4) ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN

Transcripción

1 1 CONTABILIDAD Es la actividad mediante la cual se registran, clasifican y resumen en términos cuantitativos las transacciones que realiza una entidad económica, permitiendo así el análisis e interpretación de los cambios y resultados obtenidos con miras a la toma de decisiones. Debe ser considerada una actividad de servicio como un sistema de información y una disciplina descriptiva y analítica. Cualquiera de las acepciones o descripciones que se adopten de la contabilidad debe contener las cuatro bases que la definen: la naturaleza económica de la información, medida y comunicada referente a entidades económicas de cualquier nivel organizativo, presentada a personas interesadas en formular juicios basados en la información y tomar decisiones sirviéndose de dicha información. Es importante resaltar, de la definición de contabilidad cinco (5) conceptos relevantes mencionados, los cuales se expresan en el orden en el cual se desarrolla la actividad contable: 1) REGISTRO es la primera actividad que se lleva a cabo en la contabilidad de una empresa. Se inicia y desarrolla siguiendo un orden cronológico y sistemático de las transacciones de la empresa, basándose en las normas internacionales de contabilidad. 2) CLASIFICACIÓN las transacciones van siendo registradas siguiendo el orden cronológico en que se van realizando. Sin embargo, ese registro por si solo, no proporciona mucha información, por lo que es necesario clasificar los hechos de acuerdo con su naturaleza. Se trata, simplemente, de ir acumulando tales hechos mediante la utilización de cuentas, de manera que, en cualquier momento pueda obtenerse información tal como, por ejemplo: la cantidad de efectivo existente en el banco, cuanto se ha vendido hasta esa fecha, a cuanto ascienden sus inversiones, cuánto se ha gastado, cuánto y a quién le debe la empresa. 3) RESUMEN una vez clasificadas las transacciones en sus correspondientes cuentas, se da el siguiente paso que consiste en agrupar tales cuentas de acuerdo con su naturaleza, obteniendo así lo que en contabilidad se conoce por estados financieros, los cuales están básicamente conformados por el Balance General, Estado de Resultados, Estado de Movimiento de las Cuentas de Patrimonio y Estado de Flujo de Efectivo. 4) ANÁLISIS E INTERPRETACIÓN la información que arroja la teneduría de libros (Registro-Clasificación y Análisis) es sometida posteriormente a un análisis, después de lo cual se procede a interpretar los hechos acaecidos en la empresa. 5) TOMA DE DECISIONES la actividad de analizar e interpretarlos estados financieros no sería de mucha utilidad si todo quedará allí. Sin embargo, para el empresario moderno, la información que obtiene de ese análisis e interpretación de los hechos que han afectado a la empresa en el pasado, es vital para proyectarla al futuro a través de la toma de decisiones. Historia El estudio de la contabilidad sobre una base científica tuvo su primera manifestación escrita con la publicación en Italia (Venecia) en 1494, de la famosa obra Summa de Arithmetica, Geometría, Proportioni e Proportionalita de Luca Paccioli ( ) el autor, también conocido como Fray Luca de Borgo Sancti Sepulchri que dedicó treinta y seis capítulos de su obra a la descripción de los métodos contables empleados por los principales comerciantes venecianos. El autor dedica además parte de sus trabajos a la descripción de otros usos mercantiles, tales como contratos de sociedad, el cobro de intereses y el empleo de las letras de cambio. Se dice que en la antigüedad usaban o sabían leer la famosa lengua prada o "lengua del diablo" que era usada para investigar la contabilidad en la época clásica. Según Paccioli las anotaciones en el libro Diario constan de dos partes claramente diferenciadas: una comenzando con la palabra por (el Debe del asiento) y la otra con la palabra a (el haber del asiento contable), antecedente del modelo de asiento contable tradicional. Dado que en aquella época no era costumbre la utilización del balance de situación sólo describe los

2 2 usos en la elaboración del balance de comprobación de sumas y saldos, que era utilizado al agotarse las páginas del Mayor. La traducción en inglés fue publicada en Londres por John Gouge o Gough en Se describe como Un Tratado Provechoso (A profitable treatyce), también denominado El Instrumento o Libro para aprender el buen orden de llevanza del famoso conocimiento llamado en Latin Dare y Habere, es decir, Debe y Haber. Se publicó un pequeño libro de instrucción en 1588 por John Mellis de Southwark, en el que dice, "Soy el renovador y revividor de una antigua copia publicada aquí en Londres el 14 de agosto de John Mellis se refiere al hecho de que los principios de contabilidad que explica (que es un sistema simple de partida doble) sigue "la forma de Venecia." (...). La Contabilidad tiene un objetivo: Dar la información necesaria para la toma correcta de decisiones. Tipos de contabilidad Contabilidad financiera (externa). Es el registro sistemático y cuantificado de las operaciones que realiza la empresa y de ciertos eventos económicos y cuantificables que la afectan, con el objeto de facilitar a los diversos interesados el tomar decisiones en relación a dicha empresa. Da información esencial del funcionamiento y estado financiero de la empresa a todos los agentes económicos interesados (clientes, inversores, proveedores, etc.). Viene regulada y planificada oficialmente para su comprensión por todos. Contabilidad de costos o Contabilidad de gestión. Es la contabilidad interna, para el cálculo de los costos y movimientos económicos y productivos en el interior de la empresa. Sirve para tomar decisiones en cuanto a producción, organización de la empresa, etc. Contabilidad Administrativa: Es la Contabilidad que se adapta a las necesidades de información y control de los diferentes niveles administrativos. Contabilidad Fiscal: En la empresa privada se lleva con la finalidad de poner las cargas impositivas a pagar al fisco nacional, y en el sector publico es la llevada por el fisco y su finalidad es administrar los bienes del estado o el patrimonio de la Nación, analizar el movimiento de las cuentas, los ingresos y egresos de sus rentas patrimoniales en relación a las presupuestadas, las cuales no acusan ni ganancias ni perdidas es exclusivamente administrativa. LA CONTABILIDAD COMO ARTE, CIENCIA Y TÉCNICA ARTE: Debido al uso de la imaginación. La contabilidad usa la creatividad para diseñar formatos y métodos de control e información. CIENCIA: Puesto que es un conocimiento verdadero. No es una suposición de hechos sin relevancia alguna, al contrario, analiza cada hecho económico y en todos aplica un conocimiento adquirido. Es un conocimiento sistemático, verificable y falible. Busca, a través de la formulación de hipótesis, la construcción de conjuntos de ideas lógicas (teorías)que sirvan para predecir y explicar los fenómenos relativos a su objeto de estudio. TÉCNICA: Porque trabaja en base a un conjunto de procedimientos o sistemas para acumular, procesar e informar datos útiles referentes al patrimonio. Es una serie de pasos para realizar una tarea y en contabilidad la tarea es el registro, la teneduría de libros.

3 3 SISTEMA DE INFORMACIÓN: De acuerdo con las opiniones y enfoques profesionales más modernos, la contabilidad es en sí un subsistema dentro del Sistema de Información de la Empresa, toma toda la información de una empresa referente a los elementos que definen el Patrimonio, la procesa y la resume de tal forma que cumpla con los criterios básicos que uniforman la interpretación de la Información Financiera (contable), de esta manera analistas financieros y no financieros usan la información contable, de ahí se concluye que independientemente de las definiciones anteriores, la contabilidad es en sí un Sistema de Información. OBJETIVOS DE LA CONTABILIDAD. 1.- GENERAL Proporcionar información de hechos económicos, financieros y sociales suscitados en una empresa u organización ; de forma continua, ordenada y sistemática, sobre la marcha y o desenvolvimiento de la misma, con relación a sus metas y objetivos trazados, con el objetivo de llevar cuenta y razón del movimiento de las riquezas públicas o privadas con el conocer de conocer sus resultados para una acertada toma de decisiones. 2.- ESPECIFICOS a.- Obtener en cualquier momento información ordenada y sistemática sobre el movimiento económico y financiero del negocio. b.- Establecer en términos monetarios, la información histórica, la cuantía de los bienes, deudas y el patrimonio que dispone la empresa. c.- Registrar en forma clara y precisa, todas las operaciones de ingresos y egresos. d.- Proporcionar, en cualquier momento, una imagen clara de la situación financiera del negocio. e.- Prever con anticipación las probabilidades futuras del negocio. f.- Determinar las utilidades o pérdidas obtenidas al finalizar el ciclo económico. g.- participar en la toma de decisiones estratégicas, tácticas y operacionales, y ayudar a coordinar los efectos. RELACION DE LA CONTABILIDAD CON OTRAS DISCIPLINAS; La Contabilidad se ubica dentro del llamado grupo de Ciencias Económicas y Sociales y está relacionada con otras disciplinas que se encuentran dentro de esta ciencia. - Relación con la economía, ambas se encargan del estudio de las riquezas, bienes que la integran, producción intercambio y consumo. La economía necesita de la contabilidad para establecer el valor de los bienes y costos de producción de los mismos. La contabilidad necesita de la economía para estudiar los fenómenos externos que afectan el patrimonio; sin embargo difieren en que la economía se preocupa por el bienestar de la colectividad y ve la riqueza como un fenómeno social, mientras que la contabilidad se preocupa por el bienestar individual de la empresa. - Relación con la Administración: Mediante los procedimientos que sugiere la buena gerencia de las empresas, establece que uno de los objetivos de la contabilidad debe ser suministrar información para maximizar el aprovechamiento de los recursos mediante la adecuada

4 4 distribución de los mismos con la mejor administración. De esta forma la contabilidad trata de lograr una optima utilización de los recursos financieros, humanos y organizacionales y su destino, por medio de la oportuna generación de información. - Relación con las finanzas; Las finanzas trata de establecer las reglas o pautas para la optima utilización de los bienes o activos que posee una empresa, la estructura de endeudamiento y de capital, y la contabilidad debe estar en capacidad de informar, sea por el uso o aplicación de esos recursos. - Relación con la Informática: Las empresas utilizan programas de Contabilidad, que reducen significativamente el trabajo tedioso que generaría el control de las operaciones y transacciones si no fuesen hechas con programas desarrollados para computadoras. - Relación con la matemática: La Contabilidad cuantifica las transacciones de las empresas utilizando métodos cuantitativos para calcular razones y proporciones. La Contabilidad también se relaciona con el Derecho y sus diferentes ramas: Civil, laboral, Mercantil, tributario. ECUACIÓN CONTABLE La ecuación contable es una igualdad de términos que contiene una o más incógnitas. Se le llama contable por que ésta igualdad se basa en tres elementos fundamentales del área contable como son: a) Activos o Derechos, b) Pasivo u Obligaciones con terceros y c) Capital o Patrimonio (Obligaciones para con el propietario o socios) FORMULA SIMPLIFICADA DE LA CONTABILIDAD A = P + C ACTIVOS: Bienes y Derechos que posee la empresa. Ejemplo: Caja, Banco, Cuentas por Cobrar, Mobiliario, etc. PASIVOS: Deudas u Obligaciones que tiene la empresa con terceras personas. Ejemplo: Cuentas por pagar, Efectos por pagar, Impuestos a Pagar. CAPITAL: La deuda que tiene la empresa con los dueños. Es la diferencia que existe entre el activo y el pasivo. De lo antes expuesto se infiere que: LO QUE LA EMPRESA TIENE Siempre es igual a ACTIVO = LO QUE LA EMPRESA DEBE PASIVO + PATRIMONIO Todos los recursos que la empresa obtenga, los cuales conforman su ACTIVO; se los debe a alguien. La parte que le debe a personas que no son sus dueños, se le denomina PASIVO mientras que, la parte que le debe a sus dueños, se le conoce como PATRIMONIO. Para que la ecuación este en equilibrio es necesario:

5 5 Que el Activo aumente por el lado izquierdo de la Cuenta (DEBE ó CARGO) Que el Pasivo aumente por el lado derecho de la Cuenta (HABER ó ABONO) Que el Capital aumente por el lado derecho de la Cuenta (HABER ó ABONO) Toda operación comercial o hecho contable conlleva a un intercambio de valores en sentido contrario, debe ser registrada de manera tal que afecte por lo menos a dos cuentas y que los cargos y abonos sean por importes iguales y debe ser analizada en sus elementos de Débitos (debe) y Créditos (Haber). El monto total de estos elementos en cada transacción es el mismo. LA CUENTA Es la unidad básica de la contabilidad. Podría definirse como el medio o instrumento contable a través de la cual son registradas las operaciones de acuerdo con su naturaleza y donde se refleja el movimiento de todo lo que RECIBIO y todo lo que ENTREGO esa cuenta. Tales movimientos reflejan los aumentos o disminuciones que va experimentando el elemento que controla cada cuenta. FORMA DE LA CUENTA Gráficamente se dibujan como una T, donde a la parte izquierda se llama "Debe" y a la parte derecha Haber, sin que estos términos tengan ningún otro significado más que el indicar una mera situación física dentro de la cuenta.( el debe es la parte izquierda de la cuenta y el haber es la parte derecha de la cuenta y no otra cosa como lo puede indicar su palabra) se dice que por su naturaleza son deudoras o acreedoras. A la cuenta se le asigna un nombre para diferenciar una cuenta de otra y para indicar la naturaleza de las operaciones que serán registradas en cada una de ellas;todo el conjunto de cuentas se conoce con el nombre de libro mayor. En su sentido formal, se representa la cuenta mediante la letra T. Y se compone de: 1. Nombre de la cuenta. 2. Lado izquierdo: se conoce como débito, cargo o debe, el cual es la suma de todas las partidas que el contador ha registrado en la columna encabezada con ese concepto. 3. Lado derecho: se conoce como crédito, abono o haber, al igual que el caso anterior, es la suma de todas las partidas que el contador ha registrado en la columna encabezada con ese concepto. 4. La diferencia entre los dos lados se llama saldo, que puede ser de naturaleza débito o crédito. (1) Nombre de la Cuenta Débito (2) Crédito (3) Saldo (4) Saldo (4) Para obtener el saldo de una cuenta, los aumentos se registran en un lado y las disminuciones o reducciones en el lado opuesto. (1) Nombre de la Cuenta (1) Nombre de la Cuenta Débito (2) Crédito (3) Débito (2) Crédito (3) Aumenta Disminuye Aumenta (4) Saldo (4) Saldo

6 6 Deudor Acreedor SALDO Se llama saldo de una cuenta a la diferencia entre su Debe y su Haber. El saldo será deudor cuando el Debe es mayor que el Haber, en caso contrario se llamará saldo acreedor. El saldo es el valor residual que posee una cuenta, dependiendo del movimiento contable que tenga su saldo será deudor o acreedor. CLASES DE SALDO Ya sabemos que es el saldo y como se determina. Complementemos estos conocimientos explicando que, las cuentas, pueden tener tres clases de saldo: deudor, acreedor y cero. a. SALDO DEUDOR se dice que una cuenta tiene saldo deudor cuando ocurra que el debe es mayor que el haber. NOMBRE DEBE HABER , ,3 813,5 408,3 405,2 b. SALDO ACREEDOR se dice que el saldo de una cuenta es acreedor cuando ocurra que el haber es mayor que el debe. NOMBRE DEBE HABER c. SALDO CERO Se dice que el saldo de una cuenta es cero o que no tiene saldo, cuando se dé el caso que el debe sea igual al haber. Resumiendo: NOMBRE DEBE HABER Si el DEBE es mayor que el HABER el saldo es DEUDOR

7 7 Si el DEBE es menor que el HABER el saldo es ACREEDOR Si el DEBE es igual que el HABER el saldo es CERO COMPORTAMIENTO DE CUENTAS CONCEPTO DEBE HABER Movimientos Cargo o Debito Abono o crédito Acción Recibe Entrega Saldos Deudor Acreedor Activos y Gastos Aumentan Disminuyen Pasivos y Patrimonios Disminuyen Aumentan Ingresos Disminuyen Aumentan TEORIA DEL CARGO Y EL ABONO, Y SISTEMA DE PARTIDA DOBLE Cargar o debitar una cuenta es hacer una anotación en el Debe. Abonar o acreditar una cuenta es hacer una anotación en el Haber. En las cuentas de activo, cuanto éste aumenta, se cargan, y cuando disminuye, se abonan. En las cuentas de pasivo y de capital, cuando éste aumenta, se abonan, y cuando disminuye, se cargan. El sistema de Partida Doble consiste en que en cada hecho contable, se ha de producir al menos un cargo en una cuenta y un abono en otra, y la suma de los cargos y los abonos efectuados deben ser iguales, en otras palabras, todos los recursos que existen en una empresa son el resultado de la aplicación de recursos que tuvieron una fuente definida. En cada una de esas transacciones, actúan por lo menos dos cuentas. Existen siete tipos de transacciones que siguen la teoría del cargo y del abono: 1.- Aumento de un activo; aumento de un pasivo Este tipo de transacción es muy frecuente, ya que se origina con todas las compras a crédito realizadas y préstamos obtenidos. A) Caso de las compras a crédito: Se adquiere una compra de un activo fijo depreciable (mobiliario, vehículo, equipos, edificio, etc.) o no depreciable (terreno); pero aumenta un pasivo que sería "Cuentas por pagar", cuenta que indica la obligación que tiene la empresa. B) Caso del préstamo: Un préstamo es una cantidad de dinero que pide la empresa a algún prestamista o también como un crédito cedido por un banco, aumentando la cuenta "Caja" o también la cuenta "Banco" y que debe ser pagado por la empresa en un plazo determinado, esta cuenta sería "Préstamos por pagar". Esta cuenta normalmente es pagada con garantías (intereses). 2. Aumento de un activo; aumento de capital Este tipo de transacción se da sólo cuando el dueño o algunos de los socios de la empresa hacen un aporte inicial o algún aporte adicional a la empresa. Aquel aporte, generalmente, es depositado en un banco, aumentando la cuenta del mismo nombre ("Banco") por el monto del aporte y aumentando el capital de la empresa. 3.Aumento de un activo, disminución de otro activo Una transacción de este tipo se produce cuando hay una permuta de activos, es decir un cambio de un activo por otro activo de igual valor que el anterior. Ocurre cuando hay cobros a clientes, compras al contado y depósito de dinero en una cuenta corriente bancaria.

8 8 a- Cobros a clientes: Al cobrar a un cliente una determinada cantidad de dinero, aumenta la cuenta "Caja" u ocasionalmente "Banco", pero la cuenta "Cuentas por cobrar" se verá disminuida o eliminada totalmente ya que los cobros fueron realizados. b- Compras al contado: Es cuando la empresa paga al contado sea en efectivo o en cheque, la compra de otro activo del mismo valor que la cantidad pagada. En este caso, puede disminuir la cuenta "Caja" o "Banco", depende como fue comprado el activo que aumenta por el precio pagado. Este activo puede ser una activo fijo depreciable o no depreciable. c- Depósito bancario: Simplemente es el traslado de un monto en efectivo a una cuenta corriente bancaria. En una transacción donde haya un depósito bancario, sisminuye la cantidad de dinero de la cuenta "Caja", pero aumenta la cantidad de dinero en la cuenta corriente ("Banco") 4.Disminución de un pasivo; disminución de un activo Este tipo de transacción ocurre cuando es pagada una obligación o un compromiso, tales como deudas con un proveedor o el pago de un préstamo. 5.Disminución de un pasivo, disminución de otro pasivo Este tipo de transacción no es muy frecuente, ya que sólo se produce cuando es pospuesto los convenios de pago de un compromiso a una fecha posterior. 6. Disminución de un pasivo; aumento de una partida de capital Esto sólo ocurre cuando algún empleado de la empresa, pasa a ser socio de la misma empresa con el aporte de sus prestaciones sociales aún no pagadas. La cuenta "Prestaciones sociales por pagar" es un pasivo a largo plazo que disminuye, pero aumenta la cuenta "Capital" por ese aporte. 7.Disminución de capital; disminución de un activo Ocurre cuando hay que pagar de imprevisto una cuenta pendiente de pago y cuando el dueño de la empresa desea retirar dinero para su cuenta personal y para sus propios gastos personales. METODO PRACTICO PARA CARGAR O ABONAR UNA CUENTA Una vez entendido el concepto del DEBE y el HABER La manera más fácil de entender la teoría del Cargo y el Abono es el analizar si la empresa recibe o entrega algo. En el Esquema del Comportamiento de Cuentas, se puede observar que dependiendo de la acción que se de, la empresa RECIBE o ENTREGA algo, dependiendo de la actividad económica que se realice. En primer lugar cuando se va a registrar una transacción, lo primero que se debe hacer es determinar la o las cuentas donde se hará la anotación, lo cual dependerá de la naturaleza de la transacción que vaya a ser registrada. LA CUENTA SELECCIONADA RECIBE ALGO? ENTREGA ALGO? SI NO SI Se anota en el DEBE Se CARGA ó DEBITA Hágase la pregunta que sigue a continuación Se anota en el HABER Se ABONA o ACREDITA

9 9 NO La cuenta seleccionada no es la correcta Una vez elegida la cuenta donde se registrará la transacción, se debe determinar si la misma se registra por el DEBE o por el HABER. En primer lugar, ahí que preguntarse: La cuenta elegida recibe algo? Si la respuesta es SI: la transacción se registra en el DEBE. Si la respuesta es NO, la pregunta sería: la cuenta entrega algo? Si la respuesta es SI, la transacción se registra por el HABER. Si la respuesta es NO: La cuenta escogida no es la correcta. EJEMPLO: Transacción A) Se efectúa depósito en el Banco Provincial por Bs.F 1.500,00. Paso 1: Determinar en nombre de la cuenta en la cual se hará el registro. Al analizar la transacción se llega a la conclusión de que, tratándose de dinero depositado en un banco, el nombre de la cuenta a utilizar sería BANCO. Luego se determina si la cuenta BANCO recibe algo. En este caso, obviamente si, recibe Bs.F 1.500,00, por lo tanto la transacción se registra en la columna del DEBE. BANCO DEBE HABER 1.500,00 Si el caso es que se emite un cheque por 650,00 Bs.F para cancelar a un proveedor, por ejemplo, la empresa no estaría recibiendo dinero, por el contrario esta disminuyendo el dinero contenido en banco para cancelar un pasivo u obligación. Con lo cual, no se esta cargando un dinero a la cuenta sino extrayéndolo, es decir, la empresa esta entregando dinero, por lo cual la transacción se registra por el HABER o se registra un abona a la cuenta BANCO. BANCO DEBE HABER 650,00 CLASIFICACIÓN DE LAS CUENTAS Las cuentas pueden ser clasificadas atendiendo a diferentes aspectos. De acuerdo con su naturaleza y jerarquía, se clasifican en:

10 10 a) Por su Naturaleza a) Por su naturaleza en: Reales o de Valores, Nominales o de Resultados, de Valuación o Valoración y de Orden. b) Por su Jerarquía: Cuentas de control o Principales, y las Auxiliares o Secundarias. a.1) Cuentas Reales o de Valores Pertenecen a este grupo todas aquellas cuentas que representan y controlan los bienes, derechos y obligaciones de la empresa. Un método practico para identificar si una cuenta es real o no, es el preguntarse si la empresa TIENE ALGO? o SI DEBE ALGO?; es decir, La cuenta indica que la empresa es dueña de algún bien o de algún derecho? Si la respuesta es afirmativa, seguro que la cuenta es REAL (de Activo). Si la respuesta a la pregunta anterior es negativa, entonces ahí que hacer la otra pregunta: DEBE ALGO LA EMPRESA?, si la empresa posee alguna deuda con un tercero, con toda seguridad también se esta en presencia de una cuenta REAL pero de PASIVO. a.1.1) Cuentas Reales de Activo: tienen como característica común, la de tener siempre un saldo DEUDOR. Las más comunes entre ellas son: Caja, Banco, Efectos y Cuentas por Cobrar, Crédito Fiscal IVA, Inventarios, Ingresos acumulados por cobrar, Gastos Pagados por Anticipado, Terrenos, edificios, Vehículos, Mobiliario, Patentes de Invención. a.1.2) Cuentas Reales de Pasivo: Representan el conjunto de obligaciones que la empresa ha contraído como consecuencia de transacciones a crédito realizadas con terceras personas y que deberán ser pagadas con dinero, con bienes o mediante la prestación de un servicio. Este tipo de Cuentas tienen Saldo Acreedor. Entre las más comunes tenemos: Efectos y Cuentas por Pagar, Debito Fiscal-IVA, Retenciones por Pagar, Ingresos Cobrados por Anticipado, Hipotecas por Pagar, Sueldos por Pagar, Depósitos Recibidos en Garantía, Ingresos Cobrados por Anticipado. a.1.3) Cuentas Reales de Patrimonio: están representadas por el conjunto de obligaciones que la empresa tiene con sus dueños. Esta compuesta por: Capital, Utilidades no Distribuidas, Pérdidas Acumuladas, Reservas (legales, Estatutarias y para imprevistos). a.2) Cuentas Nominales: Son cuentas que se utilizan para registrar transacciones donde la empresa GANO ó GASTO ALGO. También se les denomina Cuentas de Resultados, debido a que con ellas se determina el resultado de las operaciones realizadas, es decir, la GANANCIA ó PÉRDIDA obtenida. a.2.1) Cuentas Nominales de Ingreso: indican que la empresa GANO ALGO, y poseen la particularidad común de tener saldo ACREEDOR. Ejemplo: Ventas, Intereses Ganados, Comisiones Ganadas, Alquileres Ganados. a.2.2) Cuentas Nominales de Egresos: pertenecen a este grupo todas aquellas cuentas que indican que la empresa GASTO O PERDIO ALGO, tienen como elemento común que poseen SALDO DEUDOR. Ejemplo: Compras -costos), Gastos en Venta, Gastos de Administración. a.3) Cuentas de Valuación o Valoración: Este grupo está conformado por aquellas cuentas que tienen la propiedad de modificar los valores que se encuentran registrados en otras cuentas. Ejemplo: Provisión para Cuentas Incobrables, Depreciación Acumulada, Amortización.

11 11 a.4) Cuentas de Orden: Son cuentas que no afectan o modifican el activo o el Pasivo, ni por ende el Patrimonio. Son Aquellas Cuentan que indican los Activos que tiene la empresa fuera de sus instalaciones pero que son de su propiedad aún. Se es denomina también cuentas memorando por que se utilizan para recordar. Se deben contabilizar en pareja indicando una un saldo deudor y la otra saldo acreedor. Ejemplo: Mercancía en Almacén- Mercancía en Almacén Per-contra. b) Por su Jerarquia: b.1) Cuentas de Control o Principales: son aquellas cuentas en las que se registran transacciones de una misma naturaleza sin mayores detalles, proporcionando información en términos globales. b.2) Cuentas Auxiliares o Secundarias: se utilizan para detallar la información que dan las cuentas de control. Ejemplo de cuentas de Control y Auxiliares: CUENTA CONTROL O PRINCIPAL CUENTAS AUXILIARES O SUBSIDIARIAS BANCOS BANCO CANARIAS BANCO CENTRAL DEBE HABER DEBE HABER DEBE HABER PARTIDA DOBLE Es un principio universal introducido por Fray Lucas Paciolo, según el cual si se debita una cuenta por un valor, se debe acreditar otra u otras por igual valor. Se fundamenta en el hecho que: Cuando una persona vende, hay otra que compra. Cuando una persona entrega, hay otra que recibe. No puede existir deudor sin acreedor. No puede existir acreedor sin deudor. Tal situación da lugar a los asientos de contabilidad, que no son otra cosa que el registro de las transacciones u operaciones comerciales en cada una de las cuentas afectadas. Esto quiere decir que toda transacción comercial implica: entrega de mercancías o servicios y entrega de efectivo o aceptación de la deuda. El principio universal de la Partida Doble significa que en cualquier asiento contable, la suma de los débitos debe ser igual a la suma de los créditos. VENTAJAS DE LA PARTIDA DOBLE Permite el control matemático de las anotaciones: como siempre se da entrada y salida simultáneamente a dos valores que se cambian, el ordenamiento de los mismos en dos columnas separadas; izquierda y derecha, fija como condición de exactitud que sus respectivas sumas coincidan entre sí. Permite incluir en la contabilidad un panorama completo del negocio: no es solamente el movimiento de valores tangibles lo que se registra; inventarios, cuentas por cobrar o por pagar por ejemplo, sino también todos los elementos abstractos que contribuyen a establecer, por

12 12 diferencia, el total de gastos y beneficios del ente, haciendo posible conocer sus montos sin necesidad de formular un balance general. CICLO CONTABLE Es el proceso ordenado y sistemático de registros contables, desde la elaboración de comprobantes de contabilidad y el registro en libros hasta la preparación de estados financieros. PARTES DEL CICLO CONTABLE. Consta de las siguientes partes: Apertura. Al constituirse la empresa, se inicia el proceso contable con los aportes del dueño o socios registrados en el Libro de Inventario. Con el inventario inicial se elaboran el balance general inicial y el comprobante diario de contabilidad, denominado comprobante de apertura que sirve para abrir libros principales y auxiliares. Movimiento. Las transacciones comerciales que diariamente realiza una empresa deben estar respaldadas por un soporte que permite su registro en el comprobante diario y traslado a los libros principales y auxiliares de contabilidad. El registro del movimiento operativo de la empresa, de acuerdo con sus necesidades, se puede realizar en forma diaria, semanal, quincenal o mensual, en comprobante diario y libros. Al final se elabora el balance de prueba, y Cierre. En esta etapa se elabora lo siguiente: 1. Asiento de ajuste. Registrado en el comprobante diario de contabilidad, denominado comprobante de ajustes, el cual se traslada a los libros principales y auxiliares. 2. Hoja de trabajo. Se realiza opcionalmente cada mes y sirve de base para preparar los estados financieros: balance general y estado de ganancias y pérdidas. 3. Comprobante de cierre. Se elabora anualmente para cancelar las cuentas nominales de resultado y se traslada a los libros principales y auxiliares. El inventario final y el balance general consolidado, elaborados en la etapa de cierre, constituyen el inventario inicial y el balance general inicial para comenzar un nuevo ciclo contable. LIBROS CONTABLES Las características básicas de un libro de contabilidad deben remitirse, en principio, a una fecha de registro, una descripción del registro y unas columnas donde se registra el valor de acuerdo al concepto, ya sea entrada o salida (debe o haber). La tecnología actual agiliza el manejo de los libros contables, pues elimina el uso del registro manual, pero esto no quiere decir que pierda sus características enunciadas anteriormente. REGISTRO DE LOS LIBROS DE COMERCIO. El registro de los libros de comercio se hará en la siguiente forma: En el libro se firmará dejando constancia de haber sido registrado, con indicación de fecha y folio del correspondiente registro, de la persona a quien pertenezca, del uso a que se destina y del número de sus hojas útiles (folios). Los estados financieros deben ser elaborados con fundamento en los libros en los cuales se hubieren asentado los comprobantes. Los libros deben conformarse y diligenciarse en forma tal que se garantice su autenticidad e integridad. Cada libro, de acuerdo con el uso a que se destina, debe llevar una numeración sucesiva y continúa. Las hojas y tarjetas deben ser codificadas por cada clase de libros.

13 13 Atendiendo las normas legales, la naturaleza del ente económico y a la de sus operaciones, se deben llevar los libros necesarios para: 1. Asentar en orden cronológico todas las operaciones, bien en forma individual o por resúmenes globales no superiores a un mes. 2. Establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada cuenta, sus movimientos débito y crédito, combinando el movimiento de los diferentes establecimientos. 3. Determinar la propiedad del ente, el movimiento de los aportes de capital y las restricciones que pesen sobre ellos. 4. Permitir el completo entendimiento de los anteriores. Para tal fin se deben llevar, entre otros los auxiliares necesarios para: a. Conocer las transacciones individuales, cuando éstas se registren en los libros de resumen en forma global; b. Establecer los activos y obligaciones derivadas de las actividades propias de cada establecimiento, cuando se hubiere decidido llevar por separado la contabilidad de sus operaciones; c. Conocer los códigos o series cifradas que identifiquen las cuentas, así como los códigos o símbolos utilizados para describir las transacciones, con indicación de las adiciones, modificaciones, sustituciones o cancelaciones que se hagan de unas y otras; d. Controlar el movimiento de las mercancías, sea por unidades o por grupos homogéneos, y e. Conciliar los estados financieros básicos con aquellos preparados sobre otras bases comprensivas de contabilidad. 5. Dejar constancia de las decisiones adoptadas por los órganos colegiados de dirección, administración y control del ente económico. 6. Cumplir las exigencias de otras normas legales. LIBRO DIARIO Libro de Entrada Original, se registran por primera vez las operaciones de la empresa. Se registran todas las transacciones que se dan lugar en una empresa y en orden cronológico, indicando el nombre de las cuentas que han de cargarse y abonarse así como los importes de los débitos y créditos.. No obstante, en vez de registrar las operaciones día a día, también se permite registrarlas a base de resúmenes mensuales, con la condición de que sean conservados todos los documentos q respalden las operaciones que han sido realizadas cada día. La anotación de un hecho económico en el libro Diario se llama "asiento". Registro de transacciones suscitadas del giro de la empresa. Las características de este libro y sus objetivos están claramente señaladas en los artículos 33 y 34 del Código de Comercio. LIBRO MAYOR Libro obligatorio que agrupa todas las cuentas de Activo, Pasivo, Capital, Ingresos y Egresos que son utilizadas en una organización para llevar la Contabilidad. LIBRO INVENTARIO Es un libro de legal de uso obligatorio el cual, antes de poner en uso debe ser presentado para su legalización por ante el Registro Mercantil, al igual que el Libro Diario y Mayor.. Sus Folios deben estar previamente enumerados y en cada uno de ellos les será estampado el sello del Registro o Tribunal que corresponda. El Código de Comercio en su articulo 35 y 36 establece lo que debe contener el Libro de Inventario.

14 14 ASIENTOS Denominaremos asientos a las anotaciones realizadas con la finalidad de reflejar un hecho o una operación contable. TIPOS DE ASIENTOS - Simple: una cuenta deudora y una cuenta acreedora. - Compuesto: cuando un asiento cuenta de dos o más cuentas, que pueden ser deudoras o acreedoras. Ejemplo: una cuenta deudora y varias acreedoras, varias cuentas deudoras y una acreedora, varias cuentas deudoras y varias cuentas acreedoras. Al finalizar cada página debe ponerse en la columna de la Cuenta la palabra VAN y totalizar las columnas Debe y Haber y al comenzar la próxima poner VIENEN y los importes de los totales anteriores. No debe tacharse ni borrarse, si hay un asiento errado se deja así y se corrige en otro asiento. Todo asiento debe estar amparado por un comprobante que justifique. La idea es que no hay origen sin destino, ni destino sin origen. Por ejemplo, si sacamos dinero del banco (origen) en algún sitio lo habremos puesto o a alguien se lo habremos entregado (destino). Si hemos ingresado dinero en el banco (destino) de algún sitio habrá salido (origen).