Además, EdasFacturas ofrece/permite:

Transcripción

1 Homologado por la AEAT para emisión y recepción de factura electrónica y Digitalización Certificada. Homologado por las Diputaciones Forales de Álava, Guipúzcoa, Vizcaya y Navarra. Premio Nacional Mejor Software de Facturación Electrónica. EdasFacturas es la única herramienta que da una solución integral para la Emisión, el Archivo Digital y la Gestión de las facturas, independientemente del formato en que se reciba o emita y cumpliendo todos los requisitos que establece la Agencia Tributaria. La aplicación EdasFacturas permite con la misma licencia, realizar, tanto Digitalización Certificada, como Facturación en cualquier formato (incluido el oficial de la Administración Pública FACTURAE). Permite, por tanto, la conservación de todas las facturas recibidas y emitidas- en formato digital, en un repositorio único y posibilitando legalmente la destrucción de las facturas en papel y la eliminación del archivo físico de las mismas. Además, EdasFacturas ofrece/permite: Capacidad ilimitada de emisión y archivo certificado de facturas sin coste adicional Multiplataforma de base de datos (SQL Server, DB2, Access) Compatibilidad con cualquier certificado de firma electrónica homologado por la AEAT Localización de facturas por más de 50 campos Integración con las más importantes aplicaciones de contabilidad para la realización automática de los asientos contables Sincronización con aplicaciones de Gestión Documental, ERP S Digitalización masiva con OCR

2 I EdasLink la introducción manual de datos para la realización automática de la mayor parte de los asientos, permitiendo la contabilización global de los validados con un solo clic. EdasLink Contabilidad es un Modulo, que integrado en EdasFacturas permite automatizar la realización de los asientos contables de una empresa. Actualmente está enlazada con las aplicaciones de contabilidad más extendidas del mercado y también con Excel lo que posibilita la integración con cualquier contabilidad. Para que la aplicación de contabilidad capture el fichero de datos de las facturas, es preciso que éste se remita desde EdasFacturas, ya que será dicha aplicación la que elaborará y enviará el fichero con toda la información de las facturas a EdasLink -para que se validen o no, con un clic -, que a su vez enlaza con la contabilidad. Con esta solución se prescinde de EdasLink Contabilidad es la aplicación que permite volcar y realizar automáticamente los asientos contables de todas sus facturas (emitidas y recibidas tanto en papel como en formato electrónico) desde su archivo a su aplicación de contabilidad, automatiza el proceso, constituyendo un salto cualitativo para la contabilidad de la empresa, constituyendo un enorme ahorro de tiempo y por tanto de dinero. Compatible con las principales aplicaciones de contabilidad del mercado: Logic Win, A3 Software, Contaplus, Glasof, Contasol, Dimoni, Logic Class, Conta Com (Clave, Informática), GSE (Gabinete desoftware Empresarial), Microlab, Altai, Logoconta, Conta3, Gestwin, Golden Soft, Excel, etc.

3 plataforma, etc.. que dicho cliente tiene asociada. Módulo que permite GESTIONAR las facturas de múltiples empresas diferentes CIF S, diferentes bases de datos- desde una misma instalación de EdasFacturas. Muy útil para Asesorias. El incluirá dos ficheros, un fichero PDF firmado y un fichero XML en formato FACTURAE también firmado. De esta manera, al cliente le llegarán los dos ficheros y se quedará con el que más le convenga para su archivo. También conocido como Cuaderno 19, este módulo permite la creación y el envío del fichero conocido como Cuaderno 19, que sirve para cobrar facturas a través de recibo. En dicho fichero se pueden incluir uno o varios recibos para que el banco gestione los cobros mediante cargos en cuenta de los clientes. También se puede programar la emisión recurrente de los mismos. Módulo que permite realizar un envío masivo de forma telemática de facturas emitidas al conjunto de clientes destinatarios de las mismas. Admite varios tipos de envío diferentes según los clientes ( , ftp, etc ). La pantalla permitirá seleccionar para el envío una, varias o todas las facturas si se desea. Será útil para aquellos clientes que tengan EdasFacturas y que generen un volumen alto de facturas emitidas. Para su utilización es necesario disponer de una cuenta de correo SMTP. El envío tendrá en cuenta la dirección/es de correo, el servicio Web, la Módulo que permite el traspaso a EdasFacturas de los datos correspondientes a las facturas emitidas en otras aplicaciones. El envío de las facturas electrónicas por se realiza manualmente, aunque existe la posibilidad de automatizar dicho envío a través del Módulo de envío masivo. Este módulo permite hacer envíos discriminando por formatos de factura y formas de envío. El formato estándar de importación es un XML con un formato específico establecido por ZeroComa. La incorporación de este módulo a la aplicación, habilita la funcionalidad de importación que permite explorar el equipo del usuario o la red para acceder al repositorio en el cual se encuentra el XML a importar. Tras seleccionar el fichero, los datos quedan precargados en el apartado "Facturas pendientes de archivar" de la aplicación EdasFacturas, para que el usuario pueda revisar la información de cada una de ellas, si lo desea y si está conforme lanzar un proceso de generación y firma de facturas definitivas que quedarán guardadas en la aplicación. Una vez archivadas se podrán recuperar, visualizar y enviar a los clientes correspondientes.

4 Las facturas importadas a la aplicación quedarán marcadas en la base de datos de EdasFacturas para su posterior localización. También podrán ser localizadas a través de las palabras clave o cualquier otro campo de búsqueda. ERP: para hacer un tratamiento financiero de la información contenida en EdasFacturas (asientos contables, casación de pedidos, previsiones, etc.). ECM: para poder ofrecer a los usuarios la información que hay en EdasFacturas sin que éstos deban disponer de una licencia del ECM mucho más cara y complicada- Módulo que permite el traspaso a EdasFacturas, de manera automática, de los datos correspondientes a las facturas emitidas en otras aplicaciones ERP S-. El formato estándar de importación es un XML específico establecido por ZeroComa. Módulo que ofrece al usuario el flujo de aprobación de las facturas en un entorno digital. Este módulo permite que los distintos usuarios de la instalación de EdasFacturas puedan intervenir en la aprobación de las facturas. Módulo que permite traspasar a una tercera aplicación generalmente un ERP- los datos de las facturas que se han recibido y archivado en EdasFacturas. Un importante valor de EdasFacturas es que permite conservar en un archivo único y digital todas las facturas independientemente de su formato- las recibidas y las emitidas- Una vez las facturas recibidas son archivadas, adquieren un formato homogéneo que consiste en la imagen y los metadatos. EdasFacturas es capaz de preparar un fichero con las imágenes de todas las facturas más sus datos para que cualquier otra herramienta lo importe y pueda explotar toda la información generada en el proceso de archivo. Algunas de las herramientas para las que puede ser interesante son: El flujo de aprobación empieza cuando se asocia una factura a un determinado centro de coste; en ese momento el usuario que esté vinculado a dicho centro de coste y tenga asignado el primer turno en la aprobación de la factura, recibirá un aviso por correo electrónico para que revise si procede o no dicha aprobación. Una vez aprobada pasará al siguiente individuo del flujo de aprobación, en caso de que haya, y así sucesivamente. Cada Centro de Coste incluye los usuarios que han de intervenir y el orden en el que tienen que intervenir en la aprobación de facturas. Hasta que no haya concluido el proceso de aprobación, la factura no queda archivada definitivamente.

5 El Módulo de digitalización masiva permite agilizar enormemente el proceso de Digitalización Certificada en EdasFacturas cuando se trata de cantidades importantes de facturas. Existen 3 posibilidades para realizar la separación automática de las facturas introducidas en el alimentador automático del escáner: Separación por página en blanco: Esta separación consiste en incluir una página en blanco entre documento y documento para evitar tener que hacer una clasificación previa en función del nº de páginas. Separación de facturas por código de barras: En este caso se utiliza como separador un código de barras adherido a cada documento o entre documento y documento. Separación por número de páginas: Consiste en agrupar los documentos por lotes, en función del nº de páginas para, posteriormente, colocarlos en el alimentador del escáner (cada lote con el mismo nº de páginas) indicando a EdasFacturas las páginas de cada factura. Ha sido desarrollada para satisfacer una necesidad cada vez más frecuente en el mercado ante el crecimiento de la digitalización en las compañías. La solución permite la digitalización de forma masiva de cualquier tipo de documento (probado a velocidades de hasta 120 páginas por minuto) ofreciendo un total control al operador de escaneo. Cuando se ha de digitalizar mucha información se suele optar por incorporar un dispositivo de escaneo potente (de 40 o más páginas por minuto). Estos dispositivos efectivamente aceleran el proceso de captura, pero al hacer que este sea más rápido se puede producir un cierto descontrol para el operador de escaneo porque un determinado documento o una página aislada haya sido digitalizada del revés estropeando la calidad del resultado del escaneo. EdasFacturas Digitalización Masiva PROFESIONAL permite al usuario controlar en tiempo real, mediante la previsualización de cada una de las páginas que se capturan, que el proceso se está llevando a cabo de forma correcta y que en el caso de que se produzca algún tipo de percance o error en la captura éste se de cuenta, pudiendo posteriormente, en un árbol de miniaturas generado con todas las imágenes digitalizadas, hacer las correcciones necesarias antes de guardar definitivamente el documento escaneado. Así mismo, permite realizar un escaneo convencional o certificado (firmando automáticamente) de cualquier tipo de documento, lo que garantiza la integridad del mismo y aporta la seguridad necesaria en entornos como la Administración pública. La herramienta dispone de funcionalidades que facilitan el escaneo masivo de lotes de documentos, realizando una separación automática entre unos y otros a través de distintos criterios de separación definibles por el usuario: Código de barras

6 Página en blanco Número de páginas del documento Se ha contemplado la utilización del código de barras no sólo como elemento de separación sino también como contenedor de información del propio documento para realizar de forma desasistida tareas de archivo o tratamiento de información. El código de barras posibilita también la digitalización automática y simultánea de más de una tipología de documentos ya que la información contenida en éstos permite diferenciar entre unos y otros. La aplicación genera durante el proceso de escaneo cierta información de registro que permite obtener estadísticas de utilización o producción, por usuario de la herramienta. EdasFacturas Digitalización Masiva PROFESIONAL se puede integrar con herramientas OCR para la posterior extracción de información también de forma automática y es compatible con EdasFacturas Gestión Digital de Facturas para la digitalización certificada de documentos que permite destruir los originales de papel y conservar única y exclusivamente las imágenes digitales al tener éstas idéntico valor legal. Como conclusión, podemos resumir las funcionalidades que se indican a continuación: Digitalización masiva de documentación con completo control visual del proceso Homologado por la AEAT y las Diputaciones Forales de País Vasco y Navarra Digitalización certificada masiva Posibilidad de digitalizar de forma tradicional (sin firma), firmando al final del proceso para garantizar la integridad de las imágenes Visualización en tiempo real del resultado de la digitalización para corregir errores de proceso Iconos representativos de las tipologías documentales en el proceso de captura Tratamiento de código de barras (separación, extracción de información, discriminación de tipologías documentales, etc.) Utilización de otro tipo de separadores como páginas en blanco o el número de páginas del documento si se sabe que éste va a ser fijo. Detección automática del separador de documentos Compatible con VRS (recomendado para obtener la máxima potencia de la herramienta y la mejor calidad de las imágenes) Enlace con OCR para la extracción automática de datos de los documentos para su referenciación o volcado a los sistemas de información del cliente Compatible con los sistemas de información del cliente (ERP, ECM, etc.) para asociar a las imágenes escaneadas, sus datos almacenados en otras aplicaciones. Este módulo permite acceder a las facturas (emitidas y recibidas) a través de Internet con cualquier navegador de la empresa mediante autenticación con usuario y contraseña. Se controla el acceso de los proveedores y clientes para que solo puedan consultar las facturas que les correspondan.

7 El módulo ofrece una interfaz de búsqueda similar a la de EdasFacturas que permite explotar los datos para generar informes, enviar por , imprimir, etc. Las imágenes escaneadas se tratan con una aplicación OCR específica integrada en EdasFacturas que es la que realiza la función de extraer los datos de los campos de la factura. Con las facturas ya archivadas en EdasFacturas imágenes y datos- se continúa el proceso. El objetivo que persigue esta solución es la contabilización de las facturas recibidas de la forma más automática posible, para reducir el tiempo dedicado a las tareas de contabilidad de las mismas. El Proceso es como sigue: La empresa/asesoría recibe de su cliente las facturas en papel. Se escanean de forma CERTIFICADA todas las facturas que llegan de los clientes, utilizando un escáner y la aplicación EdasFacturas, de manera que el simple escaneo firma electrónicamente y dota de valor legal a las imágenes escaneadas por estar el producto homologado por la AEAT y las 4 Diputaciones Forales. EdasFacturas mediante su módulo EdasLink integrado ya está en condiciones de proponer los asientos contables para cada factura. Tras realizar las comprobaciones pertinentes, por el contable y en segundos, sobre los asientos que propone la aplicación se podrán exportar automáticamente y de una vez, a la contabilidad con un solo clic realizándose así los asientos contables.

8 Aplicación de gestión Documental integrada con EdasFacturas. La aplicación EdasPro es la herramienta más completa y sencilla para crear, organizar, almacenar toda la documentación profesional (planos, escrituras, facturas, informes, partes, correspondencia, etc.) y personal (extractos bancarios, recortes de prensa, informes médicos, etc.) en archivos informáticos de cualquier tipo, de forma que pueda ser utilizada tanto en instalaciones monousuario (versiones Personal y Profesional) como en entornos de trabajo concurrentes (versión PYMES). Enviar Facturae, digitalizar y conservar de forma certificada todas las facturas recibidas, incluso las tradicionales en papel, con valor fiscal y procesal. Lo más destacado de EdasPro+ es que se puede firmar electrónicamente y archivar cualquier documento.

9 incluyen los datos relevantes para su localización posterior como pueden ser el nº de expedición, fecha, cliente, ect. Dirigido a empresas de distribución y logística o con departamentos de entregas EdasControl de Albaranes es una aplicación que permite el seguimiento de los albaranes emitidos y recibidos. A través de un sencillo enlace entre la aplicación de gestión del cliente, EdasControl de Albaranes recoge el fichero de los albaranes emitidos y crea una ficha por cada albarán de forma desasistida. Una vez recepcionados los albaranes devueltos por los transportistas, se pueden escanear a gran velocidad con un escáner que tenga alimentador automático. La aplicación permite la referenciación automática de los albaranes gracias al código de barras que llevan impreso en el que se Cuando el proceso de escaneado finaliza, la aplicación genera, si procede, un fichero con los albaranes que habiendo sido emitidos, no han sido devueltos. Así, gracias a este control, prácticamente en tiempo real se detecta qué envíos no han sido realizados o que, habiéndose llevado a cabo, no están documentados siendo, por lo tanto muy fácil localizarlos. El retorno de la inversión de esta aplicación se produce entre 1 semana y 1 mes, en función del nº de albaranes emitidos, ya que cuanto mayor es el nº de envíos que ha de hacer la empresa de distribución o de logística, mayor es la posibilidad de pérdida de albaranes y la no presentación del justificante de entrega, lo que significa el impago de la factura por el servicio y/o por los productos enviados.

10 ALCATRAZ es el servicio de copia de seguridad on-line de ZeroComa. Este servicio garantiza la disponibilidad de la información digital de las empresas y autónomos. Servicio de copias de seguridad programable. Máxima protección de datos. Recuperación de las copias de forma rápida y sencilla. Seguridad y privacidad garantizadas. Para más información, consultar en: o solicitarla en: info@zerocoma.com /