Firma Digital y Factura Electrónica: Nuevas Tendencias para tu Negocio. 11 de Mayo de 2009

Transcripción

1 Digital y Factura : Nuevas Tendencias para tu Negocio 11 de Mayo de 2009

2 Antecedentes electrónica Las empresas ya pueden emitir facturas electrónicas con plena validez legal (Cinco Días, i World, La Voz de Galicia) La factura electrónica será obligatoria para todas las empresas en contratos públicos (ABC, expansión, Cinco Días, Computing) El número de facturas electrónicas supera los dos millones mensuales (Cinco Días, Computing) La facturación electrónica se generalizará este año en España (Expansión) Se duplica el número de facturas electrónicas en 2006 (Boletín Semanal de la AEC, Redes&Telecom) El destinatario de una factura electrónica se ahorra costes de hasta seis euros (Expansión) La factura electrónica, mucho más que ahorro de costes (Estrategia Financiera) 2

3 electrónica Qué es facturación electrónica? Definiciones de Factura (Fuente: Documento tributario generado por medios informáticos en formato electrónico, que reemplaza al documento físico en papel, pero que conserva el mismo valor legal con unas condiciones de seguridad no observadas en la factura en papel Consiste en un fichero con el contenido exigido por Ley a cualquier factura, que se puede transmitir de emisor a receptor por medios telemáticos y que posee unas características que aseguren la autenticidad e integridad. 3

4 electrónica Qué es facturación electrónica? Diferentes terminologías equivalentes: factura electrónica, factura digital, factura telemática, según la AEAT una factura puede ser: En papel En electrónico La e-facturación contempla la generación y entrega de Facturas. Este ámbito incluye todas las fases del proceso que debe completar el vendedor para generar y entregar una factura al comprador. La facturación electrónica posibilita el intercambio de facturas entre el comprador y el vendedor. Esto se soporta según diversos métodos. 4

5 electrónica Principios de facturación electrónica Requisitos Formales: Tipos de facturas, plazos y contenidos Garantías de integridad y autenticidad en origen Neutralidad Neutralidad tecnológica Libertad de Gestión Conservación de facturas Consentimiento del destinatario Obligaciones del emisor del receptor 5

6 electrónica Principios: Requisitos Formales Se deben contemplar los mismos requisitos y formalidades de la factura convencional: Contenidos, plazos remisión, etc. Resulta aplicable a todas las formas y modalidades de facturación Facturas tradicionales Recapitulativas Rectificativas Duplicados Documentos sustitutivos, etc. 6

7 electrónica Principios: garantía de integridad y autenticidad La factura electrónica se debe confeccionar con mecanismos que garanticen dos principios básicos: Autenticidad del origen. Integridad de su contenido. e- Basada en un certificado reconocido La firma ofrece componentes de seguridad adicional No Repudio Confidencialidad Autenticidad Integridad 7

8 electrónica Principios: garantía de integridad y autenticidad Certificados Reconocidos Hasta hace poco, la AEAT sólo reconocía certificados de FNMT. Actualmente, la propia AEAT reconoce otros certificados recogidos en su página web, siendo todos ellos admisibles para la firma electrónica de facturas: Izenpe FNMT (CerEs) Camer Consejo General Abogacía Profesional ANF Generalitat Valenciana Banco Español de Crédito Agencia Notarial de Certificación Consejo Superior de Cámaras Personas Físicas Personas Jurídicas 8

9 electrónica Principios: neutralidad tecnológica Las facturas y documentos sustitutivos deben: Emitirse en cualquier formato (.pdf,.doc,.xls,.html,.xml, edifact, ), aunque lo recomendable es utilizar un formato de fichero estándar y de uso extendido xml Gestionarse en el formato original junto con datos asociados y mecanismos de verificación de firma. No es necesario mantener copia en papel 9

10 electrónica Principios: neutralidad tecnológica Modos de firma Los modos de firma más habituales son: Attached La firma se integra en el documento firmado Detached La firma queda separada del documento firmado Para validar la firma, sólo se requiere el documento firmado Para la validación, se deben gestionar los dos archivos Ambos modos son válidos en el sistema de firma electrónica. 10

11 electrónica Principios: libertad de gestión La firma electrónica aplicada será la que se derive de la utilización del certificado del expedidor del documento, aunque sea éste el destinatario o un tercero que intervenga en la expedición en nombre y por cuenta del obligado tributario Opciones de externalización Opciones de almacenamiento y custodio Responsabilidad del sujeto pasivo 11

12 electrónica Principios: Conservación de facturas Con carácter general, las facturas y documentos sustitutivos deben conservarse en el soporte en que originalmente fueron expedidos y recibidos, pues de esta forma se asegura la posibilidad de que pueda verificarse en todo momento que se trata de originales. Se contemplan dos excepciones: Impresión de facturas electrónicas: El destinatario que disponga de la correspondiente opción en su dispositivo de verificación de firma podrá imprimir el documento de forma legible junto a sendas marcas gráficas de autenticación, producidas según la especificación PDF 417 Digitalización de facturas en papel: mediante el procedimiento de digitalización certificada, aquellas facturas que se han recibido en papel se pueden pasar a formato electrónico eliminando el papel. 12

13 electrónica Principios: Conservación de facturas Las facturas en formato electrónico se deberán conservar durante el plazo que resulte de lo dispuesto por la Ley General Tributaria Esta obligación podrá ser realizada directamente por el propio obligado tributario o por un tercero, actuando este último en nombre y por cuenta del primero, El obligado tributario será el único responsable del cumplimiento de todas las obligaciones 13

14 electrónica Principios: Conservación de facturas Cuando las facturas se reciban en soporte electrónico, el destinatario deberá proceder a la verificación de la firma: Por tanto, el receptor deberá disponer de los dispositivos necesarios para Validación/ visualización de la factura Verificación de firma El destinatario deberá conservar de forma ordenada las facturas y las firmas electrónicas asociadas a cada uno de ellos, cuando no vengan incluidas en el propio fichero que contenga cada documento. En factura electrónica, la copia es un fichero idéntico al original. Cuando el original haya sido firmado electrónicamente, la copia se refiere al fichero firmado. 14

15 electrónica Principios: consentimiento del destinatario Emisor: debe notificar su interés en emitir factura electrónica Podrá efacturar siempre que el destinatario haya dado su consentimiento. En cualquier momento nos puede solicitar el envío de una copia de sus facturas (papel o electrónico) dado que disponemos de un sistema de almacenamiento electrónico de los originales. Destinatario: El consentimiento podrá formularse de forma expresa por cualquier medio, verbal o escrito. El destinatario que esté recibiendo efactura podrá comunicar al proveedor su deseo de recibirla en papel. En tal caso, el proveedor deberá respetar el derecho de su cliente y proceder en el sentido solicitado a partir de la recepción de dicho comunicado. Futuras novedades de la Normativa Va a ser una exigencia para trabajar con la Administración Pública Obligatoria a partir de ciertos volúmenes de facturación Los particulares van a poder exigirla, se va a convertir en un derecho 15

16 electrónica Principios: obligaciones del emisor basada en un certificado electrónico reconocido La Orden EHA/962/2007 aclara que cualquier firma electrónica avanzada, basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de firma, de firma electrónica, es plenamente válida. Las facturas y documentos sustitutivos remitidas electrónicamente firmadas con certificados caducados, revocados o suspendidos en el momento de su expedición no se considerarán válidamente remitidas a sus destinatarios ni recibidas por éstos Velar porque se conserven las facturas emitidas (RD/1496/2003) Asegurar legibilidad en formato original (RD/1496/2003) Garantizar acceso completo a las facturas: visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea e impresión (RD/1496/2003) 16

17 electrónica Principios: obligaciones del receptor Velar porque se conserven las facturas recibidas (RD/1496/2003) Asegurar legibilidad en formato original (RD/1496/2003) Garantizar acceso completo a las facturas: visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea e impresión (RD/1496/2003) Disponer de software que permita verificar la firma y la identidad del emisor, así como la vigencia del certificado (RD/1496/2003) Opcionalmente puede conservar la factura impresa con marcas gráficas PDF-417 (EHA/962/2007) A diferencia del emisor, el receptor de facturas electrónicas podrá optar por la conservación en papel de facturas recibidas en formato electrónico, a condición de que conste en ellas una marca gráfica de autenticación producida por un sistema que sea admitido y publicado por la Agencia Tributaria. 17

18 electrónica Facturas recibidas del Extranjero A los efectos de garantizar la autenticidad de origen y la integridad del contenido, los requisitos exigibles a las efacturas recibidas de terceros países serán los mismos que los que deben cumplir los expedidos y remitidos en territorio español Cuando el certificado en cuestión sea expedido por una autoridad de servicios de certificación residente en alguno de los países de la Unión Europea, bastará con que se cumpla alguno de los siguientes requisitos: Que el certificado indique en su propio contenido que se trata de un certificado reconocido, y que la entidad de certificación expedidora sea residente en algún país de la Unión Europea y tenga accesibles y públicas sus prácticas y políticas de certificación Que la entidad de certificación se halle acreditada en dicho sentido por una entidad establecida en la Unión Europea conforme a un sistema voluntario de acreditación destinado a mejorar los niveles de provisión de servicios de certificación, Que la entidad de certificación se halle inscrita con dicha condición en algún registro público controlado por la autoridad competente del Estado miembro en materia de firma electrónica o por una autoridad competente en materia de control fiscal de dicho país, en materia del Impuesto sobre el Valor Añadido o de Impuestos directos. 18

19 electrónica s erróneas habituales Utilización del para el envío de facturas tradicionales y posterior impresión por el receptor. Software de facturación que no reúne los requisitos exigidos a la e-facturación. Empresas suministradoras de servicios en cuyas Webs ofrecen la descarga y custodia de e-facturas que no cumplen con los requisitos. 19

20 electrónica Principios: en resumen debe tenerse en cuenta Neutralidad tecnológica / Asegurar legibilidad El destinatario debe tener las herramientas necesarias para: Visualización y comprobación de la factura Validación de la firma y vigencia del certificado Gestionar en el formato original junto con datos asociados y mecanismos de verificación de firma PDF es el estándar recomendado en la mayoría de los foros de efactura Es un estándar de hecho Cualquier tipo de archivo se puede transformar a PDF Es un formato seguro, no fácilmente modificable La visualización de factura es semejante a la factura en papel La firma tiene representación gráfica y es Attached El receptor puede verificar la firma con el Reader (gratuito) 20

21 electrónica para más información sobre la normativa Legislación aplicable: Comercio electrónico: Ley 34/2002 electrónica: Ley 59/2003 de y Orden HAC/1181/2003 de , Orden de electrónica: Dir. 115/2001/CE de I.V.A.: Real Decreto 1496/2003 de ORDEN EHA/962/2007, de 10 de abril de 2007 Diputación Foral de Gipuzkoa: OF 865/07, de 02-08, que desarrolla determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas Entidades normalizadoras: Iniciativa Europea de Normalización de la F.E. (EESSI) Instituto Europeo de Normas de Telecos (ETSI) Comité Europeo de Normalización (CEN) 21

22 electrónica Diferencias: Convencional Sist. Gestión Proveedor (Emisor) Sist. Gestión Cliente (Receptor) 22

23 electrónica Diferencias: Sist. Gestión Sist. Gestión Proveedor (Emisor) Cliente (Receptor) Archivo en Formato Electrónico Factura da mente 23 Archivo en Formato Electrónico

24 electrónica Coexistencia de Procesos de Sist. Gestión Proveedor (Emisor) Cliente (Receptor) Sist. Gestión Archivo en Papel Factura da mente Cliente (Receptor) Sist. Gestión Archivo en Formato Electrónico 24 Archivo en Electrónico

25 electrónica En qué se diferencia a la factura tradicional? 25

26 electrónica En qué se diferencia a la factura tradicional? La representación gráfica de la firma se puede visualizar de diferentes maneras o mantenerse oculta 26

27 electrónica En qué se diferencia a la factura tradicional? 27

28 electrónica 28

29 electrónica Cliente, SA Dirección postal del Cliente CIF: B micliente@micliente.com 29

30 - Automatización - Soluciones - Proceso de implantación - Integración facturas de proveedores - Estandarización Otras Aplicaciones 30

31 electrónica Proceso de facturación convencional Resumen Generación Generación Impresión Impresión Plegado Plegado Ensobrado Ensobrado Sellado Sellado Envío Postal Envío Postal Archivo Archivo Recepción Recepción Cliente Cliente Proceso Generación Envío Archivo Cliente Desde cualquier aplicación de la empresa Usuario reconocido, con certificado digital. Otros medios En soporte electrónico Recibe la factura en décimas de segundo Proceso seguro Nos proporciona muchas posibilidades de automatización 31

32 electrónica Automatización Generación Archivo Envío Cliente Nos proporciona muchas posibilidades de automatización En función de la complejidad o repetitividad de las tareas o para optimizar el rendimiento del proceso de facturación, las soluciones van orientadas a la automatización. 32

33 electrónica Automatización del proceso Generación Archivo Envío La automatización de la tarea de generación de facturas es función, entre otros aspectos, del número de facturas que se emiten. Habitualmente estas tareas están gobernadas por un ERP o una aplicación de contabilidad: Navision, SAP, Baan, Oracle, expertise Conta+, EDS, Aplicaciones personalizadas 33

34 electrónica Automatización del proceso Generación Archivo Envío No es necesario archivar copias en papel Persona responsable de la conservación: Posibilidad de cumplir esta obligación por un tercero Actuará en nombre y por cuenta del empresario o profesional o sujeto pasivo Será el responsable del cumplimiento de las obligaciones que se derivan de su custodia 34

35 electrónica Automatización del proceso Generación Archivo Envío Existen herramientas de firma integrables en cualquier sistema de gestión y capaces de: Tratar los formatos de conjuntos de facturas r automáticamente, mediante firma avanzada y reconocida conjuntos de facturas Enviar a diferentes destinos dependiendo de las necesidades del destinatario: Impresora Envío vía de un estándar PDF Envío de un fichero plano xml, txt, etc Depositar el archivo en un portal web 35

36 electrónica Automatización del proceso Procesamiento Cliente Con el propósito de generar valor para el Cliente, se puede facilitar la integración de las facturas en sus sistemas de gestión: Envío de ficheros planos: xml, txt, csv, Otros Depositar archivos en un portal web La agencia tributaria ha propuesto un modelo de fichero xml para operaciones entre organizaciones ( Ejemplos de facturas: firma oculta, XML integrado, firma adjunta 36

37 Resumen jornada anterior - Automatización - Soluciones - Proceso de implantación - Integración facturas de proveedores - Estandarización Otras Aplicaciones 37

38 Soluciones: Locales Implantación efactura Manuales Pequeño volumen facturas Mínima inversión Semiautomáticas Volumen medio de facturas Automatización parcial Inversión moderada Uso y configuración sencilla Automáticas Volumen elevado de facturas Automatización total Inversión elevada Multiproceso Procesos desatendidos MicroPymes Pymes Grandes Empresas 38

39 Implantación efactura Soluciones de emisión de factura electrónica Los documentos se pueden firmar de forma unitaria: Existen multitud de soluciones gratuitas que se pueden descargar de la web (Asimelec, Camer ) Algunas aplicaciones ofimáticas incluyen esta opción (MS Office, Adobe Writer ) Implicar al receptor de la factura Se debe aportar la hta de visualización de la factura y verificación de firma Verificación completa: integridad del documento y autenticidad en origen Óptimo para Organizaciones con número moderado de facturas emitidas Además de firmar las facturas de forma manual, se deben hacer llegar al Cliente 39

40 Implantación efactura Soluciones de emisión de factura electrónica 1. Generación Recepción Generación Generación Entorno Red compartida - LAN Pendiente dos Generación Formación Formación Cliente 1.- Las diferentes aplicaciones generan las facturas y las almacenan en un directorio compartido en red. Cada factura debe contener una o más direcciones del Cliente/ receptor. 2.- Desde un PC centralizado, se aplica el proceso todos los archivos: Con un click de ratón se firman y se envían automáticamente por correo electrónico al Cliente. 3.- El Cliente recibe un con la factura adjunta. Esta factura tiene plena validez tributaria, por lo que no requiere copia en papel. 40

41 Implantación efactura Soluciones de emisión de factura electrónica La facturación electrónica otorga grandes posibilidades de automatización total del proceso Fichero Plano Se pueden implementar procesos de facturación totalmente desatendidos Se debe considerar la coexistencia de la facturación convencional y la facturación electrónica Sistema de Gestión Aplicar Formato a Facturas Aplicar Formato Cliente Generación Documentos xml pdf Custodia digital Envío Web- internet Soporte magnético Facturas a emitir Parámetros papel Red interna Papel 41

42 Implantación efactura Soluciones de emisión de factura electrónica 42 42

43 Implantación efactura Soluciones de facturación electrónica Modelos ASP de firma y envío de facturas: Factura Acceso web Proveedor Cliente - Estos nuevos servicios están revolucionando el envío y pago de facturas mediante servicios en línea a un costo mínimo y en segundos, - Garantizan la confidencialidad de los documentos. ( - Están ahorrando a sus usuarios hasta el 95% de los gastos por distribución de facturas. 43

44 Resumen jornada anterior Resumen - Automatización - Soluciones - Proceso de implantación - Integración facturas de proveedores - Estandarización Otras Aplicaciones 44

45 electrónica Beneficios En términos genéricos, se pueden agrupar en las siguientes áreas y afectan tanto al emisor como al receptor de las mismas: Imagen de Empresa Sostenibilidad medioambiental y Responsabilidad Social Corporativa de soluciones TIC s para la gestión empresarial Integración del work-flow de negocio con Proveedores y Clientes Reducción Costes Eficiencia en los Procesos Eliminación de la impresión, plegado, ensobrado, sellado y franqueo. Reduce la intervención manual, minimizando errores y excepciones. Disminución de lugares físicos de almacenaje. Agiliza el proceso de pago, reduciendo el periodo de maduración financiera. Permite integración en los sistemas de información. Fidelización de Clientes. Mejora la trazabilidad de las facturas, reduciendo la posibilidad de fraude. Acelera el proceso de aprobación y gestión de discrepancias. Mejora del Control y visibilidad Accesos simultáneos a las facturas, desde distintos puntos geográficos. Facilita los procesos de auditoría, reporting y control de gestión. Seguridad Garantiza la autenticidad en el origen. Confidencialidad Control de modificaciones indeseadas. Plena validez legal. 45

46 electrónica Proceso de implantación Mi empresa está preparada para facturar electrónicamente? La implementación de la e-facturación NO es solamente tecnología. Se debe responder a: Los procesos actuales de facturación van a cambiar? Me interesa automatizar mi proceso? Me interesa emitir Facturas mente? Mis clientes van a estar listos para recibir? Todos mis clientes deben recibir factura electrónica? Va a suponer algún coste a mis clientes? Para mis sistemas de información, qué alternativas hay? Me interesa recibir Facturas mente? De quién voy a recibir electrónicamente? Hasta dónde quiero incorporar la información a mis sistemas de información? 46

47 electrónica Proceso de implantación Metodología de Implantación La metodología de implementación de un proyecto de se puede resumir en el siguiente esquema Plan de comunicación Diagnóstico Inicial Diseño Funcional Solución a Medida Implantación Puesta en marcha Gestión integral del Proyecto 47

48 Diagnóstico Inicial electrónica Definición de Clientes a los que se enviará factura electrónica Ámbito geográfico de los receptores. Capacidad tecnológica de los mismos. Análisis de clientes a los que se seguirá enviando factura convencional Selección y solicitud del certificado electrónico más adecuado. Analizar requerimientos del Cliente interno y Cliente externo La emisión de certificados electrónicos reconocidos por la AEAT requiere la presencia física del suscriptor. Diseño del formato de facturas Definición del modo de firma a implantar (Attached o Dettached) Tipo de archivo a enviar: se hace necesario tener en cuenta al receptor de las facturas Estilo del documento: Fuentes y formatos para la generación de los documentos requeridos, considerando los requerimientos de almacenamiento de las mismas. Análisis y selección de posibles canales de envío al receptor. En función de la arquitectura tecnológica del emisor y las características del receptor. Solución para la visualización de las facturas y validación de la firma 48

49 electrónica Diseño funcional de procesos a automatizar Análisis de detalle de procesos de negocio a automatizar. Como punto de partida, se hace necesario el análisis de procesos: Nivel de detalle detail Tarea Actividad Proceso Level 2 Level 3 Work flow Diagrams Actividad Actividad Definición, a nivel funcional, de los flujos de información requeridos para cada proceso: Integración de work-flow convencional y automatizado: discriminación de facturas en papel y electrónicas Gestión de archivos temporales y finales. Análisis de los procesos de almacenamiento, back-up y custodia. Tarea Diseño de una solución a medida Consideraciones técnicas, legales y de negocio 49

50 electrónica Proceso de implantación Diseño funcional de procesos a automatizar Mediante la firma electrónica se puede dotar de validez legal a cualquier proceso que sea susceptible de ser automatizado y requiera una firma autorizadora: Entrega de nómina: Entre los empleados de la Empresa Gestores de Nóminas (Asesorías, Empresas de trabajo temporal ) Internet Red Portal del Empleado de cualquier otro tipo de documento En empresas multi-sede, Actas, contratos, validaciones Documentación ISO

51 electrónica Proceso de implantación Análisis de Integración en Arquitectura Tecnológica Proceso de generación de facturas Acceso a la BBDD para la obtención de datos. Definición de interfaces o procesos de captura de datos. Recopilación, gestión y almacenamiento de documentos. Almacenamiento, backups y gestión de la custodia de facturas Definición de estructura de procesos: entradas y salidas de cada uno de los procesos. Generación de logs y carpetas de incidencias. Definición técnica de la gestión de envíos. Conexión con impresora para copias en papel. Parametrización de envíos mediante correo electrónico y portal web. Llamada a rutina para el envío de SMS. 51

52 electrónica Proceso de implantación Implantación de la tecnología más adecuada En función del análisis previo, se selecciona la herramienta adecuada para la automatización del proceso. Generación de facturas con el formato y estilo definidos avanzada y reconocida para dotar al documento de validez jurídica y tributaria Envío automatizado en función del canal más adecuado para cada receptor Almacenamiento, backup y custodia de las facturas 52

53 electrónica Proceso de implantación Puesta en marcha y pruebas de usuario Una vez implantada la solución propuesta, siguiendo nuestra metodología de implantación, se realizarán pruebas A nivel tecnológico A nivel funcional Estress testing 53

54 electrónica Proceso de implantación Plan de comunicación Prospección de Clientes Prospección de Clientes: informar a clientes y calcular el volumen de facturas a automatizar Es conveniente identificar el Cuántos Clientes me generan el 80% de la documentación? Quiénes son esos Clientes? Cuánto tiempo me va a llevar tener cubierto este 80-20? 54

55 electrónica Proceso de implantación Plan de comunicación Formación a usuarios y soporte técnico La formación requerida para el manejo del sistema se realiza Formación Técnica Formación a Usuarios Formación e información a Clientes: Recabación consentimiento Proporcionar medios para verificación Soporte técnico: Tanto los usuarios como los administradores del sistema deben contar con el soporte técnico adecuado 55

56 electrónica Proceso de implantación Gestión integral del proyecto El Retorno de inversión se calcula de manera individual, hay una serie de factores directos que deben considerarse: El 60% de las empresas que deciden implantar la e-facturación lo hacen tras analizar el retorno de la inversión. En qué media voy a ser capaz de mejorar y automatizar mi proceso de facturación? Pero también existen una serie de beneficios cualitativos, que a la larga también se verán reflejados como mejoras de negocio: La disminución en los tiempos de revisión, aclaración y disputas, los cuales pueden acortar los tiempos de cobro, con la mejora del flujo de efectivo para la Organización. La imagen de mercado que puede generarse. La probable adquisición de nuevos clientes, etc. Tramitación de subvenciones Actualmente existen líneas de subvención abiertas para la implantación de procesos de 56

57 electrónica Proceso de implantación Cronograma estimado Diagnóstico Inicial Alcance del proyecto Segmentación Clientes Formatos y Canales Certificado Electrónico Diseño Funcional Análisis de procesos Integración Arquitectura Definición técnica envíos Almacenamiento y custodia Implantación- Puesta en Marcha Adecuación el ERP Generación facturas en pdf Implantación Solucion Pruebas usuario y stress testing Gestión Integral del Proyecto Plan de comunicación externo Gestión de subvenciones Formación a Usuarios y Administradores Semana 1 Semana 2 Semana 3 Semana 4 Semana 5 57

58 Resumen jornada anterior Resumen - Automatización - Soluciones - Proceso de implantación - Integración facturas de proveedores - Estandarización Otras Aplicaciones 58

59 electrónica Digitalización certificada La AEAT puede posibilitar la digitalización certificada de facturas de proveedores, cuando se solicita la homologación una solución tecnológica cumple los siguientes requisitos: Garantiza la obtención de una imagen fiel e íntegra de cada factura digitalizada, y esa imagen digital es firmada con firma electrónica avanzada El resultado de la digitalización certificada se organiza en torno a una base de datos. Por cada factura digitalizada se conserva: Un registro de datos con todos los campos exigibles en la llevanza de los libros de registros incluidos en los artículos 62 y siguientes del Reglamento del IVA Un campo que contiene la imagen binaria de la factura digitalizada y firmada El software de digitalización certificado dispone de las siguientes funcionalidades: de la BBDD que garantiza la integridad de datos e imágenes al cierre de cada período impositivo. Acceso completo (visualización de los documentos, búsqueda selectiva, impresión y copia o descarga en línea a un soporte digital estándar) y sin demora injustificada a la base de datos. 59

60 electrónica Digitalización certificada Existen soluciones estándar de mercado para la integración de facturas Permite integrar facturas de diferentes formatos, desde diferentes canales Las facturas se almacenan en su formato original (imagen) y la extracción de los datos relevantes La solución está en proceso de homologación en la AEAT (pendiente de aprobar normativa) Ofrecerá la posibilidad de eliminar el papel de las facturas, tanto emitidas como recibidas La digitalización certificada de facturas se permitirá realizar con efecto retroactivo. Expedidor Receptor 60

61 electrónica Digitalización certificada: captura Captura automática de facturas de proveedores En diferentes formatos (papel, pdf, xml, EDI ) Desde distintos canales (escáner, web, ) Procesamiento semi-automático y manual Procesamiento semi-automático de facturas con formato desconocido gracias al aprendizaje Posibilidad de captura manual y corrección visual de facturas capturadas automáticamente Proveedor Facturas Escáner/ OCR Ábaco Fichero Datos La factura en papel se puede eliminar Factura digitalizada Almacenamiento en soporte digital Permite una fácil visualización. 61 Contenido estructurado fichero de datos Conciliación, workflow aprobación, registro,...

62 electrónica Digitalización certificada: extracción de datos Identificación del proveedor El proveedor se identifica mediante procedimientos de captura avanzada de imagen y texto Validación de datos automática y semiautomática La solución gestiona validaciones automáticas para comprobar que la lectura de datos es correcta En función del proveedor, las facturas se procesan automáticamente o exigen validación visual Entrada de facturas en formato electrónico Se valida automáticamente la firma electrónica y el estado de revocación del certificado Permite ordenar las facturas recibidas renombrándolas de forma correlativa. Ábaco (Custodia y consulta) Aplicaciones de Digitalización de cualquier tipo de factura Ordenar, clasificar e indexar 62 Reconocimiento de datos relevantes Gestión (ERP...)

63 electrónica Digitalización certificada: almacenamiento Contenido estructurado de los datos relevantes de la factura Datos generales: Fecha, número de factura, importes (base, IVA, total) Líneas de factura: código de referencia, descripción, unidades, precio, total concepto Se permite la búsqueda avanzada por criterios y por contenidos. Integridad de los datos Cada factura digitalizada se firma electrónicamente en el momento de la captura La base de datos se firma al cierre de cada ejercicio para garantizar su integridad Interconexión con otros sistemas y arquitecturas Con el Sistema de Gestión de la Información (ERP, SIGIS ): en tiempo real o en Batch Con otros sistemas: descentralización de la visualización de facturas vía internet Ábaco Sistema Gestión (ERP) Fichero Compras Datos Proveedores Ventas 63

64 Resumen jornada anterior Resumen - Automatización - Soluciones - Proceso de implantación - Integración facturas de proveedores - Estandarización Otras Aplicaciones 64

65 electrónica Estandarización: AAPP XAdES También propone (recomendado, no obligatorio) XAdES como procedimiento de firma: XML Advanced Electronic Signatures La firma XAdES es un formato de firma más avanzado, que permite incluir atributos especiales como estados de revocación, timestamp, etc Se aplica sobre ficheros XML siendo el resultado de la firma otro fichero XML con una setiquetas especiales con la firma y sus atributos. Existen soluciones que incorporan esta opción para el proceso de e- Ejemplo de Factura: PDF y Factura XAdES 65

66 electrónica Estandarización: CCI Para facilitar la contratación con los organismos del Estado, la Agencia Estatal de Administración Tributaria (A.E.A.T) ha adoptado el esquema xml, diseñado por el Centro de Cooperación Interbancario (CCI), como formato estándar para realizar las facturas electrónicas. 66

67 Resumen jornada anterior Resumen - Automatización - Soluciones - Proceso de implantación - Integración facturas de proveedores - Estandarización Otras Aplicaciones 67

68 Casos prácticos Algunos casos prácticos en los que hemos trabajado son: Empresa Situación inicial Solución Resultados Confianz Ya trabaja con e- factura 650 Facturas / mes Portafirmas Integrado a un ERP propio Reducción costes administrativos Reducción tiempos Coferdroza facturas / mes U-Sign Server Integración con Navision Reducción costes Mejora eficacia de tareas Reducción espacios físicos almacén Repsol facturas / mes U-Sign Server Importantísima reducción de costes Mejora del cobro Amena Más de 1M Fact / mes U-Sign Server Reducción costes Eficacia en la distribución de los documentos 68

69 Resumen jornada anterior Resumen - Automatización - Soluciones - Proceso de implantación - Integración facturas de proveedores - Estandarización Otras Aplicaciones 69

70 Otras aplicaciones Cifrado Otras Aplicaciones Utilidad: Cifrar el mensaje para que sólo el receptor designado sea capaz de leerlo. 70

71 Otras aplicaciones Cifrado Ejemplo: Cifrado de Correos Emisor de información INTERNET INTRANET Receptor de la información Otras Aplicaciones Cifrado con la Clave pública del receptor Verificación con la Clave pública del emisor con la Clave privada del emisor Descifrado con la Clave privada del receptor 71

72 Otras aplicaciones Cifrado EMISOR RECEPTOR 1 Envío clave pública del receptor Plano Plano Plano Plano Otras Aplicaciones Emisor cifra con clave 3 Envío doc 4 pública del receptor cifrada Receptor descifra con su clave privada 72

73 Otras aplicaciones Visado electrónico Otras Aplicaciones Reducción de costes y tiempos en la transmisión de documentos. legal. Formularios que se envían firmados a una entidad final. Procedimiento de Gestión y sencillo. Sistema Seguro Ejemplo 73

74 Otras aplicaciones Voto electrónico Integridad del Orden de Voto Otras Aplicaciones Permisos de votación Informe del Voto realizado Bloqueo y desbloqueo de usuarios Recuento de voto automático Auditable por terceros Ejemplos 74

75 Otras aplicaciones de Contratos Otras Aplicaciones Garantizar la integridad de los documentos Validez legal Reducción de costes y de tiempo de gestión Permite firmas múltiples Ejemplo: Actos notariales 75

76 Otras aplicaciones Work-Flow Otras Aplicaciones Agilizar los flujos de trabajo entre personas Integrar datos desde o hacia cualquier sistema externo o interno Crear aplicaciones que vinculen a las personas Analizar y gestionar el rendimiento de los procesos con las funciones de gestión de actividad empresarial Organizar y controlar la seguridad de los documentos Ejemplos 76

77 Otras aplicaciones Formulario electrónico Otras Aplicaciones Permite activar funciones especiales para interactuar con Adobe Reader Permite rellenar, anotar, copiar, firmar un documento PDF Captura datos automáticamente para integrar con otras aplicaciones Aumenta la seguridad del documento al permitir Ejemplo 1: Forintel Ejemplo 2: Encuesta Satisfacción 77

78 Otras aplicaciones Single Sign On Reducción de costes de Help Desk Otras Aplicaciones Aumento de Productividad Simplicidad de procesos Reduce la exposición al riesgo de credenciales registradas, credenciales compartidas o credenciales estáticas Con un solo password se puede entrar en las aplicaciones sin necesidad de recordar cada una de las claves Ejemplos 78

79 e-nómina Otras aplicaciones Reducción de costes de distribución y de papel Cada usuario recibe su documento Validez legal Ejemplos Otras Aplicaciones 79

80 Encuesta de Satisfacción Gracias por ayudarnos a mejorar!! 80

81 Más Información edatalia data solutions, s.l. San marcial 50, 4ºD San Sebastián Tlf: