EL PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACION 2.015

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1 Página: 1 de 12 EL PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACION 2.015

2 Página: 2 de 12 CONTENIDO 1. Objetivo Alcance Responsable Definiciones CONTENIDO Introducción Objetivos Específicos Marco Legal Misión Institucional... Error! Marcador no definido. 5.5 Visión Institucional... Error! Marcador no definido. 5.6 Metodología de Trabajo Fases del Plan Institucional de Capacitación y Formación Diagnóstico de Necesidades Estrategias Programación Mecanismos de Autocontrol, Control, Seguimiento y Evaluación Documentos de Referencia Historial de modificaciones CONTROL DE DOCUMENTO Anexos... 12

3 Página: 3 de 12 PLAN INSTITUCIONAL DE CAPACITACIÓN Y FORMACIÓN DE LA ALCALDÍA DE CONCEPCIÓN 1. Objetivo Formular el Plan Institucional de Capacitación y Formación para el personal de la Alcaldía, con el fin de fortalecer las capacidades: conocimientos, habilidades y aptitudes de los funcionarios, para desempeñar con mayor eficiencia y eficacia sus funciones, y por ende mejorar el desempeño institucional. 2. Alcance El documento es un apoyo para las actividades de capacitación y formación a todo el personal de la Alcaldía de Concepción. 3. Responsable Todos los funcionarios de la alcaldía 4. Definiciones 4.1 Aptitud: Capacidad para operar competentemente en una determinada actividad. Suficiencia o idoneidad para obtener y ejercer un empleo o cargo. 4.2 Capacitación: Conjunto de procesos orientados a reforzar y complementar la capacidad cognitiva y técnica de los servidores públicos. 4.3 Compromiso organizacional: Nivel en que un empleado se identifica con la organización y desea seguir participando activamente en ella. 4.4 Formación: Son procesos encaminados a facilitar el desarrollo integral del funcionario, potenciando actitudes, habilidades y conductas, en sus dimensiones: ética,

4 Página: 4 de 12 creativa, comunicativa, crítica, sensorial, emocional e intelectual, para incrementar los niveles de eficiencia y competitividad del empleado. 4.5 Educación Formal: Es la que se imparte en establecimientos educativos aprobados, en una secuencia regular de ciclos lectivos, con sujeción a pautas curriculares progresivas y conduce a grados y títulos. Hace parte de este tipo de educación: básica secundaria, media vocacional y superior (Pregrado y Postgrado). (Ley 115/94). 4.6 Educación Informal: Es todo conocimiento libre y espontáneamente adquirido, proveniente de personas, entidades, medios masivos de comunicación, medios impresos, tradiciones, costumbres, comportamientos sociales y otros no estructurados. 4.7 Educación No Formal: Es la que se ofrece con el objeto de complementar, actualizar, suplir conocimientos y formar en aspectos académicos o laborales sin sujeción al sistema de niveles y grados establecidos para la educación formal. 4.8 Parámetro: Dato o factor que se toma como necesario para analizar o valorar una situación. 5. CONTENIDO 5.1 Introducción El desempeño eficaz, eficiente y efectivo de las instituciones depende fundamentalmente de aquellos recursos que les permitan cumplir sus objetivos y metas, ya sean humanos, financieros y físicos. Toda Alcaldía tiene la responsabilidad de velar por sus recursos, y en tal sentido el humano representa un papel muy importante, pues son precisamente los

5 Página: 5 de 12 funcionarios los encargados de vigilar que los demás recursos sean utilizados adecuadamente y por ende son los que generan el resultado de las operaciones. En ese contexto, La Alcaldía de Concepción como toda entidad pública cuenta con unos objetivos institucionales que debe alcanzar, por medio de planes, programas y proyectos. El logro de tales objetivos se puede ver afectado por deficiencias en las competencias como la educación, formación y habilidades conocimientos del personal administrativo, lo que se podría traducir en un personal desmotivado, impidiendo el desempeño optimo del Alcaldía; por tal razón es importante que el factor humano esté preparado para tal fin. De acuerdo con lo anterior, es fundamental que a los funcionarios se les proporcione la atención necesaria para que desempeñen sus funciones eficazmente; la capacitación es uno de los mejores medios para conseguirlo, pero para que sea realmente adecuada, debe estar fundamentada en un diagnóstico de necesidades de capacitación. Por otra parte, el Sistema de representa la herramienta esencial para la evaluación y mejoramiento de la gestión pública, puesto que permite a los organismos de dirección y gobierno, verificar que todas las actividades y operaciones se lleven a cabo de acuerdo a las normas vigentes, en cumplimiento de las metas y objetivos institucionales. En tal sentido, el Desarrollo del Talento Humano es el elemento de control, que tomado como política institucional conlleva a logro de una planta de personal competente, idónea y capaz de proporcionar servicios que respondan a las necesidades de la comunidad; así como de solucionar dificultades que surgen en el entorno laboral y social; y poder de esta manera fortalecer el Sistema de Control Interno, logrando por ende, el cumplimiento de los objetivos. Así la capacitación se convierte en una herramienta esencial para la gestión y el desarrollo del factor humano, ya que proporciona a los funcionarios la oportunidad de fortalecer sus competencias, habilidades y conocimientos, con el propósito de desempeñar con mayor eficiencia y eficacia las funciones que se les asignan, y por consiguiente mejorar el desempeño institucional.

6 Página: 6 de Objetivos 1. Diagnosticar las necesidades de capacitación y formación del personal administrativo de la Alcaldía. 2. Definir los objetivos del plan institucional de capacitación y formación del personal administrativo de la Alcaldía. 3. Definir las estrategias de implementación del plan institucional de capacitación y formación del personal administrativo de la Alcaldía. 4. Diseñar la programación referente a la aplicación del plan institucional de capacitación y formación con base en las áreas temáticas y el presupuesto. 5. Proponer los parámetros para efectuar el autocontrol, control, seguimiento y evaluación al plan institucional de capacitación y formación. 6. Definir capacidades para la toma de decisiones en situaciones complejas frente a las cuales el funcionario deberá proponer soluciones efectivas. 7. Socializar ante los diferentes grupos de interés el documento de trabajo para mejorarlo. 5.3 Marco Legal Los fundamentos legales y reglamentarios bajo los cuales se sustenta la capacitación y formación de los servidores públicos son los siguientes: Constitución Política de Colombia (Artículo 54). Ley 30 de 1992 (Artículos 28 y 29, literal a), en lo que respecta al principio de autonomía ciudadana. Ley 734 de 2002, Por la cual se expide el Código Disciplinario Único. Establece: ARTÍCULO 33. DERECHOS. Además de los contemplados en la Constitución, la

7 Página: 7 de 12 Ley y los reglamentos, son derechos de todo servidor público: ( ) 3. Recibir capacitación para el mejor desempeño de sus funciones. Ley 115 de 1994, Por la cual se expide la ley general de educación. Modelo Estándar de MECI 5.4 Metodología de Trabajo La Alcaldía del Concepción en cumplimiento a la implementación del MECI, en lo que respecta al elemento de control denominado Desarrollo del Talento Humano, proyectará el Reglamento de Capacitación y Formación para el personal del Alcaldía, que oriente los procesos de capacitación y formación, en el cual se fijen las normas y procedimientos aplicables a dichos procesos. Una vez establecido el Reglamento de Capacitación y Formación, se procederá a formular el Plan Institucional de Capacitación y Formación (ver Manual de Capacitación). La metodología para la formulación del Plan Institucional de Capacitación y Formación para el Personal de la Alcaldía, se efectuara mediante la metodología que presenta el Departamento Administrativo de la Función Pública, buscando una mayor cobertura y facilitando un buen trabajo en equipo, para esto se efectuara una investigación descriptiva, ya que se busca especificar las propiedades importantes de los funcionarios realizando un análisis y evaluación de diversos aspectos, dimensiones o componentes del fenómeno a investigar. Es importante notar que la descripción del estudio puede ser más o menos general o detallada. Dicha investigación se ejecutara y desarrolla en cinco Fases. Cada una de ellas contiene lineamientos que deben desarrollarse secuencialmente para identificar las necesidades de capacitación y formación individuales y de cada dependencia, definir objetivos, estrategias, establecer la programación y el presupuesto y determinar los mecanismos de control y evaluación del plan; y así poder precisar de manera clara la formulación del plan, para su posterior implementación.

8 Página: 8 de Fases del Plan Institucional de Capacitación y Formación Para la formulación del Plan se deberá seguir las siguientes fases: (Ver gráfico) Grafico 1. fases del plan de capacitación La Alcaldía diseñará el proceso que estará inmerso en el manual de procesos y procedimientos donde contenga las orientaciones que paso a paso indicarán como formular el Plan Institucional de Capacitación y Formación para La Alcaldía de Concepción.

9 Página: 9 de Diagnóstico de Necesidades El plan que se formula para La Alcaldía de Concepción, se centraliza en mejorar los procesos deficientes a través de la especialización del personal administrativo de planta, como única población vinculada a la Alcaldía de forma permanente e idónea de aplicar lo aprendido para generar el cambio que es necesario para adelantar los procesos con eficiencia y eficacia; garantizando la actualización de los conocimientos y el mejoramiento continuo de las competencias laborales para responder a las permanentes y crecientes exigencias de la comunidad de Concepción. 5.9 Estrategias El Plan de Capacitación se realizó de acuerdo con los proyectos de aprendizaje por equipos y la encuesta de necesidades básicas de capacitación. a. Población objetivo: La población Objeto estaría conformada por los funcionarios de planta de la alcaldía Municipal de Concepción Santander. Capacitación/Formación colectiva (más de 10 funcionarios). Capacitación personalizada. La capacitación y formación se podrá desarrollar de carácter abierto (para todos los funcionarios que quieran participar) o de carácter cerrado (para un grupo de funcionarios específicos). b. Modalidad de capacitación y formación: Conferencias, Foros (Eventos de corta duración, máximo de 10 horas). Seminario, Talleres (duración de 10 a 40 horas). Cursos.

10 Página: 10 de 12 c. Aprendizaje a distancia: El funcionario obtenga un aprendizaje a ritmo propio; por medio de reuniones de análisis, ejercicios de observación, apoyado en material didáctico como folletos, videos, libros, programas de multimedia. d. Alianzas estratégicas: Llegar a acuerdos con otras entidades (públicas o privadas) para la realización de eventos de capacitación con miras a lograr mayor cobertura, obtener mayores beneficios institucionales, mejorar la calidad de los programas académicos, disminuir el costo. Entidades con las que se pueden formar alianzas o acuerdos: Comfenalco Cajasan Escuela Superior Administración Pública. ESAP Servicio Nacional de Aprendizaje SENA e. Se formarán grupos de trabajo: coherentes a las funciones que desempeña cada funcionario y obedeciendo al tema de capacitación y formación. Con el fin de no obstaculizar el funcionamiento institucional de La Alcaldía de Concepción Programación La programación se hará de acuerdo a lo establecido en los proyectos de aprendizaje y las capacitaciones priorizadas para fortalecer el aprendizaje individual se realizarán de acuerdo con el cronograma de las instituciones que prestaran el servicio de capacitación y se realizara el cronograma en cuanto se apruebe el curso, taller, diplomado, y en algunos casos específicos el pregrado y posgrado, teniendo en cuenta que para esta modalidad el presupuesto saldrá de la persona interesada en hacer el pregrado o posgrado. Teniendo en cuenta que la Alcaldía no tiene presupuesto para coadyudar al servidor público con los costos educativos, está se compromete en facilitar por lo menos los permisos que sean necesarios para que el personal adelante sus estudios, siempre y cuando estos

11 Página: 11 de 12 permisos no atenten contra la ley y el reglamento interno que rige al La Alcaldía de Concepción 5.12 Mecanismos de Autocontrol, Control, Seguimiento y Evaluación Para un efectivo desarrollo y mejoramiento del plan institucional de capacitación y formación, se implementaran las siguientes medidas de autocontrol, control y evaluación. Los funcionarios inscritos en el proceso de capacitación y formación deberán presentar constancia de permanencia y certificados de calificaciones de sus respectivos estudios. Cuatrimestralmente se analizaran los beneficios, progresos o dificultades que han surgido a partir del inicio del plan; estos resultados se discutirán y si es necesario se procederá hacer los respectivos ajustes al plan. Cada funcionario participe del proceso de capacitación y formación tendrá el compromiso de expresar sus ideas para mejorar los procesos del plan, a partir del punto de vista de lo experimentado y hallado en su proceso de capacitación. La Alcaldía de Concepción participará activamente en el control y seguimiento del Plan Institucional de Capacitación y Formación para asegurar su cumplimiento dentro los parámetros establecidos. 6. Documentos de Referencia Programa de bienestar social laboral. Manual de procedimientos de capacitación. 7. Historial de modificaciones Aquí se citan los cambios que ha tenido el documento por la actualización de su versión, en el siguiente cuadro:

12 Página: 12 de 12 CONTROL DE CAMBIOS VERSION FECHA DESCRIPCION DEL CAMBIO RESPONSABLE DE LA APROBACIÓN 8. Control de Registros Aquí se encuentra la información base de los registros que pertenecen al documento y asean internos o externos, se relacionan los registros que genera un documento y se identifica su control de la siguiente forma: CODIGO NOMBRE RESPONSABLE ALMACENAMIENTO TIEMPO DE RETENCION DISPOSICION FINAL 9. Anexos Formato individual de necesidades de capacitación Proyectos de Aprendizaje por Equipos Consolidado de proyectos de aprendizaje Formato individual de necesidades de capacitación Manual de procedimiento de capacitación

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