INSTRUCTIVO RECEPCIÓN, IDENTIFICACIÓN Y CODIFICACIÓN DE DONANTES DE SANGRE

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1 BANCO Y UNIDAD 1. OBJETIVO: Garantizar una atención que brinde una atención de calidad y que cumpla con requisitos de oportunidad, seguridad y eficiencia en la atención a los donantes en la etapa previa a la entrevista para su selección en el Hospital Regional de Arica Dr. Juan Noé Crevani. 2. RESPONSABILIDADES: Responsable y ejecución. Secretaria o Técnico Paramédico de donantes es responsable de la recepción del documento de identificación y entrega de informativo previo a la donación. Administrativo o Técnico Paramédico de donantes es responsable del ingreso de datos básico de los donantes de sangre al sistema computacional de COLFIJA. Responsabilidad del encargado. Tecnólogo Médico de la Sección de Atención Donantes es responsable de velar por el estricto cumplimiento del documento, como también, de efectuar y proponer las modificaciones que en la práctica se precise. Responsable del monitoreo y evaluación: Encargado de Calidad del SCR Banco de Sangre es responsable de la evaluación periódica del protocolo de trabajo, revisar registros y el logro de indicadores del procedimiento. 3. TERMINOS Y DEFINICIONES Vínculo: Unión o nexo entre los datos personales del donante con su código de donación (identificación y codificación). Donación altruista (Voluntaria): sangre proveniente de personas que la donan de manera libre y voluntaria, sin recibir dinero ni cualquier otra forma de pago a cambio. Donante altruista de primera vez (nuevo u ocasional): aquella persona que asiste de manera libre y voluntaria a donar sangre por primera vez o después de dos años desde su última donación. Donantes atendidos: personas que se presentan a un sitio de atención de donantes con la intención de donar sangre, quienes después de ser sometidos por el profesional a cargo a una entrevista de selección completa o incompleta, son aceptados o rechazados como donantes de sangre. Donante Repetido: aquella persona que asiste más de una vez a donar sangre. Versiones impresas de este documento, son No Controladas y sólo para usarse como referencia. Pág. 1 de 7

2 BANCO Y UNIDAD 4. REFERENCIAS. PROCEDIMIENTO DE RECEPCION DE DONANTES POE CSV DESARROLLO. 5.1 Descripción. RECEPCIÓN DEL DONANTE El personal de recepción debe estar atento y priorizara la atención de los donantes. En colecta, se atenderá a los donantes en horario programado. Recibir a los donantes con una actitud cordial y amable. Entregar Informativo antes de donar Sangre con el objetivo de: - Que el donante se autoexcluya después de leer el informativo, al ver que no cumple con los requisitos para la donación. - Que tenga una idea de lo que se tratará en la entrevista, extracción, consentimiento, reacciones adversas y tiempo de duración del proceso de la donación. El personal de recepción está capacitado para informar sobre los requisitos que debe tener el donante con respecto al: peso, edad e intervalos de tiempo entre donación, previa consulta al tecnólogo médico podrá sugerir otra fecha para qué vuelva a donar. En caso que el donante esté en ayunas, ofrecer alimento disponible en el banco de sangre o en la colecta móvil. En caso de que hubieran muchos donantes, explicar que deberá esperar un tiempo aproximado de x minutos y que se atenderá por orden de llegada, a excepción de los Donantes Voluntarios que se les dará la preferencia. IDENTIFICACIÓN DEL DONANTE Después que el donante ha leído el informativo, se le solicita que ingrese al servicio junto a su cédula de identidad (o cualquier documento de identificación que incluya nombre, RUT y fotografía) para la comprobación e ingreso de los datos básicos al sistema informático COL FIJA, de acuerdo al Poe Procedimiento del Uso del Sistema Informático de Donantes. En caso de los donantes repetidos, consultar si ha cambiado alguna información de sus datos personales y actualizarlo en el sistema informático, así como también marcarlo en su Ficha de donación. Versiones impresas de este documento, son No Controladas y sólo para usarse como referencia. Pág. 2 de 7

3 BANCO Y UNIDAD CODIFICACIÓN DEL DONANTE Tomar un set de número de donación, e ingresarlo al sistema informático Col fija. Aquí se crea el 1º vínculo: Donante Donación, se solidariza el set de etiquetas a la ficha de donante de sangre. Colocar en la impresora el formulario Ficha donante de sangre e imprimir sus datos de identificación a través del sistema informático Col fija. Cuando se recepciona al donante y no hay computador, o surgen fallas técnicas y/o eléctricas, la información se registra en forma manual, y los datos se traspasan al sistema informático al término de la colecta o una vez solucionada la falla. Si no se cuenta con impresora se debe escribir en la ficha todos los datos del donante e inmediatamente registrar el número de donación. Se adjuntara, mediante clip a la ficha de donante el set de etiquetas previamente solidarizada. Tomar un Cuestionario, desprender del set de etiqueta la etiqueta que dice Encuesta y pegarla en el cuestionario. Entregar al donante, verificando la correspondencia de identidad y número de donación de ambos documentos: Ficha de donante de sangre con sus datos y número de donación registrados. Cuestionario con etiqueta de número de donación adherida. Solicitar al donante que: - Verifique que sus datos estén correctos. - Que debe leer el consentimiento informado y contestar de manera personal las preguntas del Cuestionario que dice Para ser contestado por usted, marcando la respuesta SI o NO. - En el reverso del cuestionario dice Para ser contestado con el profesional en la entrevista. Devolver el carnet de identidad al donante e indicarle que espere su turno para ser entrevistado. Si en la sala de espera no se dan las condiciones para contestar las preguntas del Cuestionario indicarle que las lea y que las responda con el profesional durante la entrevista. La recepción al donante concluye en el momento que pasa a la sala de entrevistas. Versiones impresas de este documento, son No Controladas y sólo para usarse como referencia. Pág. 3 de 7

4 BANCO Y UNIDAD 5.2 Materiales y equipamiento. Informativo antes de donar sangre. Fichas de donante de sangre. Cuestionario Números de donación autoadhesivos (etiqueta donación con códigos de barra). Computador y/o notebook. Impresora. Lector código de barra. 5.3 Indicadores de Monitoreo y Evaluación. Nombre: Porcentaje de Vínculos bien realizados Indicador: Fuente: Número de vínculos correctamente realizados Número de donantes de sangre que acceden a la entrevista con tecnólogo médico en mismo periodo Planilla de vínculos diaria X 100 Periodicidad: Mensual Umbral de cumplimiento : 100% Versiones impresas de este documento, son No Controladas y sólo para usarse como referencia. Pág. 4 de 7

5 BANCO Y UNIDAD 5.3 Flujograma: Versiones impresas de este documento, son No Controladas y sólo para usarse como referencia. Pág. 5 de 7

6 BANCO Y UNIDAD 6. REGISTROS. Nombre del Registro Identificación Llenado Acceso Mantención Almacenamiento Sistema computacional Colfija TM, TPM. Personal del SCR Banco de Sangre Forma digital SCR Banco de Sangre 7. DISTRIBUCIÓN. Dirección. SCR Banco de Sangre. Oficina de Asesoría Jurídica. Oficina de Calidad y Seguridad del Paciente. 8. MODIFICACIONES. Párrafo que se modifica Página Fecha Indicadores de monitoreo y evaluación. Se desarrolla mejoramiento en la expresión escrita de los procesos de recepción, identificación y codificación de los donantes de sangre Abril 2012 Junio 2013 Versiones impresas de este documento, son No Controladas y sólo para usarse como referencia. Pág. 6 de 7

7 BANCO Y UNIDAD Versiones impresas de este documento, son No Controladas y sólo para usarse como referencia. Pág. 7 de 7

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