WebEx Meeting Center TM Guía del Usuario

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1 WebEx Meeting Center TM Guía del Usuario ÍNDICE Introducción...3 Iniciando...3 Obtener una cuenta de usuario...3 Para más información: Argentina Brasil Chile Colombia Costa Rica México Panamá Perú Uruguay EUA Venezuela Iniciar y cerrar sesión...3 Si olvidó su usuario o contraseña...3 Definiendo las preferencias...4 Sincronizando su cuenta de audio Reservationless-Plus con WebEx...4 Mis reuniones de WebEx (My WebEx Meetings)...5 Unirse a una reunión como participante...5 Programar Tareas...6 Tipos de Reuniones...6 Utilizar el programador básico...8 Utilizar el programador Avanzado...8 Programando desde su calendario...9 Instalar y comenzar una reunión instantánea One-Click Entrando a su reunión Sincronizando el participante web y de audio Compartir información El centro de su reunión Opciones para compartir Compartir documentos Herramientas de acceso para compartir Herramientas de anotación Herramientas de vista Compartir pizarras Compartir contenidos multimedia Compartir aplicaciones Compartir su escritorio Última modificación: 12/7/2012

2 Otorgar privilegios para compartir información Consejos para compartir aplicaciones Transferencia de archivos durante una reunión Trabajando con los Paneles Visión general de los paneles Cerrar y abrir paneles Expandir y contraer paneles Ocultar y abrir paneles ocultos Acceder a las opciones de paneles Paneles y controles en pantalla completa Alertas de paneles Panel de participantes Compartir Vídeo Panel de Chat Panel de Notas Panel de Encuesta Enviar una transcripción a los participantes Grabar una reunión Administrar Reuniones Roles y privilegios de los participantes Invitar a una reunión en progreso Designar a un presentador Transferir el rol de anfitrión Expulsar a un participante Finalizar una reunión Reportes de Uso... 32

3 Esta guía hace una introducción a Meeting Center TM, impulsado por WebEx TM, y proporciona la información básica sobre el uso de sus múltiples funciones. Consulte el índice para ubicar la función o tarea que usted quiere conocer. Las descripciones de las funciones y los procedimientos paso a paso están agrupados por las mayores tareas de reunión que usted realiza, tal como programar una reunión, compartir información, o tareas de administración (por ejemplo, silenciar los micrófonos de los participantes). Para detalles más profundos sobre alguna función en particular, consulte la asistencia en línea en el sitio WebEx Meeting Center. Iniciando OBTENER UNA CUENTA DE USUARIO Una vez que obtiene una cuenta de usuario, usted puede ser anfitrión de reuniones utilizando su servicio de reunión. Usted no necesita una cuenta de usuario para asistir a las reuniones como participante. Usted puede obtener una cuenta de usuario de una o dos maneras: El administrador local de su sitio Meeting Center puede crear una cuenta de usuario para usted. Solicitarla a su representante de ventas de InterCall o a nuestro Centro de Reservaciones y Atención al Cliente. INICIAR Y CERRAR SESIÓN Usted debe iniciar sesión en su sitio WebEx Meeting Center para programar y comenzar sus reuniones y para acceder a las funciones de la cuenta. En su correo de bienvenida llega su usuario y una contraseña predeterminada para accesar su cuenta. Nota: Usted no tiene que iniciar sesión en su sitio para asistir a una reunión como participante, a menos que el anfitrión especifique que todos los participantes deben tener una cuenta de usuario. Para iniciar sesión en Meeting Center: WebEx y EventCenter son marcas registradas de WebEx Communications Inc. en los Estados Unidos y otros países. 1 Vaya a su sitio web de Meeting Center en la dirección indicada en su correo de bienvenida. 2 En la barra de navegación, haga clic en Host Log In (Iniciar Sesión). 3 Ingrese su nombre de usuario y contraseña. 4 Opcional. Para iniciar sesión automáticamente en Meeting Center cada vez que accede al mismo, haga clic en la casilla que dice Keep me logged in (Mantenerme conectado). 5 Haga clic en Log In. Para salir de la sesión de Meeting Center: Para salir de la sesión en el Meeting Center, haga clic en Log Out (Salir de la Sesión) en la barra de navegación en la parte superior de la página. SI OLVIDÓ SU USUARIO O CONTRASEÑA Si ha olvidado su usuario o contraseña, puede obtenerlas rápidamente de la siguiente manera: 1 En la barra de navegación, haga clic en Host Log In. 2 En la siguiente página, haga clic en Forgot you Password? (Se le olvidó su contraseña?). 3 Proporcione su dirección de correo electrónico y el código indicado en la página y luego haga clic en OK.

4 Su sitio web de Meeting Center inmediatamente le envía un correo electrónico que contiene la información de su cuenta. DEFINIENDO LAS PREFERENCIAS Usted puede definir algunas preferencias para el sitio y la consola de WebEx. Para eso siga los pasos a continuación: En la pestaña Meeting Center elija una de las dos opciones abajo: + De clic en la opción Select Language (Seleccione Idioma) + De clic en la opción Preferences (Preferencias) que se encuentra abajo del menú Set Up (Configurar) Usted podrá definir: + Que es lo que quiere ver en su página de inicio + La zona horaria + El idioma SINCRONIZANDO SU CUENTA DE AUDIO RESERVATIONLESS-PLUS CON WEBEX Si usted también cuenta con una cuenta de audio conferencias Reservationless-Plus, la misma ya debe estar sincronizada con su cuenta de WebEx. Usted puede tener hasta tres cuentas de audio dadas de alta en WebEx. Para Dar de Alta a una Nueva Cuenta de Audio: 1 En la pestaña My WebEx de clic en My Audio (Mi Audio) 2 De clic en Add Account (Agregar Cuenta) 3 Llene los campos de acuerdo a la información que le llegó en su correo de bienvenida: Call-in toll-free number (Número Gratuito): ingresar el teléfono gratuito de Estados Unidos o si prefiere puede agregar de cualquier país que desee (también tendrá que elegir el país correcto para que se agregue el código de país correspondiente). Dejar seleccionada la casilla de Toll-Free (Gratuito). Call-in number (Número Internacional): ingresar el número internacional de Estados Unidos. Leader PIN: ingresar su PIN de líder Conference Code: ingresar su código de conferencia Recording dial-out number (Número para Grabación): Definir si quiere que la línea de la grabación de la conferencia se conecte por el número gratuito o internacional. En caso de que haya ingresado el número gratuito de otro país que no sea Estados Unidos, debe seleccionar la opción Call in number (Número Internacional), caso contrario no se podrá grabar la porción del audio. 4 De clic en Update para guardar.

5 Para Editar una Cuenta de Audio Existente: 1 En la pestaña My WebEx de clic en My Audio (Mi Audio) 2 Revise que los datos sean los mismos que recibió en su correo de bienvenida 3 Si necesita editarla, de clic en Edit (Editar) debajo de la cuenta deseada 4 Altere los campos necesarios 5 De clic en Update para guardar los cambios MIS REUNIONES DE WEBEX (MY WEBEX MEETINGS) La página My WebEx Meetings (Mis Reuniones de WebEx) incluye un calendario de reunión, que proporciona la vista diaria, semanal y mensual de todas las reuniones programadas o en progreso de su sitio, así como una lista de todas las reuniones realizadas hasta la fecha. Al utilizar el calendario, los participantes pueden: Buscar una reunión Obtener información sobre una reunión Registrarse para una reunión Unirse a una reunión La siguiente figura muestra la vista Diaria de la página My WebEx Meetings. UNIRSE A UNA REUNIÓN COMO PARTICIPANTE Si fue invitado a una reunión como participante, usted recibe un correo electrónico con la invitación que incluye toda la información sobre la reunión: instrucciones para unirse a una conferencia de audio y un vínculo para unirse a una reunión. Este ejemplo de una invitación a una reunión muestra el nivel de detalle que se incluye:

6 Consejo: La invitación a la reunión además incluye un vínculo en el que usted puede hacer clic para agregar la reunión a cualquier programa de calendario que tenga el formato icalendar, tal como Microsoft Outlook o Lotus Notes. Una vez que usted se une a una reunión, aparecen automáticamente en pantalla las instrucciones para unirse a la conferencia de voz. NOTA: No se necesita una cuenta de usuario o iniciar sesión en su sitio para unirse a una reunión, a menos que el anfitrión haya especificado que todos los participantes de la reunión deben tener una cuenta de usuario. Para unirse a una reunión desde un mensaje de invitación vía 1 Haga clic en el vínculo que está en el mensaje para unirse a la reunión. 2 En la página de Meeting Information (Información de la Reunión) que aparece allí, haga clic en Join Now (Unirse Ahora). Programar Tareas TIPOS DE REUNIONES Al utilizar el Meeting Center, usted puede iniciar: Reuniones Programadas (utilizando el Programador Básico o Avanzado en el Meeting Center o desde su calendario de correo electrónico, si instaló las herramientas de productividad) Reuniones Sólo de Audio One-Click Meetings (Reuniones Instantáneas One-Click)

7 Tipo de Reunión Programada (utilizando Programador Básico del Meeting Center) Programada (utilizando el Programador Avanzado del Meeting Center o su correo electrónico) Sólo Audio One-Click Descripción Es una reunión que usted programa para una fecha y hora específicas. Usted además puede: Especificar las opciones de conferencia de voz Enviar invitaciones a los participantes Además de las opciones de instalación que tiene el Programador Básico, el Programador Avanzado le permite: Especificar un patrón de repetición para la reunión; Programar y comenzar la reunión por otro usuario que le haya dado permiso para programar; Requerir que los participantes se registren para una reunión, lo cual le permite recabar información sobre los participantes y refuerza la seguridad de su reunión; Elegir qué privilegios predeterminados de reunión quiere que tengan los participantes; Elegir qué opciones de reunión usted quiere habilitar o inhabilitar, como chat, notas, vídeo, y así sucesivamente; Dejar que los participantes se unan a la reunión antes del horario de comienzo programado, es decir, antes de que usted abra la sesión; Elegir una presentación o un documento para compartir automáticamente una vez que el participante se une a la reunión. Es instalar una reunión que solamente es una teleconferencia. Usted envía las invitaciones a los participantes y ellos pueden agregar esta teleconferencia a sus calendarios. Usted puede utilizar su cuenta Reservationless-Plus, agregarla al calendario y controlar el audio de los participantes usando la consola WebEx. Es una reunión instantánea que usted abre utilizando el One- Click Meeting, omitiendo el paso de la invitación. Usted puede configurar las opciones del One-Click y definir: Especificar las opciones de conferencia de voz; Elegir qué privilegios predeterminados de reunión quiere que tengan los participantes; Elegir qué opciones de reunión usted quiere habilitar o inhabilitar, como chat, notas, vídeo, y así sucesivamente. Puede comenzar la reunión en cualquier momento, tan pronto como usted quiera, haciendo clic en el vínculo One-Click Meeting en la barra de navegación Meeting Center. Si usted además instala las herramientas de productividad, puede comenzar una One-Click Meeting desde el panel WebEx One- Click que está en el escritorio de su computadora, o haciendo clic en el acceso directo One-Click Meeting de su computadora o en su programa de correo electrónico.

8 UTILIZAR EL PROGRAMADOR BÁSICO Sí que usted quiere comenzar su reunión ahora mismo o programarla para un futuro, el Meeting Center le proporciona una herramienta fácil de usar para hacerlo. Hasta puede programar solamente una teleconferencia e invitar a sus colegas a que se unan por teléfono. Para programar una reunión utilizando el Programador Básico: 1 Inicie sesión en su sitio WebEx Meeting Center. 2 En la barra de navegación izquierda, haga clic en Host a Meeting (Realizar una Reunión) y luego en Schedule a Meeting (Programar Reunión). 3 En la página Programador Básico, ingrese los detalles sobre su reunión. Usted podrá definir una contraseña para esta reunión, para aumentar su seguridad. 4 Programe o comience su reunión. Si usted programó el horario de la reunión para la hora actual, verá el botón Start Now (Comenzar Ahora). Si su reunión está programada para una hora futura, verá el botón Schedule Meeting (Programar Reunión). Las reuniones programadas aparecen en su calendario de reuniones en la página My WebEx Meetings. UTILIZAR EL PROGRAMADOR AVANZADO Si usted utiliza el Programador Avanzado, puede especificar varias opciones para personalizar aún más su reunión. Puede hacer clic en el botón Start Now (Comenzar ahora) en cualquier momento para comenzar su reunión. Si usted tiene preguntas sobre la información requerida en la página, haga clic en el botón Help (Ayuda), ubicado en la esquina superior derecha de la página, para más detalles. Para programar una reunión utilizando el Programador Avanzado: 1 Inicie sesión en su sitio WebEx Meeting Center. 2 En la barra de navegación izquierda, haga clic en Host a Meeting > Schedule a Meeting. 3 Si usted ve el Programador Básico, haga clic en el vínculo que está en la barra de título para ver el Programador Avanzado. 4 En la página Required Information (Información requerida), ingrese los detalles que se exigen. Usted puede seleccionar opciones adicionales que están en los menús del lado derecho.

9 5 Programe o comience su reunión. Si usted programó el horario de la reunión para la hora actual, verá el botón Start Now (Comenzar Ahora). Si su reunión está programada para una hora futura, verá el botón Schedule Meeting (Programar Reunión). PROGRAMANDO DESDE SU CALENDARIO Usted también podrá programar las reuniones usando el calendario de su correo electrónico, para eso debe de haber instalado las herramientas de productividad. Para instalar: 1 Entre en su sesión de Meeting Center. 2 De clic en el menú Productivity Tools Setup (Configuración de las Herramientas de Productividad). 3 De clic en Install Productivity Tools (Instalar Herramientas de Productividad). La invitación enviada a los participantes es distinta a la que queda guardada en su calendario. 1 Abra una solicitud de reunión en la fecha y hora deseadas. 2 Agregue la información general: los participantes, el asunto, ubicación y un texto como la agenda, en caso de que aplique. 3 De clic en el botón Add WebEx Meeting (Agregar Reunión WebEx) y se abrirá una nueva ventana. 4 Puede definir una contraseña para la reunión, no es obligatorio. 5 Defina cómo se conectarán para la conferencia de audio (su cuenta Reservationless-Plus). Participants receive call back (Participantes reciben llamada): Permite que los participantes usen la funcionalidad de recibir una llamada para entrar a la audio conferencia. Solamente está disponible si fue contratada. Allow Access to global numbers (Permitir acceso a los números globales): Agrega una liga que lleva al listado de números globales para que los participantes lo consulten). Entry & exit tone (Tono de entrada & Salida): Define que quiere escuchar cuando los participantes entran o salen de su reunión. 6 Defina si quiere que los participantes se tengan que registrar previamente y como serán aceptados los registros. Puede ser de manera automática o manual. 7 De clic en OK para finalizar. Al dar clic en el botón de guardar o al enviar la invitación, el texto automático con todos los pasos y detalles para entrar en la reunión aparecerá.

10 INSTALAR Y COMENZAR UNA REUNIÓN INSTANTÁNEA ONE-CLICK Antes de utilizar el One-Click Meeting, usted puede especificar las opciones para una reunión instantánea y entonces comenzar la reunión en cualquier momento, haciendo clic en el vínculo One-Click Meeting en la barra de navegación Meeting Center. Si usted además instala las herramientas de productividad, usted puede comenzar su One-Click Meeting desde el panel WebEx One-Click, haciendo clic en uno de sus accesos directos One-Click, que aparecen en: La barra de herramientas En las aplicaciones Microsoft Office Para instalar One-Click Meeting: 1 Inicie sesión en su sitio WebEx Meeting Center. 2 En la barra superior de navegación, haga clic en My WebEx. 3 Haga clic el menú Productivity Tools Setup (Configuración de las Herramientas de Productividad). 4 De clic en Install Productivity Tools (Instalar Herramientas de Productividad) y siga las instrucciones del programa de instalación. Para comenzar una Reunión One-Click 1 Desde su sitio WebEx Meeting Center: Inicie sesión en su sitio WebEx Meeting Center. En la barra de navegación izquierda, haga clic en Host a Meeting > One-Click Meeting (Realizar una Reunión> Reunión One-Click). 2 Utilizando el panel WebEx One-Click: Haga clic en el icono WebEx One-Click ya sea en su escritorio o en su barra de tareas. En el panel WebEx One-Click, haga clic en Start Meeting. 3 Utilizando el acceso directo WebEx One-Click en los programas de Microsoft Office: Haga clic en uno de estos accesos directos en One-Click Meeting, que instaló con las herramientas de productividad: + El menú WebEx en las aplicaciones Microsoft Office:

11 + Menú de acceso directo (botón derecho) para archivos de documentos y aplicaciones: Para editar las configuraciones de una One-Click Meeting: 1 Inicie sesión en su sitio WebEx Meeting Center. 2 En la barra de navegación, haga clic en My WebEx. 3 Haga clic en la opción Productivity Tools Setup (Configuraciones de Herramientas de Productividad). 4 De clic en Edit Settings (Editar Configuraciones). 5 Configure de acuerdo a lo que le sea más funcional. Entrando a su reunión Para entrar a una reunión usted puede elegir cualquiera de las opciones abajo: Dar clic en la liga que aparece en la invitación Entrar a su perfil en Meeting Center, ir a My Meetings (Mis reuniones) y abrir la reunión correspondiente Abrir una reunión instantánea Si su usuario WebEx está sincronizado con una cuenta de audio conferencias Reservationless- Plus, al entrar en la liga de WebEx, le dará la instrucción programada para entrar a la conferencia de audio vía telefónica. Las opciones que se enseñan pueden ser: Call-Back: La herramienta llama al número que el participante lo indique. Solamente en caso de que haya sido contratado. El participante debe seleccionar el país correspondiente y agregar su teléfono con código de ciudad.

12 Call-In: Se enseña los números telefónicos que fueron dados de alta en la sección My Audio (Mi Audio), la liga para los números globales y adicionalmente el código de conferencia y contraseña, en caso de que haya sido establecida alguna. SINCRONIZANDO EL PARTICIPANTE WEB Y DE AUDIO Si el participante entra con la opción call-in, habrá dos participantes en la sesión: el participante web (aparece su nombre, sin el icono de bocina al lado) y el participante de audio (aparece como Call-in User, con el icono de bocina al lado). Para sincronizar los participantes y siempre saber quién está hablando, debe solicitar a los participantes que marquen en sus teléfonos el Participant ID (ID de Asistente). Cada participante tiene un ID único y debe ser marcado tal cual aparece en WebEx: # números #. Ese código puede ser visualizado al entrar en la pestaña Meeting Information (Información de la Reunión):

13 Compartir Información El Centro de su Reunión OPCIONES PARA COMPARTIR Meeting Center le proporciona una variedad de opciones para compartir información en una reunión. La siguiente tabla describe las ventajas y desventajas de estas opciones. Opción para Compartir Documentos Aplicación o Escritorio Navegador Web Contenido Web Whiteboard (Pizarra) Ventajas Es más rápido y tiene una banda ancha más eficiente que una aplicación o escritorio compartidos. Es ideal para compartir presentaciones o documentos que usted no quiere editar durante la reunión. Le permite a usted y a los participantes hacer anotaciones. Le permite editar el contenido de una o varias aplicaciones de una sola vez. Le permite otorgar control de la aplicación o escritorio a los participantes. Es ideal para demostraciones de software. Le permite a usted y a los participantes hagan anotaciones en el escritorio o aplicaciones. Le permite guiar los participantes a otras páginas Web. Es como compartir la aplicación del navegador. Le permite otorgar a los participantes control de su navegador Web. Le permite a usted y a los participantes hacer anotaciones en páginas Web. Muestra los efectos de medio y transmite los sonidos de las páginas Web. Les permite a los participantes interactuar con las páginas Web independientemente. Le permite a usted y a los participantes hacer anotaciones en una página en blanco, como hacer una agenda o explicaciones más gráficas. Desventajas No le permite editar el contenido durante la reunión. Requiere más banda ancha que la presentación o documento compartido. Si le es otorgado control remoto al participante el podrá acceder a cualquier parte de su computadora y modificar cualquier archivo, que pueden ser de preocupación para la seguridad. No muestra los efectos de medio ni transmite los sonidos de las páginas Web. No les permite a los participantes interactuar con las páginas Web independientemente. No le permite guiar a los participantes a otras páginas Web. Una vez que termina de hacer las anotaciones, las que hicieron los participantes son borradas quedando solamente las del moderador. COMPARTIR DOCUMENTOS Usted puede compartir una o más de sus presentaciones o documentos que haya creado utilizando procesador de textos, presentaciones o programas gráficos. Los documentos y

14 presentaciones compartidas son ideales para presentar información que usted no quiere editar durante la reunión. El documento es cargado a la sesión y se muestra como una pestaña adicional. Los participantes ven este documento o presentación compartida en sus visores de contenido. Los participantes además pueden ver cualquier animación y efectos de transición en las diapositivas compartidas de Microsoft PowerPoint. Una vez que la reunión comienza, usted puede abrir el documento o la presentación a compartir. Pueden ser cargados la cantidad de documentos que sea necesaria. Usted no tiene que seleccionarlos o cargarlos antes de la reunión. Mientras comparte un documento o una presentación, usted puede: Hacer anotaciones Utilizar un puntero para enfatizar textos o gráficos Guardarlos en un archivo Imprimirlos Mostrarlos en varios tamaños, en miniatura (pequeños) y en una vista de pantalla completa Sincronizar las pantallas de todos los participantes con la pantalla en su visor de contenido En cualquier momento durante la reunión, usted puede otorgar a los participantes privilegios que les permiten anotar, guardar, imprimir y mostrar diferentes vistas de las presentaciones y documentos compartidos. Para compartir un documento o una presentación: 1 En el menú Share, seleccione File. 2 Seleccione el documento o presentación que usted quiere compartir. 3 Haga clic en Open (Abrir). El documento o presentación compartidos aparecen en su visor de contenido, como en el ejemplo a continuación:

15 HERRAMIENTAS DE ACCESO PARA COMPARTIR Cuando usted comienza a compartir documentos y aplicaciones durante la reunión, usted dispone de herramientas en sus manos. En este ejemplo, el anfitrión abrió una presentación para compartir con los participantes. Observe los cambios en la ventana. Ahora usted tiene acceso a: Herramientas de anotaciones que subrayan y se refieren a elementos en la presentación o aplicación que está compartiendo. Mostrar un documento y presentaciones de distintas maneras, como mostrar miniaturas. Los botones Previous y Next (Anterior y Siguiente) y el listado de los títulos de cada página, para moverse en un documento. HERRAMIENTAS DE ANOTACIONES

16 Herramienta Puntero Texto Línea Formas Geométricas Resaltador Color de la Anotación Goma de Borrar Control de Páginas Descripción Permite señalar texto y gráficos en el contenido compartido. El puntero muestra una flecha con su nombre y color de anotación. Para mostrar el puntero láser, que permite señalar texto y gráficos en contenido compartido usando un rayo láser rojo haga clic en la flecha. Permite escribir texto en el contenido compartido. Los participantes pueden ver el texto que ha escrito después que hace clic en con el mouse en el visor de contenido, fuera de la casilla texto. Para cambiar la fuente en el menú, Edit (Editar), elija Font (Fuente). Permite dibujar líneas y flechas en el contenido compartido. Para más opciones, haga clic en la flecha hacia abajo. Permite dibujar formas tales como rectángulos y elipses en el contenido compartido. Para más opciones, haga clic en la flecha hacia abajo. Permite resaltar texto y otros elementos en el contenido compartido. Para más opciones, haga clic en la flecha hacia abajo. Muestra la paleta de Color de la Anotación, Seleccione un color para anotar en el contenido compartido. La paleta de Colores de la Anotación se cierra Borra texto y anotaciones o quita los punteros del contenido compartido. Para borrar una sola aplicación, haga clic sobre la misma en el visor de contenido. Para más opciones haga clic en la flecha hacia abajo. Controlan las páginas del documento. Se puede ir hacia adelante o hacia atrás y también a una página en específico usando el menú desplegable. HERRAMIENTAS DE VISTA Herramienta Vista en Pantalla Completa Acercar Zoom / Alejar Zoom Otras opciones de Vista Descripción Muestra el contenido compartido en modo pantalla completa. Lo ayuda a asegurar que los participantes pueden ver toda la actividad en su pantalla. También ayuda a prevenir que los participantes vean o usen otras aplicaciones en sus pantallas durante una presentación. Haga clic en ESC para regresar al visor de contenido. Permite mostrar el contenido compartido con distintos porcentajes de aumento. Haga clic en este botón y luego haga clic en la página, diapositiva o pizarra para cambiar el aumento. Para más opciones de aumento, haga clic en la flecha hacia abajo Permite mostrar las páginas en miniatura, girarlas y sincronizar con la pantalla de los participantes, así si ellos están viendo otra página, inmediatamente aparece la que usted está viendo en ese momento.

17 COMPARTIR PIZARRAS Compartir una pizarra le permite dibujar objetos y escribir un texto que todos los participantes pueden ver en sus visores de contenido. Usted además puede utilizar un puntero para enfatizar un texto o gráficos en una pizarra. Puede compartir pizarras múltiples. Por cada pizarra que usted comparte, se genera una nueva pestaña Pizarra en el visor de contenido. Mientras comparte una pizarra, usted puede: Mostrarla en varios tamaños, en miniatura y en una vista de pantalla completa Guardarla Imprimirla Sincronizar la pantalla de los participantes con su pantalla en su visor de contenido Usted puede agregar muchas páginas a la pizarra compartida. Para más detalles, consulte la guía de usuarios o la Ayuda online. Si usted otorga privilegios de anotación a los participantes, usted y ellos pueden dibujar y escribir en una pizarra simultáneamente. También puede permitir que los participantes guarden, impriman y muestren diferentes vistas de las plantillas compartidas. Para compartir una pizarra: En el menú Share, seleccione Whiteboard (Pizarra) o haciendo clic directamente en el botón New Whiteboard (Nueva Pizarra) a un lado de los panales. COMPARTIR CONTENIDOS MULTIMEDIA Durante una reunión, usted puede compartir los siguientes tipos de archivos multimedia en el visor de contenido: Grabaciones de otras sesiones de WebEx (formato ARF) Archivos de audio y vídeo Películas de contenido Flash y archivos interactivos de contenido Flash Páginas web Usted puede compartir archivos multimedia de cualquiera de estas dos formas: En una presentación Microsoft PowerPoint: Puede compartir archivos multimedia que se muestran en diapositivas de Microsoft PowerPoint ya sea con un vínculo a un archivo multimedia que está en su computadora, en otra computadora en su red local o en un servidor remoto o entonces que contenga un archivo multimedia como parte de su archivo de presentación. Como archivo independiente: Usted puede compartir un archivo multimedia directamente en el visor de contenido. La sesión de WebEx genera automáticamente un objeto multimedia UCF para el archivo, que aparece en una pestaña el visor de contenido. Un objeto multimedia UCF contiene opciones y controles que usted puede utilizar para mostrar o manipular su archivo multimedia asociado. Para más información sobre cómo funciona UCF, consulte la Guía de Usuario Meeting Center o la Asistencia online. COMPARTIR APLICACIONES Cuando usted comparte aplicaciones, los participantes pueden seguir todas las acciones que usted realice. Usted además puede hacer anotaciones o permitir que un participante lo haga o controlarlo de manera remota.

18 Para compartir una aplicación: 1 En el menú Share, seleccione Application (Aplicación) y después elija cual aplicación quiere compartir. 2 Opcional. Para ver la lista de aplicaciones que están instaladas en su computadora, pero que no están activas actualmente, haga clic en More (Más). Utilice esta opción para localizar una aplicación que usted quiera compartir, pero que no está actualmente en uso. 3 En la lista, seleccione la aplicación que usted quiera compartir. 4 Haga clic en Share. 5 La consola se minimiza y se queda en la parte superior de la pantalla y su aplicación aparece en una ventana compartida en las pantallas de los participantes. Permitir que un participante controle de manera remota la aplicación compartida: Mientras comparte aplicaciones o su escritorio, usted puede permitir que un participante los controlen de manera remota. El participante que tiene un control remoto de la aplicación compartida puede interactuar con éste de manera completa. Mientras el participante controla de manera remota su aplicación, su mouse está inactivo. Sin embargo, en cualquier momento, usted puede reasumir el control de la aplicación compartida y retomar el uso de su mouse. Mientras usted comparte la aplicación, cualquier participante puede enviar una solicitud para el control de manera remota. Entonces usted puede otorgarle el control a ese participante. Alternativamente, usted automáticamente puede otorgar el control a cualquier participante que solicite el control remoto. Usted puede detener a un participante para que deje de controlar de manera remota en cualquier momento. Para permitir que un participante controle remotamente una aplicación compartida: 1 En la bandeja de control seleccione el menú Assign (Asignar) y luego Pass Keyboard and Mouse Control (Pasar el control del teclado y mouse). 2 Seleccione el nombre del participante que usted quiere que controle la aplicación. COMPARTIR SU ESCRITORIO Compartir el escritorio le permite mostrar a todos los participantes de su reunión el escritorio completo de su computadora, incluyendo todas las aplicaciones y ventanas que se encuentran abiertas y todas las acciones que usted realiza con su escritorio. Compartir el escritorio puede ser útil para soporte técnico. Por ejemplo, puede permitir a un representante del soporte técnico acceder a su computadora para arreglar los problemas. Mientras comparte su escritorio usted puede: Controlar las vistas de los participantes de su escritorio. Realizar anotaciones en su escritorio usando una herramienta de anotación. Permitir a un participante controlar su escritorio en forma remota, para que edite un documento en su computadora, por ejemplo. Permitir a un participante hacer anotaciones en su escritorio en forma remota.

19 Para compartir su escritorio: En el menú Share, elija My Desktop y seleccione el monitor que quiere compartir, en caso de que tenga más de uno. La consola se minimiza y se queda en la parte superior de la pantalla y su escritorio aparece en una ventana en las pantallas de los participantes. Para permitir a un participante controlar su escritorio remotamente: 1 En la bandeja de control seleccione el menú Assign (Asignar) y luego Pass Keyboard and Mouse Control (Pasar el control del teclado y mouse). 2 Seleccionar a un participante para controlar su escritorio. OTORGAR PRIVILEGIOS PARA COMPARTIR INFORMACIÓN En forma predeterminada, solamente el presentador puede compartir un documento, presentación o plantilla durante una reunión. Sin embargo, usted puede permitir que todos los participantes o participantes específicos compartan información o que interactúen con la información que otros comparten. Usted también puede quitarles a los participantes estos privilegios en cualquier momento. Para especificar los privilegios de los participantes en contenidos compartidos: 1 De clic en el menú Participant (Participante) y seleccione Assign Privileges (Asignar Privilegios). El cuadro de diálogo Attendee Privileges (Privilegios del Participante) aparece. 2 Puede otorgar/quitar los privilegios de todos a la vez o de un participante en específico: Todos los participantes: en el panel de la izquierda, seleccione All Attendees (Todos los Participantes). Un participante en específico: en el panel de la izquierda, extienda All Attendees, y luego seleccione el nombre del participante. 3 En la pestaña Participants, debajo de Document (Documento), seleccione o borre los cuadros de selección para alguno de los siguientes privilegios que usted quiera otorgar o quitar: Anotar Imprimir Guardar 4 En la pestaña Participants, debajo de View (Vista), seleccione o borre los cuadros de selección para alguno de los siguientes privilegios que usted quiera otorgar o quitar: Lista de participantes Cualquier documento Miniatura Cualquier página 5 En la pestaña Participants, debajo de Meeting, seleccione o borre los cuadros de selección para alguno de los siguientes privilegios que usted quiera otorgar o quitar: Compartir documentos Controlar remotamente aplicaciones compartidas, páginas web y escritorio Grabar una reunión

20 6 Haga clic en Assign (Asignar). CONSEJOS PARA COMPARTIR APLICACIONES Estos consejos pueden ser de ayuda para compartir aplicaciones de forma más eficaz: Para mejorar la legibilidad de la aplicación compartida, los participantes pueden usar las opciones de tamaño en el menú View (Vista). Para ahorrar tiempo durante una reunión, abra todas las aplicaciones que quiere compartir antes de la reunión. En el momento adecuado durante la reunión, usted puede comenzar rápidamente a compartir una aplicación seleccionándola de la lista de aplicaciones abiertas. Para mejorar el rendimiento de la acción de compartir aplicación, cierre todas las aplicaciones que no necesita usar ni compartir. Además, cierre todas las aplicaciones que usan ancho de banda, tales como mensajería instantánea o programa de chat y programas que reciben audio streaming o vídeo desde la Web. Sólo cuando se comparten aplicaciones y páginas Web: Evite cubrir una aplicación o página Web compartida con otra ventana en el escritorio de su computadora. Al hacer esto evita que los participantes vean el área de la aplicación o página Web que la otra venta cubre. En cambio, aparece un entramado en el área cubierta de las pantallas de los participantes. Puede cambiar su pantalla entre la aplicación compartida y la consola. Para conservar ancho de banda, pause la acción de compartir aplicación antes de regresar a la consola y luego siga compartiendo una vez que haya vuelto a la aplicación compartida. Use una conexión dedicada de alta velocidad a Internet cuando comparte una aplicación. Los participantes que usan conexiones a Internet de acceso telefónico pueden percibir una demora en ver o controlar el software compartido. Si desea compartir un documento Microsoft Word, Excel u otro tipo de documento, puede mejorar la experiencia de la reunión para estos participantes usando la opción compartir documento en vez de compartir aplicación. TRANSFERENCIA DE ARCHIVOS DURANTE UNA REUNIÓN Como presentador, puede publicar archivos que están ubicados en su computadora durante una reunión. Por ejemplo, puede suministrar a los participantes un documento, una copia de su presentación, etc. Los archivos publicados aparecen en su ventana, permitiéndoles descargar archivos en sus computadoras.

21 Para transferir archivos durante una reunión: 1 En el menú File (Archivo), elija Transfer (Transferir). Aparece la ventana File Transfer (Transferencia de Archivo.) 2 Haga clic en Share File (Compartir Archivo.) 3 Seleccione el archivo que usted desea publicar y haga clic en Open. 4 Opcional. Repita los pasos 2 y 3 para publicar archivos adicionales. Los archivos aparecen en la ventana File Transfer en la computadora de cada participante. Trabajando con los Paneles Al usar los paneles en el lado derecho de la consola, puede chatear con los participantes, encuestarlos, compartir vídeo... Estos paneles son muy flexibles porque puede expandirlos, cerrarlos o minimizarlos rápida y fácilmente. También puede reducir los paneles a iconos, brindando un mayor espacio para compartir documentos, aplicaciones y otros objetos con los participantes de la reunión. VISIÓN GENERAL DE LOS PANELES Su servicio selecciona qué paneles mostrar inicialmente.

22 CERRAR Y ABRIR PANELES La acción de abrir y cerrar paneles no produce ningún efecto en las pantallas de los participantes. Para cerrar un panel: Haga clic en el icono Minimizar en la barra del título del panel que desea cerrar. El panel no se muestra más y aparece como un icono en la bandeja de iconos en la parte superior de los paneles. Para abrir un panel cerrado: Haga clic en su icono en la bandeja de iconos. EXPANDIR Y CONTRAER PANELES Expandir y contraer paneles no produce ningún efecto en las pantallas de los participantes. Para contraer un panel: Haga clic en la flecha de un panel para contraerlo. El panel se contrae, dejando visible la barra del título. Para expandir un panel: Si un panel está contraído (sólo se puede ver la barra de título), haga clic en la flecha de la barra de título para expandirlo. OCULTAR Y ABRIR PANELES OCULTOS Se puede ocultar un panel en forma completa para que no aparezca como un icono en la bandeja de iconos. Si usted cierra el panel, también se cierra para los participantes y permanece cerrado para todos hasta que usted lo abra nuevamente. Para ocultar o abrir un panel: 1 En la bandeja de iconos sobre los paneles, haga clic en la flecha del lado derecho y seleccione Manage Panels (Gerenciar Paneles).

23 2 En la ventana emergente elija los paneles que quiera ocultar/abrir y por ultimo de clic en OK. ACCEDER A LAS OPCIONES DE PANELES Puede acceder fácilmente a las opciones relacionadas con cualquier panel. Simplemente haga clic con el botón derecho en la barra de título del panel para ver un menú de comandos relacionados a este panel. PANELES Y CONTROLES EN PANTALLA COMPLETA Mientras está viendo o controlando remotamente una aplicación, escritorio o explorador Web compartido, la consola se minimiza y los panales y controles se encuentran en la bandeja que aparece en la parte superior de la pantalla.

24 ALERTAS DE PANELES Si usted cerró, minimizó o contrajo cualquier panel, verá una alerta si un panel que usted ya no puede ver necesita su atención. Algunas de las razones para ver alertas: Un participante llega o se va de una reunión Un indicador aparece en la lista de Participantes (algún participante usó los iconos de indicación, como levantar la mano) El responsable por tomar notas publica una nota Un participante envía un mensaje de chat Se abre o cierra una encuesta Se reciben las respuestas de la encuesta Se abre una presentación de Power Point que contiene notas Si usted ha cerrado un panel, el botón del panel correspondiente cambia de color para alertarlo. Por ejemplo, abrió una presentación de Power Point que contiene notas y el panel Power Point Notes está cerrado, ese panel cambia de color. PANEL DE PARTICIPANTES Además de la lista de perronas que actualmente participan de su reunión, el panel Participants le proporciona información sobre los participantes. La siguiente tabla describe los posibles indicadores que pueden aparecer en la lista de participantes. Indicador Nombre del indicador Descripción Host Indicador del moderador Indica el moderador de la reunión. Indicador presentador Indica quien es el presentador actual. y Indicador de conexión a la audio conferencia Indicador micrófono silenciado Indicador de orador Indicador de conexión vía VoIP Indica que el participante está conectado a la audio conferencia y su micrófono está abierto, es decir, todo lo que diga el participante será escuchado por los demás participantes. Indica que el participante está conectado a la audio conferencia pero su micrófono está silenciado, es decir, no será escuchado por los demás participantes. Indica que el participante está conectado a la audio conferencia y que está hablando en ese momento. Indica que el participante está conectado vía voz sobre IP (VoIP).

25 COMPARTIR VÍDEO Si su computadora tiene una cámara, usted puede compartir su vídeo en vivo con los participantes de la reunión. El vídeo en vivo les permite a los participantes verse mutuamente. Todos los participantes pueden ver un vídeo compartido en vivo, sin la necesidad de tener un equipo de vídeo instalado en sus computadoras. Para instalar el vídeo, usted debe conectar una cámara de vídeo (webcam) a su computadora. Una vez que usted comienza o se une a una reunión, automáticamente se detecta su cámara de vídeo. Generalmente, el WebEx es compatible con cualquier cámara de vídeo que se conecte con el puerto USB o paralelo de su computadora. La calidad de la imagen del vídeo puede variar, dependiendo de la calidad de la cámara que usted use. Para ver una lista de cámaras de vídeo compatibles con el WebEx, recurra a la página de Preguntas Frecuentes (FAQ) que está en su sitio web de servicio de reunión. Usted puede acceder a esta página desde la página de Soporte de su sitio. Para enviar un vídeo en vivo de clic en el icono de la cámara que aparece al lado de su nombre y se comienza a transmitir el vídeo inmediatamente. Se visualiza el vídeo principal y el suyo en el panel de participantes. También puede verlos en pantalla completa y así se verá un vídeo principal, el suyo y hasta 5 vídeos secundarios de otros participantes. Si varios participantes están transmitiendo su vídeo, el que aparece como principal es el de la persona que está hablando en ese momento. Para evitar que se cambie la imagen siempre que alguien hable, puede definir que sea visualizado solamente un vídeo fijo. Para eso debe: 1 Empezar a transmitir su vídeo 2 Dar clic en el candado que aparece en la esquina inferior izquierda 3 Elegir A specifc participant (Un participante especifico) y seleccionar el participante deseado del listado. PANEL DE CHAT El chat es útil si usted quiere: Comunicarse con un participante durante una reunión que no incluye una audio conferencia Enviar un mensaje privado a otro participante Enviar información breve a todos los participantes Hacer una pregunta sin interrumpir al presentador Para enviar un mensaje de chat: 1 En la ventana reunión, abra el panel Chat. 2 Ingrese un mensaje en el cuadro de Chat. 3 En la lista desplegable Send to (Enviar a), seleccione a los receptores del mensaje. 4 Haga clic en Enviar y los destinatarios reciben el mensaje de chat en su visor de chat.

26 PANEL DE NOTAS Durante una reunión, uno o más participantes con acceso a la función de notas pueden tomar notas en el panel Notes (Notas) o Subtitles (Subtítulos) en la ventana Meeting. Solamente un participante transcribe los subtítulos. Si todos los participantes tuvieran acceso a tomar notas, ellos no podrían publicar sus notas a otros durante la reunión. Sin embargo, los participantes pueden guardar sus notas en cualquier momento de la reunión. El anfitrión de la reunión puede designar a un participante para ser el responsable por tomar notas o escribir los subtítulos durante la reunión. Quien toma notas puede publicarlas en cualquier momento durante la reunión o enviar una transcripción que contenga las notas a todos los participantes. Quien realiza los subtítulos puede publicarlo en tiempo real durante la reunión y además puede enviar una transcripción que contenga los subtítulos a todos los participantes. Tomar Notas Personales Si el anfitrión o el presentador de la reunión han seleccionado la opción para permitir que los participantes tomen notas personales, usted puede ingresar sus notas en el panel Notes (Notas) de la siguiente manera: 1 En la ventana Meeting, abra el panel Notes. 2 Ingrese sus notas en el cuadro. Tomar Notas Públicas (Minuta de la Reunión) Si el anfitrión de la reunión lo ha designado como quien toma las notas de la reunión, usted puede ingresar las notas en el panel Notes. Los participantes de la reunión no pueden ver sus notas hasta que usted las publique. Usted puede publicar sus notas en cualquier momento durante la reunión o puede enviarlas en una transcripción de la reunión a todos los participantes. Para eso: 1 En la ventana Meeting, abra el panel Notes. 2 Ingrese sus notas en el cuadro. 3 Opcional. Para publicar sus notas, para que aparezcan en el panel de Notes de cada participante, haga clic en Publish (Publicar). Nota: Para detalles sobre enviar notas públicas en una transcripción de la reunión, ver Enviar una transcripción de reunión a los participantes. Guardando Notas en un Archivo Si está tomando notas personales, públicas o subtítulos durante una reunión, puede guardar sus notas en un archivo de texto en su computadora. También puede guardar cualquier nota o subtítulo que otra persona tomó en su panel Notes o Closed Captions (Notas o Subtítulos). Una vez que ya ha guardado las notas en un archivo, puede guardar cambios en las notas o guardar una copia de sus notas en otro archivo. Para guardar nuevas notas o subtítulos: 1 En la ventana Meeting, realice alguna de las siguientes tareas para que aparezca el cuadro de diálogo Save Notes As (Guardar Notas como): En el panel Notes o Closed Caption, haga clic en Save En el menú File, señale Save y luego elija Notes (Notas) o Closed Captions (Subtítulos) 2 Elija una ubicación para guardar el archivo 3 Escriba un nombre para el archivo 4 Haga clic en Save. WebEx guarda el archivo en la ubicación que usted ha elegido y el nombre del archivo tiene una extensión.txt.

27 Para guardar cambios a las notas o subtítulos: 1 En la ventana Meeting, haga alguna de las siguientes tareas: En el panel Notes or Closed Captions, haga clic en Save En el menú File, señale Save y luego elija Notes (Notas) o Closed Captions (Subtítulos) Consejo: Alternativamente, puede guardar toda la información de la reunión en archivos de una sola vez. En el menú File, elija Save All. En este caso, WebEx usa los nombres de los archivos predeterminados, por lo tanto, si usted ya ha guardado un archivo usando otro nombre, no se sobrescribirá ese archivo. Lo que se puede guardar son: Presentaciones o documentos compartidos Mensajes de chat Encuestas Resultados de la encuesta Notas y Subtítulos PANEL DE ENCUESTA Durante una reunión, usted puede sondear a los participantes enviándoles un cuestionario con varios tipos de respuestas. Hacer una encuesta puede ser útil para ver los comentarios de los participantes permitiéndoles votar por una propuesta, evaluar el conocimiento de un tema, recibir retroalimentación y así sucesivamente. Para hacer una encuesta, usted debe preparar un cuestionario. Puede prepararlo en cualquier momento de la reunión o, para ahorrar tiempo durante la reunión, puede prepararlo antes de que la reunión comience, guardarlo y luego abrirlo durante la reunión. Una vez que los participantes completan la encuesta, usted puede ver los resultados y compartirlos con los participantes. Además puede guardar los resultados de la encuesta para verlos fuera de la reunión. Preparar una Encuesta Durante la reunión, usted puede preparar un cuestionario que incluya respuestas de opción múltiple. Una vez que haya terminado el cuestionario, los participantes pueden responderlo durante una reunión. Para eso debe dar clic en New (Nuevo), agregar la pregunta, seleccionando el tipo de respuesta y en seguida agregar las posibles respuestas. Los tipos de respuesta son: Una respuesta (Single Answer): el participante solo puede elegir una respuesta de todas las opciones. Varias respuestas (Multiple Answer): el participante puede elegir todas las respuestas que apliquen. Texto Corto (Short Answer): El participante puede escribir un texto corto, como sus comentarios sobre la reunión.

28 ENVIAR UNA TRANSCRIPCIÓN A LOS PARTICIPANTES Como anfitrión de una reunión, quien toma nota o el que realiza los subtítulos, usted puede enviar una transcripción de la reunión en un mensaje vía a todos los participantes en cualquier momento antes de que la reunión termine. La transcripción, que se genera automáticamente contiene la siguiente información: Tema de la reunión Número de la reunión Hora de comienzo y fin de la reunión Lista de todos los participantes Agenda de la reunión Notas públicas o subtítulos que usted tomó durante la reunión, si los guardó en un archivo Por cuestiones de seguridad, cada mensaje vía con transcripciones que los participantes reciben no muestra las direcciones de a los demás participantes. Importante: Para recibir un mensaje vía con una transcripción, el participante debe dar su dirección de cuando se une a la reunión. Para enviar la transcripción de una reunión a los participantes: 1 En el menú File, seleccione Send Transcript (Enviar Transcripción). 2 En el nuevo mensaje vía que aparece, revise el contenido y haga los cambios necesarios. 3 Envíe el mensaje vía con la transcripción. GRABAR UNA REUNIÓN Usted puede grabar la reunión de audio y de web de manera conjunta. La grabación será en el formato ARF (Advanced Recording Format) y podrá verla en su página Meeting Center. Para grabar una reunión: Para grabar primero debe elegir en donde quiere guardar el archivo. Para eso siga los pasos a continuación: De clic en Meeting Seleccione Recorder Settings (Configuraciones de la Grabación): Puede elegir guardar en su computadora o en el servidor. Siempre recomendamos dejar guardado en el servidor porque puede accesar desde cualquier lugar y siempre tendrá la opción de bajarlo a su computadora. Para grabar elija una de las dos opciones abajo: De clic en el botón Record (Grabar) que se encuentra en la pestaña Quick Start (Inicio Rápido) O de clic en Start Recording (Empezar a Grabar) en el menú Meeting

29 Para Recuperar una Grabación: 1 Entre en su perfil del Meeting Center 2 Ve a la pestaña Meeting Center 3 De clic en My Recorded Meetings (Mis Reuniones Guardadas) 4 En la grabación deseada de clic en la acción correspondiente. Usted podrá: Ver la grabación en línea Enviar el archivo por correo Guardarlo en su computadora Editarlo: + Cambiar el nombre y descripción + Cortar partes de la grabación como periodos de silencio o música de espera + Definir una contraseña Deshabilitar la grabación Reasignarla a otro usuario (él tiene que haberle dado permisos para que lo pueda ver en el listado) Borrar la grabación Administrar Reuniones ROLES Y PRIVILEGIOS DE LOS PARTICIPANTES Cada participante en una reunión online tiene uno de los siguientes roles: anfitrión, presentador, o participante. Estos roles determinan qué opciones usted puede utilizar en su sitio WebEx Meeting Center y en el Administrador de Reunión. Rol Anfitrión Presentador Participante Responsabilidades y opciones El anfitrión de una reunión debe tener una cuenta de usuario en su sitio Web Meeting Center. El anfitrión puede programar, comenzar, controlar y asignar roles a los demás participantes de la reunión. En principio, el anfitrión además es el presentador, sin embargo, el anfitrión puede hacer que cualquier participante sea el presentador durante la reunión. Sólo un participante por vez puede ser el presentador, pero los participantes pueden tomar turnos para presentadores durante la reunión. El presentador puede: Compartir y hacer anotaciones en documentos Compartir aplicaciones y otorgar control remoto a los participantes Asignar privilegios a los demás participantes de la reunión Hacer encuestas Transferir archivos a los participantes Transmitir su vídeo y seleccionar qué participantes pueden hacer lo mismo El participante de una reunión asiste a ésta pero generalmente no presenta información. Los participantes pueden ver la información compartida e interactuar con ella, si el presentador les asigna los privilegios adecuados. El participante además puede realizar otras tareas, como grabar una reunión, si tienen los privilegios adecuados.

30 Privilegios de los Participantes: Una vez que comienza la reunión, todos los participantes automáticamente reciben privilegios: Si el anfitrión programó la reunión y especificó los privilegios de los participantes, ellos reciben estos privilegios. Si el anfitrión programó la reunión y no especificó los privilegios de los participantes o comenzó una reunión instantánea, ellos reciben los privilegios predeterminados. Usted puede otorgar o quitar privilegios respecto a las siguientes actividades: Compartir documentos, inclusive para guardar, imprimir y hacer anotaciones en contenidos compartidos en el visor de contenido. Ver miniaturas, o vistas reducidas de páginas o diapositivas en el visor de contenido Ver cualquier página o diapositiva en el visor de contenido, sin importar el contenido que el presentador está compartiendo Controlar la vista de pantalla completa en el visor de contenido Chatear con los participantes, presentador y anfitrión Grabar una reunión Solicitar el control remoto de las aplicaciones, escritorio o páginas Web compartidos Contactar al operador para una teleconferencia en privado, si el servicio de su reunión incluye la opción operador privado Para especificar los privilegios de los participantes durante una reunión: 1 En el menú Participant, seleccione Participant Privileges (Privilegios de los Participantes) y el cuadro de diálogo Participant Privileges aparece. 2 Elija los participantes que quiere alterar los privilegios (todos a la vez o uno en particular). 3 Especificar los privilegios de los participantes: Para otorgar un privilegio a los participantes, seleccione su cuadro de chequeo. Para otorga todos los privilegios a los participantes, seleccione el cuadro de chequeo Assign All Priviledges (Asignar todos los privilegios). Para quitar un privilegio a los participantes, limpie su cuadro de chequeo. Para restablecer los privilegios preestablecidos de la reunión, haga clic en Reset to Meeting Defaults (Restablecer Opciones Predeterminadas de la Reunión). 4 Haga clic en Assign (Asignar). INVITAR A UNA REUNIÓN EN PROGRESO Una vez que usted comienza una reunión, puede invitar a participantes adicionales. Usted puede invitar a los participantes por teléfono, vía o por medio de un mensaje instantáneo. Para invitar a un participante vía a una reunión en progreso: 1 En la pestaña Quick Start (Inicio Rápido), de clic en Invite&Remind (Invitar&Recordar) 2 Ingrese la dirección de del participante. 3 Haga clic en Send para enviar la invitación.

31 Cada persona que usted invite recibe un mensaje de invitación vía que contiene información sobre la reunión: un vínculo en el que el participante puede hacer clic para unirse a la reunión y la información de cómo conectarse para la audio conferencia, en caso de que haya sido seleccionada. En esa misma sección se puede enviar un recordatorio a los participantes que aún no entraron a la reunión. 1 En la pestaña Quick Start (Inicio Rápido), de clic en Invite&Remind (Invitar&Recordar) 2 En la pestaña Remind (Recordar) elija los participantes 3 Haga clic en Send Reminder para enviar el recordatorio DESIGNAR UN PRESENTADOR Como anfitrión de la reunión, en principio usted es además el presentador. Sin embargo, usted puede designar a otro participante para que sea el presentador. Además usted puede reasumir el rol de presentador o cambiar de presentador en cualquier momento. Para designar un presentador: 1 En la lista de participantes que está en la pestaña Participantes, seleccione el nombre del participante que usted quiere designar como presentador y de clic con el botón derecho. 2 Seleccione Change Rol To (Cambiar rol a) y elija Presenter (Presentador) La otra opción sería dar clic el ícono de presentador que inicialmente está al lado de su nombre (logo del WebEx, bolita azul y verde), arrastrarlo y soltarlo en el nombre del participante deseado. TRANSFERIR EL ROL DE ANFITRIÓN Como anfitrión de una reunión, usted puede transferir el rol de anfitrión a un participante para que, de este modo, el pueda controlar la misma. Para transferir el rol de anfitrión: 1 En la lista de participantes que está en la pestaña Participantes, seleccione el nombre del participante que usted quiere designar como presentador y de clic con el botón derecho. 2 Seleccione Change Rol To (Cambiar rol a) y elija Host (Anfitrión)

32 EXPULSAR A UN PARTICIPANTE Usted puede remover o expulsar a un participante de una reunión en cualquier momento. Para expulsar a un participante: 1 En el panel de participantes seleccione el nombre del participante que usted quiere expulsar. 2 En el menú Participant seleccione Expel (Expulsar) FINALIZAR UNA REUNIÓN Una vez que usted termina una reunión, la ventana reunión se cierra en las pantallas de todos los participantes. Si la reunión incluye una audio conferencia integrada, la conferencia también se termina. Para finalizar una reunión elija cualquiera de las opciones abajo: En el menú File o en la pestaña de Quick Start (Inicio Rápido), seleccione End Meeting (Terminar Reunión) y en el mensaje de confirmación que aparece, haga clic en Sí. De clic en la X para cerrar la página. REPORTES DE USO Si su sitio WebEx Meeting Center incluye la opción de reportes, usted puede ver el reporte de uso de la reunión que contiene información detallada sobre cada reunión que usted ha patrocinado, inclusive información sobre cada participante. Para ver un reporte de uso: 1 Inicie sesión en su sitio WebEx Meeting Center. 2 En la barra de navegación, haga clic en My WebEx. 3 Haga clic en My Reports (Mis Reportes). 4 Seleccione el reporte que usted quiere ver. 5 Especifique un rango de fechas en las que usted quiere ver un reporte y cómo quiere ver la información apartada para el reporte. Está disponible la información de hasta tres meses anteriores. 6 Haga clic en Display Report (Mostrar Reporte). 7 Para exportar a Excel, de clic en Export Report (Exportar Reporte). 8 Para ver el detalle de los participantes de una reunión, de clic en el título de la reunión. 9 Si quiere exportar los detalles a Excel, de clic en Export Report (Exportar Reporte). Reporte de Reuniones:

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