Suite de soluciones de gestión de facturas

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1 Suite de soluciones de gestión de facturas

2 Qué es la Digitalización Certificada? La Digitalización Certificada permite, a partir de una factura de proveedor en papel, generar una imagen digital a partir de un escáner, firmándose electrónicamente, aplicando el mismo valor probatorio que la factura original y permitiendo si lo desea su destrucción

3 Qué requisitos deben cumplir las facturas digitalizadas? La imagen digitalizada debe de ser un reflejo del original y permitir la legibilidad completa de toda la factura El proceso debe de ser automático, sin interrupción y sin intervención del operador del sistema El fichero con la imagen debe de contener una serie de datos exigidos por la agencia tributaria a la que corresponda (nº de registro, fecha y número de factura, proveedor, base imponible, tipo impositivo y cuota de I.V.A.) El formato del fichero se debe de ajustar a los estándares aceptados por la agencia tributaria a la que corresponda La imagen generada debe de ser independiente de los dispositivos de reproducción y contener su propia información, es decir, todos los recursos y los datos para poder reproducir el documento se encuentran en el fichero

4 Qué elementos requiere un proceso de digitalización certificada? 1. Un escáner con un nivel de resolución mínimo de 200 ppp (frecuentemente compatible con TWAIN ) 2. Software homologado por la agencia tributaria a la corresponda Expert SCAN 3. Una base de datos que de soporte de almacenamiento y consulta

5 Suite de soluciones para la gestión de facturas Solución para la digitalización certificada de facturas

6 CARACTERÍSTICAS GENERALES MÚLTIPLES TÉCNICAS DE EXTRACCIÓN DE LOS DATOS DE LAS FACTURAS (Manual, vía OCR y por códigos de barras) EXPERT SCAN es la solución para la digitalización certificada de facturas de proveedor, pudiendo prescindir de los originales en papel, con el consiguiente ahorro de costes por manipulación, archivado y recuperación de facturas. CUSTODIA DE LAS FACTURAS en data center para su consulta por parte de sus clientes a través de Expert CUSTODIA INTEGRACIÓN CON EL SISTEMA DE GESTIÓN ERP corporativo para la firma y envío de facturas electrónicas Expert SCAN ha sido homologado por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) y por las agencias de Hacienda forales de Navarra, Álava, Vizcaya y Guipúzcoa, en cumplimiento con la normativa referente a la homologación de aplicaciones de digitalización certificada vigente en cada entidad. INTEGRACIÓN CON HERRAMIENTAS BPM para modelizar y ejecutar circuitos de aprobación de facturas

7 Cómo funciona Expert SCAN? 1 Paso 1: Escaneado de facturas y certificación FACTURAS DE PROVEEDOR EN PAPEL FACTURAS DIGITALIZADAS Y CERTIFICADAS Mediante tecnología Twain, Expert SCAN accede al escáner o equipo multifunción para digitalizar la factura de proveedor recibida en papel, certificando la imagen mediante una firma electrónica

8 Cómo funciona Expert SCAN? 2 Paso 2: Entrada de los datos de la factura MANUALMENTE En el modo de trabajo manual, el usuario asigna los valores de cada uno de los campos de la factura. Se podrán crear tantos CAMPOS PERSONALIZABLES como se deseen, para cumplimentar la información de la factura digitalizada Introducción manual de cada uno de los datos de la factura

9 Cómo funciona Expert SCAN? 2 Paso 2: Entrada de los datos de la factura VÍA OCR Expert SCAN puede realizar la extracción de datos de una factura digitalizada mediante tecnología OCR, utilizando PLANTILLAS DE DIGITALIZACIÓN. Cada plantilla se creará fácilmente definiendo las áreas en la que se localizan cada uno de los campos relevantes de la factura. Al digitalizar una factura, Expert SCAN selecciona AUTOMÁTICAMENTE la plantilla correspondiente y rellena los valores obtenidos después de realizar la captura por OCR. Los campos que no se hayan podido leer los puede completar el usuario de forma manual.

10 Cómo funciona Expert SCAN? 2 Paso 2: Entrada de los datos de la factura por CÓDIGOS DE BARRAS 2. A la recepción del documento en papel de la factura, se le pega una etiqueta, la cual se lee a través de un lector de código de barras 4. Cuando se escanea el documento con Expert SCAN, y lee el código de barras de la factura, llama a través de una API a Expert ERP, el cual le pasa los datos de la factura 1. Impresión de etiquetas adhesivas con códigos de barra 3. El código capturado se almacena en la factura de proveedor en Expert ERP

11 Cómo funciona Expert SCAN? 3 Paso 3: Archivado de las facturas digitalizadas Repositorio local de facturas OPCIÓN 1: Expert SCAN puede almacenar las facturas digitalizadas en un repositorio local OPCIÓN 2: Expert SCAN puede almacenar las facturas digitalizadas en la propia base de datos de Expert ERP, asociadas a sus facturas correspondientes para su consulta desde el ERP DESTRUCCIÓN DE FACTURAS DE PROVEEDOR EN PAPEL OPCIÓN 3: Expert SCAN envía las facturas para su custodia y en la Nube con Expert CUSTODIA, pudiendo los responsables de las facturas poderlas consultar, reimprimir, etc.

12 Cómo funciona Expert SCAN? 4 Paso 4: Cierre de periodos de liquidación Expert SCAN dispone una utilidad para cerrar cada periodo impositivo, en donde se firma electrónicamente la cuenta de explotación almacenada en la base de datos local de la aplicación. Para realizar el cierre, se deberán de haber digitalizado todas las facturas del periodo que vamos a cerrar

13 Integración con Expert BPM Gracias a EXPERT BPM, herramienta gestión de procesos basada en estrategias de workflow y gestión documental y 100% Web, podrá adjuntar sus facturas FASE I: DIGITALIZACIÓN FASE II: CIRCUITO APROBACIÓN digitalizadas a formularios electrónicos asociados a Proveedor 1 procesos definidos por su organización. Si así lo requiere, podemos ofrecerle el pre-modelado del proceso de validación de facturas, para que vd. pueda aplicarlo desde el primer momento. Proveedor 2 Proveedor N FACTURAS PAPEL 1. Escaneado de Documentos 2. Localización y Extracción de Datos 1. Creación AUTOMÁTICA de Workflow de aprobación 2. Ejecución del circuito de aprobación A partir del pre-modelado de este proceso, podrá definir 3. Validación de Datos (vs ERP del cliente) XLM Imagen excepciones o nuevas tareas (por ejemplo, que dependiendo del importe de la factura la aceptación o rechazo pase por el Director Financiero, o que las 4. Certificación de Documentos 3. Paso a ERP del cliente para la contabilización facturas de cierta clasificación de proveedor pase por la Dirección General). DATOS CONSULTA DE FACTURAS Usuario Financiero Usuario Aprobado r Usuario Final Interne t LAN Interna SERVIDOR DE BASE DE DATOS DOCUMENTAL

14 Beneficios de Expert SCAN ELIMINACIÓN DE PAPEL, pudiendo destruir de forma legal sus facturas de proveedores y ahorrando costes derivados del almacenamiento de estas facturas en papel AHORRO DE TIEMPOS DE BÚSQUEDA de facturas de proveedores en caso de necesitar acceder a ellas para cualquier tipo de consulta, y también en caso de auditorías de cuentas o inspecciones fiscales REDUCCIÓN DE LAS TAREAS ADMINISTRATIVAS requeridas en un proceso de archivado físico a la recepción de facturas de proveedor en papel

15 Soluciones para empresas del siglo XXI C/Sureres 1, Valencia-España Tél: Fax:

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