Legalización de Documentos con efectos Internacionales Apostilla de la Haya

Transcripción

1 Legalización de Documentos con efectos Internacionales Apostilla de la Haya Cabrera Sánchez, Fátima IN DIEM Abogados Resumen.- Para la circulación internacional de documentos es necesaria la legalización de los mismos, esto es, a través de la presentación ante distintos organismos (Ministerio de Justicia, Ministerio de Asuntos Exteriores, Consulados,etc ), se comprueba y certifica la autenticidad del documento y la firma del mismo para que así surta efectos en el país de destino. Este documento analiza la legalización de documentos españoles en el exterior; así mismo le dan pautas para efectuar las gestiones correspondientes, así como describe los mecanismos que utiliza IN DIEM Abogados en su servicio de legalización internacional de documentos; para mayor información, puede consultar en nuestra web: Página 1 de 5 I.- INTRODUCCIÓN Desde la aparición de los distintos Estados como forma de delimitación y diferenciación geográfica, burocrática y humana, ha sido necesario establecer, en mayor o menor medida (dependiendo del momento histórico concreto), un sistema de interrelación entre los mismos y sus respectivos ciudadanos. Pues bien, el crecimiento que ha experimentado históricamente tanto la burocracia propia de cada Estado como las interrelaciones personales y mercantiles entre los ciudadanos de distintos países, ha propiciado y necesitado, así mismo, el aumento de mecanismos e instituciones que regulen estas conexiones internacionales. En particular, en el momento actual en el que nos encontramos, en el que los datos sobre personas individuales y empresas que buscan su futuro fuera de nuestras fronteras son abrumadores (téngase en cuenta que la emigración de jóvenes ha aumentado un 41% desde 2008 y las exportaciones representan ya un 34% del PIB, España se coloca en segundo lugar detrás de Alemania) el uso de estas herramientas se ha extendido a mayor porcentaje de la población. Una de las herramientas que regulan estas relaciones internacionales son las referidas a la circulación de documentos entre los distintos países y, en concreto, las que regulan los sistemas de validación de los mismos para la extensión de sus efectos fuera de las fronteras del país en el que ha sido emitido. La emisión de un documento por una autoridad nacional habitualmente no conlleva de forma automática su validez en el extranjero, sino que son necesarios uno o varios actos administrativos cuya finalidad es comprobar la autenticidad del documento y de la firma del mismo para que así surta efectos en el país de destino. Es decir, para esta validación no resulta trascendente el contenido del documento, sino quién es el Emisor y cuál es el País de Destino. Estas dos premisas (que pueden conformar multitud de casos posibles) determinarán el procedimiento a seguir. Con este artículo no se pretende dar una respuesta exacta a todos y cada uno de los casos concretos posibles (sería imprudente establecer a priori unos cauces generales de tramitación); la intención es

2 clarificar las líneas generales que delimitan los distintos procedimientos. Página 2 de 5 II.- CONSIDERACIONES SOBRE PROCEDIMIENTO Como ya se ha referido, el procedimiento dependerá de dos cuestiones: 1.- El EMISOR del documento 2.- El PAÍS DESTINO del documento En tal sentido, téngase en consideración: 1.- El EMISOR del documento.- De ello dependerá, en primera instancia, si estamos ante un DOCUMENTO PÚBLICO o PRIVADO. Según el artículo de nuestro Código Civil Son documentos públicos los autorizados por un Notario o empleado público competente, con las solemnidades requeridas por la ley ; el resto de documentos tendrán la consideración de privados. Entre los documentos públicos más habituales podemos referir (sin carácter exhaustivo) los emitidos por: Administración General del Estado (o organización). Administración Autonómica (o organización). Administración Provincial (o organización). Entidades Locales. Notarios. Agentes Judiciales (Magistrado, Juez, Secretario u Oficial). Universidades y Centros Docentes. Registros (Mercantil, Propiedad, Bienes Muebles). Respecto a estos documentos públicos, la tramitación final dependerá del empleado público competente que emita el documento en cuestión (Ministerio Público o Consejería en cualquiera de sus dimensiones territoriales, Secretario, Oficial o Agente judicial, Registros Mercantiles o de la Propiedad, Universidades, etc ). En cuanto a los documentos privados, al igual que los públicos, se podrá autentificar la firma y la autoría de la misma; sin embargo, su tramitación es algo más casuísta y se deberá revisar caso por caso. 2.-El PAÍS DESTINO del documento.- Dependiendo del país en el que deban surtir efectos los documentos se deberá seguir un procedimiento u otro. En efecto, cada País de Destino exige los requisitos que debe cumplir un documento extranjero para que tenga validez dentro de su territorio. No obstante, existen Convenios o Acuerdos Internacionales (bilaterales o multilaterales) que, con mayor o menor éxito, han unificado los criterios y los procedimientos; por lo que, a la hora de tramitar un documento para un determinado país, tendremos que tener en consideración que regulación internacional le es aplicable. Quizás el más importante de todos ellos (por el número de países que lo han suscrito) es el Convenio de la Haya de 5 de octubre de 1961 Suprimiendo la Exigencia de

3 Legalización de los Documentos Públicos Extranjeros. III.- APOSTILLA DE LA HAYA Como se ha referido, el aumento del internacionalismo ha ido de la mano de la creación de instituciones y herramientas que regulen estas nuevas necesidades y relaciones. Una de estas instituciones internacional es la Conferencia de La Haya de Derecho Internacional Privado. Se trata de una organización internacional con sede en la ciudad de La Haya (Países Bajos) que tiene por objeto buscar la unificación de las normas de derecho internacional privado (entre las que se encuentra la tramitación de documentación) a nivel mundial. La Conferencia está formada, actualmente, por 75 miembros (74 países y 1 Organización Regional de Integración Económica) y ha elaborado una treintena de convenciones internacionales por ejemplo en materias de ley aplicable a las compraventas internacionales, obligaciones alimenticias de los menores, disposiciones testamentarias, adopción, divorcios, ejecución de sentencias... Uno de los Convenios aprobados en el seno de la Conferencia es el Convenio de la Haya de 5 de octubre de 1961 Suprimiendo la Exigencia de Legalización de los Documentos Públicos Extranjeros mediante el que se simplifica la legalización de documentos a efectos de verificar su autenticidad en el ámbito internacional. Mediante este Convenio, que sólo es aplicable a la legalización de documentos públicos, se sustituye entre los países firmantes la LEGALIZACIÓN diplomática o consular o de cualquier otro tipo por una (en la práctica y como se verá mal llamada) legalización única, es decir, mediante la imposición en el documento de una certificación como la que se indica a continuación: Página 3 de 5 (apostilla en soporte papel) que verifica la autenticidad de la firma, la calidad en que el signatario del documento haya actuado y, en su caso, la identidad del sello o timbre que el documento ostente, según dispone el artículo 3 del Convenio, otorgándole así validez en el país de destino (así como en cualquiera que haya suscrito dicho Convenio). En efecto, hay que tener en consideración que, dependiendo del tipo de documento, esta legalización no será tan rápida y única; nuestra propia burocracia interna exige, en algunos casos, un trámite previo a la APOSTILLA, por ejemplo, en el caso de los títulos universitarios o las certificaciones registrales. No obstante, la APOSTILLA siempre agiliza y facilita los trámites de legalización. Actualmente, existen 103 países que han suscrito el Convenio de La Haya de 5 de octubre de 1961, de los cuales España reconoce a 102 de ellos; es decir, la circulación de documentación entre nuestro país y estos 102 países se podrá llevar a cabo mediante la APOSTILLA del documento público en cuestión. Puede consultar los países firmantes del Convenio de La Haya de 5 de octubre de 1961 en el ANEXO a este artículo. La autoridad competente para imponer la APOSTILLA en un documento dependerá, una vez más, de quién es el emisor del documento y, en nuestro país, se establece en el Real Decreto 1497/2011, de 24 de octubre, por el que se

4 determinan los funcionarios y autoridades competentes para realizar la legalización única o Apostilla prevista por el Convenio XII de la Conferencia de La Haya de Derecho Internacional Privado, de 5 de octubre de Administración General del Estado (o organización): Jefe de la Sección Central de la Subsecretaría del Ministerio de Justicia. Administración Autonómica (o organización): Secretario de la Sala de Gobierno del Tribunal Superior de Justicia o el Decano del Colegio de Notarios, a elección del Administración Provincial (o organización): Secretario de la Sala de Gobierno del Tribunal Superior de Justicia o el Decano del Colegio de Notarios, a elección del Entidades Locales: Secretario de la Sala de Gobierno del Tribunal Superior de Justicia o el Decano del Colegio de Notarios, a elección del Notarios: Decano del Colegio Notarial respectivo o miembro de su Junta Directiva Agentes Judiciales (Magistrado, Juez, Secretario u Oficial): Secretario de la Sala de Gobierno del Tribunal Superior de Justicia. Universidades y Centros Docentes: Secretario de la Sala de Gobierno del Tribunal Superior de Justicia o el Decano del Colegio de Notarios, a elección del Registros (Mercantil, Propiedad, Bienes Muebles): Secretario de la Sala de Gobierno del Tribunal Superior de Justicia o el Decano del Colegio de Notarios, a elección del IV.- OTROS INSTRUMENTOS INTERNACIONALES Además del Convenio de la Haya de 5 de octubre de 1961, existen otros acuerdos o convenios internacionales de los que España es parte que eximen del requisito de legalización; en tal sentido, cabe mencionar: 1) El Convenio de Londres nº 63 del Consejo de Europa, de 7 de junio de 1968, (BOE 206, de 28/08/1982) sobre exención de legalización en documentos expedidos por Agentes Diplomáticos y Consulares. 2) Convención Interamericana de Exhortos o Cartas Rogatorias de Panamá, de 30 de enero de 1975 (BOE 195 de 15/08/1987). Referida a la documentación judicial anexa a los exhortos judiciales. 3) Convenio de Viena nº 16 de la CIEC, de 8 de septiembre de 1976,(BOE 200, de 22/08/1983) sobre certificaciones plurilingües de actas de nacimiento, matrimonio o defunción. 4) Convenio de Atenas número 17 de la Comisión Internacional del Estado Civil, sobre dispensa de legalización de ciertos documentos (número 17 de la ciec), hecho en atenas el 15 de septiembre de 1977 (boe nº 112, de 11 de mayo de 1981). Referido a documentos que se refieran al Estado Civil, a la capacidad o a la situación familiar de las personas físicas, a su nacionalidad, domicilio o residencia, cualquiera que sea el uso al que sean destinados, cualquier otro documento que haya sido extendido para la Página 4 de 5

5 celebración del matrimonio o para la formalización de un acto del estado civil. 5) Convenio entre España e Italia sobre intercambio de documentación 10 de octubre de 1983, en materia de Registro Civil y dispensa de legalización de ciertos documentos. Hecho en Madrid, el. (Entrada en vigor el 1 de agosto de BOE. núm. 124, de 24 de mayo de 1986). 6) El Canje de Notas con la URSS de 24 de febrero de 1984, (BOE 93, de 18/04/1985,) sobre supresión de legalizaciones y expedición de certificados de Registro Civil. 7) Canje de Notas entre el Reino de España y la República de Italia sobre reconocimiento recíproco de títulos de los estudios de Enseñanza Media, Superior y Universitaria, hecho en Roma el 14 de julio de Entrada en vigor el 14 de julio de BOE. núm. 277, de 18 de noviembre de (Art. 7, punto cuarto). No requiere legalización ni traducción de documentos. peregrinar entre administraciones (Registros, Ministerios, Consulados ) intentando obtener un poco de luz sobre el procedimiento a seguir pero pocas veces, una vez planteado su caso concreto ante estos entes públicos, obtendrá una información completa que despeje todas sus dudas provocado por la amplia casuística, la carencia de unificación en la organización interna y la falta de información en la mayoría de órganos periféricos de la administración. Autora: Cabrera Sánchez, Fátima Abogada IN DIEM Abogados Para más información contactar: Tlf: fcabrera@in-diem.com Página 5 de 5 V.- CONCLUSIONES La legalización de documentación nacional para sus efectos en el exterior resulta imprescindible en los procesos de internacionalización, muy frecuentemente relacionados con operaciones de posicionamiento de empresas en mercados externos o con el desarrollo de actividades profesionales en el exterior. Los mecanismos de legalización y validación de documentación interna en el exterior dependerán de diversos factores, como su emisor, país destino y normativa (Convenios Internacionales) que se utilice para tales efectos. No obstante, en la práctica, y a pesar de la existencia de numerosas herramientas para facilitar la legalización de documentos, en innumerables ocasiones, los interesados se ven inmersos en un

6 MINISTERIO DE ASUNTOS EXTERIORES Y DE COOPERACIÓN Listado actualizado a 27-septiembre-2013 PAÍSES DEL CONVENIO DE LA HAYA Convenio nº 12, de 5 de octubre de 1961 ALEMANIA ANDORRA ANTIGUA Y BARBUDA ARGENTINA ARMENIA AUSTRALIA AUSTRIA AZERBAIYAN (2/03/05) BAHAMAS BARBADOS BELARUS BÉLGICA BELICE BOSNIA-HERZEGOVINA BOTSWANA BRUNEI-DARUSALAN BULGARIA CABO VERDE (13/02/10) CHIPRE COLOMBIA COOK, ISLAS COREA (14/07/07) COSTA RICA (14/12/11) CROACIA DINAMARCA (29/12/06) DOMINICA ECUADOR (2/04/05) EL SALVADOR ESLOVENIA ESPAÑA EE.UU. ESTONIA FIDJI FINLANDIA FRANCIA GEORGIA (14/05/07) GRANADA GRECIA HONDURAS HONG-KONG HUNGRIA INDIA (12/03/08) IRLANDA ISLANDIA ISRAEL ITALIA JAPÓN KAZAJSTÁN KIRGUISTÁN (31/07/11) LESOTHO LETONIA LIBERIA LIECHTENSTEIN LITUANIA LUXEMBURGO MACAO MACEDONIA MALAWI MALTA MARSHALL, ISLAS MAURICIO, ISLA MÉXICO MOLDAVIA (16/03/07) MÓNACO MONGOLIA (31/12/09) MONTENEGRO NAMIBIA NICARAGUA (EV. 14/05/13) NIUE, ISLA NORUEGA NUEVA ZELANDA OMÁN (30/01/12) PAÍSES BAJOS PANAMÁ PERÚ (30/09/10) POLONIA (14/08/05) PORTUGAL REINO UNIDO REPÚBLICA CHECA REPÚBLICA DOMINICANA (30/08/09) REPÚBLICA ESLOVACA RUMANIA RUSIA, FEDERACIÓN DE SAMOA SAN CRISTOBAL Y NIEVES SAN MARINO SAN VICENTE Y LAS GRANADINAS SANTA LUCÍA SANTO TOMÉ Y PRÍCIPE (13/09/08) SERBIA SEYCHELLES, ISLAS SUDÁFRICA SUECIA SUIZA SURINAME SWAZILANDIA TONGA TRINIDAD Y TOBAGO TURQUÍA UCRANIA URUGUAY (EV14/10/12) UZBEKISTÁN (15/04/12) VANUATÚ VENEZUELA 1 Nota.- La adhesión de ALBANIA ha sido objetada por España y, por tanto, el Convenio no es aplicable a este país. BAHREIN: adhesión 10/04/13, plazo objeción:01/11/13