MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE LA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA - SIGEPRE

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1 GESTIÓN DE LA PRESIDENCIA DE LA Bogotá D.C., Marzo de 2015

2 TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCION OBJETIVO ALCANCE TERMINOS Y DEFINICIONES PRESENTACION DE LA ENTIDAD MISIÓN VISIÓN ESTRUCTURA ORGANICA PRINCIPIOS Y VALORES SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA-SIGEPRE POLÍTICA DEL SIGEPRE Descripción de la política Directrices de la Política OBJETIVOS Despliegue Política y Objetivos ALCANCE EXCLUSIONES COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD ENFOQUE AL CLIENTE ENFOQUE BASADO EN PROCESOS PROCESOS DE DIRECCION PROCESOS MISIONALES PROCESOS DE SOPORTE DOCUMENTACIÓN DE PROCESOS Y DEMÁS DOCUMENTOS DEL SIGEPRE Procedimientos Obligatorios Cumplimiento de Requisitos Técnicos de los procesos del SIGEPRE SEGUIMIENTO, MEDICION Y MEJORA DEL SIGEPRE GESTIÓN DEL CAMBIO EN EL SIGEPRE RESPONSABILIDAD

3 10. COMPLEMENTARIEDAD CON EL MECI MODULO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN MODULO DE CONTROL DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO EJE TRANSVERSAL: INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN COMPLEMENTARIEDAD CON EL SISTEDA MARCO LEGAL REQUISITOS TÉCNICOS DOCUMENTOS ASOCIADOS RESPONSABLE DEL DOCUMENTO ANEXOS

4 INTRODUCCION En los últimos años el Gobierno Nacional ha desarrollado esquemas administrativos que respondan a las nuevas necesidades y exigencias del entorno, enfocados a la atención efectiva y eficiente de los clientes o usuarios de los servicios de las entidades públicas, para ello se han acogido estándares internacionales que permiten elevar los niveles de calidad en la gestión pública. Es así, como la legislación colombiana plasma lo anterior en la Ley 872 de 2003 por la cual se crea el Sistema de Gestión de Calidad en la rama ejecutiva del poder público, y posteriormente, adopta los estándares técnicos en la Norma técnica de Calidad para la Gestión Pública NTCGP 1000:2009. Mediante el Decreto 2482 de 2012 el cual establece los lineamientos generales para la integración de la planeación y la gestión de manera articulada con el Sistema de Desarrollo Administrativo establecido mediante la Ley 489 de Adicionalmente, mediante el Decreto 943 de 2014 por el cual se actualiza el Modelo Estándar de Control Interno - MECI, para el Estado Colombiano y determina las generalidades y estructura para documentar, implementar y mantener un Sistema de Control Interno, reglamentando la Ley 87 de Siendo este el marco de desarrollo y modernización establecido para las entidades públicas, el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, desde el año 2007 inició el proceso para la implementación del Modelo Estándar de Control Interno MECI y del Sistema de Gestión de Calidad SGC, articulados con el Sistema de Desarrollo Administrativo y dada su complementariedad creó el Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República SIGEPRE. El SIGEPRE, no es sólo una herramienta gerencial, es un sistema que estructura el estilo de gestión del Departamento de forma dinámica y adaptable a las transformaciones que demanda el servicio de lo público, en virtud igualmente de las demandas sociales. La implementación y mejora del sistema es posible gracias al compromiso de la Alta Dirección y a la participación activa de todo el personal. 4

5 1. OBJETIVO Presentar la estructura del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la Republica SIGEPRE y la armonización entre los elementos que lo conforman 2. ALCANCE Las directrices definidas en este manual aplican para todo el Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República SIGEPRE y deben ser acogidos y aplicados por todos los servidores públicos de la entidad. 3. TERMINOS Y DEFINICIONES A continuación presentamos los términos y definiciones utilizados en el Manual del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República SIGEPRE: Adecuación: Capacidad del SIGEPRE, para dar respuesta a los requisitos normativos y de los modelos referenciales. Conveniencia: Capacidad del SIGEPRE, para apoyar el logro de la misión institucional. Autocontrol: Mecanismo de autoevaluación, aplicado directamente por cada servidor en el desarrollo de las actividades y metas asignadas, para garantizar el cumplimiento integral de las mismas, bajo un nivel mínimo de supervisión. Seguimiento: Mecanismo de autoevaluación, aplicado generalmente por los responsables de proceso, o por un nivel diferente al servidor que desarrolla la actividad, para monitorear el cumplimiento de estas y el logro de los resultados esperados. Medición: Mecanismo de evaluación, que incluye la determinación de niveles de cumplimiento cuantitativos o cualitativos, y que generalmente se reflejan a través de indicadores. Mejora: Acciones realizadas con el fin de aumentar la capacidad para cumplir los requisitos y para optimizar el desempeño institucional en términos de eficacia, eficiencia y efectividad. Eficacia: Nivel en el que se cumplen las actividades planeadas. Eficiencia: Grado de uso de los recursos previstos y asignados. Efectividad: Grado en que se logran los resultados esperados y/o del impacto obtenido por los servicios. 5

6 4. PRESENTACION DE LA ENTIDAD El Departamento Administrativo de Presidencia de la República fue creado mediante la Ley 3a. de La Ley 55 de 1990, dispone que el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, tenga una naturaleza especial y le establece las funciones, objeto y principios de la organización, por lo que cuenta con una estructura y nomenclatura de sus dependencias y empleos acorde con la misma. Tiene regímenes especiales en materia presupuestal, fiscal, administrativa, contractual, salarial y prestacional, para cumplir con el objeto y funciones asignadas. 4.1 MISIÓN Corresponde al Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, asistir al Presidente de la República en su calidad de Jefe de Gobierno, Jefe de Estado y Suprema Autoridad Administrativa, en el ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales y prestar el apoyo administrativo necesario para dicho fin. 4.2 VISIÓN La Presidencia de la República se proyecta como una entidad modelo en la gestión pública y referente internacional; orientada a la coordinación efectiva del plan de gobierno, con recursos alineados para el logro de sus prioridades, con altos estándares de calidad y oportunidad en la prestación del servicio. Para esto se requiere talento humano competitivo y con vocación de servicio, procesos eficaces y herramientas tecnológicas modernas y apropiadas. 4.3 ESTRUCTURA ORGANICA La estructura del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República se representa en el documento D-DE-07 Organigrama, el cual se puede consultar en el Aplicativo SIGEPRE. 4.4 PRINCIPIOS Y VALORES Los principios y valores que rigen el actuar de los servidores públicos de la Presidencia de la República están adoptados a través del Código de Excelencia Ética de la Presidencia de la Republica D-DE-06, el cual es comunicado y socializado a todos los niveles de la entidad y se encuentra publicado en el SIGEPRE. Adicionalmente, el Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica adopto los principios de buen gobierno a través del documento M-DE-03 Manual Buen Gobierno Presidencia de la Republica. 6

7 5. SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA-SIGEPRE El Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República permite armonizar los procesos para propender por una gestión eficiente, eficaz y transparente, con el fin de aumentar la satisfacción de los clientes. Se encuentra integrado por los siguientes modelos de gestión, ver Gráfica 1: Gráfica 1: Modelos de gestión que conforman el SIGEPRE Sistema de Gestión de Calidad - SGC Ley 872/03 Sistema de Desarrollo Administrativo SISTEDA Ley 489/98 Sistema de Control Interno Ley 87/93 La estructuración del SIGEPRE obedece a una orientación institucional, basada en el ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar). Las principales actividades realizadas en el marco de este ciclo, se presentan a continuación, ver Gráfica 2: 7

8 Gráfica 2: Ciclo PHVA del SIGEPRE Definición de los elementos de Direccionamiento Estratégico 1. Misión 2. Visión 3. Política y Objetivos del SIGEPRE 4. Alcance del SIGEPRE Definición de la planeación, estratégica y operativa institucional Formulación de Plan Anticorrupción, Atención y Participación Ciudadana Formulación del Programa de Gestión Documental Programación Presupuestal Elaboración del Plan Institucional de Capacitación Conformación de equipos MECI-CALIDAD (Enlaces) Establecimiento del manual de funciones Definición del mapa de procesos Planificación de los servicios Definición de la metodología de administración de riesgos 8

9 Ejecución de los planes estratégico y operativo Ejecución Plan Anticorrupción, Atención y Participación Ciudadana Ejecución Programa de Gestión Documental Ejecución presupuestal Ejecución del plan institucional de capacitación Difusión y socialización del SIGEPRE a todos los niveles de la entidad Actualización y documentación de procesos y demás documentos del SIGEPRE Implementación de procesos Identificación, análisis y valoración de riesgos Implementación de controles Implementación y Operación del SIGEPRE Seguimiento a la calidad y oportunidad de la información de los indicadores de planes estratégico, operativo, procesos, proyectos y SINERGIA Seguimiento al Plan Anticorrupción, Atención y Participación Ciudadana Seguimiento a la ejecución presupuestal Ejecución de auditorías (Interna y externa) Control del servicio No conforme Manejo y monitoreo de riesgos Realización de los Subcomités de Coordinación del Sistema de Control Interno Realización del Comité de Coordinación del Sistema de Control Interno Realización del Comité Institucional de Desarrollo Administrativo Revisión del SIGEPRE por la Alta Dirección 9

10 Formulación e implementación de acciones preventivas, correctivas y de mejora al SIGEPRE como resultado de: 1. Auditorías internas y externas 2. Riesgos 3. Análisis de datos 4. Autocontrol 5. Planes 6. Otros Correcciones Reprogramación de actividades Fortalecimiento de las competencias Revisión de la eficacia de las acciones Mantenimiento y Mejora del SIGEPRE 5.1 POLÍTICA DEL SIGEPRE En el marco del direccionamiento estratégico de la entidad, la Alta Dirección ha definido la política de la calidad, así: En el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, nos comprometemos a armonizar, mantener y mejorar un Sistema Integrado de Gestión, que nos permita asistir y apoyar al Presidente de la República en el cumplimiento de su Plan de Gobierno, coordinando esfuerzos con entidades del sector público y privado, con personal calificado y disponiendo de los recursos administrativos, tecnológicos y financieros que se requieran para prestar los servicios a nuestros clientes con eficiencia, transparencia y oportunidad Descripción de la política El alcance de los compromisos de la política se puede explicar de la siguiente manera: Nos Comprometemos : Implica un compromiso institucional y personal frente al SIGEPRE. Armonizar : Implica la integración a través de los procesos y servicios que componen el SIGEPRE, de todos los requisitos de los modelos referenciales y normativos aplicables. Mantener : Implica que a través de los mecanismos de evaluación y control garantizamos la aplicación de todo aquello que se ha planificado. Mejorar : Implica el incremento continuo en los niveles de desempeño de procesos y servicios en términos de su eficacia, eficiencia y efectividad. 10

11 Asistir y apoyar al Presidente de la República : Es nuestro principal compromiso frente a las necesidades del cliente principal y el desarrollo de nuestra misión. En el cumplimiento de su plan de gobierno : Significa la contribución de las actividades del SIGEPRE hacia el cumplimiento de los compromisos del Plan Nacional de Desarrollo, en el marco de las competencias institucionales y la normativa aplicable. Coordinando esfuerzos con entidades del sector público y privado : Implica considerar las necesidades supra sectoriales para el impulso o desarrollo de las políticas de gobierno en beneficio de los grupos de interés Directrices de la Política La política del SIGEPRE se puede desagregar en cuatro directrices así: armonizar, mantener y mejorar un Sistema Integrado de Gestión, que nos permita asistir y apoyar al Presidente de la República en el cumplimiento de su Plan de Gobierno coordinando esfuerzos con entidades del sector público y privado con personal calificado y disponiendo de los recursos administrativos, tecnológicos y financieros 5.2 OBJETIVOS Para desarrollar la Política del SIGEPRE se han determinado seis objetivos, que corresponden a los objetivos institucionales: 1. Coordinar con las entidades del gobierno y el sector privado los temas de infraestructura y competitividad para el desarrollo del país. 2. Fortalecer los programas y proyectos sociales con enfoque diferencial 3. Fortalecer la institucionalidad en materia de seguridad, derechos humanos, paz y post-conflicto a nivel nacional y regional 4. Promover el desarrollo y seguimiento de los temas estratégicos, compromisos del Gobierno Nacional, la eficiencia y la transparencia administrativa. 11

12 5. Proporcionar la seguridad integral, el apoyo logístico, el cubrimiento y el suministro informativo al Presidente de la República 6. Fortalecer la institucionalidad a través de mejores prácticas en la gestión de Procesos Administrativos Despliegue Política y Objetivos La alineación de los objetivos de cada uno de los procesos con los elementos de direccionamiento estratégico del SIGEPRE se puede observar en el Anexo 1 Matriz despliegue de estratégico 5.3 ALCANCE El SIGEPRE está implementado en todos los procesos del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República y cumple con los requisitos establecidos en la norma NTCGP 1000:2009 y el MECI, de acuerdo con el siguiente alcance: Prestación de servicios de: Asistencia en el desarrollo de Políticas de Gobierno, Desarrollo de proyectos, Emisión de conceptos legales, Apoyo Logístico Presidencial y Seguridad Presidencial. 5.4 EXCLUSIONES Dentro del SIGEPRE, se excluyen de la implementación los siguientes numerales de la Norma NTCGP 1000:2009: Numeral 7.3 Diseño y Desarrollo: Excluido para todos los servicios del DAPRE incluidos en el alcance del SIGEPRE: Asistencia en el desarrollo de Políticas de Gobierno, Desarrollo de proyectos, Emisión de conceptos legales, Apoyo Logístico Presidencial y Seguridad Presidencial, ya que la planificación de estos servicios se efectúa atendiendo lo establecido en el numeral 7.1 Planificación de la realización del producto o prestación del servicio, se identifican sus requisitos a través del numeral 7.2 procesos relacionados con el cliente y se controlan y validan de acuerdo con el numeral 7.5 Producción y prestación del servicio, numerales de la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública NTCGP 1000:2009 Es importante resaltar que el Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica DAPRE coordina y articula las directrices del Señor Presidente enmarcadas en el Plan Nacional de Desarrollo PND- con las entidades del orden nacional y territorial en el ejercicio de las funciones y competencias establecidas en la Ley 55 de 1990 y los demás decretos de estructura de la entidad. Numeral 7.6 Control de los Equipos de Seguimiento y de Medición: Excluidos para todos los servicios del DAPRE, ya que para su ejecución y monitoreo no se utilizan equipos o dispositivos de medición que requieran calibración y validación necesaria para poder prestar el servicio. 12

13 5.5 COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN En el Código de Excelencia Ética de la Presidencia de la República D-DE-06, adoptado mediante la Resolución 1004 del 31 de mayo de 2007, la Alta Dirección establece el siguiente acuerdo: La Dirección de la Presidencia de la República, acoge el principio y los valores establecidos en este documento, con la firme disposición y convicción de cumplir y actuar con eficiencia, eficacia y efectividad para el logro de los objetivos y la misión Institucional, promoviendo su cumplimiento. 5.6 RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD El Departamento Administrativo de la Presidencia de la República DAPRE, de acuerdo con su estructura organizacional y con el propósito de fortalecer el mantenimiento y mejora del SIGEPRE, ha definido instancias de responsabilidad y autoridad frente al Sistema. Ver Gráfica 3. Gráfica 3: instancias de Responsabilidad y Autoridad Las responsabilidades de las diferentes instancias frente al SIGEPRE son: 13

14 Alta Dirección: Conformada por el Director o su delegado del nivel asesor, el Subdirector de Operaciones quien presidirá la reunión de la Alta Dirección y el Jefe de la Oficina de Planeación quien mediante Resolución 0575 de 2010 fue designado como Representante de la Dirección quien ejercerá la Secretaria Técnica. Las responsabilidades más relevantes de la Alta Dirección frente al SIGEPRE son: Promover los espacios y canales de comunicación interna que permitan difundir la importancia de satisfacer los requisitos del cliente, los legales y cualquier otro requisito que la organización haya implementado. Establecer la política y objetivos del SIGEPRE Realizar revisiones al SIGEPRE y de los modelos que lo componen para asegurar su conformidad, mantenimiento y mejora continua. Asignar los recursos necesarios para el mantenimiento y mejora del SIGEPRE Representante de la Dirección: La Alta Dirección designó al Jefe de la Oficina de Planeación como representante de la Dirección mediante Resolución 0575 de Las responsabilidades se enmarcan en los requisitos definidos por la Norma Técnica para la Gestión Pública NTCGP1000 y el Modelo Estándar de Control Interno MECI, entre las cuales se destacan: Diseñar e implementar estrategias para asegurar que los procesos del SGEPRE se implementen, mantengan y mejoren Informar a la Alta Dirección el desempeño del SIGEPRE en términos de su eficiencia, eficacia y efectividad. Promover la toma de decisiones de la Alta Dirección que contribuyan a la implementación de acciones preventivas, correctivas y de mejora. Mantener las relaciones con las partes externas que tengan incidencia directa en los temas relacionados con el mantenimiento y mejora del SIGEPRE. Ejemplo: Ente de Certificación, Departamento Administrativo de la Función Pública DAFP. Oficina de Planeación: Es la instancia que hace posible administrar el SIGEPRE y es el apoyo operativo para las iniciativas de la Alta Dirección, sus responsabilidades se centran en: Asesorar metodológicamente a las dependencias en la creación, formulación, modificación, seguimiento y mejora de: 14

15 a) Planes Operativos b) Plan Anticorrupción, Atención y Participación Ciudadana c) Proyectos de inversión d) Plan Anual de Adquisiciones e) Documentos del SIGEPRE. Ejemplo: Procesos, procedimientos, instructivos, manuales, lineamientos, guías, formatos etc. f) Riesgos. g) Indicadores del plan estratégico, plan operativo, proyectos de inversión, SINERGIA, procesos y riesgos. Formular y hacer seguimiento al plan estratégico (mapa estratégico) de la entidad. Realizar seguimiento a la calidad y oportunidad de la información registrada en los planes operativos de las dependencias, Plan Anticorrupción, Atención y Participación Ciudadana, los indicadores del plan estratégico, plan operativo, proyectos de inversión, SINERGIA, procesos y riesgos. Apoyar la implementación, mantenimiento y mejora del SIGEPRE. Controlar los documentos del SIGEPRE Garantizar la oportunidad de la publicación y difusión por los diferentes canales de comunicación de los cambios que se generen en el SIGEPRE. Generar espacios de participación en los cuales se contribuya colectivamente a la mejora del SIGEPRE. Coordinar el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo del DAPRE Consolidar la información para la revisión por la Alta Dirección del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la Republica SIGEPRE. Coordinar la ejecución de la auditoria externa de calidad al SIGEPRE con el ente certificador y los responsables de los procesos. Responsables de Proceso o Jefes de Dependencias: Tienen la responsabilidad de hacer aplicables los documentos del SIGEPRE de acuerdo con las funciones asignadas. Cuando existe más de una dependencia que ejecuta actividades dentro del mismo proceso, se selecciona el jefe de la dependencia que por las funciones asignadas tiene mayor responsabilidad frente al proceso y los servicios asociados a este como responsable de proceso. Las principales responsabilidades se destacan a continuación: Formular, modificar y hacer seguimiento a la ejecución del Plan Estratégico, Plan Operativo, Plan Anticorrupción, Atención y Participación Ciudadana (Cuando aplique), Plan Anual de 15

16 Adquisiciones y proyecto de inversión (si aplica) de la dependencia de acuerdo con las necesidades identificadas. Realizar el seguimiento y control de los indicadores del plan operativo, proceso, plan estratégico, proyectos de inversión (si aplica), SINERGIA (si aplica) y estado de acciones preventivas, correctivas y de mejora. Revisar, actualizar, aprobar técnicamente o solicitar la inclusión o eliminación de documentos relacionados con un proceso y/o dependencia. Socializar los documentos a su cargo y hacer exigible su aplicación. Realizar monitoreo a los riesgos de la dependencia con incidencia en los planes, proyectos (si aplica) y/o procesos. Identificar, documentar y aprobar la clasificación de la información de la dependencia Facilitar la implementación del Programa de Gestión Documental al interior de la dependencia acorde con los lineamientos institucionales. Promover la participación de los servidores públicos involucrados dentro del proceso o área funcional en cuanto con la formulación de acciones que permitan el mejoramiento continuo del SIGEPRE. Coordinar el Subcomité de Coordinación de Control Interno de la dependencia. Atender las auditorías internas y externas realizadas a la gestión de las dependencias. Enlaces SIGEPRE (MECI-CALIDAD): Servidores públicos designados por el Responsable de Proceso o dependencia como enlaces y facilitadores para el mantenimiento y mejora del SIGEPRE. Las responsabilidades de mayor impacto se describen a continuación: Apoyar al Jefe de la Dependencia en la formulación, modificación y el seguimiento a la ejecución del Plan Estratégico, Plan Operativo, Plan Anticorrupción, Atención y Participación Ciudadana (Cuando aplique), Plan Anual de Adquisiciones y proyecto de inversión (si aplica) de la dependencia. Apoyar al Responsable del Proceso y/o Jefe de la Dependencia en la formulación, reporte y análisis de datos de los indicadores asociados al plan estratégico, plan operativo, proyectos de inversión (si aplica), SINERGIA (si aplica), procesos y riesgos (Si aplica) a través del aplicativo SIGEPRE. 16

17 Brindar el soporte operativo y técnico al Responsable del Proceso y/o Jefe de la Dependencia para la actualización, mejora y socialización de la documentación relacionada con el proceso, procedimientos o demás documentos a su cargo. Apoyar al Responsable del Proceso y/o Jefe de la Dependencia en la formulación, modificación, ejecución y seguimiento de las acciones preventivas, correctivas y de mejora a través del aplicativo SIGEPRE. Apoyar al Jefe de la Dependencia en la administración de los riesgos con incidencia en los planes, proyectos (si aplica) y/o procesos a través de la identificación, análisis, valoración, manejo y monitoreo de los riesgos registrados en el aplicativo SIGEPRE Apoyar al Jefe de la Dependencia en la implementación del Programa de Gestión Documental al interior de la dependencia acorde con los lineamientos institucionales. Apoyar la logística para la reunión del Subcomité de Coordinación de Control Interno de la dependencia. Apoyar la labor de sensibilización y socialización al interior de la dependencia en los temas relacionados con el proceso en que participan del SIGEPRE. Oficina de Control Interno: Instancia encargada de evaluar integralmente el desempeño del SIGEPRE, a través de la planificación y realización de auditorías internas y de los demás mecanismos de evaluación previstos en el Proceso de Evaluación, Control y mejoramiento C-EM-02. Auditores Internos: Servidores públicos del DAPRE, formados como auditores internos que apoyan la realización de auditorías internas, bajo la coordinación de la Oficina de Control Interno, conforme al procedimiento establecido para tal fin. Todo el Personal: Servidores públicos (funcionarios y contratistas), encargados de mantener y mejorar el SIGEPRE, con el cumplimiento de sus funciones u obligaciones, según corresponda, en el marco de los procesos, procedimientos y demás documentos adoptados por el SIGEPRE, los cuales deben consultar en el aplicativo SIGEPRE en el siguiente link: 6. ENFOQUE AL CLIENTE Para determinar que instancias son receptoras de los servicios ofrecidos, es necesario analizar al Departamento Administrativo de la Presidencia en el contexto externo e interno, identificando las partes interesadas y los clientes directos, ver Gráfica 4. 17

18 Gráfica 4: Partes Interesadas Clientes directos Beneficiarios La relación de los procesos misionales con los servicios y clientes se puede observar en la Tabla 1. PROCESO Gestión de Asuntos Políticos Gestión Jurídica Tabla 1: Matriz de Productos o Servicios y Clientes PRODUCTO / SERVICIO Asistencia en el desarrollo de Políticas de Gobierno Asistencia en el Desarrollo de Proyectos Emisión de conceptos legales DESCRIPCION Asesoría metodológica y técnica al cliente en las actividades de elaboración, gestión y seguimiento al desarrollo de políticas prioritarias de Gobierno Diseño y ejecución de actividades orientadas a apoyar al cliente en la implementación de las políticas prioritarias de Gobierno Estudiar, analizar y conceptuar sobre los Proyectos de Actos Normativos de acuerdo con la normatividad vigente y las prioridades del Gobierno. Así mismo, dirimir diferencias de interpretación normativa que se presenten entre la Presidencia de la República, los Ministerios y/o Departamentos Administrativos. CLIENTES Presidente de la República Entidades Estatales Población beneficiaria Presidente de la República Entidades Estatales Población beneficiaria Presidente de la República Gestión de Apoyo Logístico Administrar la agenda presidencial, la Presidente de la 18

19 PROCESO seguridad, apoyo logístico presidencial y comunicación y prensa PRODUCTO / SERVICIO Presidencial Seguridad Presidencial DESCRIPCION imagen y suministrar los elementos necesarios de protocolo para el desarrollo de la misma; así como, prestar el cubrimiento y el suministro informativo Suministrar las condiciones óptimas de seguridad, para salvaguardar la integridad física del señor Presidente y del señor Vicepresidente de la Republica CLIENTES Republica Presidente de la Republica y Vicepresidente de la República 7. ENFOQUE BASADO EN PROCESOS El enfoque basado en procesos se sustenta en los principios básicos de Gestión de Calidad establecidos en la Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública NTCGP1000. La aplicación de este principio propicia una gestión articulada al interior de la Entidad, e implica la aplicación de controles a cada uno de los procesos y la disposición de recursos para alcanzar los resultados esperados con el máximo de eficiencia. El Departamento Administrativo de la Presidencia de la República ha definido su estructura por procesos a través del Mapa de Procesos que se ilustra en la Gráfica 5. Mapa de Procesos SIGEPRE 19

20 Los procesos que componen el Mapa de Procesos del SIGEPRE, están divididos en (3) niveles: Dirección, Misionales y de Soporte. Los procesos misionales reflejados en el mapa, no tienen una secuencia única definida, ya que no obedecen a una cadena de precedencia fija. La secuencia específica se puede dar al interior de los procesos a través de las actividades que lo conforman. La interacción de los procesos se puede observar en el Anexo 2 Matriz de interacción de procesos y en cada caracterización de proceso o descripción de procedimiento se hace el llamado a los documentos del Sistema con los cuales existe relación o interacción. Los procesos Misionales, son activados por las necesidades de los cliente. A través de estos procesos se generan los servicios con los requisitos técnicos, legales y funcionales requeridos, su ejecución es posible gracias a la gestión de los procesos de Soporte y a las directrices definidas desde los procesos de Dirección, reflejando así el enfoque sistémico. 7.1 PROCESOS DE DIRECCION El propósito de este nivel de procesos es definir y aplicar los lineamientos para formular y hacer seguimiento al direccionamiento estratégico de la entidad en el marco de los objetivos de política definidos en el Plan Nacional de Desarrollo. En este nivel se encuentran los siguientes procesos: Direccionamiento Estratégico. Evaluación, Control y Mejoramiento. Atención al Usuario 7.2 PROCESOS MISIONALES El Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, ha definido tres procesos de gestión misional, a través de los cuales la Entidad cumple con las necesidades de sus clientes, en el marco de los compromisos previstos en el Plan Nacional de Desarrollo, la misión, visión, objetivos y funciones generales del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, en el marco de la Constitución y la Ley, estos procesos son: Gestión de Asuntos Políticos. Gestión Jurídica. Gestión de: Seguridad, Apoyo Logístico Presidencial y Comunicación y Prensa. 20

21 7.3 PROCESOS DE SOPORTE Este nivel de procesos permite gestionar los recursos humanos, físicos, financieros y tecnológicos indispensables para el cumplimiento de la misión institucional y el desarrollo armónico de los demás procesos. Se tienen definidos 6 procesos: Gestión Administrativa Gestión Financiera Adquisición de Bienes y Servicios Gestión Documental Talento Humano Tecnología de Información y Comunicaciones 7.4 DOCUMENTACIÓN DE PROCESOS Y DEMÁS DOCUMENTOS DEL SIGEPRE Los procesos y demás documentos del SIGEPRE se laboran y controlan de acuerdo con los lineamentos definidos en el procedimiento para la Generación y Control de Documentos P-DE-05 y la Guía para la Elaboración y Control de Documentos G-DE-01. En la caracterización de procesos se determinan los objetivos, el alcance, responsables, las actividades, Actividades Criticas de Control ACC y su interacción dada a través de las entradas y salidas asociadas, frente a los respectivos proveedores y clientes. Igualmente, las políticas generales de operación y los medios de información y comunicación aplicables. Los riesgos y la normatividad aplicable interna o externa se pueden consultar en el aplicativo SIGEPRE en el módulo de riesgos y en el módulo de documentos Normograma respectivamente. Nota: los documentos que dan directrices al Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la Republica SIGEPRE incorporaran automáticamente los ajustes u orientaciones metodológicas antes de su aprobación. Por ejemplo: la Guía para la Elaboración y Control de Documentos G-DE-01 se modificó e incluye nuevas directrices para la elaboración de documentos, las cuales se aplicaran en el documento previo a su aprobación Procedimientos Obligatorios De acuerdo con los requisitos de documentación exigidos por la Norma Técnica de Calidad para la Gestión Pública NTCGP1000:2009, el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República da cumplimiento a través de los siguientes documentos que hacen parte del SIGEPRE, Ver tabla 2 Matriz Procedimientos Obligatorios. 21

22 Tabla 2: Matriz Procedimientos Obligatorios Documento requisito NTC GP Control de documentos. Proceso DAPRE Direccionamiento Estratégico Control de registros. Gestión Documental. Nombre documento Procedimiento para la Generación y Control de Documentos P-DE-05 Guía para la Elaboración y Control de Documentos G-DE-01 Manual del sistema de gestión de correspondencia y archivos oficiales M-GD-02 Procedimiento de Auditorías Internas P-EM Auditoría interna. 8.3 Control de producto y servicio no conforme Acción correctiva Acción preventiva. Evaluación Control y Mejoramiento. Atención al Usuario Evaluación, Control y Mejoramiento. Manual de Auditorías Internas M- EM-01 Guía para la elaboración del programa anual de auditorías y concepto sobre el sistema integrado de gestión G-EM-02 Manual de Servicios Misionales M-AU-01 Procedimiento para la planificación, identificación y control de productos y/o servicios no conformes P-AU-01 Procedimiento de Formulación, Seguimiento y Evaluación de Planes de Mejoramiento P-EM- 06 Guía para la formulación, seguimiento y evaluación de planes de mejoramiento G-EM

23 7.4.2 Cumplimiento de Requisitos Técnicos de los procesos del SIGEPRE La siguiente tabla muestra la relación entre los procesos del SIGEPRE y los requisitos de NTCGP 1000:2009 Tabla 3: Matriz Cumplimiento de Requisitos Técnicos NTCGP1000 TIPO DE PROCESO Procesos de Dirección Procesos Misionales. Procesos de Soporte. PROCESOS Direccionamiento Estratégico. Evaluación, Control y Mejoramiento. Atención al usuario Gestión de Asuntos Políticos. Gestión Jurídica. Gestión de: Seguridad, Apoyo Logístico Presidencial y Comunicación y Prensa. Gestión Administrativa REQUISITOS NTCGP DEFINICIÓN Y/O APLICACIÓN ESPECÍFICA 4.1 Requisitos Generales 4.2 Gestión Documental 5.1 Compromiso de la Dirección 5.2 Enfoque al Cliente. 5.3 Política de la Calidad 5.4 Planificación. 5.5 Responsabilidad, Autoridad y Comunicación. 5.6 Revisión por la Dirección. 6.1 Provisión de Recursos. 7.1 Planificación de la Prestación del Servicio. 8. Medición, Análisis y Mejora. 5.2 Enfoque al Cliente Comunicación Con el Cliente Propiedad del Cliente Satisfacción del Cliente 8.3 Control del Producto y/o servicio No Conforme 5.2 Enfoque al Cliente. 7. Prestación del Servicio (7.1, 7.2, 7.5) Satisfacción del Cliente Seguimiento y Medición del Servicio. 8.3 Control del Servicio No Conforme. 5.2 Enfoque al Cliente. 7. Prestación del Servicio (7.1, 7.2, 7.5) Satisfacción del Cliente Seguimiento y Medición del Servicio. 8.3 Control del Servicio No Conforme. 5.2 Enfoque al Cliente. 7. Prestación del Servicio (7.1, 7.2, 7.5) Satisfacción del Cliente Seguimiento y Medición del Servicio. 8.3 Control del Servicio No Conforme. 6.1 Provisión de los Recursos. 6.3 Infraestructura. 23

24 TIPO DE PROCESO PROCESOS REQUISITOS NTCGP DEFINICIÓN Y/O APLICACIÓN ESPECÍFICA Gestión Financiera. 6.1 Provisión de los Recursos. Adquisición de Bienes y 6.1 Provisión de los Recursos. Servicios. 7.4 Adquisición de Bienes y Servicios. Gestión Documental Control de los Registros. 6.1 Provisión de los Recursos Responsabilidad y Autoridad. Talento Humano 6.1 Provisión de los Recursos. 6.2 Talento Humano. 6.4 Ambiente de Trabajo. Tecnologías de Información y Comunicaciones 6.1 Provisión de los Recursos. 6.3 Infraestructura. Algunos de los requisitos de este modelo aplican de manera transversal a todos los procesos de la entidad, estos requisitos son los siguientes: # Requisito 4.1 Requisitos Generales Control de Documentos Control de Registros 5.3 Política de la Calidad. 5.4 Planificación Comunicación Interna 6. Gestión de los Recursos Seguimiento y Medición de Procesos 8.4 Análisis de Datos. 8.5 Mejora 8. SEGUIMIENTO, MEDICION Y MEJORA DEL SIGEPRE El Seguimiento y medición para asegurar el mantenimiento y mejora del SIGEPRE, se hace conforme a lo establecido en la Guía para el Seguimiento y Medición de los Procesos y del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la Republica G-DE-03. Adicionalmente, se cuenta con herramientas que facilitan la evaluación y promueven la toma de decisiones para mejorar continuamente el Sistema como son: Revisiones al SIGEPRE por la Alta Dirección, de acuerdo con lo definido en el procedimiento de P-EM-04 Revisión del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la Republica SIGEPRE. 24

25 Auditorías internas y externas del SIGEPRE, de acuerdo con lo definido en el procedimiento P-EM-01 Procedimientos de Auditorías Internas, M-EM-01 Manual de Auditorías Internas y G-EM-01 Guía para la elaboración del programa anual de auditorías y concepto sobre el sistema integrado de gestión. Seguimiento al desempeño de los procesos a través de los indicadores, de acuerdo con la G-DE- 03 Guía para el Seguimiento y Medición del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la Republica. Encuestas de satisfacción al cliente M-AU-01 Manual de Servicios Misionales Estado de las Peticiones, quejas, reclamos y sugerencias PQRS de acuerdo con lo definido en el P-AU-02 Procedimiento Atención de Peticiones, Quejas, Reclamos y Sugerencias. Formulación, ejecución, seguimiento y evaluación de las acciones preventivas, correctivas y de mejora generadas por las diferentes fuentes (Auditorías, Riesgos, Análisis de Datos, Autocontrol, Tratamiento de Servicio No Conforme, Planes, entre otras) ver P-EM-06 Procedimiento Formulación, seguimiento y Evaluación de Planes de Mejoramiento y G-EM-01 Guía para la formulación, seguimiento y evaluación de planes de mejoramiento. 9. GESTIÓN DEL CAMBIO EN EL SIGEPRE Este punto pretende identificar cambios que afecten al SIGEPRE, vislumbrando y registrando aquellos aspectos o variables que en un plazo no mayor a una vigencia del SGC (un año) por su ejecución o realización, puedan variar o afectar el cumplimiento de los requisitos definido para el SGC en la organización, con el objetivo de minimizar su impacto. Los factores y o variables que lo generan son: a) Internas Surgen del análisis del comportamiento organizacional y se presentan como alternativas de solución, como adecuaciones a los procesos, adecuaciones a actividades internas, ingreso o rotación de personal, entre otros aspectos. b) Externas Provienen por los cambios del entorno de la organización y conllevan la necesidad de cambios a su interior, tales como: normatividad, actualizaciones de la norma NTCGP-1000 en su versión vigente, cambios tecnológicos, sociales y económicos 9.1 RESPONSABILIDAD La Alta Dirección es quien identifica y planea los cambios de la organización y comunica al resto de la organización con el propósito de elaborar los planes necesarios para la mitigación del impacto o eliminación total del efecto negativo sobre el SIGEPRE, asegurando el cumplimiento de los requisitos del sistema. 25

26 Los cambios en el Sistema de Gestión de Calidad del Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica son el resultado de la planificación, en este sentido el DAPRE ha identificado la Gestión del cambio en el SIGEPRE como se muestra a continuación: Identificación del cambio. Identificar los cambios que afectan el SIGEPRE. - Cambios en el Direccionamiento estratégico (cambios en la administración, en la estructura). - Cambios de Infraestructura. - Cambios de Tecnología. - Cambios en Procesos. - Cambios en las necesidades del cliente. - Cambios en el marco legal Planificación del cambio. Una vez se ha identificado el cambio, se debe Planificar el mismo para lo cual se deberá tener en cuenta: - Descripción: Describir el cambio a efectuar especificando si corresponde a factores internos o externos y determinando la necesidad de formular planes de mejoramiento, ver procedimiento P-EM-06 Formulación, Seguimiento y Evaluación de Planes de Mejoramiento - Actividades a realizar. - Ejecución y seguimiento. Se determinan los responsables asignados por la Alta Dirección de coordinar la ejecución del cambio y se formulan los planes de mejoramiento necesarios para realizar la implementación del mismo en la organización, ver procedimiento P-EM-06 Formulación, Seguimiento y Evaluación de Planes de Mejoramiento - Evaluación de la implementación del mismo y los beneficios obtenidos. Reporte. El cambio a realizar se registra en los planes formulados por los responsables designados. Estos cambios son motivados por la Alta Dirección de la Organización Direccionamiento Estratégico y se documentan en las actas del Comité Institucional de desarrollo Administrativo. Ver procedimiento P-EM- 04 Revisión del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República SIGEPRE. 10. COMPLEMENTARIEDAD CON EL MECI El modelo estándar de Control Interno MECI, establece la metodología para el implementar el Sistema de Control Interno en las entidades públicas, la cual se compone de la siguiente manera, ver Grafica 6 Estructura Modelo Estándar de Control Interno. 26

27 Considerando que el MECI, es un modelo gerencial que le permite a la entidad mantener y mejorar el Sistema de Control Interno, el Departamento Administrativo de Presidencia de la República, a través del SIGEPRE integra los requisitos exigidos por el MECI, para cada uno de los Módulos, así: 10.1 MODULO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN Talento Humano Tabla 4: Matriz Cumplimiento de Requisitos Técnicos MECI Modulo de Control de Planeación y Gestión Componente Elemento Evidencia SIGEPRE Código de Excelencia ética publicado en el SIGEPRE Acuerdos, compromisos o protocolos éticos Código de excelencia ética adoptado mediante 27

28 Componente Elemento Evidencia SIGEPRE Resolución 1004 de 2007 Publicación del valor del mes en la intranet Proceso de Talento Humano Manual de Funciones adoptado y modificado mediante resoluciones Plan Anual de Capacitación adoptado mediante resolución Manual de inducción y reinducción publicado en SIGEPRE Desarrollo del Talento Humano Actividades de inducción y reinducción Plan Anual de Bienestar Social e Incentivos adoptado mediante resolución Guía para la evaluación del desempeño publicada en SIGEPRE Evaluaciones del desempeño y compromisos laborales establecidos Proceso de Direccionamiento Estratégico Elementos de Direccionamiento de la Entidad (Misión, Visión, Política y objetivos Direccionamiento Estratégico Planes, Programas y Proyectos institucionales) adoptados Planes estratégico sectorial, estratégico y operativo institucional y Plan Anticorrupción, Atención y Participación Ciudadana alineados con las políticas de desarrollo administrativo Plan Anual Mensualizado de Caja PAC Indicadores de plan estratégico sectorial, plan 28

29 Componente Elemento Evidencia SIGEPRE estratégico y operativo, proyectos de inversión, procesos, riesgos y SINERGIA Acuerdos de gestión aprobados y publicados Mapa de Procesos aprobado y publicado en SIGEPRE Procesos, procedimientos, Modelo de Operación por Procesos Estructura Organizacional Indicadores de gestión manuales, lineamientos, guías y formatos revisados, aprobados y publicados en el aplicativo SIGEPRE Socialización de documentos desde el correo del SIGEPRE Manual de servicios misionales Encuesta de satisfacción de clientes anual Organigrama general y funcional actualizados y publicados en el aplicativo SIGEPRE Manual de Funciones adoptado y modificado mediante resoluciones Procedimiento de Formulación, Registro y Análisis de Indicadores y Guía para el Seguimiento y Medición del SIGEPRE publicados en el SIGEPRE Indicadores de plan estratégico sectorial, plan estratégico y operativo, proyectos de inversión, procesos, riesgos y SINERGIA Reporte de Indicadores (Dashboard) Presentaciones para el seguimiento de los 29

30 Componente Elemento Evidencia SIGEPRE indicadores del Plan Estratégico, dependencias y mapa de procesos Fichas de indicadores aprobadas en el SIGEPRE Presentación de los indicadores en el Comité Institucional de Desarrollo Administrativo Políticas de Operación Manual del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la Republica SIGEPRE Procesos con las políticas de operación aprobadas y Administración del Riesgo Políticas de Administración del Riesgo Identificación del Riesgo Análisis y Valoración del riesgo divulgadas Lineamientos para la administración de riesgos con las políticas de riesgo publicadas en el SIGEPRE Publicación de mapa de riesgos institucional en la página web con las políticas Matriz de contexto estratégico Riesgos identificados en el aplicativo SIGEPRE módulo de riesgos Mapas de riesgos institucional, por proceso y de corrupción con análisis, valoración del riesgo, controles y monitoreo registrados en el aplicativo SIGEPRE Modulo Gestión del Riesgo 10.2 MODULO DE CONTROL DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO Tabla 5: Matriz Cumplimiento de Requisitos Técnicos MECI Modulo de Control de Evaluación y Seguimiento 30

31 Componente Elemento Evidencia SIGEPRE Proceso de Evaluación Control y Mejoramiento Encuestas de autoevaluación de procesos Talleres de autoevaluación para la formulación de planes de mejoramiento Comité y Subcomités de Coordinación de Control Interno Autoevaluación Institucional Autoevaluación del Control y Procedimiento de Gestión formulación y seguimiento de la planeación estratégica sectorial e institucional Informes de evaluación procesos y/o dependencias Reporte de indicadores con su respectivo análisis Encuesta del MECI Formulario Único de Reporte de Avance a la Gestión FURAG Auditoria Interna Auditoria Interna Procedimiento y manual de auditorías internas Programa Anual de Auditoria aprobado por Comité de Coordinación de Control Interno Informe ejecutivo anual de Control Interno Planes de Mejoramiento Plan de Mejoramiento Procedimiento y guía para la formulación, seguimiento y evaluación de Planes de Mejoramiento Planes de mejoramiento (NCR, NCP y OM) registrados en el aplicativo SIGEPRE Modulo SGC - Mejoras Informe de eficacia de los planes de mejoramiento 31

32 10.3 EJE TRANSVERSAL: INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN Tabla 6: Matriz Cumplimiento de Requisitos Técnicos MECI - Información y Comunicación Elemento Información y Comunicación interna y Externa Sistemas de información y Comunicación Evidencia SIGEPRE Fuentes de información externa (Ventanillas de Recepción de Correspondencia, Link "Escríbale al Presidente" página web, Línea de quejas y reclamos , Línea denuncias de corrupción , Buzón de Sugerencias, Link PSQR - Página Web, Redes Sociales (Facebook, Twiter), Entre Otros) Formulario de clasificación de la información Lineamientos, cronograma y resultados del ejercicio de rendición de cuentas publicados en página web Tablas de Retención Documental TRD Política Editorial y Actualización de Contenidos Web publicado en el SIGEPRE Sistema de Gestión de Correspondencia y Archivos Oficiales - SIGOB Sistema de Escríbale al Presidente SYSCOPRE Hominis Servicios compartidos SIGEPRE Gestión financiera Sistema de Gestión de Comisiones Intranet Página Web Aplicativo contratos Comisiones al Exterior Publicación de Hojas de Vida Manual de Servicios Misionales Medios de acceso a la información (Página web, carteleras virtual, buzón de sugerencias, entre otros) 11. COMPLEMENTARIEDAD CON EL SISTEDA Considerando que el Sistema de Desarrollo Administrativo es una herramienta Gerencial orientada a fortalecer la capacidad administrativa y desempeño institucional mediante el diseño e implementación del modelo integrado de planeación y gestión que incluye las políticas de desarrollo administrativo definidas mediante el Decreto 2482 de 2012, Grafico 7, el Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica ha integrado este Sistema al SIGEPRE a través del Mapa Estratégico publicado en el aplicativo SIGEPRE, el cual es el resultado de la aplicación del procedimiento de Formulación y 32

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