polvorines o sitios de bodegaje de mercancías peligrosas. La manipulación de material de guerra debe ser realizada por personal idóneo. El material defectuoso como granadas de mano, munición y explosivos en general, debe ser destruido por personal experto en explosivos, por ningún motivo se usará para fines de instrucción. La espoleta de las granadas no deberá ser desenroscada por ningún motivo; debido a que los detonadores son sensibles a impactos, choques, roces, fricción, cargas electrostáticas que pueden alterar el mecanismo de armado. Inspeccionar que el cabezal explosivo de las granadas no tenga holgura con el cuerpo cilíndrico. Al transportar detonadores, no deben ser expuestos a: choques, cambios de temperatura o presión; se deben almacenar en su empaque original o en contenedores capaces de resistir la explosión. No transportar material explosivo por vía aérea si este no se encuentra en el empaque original suministrado por el fabricante y sin haberlo depositado en un contenedor especial en cumplimiento a las disposiciones aeronáuticas. El material y todo tipo de artefacto explosivo, deberá almacenarse en áreas diferentes a la de los detonadores. No permitir que la temperatura de almacenamiento de explosivos sea superior a 50 C. - - En la entrada de las bodegas y lugares de almacenamiento de municiones y explosivos, se deberá instalar en el exterior una tubería de cobre con polo a 98 Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0

99 Administración del material de guerra 3 y equipo antidisturbios de la policía Nacional tierra, con el fi n de que todo el personal que ingrese toque la superfi cie del tubo descargando la energía electrostática. - No almacenar cajas de explosivos a una altura mayor a 2.0 metros con respecto al piso. - Almacenar munición y explosivos en lugares diferentes, con el respectivo símbolo de material peligroso. - La munición que no se encuentre en su empaque original deberá ser expuesta al sol, por lo menos 2 veces al mes, para minimizar el efecto degradante de la atmósfera e impurezas del medio ambiente (humedad, calor, salinidad) - Nunca se deben transportar explosivos en los bolsillos de la ropa ni en otras partes del cuerpo, tampoco en mochilas, bolsas, tulas, ni morrales para evitar accidentes. - Nunca se insertará en el extremo abierto de los detonadores ineléctricos o comunes ningún otro elemento que no sea mecha de seguridad; los detonadores que presenten obstrucciones se destruirán. - No manipular los detonadores eléctricos; deben permanecer empalmados (extremos de los cables unidos) y manipulados por personal idóneo. - El proyectil no deberá estar suelto, o que al tacto con la mano se desajuste fácilmente. - La vainilla tiene que estar sin la presencia de fi suras o abultamientos causados por golpes. - El fulminante se aloja al nivel del culote no debe sobresalir de esta margen, al tratar de impactar un fulminante decapsulado se corre el riesgo de un disparo previo, antes del recamaramiento. - No realice modifi caciones al arma de dotación ofi cial, manténgala limpia y lubricada regularmente, su arma fue diseñada por ingenieros expertos para que funcione de forma correcta. Al modifi carla o desactivar seguros solo conseguirá hacerla más peligrosa e incluso ocasionar accidentes; solamente están autorizados para realizar reparaciones los armeros, de acuerdo con el nivel establecido en la presente disposición. - Verifi car siempre la recámara y el cañón por si tiene alguna obstrucción (cartuchos, proyectil, grasa, polvo o cantidad excesiva de lubricante, etc). - No dispare contra superfi cies duras, como rocas, piso, ya que el proyectil puede rebotar y herir a alguna persona o a usted mismo. Manual Logístico de la Policía Nacional Aprobación:

100 En lo posible usar gafas cuando dispare, para proteger sus ojos. Nunca dejar caer el arma cuando esté con cartucho en la recamara, ya que podría dispararse. Al disparar un arma, nunca use munición desconocida, oxidada o con deformaciones. Ubíquese siempre en el perímetro de seguridad al emplear todo tipo de granadas de guerra y material explosivo. Al disparar cualquier granada de guerra (40 mm HE, IM26 A2, 60 mm, 80 mm, 120 mm), si en el punto de impacto no se acciona, no recoja la granada. Utilizar personal experto en explosivos para la destrucción del elemento. No disparar cartuchos de gas lacrimógeno CS calibre mm de frente o al cuerpo de las personas manifestantes, ya que estos elementos salen a una velocidad promedio de 70 mt/seg, ocasionando graves lesiones o la muerte. Debe ser manipulado por personal capacitado en su uso. Para el uso de dispositivos en el control de disturbios o clasificados como no letales, asegúrese de seguir estrictamente los criterios y restricciones establecidas en doctrina institucional y especificaciones del fabricante Medios de almacenamiento El almacenamiento comprende un conjunto de procedimientos, medios y dispositivos, encaminados a preservar adecuadamente el material de guerra de la Policía Nacional, con el fin de conservarlo en óptimas condiciones para el servicio. El material de guerra se almacenará conservando la misma clasificación establecida en el presente manual. Las instalaciones del almacén de armamento deberán ser claramente demarcadas e identificadas mediante avisos que indiquen la clase, cantidad, características del material y mercancías peligrosas, que allí se encuentran depositadas, hecho que permite agilizar los procedimientos y utilizar con mayor eficiencia los recursos disponibles Instalaciones Las instalaciones destinadas para los almacenes de armamento, deberán ser ubicadas de manera estratégica, previendo las siguientes características mínimas: Placa de contrapiso, espesor 20 cm, en concreto reforzado. 100 Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0

101 Administración del material de guerra 3 y equipo antidisturbios de la policía Nacional - Acabados de pisos (tipo industrial) de alta resistencia, incluye la aplicación de pintura en pisos y muros, siguiendo normas y colores plasmados en los parámetros establecidos por seguridad industrial. - Muros en concreto, espesor 15 cm o en ladrillo tolete espesor 25 cm, con acabado interior liso y acabados en pintura. - placa de cubierta en concreto mínimo de 10 cm de espesor, con elementos de refuerzo (rejas en acero), que permitan brindar seguridad al material allí almacenado. - puertas en hierro con cerraduras de seguridad. - Se deberá implementar un sistema de iluminación alógeno protegido con una lámina de plástico o policarbonato de espesor mínimo de 4 milímetros, con el objeto de detener partículas incandescentes producidas por la explosión de un artefacto eléctrico. - sistemas de aireación calculados de acuerdo con el volumen de gases a extraer mínimo un extractor de tiro forzado de diámetro de 10 pulgadas con rejilla acerada de seguridad. - instalaciones eléctricas antiexplosivas. - sistema de puesta a tierra. - En el diseño se debe prever la red antiincendios. - Las instalaciones destinadas para el armerillo de cada unidad policial deberán ser ubicadas de manera estratégica, previendo las siguientes características mínimas: - el espacio debe ser acorde con el número de armamento a almacenar, teniendo en cuenta que este armamento es de carácter rotativo en el servicio diario policial. - puertas en hierro con cerraduras de seguridad. - placa de contra piso espesor 20 cm en concreto. - Acabados de pisos de alta resistencia, incluye la aplicación de pintura en pisos y muros, siguiendo normas y colores plasmados en los parámetros establecidos por seguridad industrial. - placa de cubierta en concreto mínimo de 10 cm de espesor, elementos de refuerzo (rejas en acero) que permitan brindar seguridad al material allí almacenado. Manual Logístico de la Policía Nacional Aprobación:

102 Se deberá implementar, un sistema de iluminación alógeno protegido con una lámina de plástico o policarbonato, con el objeto de detener partículas incandescentes producidas por la explosión de un artefacto eléctrico. Sistemas de aireación calculados de acuerdo con el volumen de gases a extraer. Las instalaciones eléctricas no deben estar expuestas Almacenamiento de municiones o explosivos Las instalaciones destinadas para el almacenamiento de municiones o explosivos deberán ser ubicadas de manera estratégica, previendo las siguientes características mínimas: Deben construirse a una distancia de seguridad adecuada en concentraciones de personal. En el diseño se debe prever la red antiincendios. El diseño de la construcción debe ir enterrado como mínimo 1.50 mt del nivel del suelo acabado que circunde este proyecto. Se deben construir perimetralmente unos jarillones a 2 mt de altura, con un ancho mínimo de 5 mt lineales, los cuales a la hora de una explosión direcciones la onda explosiva hacia arriba. Placa de contra piso, espesor mínimo de 25 cm en concreto reforzado; lo anterior depende del resultado de cálculo estructural, es importante tener en cuenta el volumen del material a almacenar para expresárselo al que elabora el cálculo y realice las recomendaciones del caso. Acabado general de pisos con la llana metálica (antifricción) tipo industrial de alta resistencia, al cual se le aplicará pintura de señalización, siguiendo normas y colores de seguridad industrial. Muros en concreto o en ladrillo tolete, espesor mínimo de 40 cm, con acabado interior liso (estuco) y acabado final en pintura. Placa de cubierta en concreto, con espesor mínimo de 10 cm, que permita direccionar el efecto de la explosión. Se deberá implementará, un sistema de iluminación alógeno protegido con una lámina de plástico o policarbonato de espesor mínimo de 4 milímetros, con el objeto de detener partículas incandescentes producidas por la explosión de un artefacto eléctrico. Puerta contra fuegos. 102 Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0

103 Administración del material de guerra 3 y equipo antidisturbios de la policía Nacional - sistema de aireación calculado de acuerdo con el volumen de gases a extraer (esto lo determina la calidad de explosivos y material de guerra a almacenar) mínimo un extractor de tiro forzado de diámetro de 10 pulgadas. - instalaciones eléctricas antiexplosivas. - sistema de puesta a tierra Estanterías Las estanterías para almacenamiento de material de guerra en uso y explosivos deberán ser en madera, sus dimensiones y características dependerán de la clase de material que van a contener. El material que se encuentra en su empaque original podrá ser almacenado en estanterías de madera, plásticos o placas de concreto. Su ubicación y utilización, dentro del almacén de armamento, se deberá planear de tal forma, que permita facilidad de acceso a los materiales de uso frecuente. En el almacenamiento del material de guerra se deberán utilizar estructuras abiertas que minimicen la generación de chispas y cargas eléctricas originadas por el contacto y rozamiento de metal-metal Estibaje Planifi cará la utilización del espacio, teniendo en cuenta las entradas futuras de material de guerra, de tal forma que cada clase esté reunida en el mismo sector. En la utilización del espacio deberá tenerse en cuenta la altura. El estibaje debe permitir elevar las estibas sin hacerlas peligrosas, se podrá realizar mediante la simple superposición de materiales o el uso de estanterías que no sobrepasen una altura mayor de 2.0 metros, o que en su defecto no sobrepase una tonelada por metro cuadrado, servidas por escaleras o sistemas de polipastos de tipo manual, facilitando el acceso a cada compartimiento. El material de guerra, se deberá estibar sobre plataforma en los mismos empaques, envases y embalajes empleados, por el fabricante cuando se trate de material nuevo en depósito, si el material es usado o nuevo sin empaque, utilizará estanterías, armerillos, cajas, etc., agrupándolo en la forma que expone la parte de clasifi cación del material de guerra Medidas de seguridad - separar los materiales que representen riesgo de incendio o explosión, incluso en instalaciones y edifi caciones aisladas que reduzcan causas y efectos sobre otras razones. Manual Logístico de la Policía Nacional Aprobación:

104 Se contará con equipos extintores, adecuados de acuerdo con la clase del material, ubicados en sitios estratégicos, de fácil acceso, con carga periódicamente renovada y se entrenarán a los funcionarios que laboran en la dependencia, sobre el uso y mantenimiento de los equipos (Tipo ABC). Se delimitarán pasillos de acceso con señalización de seguridad industrial de ingreso y evacuación. No deberán almacenarse sustancias inflamables en las instalaciones del almacén de armamento, bajo ninguna circunstancia. Se dotará en lo posible las instalaciones del almacén de armamento, de equipos de ventilación automáticos, que eviten concentración de gases y combustibles espontáneos, de lo contrario se construirán sistemas de aireación natural (respiradores). Se diseñará un plano esquemático y representativo de las áreas de almacenamiento especificando el tipo y clase de mercancía peligrosa almacenada, ubicado en lugar visible. Todas las instalaciones eléctricas deberán estar ubicadas por fuera del área de almacenamiento, con el objeto de evitar cortocircuitos y cargas electrostáticas al accionar un interruptor. El sitio de almacenamiento deberá reunir las condiciones adecuadas de temperatura acordes (manuales expedidos por el fabricante) a las especificaciones técnicas del material almacenado. Se instalará circuito cerrado de televisión o sensores de movimiento en los almacenes de armamento y polvorines de las unidades policiales, que no generen riesgo con los materiales almacenados. Se ubicará en la entrada del almacén un extintor de mínimo 20 libras de líquido carbónico de clase ABC. En los almacenes de armamento se contará con elementos de primeros auxilios Contra daños o accidentes Se evitará pisos resbaladizos, tanto de origen, como por dispersión de sustancias sobre ellos. El piso del almacén de armamento no deberá ser de estructura de silicatos o de cuarzo o con elevada rugosidad. Se preverá la estabilidad y rigidez adecuada de los medios de sujeción. 104 Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0

105 Administración del material de guerra 3 y equipo antidisturbios de la policía Nacional - Se preverá la estabilidad adecuada de los soportes del material contenido en los mismos. - evitar la presencia de plagas, proliferación de insectos o roedores en las instalaciones del almacén de armamento Contra la humedad y corrosión - Se diseñará un sistema adecuado de desagüe para evitar inundaciones. - Se eliminarán las causas internas, como tuberías que condensan vapores del agua del medio ambiente, vapores corrosivos de otras sustancias o materiales. - En lugares de almacenamiento donde existan ventanas deberán de contar con las medidas de seguridad (rejas, mayas, etc.). - La preservación de todos los elementos metálicos como repuestos, carcasas y estructuras de granadas de todo tipo, se les deberá aplicar una delgada capa de aceite lubricante (óptimo para armas de fuego), con el objeto de evitar el efecto degradante de la atmósfera sobre todas las superfi cies metálicas. - Se utilizarán protectores individuales como embalajes herméticos, plásticos de espesor mínimo de 5 milímetros Contra partículas de polvo - Ejercer, en forma permanente un adecuado servicio de limpieza. - conservar los materiales herméticamente dispuestos en empaque original o embalajes. - Cubrir con lonas o plásticos el material no embalado o en armerillos abiertos. - Aplicar una capa mínima de aceite lubricante con el fi n de evitar que el polvo se adhiera al material almacenado Contra hurto - Los candados y cerraduras deberán ofrecer la mayor seguridad posible y las llaves para el acceso a las dependencias estarán al cuidado de la persona o personas responsables de la custodia o administración de tales bienes. - Se evitará el acceso a las dependencias del almacén de armamento, de personas diferentes a las que allí laboran. - Se colocarán más de una cerradura a los muebles y dependencias donde se conserve el material de guerra y documentos relacionados con el mismo. Manual Logístico de la Policía Nacional Aprobación:

106 Se ubicarán letreros y demarcaciones que indiquen que la zona es de uso restringido, evitando el ingreso al personal que no labora en esa dependencia. Disponer que las guardias de prevención de las unidades que la policía asigne en cada turno de servicio personal que preste seguridad a los almacenes y depósitos de material de guerra. Si los almacenes de armamento no están construidos con paredes de concreto o carecen de sistemas electrónicos de vigilancia se deberá implementar un sistema de malla trenzada en acero soldada, en el techo y en las vías de acceso a las estanterías donde se almacena el material de guerra. Se efectuará estudio de seguridad en forma periódica a los funcionarios que tengan estrecha relación, con actividades de manejo y administración del material de guerra, enviando copia del estudio al Comité de Armamento de la respectiva unidad. Se instalarán sistemas especiales de alarma o circuito cerrado de televisión. Se realizarán revistas físicas periódicas selectivas al armamento, municiones, gases y explosivos que se encuentran depositados en los almacenes y armerillos de las unidades Explosivos Para el almacenamiento de explosivos se destinarán edificaciones o construcciones, de acuerdo con lo establecido en el presente manual. Con el ánimo de evitar riesgos humanos o materiales, se tendrán en cuenta que sean lugares limpios, secos, ventilados, frescos, construcciones sólidas resistentes a la penetración de proyectiles o incendios, con cierres de seguridad adecuadamente vigilados. En el lugar de almacenamiento, como mínimo tres veces al día, se deberá accionar los extractores de tiro forzado, minimizando de esta forma la concentración de gases explosivos que se encuentran confinados en toda el área En los polvorines se deberán observar además las siguientes medidas de seguridad: No se permitirá fumar en cercanías o el interior de las instalaciones. Se evitará que los rayos del sol entren directamente a los depósitos de explosivos. Se utilizarán elementos fabricados en acrílico, plástico, madera y martillos de goma, al manipular explosivos, evitando el uso de elementos metálicos. No se almacenarán sustancias inflamables. 106 Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0

107 Administración del material de guerra 3 y equipo antidisturbios de la policía Nacional - No almacenarán explosivos con otros elementos como aceite, gasolina, disolventes o cerca de caños de escape, estufas, termogeneradores, máquinas y herramientas que produzcan chispas. - Se mantendrán los explosivos en el mismo empaque, envase y embalaje empleados por el fabricante, para efectos de conservación y de disposición en estanterías o espacios de almacenamiento. - No se abrirán cajas, ni se reembarcarán explosivos o prepararán cebos dentro del polvorín, estas actividades deben cumplirse a una distancia mínima de 30 metros de dichas instalaciones y en campo abierto. - el explosivo alto, mecha lenta, detonadores eléctricos y no eléctricos, se deberán almacenar por separado distantes uno de otros. - Las cajas que contienen los explosivos deberán manejarse con delicadeza, para protegerlas de golpes, vibraciones, sacudidas, caídas y evitar deslizarlas por el piso. - en caso de presentarse exudación o descomposición del material explosivo, se identifi cará e informará al experto con el fi n de que determine el procedimiento a seguir. - estibar los explosivos en lotes separados teniendo en cuenta la fecha de fabricación, sobre estantes de madera, de altura aproximadamente de 15 a 20 cm del piso, ensamblados por el sistema de caja y pegante para evitar el uso de puntillas, tornillos o alambres. - Se revisarán permanentemente los explosivos, para detectar escapes de gases y otras anomalías que puedan ocasionar accidentes, dejando constancia de fecha, hora y persona que revisó. - Se prohibirá el ingreso de equipos que generen ondas electromagnéticas (celulares, beeper, radios, etc.) - No se debe manipular elementos que tengan cabezales explosivos como granadas de mortero, de fusil y de mano Gases y equipo antidisturbios - Se almacenarán los gases y el equipo antidisturbios sobre estantes por clases, marcas, referencias y calibres. - Se revisará el material permanentemente para constatar el estado de conservación y vencimiento. - en la entrada al depósito donde se almacena gases y equipo antidisturbios se deberá contar con una máscara antigás y un par de guantes resistente a altas temperaturas. Manual Logístico de la Policía Nacional Aprobación:

108 3.7.7 Transporte de material de guerra Interno Los pasillos que comunican las áreas de mayor tráfico interno deben tener sistemas de transporte de carga de accionamiento hidráulico, por ningún motivo se debe permitir el acceso de máquinas accionadas por combustión interna, ya que estas generan chispa eléctrica por el exhosto, al encender el motor se presenta desprendimiento de partículas incandescentes que pueden originar una combustión o conflagración Externo El transporte externo está definido por la ruta o camino a recorrer para trasladar el material de guerra de un lugar a otro, en el cual intervienen inevitablemente las operaciones de cargue, descargue y ubicación Condiciones para el transporte El transporte, ya sea terrestre, aéreo, fluvial o marítimo, debe hacerse en lo posible utilizando automotores, naves o embarcaciones de la Policía Nacional o de las Fuerzas Militares, siempre que lo requiera la clase y cantidad de material a transportar; de lo contrario, se puede contratar el servicio con empresas transportadoras de reconocida seriedad y responsabilidad, cumpliendo con la reglamentación interna de cada una de ellas. Estos movimientos se ejecutarán de acuerdo con un plan de seguridad elaborado con anticipación Medidas de seguridad Sea cual fuere el medio de transporte para trasladar el material de guerra, el Jefe del Grupo de Armamento de la Dirección Administrativa y Financiera y el ordenador del gasto de la unidad, deberán designar a una persona encargada de ejecutar la misión y traslado del material. El almacenista de armamento o persona autorizada de cada unidad, deberá reclamar o recibir personalmente el material de guerra para que verifique y se responsabilice de los elementos. Si el transporte es por vía aérea se asignará una escolta desde el almacén o lugar de origen hasta el sitio de embarque, enviada por la unidad o dependencia que hace el despacho. - - Si el transporte del material es por vía terrestre, fluvial o marítima, la asignación de escoltas, desde el lugar de embarque, hasta el destino final, estará a cargo de la unidad que recibe. Es importante que el personal de escolta utilice los medios materiales, necesarios para cumplir la misión. 108 Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0

109 Administración del material de guerra 3 y equipo antidisturbios de la policía Nacional - cuando el envió de material de guerra sea de las unidades al Almacén general de Armamento de la dirección Administrativa y Financiera, el transporte y la escolta estarán a cargo de la unidad de origen. - en todo caso, previo a cualquier movimiento de material, deben efectuarse las coordinaciones pertinentes, tanto por la unidad de destino como por la unidad que entrega. 3.8 CONTROL Y SUPERVISIÓN Control general el control sobre las existencias de todo el material de guerra, en el Almacén general de Armamento de la Dirección Administrativa y Financiera, estará a cargo del Jefe del Grupo de Armamento y Almacenista General. En las unidades policiales estará a cargo del ordenador del gasto y el almacenista de la unidad. - El movimiento del material se registrará en tarjetas de kárdex en forma provisional, hasta efectuar su sistematización. - El kárdex estará organizado en la misma forma de clasifi cación del material de guerra, si es material devolutivo se tendrá en cuenta la marca, calibre y valor. - El almacenista de armamento de cada unidad ejercerá un exhaustivo y estricto control a los consumos de material en instrucción, al recibir informes, planillas y documentos. - Para certifi car el consumo de munición en actos que no sean en combate, deberán exigir la entrega de las vainillas, pasadores y anillos de seguridad en caso de granadas, disponiendo periódicamente la verifi cación, control y destrucción de dicho material. - el Almacén general de Armamento de la dirección Administrativa y Financiera realizará revistas de acompañamiento selectivas a las diferentes unidades, con el fi n de verifi car el cumplimiento del presente manual Control de existencias Los almacenistas de armamento en las unidades ejercerán control físico, administrativo y contable, sobre el total del material de guerra a su cargo, incluyendo aquellos suministrados a las dependencias subordinadas. - La entrega del material de guerra, que hagan los almacenes de armamento a las dependencias, se efectuará mediante orden de salida y es requisito indispensable que cada vez que reciban o reintegren elementos, se actualice el kárdex por la existencia real. Manual Logístico de la Policía Nacional Aprobación:

110 El material que no se encuentra en depósito, o dotación individual, deberá estar registrado en el libro de servicio. El ordenador del gasto, a través del Comité de Armamento, practicará como mínimo cada tres meses, revistas físicas al material de guerra, que se encuentra en depósito y en servicio Control sobre el mantenimiento Los almacenistas de armamento deberán abrir por cada arma una hoja de vida, con el fin de llevar el control sobre el mantenimiento, reparaciones que se efectúen y demás observaciones a que haya lugar. Elaborará un cronograma sobre mantenimiento de material de guerra, dirigido por el Comité de Armamento, instruido y ejecutado por el comandante de distrito y comandantes de estación Control con respecto a las medidas de seguridad En las revistas que practique el Área de Control Interno de la Policía Nacional, el Grupo de Armamento de la Dirección Administrativa y Financiera y el Comité de Armamento de la unidad, se verificará el cumplimiento de las medidas de seguridad en el almacenamiento y transporte de material de guerra, estipulados en el presente manual Junta técnica del grupo de armamento de la DIRAF Conformación La Junta Técnica del Grupo de Armamento de la Dirección Administrativa y Financiera está conformada por: El jefe del Grupo de Armamento El almacenista general de armamento Jefe de Taller de Armería del Grupo de Armamento Dos (2) armeros del Grupo de Armamento Funciones La Junta Técnica del Grupo de Armamento de la Dirección Administrativa y Financiera cumplirá las siguientes funciones: - - Proponer al mando Institucional la adquisición de material de guerra de acuerdo con las necesidades y los nuevos avances tecnológicos. 110 Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0

111 Administración del material de guerra 3 y equipo antidisturbios de la policía Nacional - emitir conceptos técnicos, sobre la clase, calidad y cantidad de armamento, municiones y explosivos adquiridos por la institución. - Determinar el valor del material que carezca de él y que se vaya a incorporar a los inventarios de la institución. - Diseñar las especifi caciones técnicas del material de guerra que vaya a ser adquirido por la institución. - determinar el valor del material para descuento, que no se encuentre en la disposición vigente del Comando General de las Fuerzas Militares, Lista general de precios para descuento por pérdida o daño en las armas, sus repuestos, accesorios municiones y explosivos. - Diseñar instructivos y manuales prácticos sobre el manejo, características técnicas y funcionales del material de guerra. - estudiar la conveniencia institucional, en lo que respecta a reparar el material de guerra o en su defecto a declararlo como material inservible Comités de armamento Comité de Armamento de las unidades policiales El Comité de Armamento de la unidad policial está conformado por: - el subcomandante de la unidad o quien haga sus veces, quien lo preside - Un ofi cial que designe el ordenador del gasto. - el almacenista de armamento de la unidad - el armero de la unidad Comité de Armamento de la Dirección Administrativa y Financiera El Comité de Armamento de la Dirección Administrativa y Financiera estará conformado por: subdirector de la dirección Administrativa y Financiera. Ofi cial delegado de la Dirección Administrativa y Financiera, como presidente. Responsable de la bodega de armamento de la dirección Administrativa y Financiera. Armero delegado por el grupo de Armamento de la dirección Administrativa y Financiera. Manual Logístico de la Policía Nacional Aprobación:

112 Funciones Comité de Armamento DIRAF El Comité de Armamento de la unidad policial se reunirá trimestralmente de acuerdo con las necesidades del servicio y cumplirá las siguientes funciones: Responder ante el ordenador del gasto por el control del material de guerra que se encuentra asignado a la unidad. Ejercer el control sobre los informativos administrativos adelantados para legalizar la pérdida o daño del material de guerra y sobre la prescripción de los mismos. Supervisar el manejo, mantenimiento, seguridad física e industrial de las instalaciones donde se almacena el material de guerra, dándose cumplimiento a lo exigido en el presente manual. Diseñar y ejecutar cronograma de revistas al material de guerra, verificando inventarios, actas, libros, kárdex, listados sistematizados, órdenes de entrada y salida, dotaciones individuales y aquellos documentos que certifiquen la existencia física del material de guerra bajo la custodia del almacenista de armamento o del personal policial y posteriormente se informará al ordenador del gasto. Proponer al ordenador del gasto la adquisición de elementos para un mejor almacenamiento y mantenimiento del material de guerra. Supervisar y controlar el consumo de munición, gases y explosivos, en las prácticas de polígono y en servicio. Revisar que las planillas de consumo de munición, gases y explosivos en instrucción estén debidamente diligenciadas por el personal que participó en la instrucción. Verificar físicamente las cantidades y características físicas del material de guerra, que se asigne como dotación a la unidad, elaborando la respectiva acta de recepción, enviando original al Grupo de Armamento de la Dirección Administrativa y Financiera, posteriormente se confrontará con la copia de la remesa que entrega el Almacén General de Armamento. Controlar la salida de los elementos para reintegro por inservibles o para reparación al Almacén General de Armamento de la Dirección Administrativa y Financiera, constatando que todo el material de guerra esté incluido en el oficio con la respectiva firma del ordenador del gasto, previa legalización de las investigaciones administrativas. - - Controlar la asignación de material de guerra en servicio, previamente autorizada por el ordenador del gasto. 112 Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0

113 Administración del material de guerra 3 y equipo antidisturbios de la policía Nacional - Verifi car a través de los armeros el estado del material de guerra recuperado, o remesado por otra unidad. - Presentar al ordenador del gasto, previo análisis y justifi cación, las necesidades del material de guerra de la unidad. - estudiar las solicitudes que presentan los policiales para dotación individual y conceptuar ante el ordenador del gasto la viabilidad de la misma, teniendo en cuenta el presente manual y las que el ordenador del gasto considere. (en caso de existir deberán ser socializadas en reunión de Comité de Armamento). - coordinar a través del almacenista de armamento, el seguimiento del material de guerra de la policía Nacional, que ha sido recuperado por estamentos de seguridad del estado. - coordinar a través del almacenista de armamento, para que el material de guerra de propiedad de la policía Nacional que se encuentra a disposición de autoridades competentes, se deje en depósito en el Almacén de Armamento de la unidad. - Diseñar y ejecutar cronograma anual de mantenimiento, conservación y control del material de guerra al personal de la unidad, dejando constancia de lo actuado. - exigir a través del almacenista de armamento de la unidad, la aplicación del sistema (peps) (primeras en entrar, primeras en salir) en el inventario de la unidad. - Solicitará al ordenador del gasto de la unidad, ordenar a quien corresponda efectuar los estudios de seguridad en forma periódica, al personal que labora en el almacén de armamento. - exigir a través del ordenador del gasto, al grupo de contabilidad de la unidad, que se lleven los respectivos controles contables al material de guerra de acuerdo a lo estipulado en el capítulo para el manejo Administrativo de los bienes. - Velar por que se cumplan todos los procedimientos relacionados en el presente manual. - Las demás funciones que le sean asignadas por naturaleza del cargo Funciones del almacenista de armamento - Será el Secretario Técnico del Comité de Armamento de la unidad policial. - Responder por el control físico y administrativo del material de guerra bajo su cargo. Manual Logístico de la Policía Nacional Aprobación:

114 Inspeccionar frecuentemente los depósitos para verificar las medidas de seguridad físicas e industriales. Llevar los registros pormenorizados de entradas y salidas del material de guerra, según normas establecidas. Elaborar las salidas al servicio del material de guerra, autorizadas por el ordenador del gasto (a los distritos, estaciones, servicios especializados, grupos operativos y demás unidades). Seleccionar el armamento, munición, gases, explosivos y accesorios de acuerdo con el estado en que se encuentran, con el fin de poder mantener en buenas condiciones el material apto para el servicio. Actualizar y rendir la información en forma inmediata al Almacén General de Armamento de la Dirección Administrativa y Financiera, a través de los programas creados para tal fin (SILOG, SIGES, SGF). Incluir oportunamente en el inventario mensual de armamento de la unidad el material recibido del Almacén General y otras unidades. Elaborar la hoja de vida de cada arma, en donde se debe registrar el récord de la misma, desde el punto de vista administrativo y operacional. Presentar al ordenador del gasto, por intermedio del Comité de Armamento, un plan de distribución y redistribución del material de guerra de la unidad. Coordinar con el Comando Operativo de Seguridad Ciudadana de la unidad las medidas de seguridad para el transporte de material de guerra. Las demás funciones que le sean asignadas por naturaleza del cargo Funciones de control armerillo Supervisar las prácticas de polígono y el consumo de munición, verificando que obedezcan a una programación, y que la munición destinada sea consumida en su totalidad o reintegrando la sobrante, evitando la pérdida, extravío o apropiación ilegal de este material. Revisar que las planillas de consumo de munición, gases y explosivos en instrucción estén debidamente diligenciadas por el personal que participó en la instrucción. Revisar la aplicación del sistema (PEPS) (primeras en entrar, primeras en salir) en el inventario de armamento de la unidad. - - El personal a cargo del control armerillo recibirá órdenes directas del comandante o jefe responsable del inventario de armamento de la unidad (distrito, 114 Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0

115 Administración del material de guerra 3 y equipo antidisturbios de la policía Nacional estación, área o grupo), en cumplimiento a las políticas y lineamientos del ordenador del gasto. - Responder por el control físico y administrativo del material de guerra bajo su cargo. - Inspeccionar frecuentemente las dependencias para verifi car las medidas de seguridad físicas e industriales. - Elaborar las actas del material de guerra, autorizadas por el comandante o jefe responsable del material de guerra de la unidad para el servicio y de asignación individual para porte permanente o para el servicio. - seleccionar el armamento, munición, gases, explosivos y accesorios de acuerdo con el estado en que se encuentran, rindiendo el respectivo informe ante el Almacén General de Armamento de la unidad, con el fi n de poder mantener en buenas condiciones el material apto para el servicio. - Actualizar y rendir los informes en forma inmediata al ordenador del gasto, del armamento extraviado, judicializado o dañado, con copia para el presidente del comité y Almacén de Armamento. - incluir oportunamente en el inventario mensual el material y armamento recibido del Almacén general de la Unidad y otras unidades. - Diligenciar y actualizar la hoja de vida de cada arma, en donde se debe registrar día a día el récord de la misma, desde el punto de vista administrativo y operacional. - No podrá realizar asignaciones colectivas, debiéndose efectuar de manera individual con responsabilidades particulares sobre el uso y administración de la dotación. - Mantener en perfecto estado de aseo y conservación las dependencias, restringiendo el acceso de personas diferentes a las que allí laboran. - Recibir el armamento verifi cando que los sistemas de identifi cación sean originales, estado de aseo y funcionamiento. - controlar que la entrada y salida del material de guerra, lo realice exclusivamente el funcionario que lo tiene asignado en el plazo correspondiente, verifi - cando previamente su identidad. - Llevar el registro del armamento que ingresa o sale de la dependencia en los respectivos libros y otros documentos de control establecidos, en forma personal. Manual Logístico de la Policía Nacional Aprobación:

116 Informar inmediatamente las novedades que surjan durante el turno al jefe directo o superior correspondiente. Realizar el relevo del turno de armerillo, verificando físicamente el material de guerra en depósito, teniendo en cuenta los registros de salida. Permitir sólo el ingreso de material de guerra de uso oficial, salvo las autorizadas por el comandante o jefe responsable del inventario del material de guerra de la unidad. No recibir ni entregar material de guerra en sitio diferente de las instalaciones del armerillo. Elaborar medios de ilustración y señalización sobre medidas de seguridad en el manejo de las armas de fuego y la forma correcta de utilizar los fosos de cargue y descargue e inspección de armas. Las demás funciones que le sean asignadas por naturaleza del cargo Funciones del armero Responder por el mantenimiento y conservación del material de guerra y efectuar reparaciones de primer y segundo nivel. Separar el material inservible del que se encuentra apto para el servicio, manteniéndolo en óptimas condiciones de funcionamiento. Participar en todas las revistas e inspecciones que se realicen haciendo las recomendaciones necesarias para el control y conservación del material de guerra. Participar en el diseño y ejecución del cronograma anual de mantenimiento, conservación y control del material de guerra, que elabore el Comité de Armamento. Intervenir en la elaboración de documentación, entrega y recepción del material de guerra y organización del almacén. Asesorar al Comité de Armamento y al almacenista de armamento para la emisión de conceptos técnicos, cuando sean necesarios, y evaluará las novedades que presenta el material teniendo en cuenta la disposición emanada del Comando General de las Fuerzas Militares sobre los precios del material y accesorios. - - Revisar minuciosamente el material que llega al Almacén por reintegro, detectando daños, con el fin de establecer las responsabilidades, informando inmediatamente al almacenista. 116 Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0

117 Administración del material de guerra 3 y equipo antidisturbios de la policía Nacional - seleccionar el material no susceptible de reparación en la unidad y sugerir el envío al taller del grupo de Armamento de la dirección Administrativa y Financiera, anexando los antecedentes. - Participar en el diseño y ejecución del cronograma de revistas de material de guerra, elaborado por el comité de Armamento. - Las demás funciones que le sean asignadas por naturaleza del cargo. 3.9 DE LA ADMINISTRACIÓN Cuenta fiscal Las unidades policiales, mensualmente rendirán la cuenta fi scal al Grupo de Contaduría general de la dirección Administrativa y Financiera Inventarios Los almacenistas de armamento, mensualmente enviarán el inventario del material de guerra, al grupo de Armamento de la dirección Administrativa y Financiera, dentro de los cinco (5) primeros días del mes, con copia de las entradas y salidas correspondientes a los movimientos relacionados en la misma DOTACIONES Individual El policial que requiera arma de dotación individual deberá realizar ante el Almacén de Armamento de la unidad a donde pertenece, el siguiente procedimiento: - solicitud al ordenador del gasto, suscrita por el interesado con el visto bueno del jefe inmediato, adjuntando el extracto de hoja de vida expedida para tal efecto y demás medios de control que el ordenador del gasto estime conveniente (para el caso de quienes dependen directamente del ordenador del gasto, la solicitud se dirigirá al Presidente del Comité de Armamento). - Esta solicitud se remitirá para estudio previo del Comité de Armamento de la unidad y posterior concepto al ordenador del gasto. - Una vez autorizada la solicitud se presentará al Almacén de Armamento de la unidad, respectiva, donde el almacenista hará entrega del material al interesado mediante comprobante de dotación individual. - todo policía, al ser trasladado, cuando salga a disfrutar vacaciones o cuando no se encuentre en ejercicio de los actos del servicio que motiven la dotación Manual Logístico de la Policía Nacional Aprobación:

118 de dicha arma, debe hacer devolución del armamento a la unidad donde fue dotado. El Almacén General de Armamento de la Dirección Administrativa y Financiera, no realizará dotaciones individuales a personal perteneciente a otras direcciones o unidades policiales, para efectos de control y correcta administración del material de guerra Para el servicio El material de guerra, que se entrega para el servicio del personal, se registrará en un libro o minuta destinada exclusivamente a este fin, se hace firmar tanto la entrega como la devolución de los elementos al finalizar el servicio Pérdida o daño Las investigaciones por pérdida o daño del material de guerra, se adelantarán conforme al reglamento de procesos administrativos por pérdida o daño de los bienes destinados al servicio del Ramo de la Defensa Nacional (Decreto 791 del 05 de abril de 1979) y demás disposiciones que lo modifiquen o adicionen. No se adelantarán informativos administrativos cuando se trate de material de munición, gases o explosivos gastados en actos del servicio. El valor del material de guerra para descuento será fijado, conforme a lo establecido en la disposición vigente del Comando General de las Fuerzas Militares Lista General de Precios para descuento por pérdida o daños en las armas, sus repuestos, accesorios, municiones y explosivos, o actas técnicas de avalúo elaboradas por la Junta Técnica del Grupo Armamento. Los fallos proferidos en segunda instancia y notificaciones se remitirán, en original, a la Oficina de Asuntos Jurídicos de la correspondiente unidad para revisión y ejecución de los descuentos. Cuando por alguna circunstancia sea necesario suspender la investigación por recuperación de material perdido, se dictará la providencia correspondiente, para la cesación de procedimiento y el auto cerrando la investigación. En caso de retiro del responsable, se solicitará al Área de Prestaciones Sociales de la Secretaría General, para que proceda a deducir el valor faltante de sus haberes. Cuando el responsable haya cobrado sus prestaciones sociales y tenga asignación de retiro o pensión, se solicita a la Caja de Sueldos de Retiro o Tesorería General, el descuento correspondiente, de lo contrario se enviará a la oficina de cobro coactivo para ejecutar el proceso en la Secretaría General. Los ordenadores del gasto deberán exigir que los jefes de personal que no expidan el paz y salvo por retiro y/o traslado, hasta que se haya reintegrado el armamento al almacén de la unidad. 118 Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0

119 Administración del material de guerra 3 y equipo antidisturbios de la policía Nacional Sistematización La información sobre el material de guerra a nivel nacional es procesada por el grupo de Armamento de la dirección Administrativa y Financiera, de acuerdo con los reportes que suministren las unidades policiales, especifi cando el número del arma, la clase marca, modelo, calibre, y para los revólveres se incluirá el número interno que va impreso en el yugo. En las unidades policiales se realizará el registro en la base de datos, de las existencias del material de guerra generando los siguientes reportes: - Lista de material de guerra, a cargo de la unidad, de acuerdo con la clasifi - cación del presente manual. - Listados por números de armas. - Listado de material de guerra, a cargo de las diferentes estaciones y unidades especializadas, el cual permite establecer e identifi car la distribución del material en la unidad policial. - Listado de material perdido, hurtado y de dotaciones individuales. Parágrafo: el trámite de la información correspondiente se efectuará a través de las bases de datos, sistemas o plataformas que se consideren pertinentes implementar por parte de la administración MANTENIMIENTO Y CONSERVACIÓN Mantenimiento preventivo Aplicación de un conjunto sistemático, de procedimientos mediante insumos, con el fi n de mantener el correcto funcionamiento del equipo de armamento. Las operaciones básicas del mantenimiento preventivo son: inspeccionar, desarme parcial y lubricación. - El mantenimiento preventivo prolonga la vida útil de las piezas que integran el arma, garantizando el funcionamiento ininterrumpido del equipo. - Al equipo de armamento debe aplicársele diariamente aceite lubricante de calidad internacional APL-5, a todas las piezas que estén en contacto permanente, cargas de impacto y choque continuo, así mismo se debe lubricar con una capa delgada de aceite todas las partes con movimiento relativo (mecanismos de disparo). - Quitar la suciedad, óxido, arena, grasa, aceite viscoso y agua, ya que estas sustancias desgastan prematuramente los mecanismos internos. Manual Logístico de la Policía Nacional Aprobación:

120 Después de disparar el arma limpiarla inmediatamente realizando las operaciones básicas de este mantenimiento y utilizando los elementos de aseo adecuados para cada pieza. No utilizar grasa de ningún tipo como lubricante, esta disminuye la velocidad de retroceso de los mecanismos de disparo, aumenta la recolección de arena y partículas abrasivas por la viscosidad excesiva de la grasa. Mantener el ánima y la recámara libre de residuos y materia extraña, la presencia de estos elementos originan picado, anillamiento y dilatación del ánima del cañón. Siempre inspeccione el arma cuando se limpie y lubrique para constatar que no existan superficies fracturadas, gastadas o con rebaba para así aplicar la reparación según sea necesario. Primer nivel Entendiéndose como desarme parcial, la desarticulación manual de los subconjuntos que conforman un arma de fuego, sin la utilización de alguna herramienta especial. Segundo nivel Es desarrollado por armeros pertenecientes a la unidad, que serán los directos responsables de las siguientes acciones: Instrucción en el manejo y características técnicas y operacionales del equipo de armamento. Preservación y óptimo funcionamiento de material de guerra en servicio. Inspección y diagnóstico de las averías estructurales, que sufre el equipo de armamento. Realizar constantemente el mantenimiento preventivo al material de guerra perteneciente a la unidad. Mantenimiento predictivo, reparaciones e instalación de repuestos al material de guerra de acuerdo con los elementos suministrados por el Grupo de Armamento de la Dirección Administrativa y Financiera. Utilizar métodos de reconstrucción de piezas, a través de soldadura, torno, limado y reparaciones menores. - - Las unidades que cuenten con equipos y elementos necesarios para realizar el procedimiento de pavonado al material de guerra de propiedad de la Policía Nacional, pueden efectuarlo, teniendo en cuenta que se debe aplicar en color 120 Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0

121 Administración del material de guerra 3 y equipo antidisturbios de la policía Nacional Tercer nivel negro sobre materiales de hierro y acero, a fi n de preservarlos de la oxidación, conservando las características y propiedades originales de los elementos. Este procedimiento debe registrarse en la hoja de vida del arma. Es el ejecutado por el personal de armeros del Grupo de Armamento de la Dirección Administrativa y Financiera, el cual responderá por el desarrollo de las siguientes acciones: - Cambio de cañón a todas las armas que tengan sistema de acople roscado al receptor. - calibración y medición de rectitud mediante matrices y guías (pasa-no pasa) a los cañones. - Calibración del troquel de ajuste de los cañones al marco del arma cuando presentan acople roscado. - Aplicación de soldaduras especiales para la repotenciación de marcos y soportes al equipo de armamento. - Diseño y fabricación de partes y elementos que sufrieron fractura mecánica. - inspección y evaluación mediante metalografía al material base que presentó falla por fatiga. - Análisis de las propiedades mecánicas de los materiales, con los cuales están fabricadas las armas de fuego al servicio de la institución. - Enderezar los elementos metálicos cuando se encuentran con deformación elástica. - Aplicación de tratamientos superfi ciales como temple por horno de tratamiento térmico y llama de soldadura autógena. - tratamiento de protección externa de las armas como son pintura electrostática, (fosfatada, pavonada y anodizada) Mantenimiento predictivo es programado por el grupo de Armamento de la dirección Administrativa y Financiera, que diseñará los planes de ejecución de acuerdo con el tiempo de uso del material de guerra. - el mantenimiento predictivo evita la parada intempestiva de los equipos o el colapso de las edifi caciones, desapareciendo el concepto de tiempos muertos de operación y detrimento en costos fi jos para la Institución en la adquisición frecuente de repuestos e insumos para los sistemas y construcciones. Manual Logístico de la Policía Nacional Aprobación:

122 La aplicación del mantenimiento predictivo, demanda conocer por el usuario o responsables de los bienes y enseres de la Institución la vida útil de cada una de las piezas, elementos y mecanismos que conforman los equipos y edificaciones, con el objeto de diseñar un plan programático, dichas especificaciones deben ser entregadas por la empresa que vende los elementos a la Institución, al igual que los programas del mantenimiento predictivo. Es obligación de todo el personal, llevar un cronograma sistémico de mecanismos y piezas, que deben ser cambiados antes de presentarse la fractura de los materiales y los gastos que esto acarrea. Se debe estandarizar el tiempo de operación suministrado por el fabricante para cada uno de los dispositivos y estructuras inherentes a los equipos y edificaciones para posteriormente tabular y programar el cambio prematuro de elementos. Consideraciones Necesidad de aplicar mantenimiento predictivo al material de guerra. Los mecanismos integrantes de las armas de fuego trabajan en contacto directo, recibiendo cargas que inducen esfuerzos de choque, tracción, compresión, flexión, torsión y la combinación de estos, para reducir el desgaste abrasivo que originan partículas extrañas como silicatos, hierro en pequeñas partículas suspendidas en la arena y barro, todas las piezas deben estar completamente libres de partículas e incrustaciones metálicas extrañas, esto se logra con un correcto aseo que debe ser de acuerdo con las condiciones atmosféricas que opera el fusil Aseo al armamento La tribología o ciencia de la lubricación aplica sus teorías prácticas en los siguientes conceptos: Análisis de los materiales: constituyen las piezas en contacto directo, en nuestro caso todas las partes móviles de las armas, cerrojo, martillo, percutor, extractor, expulsores y resortes deben ser lubricados con aceites de calidad APL-5, en ningún caso con aceites suavizantes como el caso del 3 en 1, o con grasas para rodamientos y suspensiones de los vehículos, ya que estos fomentan la aparición de corrosión superficial. Condiciones de carga: tipo de acción que recibe o transmite un elemento integrante de un mecanismo, la acción se clasifica en las armas de fuego. - - En choque: impacto de dos superficies metálicas, ejemplo: martillo y percutor, cerrojo y recámara del cañón, cerrojo y expulsor, cerrojo y extractor, cerrojo y fiador automático. 122 Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0

123 Administración del material de guerra 3 y equipo antidisturbios de la policía Nacional - Deslizamiento de piezas: todos los elementos están diseñados con superfi cies geométricas que permiten el ajuste y movimiento relativo de una o varias piezas, es el caso de las canales laterales del cerrojo en el fusil Galil, la corredera en todas las pistolas; el cerrojo de las escopetas Mossberg, Remington, el movimiento relativo entre la corredera de las pistolas y el extractor está fi jo en el arma. - Ajuste geométrico: se denomina ajuste, al acople perfecto entre dos piezas que tienen o no movimiento relativo, a todas las superfi cies internas de las armas de fuego que se deslizan unas con respecto a otras o sirven de soporte a los demás como el marco o receptor, y por lo tanto los canales geométricos de deslizamiento deben estar sin deformaciones permanentes, grietas, y en nuestro caso con lubricación adecuada. - Medio atmosférico: es bien sabido que bajo atmósferas salinas y húmedas los metales son propensos a sufrir oxidación superfi cial y picado; la degradación del material es el siguiente: - por medio de una reacción electrolítica aparecen vestigios de corrosión y pequeños poros superfi ciales o picados en el material. - Los poros son sectores que debilitan el material que continuamente está recibiendo la acción de cargas de choque o rozamiento (ojiva-ánima del cañón). - Los poros o picados originan microfi suras que se convertirán en potenciales focos de propagación de grietas y fallas dentro del material. - Las pequeñas grietas de un milímetro en adelante, causan la destrucción de los mecanismos, y sobretodo el resto de los elementos, queda con esfuerzos internos o sobreesforzados; más tarde estos fallarán por fatiga si no son cambiados oportunamente. caso representativo del fenómeno del picado en los fusiles origina lo siguiente: - por falta de aseo diario en climas húmedos o salinos, aparecen poros o picados superfi ciales en cualquier área interna del cañón. - Por el deslizamiento o ajuste de la ojiva en el ánima del cañón, los poros, por efecto térmico de expansión, contracción del material y movimiento circular de ojiva, ocasionarán una deformación plástica permanente o anillo en el punto de picado. - El anillo con el transcurrir del tiempo y bajo condiciones de funcionamiento normal o severo origina una expansión radial del cañón o dilatación. - La dilatación es una deformación metálica severa con microfi suras y grietas que en cualquier momento originan el rompimiento o explosión del cañón, con posibles lesiones al usuario. Manual Logístico de la Policía Nacional Aprobación:

124 Recomendaciones El no aplicar el aseo diario de campaña, y técnico de manera periódica, con el tipo de lubricante que cumpla con la calidad internacional APL-5, conlleva directamente a lo siguiente: Deterioro prematuro de las piezas con movimiento relativo. Entrabamiento mecánico en situaciones que el operario esté utilizando el arma. Falla repentina de cualquier pieza o mecanismo del arma, quedando el operario en condiciones de indefensión. Aumento de costos en recambio de piezas, que pudieren llegar a la vida útil estipulada por el fabricante. Deformaciones permanentes del receptor, que es el esqueleto de cualquier arma de fuego. Usar grasas lubricantes de litio o sodio para automotores, coadyuvan a la asimilación de partículas de polvo que serán generadoras del desgaste abrasivo del material del arma. Análisis de lubricación La lubricación es el factor determinante para asegurar condiciones normales de funcionamiento en las armas de fuego; una delgada película de aceite APL-5 evita el choque directo entre metal-metal, sirviendo como atenuador del impacto y rozamiento propio de los mecanismos conectados en el fenómeno del disparo. Dotación de repuestos El jefe del Grupo Armamento de la Dirección Administrativa y Financiera es autónomo para autorizar el suministro de repuestos y accesorios para los diferentes planes de mantenimiento, tanto preventivo como correctivo. 124 Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0

125 Manual Logístico de la Policía Nacional CAPÍTULO ADMINISTRACIÓN DEL MATERIAL DE INTENDENCIA EN LA POLICÍA 4NACIONAL

126 4.1 GENERALIDADES Objeto En desarrollo del proceso de Logística y Abastecimiento, al Grupo de Intendencia, como parte funcional de la Dirección Administrativa y Financiera, le corresponde proponer, implementar y efectuar seguimiento a la política en materia de proyección y administración de la dotación en vestuario, elementos de consumo y devolutivos de la Policía Nacional. En este sentido, el presente capítulo busca compilar la política definida por la Institución referente a la definición y clasificación de los bienes, almacenamiento, entrega, control y manejo de los elementos de Intendencia en las unidades policiales a nivel país Alcance Dar a conocer a los directores, comandantes de metropolitanas y departamentos de Policía, directores de escuelas de formación policial y jefes de dependencias, los lineamientos para el manejo administrativo de los elementos de intendencia en la Policía Nacional. Unificar criterios en cuanto a estándares de almacenamiento, distribución, inventarios, reintegro o devolución de elementos y baja de los bienes de Intendencia Fundamento legal Ley 80 del 28/10/93 por la cual se expide el Estatuto General de la contratación de la administración pública. Ley 1150 de 2007 por medio de la cual se introducen medidas para la eficiencia y la transparencia en la Ley 80 de 1993 y se dictan otras disposiciones generales sobre la contratación de recursos públicos. Ley 87 del 23/11/93 por la cual se establecen normas para ejercicio del control interno de las entidades y organismos del Estado. El Decreto 4222 del 23/11/06 por el cual se modifica parcialmente la estructura del Ministerio de Defensa Nacional. 4.2 DEFINICIÓN Y CLASIFICACIÓN DE LOS BIENES DE INTENDENCIA Elementos de consumo Son todos aquellos bienes no retornables que se necesitan para el normal funcionamiento de la Institución. Se caracterizan porque se consumen con el primer uso que se hace de ello o al agregarlos o aplicarlos a otros se extinguen o desaparecen como 126 Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0

127 Administración del material 4 de intendencia en la policía Nacional unidad o materia independiente y entran a formar parte integrante o constitutiva de los nuevos. No son objeto de depreciación, provisiones y amortización, en este sentido se clasifi can de la siguiente manera: Vestuario son aquellos elementos como uniformes, medallas, condecoraciones, ropa y accesorios necesarios para la prestación del servicio policial, que se entregan al personal uniformado y no uniformado de la institución Útiles de escritorio, elementos de oficina, dibujo y papelería; insumos para equipos de impresión y copiado son aquellos elementos adquiridos por la institución para el desarrollo de las actividades administrativas y operativas, que soportan de manera efectiva la prestación del servicio policial Raciones de campaña Están conformadas por alimentos procesados de larga duración, que se complementan con otros productos, para ser consumidas en lugares donde no es posible tener acceso a una alimentación tradicional Utensilios para uso doméstico o personal, aseo y cafetería elementos que se adquieren para el mantenimiento y conservación de las instalaciones policiales, así como el bienestar del personal Elementos de alojamiento y campaña Destinados a apoyar las unidades operativas, cuya ubicación geográfi ca limita las condiciones de infraestructura necesarias para la prestación del servicio policial Elementos devolutivos Se clasifi can en este grupo aquellos bienes que no se consumen con el primer uso que se hace de ellos, aunque se deterioren y se extingan con el tiempo por razón de su naturaleza. También, porque deben ser devueltos por los funcionarios o contratistas, a quienes la administración se los entregó para su uso y cumplimiento de las funciones asignadas. Son objeto de depreciación y amortización. Se dividen en bienes depreciables, no depreciables, agotables y amortizables, clasifi cados de la siguiente manera: Devolutivos en bodega Son los bienes y/o equipos que están en bodega pendientes de asignación o reasignación. Manual Logístico de la Policía Nacional Aprobación:

128 Devolutivos en servicio Representan aquellos bienes que se encuentran en servicio, adquiridos para el buen funcionamiento de las unidades policiales. 4.3 MANEJO Y CONTROL DE LOS BIENES DE INTENDENCIA Los elementos de intendencia (vestuario e intendencia) se pueden adquirir a través de la Dirección Administrativa y Financiera para ser distribuidos a todas las unidades a nivel nacional o a través de las unidades ejecutoras Unidades ejecutoras Todas las unidades policiales pueden adquirir elementos de vestuario (prendas de uso privativo de la Policía Nacional, dotación de civil y elementos de intendencia) siempre y cuando reúnan las siguientes condiciones: Los bienes a adquirir deben estar amparados por norma técnica (expedida por el Ministerio de Defensa Nacional o por especificación técnica dada por el Grupo Control de Calidad de la Dirección Administrativa y Financiera de la Policía Nacional. Certificación expedida por el Jefe del Grupo de Intendencia de la Dirección Administrativa y Financiera, o el que haga sus veces en las unidades ejecutoras en la cual indique que el bien a adquirir por la unidad ejecutora, no se encuentra disponible en almacén Almacenamiento Las unidades policiales descentralizadas no deben tener un stock de inventarios de elementos de vestuario o intendencia Estándares de dotación logística en vestuario En caso que los auxiliares de Policía laboren en la guardia de prevención de las direcciones y comandos de las metropolitanas y departamentos de Policía utilizarán los uniformes No. 2 o 3 con prendas blancas y casco, y en lugar de la dotación de los uniformes No. 5 se les entregará dos uniformes No. 3 con sus accesorios. En cuanto a elementos de intendencia, para el funcionamiento de las unidades policiales, el Grupo Intendencia del nivel central recomienda que se debe contar como mínimo con los siguientes elementos: Dotación para el personal uniformado y no uniformado de la Policía Nacional - - La dotación que se entrega al personal uniformado y no uniformado que integra la Policía Nacional, se realiza con cargo a la partida anual de vestuario 128 Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0

129 Administración del material 4 de intendencia en la policía Nacional y equipo asignada a cada uno de los ofi ciales, subofi ciales, miembros del Nivel Ejecutivo, agentes, alumnos, auxiliares de Policía y personal no uniformado según corresponda. - cuando el almacenista hace entrega de la dotación a los funcionarios de la policía Nacional, se genera un documento interno denominado salida de bienes, documento que debe contener las fi rmas de quien recibe los elementos y el almacenista de la unidad respectiva. con base en las salidas de bienes, el almacenista elabora la respectiva salida de almacén, fi rmado por el responsable del almacén y el ordenador del gasto. - Las dotaciones de vestuario que se entreguen al personal, se efectuarán a través del almacén de intendencia de la unidad respectiva, sujetándose a las disposiciones fi scales y administrativas vigentes, para lo cual el almacenista ejercerá control a través del Sistema de Información para la Facturación y control de dotaciones (sifac). - Tendrá responsabilidad fi scal y administrativa el almacenista que entregue en exceso los elementos defi nidos en el presente manual Prendas de civil para personal no uniformado, operarios y las especialidades de Policía Judicial - Inteligencia - Protección a Dignatarios y Antisecuestro. - Las prendas de uso personal diferentes a los uniformes que deban entregarse al personal de la Policía Nacional, por ser bienes de consumo, se descargarán en forma defi nitiva del almacén cuando sean dadas al servicio, a través de la salida de almacén a nombre del usuario respectivo, el cual fi rmará registrando el número de identifi cación. - si las prendas corresponden a suministros periódicos, como es el caso de overoles, calzado y delantales, en la salida de almacén, se debe anotar la fecha de la entrega anterior y el período a que corresponde la entrega, además del nombre del usuario, se debe anotar el grado Distribución - para los elementos de vestuario se elabora un plan de distribución a nivel central, aprobado por el señor(a) Director(a) Administrativo y Financiero, de acuerdo con las necesidades que previamente han sido planteadas por las diferentes unidades del país y teniendo en cuenta el presupuesto asignado para la compra de estos elementos en cada vigencia, así mismo deben estructurar un cronograma para la entrega de la dotación a las diferentes unidades. - La notifi cación del cronograma se efectuará a las unidades benefi ciarias, a través de la jefatura del Grupo de Intendencia de la Dirección Administrativa Manual Logístico de la Policía Nacional Aprobación:

130 y Financiera a los señores almacenistas, un mes antes de la fecha que les corresponda, para la recepción de los elementos asignados a su unidad. Los elementos se consideran entregados, una vez sean recibidos por el almacenista o su autorizado en el almacén de vestuario del Grupo de Intendencia o cuando sean entregados por parte del proveedor en las dependencias de las unidades. La actividad de elaboración del plan de distribución y cronograma de entregas debe ser desplegada igualmente en las unidades que reciban elementos de intendencia y vestuario, siendo responsabilidad del almacenista su elaboración y aprobada por el ordenador del gasto, atendiendo las necesidades de su personal bajo los criterios de equidad, oportunidad, cobertura, y adecuada utilización de los recursos logísticos. Las dotaciones individuales se podrán entregar de dos formas: Directamente en los almacenes de intendencia, los cuales elaborarán la salida de bienes; y otra mediante planillas que indiquen la relación de las prendas, tallas y condiciones en que es recibida. Esta debe ser firmada por cada funcionario, indicando nombre completo y el número del documento de identidad. Con el original de las planillas, el almacenista elabora las respectivas salidas de almacén. El reporte del tallaje de los funcionarios de Policía se obtiene a través de la herramienta DISCOVERY del sistema SIATH, por tal razón es importante que los almacenistas coordinen con la Oficina de Talento Humano de cada unidad para la permanente actualización de los datos de las prendas de vestuario del personal. Para la anulación de facturas generadas por el aplicativo SIFAC, es necesaria la respectiva solicitud escrita por parte del almacenista de intendencia dirigida al almacenista de vestuario del Grupo de Intendencia de la Dirección Administrativa y Financiera Raciones de campaña Se debe elaborar un plan de distribución para las raciones, teniendo en cuenta las necesidades previamente planteadas por cada unidad. Este plan de distribución contará con la aprobación del ordenador del gasto. Se requiere elaborar un cronograma de entrega, con el fin de comunicar a los proveedores las fechas y lugares de recepción de este elemento, toda vez que por sus características es necesario darle un tratamiento especial en cuanto a la manipulación, almacenamiento y consumo. - - La entrega del elemento al consumidor final, se debe realizar en el menor tiempo posible, para prevenir el daño o caducidad de acuerdo con la fecha de vencimiento del producto. 130 Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0

131 Administración del material 4 de intendencia en la policía Nacional - No se debe suministrar el producto cuando exista alguna duda o sospecha sobre la calidad y condiciones higiénicas del mismo Útiles de escritorio, elementos de oficina, dibujo y papelería e insumos para equipos de impresión y copiado - A nivel central se maneja la fi gura de outsourcing o tercerización para los servicios de suministro de papelería e insumos de impresión. se trata de un contrato global por un valor determinado y con referencia a un catálogo de productos, para que los usuarios de cada una de las dependencias realicen sus pedidos en tiempo real y de acuerdo con sus necesidades. - Para la realización de los pedidos, la empresa a la que se le adjudique el contrato debe facilitar un software el cual permita accesar a través de internet, para que los usuarios realicen pedidos en tiempo real. se les asigna a los centros de costo una clave y/o password con la cual cada usuario se hace responsable del uso adecuado del aplicativo y de los elementos que solicite. 4.4 BAjA DE BIENES DE INTENDENCIA Para la realización de las bajas de los bienes de Intendencia se debe seguir el procedimiento descrito dentro del proceso de Logística y Abastecimiento, teniendo en cuenta los siguientes lineamientos: - La dotación inservible devuelta por los funcionarios policiales, debe darse de baja por parte del almacenista de la respectiva unidad. Las bajas administrativas de uniformes deben ser autorizadas por los ordenadores del gasto. - Corresponde a los jefes logísticos o quienes hagan sus veces, por delegación o en cumplimiento de sus funciones, proyectar la baja cuando el bien no se encuentre en condiciones de prestar el servicio para el cual se adquirió, procedimiento que debe motivarse, indicando el destino del mismo, teniendo en cuenta las normas vigentes del medio ambiente, para que sea autorizada por el ordenador del gasto. 4.5 RESPONSABILIDADES Ordenadores del gasto - Aprobar el plan de distribución y cronograma de entrega de los elementos de intendencia adquiridos, remesados o donados a la unidad. - delegar a los funcionarios idóneos para que practiquen muestreo selectivo sobre los bienes entregados a los funcionarios de policía, con el propósito de verifi car el plan de distribución implementado en la unidad. Manual Logístico de la Policía Nacional Aprobación:

132 4.5.2 Jefatura del Grupo de Intendencia Elaborar los estudios de conveniencia y oportunidad, con el propósito de adquirir los elementos que se distribuyen en el Grupo Intendencia. Proyectar el plan de distribución y cronograma de entregas para la aprobación del director. Notificar a las unidades policiales el plan de distribución y el cronograma de entregas debidamente aprobado. Monitorear hasta el consumidor final la entrega adecuada y oportuna de los bienes descritos en este manual. Proponer lineamientos al alto mando, con el fin de establecer políticas para el manejo de bienes de intendencia. Programar conferencias (chat, videoconferencias, seminarios, foros) periódicas con los almacenistas de las unidades con el propósito de intercambiar experiencias y aclarar dudas que se puedan presentar Subcomandantes administrativos Proyectar el plan de distribución y cronograma de entregas a nivel de la unidad, para la aprobación del ordenador del gasto. Coordinar con la jefatura del Grupo de Intendencia de la Dirección Administrativa y Financiera, la inclusión en los planes de necesidades y posteriormente en el de compras, los bienes que se requieren para tener un adecuado funcionamiento de las unidades de Policía que se tiene en la jurisdicción. Hacer seguimiento de las políticas sobre el manejo de bienes de intendencia, que son implementadas a nivel central en la Policía Nacional Almacenistas Recibir los bienes adquiridos por la unidad, los remesados por otras unidades de Policía y los donados por otras entidades públicas o privadas. Coordinar con contabilidad de la unidad, la conciliación de las cuentas que se generen por las entradas y salidas de bienes, dentro del mes siguiente. - - Implementar el plan de distribución aprobado por el ordenador del gasto respectivo. 132 Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0

133 Manual Logístico de la Policía Nacional CAPÍTULO ADMINISTRACIÓN Y USO DEL EQUIPO AUTOMOTOR DE LA 5POLICÍA NACIONAL

134 5.1 GENERALIDADES Objetivo El presente capítulo tiene por objetivo definir la política para una adecuada administración y uso del equipo automotor de la Policía Nacional Alcance Lo contemplado en este capítulo rige la administración y uso del equipo automotor asignado a todas las unidades de la Policía Nacional en sus diferentes escalones jerárquicos, direcciones, regiones de Policía, policías metropolitanas, departamentos de Policía y escuelas de formación Fundamento legal Ley 769 de agosto 6 de 2002 Código Nacional de Tránsito Terrestre. Decreto Ley 1032 de 1991 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público, por el cual se regula integralmente el seguro obligatorio de daños corporales causados a las personas en accidente de tránsito. Resolución No del 01 de octubre de 2009 del Ministerio de Transporte, en su TÍTULO X, Registro de vehículos de organismos de seguridad del Estado. En su Artículo 100 establece: los vehículos automotores de propiedad de los organismos oficiales, dedicados a velar por la seguridad del Estado, así como los vehículos de propiedad del Ministerio de Transporte, Instituto Nacional de Vías e Instituto Nacional de Concesiones, son considerados de la seguridad nacional. 5.2 ORIGEN Y TRÁMITES LEGALES Procedencia de los vehículos De acuerdo con su procedencia, los vehículos de la Policía Nacional pueden encontrarse en una de las siguientes situaciones: Propios: Son los vehículos adquiridos con presupuesto nacional a través de la Dirección Administrativa y Financiera de la Policía Nacional o del Ministerio de Defensa Nacional. Parágrafo: Solo la Dirección General de la Policía Nacional a través de la Dirección Administrativa y Financiera podrá adelantar procesos de adquisición en materia vehicular. Cualquier otra forma de adquisición se realizará con autorización expresa del Director General de la Policía Nacional de Colombia. 134 Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0

135 Administración y uso del equipo 5 automotor de la policía Nacional - Donados: es la transferencia gratuita e irrevocable de una persona natural o jurídica de la propiedad de uno o varios vehículos a favor de la Policía Nacional, previa aceptación del funcionario administrativo competente. Parágrafo: Las donaciones provenientes de gobiernos extranjeros se canalizarán a través del grupo de cooperación internacional de la dirección Administrativa y Financiera, que a su vez gestionará su ingreso en los inventarios de la Policía Nacional. - Comodato: Es el préstamo de automotores que hacen entidades ofi ciales o privadas a la policía Nacional, restituibles en los términos establecidos en el contrato que se fi rma con ese fi n. - Incautados o decomisados: condición del equipo automotor entregado por entes estatales a la Policía Nacional, cuya inmovilización se da como resultado de su relación con hechos punibles o por estar inmerso en una investigación de tipo penal. Parágrafo: la Policía Nacional de Colombia no colocará al servicio o recibirá vehículos incautados por otras entidades salvo por autorización expresa del señor Director General de la Policía Nacional y visto bueno de la Ofi cina de Bienes Incautados de la Dirección Administrativa y Financiera Requisitos para la recepción de vehículos en comodato, donados o incautados. - Que los vehículos no sean de un modelo superior a un año de la vigencia en la cual son entregados a la institución. - Que los vehículos estén en perfectas condiciones mecánicas y técnicas. - Que los vehículos se encuentren enmarcados en las características técnicas que la policía Nacional tenga para el equipo automotor. - No se deben recibir vehículos que por su marca o tecnología generen elevados costos de mantenimiento. - Que la unidad que reciba los vehículos tenga la capacidad necesaria para suministrarles combustible y mantenimiento. - Que los vehículos estén al día en impuestos o de cualquier otra obligación económica o legal. - Que los vehículos tengan el SOAT vigente por un año a partir de la entrega (comodatos, donación, incautados). Manual Logístico de la Policía Nacional Aprobación:

136 5.2.3 Requisitos para la adquisición Cuando se adquieran vehículos con recursos propios o por los fondos de vigilancia de los municipios, departamentos o gobernaciones se deben cumplir los siguientes requisitos: Informar al Grupo de Movilidad de la Dirección Administrativa y Financiera. Anexar autorización por parte de la Dirección General de la Policía Nacional. Tener en cuenta las fichas técnicas y condiciones técnico-mecánicas del equipo a adquirir basado en lo establecido por el Grupo de Movilidad. Adquirir el equipo con el SOAT vigente por un año a partir de la entrega de los vehículos a nombre de la Policía Nacional. Que los fondos de vigilancia contraten los seguros contra daño o pérdida de los automotores, por lo menos durante el primer año del comodato. Tener en cuenta los costos de mantenimiento y combustible que genera la adquisición del equipo automotor. Adquirir el equipo automotor de marcas que tengan respaldo técnico y mantenimiento Alta Es la condición en la cual permanece un vehículo policial a partir del momento en que ingresa contablemente a los inventarios de la Institución. Recibido físicamente el bien, el almacenista de la unidad receptora enviará al Grupo de Movilidad de la Dirección Administrativa y Financiera la siguiente documentación con la cual se dará trámite para la asignación de las siglas: Vehículos propiedad Copia contrato de compra y venta. Copia factura de compra. Copia manifiesto de aduana. Improntas originales y legibles. Inventario inicial. Entrada de bienes al almacén de la unidad. Copia SOAT a nombre de la Policía Nacional. 136 Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0

137 Administración y uso del equipo 5 automotor de la policía Nacional Vehículos donados por otras entidades - Copia acta de donación fi rmada por el comandante de la unidad. - copia factura de compra. - Copia manifi esto de aduana. - improntas originales y legibles. - copia entrada de bienes al almacén de la unidad. - Copia licencia de tránsito a nombre de la Policía Nacional. - copia soat a nombre de la policía Nacional. Vehículos entregados en donación por la DIAN - copia de la resolución de la dian. - Improntas originales y legibles (si posee los sistemas de identifi cación). - copia acta de entrega a la unidad. - entrada al almacén. - inventario inicial. Vehículos entregados en comodato - Copia del contrato del comodato (vigente), fi rmado por el comandante de la unidad. - improntas originales y legibles. - Copia licencia de tránsito. Vehículos incautados por la Dirección Nacional de Estupefacientes - copia de la resolución por la cual se da al servicio de la institución. - Improntas originales y legibles (si posee los sistemas de identifi cación). - Acta de entrega al depositario. - Autorización del director o subdirector general de la Policía Nacional. - Constancia emitida por la Ofi cina de Bienes Incautados de la Dirección Administrativa donde se evidencie el conocimiento de la asignación del bien. Manual Logístico de la Policía Nacional Aprobación:

138 Vehículos incautados por ley Copia del documento por el cual se inmovilizó el automotor. - copia de la resolución por la cual se da al servicio de la institución por parte del comandante de la unidad. - Improntas originales y legibles (si posee los sistemas de identifi cación) Traspaso es la transferencia de equipo automotor de entidades del estado a la policía Nacional y entre unidades institucionales, cambiando la titularidad del bien de la entidad o unidad que traspasa a la que recibe. Los traspasos de vehículos de entidades estatales a la policía Nacional, se deben canalizar a través del Director General de la Policía Nacional de Colombia. Los trámites correspondientes se delegarán en la Dirección Administrativa y Financiera y el Grupo de Movilidad de la policía Nacional. Los traspasos entre unidades de la Policía Nacional deben realizarse mediante solicitud motivada del comandante de la unidad interesada en el bien, previo concepto del comandante de la unidad donde se encuentra asignado, a la dirección de seguridad ciudadana y la dirección de carabineros y seguridad Rural para el caso de las unidades operativas y ante la dirección Nacional de escuelas en el caso de equipo automotor asignado a los centros de formación institucional. En todo caso se elaborará la remesa de bienes correspondiente y se producirán los registros contables de cada movimiento informando al grupo de Movilidad de la dirección Administrativa y Financiera. 5.3 IDENTIFICACIÓN Colores El equipo automotor de la Policía Nacional se uniformará de acuerdo con los parámetros establecidos en el Reglamento de identidad, imagen y comunicación de la institución. se exceptúa el equipo automotor que se adquiera para adelantar labores de inteligencia y de investigación criminal; los entregados en calidad de comodato (solo si son entregados con esa condición de permanecer de civil), incautados, ambulancias, vehículos de enseñanza aplicada y los que determine en forma exclusiva el Director General de la policía Nacional de colombia. 138 Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VeR:0

139 Administración y uso del equipo 5 automotor de la policía Nacional Vidrios Ningún vehículo de la Policía Nacional puede portar vidrios polarizados u oscurecidos. Se exceptúan los vehículos de los señores Generales Barra de luces y equipo de perifoneo En lo sucesivo, los vehículos destinados a la vigilancia urbana y rural se adquirirán con una barra de luces de alerta vial y prelación de vía, al igual que un equipo de perifoneo, ajustados a los avances tecnológicos y disponibilidad en el mercado en el momento de su adquisición, así como de los certifi cados de cumplimiento de las normas técnicas establecidas para estos elementos Simbología Institucional La identidad del equipo automotor se realizará de acuerdo con lo establecido en el Reglamento de identidad, imagen y comunicación de la policía Nacional Siglas Es una numeración interna que posibilita la individualización e identifi cación de cada vehículo de propiedad de la Policía Nacional, la cual debe identifi car a todos los vehículos uniformados de la institución y registrarse en la documentación de los no uniformados. consta de dos cifras numéricas separadas por un guión. La primera serie, compuesta por dos números, identifi ca la unidad a la que pertenece el vehículo y la segunda, de cuatro, hace referencia al consecutivo de identifi cación del vehículo en la unidad. Las siglas se ubicarán de acuerdo con lo establecido en el Reglamento de Identidad, imagen y comunicación de la policía Nacional Placas La expedición de los registros especiales (placas) se deberá tramitar a través del Grupo de Movilidad de la dirección Administrativa y Financiera. para la solicitud del registro especial, sin excepción, toda adquisición que en materia vehicular realice la Policía Nacional debe informarse y solicitar el trámite por escrito al grupo de Movilidad de la dirección Administrativa y Financiera anexando los documentos exigidos para adelantar la consecución de las placas que los exoneran del pago de impuestos ante el Ministerio de transporte. en el momento en que cualquier automotor esté en circunstancias como hurto, proceso de remate, accidente de tránsito con pérdida total, o atentado terrorista con pérdida total, se debe realizar la devolución de las placas y la licencia de tránsito en original, al Grupo de Movilidad de la dirección Administrativa y Financiera, para tramitar la cancelación del registro especial ante el Ministerio de transportes. Manual Logístico de la Policía Nacional Aprobación:

140 En el momento en que las placas sean extraviadas o sea hurtado el vehículo, se debe poner en conocimiento ante autoridad competente mediante denuncia e informar al Grupo de Movilidad anexando el original de la licencia de tránsito, con el fin de cancelar el registro ante el Ministerio de Transportes. Los documentos requeridos para solicitud de placas son los siguientes: Factura de compra (autenticada ante notaría). Manifiesto de aduana, declaración de importación o certificado de empadronamiento (autenticado ante notaría). Resolución de cancelación de matrícula inicial (vehículos donados DIAN). Improntas legibles del número de motor y número de chasis. Copia del seguro obligatorio de accidentes de tránsito (SOAT) vigente (autenticado ante notaría) a nombre de la Policía Nacional. Formulario (diligenciado por el Grupo de Movilidad). Factura de pago de derechos ante el Ministerio de Transporte. Comprobante de pago de especies venales o trámites ante el Ministerio de Transporte. Los que a futuro determine la ley. Parágrafo: El comandante de cada unidad realizará las coordinaciones pertinentes con el Grupo de Movilidad de la Dirección Administrativa y Financiera, tendientes a la consecución del registro especial del equipo automotor que no lo posea. Los vehículos uniformados de la Policía Nacional llevarán unas placas elaboradas en lámina metálica de color blanco con la sigla de identificación del vehículo y el texto Policía Nacional, mientras se hace la expedición de las placas por parte del Ministerio de Transporte, con las siguientes dimensiones: 32 cm de ancho x 16 cm de alto, las puntas serán redondeadas, los números serán de de 8 cm de alto x 4 cm de ancho, bajo el número llevará el texto Policía Nacional y las letras serán de 2 cm de alto por 1.3 cm de ancho; el tipo de letra será el mismo utilizado en el resto de siglas y textos de identificación policial del vehículo. El uso de las placas es exclusivo del vehículo al cual le fueron asignadas, por lo que no pueden ser cambiadas ni instaladas en otro automotor Tarjetas de Identificación Electrónica (TIE) La expedición de la Tarjeta de Identificación Electrónica o de exención de peajes, se deberá tramitar únicamente a través del Grupo de Movilidad de la Dirección Administrativa y Financiera. 140 Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0

141 Administración y uso del equipo 5 automotor de la policía Nacional Los documentos para obtener la Tarjeta de Identifi cación Electrónica (TIE) son los siguientes: - solicitud escrita al Jefe del grupo de Movilidad de la dirección Administrativa y Financiera. - Fotocopia del seguro obligatorio de daños causados a las personas en accidentes de tránsito (SOAT) vigente a nombre de la Policía Nacional. - Fotocopia de la licencia de tránsito a nombre de la Policía Nacional. - Tarjeta TIE anterior, por deterioro. - copia de denuncio por pérdida o hurto. - Formato único de consignación bancaria. - Los que a futuro determine la ley. - para vehículos donados o en comodato, copia del respectivo acto administrativo. Las solicitudes de cambio o reposición de la Tarjeta de Identifi cación Electrónica (TIE) deben elevarse únicamente ante el grupo de Movilidad de la dirección Administrativa y Financiera, debidamente motivada. Así mismo, debe devolverse por término de comodato, deterioro, o cuando el vehículo se incluya para remate. Parágrafo: El uso la Tarjeta de Identifi cación Electrónica (TIE) es exclusivo del vehículo al cual le fue asignada, por lo que no pueden ser cambiadas ni instaladas en otro automotor. En caso de pérdida, el jefe de Vehículos de la unidad deberá notifi car por escrito al Grupo de Movilidad de la dirección Administrativa y Financiera anexando copia del denuncio, para realizar los trámites de cancelación ante Instituto Nacional de Vías. 5.4 ADMINISTRACIÓN DEL EQUIPO AUTOMOTOR Clasificación El equipo automotor de la Policía Nacional para efectos de su función se clasifi ca de la siguiente manera: - Vehículos de dirección y comando: son los destinados para uso de los funcionarios que ejercen cargos de dirección, jefatura o comando. - Vehículos operativos: son los destinados exclusivamente en el servicio de vigilancia urbana y rural, escoltas servicios de protección, tácticos o de operaciones especiales, y en actividades de inteligencia o investigación criminal. Manual Logístico de la Policía Nacional Aprobación:

142 Vehículos logísticos: Son aquellos que realizan actividades de apoyo al servicio policial, facilitando y complementando las tareas operativas Nombramiento jefe de vehículos Para efectos de administración y coordinación permanente con el Grupo de Movilidad de la Dirección Administrativa y Financiera, cada unidad de la Policía Nacional a nivel de direcciones especializadas, comandos de Policía metropolitana, Comando de departamento y Dirección de escuelas, debe nombrar mediante acto administrativo, un responsable de la administración del equipo automotor, en la categoría de oficial o suboficial de acuerdo con la cantidad de equipo automotor asignado a la unidad. Perfil jefe de vehículos: Conocimientos básicos en automotores. Conocimientos básicos en sistemas. Conocimiento de la administración y uso del equipo automotor de la Policía Nacional. Capacitación del aplicativo SIGEA por parte del Grupo de Movilidad de la Dirección Administrativa y Financiera Conformación Grupo de Movilidad El Grupo de Movilidad de las unidades debe estar conformado con un mínimo de personal (4 personas) que se responsabilice de cada uno de los procedimientos establecidos para la administración del equipo automotor de la Policía, así: Un jefe de vehículos. Un responsable del procedimiento Distribuir Combustibles. Un responsable del procedimiento Estadística y Control vehicular. Un responsable del procedimiento Realizar Mantenimiento del Equipo Automotor. No obstante lo anterior, las unidades policiales por su complejidad y volumen de operaciones, que así lo requieran, pueden disponer de más personal de cada unidad que considere necesario, para el buen funcionamiento y la aplicación de los controles que esta dependencia amerite Sistema de Información para la Gestión del Equipo Automotor de la Policía Nacional (SIGEA) El Grupo de Movilidad de La Dirección Administrativa y Financiera de la Policía Nacional administrará el Sistema de información para la gestión del equipo automotor de la 142 Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0

143 Administración y uso del equipo 5 automotor de la policía Nacional Policía Nacional, cuyo objetivo es mantener un control centralizado del equipo automotor institucional con registros históricos de cada bien, desde el momento en que se da de alta hasta su devolución a la entidad comodante o se propone para remate, posibilitando un control sistemático permanente, actualizado, confi able y en red con información a nivel nacional. La aplicación web sigea contiene los siguientes módulos para posibilitar el registro sistemático y continuo de la información: - Ficha técnica e identifi cación del vehículo. - Origen y trámites legales. - Asignación. - suministro de combustible. - Mantenimiento preventivo. - Mantenimiento correctivo y repuestos. - historial de siniestros. - Revistas y auditorías. - Remates y bajas. - Reportes. Así mismo, posibilitará la consulta y los reportes situacionales del equipo automotor de la policía Nacional. A partir de la fecha, toda la información del equipo automotor que reposa en carpetas en las diferentes unidades de la Policía Nacional, deberá registrarse en el módulo correspondiente del aplicativo. Los jefes administrativos y jefes de vehículos de todas las direcciones especializadas, metropolitanas de Policía, departamentos de Policía y escuelas de formación, serán los responsables de verifi car la actualización permanente de todos los módulos del SIGEA; cualquier inconsistencia que se presente será responsabilidad de dichos funcionarios y del responsable del usuario. Conexión al aplicativo SIGEA el ingreso a la aplicación web sigea sistema de información para la gestión del equipo Automotor de la policía Nacional, se debe hacer a través de la intranet posteriormente debe dar clic a link de aplicativos. Manual Logístico de la Policía Nacional Aprobación:

144 Gráfica No. 1. Conexión al SIGEA Ingreso al aplicativo El ingreso a la aplicación web SIGEA debe hacerse con el usuario y contraseña que se le asigna a los jefes de vehículos y a los encargados de la aplicación web SIGEA de las direcciones especializadas, Policías metropolitanas, departamentos de Policía y escuelas de formación, con previa solicitud al jefe del Grupo de Movilidad de la Dirección Administrativa y Financiera. Gráfica No. 2. Ingreso a SIGEA 2 Parágrafo: Para que el usuario conozca de forma específi ca el funcionamiento de la aplicación web sigea, deben consultar el MANUAL del UsUARio VeRsiÓN 1.0 que se encuentra en la intranet 144 Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VeR:0

145 Administración y uso del equipo 5 automotor de la policía Nacional Gráfica No. 3. Módulo ficha técnica e identificación del vehículo En este pantallazo se visualiza la identifi cación del vehículo con su fotografía, soporte de adquisición, estado del vehículo, unidades, asignación de personajes, asignación de conductores, fi cha técnica, inventario, seguros, bajas y anotaciones. Responsabilidades: - Administradores: Los administradores de la aplicación a nivel central son los encargados de dar de alta y de baja los vehículos en el sistema, donde inicia subiendo la información de identifi cación del vehículo, soporte, fi cha técnica y termina ingresando la información de los soportes para la baja. - Usuarios: una vez el vehículo esté dado de alta en la aplicación web SIGEA, los usuarios deberán ingresar las 7 fotografías de acuerdo con las especifi - caciones técnicas de que habla el manual del usuario, actualizar el estado, unidad dependencia, asignación de personajes, asignación de conductores, inventario, seguros, y anotaciones, 3 suministros de combustibles, mantenimientos preventivos, mantenimientos correctivos, revistas. Gráfico No. 4. Módulo origen y trámites legales 3 Manual Logístico de la Policía Nacional Aprobación:

146 En este pantallazo se visualizan los datos que los administradores de la aplicación web SIGEA a nivel central, deben actualizar de acuerdo con la modalidad de ingreso del vehículo a los inventarios de la Institución. Gráfica No. 5. Módulo asignación Este pantallazo visualiza los datos que deben actualizar los usuarios del SIGEA de cada unidad, una vez el vehículo esté dado de alta en el sistema, de la misma manera deberán actualizar la asignación del personaje cuando el vehículo sale a cumplir servicios de protección. Gráfica No. 6. Módulo suministro de combustible En este pantallazo se visualizan los datos que deben ser actualizados por los usuarios de la aplicación Web SIGEA de cada unidad, una vez el vehículo esté dado de alta en el sistema. Gráfica No. 7. Módulo mantenimiento preventivo Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0 4

147 Administración y uso del equipo 5 automotor de la policía Nacional En este pantallazo se visualizan los datos del mantenimiento preventivo del equipo automotor que deberán ser actualizados por los usuarios de la aplicación web SIGEA de cada unidad, una vez esté dado de alta el vehículo en el sistema. Gráfica No. 8. Módulo mantenimientos correctivos y repuestos En este pantallazo se visualizan los datos del mantenimiento correctivo del equipo automotor que deberán ser actualizados por los usuarios de la aplicación web SIGEA de cada unidad, una vez esté dado de alta el vehículo en el sistema. Gráfica No. 9. Módulo de siniestros AReA M 2 de terreno VALoR M 2 VALOR TOTAL $ AReA M 2 de construcción VALoR M 2 VALOR TOTAL $ En este pantallazo se visualizan los datos que deben actualizar los usuarios de la aplicación web SIGEA de cada unidad, cada vez que un vehículo tenga un siniestro; la actualización es un requisito para realizar trámites de reconocimiento de afectación de pólizas de automóviles. Manual Logístico de la Policía Nacional Aprobación:

148 Gráfica No. 10. Módulo de revistas y auditorías Revista Interna: En este pantallazo se visualizan los datos que deben actualizar los usuarios de la aplicación web SIGEA de cada unidad, de acuerdo con lo ordenado para las revistas físicas del equipo automotor. Gráfica No. 11. Módulo auditoría Revista Externa: Este pantallazo visualiza los datos que debe actualizar el usuario de cada unidad cuando sean objeto de auditoría por funcionarios de Control Interno, Contraloría General de la República, o auditoría o revista de la Dirección Administrativa y Financiera. 148 Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0

149 Administración y uso del equipo 5 automotor de la policía Nacional Gráfica No. 12. Módulo de remates y bajas En este pantallazo se visualizan los datos que el Administrador de la Aplicación web SIGEA Nivel Central debe actualizar de acuerdo a la documentación soporte que envía cada unidad, para poder dar de baja del sistema los vehículo y cambiar la condición de activo a baja. Parágrafo: a partir de la implementación del aplicativo para la administración del equipo automotor de la Policía Nacional, únicamente deberá existir archivo físico de los siguientes documentos: - Factura de compra. - Manifi esto de aduana, declaración de importación o certifi cado de empadronamiento. Usuario asignado - entrada del bien al almacén. - Original de la licencia de tránsito. - copia del seguro obligatorio. - improntas del chasis y del motor. - Formatos de revista única nacional. 5 - inventarios originales del automotor. FINAN - copia de la licencia de conducción del conductor. - copia del carnet policial. - prueba de idoneidad del conductor. - Fallos administrativos. Clave Revista física al equipo automotor Cada unidad de la Policía Nacional practicará como mínimo una revista trimestral, con el propósito de verifi car la existencia física y el estado de los bienes; para ello se utilizará el Manual Logístico de la Policía Nacional Aprobación:

150 FORMATO DE REVISTA ÚNICO NACIONAL, que debe reposar en la carpeta de hoja de vida del vehículo debidamente diligenciado una vez realizada, donde se colocarán las improntas actualizadas de motor y chasis y actualizar a la información en la aplicación web SIGEA, módulo de revista interna Desplazamientos fuera de la guarnición Únicamente, los señores directores, comandantes de policías metropolitanas, comandantes de departamento y directores de las escuelas de Policía, están facultados para autorizar los desplazamientos que por necesidades del servicio deban realizarse fuera de su correspondiente guarnición. Cada solicitud debe ir acompañada de la orden de servicio y el plan de marcha. 5.5 DISTRIBUCIÓN, ASIGNACIÓN Y USO Distribución La distribución del equipo automotor nuevo adquirido por la Policía Nacional, se hará mediante un plan de distribución proyectado por el Grupo de Movilidad de la Dirección Administrativa y Financiera, revisado por la Subdirección General y avalado por la Dirección General de la Policía Nacional Asignación La asignación de vehículos a las diferentes unidades de la Policía Nacional se hará de acuerdo con la disponibilidad, priorizando las necesidades institucionales, acordes con la política del alto mando institucional. La asignación de vehículos para las Agregadurías de Policía acreditadas ante el gobierno de Colombia, obedecerá al principio de reciprocidad, previa autorización de la Subdirección General de la Policía Nacional. Parágrafo: Al momento de ser asignado el vehículo se elaborará el respectivo inventario que arroja la aplicación web SIGEA el cual debe reposar en la hoja de vida del vehículo, una vez firmado Uso Del uso, mantenimiento, estado y conservación del equipo automotor de la Policía Nacional, serán directamente responsables el policial al que se encuentra asignado el bien y/o el conductor del mismo dependiendo el caso. La utilización del equipo automotor de la Policía Nacional obedecerá única y exclusivamente a las actividades propias y relacionadas con el servicio. El equipo automotor de la Policía Nacional que no se encuentre en actividades del servicio, permanecerá parqueado en instalaciones policiales, o en los lugares debida- 150 Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0

151 Administración y uso del equipo 5 automotor de la policía Nacional mente autorizados por los directores, comandantes de región, comandantes de departamento, metropolitanas o directores de escuela. 5.6 ASIGNACIÓN DE VEHÍCULOS PERTENECIENTES A LA CUENTA DEL GRUPO DE MOVILIDAD DE LA DIRECCIÓN ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Asignación Busca solventar la movilidad del personal uniformado de la institución que ostenta cargos administrativos en las dependencias de la dirección general de la policía Nacional. La asignación estará supeditada a la disponibilidad del equipo, previo aval de la Dirección Administrativa y Financiera. La asignación de vehículos se hará al cargo, independientemente del grado, toda vez que se hace necesario suplir las necesidades de movilidad para los funcionarios en el cumplimiento de sus funciones. Los vehículos asignados a la cuenta del grupo de Movilidad de la dirección Administrativa y Financiera no suplirán necesidades diferentes a las descritas en el presente Numeral Esquemas de protección para los Generales de la Policía Nacional en uso de buen retiro El personal asignado a los diferentes esquemas de seguridad de los señores generales de la Policía Nacional en uso de buen retiro, quedará adscrito a la Dirección de Protección y Servicios Especiales de la Policía Nacional; dichos esquemas se ceñirán al resultado del estudio de seguridad y análisis de riesgo realizado por la unidad policial competente Asignación de vehículos para Generales de la Policía Nacional en uso de buen retiro La asignación de los vehículos para los señores Generales de la Policía Nacional en uso de buen retiro, se canalizará a través de la Dirección de Protección Administrativa y Financiera, de acuerdo a los siguientes criterios: - Estudio de seguridad y análisis de riesgo realizado por la unidad policial competente. - Un solo vehículo por esquema de seguridad. - La asignación se hará a partir del momento del retiro y se extenderá por el tiempo establecido en el presente manual. Manual Logístico de la Policía Nacional Aprobación:

152 5.6.4 Tiempo de asignación de vehículos para Generales en uso de buen retiro Generales de la República o directores generales independientemente del grado: Indefinidamente Mayores Generales: Dos años a partir de la fecha fiscal de su retiro. Brigadieres Generales: Un año a partir de la fecha fiscal de su retiro. Parágrafo: Previo análisis de riesgo por la unidad policial competente, los señores Generales en uso de buen retiro, por razón de los cargos desempeñados en actividad y la trascendencia nacional e internacional de los resultados contra organizaciones criminales, se les asignará movilidad. Cada año se deberá actualizar el análisis de riesgo para definir la continuidad del esquema protectivo Novedades administrativas Las novedades administrativas que se causen con el personal de la Institución que tenga asignado o a su servicio equipo automotor de la Policía Nacional deben ser informadas por escrito, en el término de la distancia, al Grupo de Movilidad de la Dirección Administrativa y Financiera, unidad autónoma para reasignar o almacenar el bien. Parágrafo: Las novedades administrativas a las que hace referencia el presente numeral son: retiro en todas sus formas, suspensiones, vacaciones, permisos, licencias, comisiones, excusas de servicio, traslados y las demás que defina la ley. Los funcionarios que tienen asignados vehículos pertenecientes a la cuenta del Grupo de Movilidad, al momento de salir con cualquiera de las siguientes novedades: suspensiones, vacaciones, permisos, licencias, comisiones, excusas de servicio, traslados, y las demás que defina la ley, deben presentar inmediatamente los vehículos, los cuales serán reasignados temporalmente o permanecerán en las instalaciones de dicho Grupo. 5.7 SUMINISTRO DE COMBUSTIBLE Las unidades que administren rubros de combustible se ceñirán a los siguientes parámetros de suministro con el propósito de garantizar la austeridad en el consumo, así: Los vehículos de dirección y comando, y operativos tendrán suministro durante todos los días de la semana y los logísticos de lunes a viernes en las cantidades estipuladas en la tabla de suministro de combustible por galón. - - Al equipo naval, fluvial, motores fuera de borda, montacargas y tractores en general, se les suministrará combustible de acuerdo con la demanda laboral y las necesidades del servicio. 152 Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0

153 Administración y uso del equipo 5 automotor de la policía Nacional - permanentemente, las ambulancias y las grúas deben tener el tanque de combustible lleno. No obstante, cuando las necesidades del servicio así lo exijan, podrán autorizarse suministros extraordinarios, los cuales quedarán debidamente sustentados Controles en el suministro de combustible Los jefes administrativos, logísticos y de vehículos de cada unidad deben aplicar controles permanentes al suministro de combustible, de tal manera que permitan refl ejar las irregularidades e identifi car responsables. Parágrafo: como elemento vital para el control de consumo de combustible y para el mantenimiento preventivo y correctivo, los jefes administrativos, logísticos y de vehículos de las unidades mantendrán en perfectas condiciones de funcionamiento el odómetro del equipo automotor y actualizada la aplicación web SIGEA donde debe coincidir el kilometraje y la información de consumos Controles adicionales - Planillas donde se registre nombres, apellidos, fi rma y huella del conductor; fecha, hora, placas, sigla, marca, color, tipo y cantidad de combustible suministrado al vehículo, con su correspondiente kilometraje. - En caso de aprovisionar con vales, quedará registrada la misma información en dicho documento. - La información de los suministros debe ser verifi cada y cruzada con la empresa contratada en forma semanal y mensual, generando reportes periódicos al jefe administrativo de la unidad y al supervisor del contrato. - se deben elaborar actas de instrucción a los administradores y operadores de los surtidores, dejando clara la política institucional respecto al manejo y control de combustibles. - Periódicamente se deben ejercer controles técnicos de calidad y de medida a la empresa contratista. Parágrafo: La información del suministro de combustible debe ser actualizada permanentemente en el módulo correspondiente del sigea. planilla control suministro de combustible. 5.8 ESTANDARIZACIÓN DE LOS SERVICIOS DE MANTENIMIENTO, VITALES PARA PROLONGAR LA VIDA DEL EQUIPO AUTOMOTOR POLICIAL Objetivo de la estandarización La estandarización de procedimientos en el mantenimiento del equipo automotor de la Policía Nacional materializa la política del alto mando institucional en el sentido de Manual Logístico de la Policía Nacional Aprobación:

154 unificar criterios de administración que en el contexto nacional se refleje en la prolongación de la vida útil del equipo y la reducción de gastos en mantenimiento. Parágrafo: Los estándares aquí contemplados se establecen con base en el conocimiento y la experiencia de los funcionarios del Grupo de Movilidad de la Policía Nacional y obedecen a los promedios que históricamente han arrojado los vehículos en la generalidad, por lo tanto pueden ser flexibles y deben considerarse como un elemento orientador Plan de mantenimiento programado Cada unidad de la Policía Nacional debe elaborar anualmente el plan de mantenimiento preventivo del equipo automotor, liderado por el jefe administrativo y el jefe de vehículos respectivamente, el cual debe ser incluido en el plan de compras de la unidad Revisiones periódicas Los policiales que tengan bajo su responsabilidad equipo automotor de la Policía Nacional revisarán el estado y las condiciones de funcionamiento del vehículo en los lapsos de tiempo que se determinan a continuación: Diariamente Verificar el nivel de refrigerante en el depósito. Verificar el funcionamiento de las luces exteriores, freno y de emergencia. Verificar la presión de inflado de los neumáticos, incluido el repuesto. Mensualmente Comprobar existencia de fugas. Verificar el funcionamiento de los limpiaparabrisas y difusores. Limpiar las gomas de los limpiaparabrisas. Alinear unidades de luz. Verificar el estado del silenciador y tubo de escape. Comprobar el estado y funcionamiento de los cinturones de seguridad. Revisar el estado de los neumáticos y el apriete de las tuercas de las ruedas. Semestralmente Limpiar los desagües de las puertas y carrocería. 154 Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0

155 Administración y uso del equipo 5 automotor de la policía Nacional - engrasar las bisagras, cerraderas y seguros de las puertas y del capot. - Engrasar las juntas de goma de las puertas. - comprobar el nivel del líquido de la dirección asistida. - Limpiar la batería y sus bornes. - comprobar el nivel de líquido de frenos Cambio de aceite de motor y filtro El cambio de aceite del motor y fi ltro en el equipo automotor institucional se hará cada cinco mil kilómetros o según lo que esté establecido en el manual de mantenimiento de cada marca, debido a los niveles de exigencia a que permanentemente está sometido Cambio de filtro de aire El fi ltro de aire se debe reemplazar cada diez mil kilómetros Cambio de pastillas de frenos permanentemente se debe revisar el depósito de líquido para frenos. para constatar el nivel de desgaste de pastillas, se deben inspeccionar cada cinco mil kilómetros Cambio de bandas de frenos En el caso de los automotores que utilizan este sistema en el tren trasero, cada tres cambios de pastillas se debe hacer un cambio de bandas Rotación y cambio de llantas en condiciones normales de conducción, la rotación de llantas en el equipo automotor de la Policía Nacional se debe hacer cada diez mil kilómetros, trasladando las ruedas delanteras hacia atrás y viceversa en cruz. Se debe mantener el sentido de giro. en condiciones normales de conducción, el cambio de llantas en el equipo automotor de la Policía Nacional se debe regir por los siguientes parámetros, previo peritazgo del jefe de vehículos de la unidad correspondiente: A los montacargas y tractores en general, se les suministrarán llantas de acuerdo con el desgaste presentado por uso. Independientemente del kilometraje, las siguientes son algunas situaciones de desgaste y riesgo que sugieren el cambio inmediato de una llanta: Manual Logístico de la Policía Nacional Aprobación:

156 Banda de rodamiento en 1/32 de pulgada, es decir, menos de un milímetro de grabado. Agrietamientos laterales. En el área reparable, cortes que tengan una longitud mayor a ¼ de pulgada o seis milímetros. Lonas rotas internamente o expuestas. Protuberancias en la banda de rodamiento o laterales. Desgaste parcial de la banda de rodamiento Mantenimiento y cambio de baterías. Se deben adquirir baterías libres de mantenimiento, cuya durabilidad es mayor a la convencional Cambio de aceite de caja Para las motocicletas, el cambio de aceite se debe hacer cada tres mil kilómetros. Actualmente las casas ensambladoras arman los vehículos con cajas selladas. Sin embargo, en el equipo automotor que aún posibilita el cambio, se debe hacer a los veinte mil kilómetros Sincronización del vehículo Las motocicletas se deben sincronizar cada doce mil kilómetros. En los vehículos se debe hacer cada quince mil kilómetros Alineación y balanceo En todo el equipo automotor, la alineación y balanceo se debe realizar cada quince mil kilómetros. Parágrafo: Los mantenimientos realizados al equipo automotor de la Policía Nacional deben ser registrados inmediatamente en el módulo de mantenimiento de la aplicación web SIGEA; se deben tener los antecedentes documentales que soporten la información ingresada al sistema. 5.9 CONDUCCIÓN Y MEDIDAS DE SEGURIDAD Requisitos para la conducción de vehículos de la Policía Nacional La conducción de vehículos que conforman el equipo automotor de la Policía Nacional será autorizada al personal uniformado que tenga licencia de conducción, expedida 156 Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0

157 Administración y uso del equipo 5 automotor de la policía Nacional por autoridad competente y de la categoría correspondiente al vehículo conducido; de acuerdo con la norma vigente, además de este debe presentar certifi cado de idoneidad. internamente, los directores, los comandantes de policías metropolitanas, los comandantes de departamento y los directores de las escuelas de policía quedan facultados para autorizar la conducción de vehículos policiales al personal bajo su mando, mediante acto administrativo y previo cumplimiento de los requisitos anteriores Certificado de idoneidad El personal que conduzca vehículos de la Institución deberá obtener el certifi cado de idoneidad expedido por la Escuela de Seguridad Vial de la Policía Nacional, además portará los elementos y documentos exigidos por la ley. Parágrafo: Queda totalmente prohibido conducir con ropa de civil vehículos de la policía Nacional identifi cados con colores y simbología institucional. El uniforme debe ser acorde con el servicio a cumplir Uso de casco y chaleco para conductores de patrullas motorizadas Casco: Debe ser de color blanco, en la parte posterior de este llevará el texto POLICIA con una medida de trece centímetros de largo por tres centímetros de alto, elaborado en cinta refl ectiva verde, la sigla de identifi cación de la motocicleta irá debajo del texto elaborada en cinta refl ectiva de color verde y de un tamaño ajustado a las dimensiones y diseño del casco. Al frente sobre la visera llevara el escudo de la Policía elaborado en cinta refl ectiva de ocho centímetros de diámetro y cumplir con las normas técnicas de calidad y seguridad establecidas para estos elementos. Chaleco/ chaqueta: Debe ajustarse al reglamento de uniformes e insignias de la Policía Nacional, los números y textos deben ser elaborados en cinta refl ectiva y en todo caso estas especifi caciones se regirán de acuerdo a las especifi caciones técnicas que establezca la Policía Nacional Protocolo de conducción Antes de poner en marcha el motor del vehículo: - Revisar que todas las ventanillas, retrovisores y luces exteriores estén limpios. - Verifi car que alrededor e interior del vehículo no existan objetos extraños o que bloqueen la marcha. - Comprobar el estado de los neumáticos y la presión de infl ado de las llantas. - Revisar los fl uidos: niveles de agua, aceite, líquido refrigerante, líquido de frenos, líquido limpiaparabrisas y líquido de dirección. - cerrar y, de ser necesario, colocar el seguro a todas las puertas Manual Logístico de la Policía Nacional Aprobación:

158 Ubicar el asiento del conductor de tal forma que la conducción sea cómoda y al alcance de todos los mandos. Ajustar los retrovisores anteriores y exteriores. Verificar el funcionamiento de las luces tanto internas como externas. Comprobar todos los indicadores incluyendo el de combustible. Colocar los cinturones de seguridad. Durante la marcha: El consumo de combustible del vehículo depende fundamentalmente del estilo de conducción y el terreno por el que circula. Para lograr una conducción económica se debe: Evitar calentar el motor más de cinco minutos. No elevar en exceso las RPM. Seguir estrictamente el programa de revisiones de mantenimiento recomendado por la casa fabricante. Utilizar el aire acondicionado en el lugar y por el tiempo estrictamente necesario. Conducir a velocidad moderada y promedio sin sobrepasar los límites permitidos. Reducir la velocidad cuando se conduzca por carreteras destapadas. Mantener la presión de inflado de las ruedas establecida por el fabricante. No sobrepasar los estándares de peso del vehículo. No apoyar el pie en el pedal de freno mientras se conduce. Mantener el equipo automotor permanentemente alineado y balanceado. El gasto de combustible es mayor con viento lateral o frontal; para compensar la resistencia se debe conducir a velocidades bajas. Conducción nocturna: Comoquiera que la conducción nocturna representa mayores riesgos que la diurna, es importante recordar: 158 Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0

159 Administración y uso del equipo 5 automotor de la policía Nacional - disminuir la velocidad y aumentar las distancias de seguridad entre los vehículos especialmente si la carretera no está bien iluminada. - Ajustar los retrovisores para evitar que los demás vehículos lo deslumbren. - Mantener los faros limpios y bien orientados. - evitar mirar las luces de los vehículos que se aproximen. - portar el equipo de carretera completo. Conducción con lluvia: La lluvia y el asfalto mojado hacen la conducción más peligrosa, es preciso tener en cuenta lo siguiente: - La lluvia difi culta la visión y hace que aumente la distancia de frenado por lo cual se debe reducir la velocidad. - Mantener en buenas condiciones las gomas de los limpiaparabrisas. - Los neumáticos se deben mantener en buen estado, es decir, con un labrado que posibilite una frenada brusca sin provocar patinadas. - conducir con los faros encendidos. - No conducir sobre charcos a alta velocidad. - pruebe suave y continuamente los frenos PÓLIZAS DE SEGURO Y SINIESTRALIDAD Seguro obligatorio de daños causados a las personas en accidentes de tránsito (SOAT) todo el equipo automotor de la institución, es decir, vehículos de propiedad, donados, en comodato e incautados, debe estar asegurado con el Seguro Obligatorio de Daños Causados a las Personas en Accidentes de Tránsito (SOAT). para los vehículos que son ingresados a los inventarios de la policía Nacional por compra, donados e incautados, el grupo de Movilidad de la dirección Administrativa y Financiera realizará proceso de adquisición anual; la información será recepcionada del reporte de seguros de la aplicación web SIGEA y se excluirá de la relación el equipo automotor en comodato y que fi gure fuera de servicio, baja o en proceso de remate. Para los vehículos que están al servicio de la Policía Nacional mediante contrato de comodato, las unidades deberán hacer llegar, en medio físico, la solicitud escrita y Manual Logístico de la Policía Nacional Aprobación:

160 radicada al Grupo de Movilidad de la Dirección Administrativa y Financiera para realizar los trámites correspondientes; este proceso se realizará anualmente simultáneamente con el anterior. Cuando las unidades de Policía reciben equipo automotor después del proceso de adquisición anual deberán solicitar en medio físico escrito y radicado en el Grupo de Movilidad de la Dirección Administrativa y Financiera para realizar los trámites ante el Grupo de Seguros, anexando los soportes correspondientes. Permanentemente, las unidades de la Policía a nivel nacional, que reciban vehículos, deberán ingresar en forma inmediata a la aplicación web SIGEA la información correcta de los SOAT y mantener actualizado el estado de los vehículos para que mediante reporte del sistema se realice la consolidación de la necesidad de los Seguros Obligatorios de Daños Corporales Causados a Personas en Accidentes de Tránsito (SOAT). Es responsabilidad del jefe de vehículos de cada unidad realizar la gestión necesaria ante el Grupo de Movilidad para la consecución de los seguros; si por algún motivo el SOAT se venciera el vehículo debe ser inmovilizado hasta tanto no se expida el nuevo seguro. Parágrafo: Se excluirá de la relación de vehículos para el trámite, los vehículos que en la aplicación web SIGEA se encuentren en proceso de remate, baja o fuera de servicio. En caso de habilitar al servicio algún vehículo, la unidad de Policía deberá realizar el requerimiento ante el Grupo de Movilidad de la Dirección Administrativa y Financiera. Parámetros para la solicitud: el requerimiento debe ser en medio físico escrito, firmado y radicado en el Grupo de Movilidad de la Dirección Administrativa y Financiera, el anexo debe ir con los mismos títulos del reporte de seguros de la aplicación web SIGEA. La solicitud debe hacerse con un plazo mínimo de 90 días antes del vencimiento del SOAT. Con relación al equipo automotor que reciben las diferentes unidades de Policía por concepto de comodatos, los jefes de vehículos de las unidades deberán cerciorarsen que dentro del contrato estipule que la Policía Nacional debe suplir la necesidad de SOAT Pólizas de seguro todo riesgo y responsabilidad civil extracontractual Los vehículos de la Policía Nacional serán amparados por este tipo de seguro, según lo dispuesto cada año por la Dirección Administrativa y Financiera. Para los vehículos que son ingresados a los inventarios de la Policía Nacional por compra, donados e incautados, el Grupo de Movilidad de la Dirección Administrativa y Financiera realizará proceso de adquisición anual. La información será recepcionada del reporte de seguros de la aplicación web SIGEA y se excluirá de la relación el equipo automotor en comodato y que figure fuera de servicio, baja o en proceso de remate. 160 Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0

161 Administración y uso del equipo 5 automotor de la policía Nacional Para los vehículos que están al servicio de la Policía Nacional mediante contrato de comodato, las unidades deberán hacer llegar en medio físico la solicitud escrita, fi rmada y radicada al Grupo de Movilidad de la Dirección Administrativa y Financiera para realizar los trámites correspondientes; este proceso se realizará anualmente. cuando las unidades de policía reciben equipo automotor después del proceso de adquisición anual, deberán solicitar en medio físico escrito y radicado en el Grupo de Movilidad de la Dirección Administrativa y Financiera para realizar los trámites ante el grupo de seguros, anexando los soportes correspondientes. Parágrafo: Se excluirá de la relación de vehículos para el trámite, los vehículos que en la aplicación web SIGEA se encuentren en proceso de remate, baja o fuera de servicio. En caso de habilitar al servicio algún vehículo, la unidad de Policía deberá realizar el requerimiento ante el grupo de Movilidad de la dirección Administrativa y Financiera. Parámetros para la solicitud: el requerimiento debe ser en medio físico escrito, fi rmado y radicado en el grupo de Movilidad de la dirección Administrativa y Financiera; el anexo debe ir con los mismos títulos del reporte de seguros de la aplicación web sigea. con relación al equipo automotor que reciben las diferentes unidades de policía por concepto de comodatos, los Jefes de Vehículos de las unidades deberán cerciorarse que dentro del contrato estipule que la policía Nacional debe suplir la necesidad de pólizas de automóviles. Las solicitudes de seguros deben incluir los datos reales de cada vehículo; en caso de encontrar inconsistencias en dicha información no será expedido el seguro y el vehículo deberá permanecer inmovilizado. para los vehículos blindados se debe solicitar el seguro por el valor total del vehículo (incluyendo el blindaje) con el fi n de asegurarlo totalmente Reportes de accidentalidad y siniestralidad Con el fi n de llevar la estadística de accidentalidad y siniestralidad en la Policía Nacional, los señores directores, comandantes de Policía metropolitana, comandantes de departamento y directores de escuela reportarán al Grupo de Movilidad de la Dirección Administrativa y Financiera, en un lapso no superior a quince días calendario contados a partir de la ocurrencia del hecho, todo incidente que involucre el equipo automotor institucional, para el trámite correspondiente ante el Grupo Administración de Seguros de la dirección Administrativa y Financiera; anexo al informe, se deben enviar los siguientes documentos: - Ofi cio fi rmado por el comandante o director de la unidad solicitando el trámite. - informe del conductor, dando a conocer los hechos al director o comandante de la unidad. Manual Logístico de la Policía Nacional Aprobación:

162 Copia del Seguro Obligatorio de Daños Causados a las Personas en Accidentes de Tránsito (SOAT) vigente. Copia de la cédula de ciudadanía del conductor. Copia del carné de identificación policial. Copia de la licencia de tránsito. Copia de la licencia de conducción del funcionario comprometido. Fotografías de conjunto, semiconjunto y detalle del automotor. Croquis e informe de tránsito. Auto de apertura de la investigación administrativa y disciplinaria. En caso de vehículos incautados, fotocopia del acto administrativo de asignación provisional o definitiva de bienes, suscrito por la entidad que lo dio a la Policía Nacional. Denuncio penal ante la autoridad competente, en caso de hurto o pérdida. Parágrafo: Dicha información debe ser registrada en el correspondiente módulo del SIGEA en un plazo no mayor de 48 horas, por el jefe de vehículos de la respectiva unidad. Cuando por efecto de un siniestro se realice el trámite de reclamación ante las compañías de seguros, el Grupo de Seguros, a través del Grupo de Movilidad, notificará a las unidades sobre los lugares de atención y/o reparación de los vehículos. Los responsables del traslado, entrega al taller, seguimiento a la reparación y recepción del vehículo, una vez atendido o reparado, son los jefes de vehículos de cada unidad o el que haga sus veces, quienes verificarán los trabajos realizados y notificarán al Grupo de Movilidad de la Dirección Administrativa y Financiera sobre las novedades que ocurran durante el proceso Protocolo institucional en caso de accidente En caso de accidente el conductor comprometido debe ceñirse a los siguientes parámetros: Informar la novedad al superior inmediato. - - Según el caso y teniendo en cuenta el lugar donde se desarrollaron los hechos, debe tomar contacto con la Policía de Carreteras o con la autoridad de tránsito del lugar. 162 Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0

163 Administración y uso del equipo 5 automotor de la policía Nacional - No realizar pagos, ni transacciones, ni conciliaciones con el tercero o sus causahabientes. - en caso de accidente donde haya heridos u homicidio, permanecer en el lugar y auxiliar a las víctimas, procurando trasladar de inmediato a los lesionados al hospital más cercano REMATE DEL EQUIPO AUTOMOTOR DE LA POLICÍA NACIONAL Criterios institucionales Remate: - Vehículos con diez o más años de servicio. - Motocicletas con cinco o más años de servicio. - Equipo naval y fl uvial con cinco o más años de servicio. - Motores fuera de borda con cinco o más años de servicio. - Alto grado de deterioro independientemente del tiempo de servicio. - Alto costo en mantenimiento. - Alto costo en reparación. - pérdida total en accidentes. - Baja rotación de repuestos. - obsolescencia tecnológica Documentos para el remate - Identifi cación plena del o los vehículos, especifi cando siglas, tipo, marca, modelo, número de motor, número de chasis y procedencia. - Se debe especifi car la situación actual del bien, es decir, si su condición es de recuperable, o de chatarra. - inventario físico individual del estado actual del automotor en el momento de proponerlo para remate. - Acta de avalúo administrativo individual sustentada, efectuada en cada unidad por un (técnico en conocimientos mecánicos que realice un avalúo base a los automotores). Manual Logístico de la Policía Nacional Aprobación:

164 Peritos técnicos nombrados por los señores comandantes de las respectivas unidades. Registro fotográfico del automotor que incluya seis (6) fotografías desde las siguientes perspectivas: frontal, lateral derecho, lateral izquierdo, posterior, interior y del motor. Las tomas deben imprimirse en papel fotográfico. Estudio técnico de cada automotor realizado únicamente por la DIJÍN o SIJÍN en el que se certifique que las características del vehículo propuesto, correspondan a las enunciadas en el acta de avalúo, inventario y demás documentos; deben incluirse improntas legibles. Los vehículos incautados deben presentar, además de la documentación anterior, copia del acta de incautación, certificación de la Fiscalía, Tránsito y juzgados que certifiquen que el bien propuesto para rematar no reporta antecedentes. Es responsabilidad de los jefes administrativos y jefes de vehículos al momento de enviar documentación para incluir un automotor en proceso de remate, tener en cuenta: 99 Que el vehículo propuesto no sea de procedencia comodato. 99 Que si se encuentra matriculado en una secretaría de tránsito diferente al Ministerio de Transporte se encuentre al día con impuestos. 99 Que al momento de enviar documentación de un vehículo para ser propuesto para remate, se debe hacer devolución al Grupo de Movilidad de la Dirección Administrativa y Financiera de las placas que son registro especial para su cancelación, así como de la tarjeta de peajes, si la porta. 99 Una vez diligenciados y enviados los documentos de un vehículo al Grupo de Movilidad para ser propuesto para remate, los automotores deben quedar en custodia; donde no deben ser utilizados más para el servicio, no se deben cambiar o sustraer los elementos ya inventariados. 99 Que la documentación debe ser diligenciada en los formatos establecidos por el Fondo Rotatorio de la Policía Nacional. 99 Propender por el cuidado y conservación de los vehículos propuestos para remate Baja de vehículos por desintegración Identificación: Los comandantes de las unidades elaborarán un diagnóstico del estado actual del equipo automotor en cada unidad, verificando las siguientes situaciones: 164 Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0

165 Administración y uso del equipo 5 automotor de la policía Nacional - cantidad de vehículos en la unidad. - estado del equipo automotor. - procedencia. - Ubicación. - inventario. - Asignación. Basado en lo anterior, se identificarán los vehículos que según la norma estarán en condiciones para presentar al proceso de desintegración. Así mismo, se procederá a establecer el estado y ubicación del equipo automotor que estando fuera de servicio, por su procedencia, debe ser devuelto a entidades privadas, públicas o judiciales. - Conservación: Una vez, identifi cado y ubicado el equipo automotor se procederá a establecer un registro de cadena de custodia que garantice las condiciones de seguridad y protección, con el fi n de evitar la pérdida de partes o sustracción de los mismos, para lo cual se dispondrán las medidas de protección y seguridad, quedando bajo responsabilidad del comandante y el jefe administrativo de la unidad. En el lugar se debe elaborar un listado de los vehículos separando los propuestos para desintegración de los destinados para devolución. Se elaborará un inventario previo de cada uno de los vehículos determinando el estado de conservación, elementos externos e internos como tapas, puertas, accesorios, luces, silletería, motor, llantas, etc. Finalmente se realizará 7 tomas fotográfi cas, así: de frente, lado derecho, lado izquierdo, posterior, motor, cabina y tablero. Valoración: En cada unidad policial, los señores (as) contadores certifi carán que cada vehículo fi gure en los inventarios de la Institución, de lo cual dejarán un documento validando dicha información, así: - Valor histórico, la depreciación y la procedencia, según sea el caso. - Los peritos certifi cados de cada una de las unidades evaluarán el estado de los vehículos según la guía preparada para esta actividad, incluyendo las observaciones que sean necesarias indicando el motivo por el cual se presentan estos vehículos para el proceso de desintegración. Documentación: Para cada uno de los vehículos se creará una carpeta donde deben reposar los siguientes documentos, como requisito excluyente para proceder a dar de baja de los inventarios de la Institución: Manual Logístico de la Policía Nacional Aprobación:

166 Vehículos de propiedad: Facturas de compra. Inventarios. Registro fotográfico del automotor que incluya seis (6) fotografías desde las siguientes perspectivas: frontal, lateral derecho, lateral izquierdo, posterior, interior y del motor. Las tomas deben imprimirse en papel fotográfico. Peritaje. Certificado de contaduría. Certificado del almacenista. Vehículos en comodato o incautados dados al servicio de la Institución: Contratos de comodato, actas donde se dan para el servicio. Inventario. Registro fotográfico del automotor que incluya seis (6) fotografías desde las siguientes perspectivas: frontal, lateral derecho, lateral izquierdo, posterior, interior y del motor. Las tomas deben imprimirse en papel fotográfico. Peritaje. Certificado de contaduría. Certificado del almacenista. Para los vehículos que les falte algún tipo de documento, deberán realizarse las coordinaciones necesarias ante las unidades policiales, o entidades de origen, siempre y cuando se encuentren en los inventarios (propiedad) de la Policía Nacional o hayan sido donados, para lo cual se deberá establecer su procedencia que permita iniciar el proceso o devolución, según el caso, o mantenerlos en custodia si fue dispuesto así por orden de autoridad judicial competente. Igualmente verificarán según las condiciones del vehículo, que se haya iniciado la investigación disciplinaria y/o administrativa, según el caso que corresponda. Baja de los inventarios: una vez establecido, el lleno total de los requisitos, se dará de baja el equipo automotor, previo el cumplimiento de los requisitos, actualizando los inventarios de cada unidad; así mismo, se enviará copia de las actas al Grupo de Movilidad de la Dirección Administrativa y Financiera, con el fin de actualizar el SIGEA. Por último se presentará un informe de lo actuado a la Dirección Administrativa y Financiera, presentando resultados, conclusiones y recomendaciones necesarias para un próximo procedimiento. 166 Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0

167 Administración y uso del equipo 5 automotor de la policía Nacional Entrega de los vehículos para desintegración o devolución: el equipo automotor propuesto para desintegración debe ser entregado a las entidades encargadas de la desintegración de los vehículos, teniendo en cuenta el protocolo y los procedimientos establecidos para tal fi n por el Grupo de Movilidad de la Dirección Administrativa y Financiera. Para esto se nombrará una comisión, conformada por diferentes funcionarios de la unidad, escogidos aleatoriamente y liderados por el jefe administrativo, los cuales realizarán un seguimiento detallado del procedimiento y dejarán elaboradas las respectivas actas con los antecedentes fotográfi cos y documentos necesarios. Manual Logístico de la Policía Nacional Aprobación:

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169 Manual Logístico de la Policía Nacional CAPÍTULO 6ADMINISTRACIÓN DE BIENES RAÍCES

170 6.1 CONCEPTOS GENERALES Autoavalúo Se entiende por autoavalúo el derecho que tiene el propietario o poseedor de predios o mejoras de presentar antes del 30 de junio de cada año, ante la correspondiente oficina de catastro la estimación del avalúo catastral. En los municipios donde no hubiere oficina de catastro, su presentación se hará ante el tesorero municipal. Dicha estimación no podrá ser inferior al avalúo catastral vigente y se incorporará al catastro con fecha 31 de diciembre del año en el cual se haya efectuado, si la autoridad catastral la encuentra justificada por mutaciones físicas, valorización o cambios de uso Aspecto económico del avalúo El aspecto económico consiste en la determinación del avalúo catastral del predio. En ningún caso la maquinaria agrícola e industrial ni los cultivos, constituirán base para la determinación del avalúo catastral Aspecto fiscal del avalúo El aspecto fiscal consiste en la preparación y entrega a las tesorerías municipales y a las administraciones de impuestos nacionales respectivas de los avalúos sobre los cuales ha de aplicarse la tasa correspondiente al impuesto predial y demás gravámenes que tengan como base el avalúo catastral, de conformidad con las disposiciones legales vigentes Aspecto físico del avalúo El aspecto físico consiste en la identificación de los linderos del terreno y edificaciones del predio sobre documentos gráficos o fotografías aéreas u ortofotografías y la descripción y clasificación del terreno y de las edificaciones Aspecto jurídico del avalúo El aspecto jurídico consiste en indicar y anotar en los documentos catastrales la relación entre el sujeto activo del derecho, o sea el propietario o poseedor, y el objeto o bien inmueble, de acuerdo con los artículos 656, 669, 673, 738, 739, 740, 756 y 762 del Código Civil, mediante identificación ciudadana o tributaria del propietario o poseedor y de la escritura y registro o matrícula inmobiliaria del predio respectivo Bien inmueble Se denominan también bienes raíces y son aquellos que por su naturaleza no pueden moverse de un lugar a otro, como son las tierras y las minas; es decir, son aquellos que de moverse se produciría su destrucción o deterioro. Los inmuebles lo son también por adhesión permanente a la tierra, como son las edificaciones, árboles y plantas que prendan al suelo por su raíz. 170 Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0

171 Administración 6 de Bienes Raíces Por destinación son inmuebles aquellos que están destinados permanentemente al uso, cultivo y benefi cio del inmueble, como son pavimentos, cañerías, redes eléctricas, hidráulicas, etc Bien inmueble baldío son todas aquellas tierras que estando dentro de los límites territoriales, carecen de otro dueño Certificado de tradición y libertad En el Certifi cado de Matrícula Inmobiliaria expedido por las ofi cinas de Registro de Instrumentos Públicos del lugar de ubicación del inmueble, se puede verifi car el historial del mismo, es decir, cuándo nació a la vida jurídica, a quiénes se ha trasladado la titularidad, embargos, hipotecas, etc. Es el documento por el cual se formaliza la propiedad y que se constituye en la prueba idónea para demostrar la misma Contrato de comodato es un contrato por medio del cual una persona o entidad, da en préstamo un bien inmueble por un término máximo de cinco (5) años, susceptibles de ser prorrogados por términos iguales, para que otra persona o entidad haga uso del mismo, con la obligación de devolverlo transcurrido el término, en las mismas condiciones, salvo el deterioro normal. por consiguiente, para mantener el bien en esas mismas condiciones, es viable por parte del comodatario, realizar las obras de mantenimiento necesarias. A esta fi gura le son aplicables los artículos 2200 y siguientes del Código Civil. Como el contrato de comodato es indelegable, únicamente puede fi rmarlo el señor Director General y por tanto el trámite para la suscripción del mismo debe adelantarse ante la secretaría general - Asesoría contratos, donde se debe aportar para su estudio la siguiente documentación: - Acuerdo u Ordenanza para el caso de municipios o departamentos, donde el alcalde o gobernador sea autorizado para fi rmar el contrato de comodato. - Constancia de la Ofi cina de la Registraduría Nacional del Registro Civil sobre la elección popular y duración del cargo. - copia cédula de ciudadanía del comodante. - Acta de posesión. - Registro único tributario (RUt) del comodante. - Fotocopia legible de la escritura del bien y su matrícula inmobiliaria. Manual Logístico de la Policía Nacional Aprobación:

172 Justificación del comandante o unidad que requiera el inmueble, sobre la necesidad de recibir el mismo en comodato. Modelo del contrato de comodato Depreciación Es la porción de la vida útil que en términos económicos se debe descontar al inmueble por el tiempo de uso, toda vez que se debe avaluar la vida remanente del bien Derecho de dominio Este derecho comprende las facultades de gozar, usar y disponer de un bien. En virtud del dominio, el dueño de una cosa se hace dueño de lo que ella produzca, o de lo que se junte a ella (accesión de frutos) Escritura pública Documento extendido ante un notario público, donde se hacen declaraciones de actos jurídicos que constan en un contrato o minuta, para efectos de certificar su autenticidad y legalidad Falsa tradición Se presenta cuando la tradición del bien sufre una ruptura y no se sigue el orden legal de transferencia del bien. Por ejemplo, cuando un bien está en cabeza de una persona que fallece y sin que medie un proceso de sucesión, el hijo vende los derechos y acciones que le puedan corresponder en el bien Identificación predio Es la verificación de los elementos físicos y jurídicos del predio, mediante la práctica de la inspección catastral para identificar su ubicación, linderos, extensión, mejoras por edificaciones y precisar el derecho de propiedad o de posesión Legalización Significa que los inmuebles que se ocupan por la Institución deben contar con un soporte conforme a la ley. Lo ideal es legalizarlos mediante escritura, pero también es factible suscribir contratos de comodato que permitan su uso por un periodo de tiempo determinado. Puede igualmente tomarse en arriendo y contar con el contrato respectivo como soporte. En aquellos eventos en que la Policía lleva en el inmueble cierto periodo de tiempo ocupando el bien, sin reconocer a dueño alguno, es factible iniciar un juicio de pertenencia para que se declare la prescripción adquisitiva de dominio. 172 Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0

173 Administración 6 de Bienes Raíces Matrícula inmobiliaria Denominado también Certifi cado de Tradición y Libertad, es el documento donde aparece la historia de un inmueble, o la cadena de actos legales que lo afectan. toda escritura pública debe ser registrada ante la Ofi cina de Registro de Instrumentos Públicos del lugar de ubicación del inmueble, quien después expide la matrícula inmobiliaria que demuestra que se tiene la propiedad del bien adquirido Mejora Son edifi caciones instaladas o construidas por una persona sobre terrenos que no le pertenecen. Para efectos del avalúo catastral, se entenderá por mejora las edifi caciones o construcciones en predio propio no inscritas en el catastro o las instaladas en predio ajeno Método de comparación o de mercado es la técnica valuatoria que busca establecer el valor comercial del bien, a partir del estudio de las ofertas o transacciones recientes, de bienes semejantes y comparables al del objeto de avalúo. Tales ofertas o transacciones deberán ser clasifi cadas, analizadas e interpretadas para llegar a la estimación del valor comercial Método de capitalización de rentas o ingresos es la técnica valuatoria que busca establecer el valor comercial de un bien, a partir de las rentas o ingresos que puedan obtener el mismo bien, o inmuebles semejantes y comparables por sus características físicas, de uso y ubicación, trayendo a valor presente la suma de los probables ingresos o rentas generadas en la vida remanente del bien objeto de avalúo, con una tasa de capitalización o interés. Se entiende por vida remanente la diferencia entre la vida útil del bien y la edad que efectivamente posea el bien. para inmuebles cuyo sistema constructivo sea muros de carga, la vida útil será de 70 años; y para los que tengan estructura en concreto, metálica o mampostería estructural, la vida útil será de 100 años Método de costo de reposición Es el que busca establecer el valor comercial del bien objeto de avalúo a partir de estimar el costo total para construir, a precios de hoy, un bien semejante al del objeto de avalúo, y restarle la depreciación acumulada. Al valor así obtenido se le debe adicionar la utilidad. Vc = {(ct - d) + U} + Vt donde: Vc = Valor comercial ct = costo total d = depreciación U = Utilidad del constructor Vt = Valor del terreno Mutación catastral se entiende por mutación catastral todo cambio que sobrevenga respecto de los elementos físicos, jurídicos o económicos de los predios cuando sean debidamente inscritos, en el catastro. Manual Logístico de la Policía Nacional Aprobación:

174 Número de identificación catastral Es la identificación de un predio dentro de un sector, un barrio y una manzana mediante un plano catastral, datos que se obtienen mediante fotografía aérea Posesión Es la tenencia de un inmueble con ánimo de señor y dueño. Significa que no solo es la presencia física, sino el ánimo de dueño, pues si se posee un inmueble creyéndolo baldío, no tiene ese ánimo de dueño POT El Plan de Ordenamiento Territorial es la herramienta con que cuentan los municipios, sus administraciones y ciudadanos, para renovar y replantear la planificación de sus territorios. Se propicia una utilización óptima de los recursos naturales, económicos y humanos, con el fin de mejorar la calidad de vida urbana y rural. Los municipios lo adoptan como POT o EOT (Esquema de Ordenamiento Territorial) Predio Se denominará predio el inmueble perteneciente a una persona natural o jurídica, o a una comunidad, situado en un mismo municipio y no separado por otro predio público o privado Predio o suelo urbano De conformidad con la Ley 388 de 1997, Constituyen el suelo urbano, las áreas del territorio distrital o municipal destinadas a usos urbanos por el plan de ordenamiento, que cuenten con infraestructura vial y redes primarias de energía, acueducto y alcantarillado, posibilitándose su urbanización y edificación, según sea el caso. Podrán pertenecer a esta categoría aquellas zonas con procesos de urbanización incompletos, comprendidos en áreas consolidadas con edificación, que se definan como áreas de mejoramiento integral en los planes de ordenamiento territorial. Las áreas que conforman el suelo urbano serán delimitadas por perímetros y podrán incluir los centros poblados de los corregimientos. En ningún caso el perímetro urbano podrá ser mayor que el denominado perímetro de servicios públicos o sanitario. (Artículo 31 Ley 388/97) Predio o suelo de expansión urbana El Artículo 32 de la Ley 388 de 1997 menciona que es el constituido por la porción del territorio municipal destinada a la expansión urbana, que se habilitará para el uso urbano durante la vigencia del plan de ordenamiento, según lo determinen los Programas de Ejecución del Plan de Ordenamiento Territorial. La determinación de este suelo se ajustará a las previsiones de crecimiento de la ciudad y a la posibilidad de dotación con infraestructura para el sistema vial, de transporte, 174 Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0

175 Administración 6 de Bienes Raíces de servicios públicos domiciliarios, áreas libres, y parques y equipamiento colectivo de interés público o social. Dentro de la categoría de suelo de expansión podrán incluirse áreas de desarrollo concertado, a través de procesos que defi nan la conveniencia y las condiciones para su desarrollo mediante su adecuación y habilitación urbanística a cargo de sus propietarios, pero cuyo desarrollo estará condicionado a la adecuación previa de las áreas programadas Predio o suelo rural es el que se encuentra ubicado fuera del perímetro urbano, dentro de las coordenadas y límites del municipio. el predio rural no pierde esa condición por el hecho de estar atravesado por vías de comunicación, corrientes de agua y demás vías y conductos. el Artículo 33 de la citada Ley dice que el suelo rural es el terreno no apto para el uso urbano, por razones de oportunidad, o por su destinación a usos agrícolas, ganaderos, forestales, de explotación de recursos naturales y actividades análogas Predio o suelo suburbano La Ley 388 de 1997 dice que: Constituyen esta categoría las áreas ubicadas dentro del suelo rural, en las que se mezclan los usos del suelo y las formas de vida del campo y la ciudad, diferentes a las clasifi cadas como áreas de expansión urbana, que pueden ser objeto de desarrollo con restricciones de uso, de intensidad y de densidad, garantizando el autoabastecimiento en servicios públicos domiciliarios, de conformidad con lo establecido en la Ley 99 de 1993 y en la Ley 142 de Podrán formar parte de esta categoría los suelos correspondientes a los corredores urbanos interregionales. (Artículo 34 Ley 388/97) Predio en propiedad horizontal o en condominio Dentro del régimen de propiedad horizontal o del condominio, habrá tantos predios como unidades independientes se hayan establecido en el inmueble de acuerdo con el plano y el reglamento respectivo SIBIN programa o aplicativo denominado sistema de información de Bienes Raíces, en el cual se incorporan la totalidad de datos de cada bien inmueble que ocupa la policía Nacional a nivel país, en calidad de propietario, poseedor o tenedor Titularización se da cuando hay una transferencia del dominio de un bien inmueble por escritura pública, por parte de quien es titular del derecho, o es propietario, a quien lo adquiere por compraventa, cesión, donación, permuta, o adjudicación. Manual Logístico de la Policía Nacional Aprobación:

176 Tradición Para que la tradición sea efectiva se requiere el cumplimiento de formalidades, como son: que la negociación se eleve a escritura pública y que esta se registre en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos del lugar de ubicación del inmueble Uso Destinación asignada al suelo, de conformidad con las actividades que en él se pueden desarrollar Usufructo Es un derecho temporal, ya que termina con el cumplimiento del plazo para el cual fue establecido. Se usufructúa un bien recibido en comodato o arriendo Vetustez Vejez de un inmueble Vida remanente Corresponde a la diferencia entre la vida útil del bien y la edad que efectivamente posea el bien. 6.2 MODOS COMO LA POLICÍA NACIONAL PUEDE ADQUIRIR LA PROPIEDAD INMUEBLE Compraventa De conformidad con el Artículo 1849 del C.C., la compraventa es un contrato en que una de las partes se obliga a dar una cosa y la otra a pagarla en dinero. Aquella se dice vender y esta comprar. El dinero que el comprador da por la cosa vendida se llama precio.. A su vez, el Código de Comercio en su Artículo 905 preceptúa: La compraventa es un contrato en que una de las partes se obliga a transmitir la propiedad de una cosa y la otra a pagarla en dinero.... Del contrato de compraventa surgen obligaciones recíprocas para las partes contratantes, el vendedor (contratista) se obliga a entregar la cosa, y el comprador (entidad) a pagar por esa cosa una suma en dinero. Las obligaciones mencionadas no son las únicas que se originan en este tipo de acuerdo, pero sí las principales. En la compra de inmuebles que haga la Policía Nacional a personas naturales o jurídicas de derecho privado, se deben tener en cuenta los parámetros establecidos en el Artículo 83 del Decreto 2474 de 2008, reglamentario de las Leyes 80/93 y 1150/07, el cual dispone que los inmuebles que se adquieran por compraventa podrán negociarse en forma directa. Esta circunstancia da la libertad a la entidad, para que busque el inmueble que reúna las mejores condiciones técnicas mínimas de acuerdo con el Instructivo 098 del 27/10/05 y que cumpla con las expectativas de su necesidad y conveniencia. Tales condiciones son: 176 Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0

177 Administración 6 de Bienes Raíces Uso del suelo: que de acuerdo al plan de ordenamiento territorial (pot) o esquema de ordenamiento territorial (eot) del municipio, se permita el uso institucional y no tenga afectaciones futuras. Topografía: en lo posible el lote debe ser plano y fi rme, con mínimas inclinaciones, que no esté en zonas de fallas geológicas o de alto riesgo sísmico. Al momento de elegir el terreno se debe evitar: 9 Que el terreno esté cercano a líneas de alta tensión. 9 Que esté en zonas quebradas o montañosas. 9 Que tenga corrientes de agua. 9 Que esté ubicado sobre redes de servicios públicos, aéreas o subterráneas. Seguridad: el predio debe ofrecer la menor vulnerabilidad posible ante una amenaza terrorista. Ubicación: el bien inmueble escogido debe encontrarse dentro del casco urbano, alejado de hospitales, colegios, jardines infantiles, conventos, seminarios, entre otros, es decir, debe ubicarse en un sitio que represente el menor riesgo a la comunidad, en caso de un ataque por parte de los grupos armados al margen de la ley. Servicios públicos: debe contar con disponibilidad de acometidas para los servicios públicos. Vías: que tenga vías de acceso al predio y facilidad para la movilización de personas y vehículos. Área: debe tenerse en cuenta como mínimo las establecidas en el cuadro siguiente, contando con que las instalaciones policiales se construyen como mínimo de dos niveles: Áreas aproximadas para la adquisición de predios, ya sea por compra, donación o cesión, destinados a la construcción de instalaciones de Policía Número de hombres Mínima Área Aproximada Máxima 15 a 20 hombres 800 M M2 21 a 50 hombres M M2 51 a 70 hombres M M2 71 a 99 hombres M M2 100 a 150 hombres M M2 MÁs de 150 hombres M2 o más Manual Logístico de la Policía Nacional Aprobación:

178 Estas áreas son las recomendadas; sin embargo existen varios corregimientos y algunos municipios que, por su reducida extensión, no cuentan con inmuebles de las áreas aludidas, razón por la cual quien legalice el bien dará a conocer tal circunstancia dentro del Estudio de Planeación que debe adelantar la respectiva Oficina de la unidad, motivando la necesidad de la construcción de la instalación policial y el por qué no es posible contar con un predio de mayor área. Si se va a legalizar un inmueble donde ya viene funcionando el servicio de policía, no importa cuál sea el área a legalizar la que debe corresponder a la ocupada. Ubicado el inmueble que se quiere comprar, se debe analizar, previamente a la elaboración del Estudio de Conveniencia, Oportunidad y Mercadeo (ECO), la matrícula inmobiliaria que corresponde al bien, con el fin de establecer que no exista causal alguna que impida su transferencia, tal como sería un embargo, falsa tradición o patrimonio de familia. No se comprarán tampoco inmuebles que soporten hipotecas. En forma concomitante, se debe solicitar a la Oficina de Planeación Municipal, o Curaduría del lugar, una Certificación sobre el uso del suelo, es decir, que de acuerdo al Plan o Esquema de Ordenamiento Territorial (POT o EOT), el inmueble tenga el uso institucional y no tenga afectaciones futuras, como trazado futuro de vías, desarrollos urbanísticos, etc. Una vez se investigue en la zona el valor por metro cuadrado de lote de terreno y/o de construcción, se entrará a negociar el precio con el vendedor del inmueble, tratando siempre de obtener descuento a favor de la Policía. De todas maneras, al vendedor se le debe hacer saber que la base de la negociación es el avalúo comercial; es decir, que si el avalúo indica un menor valor al acordado, habrá que hacer una renegociación para que el vendedor rebaje el precio. En caso de no acceder este, no podrá adelantarse la compraventa. Al vendedor debe hacérsele saber igualmente que la Nación Policía Nacional es exenta del pago que se ocasione por gastos de escrituración, beneficencia y registro y, por tanto, los que se ocasionen por este concepto, serán a su cargo, en las cuantías determinadas, como se indicará más adelante. (Decreto Presidencial No del 26/07/00 y Resolución 4188 del 28/12/01 de la Superintendencia de Notariado y Registro). Se hará al o los propietarios del bien un estudio de seguridad, para evitar que la persona esté involucrada con investigaciones por lavado de activos, narcotráfico, o cualquier otra clase de delito, que impida a la Institución adquirir dicho bien. Al predio se le hará por parte de la SIPOL un estudio de seguridad y vulnerabilidad. El ECO debe contemplar la existencia de recursos económicos, es decir, que debe citarse el número del CDP (Certificado de Disponibilidad Presupuestal), e indicar claramente para qué se requiere el inmueble, el uso o destinación y analizar cuál de las cotizaciones (mínimo 2) es la que reúne las mejores condiciones, señalando los pro y los contra de cada una de ellas. En general, el estudio debe contemplar la posibilidad o 178 Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0

179 Administración 6 de Bienes Raíces no de obtener varias ofertas, en forma motivada y las circunstancias de tiempo, modo y lugar en que deba darse la adquisición. Con el ECO se debe solicitar al señor Director General autorización para adquirir el bien por compraventa. Una vez se cuente con la autorización se inicia el trámite para su adquisición, con la contratación del avalúo comercial el que debe solicitar y pagar la institución. se debe prever por tanto en la compraventa, presupuesto para la compra del bien y para la contratación del avalúo comercial. concluida la negociación porque haya acuerdo de voluntades entre vendedor y comprador sobre el valor del inmueble, se procede a elaborar la minuta promesa de compraventa, o directamente la escritura pública, señalándose fecha, lugar y hora donde se suscribirá la misma. Por regla general, las escrituras públicas pueden correrse en la notaría que escojan las partes; sin embargo, si en el lugar de ubicación del bien existe más de una notaría, debe someterse la minuta a reparto, por concurrir a la negociación una entidad exenta, como es la policía Nacional. Una vez conocida la notaría donde se repartió la minuta, se deben adelantar las coordinaciones a que haya lugar con dicho despacho, a efecto de allegar allí la documentación requerida como es: 1.- Fotocopia de la escritura que acredita la titularidad de quien vende, 2.- Matrícula inmobiliaria actualizada del bien, 3.- Paz y salvo por concepto de impuesto predial, 4.- Paz y salvo por contribución de valorización (si aplica), 5.- Paz y salvo por concepto de pago de administración (en el caso de viviendas sometidas a reglamento de propiedad horizontal), 6.- Poder del señor Director General para fi rmar la escritura, con sus anexos y 7.- Fotocopias de las cédulas de ciudadanía de quienes fi rmarán. En la escritura se debe contemplar una cláusula que indique con precisión que la Nación Policía Nacional es exenta, con el fi n de que al registrarla no haya inconveniente. Se sugiere la siguiente redacción: CLÁSULA GASTOS NOTARIALES Y REGISTRO: en virtud de lo dispuesto en el Artículo 17 del Decreto 2280 del 23 de junio de 2008 y la Resolución 0081 del 13 de enero de 2010 de la superintendencia de Notariado y Registro, las entidades estatales están exentas del pago de derechos por benefi cencia y registro. Por tanto como la Nación - Policía Nacional está exenta de tales pagos, corresponderá a quien entrega el inmueble cancelar los porcentajes que correspondan. Los terceros que concurran a suscribir una escritura pública con una entidad del estado exenta, deberán cancelar los gastos de benefi cencia y registro en el 50% de lo que corresponda. entregadas las copias auténticas de la escritura por parte de la notaría, se debe proceder a su registro ante la Ofi cina de Registro de Instrumentos Públicos del lugar de ubicación Manual Logístico de la Policía Nacional Aprobación:

180 del bien adquirido, debiendo hacer previamente el trámite sobre beneficencia y registro, ante las oficinas respectivas. Tan solo cuando se obtenga el folio de matrícula inmobiliaria con la inscripción de la compraventa a favor de la Nación - Policía Nacional, se puede decir que el predio es propiedad de la Institución. Registrada la escritura, el grupo de bienes raíces de cada unidad, deberá incorporar al aplicativo Sistema de Información de Bienes Raíces (SIBIN) la información, y guardar copias de la escritura y la matrícula inmobiliaria en su archivo. Remitirá de otra parte copia auténtica de la escritura y la matrícula a la Oficina de Bienes Raíces de la DIRAF para su archivo Donación La donación entre vivos es un acto por el cual una persona transfiere, gratuita e irrevocablemente, una parte de sus bienes a otra persona que la acepta (Artículo 1443 del C.C.). Donante es quien entrega el bien y donatario quien lo recibe. Cuando el valor del inmueble sobrepasa los 50 smlv, debe realizarse ante el notario donde se suscribirá la escritura, un trámite adicional denominado insinuación notarial (Decreto 1712 de 1989). El donante debe solicitar en la notaría AUTORIZACIÓN PARA DONAR, aportando el valor comercial actual del bien para demostrar que excede los cincuenta (50) salarios mínimos. Donante y donatario indicarán que son hábiles para donar y aceptar la donación que se pretende realizar sin afectar derechos de terceros, ni contravenir disposiciones legales. El donante señalará que la donación no afecta su patrimonio. Cuándo está prohibido hacer donaciones: Constitucionalmente (Artículo 355 C.N.) queda prohibido para las ramas u órganos del poder público hacer donaciones a personas naturales o jurídicas de derecho privado. Se concluye por tanto, que sí es viable hacer donaciones o transferencias entre las ramas u órganos del poder público para el cumplimiento de deberes constitucionales expresos. Para elevar a escritura pública un inmueble que es donado a la Policía Nacional, debe contarse con los siguientes documentos: Acuerdo Municipal u Ordenanza Departamental en la cual el Concejo o la Asamblea autorizan al alcalde o al gobernador, según el caso, para donar o ceder el inmueble, indicando localización exacta, área y linderos del mismo. Si el terreno es donado por una entidad pública se debe anexar el acto administrativo de donación o cesión. Si es un particular, adjuntar la carta de ofrecimiento; en este evento debe elaborarse un estudio de seguridad al propietario del inmueble. - - Escritura pública y certificado de matrícula inmobiliaria que acrediten la propiedad de quien dona o cede. Cuando los municipios carezcan de dichos 180 Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0

181 Administración 6 de Bienes Raíces documentos, deben adelantar los trámites que establecen las normas reglamentarias a la Ley 137 de 1959 denominada Ley tocaima, según la cual los predios baldíos son de titularidad de este por disposición del gobierno Nacional y Artículo 123 de la Ley 388 de Dicho trámite concluye con un acto administrativo que se eleva a escritura pública, solicitando el municipio ante la Ofi cina de Registro la apertura de una matrícula inmobiliaria. - Certificación de Planeación municipal donde conste que el predio permite el uso institucional y no tiene afectaciones de acuerdo al plan de ordenamiento territorial (pot) o esquema de ordenamiento territorial (eot). - Certificación de paz y salvo por concepto de impuesto predial. - Croquis de localización del predio. - Fotografía del inmueble. La documentación debe remitirse al grupo de Bienes Raíces de la diraf, a efecto de que se proceda a su estudio legal y si es del caso dar viabilidad a su adquisición mediante donación o cesión gratuita, elaborando el poder que otorga el director general para que los comandantes suscriban a favor de la Nación -policía Nacional las escrituras públicas Cesión a título gratuito según la legislación civil la cesión de bienes se da cuando el deudor abandona sus bienes a favor de un acreedor, por estar en imposibilidad de pagar sus deudas, sin transferir la propiedad, sino con la facultad de que el acreedor disponga de ellos, o de sus frutos (Artículo 1672 y ss.). Sin embargo, mediante la fi gura de cesión, varias normas como la Ley 901 de 2004 sobre saneamiento contable, han establecido que las instituciones públicas puedan adquirir la titularidad de los inmuebles que ocupan y que son propiedad de entes territoriales, mediante un procedimiento que culmina con la cesión a título gratuito del inmueble. Los municipios han acudido a esta fi gura para transferir la titularidad de sus bienes a la institución, por lo cual se le ha dado el mismo tratamiento de la donación; en cuanto a la documentación requerida para obtener la expedición del poder y suscribir la escritura que titulariza el bien, es la misma relacionada en el punto anterior. para el estudio legal se debe contar con la documentación relacionada en el punto inmediatamente anterior, relacionado con la donación Permuta A la permuta se aplican las mismas normas de la compraventa, teniendo en cuenta que tanto vendedor como comprador hacen una venta de sus inmuebles. el precio es el Manual Logístico de la Policía Nacional Aprobación:

182 elemento esencial de la compraventa. Cuando el precio consiste parte en dinero y parte en otra cosa, se entenderá permuta si la cosa vale más que el dinero (Artículo 1955 C.C.). Todos los pasos previstos en este capítulo para la compraventa le son aplicables a la permuta, por tanto nos remitimos a lo allí señalado. Para que se dé inicio a la permuta de un inmueble, debe existir como primera medida autorización del titular del predio, es decir, debe mediar autorización del señor Director General de la Policía Nacional, por lo cual debe elevarse la solicitud debidamente motivada, por parte de la unidad interesada en permutar un bien. Una vez se cuente con la autorización será viable la permuta y por tanto la unidad interesada en la misma debe elaborar un Estudio de Conveniencia, Oportunidad y Mercadeo (ECO), donde se determinen con claridad y precisión, las razones por las cuales es procedente el cambio del inmueble, por otro. En cuanto al valor de los dos bienes debe tratarse en lo posible que sea similar; el costo lo determina el avalúo comercial solicitado por cada uno de los interesados, el que podrá ser realizado por el Instituto Geográfico Agustín Codazzi, o por cualquier persona natural o jurídica de carácter privado, que se encuentre registrada en el Registro Nacional de Avaluadores. Si el valor del inmueble que se va a adquirir por la Institución es superior al valor del que es propiedad, deberá contarse antes de realizar el ECO, con los recursos para completar el valor de la negociación, es decir, debe estar expedido el Certificado de Disponibilidad Presupuestal. La negociación se adelantará igualmente en forma directa Proceso de pertenencia Cuando un inmueble se ha poseído en forma regular y no interrumpida por cierto espacio de tiempo, opera la prescripción adquisitiva de dominio, lo que conlleva a que se pueda iniciar una acción ordinaria para obtener la expedición de una sentencia de adjudicación por parte de la autoridad judicial respectiva. Es un modo de ganar el dominio de los bienes inmuebles ajenos. Existen dos modalidades de prescripción adquisitiva: la ordinaria cuyo fundamento invariable es la posesión regular (procede de justo título), extendida por un periodo de tiempo de cinco (5) años; y, la extraordinaria, se requiere simplemente la posesión material ininterrumpida por diez (10) años, en la cual no es necesario título alguno y se presume de derecho la buena fe. Los términos de prescripción previstos en el Código Civil, fueron reducidos por la Ley 791 del 27/12/02, la extraordinaria en su Artículo 1º y la ordinaria modificando el Artículo 2529 del C.C., tal como quedó anotado. 182 Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0

183 Administración 6 de Bienes Raíces Excepciones a la prescripción: - De conformidad con el parágrafo del Artículo 51 de la Ley 9ª de 1989 sobre Reforma Urbana, no podrán adquirirse, por prescripción, los bienes de propiedad de los municipios y de las juntas de acción comunal. - el Artículo 2519 del c.c. indica que los bienes de uso público no se prescriben en ningún caso. Se refi ere a aquellos bienes que pertenecen a todos los habitantes del territorio, como son las calles, plazas, caminos, parques, puentes, entre otras Adjudicación Por parte del INCODER, o la entidad que haga sus veces cuando los inmuebles baldíos se encuentran en zona rural y la policía los requiere para construir allí instalaciones policiales, se debe elevar solicitud al incoder debidamente motivada, presentada por el señor Director General, o por quien este delegue mediante poder debidamente otorgado, trámite que de acuerdo con los artículos 27 y 28 del decreto 230 de 2008, reglamentario de la Ley 1152 de 2007, es como sigue, antes de la sentencia c-175 del 13/03/09 de la corte constitucional: Artículo 27. Competencia. Las entidades de derecho público que deban construir obras de infraestructura para la instalación o dotación de servicios públicos, o aquellas cuyas actividades u objeto social hayan sido declaradas por la ley como de utilidad pública e interés social, podrán solicitar y obtener del Director Ejecutivo de la Unidad Nacional de Tierras Rurales la adjudicación en propiedad de terrenos baldíos, bajo la condición resolutoria de cumplir con el fi n previsto, dentro del término que para el efecto señale la Unidad en la respectiva resolución de adjudicación. Artículo 28. Requisitos. en el evento en que las entidades descritas anteriormente requieran la titulación de un terreno baldío para los señalados fi nes, su representante legal deberá presentar por escrito la respectiva solicitud ante el Director Ejecutivo de la Unidad Nacional de Tierras Rurales, la cual deberá contener la siguiente información y documentación: - Nombre de la entidad y de su representante legal. - Naturaleza y características del servicio público, o actividad de utilidad pública e interés social que debe desarrollar. - Nombre del terreno y su ubicación. - La declaración por parte de la entidad peticionaria de que el predio pretendido en adjudicación es un baldío de la Nación y señalar la cabida aproximada del mismo. Manual Logístico de la Policía Nacional Aprobación:

184 Los colindantes del predio con relación a los puntos cardinales. Licencia, permiso, concesión o cualquier otra autorización ambiental exigida por la autoridad ambiental competente. Los permisos, autorizaciones o conceptos previos que deban otorgarse por otras entidades públicas, conforme a la naturaleza y características del servicio público, o de la actividad de utilidad pública e interés social que vaya a desarrollarse. El Plan de Ordenamiento Territorial del municipio respectivo. Los estudios integrales de factibilidad sobre la naturaleza, objetivos, financiación y demás características del servicio público, o de la actividad de utilidad pública e interés social, que se pretenda prestar, y su duración. Copia de la ley, acto administrativo, resolución o documento que disponga o autorice la construcción de las obras de infraestructura dirigidas a la instalación o dotación del servicio público respectivo, o la actividad declarada por la ley como de utilidad pública e interés social. El plano del predio, elaborado con arreglo a las normas técnicas que rigen la materia. Artículo 29. Trámite. El procedimiento de adjudicación se adelantará en la forma prevista en el Capítulo II del Título II de este decreto en lo pertinente, y con la salvedad de que la información y documentación que se exija y verifique por la unidad debe ser compatible con la naturaleza jurídica de la entidad peticionaria, las características y condiciones de los terrenos, según la propuesta y estudios respectivos, y las finalidades legales para la construcción de obras de infraestructura para la instalación o dotación de servicios públicos, o las actividades de utilidad pública e interés social buscadas con la solicitud de titulación Por parte del Consejo Nacional de Estupefacientes Una vez los inmuebles incautados por la Dirección Nacional de Estupefacientes culminan con el proceso de extinción de dominio, son adjudicados de manera definitiva a las entidades públicas que los requieran para su uso. La solicitud que eleve la Policía Nacional, debe presentarse suficientemente motivada, con el fin de obtener que mediante Resolución se adjudique el bien. Dicho trámite debe adelantarse ante la Oficina de Bienes Incautados de la Dirección Administrativa y Financiera, debidamente avalado por el señor Director General Estudio de títulos De conformidad con el Artículo 12 de la Resolución No del 08/09/08 citada anteriormente, por la cual se crearon los grupos de bienes raíces en los comandos y metropolitanas, corresponde a la dependencia de Asuntos Jurídicos de cada unidad orientar 184 Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0

185 Administración 6 de Bienes Raíces y apoyar al comando o metropolitana, en los asuntos de carácter jurídico puestos a su consideración, encontrándose dentro de sus funciones, las siguientes, relacionadas con el tema tratado: 9.- elaborar y revisar los proyectos de minuta de promesa de compraventa de inmueble, escritura pública, permutas, contratos de comodato y arrendamiento que se vaya a suscribir por parte de policía metropolitana o departamento de policía Estudiar, verifi car y emitir concepto respecto a la documentación de tipo jurídico, relacionada con la adquisición de bienes inmuebles (compraventa, donación, cesión o permuta) previo a su remisión ante el grupo de Bienes Raíces de la dirección Administrativa y Financiera. de acuerdo con lo anterior, cuando se remitan documentos al grupo de Bienes Raíces de la DIRAF relacionados con la titularización de inmuebles, deben contar con un concepto previo de la asesoría jurídica de las unidades, debiendo hacerse mención de este por parte del comandante en el ofi cio por el cual se remite la misma. El Grupo de Bienes Raíces de la DIRAF estudia dichos documentos en su conjunto, mirando los antecedentes legales que acreditan que quien vende, permuta, cede, dona o adjudica un bien, es el titular del derecho y que puede transferir el derecho de dominio y posesión a favor de la institución. el estudio de la matrícula inmobiliaria es esencial, ya que en él se determina si existen limitaciones del dominio tales como: embargo, falsa tradición, o patrimonio de familia; o que el inmueble se encuentre hipotecado. 6.3 BIENES INMUEBLES QUE NO ADMITEN SER TITULARIZADOS Zonas de reserva ambiental o forestal Corresponde a la zona de vegetación natural que no puede ser intervenida con la mano del hombre, por ser considerada como un pulmón para las ciudades o municipios. por tanto se prohíbe la tala de árboles y más aún las construcciones Zonas de reserva indígena Son áreas adjudicadas exclusivamente a la población indígena del país por parte del UNAT (antes INCODER), con el fi n de ser explotadas por esta comunidad, lo que las convierte en zonas inalienables, imprescriptibles e inajenables Bienes que hacen parte de predios declarados patrimonio histórico o cultural en los municipios son aquellos que por presentar características especiales de su arquitectura, o por haber estado involucrados dentro del proceso histórico y cultural de la región, son consi- Manual Logístico de la Policía Nacional Aprobación:

186 derados patrimonio, lo cual impide su legalización. Por tanto, las estaciones de Policía que se encuentren funcionando dentro de estos bienes, no son objeto de titularización por parte de las autoridades municipales, siendo viable para estos casos, solicitar la suscripción de un contrato de comodato Bienes que se encuentran construidos en zonas públicas (parques o andenes) Estos bienes pertenecen a la República y su uso corresponde a todos los habitantes del territorio, como calles, puentes, plazas, caminos, parques, andenes, etc. Son el conjunto de bienes destinados al desarrollo o cumplimiento de funciones públicas del Estado, o que están afectados al uso común. Por tanto, ninguna entidad estatal tiene su titularidad, ni dominio, siendo sus características las siguientes: Inalienable: significa que no se pueden negociar, es decir, vender, permutar, donar, etc. Inembargable: no pueden ser objeto de gravámenes hipotecarios, ni embargos. Imprescriptible: no importa el tiempo que transcurra en uso, jamás permiten alegar una prescripción adquisitiva de dominio. 6.4 LIMITACIONES AL DOMINIO Qué impide una negociación a la Policía Nacional Las limitaciones al dominio son las circunstancias que imposibilitan realizar una negociación a la Policía Nacional, y son: Embargo Los embargos son medidas decretadas por las autoridades judiciales o administrativas, que afectan el derecho de dominio de los bienes o derechos de una persona natural o jurídica y que los deja fuera del comercio Falsa tradición El Artículo 7º del Decreto Ley 1250 de 1970 creó una nueva figura en el Derecho de la Propiedad Inmueble en Colombia, al determinar que en las secciones o columnas de las que consta el folio de matrícula inmobiliaria, la sexta se destina a la inscripción de títulos que conlleven la falsa tradición, tales como la enajenación de cosa ajena, o la transferencia de derecho incompleto o sin antecedente propio. Qué se entiende por falsa tradición? Es la inscripción en el Registro de Instrumentos Públicos, que se hace a favor de una persona a quien otra, que carece de dominio o propiedad sobre un inmueble o derecho vendido, le ha hecho acto de transferencia por cualquiera de los medios establecidos en la ley. 186 Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0

187 Administración 6 de Bienes Raíces Los títulos con falsa tradición no transfi eren propiedad, impidiendo a quien los adquiere efectuar en el caso de bienes inmuebles, actos de señor y dueño en los términos del Artículo 669 del código civil, tales como englobarlo, segregarlo, gravarlo con hipoteca, darlo en prenda general de acreedores, limitarlo con servidumbres, usufructos, someterlo al régimen de propiedad horizontal. con la expedición de la Ley 1182 del 8 de enero de 2008, por medio de la cual se establece un procedimiento especial para lograr sanear la titulación de la propiedad inmueble urbana o rural, en cuyos títulos y matrícula inmobiliaria aparece la falsa tradición, se abrió la posibilidad de adelantar una acción cuando la posesión en el inmueble, como el título inscrito sea igual o superior a 5 años. En términos generales, el siguiente es el procedimiento dispuesto por la norma: Artículo 1º. Objeto. Podrán sanearse, por medio del proceso especial establecido en la presente ley, los títulos que conlleven la llamada falsa tradición, de aquellos poseedores de bienes inmuebles cuya extensión en el sector urbano no sea superior a media hectárea y en el sector rural no sea superior a diez (10) hectáreas, siempre y cuando su precaria tradición no sea producto de violencia, usurpación, desplazamiento forzado, engaño o testaferrato y no esté destinado a cultivos ilícitos o haya sido adquirido como resultado de dichas actividades. Artículo 2º. Autoridad competente. Concédese a los jueces civiles y promiscuos municipales competencia para adelantar el proceso especial que se regula en la presente ley, al cual se aplicará el procedimiento oral en lo pertinente y el principio de inmediación durarte el trámite del proceso. Artículo 3º. Requisitos. para la aplicación de este proceso especial se requiere lo siguiente: - Que el inmueble sometido a este proceso tenga título o títulos registrados durante un periodo igual o superior a cinco (5) años y cuya inscripción corresponda a la llamada falsa tradición. - Que el inmueble se posea materialmente, en forma pública, pacífi ca y continua, durante el término establecido por el código de procedimiento civil para la prescripción ordinaria, cinco (5) años. - Que en el folio de matrícula correspondiente no fi guren gravámenes y/o medidas cautelares vigentes. - Que el inmueble objeto del proceso conforme a lo previsto en las reglas y principios de la legislación agraria, no se halle sometido al régimen de la propiedad parcelaria establecido en la Ley 1152 de 2007, lo cual será certifi cado por el Incoder. - Que con respecto al inmueble de que se trate no se haya iniciado con anterioridad a la demanda alguno de los procedimientos administrativos agrarios de titulación de baldíos, extinción del derecho de dominio, clarifi cación de la Manual Logístico de la Policía Nacional Aprobación:

188 propiedad, recuperación de baldíos indebidamente ocupados, deslinde de tierras de la Nación, o de las comunidades indígenas o afrodescendientes o delimitación de sabanas o playones comunales conforme a la legislación agraria, lo cual será certificado por el Incoder. Que, tratándose de bienes de naturaleza agraria debe estar destinado a su explotación económica. ARTÍCULO 4o. TITULAR DE LA ACCIÓN. Quien tenga título o títulos registrados que se enmarquen en la llamada falsa tradición, al tenor del Artículo 7º del Decreto-ley 1250 de 1970 podrá, mediante abogado inscrito, presentar demanda por escrito ante el juez civil o promiscuo municipal, correspondiente a la ubicación del inmueble, para que, previa inspección al inmueble, sanee su titulación por providencia debidamente motivada, la cual en firme, será inscrita en el folio de matrícula inmobiliaria correspondiente, como modo de adquirir Patrimonio de Familia El Decreto 2817 del 22/08/06 en su Artículo 1 señala: Constitución del patrimonio de familia inembargable. Sin perjuicio de la competencia judicial, el padre, la madre, los dos o un tercero podrán constituir de manera voluntaria ante el notario del círculo donde se encuentre ubicado el predio objeto de la limitación, por escritura pública, patrimonio de familia inembargable, conforme a los siguientes requisitos: Que el inmueble que se afecta sea, al momento de la solicitud, de propiedad del constituyente, y no lo posea con otra persona proindiviso. Que su valor catastral no sea superior a 250 salarios mínimos mensuales legales vigentes; que no esté gravado con censo o anticresis, ni con hipoteca, salvo que esta última se haya constituido para la adquisición del inmueble. Que no esté gravado con censo o anticresis, ni con hipoteca. Que se encuentre libre de embargo. Parágrafo. El patrimonio de familia de que trata este decreto es el de carácter voluntario regulado por la Ley 70 de 1931, modificada por la Ley 495 de Quedan excluidos de esta reglamentación los patrimonios de familia de carácter obligatorio consagrados en las normas sobre vivienda de interés social, a los que se refieren la Ley 91 de 1936 y los Artículos 60 de la Ley 9ª de 1989 y 38 de la Ley 3ª de 1991, y facultativos de que tratan el Artículo 22 de la Ley 546 de 1999 y la Ley 861 de 2003, patrimonios que continuarán constituyéndose ante notario en los términos previstos en las leyes citadas. El Artículo 2 señala que el patrimonio de familia es inembargable. Para adquirir un inmueble afectado con patrimonio de familia, debe previamente levantarse ante notario o juez. 188 Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0

189 Administración 6 de Bienes Raíces No se recomienda adquirir Inmueble hipotecado La hipoteca es una garantía de pago a favor del acreedor de una suma de dinero que recae sobre un bien inmueble que continúa en poder del deudor, la cual se constituye mediante escritura pública. Si el deudor incumple, el acreedor está facultado para iniciar un proceso ante la jurisdicción civil y lograr que el bien sea vendido en pública subasta para recuperar su dinero. Por esta razón la Institución no puede adquirir inmuebles hipotecados, ya que como titular debe entrar a responder por las deudas del anterior propietario. Significa lo anterior, que si bien la hipoteca no saca del comercio el inmueble como sucede con el embargo, a la Institución no le conviene adquirir bienes bajo estas circunstancias, ya que ante una eventual demanda hipotecaria, el nuevo propietario debe entrar a asumir la deuda. Aunque la hipoteca no es una limitación al dominio y el bien inmueble puede transferirse, No se RecoMieNdA AdQUiRiR para la institución un bien hipotecado, ya que los trámites para su levantamiento en algunos casos son imposibles por diversas circunstancias, por ejemplo, porque la entidad crediticia que otorgó el préstamo e hipotecó el bien ya no existe, o la persona a favor de quien se constituyó la hipoteca falleció, etc. 6.5 QUIÉNES ESTÁN FACULTADOS PARA FIRMAR ESCRITURAS El Director General de la Policía Nacional Todo lo relacionado con los trámites de los bienes inmuebles no está delegado, excepto lo relacionado con contratos de arrendamiento. Signifi ca lo anterior, que el único facultado para fi rmar escrituras de bienes sea para entregar, o recibir, es el Director General, en forma directa, o por delegación, mediante poder Los comandantes de metropolitanas, departamentos y directores de escuela Solo podrán fi rmar escrituras cuando el Director General de la Policía Nacional los ha delegado, mediante poder debidamente otorgado, es decir, autenticado ante notario público Consecuencias jurídicas por firmar escrituras sin facultades de delegación Por carecer de la autorización legal de quien está autorizado para concurrir a fi rmar, la escritura es NULA ya que quien la suscribe no está facultado, careciendo de capacidad legal. Manual Logístico de la Policía Nacional Aprobación:

190 6.5.4 Procedimiento para subsanar nulidad El Comandante que haya suscrito una escritura sin estar delegado, deberá solicitar ante el Grupo de Bienes Raíces de la DIRAF, se otorgue poder para que se declare sin efecto dicho instrumento público y se vuelva a suscribir la escritura. Deben remitirse con la solicitud, todos los documentos relacionados con la donación, cesión, o cualquiera de las formas de adquirir inmuebles, relacionados en este Manual, con el fin de otorgar el poder. 6.6 TÉRMINO QUE LA INSTITUCIÓN TIENE PARA HACER USO DE LOS INMUEBLES Norma legal aplicable De acuerdo con lo señalado por el Artículo 33 de la Ley 9ª de 1989 sobre Reforma Urbana, cuando una entidad pública adquiera un inmueble debe indicar el fin para el que lo adquirió y contará con el término máximo de cinco (5) años para cumplir con dicha obligación. En caso de que no se diere al inmueble el uso correspondiente, la Institución deberá enajenarlo a más tardar a la fecha de vencimiento de dicho término. La mayoría de acuerdos u ordenanzas que disponen la entrega de predios a título gratuito a favor de la Policía Nacional, señalan un término perentorio para construir las instalaciones policiales, que oscila entre 2 y 3 años, so pena de que revierta la propiedad del inmueble al municipio o departamento respectivo. Para estos eventos, es viable solicitar a los entes territoriales la ampliación del término hasta 5 años, de acuerdo con lo señalado en la norma. Cuando un municipio o departamento dona, o cede un bien bajo esta condición y en el mismo no se construye después de los 5 años, debe devolverse o restituirse a dichos entes, ya que por estar el uso condicionado a la construcción de una instalación policial, no permite ninguna otra clase de uso, debiendo revertir la titularidad a quien lo entregó. En el evento en que el inmueble haya sido adquirido mediante compraventa, sí existe para la entidad la posibilidad de enajenarlos y, en consecuencia, debe hacer parte del Plan de Enajenación Onerosa de la Policía Nacional, adoptado mediante Resolución Administrativa Efectos por el no uso de los inmuebles recibidos Con el fin de evitar el pago de impuesto predial, contribución de valorización y servicios públicos, de inmuebles que no están en uso, ni se esperan usar a mediano o largo plazo, deben restituirse o enajenarse, con el fin de excluirlos de los estados financieros y lograr su saneamiento contable. 190 Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0

191 Administración 6 de Bienes Raíces Obligación de enajenar los inmuebles por su no uso Además de lo previsto en el numeral 1), los bienes que no se usan por no ser requeridos para su desarrollo institucional, deben enajenarse a otras entidades que los requieran o los estén ocupando. (Ley de Presupuesto de cada año). de conformidad con lo establecido en el Decreto No del 05/12/08, por el cual se establece la obligación para las entidades públicas de adoptar los Planes de Enajenación Onerosa, deben identifi carse los inmuebles que no se encuentran en uso y no se requieren para su desarrollo institucional, que no tienen vocación para la construcción de vivienda de interés social (estratos 1 y 2) y que no han sido solicitados por otras entidades para el desarrollo de programas contemplados en el plan de desarrollo. Lo anterior, con el fi n de adoptar el Plan de Enajenación Onerosa mediante acto administrativo, debiendo quedar sufi cientemente identifi cados los bienes inmuebles que se venderán. Los bienes que tienen vocación de vivienda de interés social deben ser reportados al Ministerio de Ambiente, Vivienda y desarrollo territorial o al Ministerio de Agricultura y desarrollo Rural. Indica la norma en cita que una vez expedido y publicado el acto mediante el cual se adopta el Plan de Enajenación Onerosa, la entidad pública tendrá un máximo de cuarenta y cinco (45) días hábiles, contados a partir de la fecha de publicación para iniciar la venta de los bienes inmuebles. el Decreto 4444 de 2008 regula la enajenación de bienes del Estado por parte de las entidades estatales sometidas al estatuto general de contratación de la Administración pública, en desarrollo de lo previsto en el literal e) del numeral 2 del Artículo 2 de la Ley 1150 de PROCESO DE ESCRITURACIÓN Y REGISTRO Escogencia de la notaría donde se firmará la escritura La escritura puede fi rmarse en cualquier notaría del país; sin embargo, la Resolución No del 20/06/03 de la superintendencia de Notariado y Registro, por la cual se reglamenta el reparto de minutas de escrituras públicas, señala que los actos de la Nación (entre otros), que deban celebrarse por medio de escritura pública, cuando en el círculo de que se trate haya más de una notaría, se repartirán equitativamente entre las que existan. Una vez repartida la minuta, deben allegarse a la notaría los documentos que correspondan, para proceder a la fi rma de la escritura Documentos que se deben presentar a la notaría - Matrícula inmobiliaria del bien a titularizar, con expedición no mayor a 30 días. Manual Logístico de la Policía Nacional Aprobación:

192 Fotocopia legible de la escritura pública que acredita la titularidad del propietario del bien. Paz y salvos por concepto de impuesto predial y contribución de valorización (si aplica). Poder debidamente otorgado por el señor Director General, con sus anexos. Documentos que se vayan a protocolizar con la escritura, como: planos, acuerdos, ordenanzas, certificaciones de áreas y linderos, licencias de subdivisión, etc., según el caso Gastos notariales, beneficencia y registro La Resolución No de diciembre 22 de 2008 expedida por la Superintendencia de Notariado y Registro, en cuanto a los gastos notariales señala: Artículo 41. Concurrencia de los particulares con entidades exentas y límite de la remuneración notarial. En los actos o contratos en que concurran los particulares con entidades exentas, aquellos pagarán la totalidad de los derechos que se causen. Las entidades exentas no podrán estipular en contrario; tampoco aquellas a cuyo favor existan tarifas especiales. A su vez el Artículo 54 ídem, establece que el ejercicio de la función notarial no causa derecho alguno en los casos siguientes: n) Las actuaciones en aquellos documentos e instrumentos públicos en que intervengan exclusivamente las entidades estatales, a excepción de las empresas industriales y comerciales del Estado y sociedades de economía mixta, las cuales asumirán el pago de los derechos notariales que se llegaren a causar. En relación a la exención por concepto de la función registral, el Artículo 17 literal a) del Decreto No del 23 de junio de 2008, al tratar el tema de las ACTUACIONES EXENTAS, indica que las actuaciones registrales no causarán derecho alguno en los siguientes casos: Cuando las solicitudes de certificación, de inscripción de documentos o su cancelación en que intervengan exclusivamente las entidades estatales, a excepción de las empresas de servicios públicos domiciliarios, las empresas industriales y comerciales del Estado, y las sociedades de economía mixta las cuales asumirán el pago de los derechos de registro. Indica la norma más adelante que cuando los particulares contraten con alguna de las entidades estatales a que se refiere el parágrafo de este Artículo, aquéllos pagarán los derechos de registro sobre el cincuenta por ciento (50%) de la tarifa normal vigente. Parágrafo. Para los efectos del presente decreto son entidades estatales, entre otras: La Nación, las regiones, los departamentos, las provincias, los distritos capital y espe- 192 Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0

193 Administración 6 de Bienes Raíces ciales, las áreas metropolitanas, los territorios indígenas, las asociaciones de municipios, los municipios, los establecimientos públicos, el Senado de la República, la Cámara de Representantes, el Consejo Superior de la Judicatura, la Fiscalía General de la Nación, la contraloría general de la República, las contralorías departamentales, distritales y municipales, la procuraduría general de la Nación, la defensoría del pueblo, la Registraduría Nacional del estado civil, los ministerios, los departamentos administrativos, las superintendencias, la dirección Nacional de estupefacientes y las unidades administrativas especiales y en general, los organismos o dependencias del estado a los que la ley otorgue capacidad para celebrar contratos. A su vez la Resolución 0081 del 13 de enero de 2010 de la superintendencia de Notariado y Registro indica en su Artículo 17 que la actuación registral no causará derecho alguno, cuando intervengan exclusivamente entidades estatales. de conformidad con la normatividad aludida la Nación - policía Nacional, cuando va a escriturar un bien inmueble, es exenta de pagar los gastos que se ocasionen por concepto de escrituración, benefi cencia y registro, por tanto los gastos que se ocasionen por dichos conceptos correrán por cuenta del vendedor o enajenante, en la proporción que le corresponda, de acuerdo a las normas citadas. en caso de que los dos contratantes sean entidades públicas exentas, no se pagará suma alguna Trámite ante la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos Una vez se entregue por parte de la notaría la escritura debidamente fi rmada, el funcionario encargado de Bienes Raíces en cada Unidad, deberá presentar las dos copias auténticas ante la Ofi cina de Registro de Instrumentos Públicos del lugar de ubicación del bien, con el fi n de que sea registrado el título a favor de la Nación - Policía Nacional. sin el cumplimiento de esta formalidad, la institución no adquiere la propiedad del bien. Una vez se cuente con el certifi cado de tradición y libertad o matrícula inmobiliaria, debe verifi carse que en la última ANOTACIÓN aparezca inscrita la Escritura y que el bien aparezca a favor de la Nación - Policía Nacional. en el evento que la inscripción quede a favor del departamento de policía, o de una estación de policía, debe solicitarse a la Ofi cina de Registro la corrección correspondiente. 6.8 ACLARACIÓN DE ESCRITURAS Cuándo procede Cuando alguno de los datos que identifi can al predio o a alguno de los otorgantes como son los siguientes, quedaron erróneamente escritos, procede la aclaración mediante escritura pública: - Número de la matrícula inmobiliaria - cédula catastral Manual Logístico de la Policía Nacional Aprobación:

194 Dirección Área Linderos Datos de la tradición Nombre, identificación, o calidad con que se actúa Requisitos previos al otorgamiento de poder para aclarar El comando que requiere la aclaración debe señalar mediante oficio dirigido al Grupo de Bienes Raíces de la DIRAF, el motivo de la aclaración de la escritura, allegando la fotocopia de la escritura motivo de la aclaración y el documento pertinente según la situación que se pretenda aclarar, por ejemplo, si se desea aclarar áreas y/o linderos, se debe allegar Certificación de la Oficina de Planeación Municipal, donde se precisen los mismos. 6.9 AFECTACIÓN DE LOS INMUEBLES Por causa de obra pública Procede esta afectación cuando por el desarrollo de una obra pública como una vía, un puente, sistema de transporte masivo, obras de servicios públicos, etc., se declara la enajenación del bien, por primar el interés general sobre el particular. La Ley 9ª de 1989 sobre Reforma Urbana indica el procedimiento a seguir. La Policía Nacional debe propender por llegar a una negociación del inmueble, previamente a que se dé inicio al trámite de expropiación. Cuando se declara afectado un predio mediante acto administrativo, no procede recurso alguno, en razón a que se pretende realizar obras de beneficio común Por el plan o esquema de ordenamiento territorial (POT o EOT) Un Plan de Ordenamiento Territorial es un documento elaborado por la administración municipal y aprobado por el concejo, el cual determina los usos, alturas, destinación, reservas y crecimiento de su propio territorio. Es muy importante considerar que aun cuando la tenencia o propiedad de la tierra sea un derecho constitucional de carácter privado, es el Estado el que determina la gama de posibilidades de uso y aprovechamiento de cada predio. Por ejemplo, es a través del POT como se determinan o delimitan las áreas comerciales y las zonas residenciales, la densidad poblacional para un sector o la concentración de usos, de acuerdo a la vocación del territorio desde el punto de vista histórico pero también comercial, todo pensado en lo que resulta mejor para el beneficio y disfrute de todos los ciudadanos y no solo respondiendo a los intereses personales del propietario de la tierra o del bien. El POT es el documento por el cual el municipio reordena su territorio, sus actividades, el uso que los ciudadanos le dan al suelo y su tratamiento; así mismo, orienta la inversión 194 Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0

195 Administración 6 de Bienes Raíces pública y privada con miras a mejorar la calidad de vida de sus habitantes, con la participación activa de la comunidad en general. Bajo esta modalidad, los predios que ocupan las instalaciones policiales o aun los lotes de terreno que no están construidos, pueden ser reubicados, por considerar un municipio que la policía debe ubicarse en el sector declarado institucional. en tal evento, se debe gestionar de manera inmediata ante la autoridad municipal, la entrega de otro inmueble a título gratuito, con el fi n de conseguir los recursos para la construcción de la nueva instalación Servidumbres es un gravamen impuesto sobre un inmueble (predio sirviente) a favor de otro (predio dominante) de distinto dueño, que al momento de constituirla paga una indemnización (excepto en las servidumbres de servicios públicos). La servidumbre consiste en permitir al predio dominante el uso del predio sirviente para transitar, acceder a la vía pública, al agua o en la obligación del predio sirviente de no elevar paredes a más de cierta altura. Esta se hace por mutuo acuerdo en escritura pública y registro en la Ofi cina de Registro de Instrumentos Públicos o si no es posible, entonces a través de la vía judicial. El valor de la indemnización la determinan las partes de común acuerdo, o peritos por la vía judicial TRÁMITES ADICIONALES A LEGALIZAR Predios que hacen parte de un inmueble en mayor extensión cuando el inmueble que se adquiere hace parte de uno de mayor extensión, debe contarse con una Licencia de Subdivisión, que se tramita ante la Ofi cina de Planeación del lugar de ubicación del bien o curaduría. El trámite lo adelanta el propietario del inmueble debiendo allegar la siguiente documentación: - Formulario único Nacional para la solicitud de licencias urbanísticas, debidamente diligenciado. - Certifi cado de Tradición y Libertad del Predio, con una expedición no mayor a 30 días. - Si el solicitante es persona jurídica anexar el Certifi cado de Existencia y Representación Legal. - Poder debidamente otorgado, o autorización, cuando se actúe a través de un tercero. - Copia de los cinco (5) últimos pagos del Impuesto Predial Unifi cado. Manual Logístico de la Policía Nacional Aprobación:

196 Plano de localización e identificación del predio. Para las modalidades de subdivisión rural y urbana, un plano de levantamiento topográfico que contenga los predios resultantes de la división propuesta, amojonada, es decir, señalando sus linderos. Relación de la dirección de los vecinos que tienen un lindero común con el predio objeto a la solicitud. La licencia debe señalar las áreas de los predios subdivididos y en caso de no contener los linderos de cada predio, la Oficina de Planeación Municipal deberá certificar los mismos. Sin la Licencia mencionada y los linderos tanto del predio que se entrega a la Policía, como el que se reserva el propietario, las notarías no extienden las escrituras públicas y las Oficinas de Registro de Instrumentos Públicos no registran las escrituras que se han logrado suscribir Englobe Cuando dos o más inmuebles son contiguos, es procedente englobarlos en uno solo mediante escritura pública. Para tal efecto, debe contarse con un levantamiento topográfico del área total del inmueble. No se requiere licencia. En la minuta de escritura se deben señalar los linderos y área de cada uno de los inmuebles que conforman el predio total, describiéndolos por sus linderos y título de adquisición; finalmente, se procede a citar los linderos y área establecidos en el levantamiento topográfico. Ante la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos del lugar de ubicación de los inmuebles, se debe solicitar la apertura de una nueva matrícula inmobiliaria Desenglobe Contrario a lo anterior, el desenglobe, loteo o subdivisión, procede cuando un predio pretende dividirse. Se acude a esta figura jurídica cuando se va a negociar solamente una franja de un inmueble. Para este caso, debe contarse con la Licencia de Subdivisión expedida por los municipios (Oficinas de Planeación), los distritos especiales, el Distrito Capital, el departamento especial de San Andrés y Providencia o los curadores urbanos, según sea del caso. (Artículo 99 Ley 388/97). Igual que en el caso anterior, debe solicitarse a la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos del lugar de ubicación de los inmuebles, la apertura de una nueva matrícula inmobiliaria para el predio que se desagrega VENTA DE BIENES INMUEBLES DEL ESTADO Regulación y procedimiento El Decreto 4444 de 2008 regula la enajenación de bienes del Estado por parte de las entidades estatales sometidas al Estatuto General de Contratación de la Administración 196 Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0

197 Administración 6 de Bienes Raíces pública, en desarrollo de lo previsto en el literal e) del numeral 2 del Artículo 2 de la Ley 1150 de 2007, con excepción de los bienes a cargo del Fondo para la Rehabilitación, Inversión Social y Lucha contra el Crimen Organizado de la Dirección Nacional de Estupefacientes. Establece la norma que cuando las entidades vayan a enajenar sus inmuebles, la regla general será la convocatoria pública mediante selección abreviada, debiendo aplicar las reglas del decreto 2474 de corresponde a la entidad decidir si la venta la hace en forma directa, o por intermedio de promotores, bancas de inversión, martillos, comisionistas de bolsas de bienes, o cualquier otro medio idóneo, o a través de la sociedad central de inversiones cisa s.a. en caso de escoger a cisa se debe suscribir un convenio interadministrativo y seguir el procedimiento establecido en el Decreto 3297 del 02/09/09, a quien por la venta o manejo de activos inmobiliarios se le debe pagar una remuneración. previamente a la venta de los inmuebles, la entidad debe adoptar el Plan de Enajenación Onerosa mediante acto administrativo, suscrito en el caso de la policía Nacional por el señor Director General, en el cual se deben describir los bienes que no se encuentran en uso, ni se requieren para el desarrollo institucional a corto o mediano plazo. Este Plan debe adoptarse dentro de los tres (3) primeros meses del año, o sea al 31 de marzo. igualmente las entidades tienen la obligación de reportar al sistema de información de Gestión de Activos (SIGA) todos los activos inmobiliarios en el mismo plazo. Una vez adoptado el Plan de Enajenación Onerosa, dice la norma en cita, en el Artículo 8º, que las entidades públicas cuentan con un término de seis (6) meses para vender los inmuebles, los que pueden ofrecerse a un tercero, o a cisa. Si en el citado plazo la entidad no vende los inmuebles, los ofrecerá a las entidades públicas por una sola vez a través de la página web de la entidad y en un periódico de amplia circulación nacional, publicados en la misma fecha, para que en un plazo no mayor a treinta (30) días calendario, contados a partir de esta fecha, las entidades interesadas soliciten por escrito la transferencia a título gratuito, solicitud que debe ser atendida en un plazo no mayor a treinta (30) días calendario, contados a partir del recibo de la misma. (Negrilla es nuestra). La solicitud de transferencia debe ir sufi cientemente motivada, indicando la entidad interesada para qué requiere el inmueble, de acuerdo a su objeto social. si ninguna entidad solicita la transferencia de los bienes inmuebles, la entidad propietaria deberá ofrecerlos en venta a CISA (Artículo 24 Decreto 4444/08), quien hará una oferta de compra. Es importante tener en cuenta, de acuerdo al parágrafo del Artículo 4º del Decreto 3297/09, que en aquellos casos en que se hayan recibido bienes a título gratuito que contengan una condición resolutoria en caso de no darse uso al bien en un Manual Logístico de la Policía Nacional Aprobación:

198 periodo de tiempo determinado, la entidad propietaria del inmueble deberá ofrecerlo en venta al CISA. En el evento en que las entidades públicas, una vez vencidos todos los términos indicados, no hayan enajenado los bienes inmuebles relacionados en el Plan de Enajenación Onerosa, incurrirán en las sanciones disciplinarias y fiscales que correspondan. (Parágrafos 2º y 3º Artículo 4º Decreto 3297/09). Si las entidades no adoptan el Plan de Enajenación Onerosa o no lo actualizan dentro de los primeros 3 meses de cada año, deberán ofrecer sus activos inmobiliarios en venta a CISA, antes del 30 de abril de cada año Estudios previos y convocatoria El Artículo 3º del Decreto 4444/08 indica que previamente a abrir el trámite de selección abreviada para la enajenación de bienes del Estado, deberán hacerse unos estudios que contendrán lo señalado en el Artículo 3 del Decreto 2474 de 2008, y las normas que lo modifiquen, adicionen o sustituyan. Se obtendrá, además en forma previa, el avalúo comercial del bien y se determinará el precio mínimo de venta, obtenido conforme a los parámetros indicados en el Artículo 10 ídem. En el aviso de convocatoria pública se incluirán adicionalmente los datos que identifiquen el bien (ubicación, número de matrícula inmobiliaria, cédula catastral, uso del suelo, área del terreno y de la construcción en m 2, la existencia o no de gravámenes deudas o afectaciones de carácter jurídico, administrativo o técnico que limiten el goce al derecho de dominio; la existencia de contratos que afecten o limiten el uso; y la identificación del estado de ocupación del inmueble y toda información que se considere importante) y se indicarán las condiciones mínimas de la enajenación, el precio según el avalúo comercial y el precio mínimo de venta, si fueren diferentes. En el pliego de condiciones se indicarán las demás condiciones particulares que deberán tener los posibles oferentes, con independencia del sistema de enajenación que se utilice. Indica el Artículo 4º que adicionalmente se determinarán los requisitos exigidos a las bancas de inversión, agentes inmobiliarios, martillos, comisionistas de bolsas de bienes y productos agropecuarios, agroindustriales o de otros commodities, o cualquier otro intermediario en el comercio de bienes que se pretenda seleccionar, con el fin de realizar la enajenación por su intermedio. Para participar en los procesos de enajenación de bienes del Estado, el oferente debe consignar a favor de la entidad que vende el bien, una suma no inferior al 20% del precio mínimo de venta como requisito habilitante, que se imputará al precio en caso de ser seleccionado. Una vez que sea recibida la oferta, el oferente no puede retractarse, y en caso de hacerlo perderá la suma consignada, la cual equivale a la garantía de seriedad del ofrecimiento Mecanismos de enajenación Se enuncian los mecanismos, mas no se desarrollan por ser este tema eminentemente contractual, por tanto en caso de requerirse se puede consultar la norma citada. 198 Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0

199 Administración 6 de Bienes Raíces - Enajenación directa por oferta en sobre cerrado (Artículo 6º Decreto 4444/08). - Enajenación directa a través de subasta pública (Artículo 7º Decreto 4444/08). - Enajenación a través de promotores, banqueros de inversión, martillo, bolsa de bienes y productos agropecuarios, etc. (Artículo 8º decreto 4444/08) Otorgamiento de la escritura pública Una vez seleccionado el comprador, el plazo para la fi rma de la escritura pública será hasta de 45 días, que se cuentan a partir de la fecha de acreditación del pago total del precio de venta, en la notaría que corresponda por reparto. Menciona el Artículo 18 del Decreto 4444/08 que en ningún caso se fi rmará escritura de venta antes del pago total del saldo, salvo cuando sea necesaria para la consecución del medio de pago a ser utilizado. Parágrafo 1. Cuando el oferente vaya a pagar el precio con un crédito, deberá acreditar dicha circunstancia el día de la subasta, mediante presentación de una carta compromiso de crédito preaprobado, otorgada por la respectiva entidad fi nanciera. Parágrafo 2. Sólo en el evento en que el comprador requiera para el trámite del crédito o del retiro de cesantías, la suscripción de una promesa de compraventa, la entidad pública vendedora del bien, realizará el mencionado documento. Parágrafo 3. En el evento de presentarse alguna circunstancia de caso fortuito o fuerza mayor, no imputable a ninguna de las partes, las mismas podrán de común acuerdo modifi car la fecha de otorgamiento de la escritura pública, mediante documento debidamente suscrito por las partes Gastos de registro y derechos notariales El Artículo 19 de la norma en cita, señala que todos los gastos por derechos notariales que se causen, incluidos los de fotocopias, autenticaciones e impuestos de la venta, así como los gastos por impuestos de registro, se liquidarán y pagarán de conformidad con las normas legales vigentes sobre la materia Entrega material del bien Para la entrega material del inmueble se requiere presentar el certifi cado de tradición y libertad, en el cual aparezca el bien a nombre del comprador o adjudicatario, dentro de los treinta (30) días siguientes contados a partir de la fecha del registro. Desde el pliego de condiciones la entidad señalará si el predio lo entregará a paz y salvo por concepto de impuestos y contribuciones, deudas de consumo o reinstalación de servicios públicos y administración inmobiliaria, hasta el día de la entrega real y material del mismo. si el comprador tiene conocimiento de los pasivos derivados por dichos conceptos, la entidad propietaria podrá enajenar el activo, previa aceptación de dichas Manual Logístico de la Policía Nacional Aprobación:

200 condiciones por parte del comprador quien asumirá en su totalidad las deudas ocasionadas con anterioridad y posterioridad al acto de venta (Art. 20 ibídem). Si existiere sobre el bien inmueble objeto de venta algún contrato de arrendamiento o comodato o usufructo, las entidades realizarán la cesión del contrato a favor del comprador, respetando los términos y condiciones pactadas con el arrendador, comodatario o usufructuario PROCEDIMIENTO PARA FORMALIZAR LA PROPIEDAD DE BIENES OCUPADOS POR LA POLICÍA, QUE SON PROPIEDAD DE LA NACIÓN O DEL GOBIERNO NACIONAL Formalización del título de propiedad de bien inmueble El Decreto 2811 del 29 de julio de 2009 reglamentó el procedimiento para que las entidades del sector público de todos los niveles puedan formalizar la propiedad mediante título, de aquellos bienes inmuebles que hayan sido ocupados o poseídos por ellas, siempre y cuando el titular del derecho de dominio sea la Nación, el Gobierno Nacional o cualquier otra denominación que haga referencia al Estado colombiano, y se cumplan los requisitos señalados más adelante. Agrega la norma en su Artículo 2º que igualmente dichas entidades podrán formalizar el título de propiedad de inmuebles que sin haber sido ocupados o poseídos, su titularidad se encuentre en cabeza de la Nación, Gobierno Nacional o cualquier otra denominación que haga referencia al Estado colombiano, previo estudio de títulos realizado por la Comisión Intersectorial de Gestión de Activos Fijos Públicos o quien haga sus veces y de acuerdo con el procedimiento aquí previsto, sin perjuicio de lo previsto en el literal d) del Artículo 5º. (Negrilla es nuestra) Procedimiento para formalizar los títulos de propiedad de bienes inmuebles ocupados o poseídos por las entidades y organismos del sector público Si el titular del derecho de dominio del bien ocupado o poseído por las entidades públicas no está plenamente identificado debe adelantarse el siguiente procedimiento de titulación, el cual culminará con la expedición de una resolución administrativa motivada, en la que se identifique plenamente al titular del derecho de dominio y se ordenen las correspondientes anotaciones en el folio de matrícula inmobiliaria. Previo el inicio de este procedimiento, la Comisión Intersectorial de Gestión de Activos Fijos Públicos o quien haga sus veces, deberá realizar un estudio de títulos mediante el cual se identificará el bien inmueble objeto de formalización por su descripción, cabida y linderos, conforme a la normatividad catastral y de registro de instrumentos públicos, su titularidad en cabeza de la Nación, el Gobierno Nacional o cualquier otra denominación que haga referencia al Estado colombiano y que la misma no está plenamente radicada en una entidad pública debidamente identificada. 200 Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0

201 Administración 6 de Bienes Raíces El Artículo 4º señala que el procedimiento se conforma de las siguientes etapas: a) Resolución de Apertura: la entidad pública ordenará, mediante resolución motivada, la iniciación del procedimiento encaminado a la formalización del título de propiedad, citando a los terceros, tanto determinados que resulten del estudio de títulos, como indeterminados, con el fi n de que se hagan parte y hagan valer sus derechos. La resolución que inicie el procedimiento se notifi cará en la forma prevista en los artículos 44 y 45 del Código Contencioso Administrativo y se publicará en un diario de amplia circulación nacional, en los términos del Artículo 43 del mismo. b) Período probatorio: dentro del término de 15 días hábiles, contados a partir de la notifi cación de la resolución de apertura, se podrán solicitar y decretar pruebas y allegar informaciones, de ofi cio o a petición del interesado, a costa del solicitante, con el fi n de esclarecer la propiedad y demás derechos reales sobre el inmueble, siendo obligatoria la práctica de una inspección ocular sobre el inmueble. c) Alegaciones: vencido el período probatorio, los interesados podrán dentro de un término de cinco (5) días presentar ante la entidad que adelanta el procedimiento de formalización, los alegatos a que haya lugar. d) Acto administrativo de formalización o de archivo: verifi cado el cumplimiento de los supuestos previstos en el primer inciso del Artículo 139 de la Ley 1151 de 2007, consistentes en que el titular del derecho de dominio del inmueble ocupado o poseído por la correspondiente entidad pública, sea la Nación, el gobierno Nacional o cualquier otra denominación que haga referencia al estado colombiano y que no sea posible identifi car la entidad pública titular del derecho de dominio, mediante resolución motivada se formalizará la titularidad del bien inmueble en cabeza de la entidad poseedora u ocupante, o se archivará el trámite administrativo iniciado, ante la presencia de un tercero interesado que invoque y pruebe un derecho sobre el inmueble, controversia que deberá ser defi nida por la correspondiente autoridad judicial. En la resolución que formalice la titularidad, la entidad expondrá los resultados del estudio de títulos, la evaluación de las pruebas allegadas en el período probatorio, la historia general del inmueble, el cual deberá estar plenamente identifi cado por cabida, linderos, cédula catastral y folio de matrícula inmobiliaria y los hechos que dieron origen a la ocupación o posesión del mismo por parte de la respectiva entidad pública, y se pronunciará sobre las alegaciones. Finalmente, formalizará la titularidad del bien inmueble en cabeza de la entidad poseedora u ocupante y se ordenará el registro de la resolución en el folio de registro de instrumentos públicos. si el bien inmueble se encuentra igualmente ocupado o poseído por un particular, la entidad pública que se encuentre adelantando el proceso de formalización, deberá realizar los trámites de desenglobe respecto de la parte que posea u ocupe y aplicará respectivamente los procedimientos previstos en el presente decreto. Manual Logístico de la Policía Nacional Aprobación:

202 b) Si el bien que se pretende formalizar no ha sido ocupado o poseído por las entidades públicas y se pretende adelantar la titularización del bien, la entidad debe contar con el estudio de títulos realizado por la Comisión Intersectorial de Gestión de Activos Fijos Públicos o quien haga sus veces. Si el estudio concluye que el bien inmueble es de los enunciados en el inciso primero del Artículo 139 de la Ley 1151 de 2007, se adelantará el procedimiento establecido en el Artículo 5º, el cual culminará con la expedición de una resolución en la que se formalizará la propiedad del inmueble Publicación y perfeccionamiento La formalización de la titularidad se da mediante resolución administrativa, la que una vez en firme, se publicará en el Diario Oficial dentro de los tres (3) días siguientes a su firmeza. Una vez efectuado el trámite anterior, la resolución deberá registrarse ante la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos del lugar de ubicación del bien, dentro de los treinta (30) días hábiles siguientes a su expedición PROCEDIMIENTO PARA FORMALIZAR LA PROPIEDAD DE BIENES OCUPADOS POR TERCEROS QUE SON PROPIEDAD DE LAS ENTIDADES PÚBLICAS Formalización del título de propiedad de bien inmueble La Ley 9ª de 1989 en su Artículo 58 y la Ley 708 de 2001 Artículo 14 reformado por el Artículo 2º de la Ley 1001 de 2005, disponen que es obligatorio para las entidades públicas del orden nacional, en aquellos eventos en que los particulares han ocupado ilegalmente inmuebles fiscales de su propiedad para vivienda de interés social, cederlos a título gratuito a sus ocupantes, previo cumplimiento de los siguientes requisitos: a) Que se trate de un inmueble catalogado como de vivienda de interés social. Para saberlo debe realizarse un avalúo comercial al bien, tal como lo establece el Decreto 1420 de b) Que la ocupación ilegal haya ocurrido antes del 28 de julio de Este término fue modificado por el Artículo 2º de la Ley 1001 de 2005, mencionando que la ocupación debe haber ocurrido antes del 30 de noviembre de c) Que no se trate de bienes de uso público (andenes, parques, calles, puentes, etc.), ni de bienes fiscales destinados a la salud y a la educación. d) Que no se trate de zonas insalubres o que presenten peligro para la población, de acuerdo con las disposiciones locales sobre la materia. Se recomienda en estos casos de invasión u ocupación ilegal, hacer un censo para determinar qué área está ocupando cada familia, cuál es el número de integrantes, desde cuándo están ocupando el bien, y las demás situaciones que se consideren necesarias para que cada inmueble quede debidamente identificado. 202 Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0

203 Administración 6 de Bienes Raíces Se debe contar con un levantamiento topográfi co, en el cual se determinen las áreas y linderos de cada uno de los predios, ya que debe tenerse esta información para la elaboración de la escritura pública respectiva, que exige la identifi cación del mismo al momento de titularizar. Si la franja de terreno ocupada por los invasores ilegales hace parte de un predio que en mayor extensión ocupa la Policía Nacional, es pertinente una vez identifi cada el área que ocupan los particulares, tramitar ante la Ofi cina de Planeación Municipal del lugar de ubicación del bien inmueble, una licencia de subdivisión. previamente a ello, es preciso que ya se tenga el levantamiento topográfi co de la totalidad del predio Procedimiento para formalizar los títulos de propiedad de bienes inmuebles ocupados o poseídos por terceros Una vez identifi cados todos los aspectos relacionados en el punto anterior, la Entidad Pública está en la obligación de proceder a hacer la cesión gratuita mediante escritura pública. dicho instrumento público lo debe elaborar el grupo de Bienes Raíces de la DIRAF, una vez cuente con la totalidad de documentos atrás relacionados, enviados por la Unidad que requiere el trámite. Corresponderá a los nuevos titulares del derecho de dominio el registro de las correspondientes escrituras, debiendo cancelar lo concerniente a benefi cencia y registro, e igualmente asumir los costos que se ocasionen en la notaría, que de todas formas por tratarse de vivienda de interés social, tienen un tratamiento tributario preferente, es decir, que los costos son mínimos AVALÚOS COMERCIALES A BIENES INMUEBLES DE PROPIEDAD DE LA POLICÍA NACIONAL CON FINES CONTABLES Criterio de la Contraloría General de la Nación Cuando no se han podido actualizar los avalúos comerciales a los inmuebles de propiedad de las entidades públicas, se podrá incorporar contablemente el valor del avalúo catastral, siempre y cuando se considere que dicho avalúo refl eja la realidad económica de los mismos. No obstante, si el avalúo catastral no muestra esa realidad económica, deben adelantarse nuevos trabajos de avalúo para efectos contables, con personal de la entidad que cuente con la capacidad e idoneidad para su elaboración o con el apoyo de otras entidades públicas, con el fi n de evitar erogaciones signifi cativas Avalúo comercial El Decreto 1420 de 1998, en su Artículo 2º señala: Se entiende por valor comercial de un inmueble el precio más probable por el cual este se transaría en un mercado donde el comprador y el vendedor actuarían libremente, con el conocimiento de las condiciones físicas y jurídicas que afectan el bien. Manual Logístico de la Policía Nacional Aprobación:

204 Se trata de un estudio que analiza diversos factores arquitectónicos, urbanísticos, estructurales y de mercado, entre otros aspectos, para determinar el valor comercial de una propiedad Avalúo catastral El avalúo catastral es la valuación oficial de un inmueble para fines de contribuciones prediales. Consiste en la determinación del valor de los predios, obtenido mediante investigación y análisis estadístico del mercado inmobiliario. El avalúo catastral de cada predio se determinará por la adición de los avalúos parciales practicados independientemente para los terrenos y para las edificaciones en él comprendidos. Sobre el avalúo practicado por catastro, los Concejos Municipales deciden qué porcentaje de dicho avalúo se tomará como base para el cobro de impuesto; ello significa que el avalúo catastral por lo general es inferior al valor real del inmueble Por qué se recomienda para fines contables un avalúo comercial y no un avalúo catastral Siendo el avalúo comercial el que refleja el valor real del inmueble, es este el que debe tenerse en cuenta para efecto de hacer la incorporación contable. Tal como se mencionó en el anterior punto, el avalúo catastral en la mayoría de los casos es inferior, ya que su finalidad es el cobro de un impuesto, no reflejando la realidad valorativa del inmueble. Se recomienda registrar contablemente los bienes que cuenten con avalúo comercial, toda vez que para los casos en que se presente algún siniestro, por un ataque terrorista, terremoto, o destrucción del inmueble, la Compañía de Seguros toma como referente el avalúo comercial lo que beneficia a la Institución, ya que el avalúo catastral por lo general está por debajo del costo real del bien y la indemnización sería inferior MÉTODOS DE AVALÚO La Resolución No. 620 del 23 de septiembre de 2008 del Instituto Geográfico Agustín Codazzi (IGAC), por la cual se establecen los procedimientos para los avalúos ordenados dentro del marco de la Ley 388 de 1997, en su Capítulo I establece los siguientes métodos de avalúo: Método de comparación o de mercado Es la técnica valuatoria que busca establecer el valor comercial del bien, a partir del estudio de las ofertas o transacciones recientes, de bienes semejantes y comparables al del objeto de avalúo. Tales ofertas o transacciones deberán ser clasificadas, analizadas e interpretadas para llegar a la estimación del valor comercial. 204 Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0

205 Administración 6 de Bienes Raíces Método costo de reposición Es el que busca establecer el valor comercial del bien objeto de avalúo a partir de estimar el costo total de la construcción a precios de hoy, un bien semejante al del objeto de avalúo y restarle la depreciación acumulada. Al valor así obtenido se le debe adicionar el valor correspondiente al terreno. Para ello se utilizará la siguiente fórmula: Vc = (ct d) + Vt Vc ct d Vt = Valor comercial = costo total de la construcción = depreciación = Valor del terreno Método de capitalización de rentas o ingresos es la técnica valuatoria que busca establecer el valor comercial de un bien, a partir de las rentas o ingresos que se puedan obtener del mismo bien, o inmuebles semejantes y comparables por sus características físicas, de uso y ubicación, trayendo a valor presente la suma de los probables ingresos o rentas generadas en la vida remanente del bien objeto de avalúo, con una tasa de capitalización o interés. Para inmuebles cuyo sistema constructivo sea muros de carga, la vida util será de 70 años; y para los que tengan estructura en concreto, metálica o mampostería estructural, la vida útil será de 100 años Método residual es el que busca establecer el valor comercial del bien, normalmente para el terreno, a partir de estimar el monto total de las ventas de un proyecto de construcción, acorde con la reglamentación urbanística vigente y de conformidad con el mercado del bien fi nal vendible, en el terreno objeto de avalúo. para encontrar el valor total del terreno se debe descontar al monto total de las ventas proyectadas, los costos totales y la utilidad esperada del proyecto constructivo. es indispensable que además de la factibilidad técnica y jurídica se evalúe la factibilidad comercial del proyecto, es decir, la real posibilidad de vender lo proyectado TRABAjO DE AVALÚO COMERCIAL Etapas previas para la determinación del avalúo a un predio, por cualquiera de los métodos enunciados anteriormente, los funcionarios de la policía Nacional capacitados como peritos avaluadores deben ejecutar las siguientes etapas: Manual Logístico de la Policía Nacional Aprobación:

206 Revisión de los documentos del inmueble (Artículo 13 Decreto 1420/98): 99 Identificación del inmueble por su dirección y descripción de linderos. 99 Copia de la cédula catastral, siempre que exista. 99 Copia del certificado de libertad y tradición del inmueble objeto del avalúo, cuya fecha de expedición no sea superior a tres (3) meses. 99 Copia del plano del predio (s) con indicación de las áreas del terreno, de las construcciones o mejoras del inmueble motivo de avalúo, según el caso. 99 Copia de la escritura del régimen de propiedad horizontal, condominio o parcelación cuando fuere del caso. 99 Copia de la reglamentación urbanística vigente en el municipio o distrito, en la parte que haga relación con el inmueble objeto del avalúo. Se entiende por reglamentación urbanística vigente aquella expedida por autoridad competente y debidamente publicada en la gaceta que para el efecto tenga la administración municipal o distrital. Definir y obtener la información que adicionalmente se requiere para la correcta identificación del bien. Se recomienda especialmente cartografía de la zona o fotografía aérea, para la mejor localización del bien. De conformidad con lo previsto en el Artículo 14 del Decreto 1420 de 1998, verificar la reglamentación urbanística vigente en el municipio o distrito donde se encuentre localizado el inmueble. En el evento de contar con un concepto de uso del predio emitido por la entidad territorial correspondiente, el avaluador deberá verificar la concordancia de este con la reglamentación urbanística vigente. Reconocimiento en terreno del bien objeto de avalúo. En todos los casos dicho reconocimiento deberá ser adelantado por una persona con las mismas características técnicas y profesionales de la persona que ha de liquidar y firmar el avalúo. Siempre que sea necesario, se verificarán las mediciones y el inventario de los bienes objeto de la valoración. En caso de edificaciones, deberá constatarse en los planos las medidas y escalas en que se presente la información y cuando se observen grandes inconsistencias con las medidas se deberá realizar la observación. En la visita de reconocimiento deberán tomarse fotografías que permitan identificar las características más importantes del bien, las cuales posteriormente permitirán sustentar el avalúo. Cuando se realicen las encuestas, deberán tomarse los datos de la persona (s) que suministra (n) la información y los datos del inmueble o predio encuestado. 206 Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0

207 Administración 6 de Bienes Raíces El perito hará una correcta identifi cación del bien y para ello realizará una revisión del folio de matrícula inmobiliaria para constatar la existencia de afectaciones, servidumbres y otras limitaciones que puedan existir sobre el bien Identificación física del predio Una correcta identifi cación física del predio deberá hacerse teniendo en cuenta los siguientes aspectos: Localización, dirección clara y suficiente del bien. en las entidades territoriales con múltiples nomenclaturas es necesario hacer referencia a ellas como un elemento de claridad de la identifi cación. Los linderos y colindancias del predio. Para una mejor localización e identifi cación de este aspecto, debe contarse con el número de identifi cación catastral, por lo cual es indispensable conseguir el documento de planeación o tesorería Municipal donde aparezca plenamente identifi cado. Topografía. Caracterización y descripción de las condiciones fi siográfi cas del bien. es indispensable en este aspecto detectar limitaciones físicas del predio tales como taludes, zonas de encharcamiento, o inundación permanente o periódica del bien. Servicios públicos. investigación de la existencia de redes primarias, secundarias y acometidas a los servicios públicos. Adicionalmente, la calidad de la prestación de los servicios, referidos a factores tales como volumen y temporalidad de la prestación del servicio. En caso de que la zona o el predio cuente con servicios complementarios (teléfono, gas, alumbrado público) estos deben ser tenidos en cuenta. Vías públicas. Además de establecer la existencia de estas y sus características, es necesario tener en cuenta el estado de las mismas. como elemento complementario es importante analizar la prestación del servicio de transporte. En el análisis de las vías inmediatas y adyacentes, debe tenerse en cuenta: tipos de vía, características y estado en que se encuentran. Uso. es indispensable tener en cuenta el uso que se le esté dando al bien para compararlo con el legalmente autorizado por las normas urbanísticas, pues cuando el uso no corresponda al permitido, no se tendrá en consideración para la determinación del valor comercial y deberá dejarse expresa constancia de tal situación en el avalúo. El estrato socioeconómico o el tipo de construcciones asignado por la ofi cina de planeación o por acuerdo municipal. En cuanto a las construcciones, instalaciones y anexos. clase de materiales empleados en la estructura, clase y calidad de los acabados, estado de los mismos y edad de la construcción o vetustez. Manual Logístico de la Policía Nacional Aprobación:

208 Cuando existan servidumbres aparentes y continuas sobre el bien deberá dejarse constancia en el avalúo Identificación legal de afectaciones prediales Sobre este punto se debe prestar especial atención a las afectaciones de uso que pesen sobre los inmuebles, para lo cual es necesario verificar que en el folio de matrícula inmobiliaria se encuentre inscrita tal afectación, teniendo en cuenta lo prescrito en el Artículo 37 de la Ley 9ª de 1989 sobre Reforma Urbana, así como a los plazos de validez de la afectación. En caso de no estar inscrita la afectación, se considera inexistente para efectos del avalúo Avalúos en las zonas rurales Los métodos enunciados anteriormente también se aplican en la zona rural pero es necesario tener en cuenta algunas particularidades propias de estas áreas: Clasificación de los suelos según su capacidad de uso, manejo y aptitud. Fuentes de agua natural o artificial y disponibilidad efectiva de ellas, en forma permanente o transitoria. Vías internas y de acceso. Topografía. Clima, temperatura, precipitación pluviométrica y su distribución anual. Posibilidades de adecuación. Cultivos: tipo, variedad, densidad de siembra, edad, estado fitosanitario y cuando se refiera a bosques es necesario determinar claramente si este es de carácter comercial cultivado o protector. Además de los aspectos planteados a nivel general de los métodos, en la zona rural deberá registrarse la distancia en kilómetros desde la cabecera municipal hasta el sitio de acceso al bien, señalando la vía sobre la cual se hace el recorrido. En los bienes de tipo rural cuando se utilicen las encuestas debe verificarse si el valor asignado por el encuestado incluye las mejoras, tales como cultivos, construcciones y anexos o si por el contrario solo se refiere al suelo o terreno y en caso de que no estén incluidas para su avalúo podrá emplearse el método de costo de reposición, o el precio de mercado que tiene una construcción similar, en la cabecera municipal respectiva Consulta a expertos avaluadores o encuestas (estudio de mercado) Si el perito no ha podido obtener datos de mercado en el lugar, tales como ofertas o transacciones recientes, consultas en inmobiliarias, revistas de inmuebles, clasificados de 208 Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0

209 Administración 6 de Bienes Raíces periódicos, etc., o cuando tenga dudas de los resultados encontrados, acudirá al mecanismo de encuesta. Cuando para la realización del avalúo se acuda a encuestas, es necesario tener en cuenta que estas son un apoyo al proceso valuatorio, pero no son en sí los determinantes del avalúo. En este sentido, es necesario que el perito haya realizado previamente la visita al terreno para conocer la clase de bien que avalúa. La encuesta debe hacerse con referencia a las mismas unidades de área, es decir, se investiga sobre hectáreas, fanegadas, plaza, cuadra, m 2 ; si no es posible, posteriormente hacer la conversión. si existen limitantes legales en el sector, como afectaciones viales o ambientales, debe hacerse mención de ellas al encuestado, para que tales circunstancias sean tenidas en cuenta en la estimación que dé del valor. el perito debe hacer una estimación previa del valor asignable; cuando la información obtenida en la encuesta difi era sustancialmente del encontrado, deberá manifestarlo al encuestado para que pueda explicar las posibles razones de tal diferencia Tipos de investigación - Investigación Directa: es aquella que se hace con respecto al predio, a través de encuestas con personas y entidades que conozcan no solo el sector en general, sino el predio en particular; para ello, se debe seleccionar convenientemente las personas y entidades que ofrezcan la información más idónea, que no tenga el más mínimo interés con respecto a la transacción que pudiera realizarse con el o los predios objeto de avalúo, o con los propietarios o compradores. - Investigación Indirecta: esta ayuda a determinar el valor del predio, a través de la información que se obtenga de avalúos recientemente practicados en el sector a predios de similares características. El perito podrá consultar con personas conocedoras del mercado inmobiliario sobre el precio total del predio y el precio unitario de terreno y construcción; así mismo, podrá investigar en las ofi cinas de registro, de notarías y de entidades bancarias, las compraventas que se hayan realizado en el último año en predios de la misma zona donde se encuentra ubicado el predio que se va a avaluar PARÁMETROS PARA LA ELABORACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LOS TRABAjOS DE AVALÚO COMERCIAL CON FINES CONTABLES Los informes de avalúo deberán presentarse por los funcionarios avaluadores de la policía Nacional, con las siguientes características: Manual Logístico de la Policía Nacional Aprobación:

210 Elaborarlos en hojas tamaño carta. Letra Arial tamaño 12. No se deben empastar, sino contar con un solo gancho de cosedora en la esquina izquierda superior del trabajo. Se deben foliar únicamente en la parte inferior derecha. Presentarlos con portada, índice y debidamente firmados. Los trabajos incluirán los siguientes conceptos: Información general Tipo de inmueble: señalar si se trata de un predio urbano o rural. Tipo de avalúo: para el caso de la Policía Nacional, el tipo de avalúo será comercial con fines contables. Localización: se refiere a la localización del inmueble objeto de avalúo. Solicitante: para el caso será por solicitud de la Nación - Policía Nacional en cumplimiento al Plan de Mejoramiento Institucional. Propietario: La Nación - Policía Nacional. Fecha de visita: señalar la fecha en que se realizó la visita al predio. Fecha del informe: Indicar la fecha en que será entregado el informe por parte del perito avaluador Documentos estudiados Escritura: señalar el número de la escritura, fecha y notaría que la expidió. Si la titularidad la constituye una resolución de adjudicación o acta, debe citarse el número, fecha y entidad que la expide. Certificado de Tradición y Libertad: citar el número del (los) folio(s) de Matrícula Inmobiliaria correspondiente(s) al predio objeto de avalúo. Cédula Catastral: colocar el número correspondiente a la cédula catastral del predio; este se puede obtener en la escritura pública o solicitando el boletín catastral del predio objeto de avalúo Características generales del sector - - Generalidades: es una descripción geográfica y económica del sector, barrio, municipio o ciudad donde se encuentra ubicado el predio objeto de avalúo. 210 Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0

211 Administración 6 de Bienes Raíces - Ubicación del predio: señalar la nomenclatura o dirección del predio a avaluar. - Actividad predominante: señalar la actividad económica (residencial, comercial, industrial, dotacional) del sector. - Vías de acceso: indicar el estado y las vías de acceso al predio y al sector de ubicación. - Equipamiento urbano. - Alumbrado público: indicar si tiene el servicio y en qué estado está. - Servicios públicos: mencionar si el bien cuenta con los servicios, en qué estado esta y quién lo presta. - Transporte público: indicar qué clase de servicio público se presta en el sector. - Estratificación socioeconómica del bien Zonificación del sector y reglamentación Se deberá señalar el uso del suelo actual para el sitio donde se encuentra ubicado el predio objeto de avalúo, de acuerdo con el Plan de Ordenamiento Territorial (POT) vigente para el municipio. Estas consultas se pueden realizar en la Secretaría de Planeación Características del terreno - - Área total por avaluar: se debe tener en cuenta en primera medida la que se registra en la escritura o documento que acredita la titularidad. para el caso en que el perito observe alguna irregularidad en el área procederá a tomar la medida en terreno o a soportar documentalmente el cambio de área indicando en el informe de avalúo de dónde o en qué forma se estableció la medida en referencia. - Forma Geométrica: se debe señalar la forma que tiene el terreno objeto de avalúo. - Frentes: se debe indicar si el predio es esquinero o medianero, señalando sobre qué calle o carrera está la entrada principal del predio Características de la construcción - Descripción de las instalaciones: se hará una descripción piso a piso de cada una de las dependencias que constituyen el inmueble. - Especifi caciones constructivas: se hará una clara descripción en términos de: - estructura Manual Logístico de la Policía Nacional Aprobación:

212 Muros Cubierta Carpintería Cielos rasos Pisos Baños Cocina Estado de conservación: especificar si es buena, regular, aceptable o mala Vetustez Metodología del avalúo Se deben describir los factores que son representativos para determinar el valor del avalúo como la localización, facilidad de acceso vial, topografía, calidad y buena dotación de servicios básicos (agua, luz, alcantarillado, teléfono, etc.), vetustez y estado de conservación de las construcciones existentes Análisis económico Investigación directa: para efectos de uniformidad en los trabajos de avalúo se deberán realizar los trabajos por el Método de Comparación o Estudio de Mercado, sobre todo para determinar el valor de los lotes de terreno, presentando como mínimo tres (3) ofertas de mercado en los siguientes términos: Nombre de la Persona que suministra la información. Profesión, ocupación u oficio del entrevistado. Valor m 2 de terreno dado por el entrevistado. Valor m 2 de construcción dado por el entrevistado. Para efectos de realizar el estudio de mercado, ver, Numeral 6.15 de este capítulo Análisis para determinar el valor del terreno Para determinar el valor del terreno se debe anotar el área total de terreno a avaluar por el valor por metro cuadrado establecido del estudio de mercado (ver ejemplo). 212 Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0

213 Administración 6 de Bienes Raíces ÁREA m 2 DE TERRENO VALOR m 2 VALOR TOTAL $ Análisis para determinar el valor de las construcciones Para determinar el valor de las construcciones se debe anotar el área total de construcción por el valor por metro cuadrado de construcción establecido del estudio de mercado (ver ejemplo). ÁREA m 2 DE CONSTRUCCIÓN VALOR m 2 VALOR TOTAL $ NOTA: Es importante al momento de determinar el área de construcción, que el perito avaluador tenga en cuenta el número de pisos del inmueble a avaluar, toda vez que para determinar el área construida de una edifi cación de dos plantas se tomará el área construida en primera planta y se multiplicará por dos, dependiendo en cierta medida, si el segundo piso está construido en su totalidad Resultado del avalúo - Terreno: se describirá de la siguiente manera ÁREA TERRENO (m 2 ) VALOR TOTAL $ Construcciones: se describirá de la siguiente manera ÁREA CONSTRUCCIÓN (m 2 ) VALOR TOTAL $ Avalúo comercial Presentará un cuadro resumen de áreas y valores y el total se expresará en números y letras en mayúscula. (Ver Ejemplo). Manual Logístico de la Policía Nacional Aprobación:

214 AVALÚO COMERCIAL VALOR TOTAL DEL TERRENO VALOR TOTAL CONSTRUCCIÓN VALOR TOTAL AVALÚO $ oo $ oo $ oo SON: INDICAR EL VALOR EN LETRAS Documentos anexos Al documento final se le deben adjuntar los documentos soporte de titularidad e identificación registral y catastral, e igualmente las fichas, planos, documentos y/o mapas relacionados con la normatividad aplicable al sector y al bien avaluado. Para finalizar el informe, es importante que tenga la firma y postfirma del perito avaluador que lo realizó DEL REGISTRO CONTABLE DE LOS AVALÚOS Registro contable de los avalúos comerciales practicados a los inmuebles propiedad de la Policía Nacional Corresponde a las oficinas que manejan la contabilidad en cada unidad, el registro contable de los trabajos de avalúo comercial, el que se hará conforme al procedimiento establecido por el Manual del Régimen de Contabilidad Pública de la Contaduría General de la Nación Actualización Contablemente los trabajos de avalúo comercial tienen una vigencia de tres (3) años, contados a partir de la fecha en que se presentan, razón por la cual una vez los peritos actualicen los mismos, se debe proceder a su incorporación, actualizando el valor de las propiedades MANUAL DEL USUARIO FINAL DEL SISTEMA DE INFORMACIÓN DE BIENES INMUEBLES (SIBIN) Debido a que el Estado debe conocer la realidad de la propiedad inmueble de las instituciones públicas, la Policía Nacional consideró necesario implementar un programa para sistematizar la información relacionada con cada inmueble en forma individual, de manera que permita tener un registro confiable, real y fidedigno, que sirva para la toma de decisiones del Mando Institucional, ya sea para construir nuevas instalaciones policiales, o para su adecuación o mantenimiento. 214 Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0

215 Administración 6 de Bienes Raíces entendiendo la importancia de consolidar esta información a nivel nacional, el grupo de Telemática de la Dirección Administrativa y Financiera y personal del Grupo de Desarrollo e Implementación de software (OFITE-DIPON), han desarrollado y ajustado el aplicativo de Bienes Inmuebles, de acuerdo con los parámetros y requerimientos del Grupo de Bienes Raíces, con el fi n de facilitar la labor a los funcionarios de cada unidad policial, para que ingresen la información diligenciando cada campo, de acuerdo con lo establecido en el presente manual. Se pretende sistematizar además datos tanto de inmuebles que son propiedad de la institución, como de inmuebles que se tienen en uso, pero de los cuales no se tiene antecedente legal, incorporando en los primeros, los gastos e ingresos y ahorros que generen, a fi n de contar semestralmente con los reportes correspondientes, solicitados por planeación Nacional. Conexión al sistema el ingreso al sistema de información de bienes inmuebles se debe hacer a través de la intranet el usuario debe estar registrado en el sistema, el camino se hará desde el momento en que da clic sobre el icono: debe mostrar la siguiente pantalla: hacer clic en ApLicAtiVos. Manual Logístico de la Policía Nacional Aprobación:

216 Hacer CLIC en SIBIN, lo llevará al siguiente menú: Una vez haya ingresado el sistema le pedirá el usuario que le ha sido asignado y la clave con la cual el sistema lo reconoce como usuario de la aplicación SIBIN, le desplegará la siguiente pantalla: FINAN Usuario asignado Clave Una vez se hayan digitado correctamente los datos, presentará la siguiente pantalla, se debe hacer CLIC en BIENES: Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0

217 6 Administración de Bienes Raíces Una vez se haya digitado correctamente los datos, presentará la siguiente pantalla, se debe hacer click en BieNes: Una vez se haya digitado correctamente los datos, presentará la siguiente pantalla, se debe hacer click en BieNes: A continuación, se muestra la pantalla siguiente y el menú principal de la aplicación de Bienes Inmuebles, en la parte superior en sentido horizontal así: A continuación, se muestra la pantalla siguiente el menú principal de de lalaaplicación A continuación, se muestra la pantalla siguiente y elymenú principal aplicación de de BienesenInmuebles, en la parteen superior en sentido horizontal Bienes Inmuebles, la parte superior sentido horizontal, así: así: Menú principal: Menú principal: NOTARÍAS: Aquí se podrán consultar las notarías que existen por cada Menú principal: municipio Aquí se podrán consultar las notarías que existen por cada municipio NOTARÍAS: Manual Logístico de la Policía Nacional Aprobación: Al hacer clic en NotARíAs por MUNicipios, se muestra la siguiente pantalla,

218 Al hacer clic en NotARíAs por MUNicipios, se muestra la siguiente pantalla, con el listado de notarías por cada Municipio en cada departamento: Al hacer clic en NOTARÍAS POR MUNICIPIOS, se muestra la siguiente pantalla, con el listado de notarías por cada municipio en cada departamento: Botón escrituras: Aquí podrá consultar y/ crear la información de los documentos 7 Botón escrituras: Aquí podrá consultar y/o crear la información de los documentos que permiten obtener la titularidad o legalizar la ocupación del inmueble, según la ciudad y se determina que permiten de igual obtener forma la titularidad NOTARÍA o legalizar o sitio PN la ocupación para documentos del inmueble, distintos según a la Escritura Pública: ciudad y se determine de igual forma la NotARiA ó sitio pn para documentos distintos a escritura pública: Al hacer clic se muestra la siguiente pantalla: Al hacer clic se muestra la siguiente pantalla: 218 Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0

219 Administración 6 de Bienes Raíces Al hacer clic se muestra la siguiente pantalla: 8 Instrucciones para ingresar una escritura: clic en escrituras por NotARíAs: Aquí podrá INGRESAR o consultar las escrituras ubicando la notaría de acuerdo al centro poblado. Se podrá INGRESAR o consultar las resoluciones, comodatos, contratos de arrendamiento, convenios interadministrativos, entre otros, ubicando la notaría pn de acuerdo al centro poblado donde se expidió el documento. crear UN NUeVo RegistRo (clic en el signo MÁs de color VeRde del MeNú), a continuación clic en el botón del c. poblado: crear UN NUeVo RegistRo (clic en el signo MÁs de color VeRde del MeNú), a continuación clic en el botón del c. poblado: Manual Logístico de la Policía Nacional Aprobación:

220 crear UN NUeVo RegistRo (clic en el signo MÁs de color VeRde del MeNú), a continuación clic en el botón del c. poblado: Poblado: ubicarse sobre el campo C. POBLADO y oprimiendo la tecla F9, le desplegará una lista de los Centros Poblados indicando tres niveles de información (Centro Poblado 9 Cabecera Municipal, Corregimiento, Inspección de Policía, Caserío, entre otros) a nivel nacional, seleccionar el que corresponda. Notaría No.: se ingresa el número de la notaría Notario: se debe registrar el nombre del notario Dirección: se registra la dirección de la notaría Teléfono: se registra los números telefónicos que correspondan a la notaría FAX: se registra el número del fax de la notaría A continuación grabar la información que se ha registrado: oprima F10 o clic en el ícono del disquete de grabar. NOTA: Solo crear notarías en caso tal que no exista alguna de ellas, tan solo se deberá buscar la ciudad y notaría o PN, y en ella en la parte inferior agregar los datos del nuevo documento. 220 Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0

221 Administración 6 de Bienes Raíces EN LA PARTE INFERIOR SE DILIGENCIAN LOS SIGUIENTES DATOS: - Documento: se despliega la lista y se selecciona uno de los ítem que se requiera. - Número: es el número de la escritura o documento seleccionado. - Fecha: es la fecha de la escritura o documento seleccionado. - Cláusula: se selecciona sí-no según lo que fi gura para el documento sí o no tiene cláusula. - Tiempo cláusula (meses): se registra el tiempo de la cláusula si existe, con el formato 15-may Comodante: se registra la información del comodante si existe. - Observaciones: se registran datos relevantes si existen. A continuación grabar la información que se ha registrado oprima f10 o clic en el ícono del disquete de grabar. para AsigNAR LA escritura AL inmueble: ingresar a inmuebles, buscar el inmueble, clic en el botón escrituras: Manual Logístico de la Policía Nacional Aprobación:

222 Y en la parte de abajo buscar la escritura que se ingresó nuevamente, en el listado buscar la que corresponde a la que ingrese en el ítem anterior, (ubicarse en número y oprimir la tecla F9) y se cargarán automáticamente todos los datos y GRABAR. INGRESAR INMUEBLES: Aquí encontrará a nivel de consulta la información del inmueble, los campos que le desplegará inicialmente serán los correspondientes a cada unidad, solamente serán de consulta, si durante la misma se llegara a detectar que no hay consistencia de la información, que hace falta o que hay algo que modificar, se deberá informar por escrito a la Oficina Bienes Raíces de la Dirección General con el fin de que el Grupo Bienes / Inmuebles lleve a cabo la modificación a que haya lugar. 222 Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0

223 Administración 6 de Bienes Raíces 10 Al hacer clic en INMUEBLES le fi gura la siguiente pantalla: Al hacer clic en inmuebles le figura la siguiente pantalla: Para ingresar un inmueble nuevo hacer clic en el más verde del menú: Manual Logístico de la Policía Nacional Aprobación:

224 Para ingresar un inmueble nuevo hacer clic en el más verde del menú: Para ingresar un inmueble nuevo hacer clic en el más verde del menú: Desplegar la lista, en UNIDAD (buscar la unidad que corresponda) NO GRABAR - desplegar Luego ubicarse la lista, en en el campo UNidAd C.POBLADO (buscar la y hacer unidad clic que en el corresponda) botón que se NO GRABAR señala en la figura siguiente: Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0

225 Administración 6 de Bienes Raíces Cuando se selecciona el C. POBLADO, automáticamente se diligencian los campos de c. poblado, depto., MUNicipio y tl. A continuación grabar la información que se ha registrado oprima F10 o clic en el ícono del disquete de grabar y automáticamente el sistema genera el número del inmueble. 12 DIRECCIÓN: registrar la dirección del inmueble DIRECCIÓN: Registrar la dirección del inmueble CLASE: se despliega la lista y se selecciona la que corresponda: se despliega la lista y se selecciona la que corresponda: TIPO DE SUELO: se despliega la lista y se selecciona la que corresponda: Manual Logístico de la Policía Nacional Aprobación:

226 CLASE: se despliega la lista y se selecciona la que corresponda: TIPO DE DE SUELO: se despliega se despliega la lista la y se lista selecciona y selecciona la que corresponda: la que corresponda: TIPO DE SUELO: se despliega la lista y se selecciona la que corresponda: DESTINACIÓN ECONÓMICA: se despliega la lista y se selecciona la que DESTINACIÓN corresponda: ECONÓMICA: se despliega la lista y se selecciona la que corresponda: DESTINACIÓN ECONÓMICA: se despliega la lista y se selecciona la que corresponda: Para cargar fotografías en el SIBIN Para cargar fotografías en el SIBIN Para cargar fotografías en el SIBIN Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0

227 Administración 6 de Bienes Raíces PRESIONAR PRESIONAR EN EL EN BOTON EL BOTON QUE QUE TIENE TIENE 3 3( ) puntos. POSTERIORMENTE y posterior sale UN cuadro, cuadro, como como se MUestRA se MUestRA en LA en FigURA LA FigURA siguiente: siguiente: se debe buscar en su computador el directorio donde se encuentre la fotografía en formato.jpg y simplemente presiona abrir y carga la fotografía, para lo cual es se debe buscar en su computador el directorio donde se encuentre la fotografía en formato.jpg necesario y simplemente llenar los datos presiona de fecha, abrir con y carga formato la fotografía, , para en observaciones lo cual es necesario llenar descripción los datos de de la fotografía, fecha, con con formato capacidad , para 300 en observaciones caracteres, posterior la descripción digitar el la de la fotografía, numero de con la cedula capacidad del funcionario para 300 caracteres, que carga la posterior información digitar fotográfica el número y oprimir de la cédula del funcionario que carga la información fotográfi ca y oprimir f9, o hacer doble clic f9, o hacer doble clic en el campo de cedula, para cargar los datos y luego grabar en el campo de cédula, para cargar los datos y luego grabar oprimiendo (F10). oprimiendo (F10). 14 procedimiento para guardar las fotos cargadas en una carpeta del pc - hacer clic en el ícono (disquete) Guardar foto: Manual Logístico de la Policía Nacional Aprobación:

228 Procedimiento para guardar las fotos cargadas en una carpeta del PC procedimiento Hacer clic para en el guardar ícono las (disquete) fotos cargadas guardar en foto: una carpeta del pc - hacer clic en el ícono (disquete) Guardar foto: Buscar la ruta, donde desea guardar la foto y hacer clic en abrir: - se busca la carpeta, donde se desea guardar la foto Buscar la ruta donde desea guardar la foto y hacer clic en abrir: - se le asigna un nombre al archivo que contiene la foto Se busca la carpeta donde se desea guardar la foto Se le asigna un nombre al archivo 15 que contiene la foto 228 Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0 Ingresar los predios en la parte inferior de la pantalla

229 Administración 6 de Bienes Raíces Ingresar los predios en la parte inferior de la pantalla Ingresar los predios en la parte inferior de la pantalla para diligenciar este este campo campo debe debe tener tener cuenta cuenta el orden el orden que en debe que ser debe ingresada ser la información de los predios que se tienen asignados, así: ingresada la información de los predios que se tienen asignados, así: Manual Logístico de la Policía Nacional Aprobación:

230 1. Número de predio el sistema lo asigna automáticamente 2. Descripción (debe incluir la dirección de cada predio) 3. Tipo de inmueble (debe seleccionar de acuerdo con la lista anexa) 4. Destinación económica (debe seleccionar de acuerdo con la lista anexa) 5. Área del terreno 6. Fuente área de terreno (debe seleccionar de acuerdo con la lista anexa) 7. Área del terreno avaluado 8. Área construida 9. Fuente de área construida (debe seleccionar de acuerdo con la lista anexa) 10. Unidad de medida (debe seleccionar de acuerdo con la lista anexa) 11. Número de matrícula inmobiliaria. Identifique el documento que acredita la propiedad del inmueble en las dos bases posibles de referencia: el certificado de tradición y libertad o el documento de propiedad y digite el número de la matrícula inmobiliaria. Si no se obtuvo información sobre la matrícula inmobiliaria digite por favor NO HAY INFORMACIÓN. En caso de tratarse de un inmueble que por alguna circunstancia no cuenta con matrícula inmobiliaria catastral digite NO TIENE. 12. Cédula Catastral o Registro Catastral: debe identificar en las tres bases posibles de referencia: el certificado de tradición y libertad, el boletín catastral y el documento de propiedad. Si no se obtuvo información sobre el registro catastral digite por favor NO HAY INFORMACIÓN. En caso de tratarse de un inmueble que por alguna circunstancia no cuenta con cédula o registro catastral digite NO TIENE. 13. Título: debe indicar quién es el titular del terreno (debe seleccionar de acuerdo con la lista anexa). 14. Tipo de Ocupación: debe indicar el tipo de ocupación correspondiente(debe seleccionar de acuerdo con la lista anexa). 15. Año de construcción: establece el año de construcción del inmueble, información requerida para estimar la edad de construcción del mismo, para establecer la fecha de construcción del inmueble; existen dos bases posibles: Revise la fecha de activación y / o capitalización de la construcción el sistema contable, y digite el año. - - Observe el certificado de tradición y libertad del inmueble y establezca si cuenta con declaraciones de construcción, digite el año de la declaración. 230 Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0

231 7 Administración 6 de Bienes Raíces Revise el certifi cado de tradición y libertad del inmueble y establezca si cuenta con 9 reglamento 10 de propiedad 12 horizontal. 13 Si no se obtuvo información sobre el año de 11 construcción del inmueble por favor digite No hay información Valor histórico: debe ingresar el valor inicial de la compra. si no se obtuvo información sobre el valor histórico del inmueble por favor no diligenciarlo Porcentaje de propiedad: Identifi que el porcentaje de propiedad que le corresponde a la entidad, revisando el documento que acredita la propiedad del inmueble o el certifi cado de tradición y libertad, y digite el porcentaje, en forma carácter si no se obtuvo información sobre la matrícula inmobiliaria digite por favor No hay información. en caso de tratarse de un inmueble que por alguna circunstancia no cuenta con el porcentaje digite NO TIENE Acueducto, debe diligenciar esta casilla solamente señalando SÍ o NO Alcantarillado debe diligenciar esta casilla solamente señalando SÍ o NO 20. Electricidad debe diligenciar esta casilla solamente señalando SÍ o NO 21. situación Actual: seleccione el tipo de ocupación correspondiente (de acuerdo con la lista anexa). LO NUEVO EN PREDIOS: USO: se debe seleccionar el tipo de uso correspondiente al predio. seguido hacer clic en el botón Uso, se muestra la siguiente la pantalla: NOTA 1: en esta pantalla se ingresan aquellos usos de acuerdo a la actividad que realicen y que hacen parte del predio principal, pero no tiene matrícula inmobiliaria a parte, por ejemplo (librería, parqueadero, etc.). 17 NOTA 2: Cuando el área construida sea mayor al área total construida se muestra un mensaje de alerta, que se está incurriendo en un error. Manual Logístico de la Policía Nacional Aprobación:

232 NOTA 1: en esta pantalla se ingresan aquellos usos de acuerdo a la actividad que NOTA 2: cuando el Área construida sea mayor al Área total construida se realicen y que hacen parte del predio principal, pero no tiene matrícula inmobiliaria muestra un mensaje de alerta, que se está incurriendo en un error. a parte, por ejemplo (librería, parqueadero, etc). NOTA 2: cuando el Área construida sea mayor al Área total construida se muestra un mensaje de alerta, que se está incurriendo en un error. BOTÓN GASTO BOTÓN GASTO BOTÓN GASTO Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0

233 Administración 6 de Bienes Raíces Procedimiento para ingresar los gastos Procedimiento para ingresar los gastos - TIPO GASTO: seleccionar el ítem del gasto que se quiere registrar <enter> - TIPO GASTO: seleccionar el ítem del gasto que se quiere registrar <enter> - FECHA FACTURA: se registra la fecha de la factura - FECHA FACTURA: se registra la fecha de la factura - Nro. FACTURA: se registra el número de la factura - Nro. FACTURA: se registra el número de la factura - VALOR FACTURA: se registra el valor de la factura - VALOR FACTURA: se registra el valor de la factura - AÑO PAGO: automáticamente fi gura el año vigente - AÑO PAGO: automáticamente figura el año vigente BANCO SE PAGO: se registra el banco donde se pagó. UNIDAD/PERSONA QUE PAGA: automáticamente figura la unidad donde esta BANCO SE PAGÓ: se registra el banco donde se pagó. asignado el bien, pero si fuera diferente el usuario tiene la opción de cambiarlo. UNIDAD/PERSONA QUE PAGA: automáticamente fi gura la unidad donde está asignado el bien, pero si fuera diferente el usuario tiene la opción de cambiarlo. NOTA: al hacer clic en guardar, existe un mensaje que le recuerda al usuario que si este gasto, representa un ahorro para la policía, debe chequear el campo AhoRRo. NOTA: al hacer clic en guardar, existe un mensaje que le recuerda al usuario que si este gasto, representa un ahorro para la policía, debe chequear el campo AhoRRo. Manual Logístico de la Policía Nacional Aprobación:

234 NOTA: al hacer clic en guardar, existe un mensaje que le recuerda al usuario que si NOTA: al hacer este clic gasto, en guardar, representa existe un mensaje ahorro que para le la recuerda policía, al debe usuario chequear si el campo este gasto, AhoRRo. representa un ahorro para la policía, debe chequear el campo AhoRRo. BOTÓN INGRESOS BOTÓN INGRESOS CLIC BOTÓN EN EL BOTÓN INGRESOS DE INGRESOS: clic en el BotÓN de ingresos: clic en el BotÓN de ingresos: procedimiento para ingresar los comodatarios e ingresos Procedimiento procedimiento para ingresar los para comodatarios ingresar los e ingresos comodatarios e ingresos Se ingresan los datos de: TIPO TENENCIA: arriendo se ingresan los datos de: FE. DE INICIO: corresponde a la fecha de inicio del contrato se ingresan los datos de: FE. DE TÉRMINO: corresponde a la fecha de terminación del contrato, pero se debe dejar - TIPO en blanco, TENENCIA: hasta que Arriendo haya un nuevo contrato. - TIPO TENENCIA: - FE. DE Arriendo NRO. CONTRATO: INICIO: corresponde corresponde al número que a la figure fecha en el de contrato inicio del contrato - FE. DE INICIO: corresponde a la fecha de inicio del contrato VALOR: corresponde al valor estipulado en el contrato 234 Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:

235 - FE. DE TÉRMINO: corresponde a la fecha de terminación del contrato, pero se debe dejar en blanco, hasta que haya un nuevo contrato. Administración - NRO. CONTRATO: corresponde al número que figure 6 de en Bienes el contrato Raíces - VALOR: corresponde al valor estipulado en el contrato - T. CONTRATO MESES: se debe colocar el tiempo en meses, estipulados en el contrato. - T. CONTRATO MESES: se debe colocar el tiempo en meses, estipulados en - TIPO DE IDENTIFICACIÓN: seleccionar el tipo de identificación (cedula, Nit, el contrato. etc.) - TIPO - IDENTIFICACIÓN: se digita Seleccionar número de el identificación, tipo identifi si corresponde cación (cédula, a un NIT, etc.) funcionario de la policía, automáticamente se registran los datos de (grado, ApeLLidos y NoMBRes), y a continuación hacer clic en grabar, - IDENTIFICACIÓN: Se digita el número de identifi cación, si corresponde a un si el documento corresponde a una persona ajena a la institución, se debe funcionario de la Policía, automáticamente se registran los datos de (GRADO, ApeLLidos escribir los y datos NoMBRes), requeridos, y a como continuación (Apellidos hacer y Nombres, clic en el grabar; grado quedara si el documento corresponde blanco). a una persona ajena a la Institución, se debe escribir los datos requeridos, como (apellidos y nombres, el grado quedará en blanco). NOTA: todos NOTA: los Todos campos los campos excepto excepto la fecha la de fecha término de deben término contener deben contener la información la exigida para información poder exigida grabar. para poder grabar. INGRESOS: ingresos: el tipo el tipo de de tenencia y el y el tipo tipo de de ingreso deben deben ser ser iguales; iguales, si llegan si a llegan ser diferentes, a ser diferentes, se mostrará se mostrara el siguiente el siguiente mensaje: mensaje: 21 TIPO DE INGRESO: seleccionar ARRieNdo <enter>, al obturar <enter > si el Manual Logístico de la Policía Nacional 235 funcionario tiene en arriendo una vivienda fiscal, automáticamente el sistema Aprobación: llenara los siguientes campos:

236 TIPO DE INGRESO: seleccionar ARRieNdo <enter>, al obturar <enter > si el funcionario tiene en arriendo una vivienda fiscal, automáticamente el sistema llenara TIPO DE los INGRESO: siguientes seleccionar campos: ARRIENDO <enter>, al obturar <enter > si el funcionario tiene en arriendo una vivienda fiscal, automáticamente el sistema llenará los siguientes campos: FECHA DE INGRESO: es la fecha en que se aplicará el descuento. - FECHA DE INGRESO: es la fecha en que se aplicara el descuento. - NRO. RECIBO: para este caso será Desc. Nomina (descuento por NRO. RECIBO: para este caso será Desc. Nómina (descuento por nómina). nómina). VALOR: es el valor de la cuota descontada - VALOR: es el valor de la cuota descontada UNIDAD RECEPTORA: En este caso se reflejará DIBIE - UNIDAD RECEPTORA: En este caso se reflejara DIBIE 22 NOTA: si NO es funcionario de la Policía, se debe digitar la información de la (IDENTIFI- CACIÓN, APELLIDOS, NOMBRES). EN INGRESOS: se debe digitar los datos correspondientes a: (FECHA INGRESO, NRO. RECIBO, VALOR, UNIDAD RECEPTORA). A CONTINUACIÓN GRABAR LA INFORMACIÓN QUE SE HA REGISTRADO oprima F10 o clic en el ícono del disquete de grabar. BOTÓN AVALÚOS Se hace clic en el botón avalúo: Se muestra la siguiente pantalla: 236 Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0

237 Administración 6 de Bienes Raíces - Fecha: en la que se elabora el informe de avalúo. - Valor terreno: valor que establece el perito por estudio técnico para el terreno. - Valor construcción: valor que establece el perito por estudio técnico para la construcción. - Valor zonas duras: valor que establece el perito por estudio técnico para las zonas duras. - Valor total avalúo: valor resultante que establece el perito por estudio técnico para el inmueble en su totalidad. - Incorporación contable: si se ha realizado el registro contable por la unidad. - Número: consecutivo de cuantos informes de avalúo existen. - Se digita el número de identifi cación, si corresponde a un funcionario de la policía, automáticamente registra el campo funcionario (grado, apellidos y nombres) y el campo unidad/entidad labora. NOTA: si el funcionario no corresponde a un empleado de la policía, se debe registrar los apellidos, nombres y la UNidAd/eNtidAd 23 LABoRA. BOTÓN CREAR DOCUMENTO Al hacer clic en el BotÓN crear documento, se muestra la pantalla siguiente: Manual Logístico de la Policía Nacional Aprobación:

238 Las instrucciones de CREAR DOCUMENTO FUERON EXPLICADAS EN LA SECCIÓN DE INGRESAR ESCRITURA (Ver Escrituras). BOTÓN BOTÓN INFORMACIÓN INFORMACIÓN ADICIONAL ADICIONAL BOTÓN INFORMACIÓN ADICIONAL Al hacer clic en el BotoN INFO. ADICIONAL, se muestra la pantalla siguiente: Al hacer Al hacer clic clic en en el el BOTÓN BotoN INFO. ADICIONAL, se se muestra la la pantalla siguiente: La siguiente información se debe diligenciar en su totalidad: La siguiente información se debe diligenciar en su totalidad: La siguiente información se debe diligenciar en su totalidad: - Predio esta en uso?: si/no - Predio esta está en en uso?: uso?: si/no SÍ/NO - desde cuando no esta en uso: escribir la fecha desde cuando no esta en uso: escribir la fecha Razón Desde de cuándo orden técnico no está o en de uso: seguirad?: escribir escribir la fecha la razón que corresponda - Razón de orden técnico o de seguirad?: escribir la razón que corresponda - ej. Se acabo de adquirir. ej. Razón Se acabo de orden adquirir. técnico o de seguirad?: escribir la razón que corresponda - Se ej. tiene Se acabó proyectado de adquirir. volver a ocuparlo?: si/no - Se tiene proyectado volver a ocuparlo?: si/no - Cuándo? :escribir a partir de cuando se tiene proyectado volver a ocuparlo - Cuándo? Se tiene :escribir proyectado a partir volver de cuando a ocuparlo?: se tiene proyectado SÍ/NO volver a ocuparlo - Se cancelan impuestos?: si/no - Se cancelan impuestos?: si/no Se Cuándo? cancelan :Escribir servicios? a partir :si/no de cuándo se tiene proyectado volver a ocuparlo - Se cancelan servicios? :si/no - Existe Construcción? :si/no - Existe Se cancelan Construcción? impuestos?: :si/no SÍ/NO - En el municipio ya funciona la Policía Nacional?:si/No - En el municipio ya funciona la Policía Nacional?:si/No - Se cancelan servicios? :SÍ/NO Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0

239 Administración 6 de Bienes Raíces - Existe Construcción?: sí/no - En el municipio ya funciona la Policía Nacional?: sí/no - Es viable enajenar el predio?: sí/no - Es viable arrendar el predio?: sí/no - Predio tiene alguna invasión?: sí/no - Está siendo ocupado por otra entidad?: sí/no - Nombre Entidad?: Registrar la entidad que corresponda en qué calidad? se despliega la lista y se selecciona el ítem que corresponda observaciones: se registra información relevante si llega a ser necesario, como nota adicional. BOTÓN P.O.T- BOTÓN P.O.T. BOTÓN P.O.T- BOTÓN P.O.Tdiligenciar datos del p.o.t. (plan de ordenamiento territorial): se debe diligenciar la siguiente información indicando SI tiene o NO en plan de se debe diligenciar la siguiente información indicando SI tiene o NO en plan de ordenamiento territorial, en caso de ser afirmativo relacionar la información (acto ordenamiento territorial, en caso de ser afirmativo Manual Logístico relacionar de Policía la información Nacional (acto 239 administrativo que aprueba el P.O.T., fecha del P.O.T, SI/NO tiene administrativo que aprueba el P.O.T., fecha del P.O.T, SI/NO tiene Aprobación: afectaciones en el inmueble, clase de afectación, descripción de la afectaciones en el inmueble, clase de afectación, descripción de la se debe diligenciar la siguiente información indicando SI tiene o NO en plan de

240 Se debe diligenciar la siguiente información indicando SÍ tiene o NO el Plan de Ordenamiento Territorial; en caso de ser afirmativo relacionar la información (acto administrativo que aprueba el P.O.T., fecha del P.O.T., SÍ/NO tiene afectaciones en el inmueble, clase de afectación, descripción de la afectación, tiempo de inicio de la click en el botón regresar, en caso de no tener información debe dar click en el afectación, observaciones) GRABAR y dar CLICK en el botón regresar; en caso de no botón regresar: tener información debe dar CLICK en el botón regresar: BOTÓN REPORTES BOTÓN REPORTES 26 Se hace clic en el botón reportes y genera el listado de los inmuebles de la unidad que se hace se selecciona clic en el botón de la lista reportes que se y genera despliega, el listado como se de muestra los inmuebles en la figura de la siguiente: unidad que se selecciona de la lista que se despliega, como se muestra en la figura siguiente: 240 Manual Logístico de la Policía Nacional 1 LA - MA VER:0

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