Trámite del Expediente

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1 Trámite del Expediente A partir de la implementación del Sistema Informático COMDOC en el 2006 se considera necesario explicar, dentro de este sistema, el manejo del expediente para aplicarlo en el área administrativa. El presente trabajo ha sido elaborado por el Centro de Capacitación Superior del HSN y supervisado por la Dirección de Mesa de Entradas y Despacho de Secretaría Administrativa con el objeto de facilitar la comprensión del trámite de expedientes administrativos, siguiendo las normativas del DP-1025/06 referido al SISTEMA DE COMUNICACIONES DOCUMENTALES III (COMDOC III) Reglamentación General. TIPOS DE DOCUMENTOS ADMINISTRATIVOS Para la comprensión del expediente se hará una breve reseña de los documentos de la gestión administrativa en el ámbito de la gestión pública: Trámite interno: (TRI) asunto breve y de rutina. Se debe registrar, prohibiéndose el uso de carpeta. Se utiliza carátula o portada para su mejor reconocimiento y ordenamiento. Su tramitación se agota dentro del organismo de origen. Nota: comunicación escrita dirigida de persona a persona, referida a asuntos del servicio. Memorando: escrito de uso interno que se dirige de persona a persona o de área a área comunicándole una situación especial y exponiendo elementos de juicio referentes a un asunto en trámite, sirviendo de ayuda memoria para encarar la solución del caso. Informe: se dirige de dependencia a dependencia. Remite datos u opiniones fundamentadas sobre un asunto determinado. Dictamen: opinión que emite un órgano de consulta, basado en normas jurídicas de aplicación, jurisprudencia o antecedentes que pudieran existir, tendiendo a orientar a la autoridad que debe resolver el caso. Oficio: pueden ser administrativos de la Administración Pública y judiciales del Poder Judicial. Cédula: comunicación característica del ámbito administrativo o judicial. COMDOC III Se hará una breve introducción al Sistema de Comunicaciones Documentales III (COMDOC III) que nos permitirá comprender su función y la forma en que se diligencia cada documento. El sistema facilita y agiliza la tarea administrativa permitiendo el registro y permanente seguimiento de la documentación; por ejemplo: memo, nota, trámite interno, expediente, etc.

2 En el sistema conviven dos tipos de documentación: documentación papel y documentación electrónica. Documentación papel: documentación que requiere soporte papel: el expediente, el trámite interno y el memo papel con documentación adjunta. Además, para un memo papel con documentación adjunta se puede iniciar una Carpeta Contenedora para Áreas e incluirlo en ella. La documentación papel se debe registrar, y para su control debe ser transferida a través de un remito. Documentación electrónica: documentación interna que no requiere un sustento en papel, por ejemplo: memo y nota. Es más ágil, ya que se genera y se hace visible en el área destinataria una vez firmado en forma electrónica. Esto obliga a que las áreas ingresen al sistema diariamente, por uno o más usuarios del área, ya que tienen la responsabilidad de tomar conocimiento, dar respuesta o proceder en consecuencia con lo solicitado. Dentro del sistema informático existe una clasificación de los papeles que se diligencian en: Carpetas: por ejemplo: el expediente y el trámite interno. Son contenedores de otros documentos y de otras carpetas. Las Carpetas Contenedoras para Areas son carpetas que pueden iniciar cada área para su mejor ordenamiento interno. Si bien, presentan el mismo procedimiento que los expedientes y los TRI, tienen otro valor administrativo ya que sólo pueden contener memos y notas, y no necesitan ser originadas por la Dirección de Mesa de Entradas y Despacho de Secretaría Administrativa. Documentos: pueden ser de papel o electrónicos, por ejemplo: una nota o memo. No son contenedores de carpetas ni de documentos. Al crear o registrar un documento, el sistema COMDOC III genera un número llamado CUDAP (Clave Única de la Documentación de la Administración Pública) que está conformado por el tipo de documento, remitente, número (de siete dígitos) y año en que se originó el documento. No pueden existir documentos sin esta identificación única. Por ejemplo: EXP-HSN : /2006 EL EXPEDIENTE Todo acto administrativo debe tener un expediente como antecedente. El expediente administrativo está conformado por una serie de formalidades: - Formalidades frecuentes o etapas: deben cumplirse siempre y son indispensables para la tramitación.

3 - Formalidades especiales: etapas del trámite que puede tener o no tener lugar, de acuerdo a cada caso. Iniciación Recepción de Documentación Compaginación Foliatura Tramitación Agregados y Desgloses Reconstrucción Formalidades Frecuentes Formalidades Especiales Iniciación El inicio de un expediente administrativo puede realizarse de oficio o a petición de cualquier persona física o jurídica, pública o privada que invoque un derecho subjetivo o un interés legítimo. La Dirección de Mesa de Entradas y Despacho de Secretaría Administrativa tiene la facultad de determinar, registrar y caratular la documentación como trámite interno o expediente administrativo. Todas las unidades tienen la obligación de suministrar información de un expediente basándose en su identificación inicial. Al iniciarse un expediente el sistema Comdoc genera un CUDAP que es la identificación del expediente desde su ingreso al sistema y durante toda su tramitación. También genera un código de barras que facilita el ingreso y egreso del expediente con un lector óptico. Hay expedientes administrativos preexistentes al sistema Comdoc. En este caso, serán registrados y tipificados como SA (sistema anterior) por la Dirección de Mesa de Entradas y Despacho de Secretaría Administrativa para luego ser transferidos al área solicitante. Los agregados, desgloses, acumulación y desacumulación en papel, siguen siendo facultad de la Dirección de Mesa de Entradas y Despacho de Secretaría Administrativa, por ello deben ser solicitados a dicha dependencia. Los documentos electrónicos que se incorporen a un expediente serán registrados previamente e «incluidos» a dicho expediente en el sistema. Estos documentos se imprimirán, se estampará la firma manuscrita y se incluirán en el expediente, tanto en forma electrónica como en papel. Las actuaciones cuyo contenido así lo amerite circularán como expediente administrativo. Para comenzar el trámite se procederá de la siguiente forma:

4 a) Controlar que se cumpla con los requisitos exigidos por las normativas vigentes, es decir, confeccionar la carátula con el número generado por el Comdoc, nombre y apellido de las partes interesadas, el órgano con responsabilidad primaria encargado del trámite y el plazo para su resolución. b) Registrarlo en el sistema Comdoc. c) Imprimir la etiqueta correspondiente con el código de barras. d) Armar y foliar el expediente. En caso de ser necesario el área jurídica le asignará carácter de «secreto» o «reservado» según establezcan las normas vigentes. Diligenciamiento de la documentación Formalidades de los escritos Las solicitudes y los pases de las actuaciones que se realicen ante la Secretaría administrativa del H.S.N. se realizarán mediante memorándum (se adjunta modelo). El titular de cada área podrá efectuar sus consideraciones, disposiciones y pases por medio de una nota (se adjunta modelo). Los escritos se redactarán en forma legible, en idioma nacional, salvándose toda testadura, enmienda o palabras interlineadas. En el Asunto de los memos se debe expresar brevemente el motivo, petitorio o identificación del expediente, según corresponda. Las notas lo llevarán en la parte superior derecha, debajo de la fecha. Todo escrito que se presente ante la Secretaría Administrativa para iniciar una gestión debe contener los siguientes datos: a) Área remitente, con firma y sello del superior jerárquico, autoridad o legislador. b) La petición debe ser concreta, clara y precisa. c) Los agentes o particulares deben anotar nombres y apellido, documento de identidad y domicilio real y constituido. Toda presentación ante la Dirección de Mesa de Entradas y Despacho de Secretaría Administrativa se hará en original y copia. Sobre la copia se colocará el sello de recepción con la identificación correspondiente, dando inicio a un trámite o expediente. No obstante quien haya entregado un documento o escrito con la expresión es copia fiel del original puede solicitarle al responsable administrativo una copia certificada de los mismos. La tramitación de toda la documentación con soporte papel se realiza registrando electrónicamente la transferencia en el COMDOC III, con la emisión del respectivo Remito que será recepcionado por el área de destino. Plazos de los escritos Para el diligenciamiento de la documentación se establecen los siguientes plazos: a) Cuando se recibe un documento para iniciar o continuar un trámite, este debe remitirse a la autoridad o área competente en el término improrrogable de dos (2) días hábiles.

5 b) Los informes, contestación de notas y toda tramitación de documentos relativos a Expedientes Administrativos se realizarán por orden de llegada dentro de un plazo máximo de cinco (5) días hábiles, si expresamente no se establece otro término. c) Se dará la condición de urgente o muy urgente a toda actuación que deba diligenciarse en plazos menores a los mencionados en los puntos a) y b). Los plazos pueden ampliarse cuando la complejidad de los asuntos que se tratan así lo requieran. Dicha prórroga debe ser expresamente solicitada y justificada al superior jerárquico del área responsable primaria (área donde se originó el trámite). La Dirección de Mesa de Entradas y Despacho de Secretaría Administrativa, órgano de fiscalización y control de las áreas subordinadas jerárquicamente, es responsable directa de dar cumplimiento a los plazos establecidos en los puntos a) y b) a través del titular de la Dirección, debiendo realizar un relevamiento interno cada cinco (5) días hábiles del trámite de los Expedientes Administrativos. En caso de incumplimiento de los plazos respectivos se notificará al funcionario responsable para que fundamente y justifique la demora, y solicite la ampliación del plazo. Quedan exceptuados de lo expresado en los puntos b) y c) los proveídos y dictámenes legales como también las actuaciones judiciales cuyos plazos se regirán por las normas legales vigentes. Compaginación Los expedientes administrativos serán compaginados en cuerpos foliados de doscientas (200) fojas útiles como máximo. Los cuerpos continuarán con la foliatura correlativa y cada uno tendrá su número de orden, por ejemplo 2. Cuerpo, 3. Cuerpo, etc. La creación de cuerpos subsiguientes es facultad de Mesa de Entradas y Despacho de Secretaría Administrativa, incluyendo en cada cuerpo constancia de su apertura, debiendo ser registrado en el Comdoc. Los cuerpos de un expediente siempre viajan juntos. Cuando se realiza una transferencia, se debe aclarar en el remito la cantidad de cuerpos que contiene, lo que queda registrado en el sistema. Foliatura La foliatura debe tener las siguientes características:

6 a) Correlación: todas las actuaciones deben foliarse por orden correlativo de incorporación, incluso con más de un cuerpo de expediente. b) Constancia de copias: las copias de notas, informes o disposiciones que se agreguen junto con el original NO se foliarán, pero deberán ser identificadas con un sello con la inscripción «es copia». Sólo se foliarán los originales. c) Orden cronológico: la foliatura debe disponerse en el orden correlativo a su incorporación. Con relación a la foliatura y refoliatura debe tenerse en cuenta que: Las hojas que integren un expediente administrativo se foliarán sellando el margen superior derecho, siendo la única foliatura válida. La Dirección de Mesa de Entradas y Despacho de Secretaría Administrativa es la única área autorizada para proceder a refoliar actuaciones, por sí, o previa solicitud efectuada por memorando electrónico impreso, firmado y agregado en el expediente papel. Desglose de las actuaciones Se realiza cuando un expediente contiene documentación que corresponde a otro expediente. Ésta puede ser incluida en un expediente ya existente o generar uno nuevo, por ejemplo: las contrataciones y, aunque no es habitual, puede convertirse en un trámite interno. El desglose de una actuación se debe solicitar a la Dirección de Mesa de Entradas y Despacho de Secretaría Administrativa, quien reemplazará por copias certificadas los folios desglosados, confeccionando una nota donde conste la fecha del acto, el número de expediente, el área que lo solicitó y; realizará el registro en el Comdoc. Cuando las fojas desglosadas pasan a integrar otro expediente, se debe dejar una nota como constancia en el expediente en el que se desglosaron y, se registrará en el Comdoc. Si las fojas desglosadas tramitan en forma independiente del expediente, se registrará y asignará un nuevo CUDAP referenciándose en el Comdoc el expediente de origen. Si el pedido de desglose es para dar inicio a un nuevo expediente, los folios desglosados estarán precedidos por una nota en la que figure la dependencia que lo solicita, las actuaciones de las que proceden, la cantidad de fojas con que se inicia el nuevo expediente y los motivos de desglose. Acumulación, desacumulación y agregación de expedientes

7 La Dirección de Mesa de Entradas y Despacho de Secretaría Administrativa está autorizada para realizar acumulación o desacumulación de expedientes por sí misma o a pedido de alguna dependencia. La acumulación es la unión temporaria de dos o más expedientes que por su correspondencia y relación permitirán llegar a una conclusión o decisión. Mientras subsista esta situación cada expediente conservará su identificación y foliatura, pero se dejará expresa constancia en cada uno de los expedientes que están unidos en forma temporaria, y quedará debidamente registrado en el Comdoc. Si el expediente acumulado debiera incorporarse definitivamente se denominará expediente «agregado». Siempre se agrega el expediente nuevo al viejo, para lo cual Mesa de Entradas y Despacho de Secretaría Administrativa confeccionará y firmará una nota en la que constará la identificación del expediente agregado y la cantidad de folios que lo componen. Asimismo procederá a la total refoliatura del expediente agregado perdiendo éste su individualidad y pasando a integrarse al que se agregó. Esto quedará registrado en el Comdoc. Toda portada de un expediente agregado a otro principal deberá conservarse en el cuerpo de las actuaciones. Archivo de las actuaciones Concluido el trámite, las actuaciones se archivarán en la Dirección de Mesa de Entradas y Despacho de Secretaría Administrativa.

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