Residencial Las Arboledas, Complejo Los Amates, Block P #95, Colon, La Libertad. Tel.: (+503) Correo: Info@grupoprodigi.

Transcripción

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2 San Salvador, 07 de junio de A quien interese. Presente. Reciban un cordial saludo y los mejores deseos de éxitos en el desempeño de sus funciones diarias, esperando que tenga un excelente día lleno de bendiciones. Por medio de la presente me permito hacer de su conocimiento lo referente al sistema de control de alumnos llamado SIGA (Sistema Integral de Gestión Académica), para el manejo óptimo del Registro Académico institucional, el cual consta de diseño, creación, desarrollo, implementación y mantenimiento del trabajo que a continuación se detalla: Se desarrolla un sistema de notas en ambiente web de calidad que se puede ejecutar desde cualquier navegador, con el objeto de llevar un mejor control de la información del alumno, notas, información de los padres o encargados, información de los docentes, etc.; además cumple con las disposiciones del Ministerio de Educación de El Salvador, siendo el programa institucionalizado. Los módulos que tiene el sistema SIGA son: a. Módulo de Administrador del sistema. Este módulo o usuario de Administrador, viene integrado en el sistema, ya que lleva el control de la información general, como por ejemplo: la nota mínima de la institución, crea, controla y asigna los permisos de los usuarios para los módulos incluidos en el sistema, personalizado con la información de usuarios asignados de la institución, etc. Dentro de las opciones que incluye este módulo están: Creación de usuarios y asignación de permisos por usuario o por modulo. Bitácora de procesos de usuarios.

3 Creación de respaldo de base de datos. Personalización de documentos. b. Módulo de Admisión: Consiste en la recepción de la información de las visitas que posteriormente se convierte en alumnos de la institución. Cambiar su clave personal. Ingreso de nuevo alumno y grupo familiar. Búsqueda de visitas, alumnos y grupo familiar. Sistema de atención al estudiante / padre de familia. Dentro de los reportes están: Autorización de matrícula. Alumnos con descuento. Estado de cuentas de alumnos. Boleta de matrícula de crédito o de contado. Resumen de alumnos matriculados. Alumnos matriculados. Reservas y pre matriculas. c. Módulo de Colecturía: Este módulo consiste en el cobro de mensualidades de los alumnos, así como el ingreso de colectores de bancos, creación de cuentas por cobrar, etc. Cambiar su clave personal. Búsqueda de alumnos para cobro de mensualidades, otros servicios o matricular nuevo año. Búsqueda de visitas para matricular. Generación de talonarios de cobros para alumnos. Creación de cuentas por cobrar. Dentro de los reportes están: Estados de cuenta. Reporte Declaración de Renta para padres de familia. Reporte de alumnos matriculados por año. Reporte de visitas no matriculadas por año. Reporte de alumnos retirados por año. Reporte de colectores. Descuentos por alumnos.

4 Reporte de otros ingresos. Reporte de mora. Reporte de cuotas. Reporte de pagos adelantados. Refinanciamientos. Retiros de alumnos. Anulación de facturas. Pre matricula: Nueva pre matricula. Abono a pre matricula. Modificación de pre matricula. Impresión de talonario de pre matricula. Ingreso de colectores. Cierre diario. Reimpresión de comprobantes de facturas y recibos. Pago de otros servicios. d. Módulo de Registro Académico Consiste en la recepción de la información de las visitas que posteriormente se convierte en alumnos de la institución; también este módulo se encarga de llevar la información del alumnos, así como notas, expediente, información de los padres y profesores, reportes para MINED, etc. Dentro de las opciones que incluye este módulo están: Creación de alumnos nuevo. Asignación de alumno a sección. Ingreso y modificación de notas de los alumnos. Creación de profesores por año. Ingreso de información de profesores. Asignación de profesores a grado y materias. Visualización del expediente del alumno. Creación de grupo familiar. Ingreso de notas Autorización de matrícula. Retiro de alumnos. Creación de materias por año. Agrupación de materias. Activación de periodo de ingreso de notas. Matricular nuevo alumnos a nuevos años.

5 Pasar información del año anterior a nuevo año. Reportes: Registro de evaluación y rendimiento escolar. (Para MINED) Cuadro Finales de Promoción De educación básica y Bachillerato. (Para MINED) Planta docente. (Para MINED) Boleta de captura de datos. (Para MINED) Boleta Censo Escolar. (Para MINED) Estadística de alumnos matriculados. Listas de asistencia. Lista de orientador, grado y sección. Consolidados de notas. Cuadros auxiliares. Reporte de notas. Reporte de alumnos retirados por año. Importe de notas MINED - SIRAE. Cuadro de lugares. Promedios educativos. Sistema de advertencia. e. Módulo de Alumnos: El cual se visualizara por medio de la página web de la institución, ya sea en la que poseen o se puede trabajar en una nueva página. Cambiar su clave personal. Ver avisos enviados por la dirección, coordinación o profesores. Las tareas que dejan los maestros para que haya un mejor control de lo que el maestro deja. Calificaciones, las notas de los alumnos representadas en un cuadro. Estado de cuentas, información financiera del alumno, mensualidades canceladas, faltantes, cuentas x cobrar, etc. Circulares enviadas a través del SIGA para que puedan ser visualizadas por el alumno o el padre de familia, esto sirve también para que la institución no haga un gasto innecesario en papel. f. Módulo de Profesores: Este módulo es para los profesores de la institución, ellos pueden ver o ingresar información de las materias o sección asignada al profesor.

6 Dentro de las opciones que incluye este módulo están: Visualizar las notas de los alumnos asignados. Visualizar listas de asistencia de los grados asignados. Ingreso de notas de los alumnos. Crear avisos para los alumnos ya sea a todos los alumnos, por nivel o por grado, y visualizarlas para modificación o eliminación. Crear o enviar tareas a los alumnos que le correspondan. Visualizar las notas de los alumnos asignados. Ingreso de notas de los alumnos. g. Módulo de Coordinadores: Este módulo es para los coordinares por nivel de la institución. Cambiar su clave personal. Crear y enviar circulares a los alumnos ya sea a todos los alumnos, por nivel o por grado, y visualizar las circulares para modificación o eliminación. Ingreso de notas de los alumnos. Crear avisos para los alumnos ya sea a todos los alumnos, por nivel o por grado, y visualizarlas para modificación o eliminación. Ingreso de información de profesores a que grado y que materias darán clase. Visualización de reporte de notas. h. Módulo de Director: Este módulo es para que el director pueda ver la información de primera mano, así podrá visualizar todo lo referente al alumno. i. Cambiar su clave personal. ii. Visualizar toda la información del alumno. i. Capacitación al personal. Se capacitara al personal para el uso del sistema.

7 j. Manuales de usuarios. Se dejaran manuales que contiene información del uso del sistema por modulo. k. Migración de información. Se incluirá la migración de la información del anterior sistema al SIGA; información que será proporcionada por la institución. En caso que se tenga que descargar la información de otro sistema por nuestra parte tiene un costo adicional. DESARROLLO DEL TRABAJO. El sistema tendrá un tiempo de entrega de 6 semanas; comenzando al momento ser aceptada la propuesta (Ya incluido el periodo de prueba). La forma de pago será 50% aceptada la oferta y 50% 6 semanas después de haber comenzado el trabajo. Dentro del presupuesto, se incluye el diseño, creación, desarrollo y licenciamiento del sistema y base de datos. Mantenimiento y licenciamiento del SIGA por 1 año sistema. TÉRMINOS, CONDICIONES Y RESTRICCIONES DEL TRABAJO. a. Sobre las condiciones de pago y tiempo de entrega. I. El pago se hará en dos partes de 50% cada una en las fechas siguientes y. De no cumplirse el pago y está el sistema en funcionamiento, estos dejaran de estar en línea hasta que el pago sea efectuado. I El hosting (Lugar donde se aloja el sistema) y el dominio tienen una vigencia de un año a partir de la compra de estos, luego de cumplido ese año es necesario renovar los derechos; caso contrario este queda libre y podrá ser usado por alguien más. De solicitar el sistema de manera local, se entregara una maquina con los requerimientos que GRUPO PRODIGI estime conveniente para el uso

8 de este y será manejada por GRUPO PRODIGI y tendrá un costo adicional, ya que la maquina se entregara en calidad de comodato. b. Sobre la programación. I. La programación, código y archivos fuentes del sistema quedan siempre a favor de la GRUPO PRODIGI, por lo que solo se da el licenciamiento del sistema por 1 año a la institución; en caso de que ya no se renueve el contrato, ver información sobre renovación. I El sistema es ajustable a las necesidades de la institución, se trabaja en base a los requerimientos que esta tenga. Después de terminada la implementación del sistema y se desea un nuevo reporte, este tendrá un costo adicional y el periodo de entrega se determinara al momento de solicitarlo. c. Sobre capacitaciones y manuales de usuarios. I. Los manuales de usuarios se entregara una copia en físico, además se dejara una copia en cada módulo para ayuda de los usuarios. La capacitación que se impartirá tendrá una duración según criterio de la institución, y se hará en grupos dependiendo de la cantidad de personas a capacitar. d. Sobre el mantenimiento y soporte: I. El mantenimiento es de un año partir de la adquisición del licenciamiento del sistema. I De solicitar soporte o mantenimiento, el periodo de respuesta es de 24 a 48 horas. El mantenimiento de la base de datos (Back Up), se realizara una vez a la semana, y se dejara una opción para que el usuario administrador del sistema pueda realizar una copia de las notas y la información del alumno.

9 IV. El mantenimiento del servidor local, de solicitarse, se hará una vez al mes y si este presentara desperfectos por mal manejo o manipulación de parte de la institución, se hará efectivo el cobro del valor del equipo. e. Sobre la renovación de contrato: I. La renovación de contrato del SIGA, será solicitada 30 días antes de cumplir el año de haberlo solicitado el licenciamiento y comodato del servidor. I De no solicitar o querer renovar contrato del SIGA, se dejara acceso al sistema por un periodo de 2 semanas a partir de la fecha de término del contrato para que puedan estar visualizando la información. De no renovarse el contrato se dejara la información en formato digital (CD o DVD) y en archivos según se estime conveniente. Esperando poder colaborar con usted y su empresa en el logro de sus objetivos, agradeciendo de antemano su atención y sin otro en particular por el momento, quedamos a su disposición para cualquier consulta. José Alejandro Torres A. Director General. GRUPO PRODIGI.