EMPRESA DISTRIBUIDORA DE ELECTRICIDAD DEL ESTE EDEESTE DIRECCION DE AUDITORIA INTERNA MEMORIA ANUAL DEL 2010 SANTO DOMINGO, D.N.

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Jesús Acosta Macías
hace 8 años
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1 EMPRESA DISTRIBUIDORA DE ELECTRICIDAD DEL ESTE EDEESTE DIRECCION DE AUDITORIA INTERNA MEMORIA ANUAL DEL 2010 SANTO DOMINGO, D.N.

2 Introducción Al 31 de agosto del 2009, EDEESTE contaba con tres auditores para realizar los trabajos de auditoría, análisis, revisiones, inventarios, control previo e investigación, además de brindar asesoría a las aéreas que lo requerían. Estos tres auditores se manejaban en el departamento sin ninguna estructura, ni tampoco dirección, sin embargo en los meses de septiembre y octubre de ese mismo año se nombran 4 auditores, pero seguían sin estructura definida. El 30 de noviembre del 2009, la Gerencia General decide Nombrar un Director de auditoría y un Gerente, los cuales vienen a darle forma a la dirección de auditoría interna. En el mes de enero del 2010, auditoria elaboro las funciones del departamento de auditoría, además de la creación de las descripciones de puesto de cada uno de los auditores. La Dirección de Auditoría Interna, considero importante tener un perfil del auditor interno, por lo que elaboramos las funciones de cada posición dentro del departamento tales como: Supervisor Financiero, Supervisor Operacional, Supervisor de Proyectos, Auditor Sénior Financiero, Auditor Sénior Operacional, Auditor Sénior de Proyectos e Informática, Auditor Junior Financiero, Auditor Junior Operacional y Auditor Junior de Proyectos. Después de elaborar estos perfiles y funciones el departamento se avoco a elaborar su propio procedimiento de auditoría, en el entendido que primero tenía que regularse internamente, antes de querer regular a otro departamento.

Estos tres auditores se manejaban en el departamento sin ninguna estructura, ni tampoco dirección, sin embargo en los meses de septiembre y octubre de ese mismo año se nombran 4 auditores, pero

3 La Dirección de Auditoria contaba con un personal de 12 Auditores, 1 Gerente y 1 Director, como se describe en el siguiente Organigrama Esta estructura estuvo vigente hasta el 26 de Noviembre del 2010, cuando se desvinculo a Control Previo para Finanzas, y con ello se trasladaron 4 Auditores; Por lo que la Dirección de Auditoria cuenta actualmente con un Personal de 10 Auditores, como se detalla en el Organigrama siguiente:

cuando se desvinculo a Control Previo para Finanzas, y con ello se trasladaron 4 Auditores; Por lo que la

4 OBJETIVO Presentar las principales auditorias, investigaciones, revisiones y análisis realizados por esta Dirección de auditoría Interna, durante el periodo 02 de enero al 31 de Diciembre del ALCANCE Esta memoria incluye los trabajos realizados en el área de concepción de EDEESTE. Esta recopilación no incluye los trabajos rutinarios del departamento. Haremos mención de algunos trabajos que están en proceso de ejecución, así como los contenidos en el plan estratégico del departamento.

ALCANCE Esta memoria incluye los trabajos realizados en el área de concepción de EDEESTE.

5 ANALISIS La Dirección de Auditoría Interna, ha realizado los trabajos que enumeramos a continuación, asimismo incluiremos los que están en proceso de ejecución: Hemos realizado las auditorías internas en las diferentes áreas de la institución: Auditoria de bajas forzadas en las comerciales Auditoria de proveedores de la empresa Auditorias a las estafetas de Sabana de la Mar y Miches Auditoria a las comerciales de: Independencia, Las Américas, Megacentro, Invivienda, Luperón, Santo Domingo Norte, Boca Chica, San Pedro, Hato Mayor y El Seibo, además de las estafetas de: Villa Consuelo, Los Mameyes, Sabana Perdida, san Isidro y Los Fraile. Auditoria / Saneamiento Conciliaciones Bancarias Auditoria al departamento de proyectos grandes clientes (obras) Auditoria a los Cobros y Depósitos manejado por los Gestores P.R.A. Auditoria a los cobros de Cliente Ayuntamiento (Mercado) Grandes Clientes. Auditoria a los cobros realizados por las Tarjetas Ede Pagos Auditoria a los cobros de Colectores Legales Auditoria de Combustible utilizado por la Institución Auditoria a los cobros de Servicobros.

Auditoria a las comerciales de: Independencia, Las Américas, Megacentro, Invivienda, Luperón, Santo Domingo Norte, Boca Chica, San Pedro, Hato Mayor y El Seibo, además de las estafetas de: Villa

6 Auditoria a los recursos de del PROCCE Auditorias a los cobros y depósitos manejado por las Estafetas Los Guaricanos. Auditoria de anticipos a proveedores Auditorias de compras acumuladas Investigaciones realizadas: 02/15/2010 Pago Duplicado a Digenor Análisis del expediente Casanova, C. por A, (Orden de Compras) Revisión a las Estafetas Desmonte P.R.A. Elaboración pliego de condiciones (Gerencia de Compras) Investigación faltante bloque los minas Análisis de las devoluciones de Materiales al Almacén. Revisión estafeta de pagos Jumbo Romana y Plaza Eric san Isidro. Investigación de empleado con numero de NIC erróneo Análisis sobre despacho de mercancías al PTIR (Alambres Dominicano) Penalidades a los Contratistas de la Gestión Técnica Comercial Análisis Disminución Fondos de Cajas Chicas Otros Trabajos

por A, (Orden de Compras) Revisión a las Estafetas Desmonte P.R.A. Elaboración pliego de condiciones (Gerencia de Compras) Investigación faltante bloque los minas Análisis de las devoluciones de Materiales al Almacén.

7 Inventario Material Eléctrico Almacenes Comerciales. Arqueos realizados a las Cajas General y Chica en las Oficinas Comerciales. Inventario de medio término Almacén General. Observación Proceso Destrucción y venta de papeles Bunker. Cambio custodios en las oficinas comerciales y varios departamentos. Inventario Físico Flotilla Vehicular y revisión de las Pólizas de Seguros CREACION DE PROCEDIMIENTOS En el año 2010 esta Dirección de Auditoría Interna, se vio en la necesidad de crear los procedimientos que respondían a las necesidades de la empresa, el primero está motivado, en el hecho de que la empresa estaba pagando dietas a los gestores y captores sin ninguna normativa que regulara las mismas y el segundo porque la estación que le proporcionaba el combustible a la empresa cambio de modalidad de despacho. Elaboración Procedimiento Fondo Reponible Elaboración Procedimiento Control de Combustible Elaboración Procedimiento Deposito Diario Estafetas Expra Elaboración Procedimiento Manejo Recibos de Caja Manuales La Dirección de Auditoría Interna participo durante cinco (5) meses continuos, en la adecuación, actualización y revisión de los procedimientos del área Comercial, por lo que procedimos a reunirnos dos (2) veces a la semana con

Inventario Físico Flotilla Vehicular y revisión de las Pólizas de Seguros CREACION DE PROCEDIMIENTOS En el año 2010 esta Dirección de Auditoría Interna, se vio en la necesidad de crear los

8 un equipo de trabajo del Departamento de control de calidad y los dueños de cada procedimiento. La Adecuación consistió en llevar estos procedimientos al marco regulatorio de lo que expresa la Ley y su reglamento de aplicación, así como las resoluciones emitida por el órgano regulador. Este proceso nos permitió actualizar varias disposiciones administrativas y situaciones que se daban en la práctica, pero que las mismas no estaban contenidas en esos procedimientos. La revisión de las políticas y procedimientos Comerciales directamente con los Gerentes Regionales, encargados departamentales y dueños de procesos y procedimientos, nos dio la oportunidad de incorporar las mejores prácticas en la operativa diaria de la empresa, además de suprimir aquellas que burocratizaban las actividades del día a día, los procedimientos revisados son los siguientes: Facturación Política de Facturación Política de Tratamiento de Anomalías Clientes Regulados Tratamiento Facturación Anómala Re facturación de Recibos por Reclamo Resolución de Anomalías de Facturación con Orden de Servicio Asociada Atención al Cliente Política de Solicitud de Suministro Política de Contratación Política de Atención al Cliente Política de Negociaciones Comerciales Solicitud de Suministro de Potencia Inferior a 10 KVA

Este proceso nos permitió actualizar varias disposiciones administrativas y situaciones que se daban en la práctica, pero que las mismas no estaban contenidas en esos procedimientos.

9 Contratación de Suministro Modificación de Datos del Contrato y Cambio de Titularidad Cambios de Cuenta Cambio de Tarifa Baja de Contrato Voluntario Baja Forzada de Contrato Reclamación de Factura Reclamación de Daños a Bienes y/o Artefactos Eléctricos del Cliente Recepción de Llamadas de Avisos de Averías y Emergencias Atención al Cliente del Centro de Llamadas Negociación de Acta Oficina Móvil Grandes Clientes Solicitud de Suministro de Potencia Superior a 10 KVA Cobros Puesta al Cobro Factura Clientes Especiales Cobros Erróneos Gestión de Cobros Descentralizados Cuadre y Liquidación de Cajas Cobros No Notificados

Emergencias Atención al Cliente del Centro de Llamadas Negociación de Acta Oficina Móvil Grandes Clientes Solicitud de Suministro de Potencia Superior a 10

10 Cobro On-Line en la Oficina Comercial Procedimiento Cobros Móviles Arqueos de Cajas Política de Gestión de Cobros Descentralizados Centro de Llamadas Cierre de Cajas y Liquidación del Centro de Llamadas Cobro de Factura por el Centro de Llamadas Back Office Tratamiento de Reclamos Comerciales de Clientes Regulares Lectura Política de Lectura Procedimiento de Lectura con TPL Procedimiento de Lectura con hoja de Ruta Ubicación de Fincas Mantenimiento de Fincas Suministros Reparto Política de Impresión y Distribución de Facturas Impresión y Distribución de Facturas Control de Calidad Telefónica del Proceso Distribución de Facturas Recepción de Cortes de Impresión

de Lectura Procedimiento de Lectura con TPL Procedimiento de Lectura con hoja de Ruta Ubicación de Fincas Mantenimiento de Fincas Suministros Reparto Política de

11 TALLERES DE CAPACITACION IMPARTIDOS Aplicación y manejo de los gastos educativos Liquidación aduanera AUDITORIA PENDIENTES A CORTO PLAZO (en ejecución) Auditoria de materiales eléctricos Auditoria al ciclo comercial de grandes clientes Auditoria a los gastos de mayor impacto económico de la empresa Auditoria a la compra de anergia AUDITORIA PENDIENTES A MEDIANO PLAZO (sin iniciar) Auditoria a las Actas de Fraude de las Comerciales Ordenes de Servicio Auditorias a Procesos Comerciales Auditorias de Contratos Legales Auditorias a Operaciones de Residencial Social Auditoria de Proyectos de Inversión Auditorias a los Clientes de Ayuntamiento/Mercados de Grandes Clientes Auditoria a Suplidores (excepto los suplidores de energía

MEDIANO PLAZO (sin iniciar) Auditoria a las Actas de Fraude de las Comerciales Ordenes de Servicio Auditorias a Procesos Comerciales Auditorias de Contratos Legales Auditorias a

12 Auditoria a Estafetas de Pago Participación en Comisiones de Trabajo Comité de Compras Comité de licitación Comisiones de trabajo con grandes clientes Reuniones Semanales con el Staff de Ejecutivo DIRECCION DE AUDITORIA INTERNA

licitación Comisiones de trabajo con grandes clientes

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