GRUPO DE DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS SPP. ASAMBLEA DE MADRID 29 DE ABRIL 2014

Transcripción

1 GRUP DE DCUMENTS ELECTRÓNICS SPP. ASAMBLEA DE MADRID 29 DE ABRIL 2014

2 ÍNDICE DIGITALIZACIN CERTIFICADA SFTWARE LIBRE. ADMINISTRACIN PUBLICA DISPSITIVS DE ALMACENAMIENT EN ARCHIVS.

3 DIGITALIZACIN CERTIFICADA rden EHA 962/2007 de 10 abril por la que se desarrollan disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas. Art 7 se define como proceso tecnológico que permite, mediante la aplicación de técnicas fotoelectrónicas o de escáner, convertir la imagen contenida en un documento en papel en una imagen digital codificada conforme a alguno de los formatos estándares de uso común y con un nivel de resolución que sean admitidos por la Agencia Estatal de Administración Tributaria La D.Certificada añade al proceso de digitalización la certificación tecnológica de integridad, disponibilidad, fiabilidad y autenticidad

4 REQUISITS QUE HA DE CUMPLIR LA DIGITALIZACIN CERTIFICADA Proceso de digitalización sea realizado por el propio obligado tributario o bien por un tercero prestador de servicios de digitalización, en nombre y por cuenta de aquél, utilizando en ambos casos un software de digitalización certificado Garantice la obtención de una imagen fiel e íntegra de cada documento digitalizado y que esta imagen digital sea firmada con firma electrónica Que el resultado de la digitalización certificada se organice en torno a una base de datos documental y que por cada documento digitalizado se conserve un registro de datos

5 El Software de digitalización certificado tiene que contar con las siguientes funcionalidades: Firma de la base de datos que garantice la integridad de datos e imágenes Acceso completo y sin demora injustificada a la base de datos. A estos efectos, se entiende por acceso completo aquél que posibilite una consulta en línea a los datos que permita la visualización de los documentos con todo el detalle de su contenido

6 Para homologar el software: el solicitante deberá aportar, junto con la solicitud, las normas técnicas en las que se base el procedimiento de digitalización certificada que pretenda homologar, así como los protocolos o normas y procedimientos de seguridad, de control y de explotación referidos a la creación y consulta de la base de datos documental solicitud ante el Director del Departamento de Informática Tributaria de la Agencia Estatal de Administración Tributaria

7 Para homologar el software: se podrá requerir al solicitante para que en el plazo de 10 días, contados a partir del día siguiente al de la notificación del requerimiento, subsane los defectos de que adolezca Podrá efectuar la solicitud a que se refiere este artículo cualquier entidad desarrolladora establecida en España o en cualquier otro Estado miembro de la Unión Europea. el Director del Departamento de Informática Tributaria acordará la homologación del software de digitalización presentado y su inclusión en una lista que se hará pública en la página web de la Agencia Estatal de Administración Tributaria,

8 Pautas importantes La normativa establece el carácter original a los documentos electrónicos resultantes. Permite para documentos tributarios, facturas, la destrucción del papel Es la Agencia Tributaria el organismo homologador del software

9 VENTAJAS DE LA DIGITALIZACIN CERTIFICADA Reduce tiempos de manipulación, localización, recuperación y archivo de documentos Ahorro en el tiempo empleado en dar de alta en el sistema de información los datos de los documentos y ahorra errores en la introducción de datos Minimiza el espacio de almacenamiento Aumenta la seguridad del archivo Posibilita el envío por Agiliza los procesos administrativos Mediante CR se extraen los datos relevantes del documento (nº factura, fecha, base imposible, impuestos, importe total )

10 REST DE TIPLGÍAS DCUMENTALES. N FACTURAS Real Decreto 1671/2009, 6 noviembre, por el que se desarrolla parcialmente la ley 11/2007 de 22 junio de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos Art 44 y art 46 (digitalizaciones de documentos que le dan el carácter de auténtico) 44: CPIAS ELECTRNICAS DE DCUMENTS EN SPRTE N ELECTRNIC Cuando sean realizadas por la Administración, las imágenes electrónicas tendrán la naturaleza de copias electrónicas auténticas, siempre que se cumplan los siguientes requisitos: a) Que el documento copiado sea un original o una copia auténtica. b) Que la copia electrónica sea autorizada mediante firma electrónica c) Que las imágenes electrónicas estén codificadas conforme a alguno de los formatos y con los niveles de calidad y condiciones técnicas especificados en el Esquema Nacional de Interoperabilidad. d) Que la copia electrónica incluya su carácter de copia entre los metadatos asociados. e) Que la copia sea obtenida conforme a las normas de competencia y procedimiento que en cada caso se aprueben, incluidas las de obtención automatizada.

11 ARTÍCUL 46. DESTRUCCIÓN DE DCUMENTS EN SPRTE N ELECTRÓNIC Los documentos originales y las copias auténticas en papel o cualquier otro soporte no electrónico admitido por la ley como prueba, de los que se hayan generado copias electrónicas auténticas, podrán destruirse en los términos: La destrucción requerirá una resolución adoptada por el órgano responsable del procedimiento o, en su caso, por el órgano responsable de la custodia de los documentos, previo el oportuno expediente de eliminación, requerirán informe previo de la respectiva Comisión Calificadora de Documentos Administrativos y posterior dictamen favorable de la Comisión Que no se trate de documentos con valor histórico, artístico o de otro carácter relevante que aconseje su conservación y protección, o en el que figuren firmas u otras expresiones manuscritas o mecánicas que confieran al documento un valor especial.

12 Art 46. Se deberá incorporar al expediente de eliminación un análisis de los riesgos relativos al supuesto de destrucción de que se trate, con mención explícita de las garantías de conservación de las copias electrónicas y del cumplimiento de las condiciones de seguridad que, en relación con la conservación y archivo de los documentos electrónicos, establezca el Esquema Nacional de Seguridad. La destrucción de cualquier tipo de documento diferente de los previstos en los apartados anteriores, se regirá por lo previsto en el Real Decreto 1164/2002, de 8 de noviembre, por el que se regula la conservación del patrimonio documental con valor histórico, el control de la eliminación de otros documentos de la Administración General del Estado y sus organismos públicos y la conservación de documentos administrativos en soporte distinto al original.

13 Ley 10/2010 de 28 abril, prevención del blanqueo de capitales, financiación del terrorismo (privada) Los sujetos obligados (entidades de crédito, registradores de la propiedad, casinos, personas que comercian con joyas, objetos de arte, antigüedades, loterías) conservarán durante un período mínimo de diez años la documentación en que se formalice el cumplimiento de las obligaciones establecidas en la presente Ley. Los sujetos obligados, con las excepciones que se determinen reglamentariamente, almacenarán las copias de los documentos en soportes ópticos, magnéticos o electrónicos que garanticen su integridad, la correcta lectura de los datos, la imposibilidad de manipulación y su adecuada conservación y localización. Esta norma fue muy importante en 2010 ya que a falta de norma precisa los principios de digitalización certificada pueden extenderse a todo tipo de documentos en el sector privado.

14 ADMINISTRACIÓN PÚBLICA Registro GEISER (gestión integrada de servicios de registro) Permite la digitalización certificada. Ministerio de Hacienda y Admón Pública. Las oficinas de registro integradas cumplen por procedimiento los requisitos mínimos de resolución requeridos en la NTI de digitalización de documentos.

15 CNCLUSINES DE DIGITALIZACIN CERTIFICADA rden 962/2007 se toma como referencia para la digitalización certificada de otros documentos en el futuro Las empresas creadoras de software de dig.certificada están implantando parametrizaciones para adaptarlo en un futuro al resto de documentos que no sean facturas Se abre un nuevo horizonte tecnológico que la normativa se aplique a otros ámbitos y documentos y que se permita la eliminación progresiva del papel Pautas son más sencillas para lo que entra de nuevo al Archivo no para aquello dado de alta que la ley no contempla su destrucción de manera clara Coste que supone: precio de la D.certificada, destrucción del papel, conservación con garantías

16 SFTWARE LIBRE. ADMINISTRACIÓN PÚBLICA. ARCHIVS La palabra free, en inglés, tiene 2 acepciones: libertad y gratuidad. Es importante conocer que cuando se hace uso del término software libre, se está haciendo alusión a que el programa se distribuye bajo una licencia que permite a los usuarios aprovecharlo libremente (ya sea de forma gratuita o a cambio de precio). Características del software libre: Ejecutar y usar el software para cualquier propósito Estudiar el programa y adaptarlo a las necesidades del usuario. Distribuir copias. Modificar el programa y liberar las modificaciones al público. Para el ejercicio de estas libertades por los usuarios, se hace necesario que el titular-autor del programa ponga a disposición de éstos el código fuente.

17 VENTAJAS E INCNVENIENTES SFTWARE LIBRE Ventajas: poner a disposición de otros usuarios las aplicaciones informáticas desarrolladas por sí o por medio de terceros El elevado coste de las herramientas informáticas privadas aparición de formas de trabajo y desarrollo basadas en la colaboración Reduce el número de aplicaciones similares Reutiliza aplicaciones informáticas Recicla dichos componentes para crear aplicaciones para otros fines o incluso para otros sectores económicos. Inconvenientes: Menos conocidos que los comerciales Alto conocimiento informático Actualización constante Adaptación a cada centro

18 ADMINISTRACIÓN PÚBLICA La administración actualmente está trabajando en la determinación por el uso racional de los recursos públicos, al obligarse a reutilizar lo ya existente, con el objetivo de reducir los costes asociados y de que dichos recursos puedan utilizarse en procesos que aporten verdadero valor añadido a la gestión pública. Artículo 46 de la ley 11/2007, de 22 de Junio, de Acceso Electrónico de los Ciudadanos a los Servicios Públicos. 1. Las Administraciones Publicas mantendrán directorios actualizados de aplicaciones para su libre reutilización, especialmente en aquellos campos de especial interés para el desarrollo de la administración electrónica y de conformidad con lo que al respecto se establezca en el Esquema Nacional de Interoperabilidad. 2. La Administración General del Estado, a través de un centro para la transferencia de la tecnología, mantendrá un directorio general de aplicaciones para su reutilización, prestara asistencia técnica para la libre reutilización de aplicaciones e impulsara el desarrollo de aplicaciones, formatos y estándares comunes de especial interés para el desarrollo de la administración electrónica en el marco de los esquemas nacionales de interoperabilidad y seguridad.

19 CTT.Centro de Transferencia de Tecnología El Centro de Transferencia de Tecnología (CTT) publica un directorio general de aplicaciones o/y soluciones cuyo objetivo es favorecer la reutilización de soluciones por todas las Administraciones Públicas. Este portal informa de proyectos, iniciativas, servicios, normativa y soluciones que se están desarrollando en materia de Administración electrónica. Además, desde la forja del CTT se permite el desarrollo colaborativo de aplicaciones de las administraciones públicas. Uso: Cualquier Administración Pública, Empresa

20 EJEMPLS. Gestión de contenidos ALFRESC La versión community es gratuita pero no ofrece garantías. La versión enterprise ofrece soporte, pero hay que pagar la licencia. XENA Software de los Archivos Nacionales de Australia que permite trasladar los documentos electrónicos a formato XML con el fin de la preservarlos en el archivo a largo plazo. Xena se combina con otras otra aplicación libre: DPR (Digital Preservation Recorder)

21 Extracción de metadatos Metadata Extraction Tool Este software libre extrae metadatos de diversos formatos de archivos, pdf, imágenes, documentos de texto... y los guarda en xml DC-DT La herramienta gratuita DC-dot extrae y crea metadatos con la estructura del Dublin Core

22 Descripción archivística CD/ISIS es una base de datos desarrollada por la Unesco para la descripción documental o archivística. En España el distribuidor es el CINDC. ICA-AtoM es una aplicación web para en la descripción de archivos basada en las normas del Consejo Internacional de Archivos (ICA). "AtoM" es un acrónimo de "Acceso a la Memoria".

23 PRXIMS DISPSITIVS DE ALMACENAMIENT Se está desarrollando una nueva tecnología que puede suponer una verdadera revolución en los dispositivos de almacenamiento: Discos y cristales holográficos un holograma es una imagen registrada con el uso de una luz coherente, como la de láser, que permite guardar imágenes en tres dimensiones. Inventados por un austriaco en Dennis Gabor. Universidades de klahoma y Edimburgo. España: ICMA: INSTITUT DE CIENCIA DE MATERIALES DE ARAGN(investigación en nuevos soportes de almacenamiento de información)

24 CARACTERÍSTICAS Mayor capacidad Más duraderos Mayor velocidad en la transmisión de la información y recuperación de datos ( como no se registra ni se recupera bit a bit, el acceso es prácticamente inmediato) Menos requisitos técnicos para su acceso Los materiales son insensibles a cambios de temperatura y no pierden prestaciones por su reiterado uso, por lo que parecen contar con suficientes garantías de durabilidad. Ejemplos: calculadoras, tarjetas de crédito, juegos electrónicos, relojes Joyería NY, museos

25 VIDE GRvqk Archivo 2057