SGI Archivo Documental

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1 SGI Archivo Documental Automatiza la clasificación y el archivo en formato digital de los documentos de SAP que generan mayor volumen de papel, agilizando los procesos administrativos de compras y ventas aportando funciones de vinculación, búsqueda, reconocimiento óptico y fotomontaje.

2 OBJETIVO Software Certificado por la Agencia tributaria para digitalización Substitución de archivos físicos en papel por archivos digitalizados Vincular dichos archivos digitales a los documentos de marketing de SAP optimizando el flujo de procesos Agilizar los procesos de contabilización de facturas de compra Dar mejor servicio al cliente Disminuir los tiempos de aceptación de facturas y cobro al asociar los albaranes de entrega firmados en un fotomontaje en la factura. Poder acceder a la consulta de documentos desde cualquier lugar Integrar imágenes con el módulo SGI Impresión Avanzada

3 Integración de soluciones contrastadas del mercado Gestión completa Conocimiento procesos Flexibilidad consultas Personalizable Archivo documental Reconocimiento óptico Consulta web documentos Configurable

4 Sectores Empresas que gestionan gran cantidad de documentos en papel Empresas que necesitan archivar partes de trabajo, albaranes firmados Materiales de construcción Instaladoras Ferretería Alimentación y congelados Autoventa Servidor IMG Dimensión DISCO Servidor SAP Servidor Impresion Impresora Térmica PC Impresión Compras ` PC de Consulta SAPP+ IE Escaner ` PC con Cliente IMG PC de Consulta SAP+ IE

5 Ventajas de utilización Marketing Permite fotomontaje Mejora de procesos Acceso inmediato a imágenes de documentos Acorta el proceso de facturación Acorta el proceso de aprobación de facturas de proveedor Gestión de papeleo y archivo Optimización del uso del papel Archivado papel por fecha de escaneo Los originales no se deterioran En proceso de certificación por la Agencia Tributaria. Sustituye los archivos en papel Consulta de imágenes desde otras aplicaciones Clientes consultan facturas o albaranes desde extranet

6 Proceso de Ventas Generación albaranes Albarán impreso con código de barras de identificación Imagen del albarán impreso en IMG Incorporación de albaranes firmados por cliente Imagen de albarán firmado sustituye a imagen albarán impreso Imagen de albarán firmado sin asociar a ninguna factura Registro de albarán en SAP marcado como escaneado Impresión de facturas Imágenes de factura en IMG Facturas foto-montadas impresas Consulta de albaranes Imágenes de albaranes disponibles desde SAP

7 Proceso de Compras Mecanización de albaranes Albaranes de compras mecanizados en SAP con referencia al código de barras del documento Albarán en papel con pegatina pegada con su código de barras Escaneo de albaranes IMG detecta el código de barras y archiva el documento clasificándolo Desde SAP el documento ya se puede consultar Mecanización de facturas de proveedor Factura mecanizada en SAP con referencia a código de barras Factura en papel con pegatina pegada con código de barras listo para escanear Digitalización certificada aprobado por la Agencia Tributaria. Permite eliminar las facturas de proveedor en papel. Escaneo de facturas de proveedor IMG detecta el código de barras y archiva el documento clasificándolo Desde SAP el documento ya se puede consultar

8 Documentos digitales desde los documentos de marketing

9 Impresión de etiquetas desde el albarán de compra Impresión de etiquetas de códigos de barras que se pegan sobre las facturas de compras para ser escaneadas. El fichero es automáticamente vinculado al documento de SAP

10 Visualización de documentos en entorno Web La recuperación de documentos se hace de forma sencilla desde cualquier lugar, sin necesidad de visitar el archivo físico, gracias su interface Web. IMG supone un importante ahorro de tiempo en todo el proceso de manejo de información de clientes y proveedores

11 Visualización de documentos en entorno Web

12 Fotomontaje de albaranes firmados con la factura Acelera el proceso de aceptación de facturas y pago, ofreciendo al cliente un visión inequívoca de los albaranes aceptados. Una vez escaneados, los documentos en papel son reciclados

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