CONVOCATORIA 2007 Spanish Wine Cellar & Pantry

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1 CONVOCATORIA 2007 Spanish Wine Cellar & Pantry ÍNDICE Presentación 2 Desarrollo del Programa 3 Recepción de información y selección de Participantes 3 Folleto y página Web 3 Evento en Nueva York y San Francisco 4 Información General del Programa 5 Requisitos, criterios de selección y pasos a seguir 7 Calendario 9 Modelo de Hoja de Información Forma de Pago 12 Muestra del folleto del Programa

2 PRESENTACIÓN La Oficina Económica y Comercial de España en Nueva York y sus departamentos de Vinos Wines from Spain y Alimentos Foods from Spain, le invitan a participar en el Programa The Spanish Wine Cellar & Pantry (en español La Bodega y la Despensa españolas ). Este Programa es una herramienta de prospección para empresas españolas productoras o comercializadoras de vinos, licores, bebidas o alimentos interesadas en introducir sus productos en EE.UU. o en ampliar su distribución en este mercado. Este programa ofrece a la empresa participante contacto directo con los importadores de EE.UU. interesados en productos españoles del sector del vino y alimentación. El programa incluye las siguientes actividades: 1. Mailing de un folleto a importadores, distribuidores, mayoristas, prescriptores de opinión y agentes de vinos y alimentos en EE.UU. con los datos de las empresas participantes, fotografías, breve descripción de los productos y formulario de respuesta. Inserción del folleto en revistas especializadas del sector y distribución en ferias y eventos de ambos sectores. 2. Publicación de la página Web para promocionar el Programa y facilitar a los importadores información individualizada de los productos de las empresas participantes. Cada empresa contará con un nombre de usuario y una contraseña personal con la que acceder a su lista de resultados que recoge la información de los importadores que se hayan interesado por sus productos. 3. Eventos en Nueva York y/o San Francisco. En cada ciudad se organiza una degustación dirigida a profesionales y prensa especializada del sector del vino y la alimentación en EE.UU. El programa admite participación en una o dos ciudades. Los departamentos Wines From Spain y Foods from Spain editarán y distribuirán el folleto, la página Web y organizarán los eventos en Nueva York y San Francisco. El precio del Programa Spanish Wine Cellar & Pantry es de US $1.500 por participación en una ciudad y de US $ en dos ciudades con un máximo de tres productos. Este precio incluye inserción en el folleto, mailing, distribución en revistas y ferias, página Web, promoción y evento. 2

3 DESARROLLO DEL PROGRAMA I. RECEPCIÓN DE DOCUMENTACIÓN Y SELECCIÓN DE PARTICIPANTES a) Recepción de documentación requerida: Hoja de Inscripción, Fotografías y Hoja de Información. b) Selección de empresas participantes. c) Recepción del Comprobante de Pago Bancario. II. FOLLETO Y PÁGINA WEB A) Publicación del folleto y página Web del Programa, El folleto incluye los datos de la empresa, fotografías e información de los productos. En las páginas 14 y 15 de este documento encontrará una muestra del folleto. Además, en la página Web, cada empresa tendrá una página individual donde aparecerán los datos de la empresa, los productos con fotografía y la Hoja de Información (company brochure) correspondiente, le sugerimos visite las páginas Web / B) Se realizará un mailing nacional del folleto a aproximadamente importadores de vinos y de alimentos. El importador puede contactar directamente con la empresa que le interese o remitir a esta Oficina un FORMULARIO DE RESPUESTA (RESPONSE FORM) solicitando información sobre la empresa. 3

4 III. EVENTO El objeto de estos eventos es dar a conocer el producto a importadores y demás profesionales del mercado del vino y alimentos en EE.UU., así como ofrecer al productor español un contacto directo con los profesionales del sector y ampliar sus conocimientos sobre este mercado. Descripción del evento: The Spanish Wine Cellar & Pantry 2007 es una degustación de vinos y alimentos donde las empresas españolas participantes presentan sus productos a los profesionales del sector. El número máximo de productos a presentar es de tres vinos o alimentos, que deberán ser los que aparezcan en el folleto. Se invitará a importadores y distribuidores de todo el país y a profesionales de los sectores: dueños de restaurantes, sommeliers, compradores de alimentos, de vinos y prensa especializada. Fecha y Horario: Los eventos se celebrarán durante la semana del 23 de abril de 2007 (martes y jueves ó lunes y miércoles). El lugar, fecha y horario del evento se anunciarán a mediados de febrero de 2007, de modo que la empresa participante disponga de suficiente tiempo para los preparativos. Conceptos incluidos en el precio del programa: Organización del evento: alquiler del local, decoración, mesa, catering, invitaciones, gestión de entradas, etc. En el caso de vinos, transporte de las botellas de vino del expositor desde un puerto español a determinar hasta el lugar del evento. El número máximo será de 36 botellas por mesa para cada evento (3 cajas de 12 botellas). Promoción del evento Spanish Wine Cellar & Pantry a través del folleto, publicidad en revistas, páginas Web y e-newsletters de ambos sectores. Obligaciones del expositor: Preparar y atender la mesa durante el tiempo que dure el evento. La persona encargada de la presentación de los productos deberá dominar la lengua inglesa o estar asistida por un intérprete (La Oficina dispone de una lista de intérpretes). Enviar el vino al puerto español que se indique en las fechas que se le comuniquen. Las empresas de alimentación tendrán que enviar las muestras al lugar del evento en EE.UU. (La Oficina sugerirá una empresa de transporte). Cumplir la normativa norteamericana para enviar muestras de vino o alimentos, según el caso, a EE.UU. (inscripción en el registro de la FDA). Para más información al respecto, pónganse en contacto con el Departamento de su interés, Vinos o Alimentos, en 4

5 INFORMACIÓN GENERAL I. Qué INFORMACIÓN recibe su empresa a lo largo del programa? La empresa recibe las consultas que los importadores le dirijan directamente y las que le formulen a través de la Web. Cada empresa participante podrá acceder con un nombre de usuario y contraseña personal, a través de la página Web a una página individual donde aparecerán los datos de contacto de los importadores interesados por sus productos y la información que desean. Una vez en marcha el Programa, la FASE DE SEGUIMIENTO es responsabilidad exclusiva de la empresa. Esta fase consiste en aprovechar el interés suscitado en el importador estadounidense, que puede cristalizar en un acuerdo de importación de los productos. Se recomienda consultar al menos una vez por semana la lista personal de resultados. II. Quiénes serán los destinatarios del MAILING? El folleto Spanish Wine Cellar & Pantry con la información de los productos y de empresas participantes se enviará por correo a aproximadamente importadores de vino y importadores de alimentos en EE.UU. El folleto incluirá un FORMULARIO DE RESPUESTA a devolver por el importador a Wines from Spain o Foods from Spain. Esta información se introducirá en la página Web para acceso individualizado en línea de cada empresa. III. Cómo se publicitará el Programa? El Spanish Wine Cellar & Pantry 2007 se publicitará a través de las siguientes vías: Banners publicitarios en y en su e-newsletter dirigida al trade con una circulación semanal de mensajes. Anuncios del Programa en las revistas dirigidas al trade Market Watch (circulación mensual ), Beverage Media (circulación mensual ), Patterson s Beverage Journal (circulación mensual ) e Impact (circulación mensual ). Foods from Spain News (www.foodsfromspainnews.com) En el número de primavera 2007 que se distribuirá en la revista Specialty Food, (dirigida al trade, con circulación mensual de 30,100 ejemplares) se insertará el folleto de las empresas de alimentación participantes en el programa con información de cada una, fotografías de los productos, breve descripción y formulario de respuesta para los importadores interesados. Ver ejemplo en página 14. Inserción del folleto de las empresas de alimentación en la revista Gourmet News del mes de abril. Esta revista dirigida al trade tiene una circulación mensual de ejemplares. 5

6 Banners publicitarios en y y en las e-newsletters de NRA SmartBrief, Specialty Food Institute Report y Gourmet News. Anuncio del Programa en la revista Gourmet Retailer, dirigida a minoristas del sector de la alimentación con circulación mensual de ejemplares. Promoción en la Web de promoción general de ICEX dirigida al mercado estadounidense. Banners publicitarios en las páginas Web de promoción de vinos y alimentos de esta Oficina Económica y Comercial de España en EE.UU.:

7 REQUISITOS DE PARTICIPACIÓN, CRITERIOS DE SELECCIÓN E INSCRIPCIÓN I. REQUISITOS DE PARTICIPACIÓN Las empresas y productos participantes deberán reunir los siguientes requisitos: Ser empresa española productora o comercializadora de vinos o licores envasados en botella o alimentos. Aceptar las condiciones de participación y cumplir con los plazos de entrega de información y de pago fijados en esta convocatoria. Se prestará especial atención al cumplimiento de los requisitos del apartado III.1 de las hojas de inscripción e información y, en particular, los de las fotografías que se envíen. Comprometerse a que un representante de la empresa participante, con capacidad de decisión y conocimiento de los productos asista al evento. Este representante deberá dominar el inglés o estar asistido por un intérprete. Completar y remitir a esta Oficina el Cuestionario de Evaluación y Resultados que se enviará a las bodegas y empresas de alimentación en septiembre. Las empresas de vinos, no podrán contar con distribución ni comercialización en ninguno de los estados de Nueva York, Nueva Jersey o Connecticut (para el evento en Nueva York) y California (para el evento en San Francisco). El precio de los vinos será superior a dos (2) euros ex-cellar por botella. Los vinos a promocionar deberán contar con puntuación superior a 80 en las guías Peñín, Proensa o Gourmet, o en otras guías nacionales o internacionales de reconocido prestigio. II. CRITERIOS DE SELECCIÓN DE LAS EMPRESAS La participación en este programa está limitada a 50 empresas de vinos y 20 de alimentos. Si el número de empresas solicitantes que cumplen los requisitos fuera superior, se aplicarán los siguientes criterios de selección: Tendrán preferencia las empresas que se presenten por primera vez al Programa. La selección será principalmente por la calidad de los productos presentados. Se tomará como referencia de la calidad de los productos las puntuaciones obtenidas en las guías y publicaciones internacionales de reconocido prestigio, así como los premios, galardones recibidos y certificados (USDA, calidad, etc.) Se valorará también que las empresas cuenten con página Web propia con información en inglés sobre la empresa y sus productos. III. INSCRIPCIÓN EN EL PROGRAMA Se recomienda leer con detenimiento este apartado y seguir todas las instrucciones para evitar retrasos en el proceso de selección: 1. Remitir antes del 10 de noviembre de 2006 los documentos por correo electrónico a asunto Spanish Wine Cellar & Pantry : a) HOJA DE INSCRIPCIÓN debidamente cumplimentada (la hoja se adjunta a este documento y también puede obtenerse en las páginas o ). Los datos obtenidos de este formulario se publicarán en el Folleto. 7

8 b) Una FOTOGRAFÍA de cada producto (máximo tres fotografías de vinos o alimentos). Todas las fotografías deberán estar recogidas en una sola carpeta, comprimida en Stuffit o Zip. Cada fotografía deberá cumplir con las siguientes especificaciones: Formato digital de alta calidad (formato jpg, tiff, o eps ), compatible con Macintosh. Resolución mínima de 300 dpi con una altura por botella ó producto de 9 cm. Frontal del producto sobre fondo completamente blanco. c) HOJA DE INFORMACIÓN según el modelo de la página 10 (vinos) o 11 (alimentos) del presente documento incluyendo necesariamente la etiqueta del vino y la siguiente información de cada producto a promocionar: i. Datos técnicos: denominación de origen, variedad de uva, graduación alcohólica; en caso de aceite, varietal, acidez, color, descripción organoléptica elaboración. ii. Datos de la bodega/empresa: breve reseña de la bodega/empresa (máximo cuatro líneas). iii. Descripción: descripción del producto. iv. Presentación: envases, tamaño, contenido, unidades/caja, peso, UPC. v. Medidas, envases: conversión al sistema de medidas y pesos americano. vi. vii. Sugerencias de servicio: platos que puede acompañar o utilizar. Datos de contacto: persona de contacto, dirección postal completa, teléfono, fax, dirección de correo electrónico y página Web (en su caso). La Hoja de Información debe enviarse en formato Microsoft Word y estar redactada en inglés. Se recomienda contratar los servicios de un traductor profesional para esta tarea. Los colores a utilizar, tamaños y fuentes de letra son libres para que las empresas puedan mantener su imagen corporativa. Para las empresas de vinos la inclusión de la etiqueta es obligatoria. 2) A partir del 10 de noviembre de 2006 se seleccionarán las empresas participantes, con los criterios establecidos en esta convocatoria. El listado provisional de empresas seleccionadas para participar en el programa Spanish Wine Cellar & Pantry 2007 se publicará en la página Web del programa el 1 de diciembre de ) Las empresas incluidas en el listado provisional de empresas seleccionadas deberán ABONAR US$ (si participa en una ciudad) o US$ (dos ciudades), antes del 15 de diciembre de Se excluirán del programa las empresas que el 15 de diciembre de 2006 no hayan efectuado el pago. 8

9 CALENDARIO Septiembre Apertura del plazo de inscripción del Programa Spanish Wine Cellar & Pantry Noviembre Fecha límite de envío por correo electrónico de: i. HOJA DE INSCRIPCIÓN ii. HOJA DE INFORMACIÓN iii. FOTOGRAFÍAS DE LOS PRODUCTOS 1 Diciembre Publicación del listado provisional de empresas seleccionadas. 15 Diciembre Fecha limite de envío COMPROBANTE DE PAGO de las empresas seleccionadas por ó por fax Febrero Marzo Abril Semana 23 de abril Marzo a Mayo Abril a Julio Septiembre Comunicación de las fechas y lugar de los eventos en Nueva York y San Francisco. Publicación de la página Web Publicación del folleto de alimentos en Foods from Spain News. Mailing del folleto a importadores de vinos y alimentos. Publicación del folleto de alimentos en la revista Gourmet News. Celebración del evento en Nueva York y San Francisco. Recepción por correo, fax y página Web de los FORMULARIOS DE RESPUESTA de los importadores interesados en empresas / productos. Actualización (en tiempo real) en la página Web de la LISTA DE RESULTADOS para cada empresa. FASE DE SEGUIMIENTO de contactos recibidos por parte de las empresas participantes. Envío del cuestionario valoración programa. 9

10 Remitir este modelo de HOJA DE INFORMACIÓN con los datos de la bodega por correo electrónico antes del 10 de noviembre de MODELO DE HOJA DE INFORMACIÓN DE VINOS ES OBLIGATORIO RELLENAR ESTOS CAMPOS INCLUIDOS LA ETIQUETA Y EL SELLO DEL CONSEJO REGULADOR DE LA D.O., EN SU CASO 10

11 Remitir este modelo de HOJA DE INFORMACIÓN con los datos de la empresa de alimentación por correo electrónico antes del 10 de noviembre de MODELO DE HOJA DE INFORMACIÓN DE ALIMENTOS 11

12 Remitir el COMPROBANTE DE PAGO por fax (nº: ) o por correo electrónico antes del 15 diciembre de 2006 Las empresas seleccionadas que a fecha 15 de diciembre de 2006 no hayan efectuado el pago, quedarán automáticamente excluidas del Programa Spanish Wine Cellar & Pantry 2007 FORMA DE PAGO El coste por participar en una ciudad es de US$ por empresa (máximo 3 vinos y 3 alimentos). El coste de participación en ambas ciudades será de US$ Los datos para realizar la transferencia bancaria son los siguientes: Cuenta de ICEX en la Oficina Comercial de España en Nueva York: BANCO BILBAO VIZCAYA ARGENTARIA NEW YORK BRANCH 1345 Avenue of the Americas, 45th floor New York, NY Tel: (212) Fax: (212) Pagar a: A favor de: Titular cuenta: ICEX-SPAIN Banco Bilbao Vizcaya Argentaria New York ABA # ICEX-SPAIN COFINANCIACIÓN PROGRAMA ALIMENTOS Y VINOS Número Cuenta: 1898 Swift: Referencia: BBVAUS33 Nombre de la Empresa / Wines from Spain / Wine Cellar 2007 ó bien Nombre de la Empresa / Foods from Spain / Pantry 2007 Asimismo, deberá indicarse en el fax con el comprobante de pago el nombre de la empresa participante, para poder así identificar de una forma más sencilla al pagador. Nota: La empresa participante debe asumir el coste de transferencia (aproximadamente US $20 dependiendo del banco). 12

13 MUESTRA DEL FOLLETO THE SPANISH WINE CELLAR & PANTRY 13

14 MUESTRA DEL FOLLETO THE SPANISH WINE CELLAR & PANTRY 14

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