AUDITORÍA INTERNA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS. Elaboró Revisó y presentó Autorizó AUDITOR INTERNO CONTRALOR PATRONATO. S'..." osdh

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1 (1PC.R DEL PATRONATO. Casa abierta al tiempo UNIVERSIDAD AUTONOMA METROPOLITANA AUDITORÍA INTERNA MANUAL DE PROCEDIMIENTOS 2013 Elaboró Revisó y presentó Autorizó AUDITOR INTERNO CONTRALOR PATRONATO S'..." osdh UMVERSIDAD AUTONOMA METROPOUTAI! o A marrun" Kan" Mn r I ti &TON! AWI V17/11"1 f %MI r r-s. EN SU Nl.

2 DATDrIMATtl Casa abierta al tiempo Área Administrativa: Contraloría 1 Area responsable: Auditoría Interna ÍNDICE Pág. I. Introducción 2 II. Objetivo 3 III. Marco Jurídico 4 IV. Políticas de Operación 5 V. Definición de Auditoría y Técnicas de Auditoría 5 VI. Glosario de términos 7 VII. Procedimientos 8 1. Procedimiento de Planeación 9 2. Procedimiento de Inicio de la auditoría Procedimiento para la ejecución del trabajo de auditoría Procedimiento para determinar Observaciones de auditoría y emisión de Informe de resultados Procedimiento para el seguimiento de observaciones 32 VIII. Formatos de auditoría e instructivos de llenado F-CAI-001 Plan de Trabajo de la Contraloría en materia de Auditoría - Resumen 36 F-CAI-002 Plan de Trabajo de la Contraloría en materia de Auditoría - Detallado F-CAI-003 Carta de Planeación 42 F-CAI-004 Cronograma 44 F-CAI-005 Solicitud de pliego de Comisión 46 F-CAI-006 Oficio de Inicio de la Auditoría 48 F-CAI-007 Solicitud de Información Adicional 53 F-CAI-008 Constancia de Inicio de la Auditoría 56 F-CAI-009 Constancia de hechos, Inicio de la auditoría 60 F-CAI-010 Constancia de hechos, Observaciones 62 F-CAI-011 Cédulas de trabajo 64 F-CAI-012 Cédula de Observaciones de Auditoría F-CAI-013 Cédula de Seguimiento a las Observaciones de Auditoría 71 F-CAI-014 Informe de auditoría 75 F-CAI-015 Oficio de envío del Informe de Auditoría al Rector de Unidad 80 F-CAI-016 Oficio de envío del Informe de Auditoría al Rector General 82 F-CAI-017 Cédula única de auditoría 84 F-CAI-018 Carátula del expediente de auditoría 86 F-CAI-019 índice del expediente de auditoría 88 F-CAI-020 Cédula de marcas de auditoría 90 F-CAI-021 Revisión de Aseguramiento de Calidad (RAC) 94 ATIM APRO POR EL PA TO 1 EN NUM

3 Área Administrativa: Contraloría 1 Area responsable: Auditoría Interna I. Introducción Como parte del proceso de modernización que esta Contraloría ha implementado y que dio inicio a partir del mes de julio del 2012, se ha considerado necesaria la elaboración de un Manual de Auditoría que permita citar las actividades que se desarrollan en el área de Auditoría Interna y dar a conocer a las áreas que son sujetas a verificación, desde el momento de la entrega del oficio de inicio de auditoría hasta el seguimiento que se les debe dar a las recomendaciones que se establezcan para solventar las observaciones que en su caso se determinen. Estos procedimientos permitirán a las áreas interesadas, conocer las razones por las cuales una auditoría se puede ampliar o limitar en su fecha de realización y término, las pruebas que se deban efectuar y la forma en que se establecen los tiempos de atención tanto a los requerimientos de información, como a la solventación de las observaciones. Por su parte, al interior de la Contraloría no se supeditará la atención a las solicitudes de información o a la aplicación de los seguimientos de las observaciones determinadas a una sola persona, se realizará a través de un grupo multidisciplinario del área de Auditoría Interna, lo cual permitirá agilizar el proceso de atención a las mismas que como producto de las intervenciones se hayan determinado. Estas son las primeras acciones que esta Contraloría realiza con el objeto de normar las actividades que realiza el personal del área de Auditoría Interna y dejar establecidas las bases encaminadas a la realización de un código de conducta de los auditores, con ellos será posible alcanzar la profesionalización que se pretende obtener. Todo lo anterior con el claro afán de convertir el proceso de auditoría de una herramienta de control y supervisión, en un elemento que nos permita poner en práctica las acciones preventivas que esta Contraloría está pugnando por alcanzar, como parte de las buenas prácticas que estamos empeñados en fortalecer y seguir impulsando. uet UNIVERSIDAD AUTONOMA METROPOUTAIii4 APROB ft EL PATRONATO EN 1r SI NÚM. 2

4 Área Administrativa: Contraloría Área responsable: Auditoría Interna II. Objetivo Establecer los procedimientos administrativos para dotar al personal de Auditoría Interna de una herramienta que facilite y permita la armonización del trabajo que desarrollan, logrando calidad, eficiencia y eficacia en la práctica de auditorías y otras intervenciones, desde su planeación hasta la atención de resultados, de acuerdo con la normatividad aplicable en la materia y con un debido control de calidad por parte de esta Contraloría. Con esta armonización se pretende crear una nueva cultura en la función de auditoría, no solo considerarla como una herramienta de verificación o comprobación de que los recursos fueron aplicados de la manera correcta, sino además una fuente confiable para la toma de decisiones respecto a las funciones directivas. Además con la emisión del presente manual, se atiende de manera metodológica las competencias marcadas en el artículo 62-4, fracciones II y VII del Reglamento Orgánico de la Universidad Autónoma Metropolitana, respecto a la práctica de auditorías. 01, Id"44.11~ APRO POR EL PATRONATO 3

5 Área Administrativa: Contraloría 1 Área responsable: Auditoría Interna III. Marco Jurídico Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos Artículo 3, Fracción VII LEYES Ley Orgánica de la Administración Pública Federal Artículo 1. Ley Federal de las Entidades Paraestatales Artículo 3 Ley Orgánica de la Universidad Autónoma Metropolitana Artículo 1 REGLAMENTOS Reglamento Orgánico de la Universidad Autónoma Metropolitana Artículo 62-4, fracciones II y VII Último párrafo de las Reformas a los Artículos 60 y 62-4, relacionadas con la facultad para establecer el Sistema Contable y llevar la contabilidad de la Universidad, aprobadas por el Colegio Académico en la Sesión No. 251, celebrada el 26 de noviembre de 2003 Reglamento de Presupuesto de la Universidad Autónoma Metropolitana Artículo 25 y 30 PROGRAMAS Plan de Trabajo de la Contraloría en la Universidad Autónoma Metropolitana fea UNIVERSIDAD AUTÓNOMA tiletropolitula APRO EN R EL PA ONATO NÚM. 4 ETA 10 Pa PA ^Ird

6 Área Administrativa: Contraloría 1 Área responsable: Auditoría Interna IV. Políticas de Operación 1. El procedimiento aplica a todo el personal adscrito al Área de Auditoría Interna de la Contraloría de la Universidad Autónoma Metropolitana que participa en el proceso y práctica de auditorías y otras intervenciones. 2. El Contralor de la Universidad Autónoma Metropolitana, para dar cabal cumplimiento al Reglamento Orgánico, es el responsable de asignar el tipo de auditorías a las diversas áreas de la Universidad, dar el visto bueno a las observaciones determinadas e instruir el envío de los informes respectivos al Rector General, Rectores de Unidad, Secretarios de Unidad, y a los Titulares de las áreas auditadas. 3. El Auditor Interno, es el responsable de verificar y controlar la ejecución de las auditorías y otras intervenciones, revisar el informe final, así como validar las observaciones determinadas con las áreas auditadas antes de la reunión de confronta correspondiente. 4. Los Jefes de Departamento y de Sección del Área de Auditoría Interna, son los responsables de coordinar y dirigir la planeación y ejecución de las auditorías y otras intervenciones; la determinación y clasificación de las observaciones; elaboración y envío del informe de auditoría, en un plazo no mayor a 10 días hábiles posteriores a la firma de las cédulas de observaciones, así como la integración del expediente de auditoría. 5. Los Auditores son los responsables de ejecutar el trabajo de auditoría de acuerdo con los programas y planes diseñados. 6. Apoyo Administrativo es el encargado de tramitar y hacer llegar la información de avisos a las áreas auditadas. V. Definición de Auditoría y Técnicas de Auditoría Auditoría: Es una actividad de apoyo a la función directiva, enfocada al examen objetivo, sistemático y evaluatorio de las operaciones financieras y administrativas realizadas; de los sistemas y procedimientos implantados; de los objetivos, programas y metas alcanzados, con el propósito de determinar el grado de economía, eficacia, eficiencia, efectividad, imparcialidad, honestidad y apego a la normatividad con que se han administrado los recursos suministrados. Técnicas de Auditoría: Son los métodos prácticos de investigación y pruebas que los auditores utilizan para comprobar el cumplimiento de los objetivos básicos y específicos de la auditoría, que permiten emitir un resultado, una observación, la promoción de acciones y emitir una conclusión al respecto. Preink UNIVERSIDAD AUTÓNOMA METROPOLITANI. APROB R EL PA RONATO EN NÚ 5

7 Área Administrativa: Contraloría 1 Área responsable: Auditoría Interna Tipos de Técnicas de auditoría: Estudio general: Análisis sobre las características de la institución, para formarse una idea global de la unidad auditada, área o materia y rubro por revisar, con ello podrá obtener datos e información necesaria sobre las funciones de la unidad a auditar; legislación y demás normatividad aplicable a las operaciones; objetivos, metas y resultados de los proyectos, programas, y actividades correspondientes; sistema de control interno y/o situaciones importantes o extraordinarias que pudieran requerir una atención especial o prioritaria. Análisis: Clasificación y agrupación de los distintos componentes de la información o de sus interrelaciones, con objeto de llegar a conclusiones respecto de las materias sujetas a revisión; es decir, consiste en descomponer o desmenuzar el todo en partes identificables para proceder a su estudio y arribar a conclusiones. Inspección: Examen o recuento físico de dinero en efectivo, cheques, bienes muebles e inmuebles, materiales o documentos, con el propósito de verificar la existencia de un activo o la autenticidad de una operación registrada en la contabilidad o presentada en la información financiera, las condiciones de los trabajos realizados y su calidad, así como, la medición directa para la comprobación de cantidades pagadas de un bien o servicio contratado. Confirmación: Obtención de una constancia por escrito de personas independientes a la unidad auditada (terceras personas), para verificar la autenticidad de la información relacionada con las operaciones sujetas a revisión. Compulsa: Comprobación en las instalaciones donde se encuentre el original de la copia que se encuentra en poder de las áreas sujetas a auditoría si coincide con el original donde se encuentre, que lleve a poder afirmar que la misma es exacta; así como la constatación de las direcciones registradas de los proveedores de bienes y servicios, y de obra. Investigación: Obtención de información, datos y comentarios de funcionarios y empleados del área sujeta a revisión, para estar en posibilidades de que el auditor forme una opinión sobre las actividades, funciones y/u operaciones que se están analizando Declaración: Respaldar las investigaciones realizadas con el personal del área auditada mediante documentación avalada con su firma de conformidad. No obstante, la validez de la declaración estará limitada por el hecho de que generalmente los informantes habrán participado en las operaciones sujetas a revisión o en la elaboración de los informes correspondientes. Certificación: Obtención de un documento que por lo general se legaliza con la firma de una autoridad competente. ffla APRO EN F ARIO DEL PA R EL PA NATO NOM 6

8 Área Administrativa: Contraloría Área responsable: Auditoría Interna Observación: Presenciar el desarrollo de las operaciones o procedimientos a cargo la unidad auditada, a fin de constatar la forma en que se realizan; situación idéntica prevalecerá para la observación de los inmuebles, instalaciones, oficinas, maquinaria, equipo, inventarios, cuyo propósito será el conocer las diferentes unidades administrativas, así como los trámites administrativos incluyendo documentación interna y externa en uso, archivo, por ejemplo, y con el objeto de dejar constancia de sus observaciones y/o conclusiones, se podrán utilizar los medios que se dispongan. Cálculo: Verificar la exactitud aritmética de la información relacionada con las operaciones sujetas a revisión; es decir, permite comprobar la exactitud de las cifras. VI. Glosario de términos Alcance de Auditoría Ambiente de control Control de Calidad Control Interno Papeles de Trabajo Plan de Trabajo Plan de Auditoría Es el marco o límite en el que se determina el tiempo que se va a emplear, las materias o áreas que se van a cubrir, la profundidad de las pruebas a realizar, los objetivos y la metodología aplicable en el desarrollo de la auditoría. El entorno de control comprende la actitud total, la conciencia y acciones de los directores y administración respecto del sistema de control interno y su importancia en la entidad. Es el sistema que debe establecer el auditor para lograr que sus trabajos reúnan los requisitos mínimos que establecen las normas de auditoría que rigen su actuación profesional. Está representado por el conjunto de políticas y procedimientos establecidos para proporcionar una seguridad razonable de poder lograr los objetivos específicos de la Universidad. La estructura del control interno consta de los siguientes elementos: 1) el ambiente de control, 2) evaluación del riesgo, 3) actividades de control, 4) información y comunicación y 5) supervisión. Conjunto de documentos y otros medios de información en los cuales el auditor registra el trabajo realizado durante el proceso de auditoría en cada una de sus fases. Sirven para sustentar los hallazgos y como punto de apoyo para verificaciones y futuras auditorías. Documento que establece el enfoque específico de las auditorías a realizar en un periodo determinado. Documento donde de manera detallada se define el cómo, dónde y el porqué, cada una de las auditoría. Es el esquema detallado del trabajo por realizar y los procedimientos a emplear durante la Fase de Ejecución, determinando la extensión y la oportunidad en que serán aplicados así como los papeles de trabajo que han de ser elaborados. Articulación de procedimientos propios de auditoría financiera, de auditoría de gestión y auditoría de cumitisinto y cualquier otro tipo de auditoría especializada que se requiera. ct, a,,111. unwersidad AuToNomA HÉTROISolitAll. APROBADO POR EL PATRONATO EN SIQN NOM. 7

9 Área Administrativa: Contraloría 1 Área responsable: Auditoría Interna Pruebas de Auditoría Reunión de confronta Revisión de Aseguramiento de Calidad (RAC) Sistema de Información Periódica de la Contraloría de la UAM (SIP-CUAM) Unidades Universitarias Procedimientos de auditoría para identificar y evaluar el riesgo de diferencias materiales en los estados financieros, la identificación y evaluación de los controles que mitiguen esos riesgos y el desarrollo de un Plan de Auditoría, que brinde una seguridad razonable de que las diferencias materiales sean detectadas. Junta de trabajo que convoca el área de Auditoría Interna con el área auditada en la conclusión de la auditoría para comentar las observaciones determinadas, con el propósito de que se proporcione la documentación soporte faltante o le sea posible esgrimir los argumentos que se estimen necesarios para refutar o desvirtuar los hallazgos obtenidos, dentro de los canales de cordialidad y respeto que son necesarios. Es una guía que tiene como propósito verificar que en el desarrollo de las auditorías el personal del área de Auditoría Interna cumpla con los requisitos mínimos de calidad en su ejecución, asegurando el cumplimiento normativo y adecuado desempeño de las funciones. Herramienta de la Contraloría donde se registran los resultados de las auditorías, con el propósito de llevar un control, evaluación y seguimiento de la determinación y solventación de las observaciones, a nivel de Unidad Universitaria, año y tipo de irregularidades. Institución de educación superior de licenciatura, maestría y doctorado, que tiene por objeto la formación de profesionales que respondan a las necesidades de la sociedad, organizar y desarrollar actividades de investigación humanística y científica y preservar y difundir la cultura. VII. Procedimientos 1. Procedimiento de Planeación de auditoría 2. Procedimiento de Inicio de auditoría 3. Procedimiento para la Ejecución del trabajo de auditoría 4. Procedimiento para determinar las observaciones de auditoría y emisión de Informe de resultados 5. Procedimiento para el seguimiento de observaciones Issais". APROBADO POR EL PATRONATO E S NÚM. 8 ARIO DEL OO

10 ARIO Da PATRONATO ajlagiall169 AUTÓNOMA METROPOLITANA Area Administrativa: Contraloría Procedimiento PC-AI-01 Planeación Area responsable: Auditoría Interna 1.0 Propósito Facilitar a los usuarios los pasos a seguir en el trámite de una auditoría ante la Rectoría General y/o las Unidades Universitarias, con estricto apego al marco normativo vigente. 2.0 Alcance Personal que participa en la realización de Auditorías Internas, representantes de la Rectoría General y Unidades Universitarias de la Universidad Autónoma Metropolitana. 3.0 Políticas de Operación, Normas y Lineamientos 3.1 El Patronato aprueba el Plan de Trabajo de la Contraloría. 3.2 El Contralor tiene como parte de sus competencias la práctica de auditorías en las dependencias de la Universidad, tal como lo establece el artículo 62-4, fracciones II y VII del Reglamento Orgánico de la UAM. 3.3 El Rector General y las Unidades Universitarias, de acuerdo con los oficios de inicio de las auditorías y de acuerdo con los elementos que tengan disponibles, podrán facilitar el espacio físico necesario para el desarrollo de las auditorías, así como el equipo de cómputo como complemento del que tenga el grupo de auditoría, y entregarán la documentación que sea solicitada a través del Oficio de Inicio de la Auditoría y/o los Oficios de Solicitud de Información, necesarias para la realización de las auditorías contempladas en el Plan de Trabajo de la Contraloría. 3.4 El Auditor Interno es el responsable de la planificación, coordinación y seguimiento de las auditorías. colbw UNIVERSIDAD AUTÓNOMA TF. APRO R EL PATRONATO EN NUM 9

11 Area Administrativa: Contraloría 4.0 Descri ción del Procedimiento Procedimiento Paso Responsable Actividad 1 Auditor Interno 2 Jefe de Departamento PC-AI-01 Planeación Fecha: 2/04/2013 Versión: 1.0 Área responsable: Auditoría Interna Autoriza el inicio de la auditoría al Jefe de Departamento, conforme al Plan de Trabajo de la Contraloría autorizado por el Patronato. Designa al Jefe de Sección y grupo de auditores que realizarán la auditoría, solicitando la elaboración del Oficio de inicio de la Auditoría, Constancia de Inicio de la Auditoría, Carta de Planeación, Pliego de Comisión y Cronograma de Actividades de acuerdo con lo asentado en el Plan de Trabajo de la Contraloría. Documento de trabajo F-CAI-003 F-CAI-004 F-CAI-005 F-CAI-006 F-CAI Jefe de Sección 4 Auditores 5 Jefe de Sección 6 Jefe de Departamento Informa a los auditores del área el rubro, número y tipo de auditoría asignada. Asimismo, coordina y elabora conjuntamente con el grupo de auditores asignados, la elaboración de los documentos mencionados en el punto 2. Recaban del archivo permanente de la Contraloría: Información de Auditorías y Programas correctivos anteriores. Estructura orgánica, Marcos jurídico y normativo del área sujeta a revisión. Otros documentos necesarios a su consideración. Elabora proyectos de: Oficio de inicio de la Auditoría (incluye como anexo el primer requerimiento de información, el cual deberá contemplar, para su entrega, los 3 días de plazo a los que alude el artículo 30 del Reglamento del Presupuesto de la UAM), Constancia de Inicio de Auditoría, Carta de Planeación, Pliego de Comisión y Cronograma de Actividades y junto con lo señalado en el punto número 4 integra un expediente y lo entrega al Jefe de Departamento. Recibe el expediente, lo revisa y verifica que los datos asentados en los documentos mencionados en el punto 5, sean acordes con lo establecido en el Plan de Trabajo y de acuerdo con el artículo 30 del Reglamento del Presupuesto de la UAM. Se requieren modificaciones? 6.1. SI: Solicita al Jefe de Sección realizar las adecuaciones necesarias. Regresa a la actividad número NO: El Jefe del Departamento da su visto bueno y lo envía al Auditor Interno, para su revisión. F-CAI-003 F-CAI-004 F-CAI-005 F-CAI-006 F-CAI-008 Ea biturnesen a n : errammal istenn,nnn. n rrr APROBADO POR EL PA NATO EN SI NÚM. 10

12 Ara Casa abierta al tiemp UNIVERSIDAD o AUTÓNOMA METROPOLITANA Area Administrativa: Contraloría Procedimiento PC-AI-01 Planeación Fecha: 2/04/2013 Versión: 1.0 Area responsable: Auditoría Interna 7 Auditor Interno 8 Auditor Interno 9 Apoyo Administrativo 10 Titular del Área Auditada 11 Jefe de Departamento 12 Jefe de Sección 13 Jefe de Departamento Recibe el expediente y verifica que la documentación esté elaborada conforme a lo señalado en las guías correspondientes y al Plan de Trabajo de la Contraloría. Procede? 7.1. NO: Lo devuelve al Jefe de Departamento para que realice las adecuaciones correspondientes. Regresa a la actividad número SI: Firma la Carta de Planeación, Pliego de Comisión, rubrica el oficio de inicio de la Auditoría para su autorización y firma correspondiente. Recibe el Oficio de inicio de la auditoría autorizado, la entrega a su apoyo administrativo para iniciar el trámite de entrega, y devuelve al Jefe de Departamento el expediente de los papeles de trabajo. Recibe el Oficio de inicio de la auditoría, y la envía por correspondencia a las áreas auditadas, una vez que cuente con el acuse de recibo correspondiente entrega al Jefe de Departamento el original y conserva una copia para el expediente. Atiende los requerimientos de información, proporcionar de manera oportuna y veraz, los informes, documentos y en general todos aquellos datos necesarios para la realización de la auditoria, dentro del plazo que establece el artículo 30 del Reglamento del Presupuesto de la UAM. Recibe los documentos, los entrega al Jefe de Sección en espera de la designación de la persona qu u e será el enlace del área auditada para la entrega de información o documentación que se haya requerido y plasmado en el Oficio de inicio de la auditoría. Recibe los documentos, confirma la cita con la persona designada para atender el desarrollo de la auditoría, para llevar a cabo el acto de inicio, de acuerdo a la hora y el día establecidos en el Oficio de inicio de la auditoría e informa al Jefe de Departamento. Realiza la confirmación de la cita con el área auditada. 1-21' UNIVERSIDAD AUTÓNOMA AFRO; R EL PATRONATO EN Si NUM. 11 ETARIO DEL P

13 Area Administrativa: Contraloría 5.0 Diagrama de Flujo Procedimiento PC-AI-01 Planeación Fecha: 2/04/2013 Versión: 1.0 Area responsable: Auditoría Interna Contralor (C) Auditor Interno (Al) Jefe de Departamento (JD) Jefe de Sección (JS) Grupo de Auditores (GA) Apoyo Administrativo (AA) Inicio V 1 Autoriza al JD nido de Auditoria Be. Designa al JS y GA elaborar 01A Recibe expediente de planeación o/revisión L II iiii, Informa al GA la auditoria asignada Elaboran proyectos de doctos. de olaneacón 5 4. R ceban ante edenes p rala auditoría 1 Requiere cambios? 6.1 Solicita al JS realizar las adecuaciones El..10 da su Vo. Bo. y lo envía al Al Recibe expediente y verifica su contenido 7 L --- «a.... a ~ALI^ a a &BIT/U.0g~ lor A Ill Al APROB u DO POR EL PM' NATO EN SIÓN NÚM. 12

14 Casa abierta AUTÓNOMA METROPOLITANA Área Administrativa: Contraloría Procedimiento PC-AI-01 Planeación Fecha: 2/04/2013 Versión: 1.0 Área responsable: Auditoría Interna Contralor (C) Auditor Interno (Al) Jefe de Departamento (JD) Jefe de Sección (JS) Apoyo Administrativo (AA) Titular del Área Auditada (TAA) 4:1> y 7.1 Lo devuelve al JD para adecuaciones 4, Firma los doctos. y envía el OIA al C para su autorización y 8 9 Recibe CIA firmada y la entrega al AA p/trarnitar y devuelve exp. al JD Recibe OA y escila por correspond. al área auditada III. Rroporci nará la infonnadón solicitada en un pla o no mayor a 3 días hábiles Recibe y entrega al JS para que asigne a los auditores Realiza confirmación de tila u/área auditada Recibe doctos. informa al JD la confirmación de cita c/área auditada p/ acta de inicio E. 12 Termina proceso APROB i i POR EL PATRONATO EN1NÚM. 13

15 Area Administrativa: Contraloría Procedimiento PC-AI-01 Planeación Fecha: 2/04/2013 Versión: 1.0 Area responsable: Auditoría Interna 6.0 Cambios de esta Versión Revisión 7.0 Anexos Fecha Motivo del Cambio Elaboración del Manual de Procedimientos de Auditoría Interna F-CAI-003 F-CAI-004 F-CAI-005 F-CAI-006 F-CAI-008 Carta de planeación Cronograma Solicitud de pliego de comisión Oficio de inicio de la auditoría Constancia de inicio de auditoría APROBADO PQR EL PATRONATO EN NÚM 14 d0 DEI_ PATPCW o

16 iná Casa abierta al tiempo Area Administrativa: Contraloría 1.0 Propósito Procedimiento PC-AI-02 Inicio de la Auditoría Fecha: Versión: 1.0 Area responsable: Auditoría Interna Dar formalidad al inicio de las auditorías ante los representantes de la Rectoría General y/o las Unidades Universitarias, informando al Área Auditada la duración, alcance y los períodos de revisión de los trabajos a desarrollarse y establecer los canales de comunicación necesarios entre las áreas. 2.0 Alcance Este procedimiento es aplicable al personal que participa en la realización de Auditorías Internas y los representantes del área auditada dentro de la Universidad Autónoma Metropolitana. 3.0 Políticas de Operación, Normas y Lineamientos 3.1 El Jefe de Departamento es el responsable de encabezar la reunión para dar inicio a la auditoría, donde estarán presentes, para su identificación, el grupo de auditores. 3.2 Tomando en consideración que en el Oficio de Inicio de Auditoría se incluyó el primer requerimiento de información, otorgándole al área sujeta a auditoría los 3 días a los que alude el artículo 30 del Reglamento del Presupuesto de la UAM, en el acto que se celebra se proporcionará la documentación solicitada y en su caso, se asentará en el acta las razones por las cuales no se entrega o ésta se hace de manera parcial, y se establecerá un nuevo plazo para su entrega por parte del Área Auditada; asimismo se asignará al Grupo de Auditores el lugar donde trabajarán los auditores durante el tiempo de ejecución de la auditoría, y de requerirse y disponer de esto, el equipo de cómputo faltante. :8~d~ APROB DO POR EL PATRONATO EN SIt NÚM. 15

17 Área Administrativa: Contraloría 4.0 Descripción de Actividades Procedimiento Paso Responsable Actividad 1 Jefe de Departamento PC-Al-02 Inicio de la Auditoría Fecha: 02/04/2013 Versión: Área responsable: Auditoría Interna Acuden los Jefes de Departamento y Sección, así como el grupo de Auditores, al lugar y hora programados con el área auditada, para dar inicio formal a la auditoría, el Jefe de Sección entrega una copia del Oficio de Inicio de Auditoría y solicita al Titular del Área Auditada o su Representante designar o ratificar a la persona que fungirá como enlace con los auditores, procediendo a anotar sus datos en el Acta de Inicio de Auditoría, y se les explica la duración, alcance y los períodos de revisión de los trabajos a desarrollarse. Documento de trabajo F-CAI-006 F-CAI Jefe de Sección 3 Jefe de Sección 4 Área Auditada 5 Jefe de Sección En los casos, en que el área auditada con quien se entienda la auditoría, impida el acceso a las instalaciones, deje de atender la solicitud de documentación o de información; se le requerirá mediante oficio para que permita el acceso o la proporcione en un plazo no mayor a tres días hábiles. Solicita la presentación de la documentación incluida como requerimiento de información en el Oficio de Inicio de Auditoría y la valida: Está completa? 3.1 Sí: Continúa con el acto de inicio de la Auditoría 3.2 No: Incorpora en el Acta de Inicio de Auditoría, las razones por las que no se entrega la documentación o si ésta es parcial, anotando la nueva fecha compromiso. En caso de que existan circunstancias que impidan proporcionar el total de la información al momento de ser requerida, podrá solicitar un plazo adicional mediante oficio con la debida justificación, especificando el día y hora en que dicha información será entregada, el cual no deberá de exceder de 10 días hábiles. Solicita al Titular del Área Auditada identificación de las personas que servirán como enlace en la proceso de auditoría y en conjunto con el grupo de auditores se fotocopian para que formen parte del Acta de Inicio de Auditoría, para su archivo en el Expediente de Papeles de Trabajo de la Auditoría. F-CAI-009 UNIVERSIDAD APROB POR EL PAT ONATO EN INÚM. 16

18 Área Administrativa: Contraloría Procedimiento PC-AI-02 Inicio de la Auditoría Fecha: 02/ Versión: 1.0 Area responsable: Auditoría Interna 6 Área Auditada 7 Jefe de Sección Presenta al personal que atenderán al grupo de Auditores y proporciona sus identificaciones para fotocopia y anexo en el Acta de Inicio de la Auditoría; asimismo asigna el lugar de trabajo a los auditores, el equipo de cómputo que hiciera falta a los Auditores. Solicita a todos los involucrados firma por duplicado de la Acta de inicio de la Auditoría una vez leído a los concurrentes y expresar su conformidad en los términos en que se encuentra redactada, dejando un juego de todos los documentos que la integran al área auditada, para los fines administrativos que juzguen convenientes. AtM UMVERSIDADAUTONOLIAMETROPOLITAW1 APROB POR EL PATRONATO EN SI«NO 17

19 iná Casa abierta al tiempo Area Administrativa: Contraloría 5.0 Diagrama de Flujo Procedimiento PC-AI-02 Inicio de la Auditoría Fecha: 02/04/2013 Versión: 1.0 Area responsable: Auditoría Interna Jefe de Departamento (JD) r Inicio Jefe de Sección (JS) Titular del Área Auditada (TAA) Acude con el JS y el GA al área audtada p/ levantar acta de inicio 1 Si el área impide el acceso se levantará Constancia de Hechos y se solicitará el acceso por oficio 2 3 Si Información competa? No V 3.1 Confin 'a con el Acto de Inicio de Auditoria 4 4 En caso de que el área esté imposibilitada para entregar el total de la información, podrá solicitar un plazo adicional que no excederá de 10 dias hábiles 4' 5 Y 3.2 Se incorpora en el Acta la justificación por la cual no se entrega el total de la información y se establece la fecha compromiso Solicita las identificaciones del personal que atenderá la 7 Auditoria Si se requiere de un plazo adicional para entregar la information solicitada, se podrá solicitar mediante oficio con la justificación correspondiente 0. Presenta al personal que atenderá al grupo de auditores y proporciona la copia de sus identificaciones 6 1 L_ //v Fin del proceso i APRO POR EL PATRONATO EN SI NÚM. 18

20 Area Administrativa: Contraloría Procedimiento PC-AI-02 Inicio de la Auditoría Fecha: 02/04/2013 Versión: 1.0 Área responsable: Auditoría Interna 6.0 Cambios de esta Versión Revisión o 7.0 Anexos Fecha Motivo del Cambio Elaboración del Manual de Procedimientos de Auditoría Interna F-CAI-006 F-CAI-008 F-CAI-009 Oficio de inicio de la auditoría Constancia de inicio de la auditoría Constancia de hechos "... APROBADO POR EL PATRONATO EN NÚM. 19