GUÍA DE USO DE LA APLICACIÓN GESTIÓN DE TESIS PERFIL: DIRECTOR / TUTOR

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1 GUÍA DE USO DE LA APLICACIÓN GESTIÓN DE TESIS PERFIL: DIRECTOR / TUTOR Fase de ELABORACIÓN (Determinación y registro del tema de la TD) La norma establece para la asignación de director de tesis, un plazo de 6 meses, contados desde la primera matrícula de los alumnos de doctorado. De igual modo se establece que antes de la finalización del primer año, el doctorando elaborará un plan de investigación. El plan de investigación consiste en la previsión de las distintas actividades que debe realizar el investigador durante el proceso, dichas actividades deberán preverse para ser ejecutadas con una secuencia lógica determinada y de acuerdo a las etapas del proceso de la investigación científica y respecto a cada una, es preciso calcular el tiempo que durará su ejecución y los recursos, necesarios y adecuados para su realización. Es importante considerar que la previsión de las actividades investigadoras es modificable, que no es definitiva, que puede y en la mayoría de casos, debe variarse y perfeccionarse durante el desarrollo del proceso de la investigación. El plan de investigación es sólo un instrumento de orientación general para el investigador, no debiendo concebirse como un conjunto de determinaciones rígidas absolutamente imperativas e inmutables. Las modificaciones del plan de investigación quedarán en el ámbito de la ERT, no estando previsto su tratamiento en el aplicativo, a excepción de las modificaciones del título, dirección y tutorización, en su caso. Dado que el doctorando puede incorporar documentos adicionales, puede ser una buena opción utilizar esta herramienta para grabar planes de investigación actualizados. El Doctorando propone el tema de su tesis doctoral, completa los campos establecidos como requisito y valida el plan de investigación. Puede introducir datos y grabar cambios cuantas veces quiera antes de validar el plan. El acceso a la aplicación se realizará mediante el enlace que aparecerá en la página personal de INTRANET del director/tutor del alumno. La dirección de la ubicación de la aplicación es previamente el usuario (director / tutor) debe de estar identificado a través de INTRANET de la UPV. En el caso de directores de tesis externos, se le proporcionarán las claves y dirección de acceso a través de notificación, en caso de que no hubiera sido así debe de contactar con la Estructura Responsable del Programa de Doctorado o Unidad administrativa de Doctorado de la U.P.V. Para el correcto funcionamiento del aplicativo se debe de disponer uno de los siguientes navegadores: Internet Explorer versión 8.0 o superior, y tener deshabilitada la vista de compatibilidad para la versión 7. Firefox, cualquiera de las últimas versiones. 1

2 La primera pantalla que se ofrece es la siguiente: Se posibilita la elección de perfil, puesto que un mismo usuario puede tener varios, por ejemplo director de tesis y coordinador del programa de doctorado. Cada perfil tiene unas acciones y visualizaciones permitidas. En este caso el perfil a tratar será director o tutor. En caso de que el mismo usuario reúna ambos perfiles, las acciones que ejecute como director de tesis, se extenderán al de tutor (se marcarán como realizadas en el perfil de tutor). Debajo de la misma aparecerá la tesis a tratar, o una relación de ellas, si el usuario estuviera dirigiendo o hubiera dirigido varias. Si no fuera así pinchando el botón aparecerá en la parte inferior. También se posibilita la búsqueda por título, nombre del doctorando (parte del elemento a buscar es suficiente) o estado (fase) del proceso. Pinchando el nombre del doctorando se ofrecerá la primera pantalla: 2

3 Cronograma. En sombreado las fases cubiertas. Si se pasa el cursor por los rectángulos nos indicará la fase del proceso, y si se pincha ampliará la información. Indica en que parte del menú se encuentra Opciones para cambiar de idioma, tamaño de alguna etiqueta y cerrar sesión Notificaciones que podemos ordenar por fecha, texto o estado (flechas al lado de la descripción de la columna) y que podemos también archivar o borrar. La parte superior aparecerán 2 etiquetas de color azul, si seleccionamos la primera, se abrirá una ayuda sobre la pantalla que se visualiza, la segunda indica el perfil con el que estamos trabajando. La parte superior izquierda indica el submenú en el que nos encontramos. En la parte superior derecha aparecen unos iconos que nos permite cambiar de tamaño algunas etiquetes y elegir el idioma con el que queremos trabajar (español, valenciano, inglés). Más abajo se visualiza un rectángulo dividido en otros 16 rectángulos, con la etiqueta de las fases, se trata del cronograma del proceso, que se va sombreando conforme se avanzan estados. Si se pasa el ratón por el cronograma nos indica el estado de la tesis, si se pincha en cada uno de los rectángulos, nos proporcionará información sobre cada una de la divisiones. 3

4 APROBACIÓN / RECHAZO DEL PLAN DE INVESTIGACIÓN POR EL/LOS DIRECTOR/es (y TUTOR, en su caso) El/los director/es de tesis, y el tutor, si fuera distinto al director, podrán validar o rechazar el plan de investigación a través del aplicativo. En caso de rechazo, completarán un campo/informe con las modificaciones propuestas o causas del rechazo y el plan de investigación volverá a quedar pendiente de modificaciones y validación por parte del doctorando. La primera acción será la de aprobar o rechazar el plan de investigación previamente elaborado y validado por el doctorando. Escogida la opción, se presenta la siguiente pantalla que permite aceptar o rechazar el plan de investigación (proyecto de tesis). En caso de rechazo se requiere la cumplimentación de un campo con la motivación que impulsa la acción, que una vez ratificada (validada), pasará a estudio de la Comisión Académica del Programa de Doctorado (CAPD). Al doctorando se le permite un fichero complementario al plan de investigación, que puede ser también sustitutorio del mismo, siempre que los campos requeridos en la aplicación formen parte de este. La dirección de tesis y la CAPD podrán visualizar estos documentos. 4

5 La fecha de ejecución de la acción quedará registrada en las tablas La Comisión Académica del Programa de Doctorado, podrá aprobar o rechazar el plan de investigación. En caso de rechazo, el plan retorna al doctorando para que lo modifique y el proceso comienza de nuevo. Las acciones que cambian el estado del proceso (validaciones) generan notificaciones para el resto de actores relacionados con la tesis. De igual modo es posible consultar (visualizar) la realización de las acciones en tiempo real a través de la aplicación. Si se quiere consultar la fecha de aprobación del plan por la Comisión Académica del programa de doctorado, basta con acceder al menú Fase de elaboración Aprobación plan de investigación TD por CAPD, esto también servirá para el resto de fases (evaluación y defensa) conforme se avance en el proceso. 5

6 Una vez aceptado y REGISTRADO el tema de la tesis doctoral por la ERT, esta información será incorporada a la base de datos general de temas de tesis en realización de la UPV. (La UPV dispone en su web de la posibilidad de consulta de los proyectos de tesis que se encuentran en desarrollo. ( Una vez aprobado el plan de investigación, concluye la primera fase y el proceso se queda pausado y en disposición de iniciar la siguiente: la propuesta de evaluadores externos del borrador de tesis doctoral. El plan de investigación ya no podrá ser modificado en la aplicación, aunque puede seguir siendo actualizado, bien ante la dirección de tesis, bien ante la Comisión Académica del Programa de Doctorado (si los cambios fueran más profundos). A partir de este momento el doctorando puede ya utilizar la plataforma para ingresar el documento del trabajo o borrador de tesis, que podrá sustituir cuantas veces quiera, bien para que sea revisado por sus directores, bien para que sea ya objeto de evaluación por los especialistas externos. El borrador parcial o total de la tesis podrá ser consultado desde el menú de Mantenimientos Gestión Documental: 6

7 Fase de EVALUACIÓN (Propuesta evaluadores externos del borrador de la Tesis Doctoral) Los/las directores de tesis realizarán la propuesta de evaluadores externos a la Comisión Académica del Programa de Doctorado, mediante el procedimiento que la propia Comisión (ERT) establezca. No existe soporte para esta gestión en la aplicación de Gestión de Tesis. El doctorando deberá de subir en ese momento su curriculum vitae y el borrador de tesis que será objeto de evaluación externa por los especialistas designados. Una vez estudiada la propuesta por la CAPD, se gestionará la grabación de la misma en la aplicación (Administrador de la CAPD), que deberá de ser validada por el Coordinador del programa. Una vez validada pasará a ser objeto de estudio y aprobación por la Comisión de Doctorado (Escuela de Doctorado) de la UPV, Estas acciones pueden ser visualizadas en cuanto se produzcan, en tiempo real, tanto por el director, como por el tutor y doctorando, mediante el uso de la aplicación, además de generarse notificaciones de aviso para todos los actores relacionados con la tesis doctoral. 7

8 De igual modo, todos los actores (director, tutor, CAPD y doctorando) podrán visualizar en tiempo real, cuando se produzcan, las aceptaciones de los evaluadores designados y los informes emitidos y validados por estos. Pinchar buscar para que relacione todos los evaluadores designados o utilizar el buscador Pinchar sobre el identificador del evaluador para visualizar el informe realizado 8

9 El evaluador puede incluir ficheros complementarios o sustitutorios del formulario que propone la aplicación, siempre que conserve los campos requeridos Realizados los informes de los evaluadores: Si alguno de los informes es desfavorable se recomienda la revisión en profundidad del borrador de la tesis doctoral y posteriormente una nueva carga del documento para su revisión por el /los evaluadores que hayan mostrado su disconformidad. En caso de que existiera sólo un informe que desaconsejara su presentación y hubiera diferencia de criterios entre la dirección de la tesis y el especialista. El Director hará un informe justificativo que presentará ante la Comisión Académica del Programa de Doctorado, que decidirá sobre la calidad de la tesis y si procede su presentación. El informe se puede realizar mediante la aplicación (Fase de Evaluación informe sobre cambios en TD) Si son todos favorables, pero existe alguno/s que indican que es procedente su presentación con cambios, la dirección de tesis realizará el informe sobre los cambios propuestos y su efecto sobre la redacción final. Si todos son procedentes (sin cambios), podrá autorizarse el depósito de la tesis. Primero por los directores y tutor (en su caso), después por la CAPD. Pinchando el identificador del doctorando se accede a informar sobre la procedencia del depósito de la tesis 9

10 Autorizada el depósito de la tesis, el doctorando procederá a gestionar dicha presentación a través de la aplicación, incluido el pago de la tasa, y sustitución, si procediera, del fichero del borrador de tesis. Validado el depósito de la tesis por la Escuela de Doctorado (Comisión de Doctorado), se remitirán automáticamente las comunicaciones (e-correo) establecidas a las instituciones universitarias y aparecerá en la página WEB como tesis doctorales en periodo de exposición pública: Pasado el periodo establecido para su exposición pública (10 días hábiles) queda cerrada la fase y será posible comenzar con la siguiente acción: la propuesta de tribunal de tesis por parte de la ERT. Fase de DEFENSA Durante la fase de defensa, el/los directores de tesis no tienen ninguna actuación directa en la aplicación, pero igual que para la anterior fase, sí que tiene permisos para visualizar el avance de toda la fase: Escogiendo cada opción del menú evaluación y sólo en el caso de que ya esté validada por el perfil responsable, y desde el momento en que se produzca dicha validación, podrá visualizar: la propuesta de tribunal realizada por la CAPD (1ª captura), así como la designación del tribunal por parte de la CD/Escuela de Doctorado (2ª captura), la aceptación o rechazo de los miembros del tribunal (3ª captura), su sustitución, si ocurriera, la convocatoria del acto de defensa y los informes y el acta correspondiente a la defensa de la tesis. 10

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12 Recibida la documentación, se realizarán las comprobaciones pertinentes y se procederá a su validación (cierre del proceso) por parte de la administración de la Comisión de Doctorado (Escuela de Doctorado), acción que llevará implícita una notificación al doctorando para que comience sus gestiones encaminadas a la petición del título de doctor. 12