AUDITORIA GENERAL INFORME AG ,

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1 AUDITORIA GENERAL INFORME AG ,

2 Revisión al pago de dos horas de compensación a funcionarios de FANAL por su traslado de San José a Grecia Setiembre 2013

3 RESUMEN EJECUTIVO Qué examinamos? Que el pago de la compensación a los empleados de FANAL por su traslado de San José a Grecia se haga de conformidad con los documentos firmados entre la Administración, los trabajadores y los representantes sindicales en los años 1993 y 2007 y las autorizaciones dadas por la Contraloría General de la República y la Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria. Por qué es importante? El pago de esta compensación representa una erogación importante para la institución dado que actualmente se le paga a 47 de los 54 funcionarios que contaban con este beneficio inicialmente. Qué encontramos? Serias debilidades en el control de asistencia del personal que goza de este beneficio que han propiciado que se hayan dado pagos improcedentes. Qué sigue? Establecer un sistema de control interno que garantice que los pagos se hagan en forma correcta, elaborar un manual de procedimientos, recuperar los dineros pagados de más y honrar lo pagado de menos. 1

4 Introducción El estudio se realizó en cumplimiento del programa de trabajo de la Auditoría General para el período 2013 y de conformidad con lo establecido en las Normas para el ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público y en el Manual de normas generales de auditoría para el Sector Público. Objetivo general Corroborar que el sistema de control interno establecido para pagar la compensación de dos horas a los empleados de FANAL por su traslado de San José a Grecia, garantice el correcto uso de los recursos presupuestados. Objetivos específicos 1. Verificar el cumplimiento de lo establecido en: a. El acta de negociación firmada en 1993 y el Acuerdo Colectivo del b. Los oficios del de la Contraloría General de la República y STAP del de la Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria. 2. Constatar que se haya establecido un adecuado control para el pago de este beneficio. 3. Comprobar que el pago se haya efectuado en forma correcta. Alcance El estudio abarcó el pago efectuado a una muestra de 20 funcionarios, de los 47 que actualmente gozan de este beneficio, en el período comprendido del al Normativa aplicable a la atención de los informes emitidos por la Auditoría La Ley General de Control Interno establece en lo que interesa: Artículo 12.- Deberes del jerarca y de los titulares subordinados en el sistema de control interno... c) Analizar e implantar, de inmediato, las observaciones, recomendaciones y disposiciones formuladas por la auditoría interna, la Contraloría General de la República, la auditoría externa y las demás instituciones de control y fiscalización que correspondan... (El resaltado no es del original) Artículo 36. Informes dirigidos a los titulares subordinados. Cuando los informes de auditoría contengan recomendaciones dirigidas a los titulares subordinados, se procederá de la siguiente manera: a) El titular subordinado, en un plazo improrrogable de diez días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, ordenará la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de ellas, en el transcurso de dicho plazo elevará el 2

5 informe de auditoría al jerarca, con copia a la auditoría interna, expondrá por escrito las razones por las cuales objeta las recomendaciones del informe y propondrá soluciones alternas para los hallazgos detectados. b) Con vista de lo anterior, el jerarca deberá resolver, en el plazo de veinte días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la documentación remitida por el titular subordinado; además, deberá ordenar la implantación de recomendaciones de la auditoría interna, las soluciones alternas propuestas por el titular subordinado o las de su propia iniciativa, debidamente fundamentadas. Dentro de los primeros diez días de ese lapso, el auditor interno podrá apersonarse, de oficio, ante el jerarca, para pronunciarse sobre las objeciones o soluciones alternas propuestas. Las soluciones que el jerarca ordene implantar y que sean distintas de las propuestas por la auditoría interna, estarán sujetas, en lo conducente, a lo dispuesto en los artículos siguientes. c) El acto en firme será dado a conocer a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente, para el trámite que proceda. Artículo 37. Informes dirigidos al jerarca. Cuando el informe de auditoría esté dirigido al jerarca, este deberá ordenar al titular subordinado que corresponda, en un plazo improrrogable de treinta días hábiles contados a partir de la fecha de recibido el informe, la implantación de las recomendaciones. Si discrepa de tales recomendaciones, dentro del plazo indicado deberá ordenar las soluciones alternas que motivadamente disponga; todo ello tendrá que comunicarlo debidamente a la auditoría interna y al titular subordinado correspondiente. Artículo 38. Planteamiento de conflictos ante la Contraloría General de la República. Firme la resolución del jerarca que ordene soluciones distintas de las recomendadas por la auditoría interna, esta tendrá un plazo de quince días hábiles, contados a partir de su comunicación, para exponerle por escrito los motivos de su inconformidad con lo resuelto y para indicarle que el asunto en conflicto debe remitirse a la Contraloría General de la República, dentro de los ocho días hábiles siguientes, salvo que el jerarca se allane a las razones de inconformidad indicadas. La Contraloría General de la República dirimirá el conflicto en última instancia, a solicitud del jerarca, de la auditoría interna o de ambos, en un plazo de treinta días hábiles, una vez completado el expediente que se formará al efecto. El hecho de no ejecutar injustificadamente lo resuelto en firme por el órgano contralor, dará lugar a la aplicación de las sanciones previstas en el capítulo V de la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, N 7428, de 7 de septiembre de Artículo 39. Causales de responsabilidad administrativa El jerarca y los titulares subordinados incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, si incumplen injustificadamente los deberes asignados en esta Ley, sin perjuicio de otras causales previstas en el régimen aplicable a la respectiva relación de servicios......igualmente, cabrá responsabilidad administrativa contra los funcionarios públicos que injustificadamente incumplan los deberes y las funciones que en materia de control interno les asigne el jerarca o el titular subordinado, incluso las acciones para instaurar las recomendaciones emitidas por la auditoría interna, sin perjuicio de las responsabilidades que les puedan ser imputadas civil y penalmente. El jerarca, los titulares subordinados y los demás funcionarios públicos también incurrirán en responsabilidad administrativa y civil, cuando corresponda, por obstaculizar o retrasar el cumplimiento de las potestades del auditor, el subauditor y los demás funcionarios de la auditoría interna, establecidas en esta Ley. 3

6 Antecedentes 1. La cláusula octava del Acta de Negociación suscrita el por la Administración, los trabajadores y los representantes sindicales, estableció que: La Institución reconocerá a los Trabajadores a partir de la fecha del traslado a Grecia la retribución de dos horas diarias netas y sin cargas sociales por compensación correspondiente al perjuicio que significa el disponer de ese tiempo más para desplazarse. Esta compensación se hará considerando el valor real de la hora laboral, calculadas sobre 240 horas mensuales por los veinte días laborados efectivamente incluyendo todos los días feriados, considerando estos cálculos matemáticos sobre el salario base que rige a partir del 1º enero de este año que devengue el Trabajador. Este incentivo se mantendrá como una retribución mensual independiente del salario; dicho monto será revisado entre las partes cada año mediante un procedimiento que las partes definirán para tal efecto. (El resaltado en negrita no forma parte del original) 2. En el punto 3) de la cláusula segunda del Acuerdo Colectivo del , firmado entre la Administración y el Sindicato, por el traslado del personal del Departamento Mercadeo de San José-Pavas a Grecia, se dispuso lo siguiente: Es entendido que el reconocimiento del pago por concepto de compensación por traslado indicado, se reconocerá por cada uno de los días que el funcionario se presente a laborar a las instalaciones de la FANAL ubicadas en la Provincia de Alajuela, Cantón Grecia, Puente de Piedra, Rincón de Salas, verificables mediante el control de asistencia determinado por la Administración de FANAL. (El resaltado en negrita no forma parte del original) Observaciones 1. Sobre este mismo tema se emitió el informe AI del , del que no se ha atendido la siguiente recomendación: 5. Instruir al Coordinador del Departamento Recursos Humanos para que en lo correspondiente: 5.2. Mejore los controles para evitar que dichas diferencias se repitan. A la fecha no se cuenta con un manual o instructivo en el cual se establezcan los procedimientos para efectuar el pago; lo que evidencia también el incumplimiento de la norma n.º 1.4 de las Normas de control interno para el Sector Público; referida a la Responsabilidad del jerarca y los titulares subordinados sobre el Sistema de Control Interno, que señala: c. La emisión de instrucciones a fin de que las políticas, normas y procedimientos para el cumplimiento del SCI, estén debidamente documentados, oficializados y actualizados, y sean divulgados y puestos a disposición para su consulta. 4

7 2. El control de la asistencia de los funcionarios que reciben este beneficio se lleva así: a. Jefaturas de Área: lo ejerce la Subgerencia de FANAL por medio de la secretaria. El pago lo autoriza el Subgerente de FANAL. b. Otros funcionarios: el control lo ejerce la dependencia para la cual trabajan. En algunos casos es la secretaria la que se encarga de registrar la asistencia. Con base en estos registros, al finalizar el mes la jefatura autoriza el pago correspondiente. 3. En la revisión de las carpetas en las que el Área de Logística (Recursos Humanos) archiva por mes la documentación enviada por las diferentes dependencias para el pago de la compensación a los funcionarios, se determinó que: 3.1 Cada carpeta o fólder debiera contener al menos los siguientes documentos: i. El oficio con el que cada dependencia remite a esa Área el reporte o control de asistencia mensual de cada funcionario con derecho al pago de la compensación. ii. El reporte o control de asistencia mensual de cada funcionario con derecho al pago de la compensación. iii. El oficio con el que esa Área envía el reporte de asistencia del mes a Planillas, para que proceda al pago. Sin embargo, revisadas las carpetas del período 2012, se encontró que: a. La remisión de los reportes de asistencia del personal a esa Área de Logística (Recursos Humanos), en algunos casos no se hizo mediante oficio. b. En las carpetas de febrero, julio y setiembre no se encontró el Reporte de compensaciones por perjuicio correspondiente al mes de que se debe remitir a Planillas. c. El reporte de asistencia del personal de Recursos Humanos del mes de mayo y el del mes junio del personal de vigilancia, no contienen la firma de aprobado de la jefatura. d. Con excepción del mes de marzo de 2012, en todos los demás meses del período el Control de asistencia para el pago de dos horas de los funcionarios de la Dirección de Comercialización fue autorizado por el jefe del Área de Ventas, señor Juan C. Abarca M., y no por la Subgerencia a cuyo cargo estaba esa Dirección. Siendo así, el señor Abarca M. autorizó el reporte de su asistencia y, consecuentemente, el pago de la compensación. 5

8 Esta situación ya había sido evidenciada en la observación n.º 6.3 de nuestro informe AI citado anteriormente. 3.2 La nomenclatura que se utiliza en los reportes de asistencia del personal no es uniforme. En algunos casos se utilizan hasta dos tipos diferentes (letras y números) para definir una misma situación del trabajador. Ejemplos: Presente= X o 1 Vacaciones= V o 2 Asueto= Z o As Ausente= A o 2 Incapacidad= I o INC Fumigación= FG Feriado= F Gira= G Cambio de día= C Reunión de sindicato= R Permiso sindical= PS Trabajos en San José= SJ Permiso C.C.T.= P Cita en la CCSS o INS= CC Curso de capacitación= C Seminario= S Inventario= IN Permiso= P Junta Relaciones= JR Libre= L 3.3 En los siguientes casos el número de días que se reportó a Planillas para su pago no coincide con el número de días reportado por las dependencias: Mes Nombre del trabajador Días s/control asistencia Días reportados a planillas y pagados Diferencia Febrero Sandra Madrigal R Febrero Jonathan Ramírez L Julio Gerardo Vargas V Agosto Mario Granados L (1) Setiembre Álvaro Barrientos C (2) Setiembre William Cambronero D (5) Setiembre Jonathan Ramírez L Noviembre Roberth Vázquez C (4) Esta situación también fue evidenciada con nuestro informe AI Confrontada la información consignada en el control de asistencia remitido por las diferentes dependencias con la contenida en el expediente personal de los 20 funcionarios analizados, se determinó que: a. El foliado de los documentos contenidos en los expedientes personales está incompleto y los documentos no se archivan en estricto orden cronológico. b. Juan Carlos Abarca Montero i. Marzo: se le pagaron los 22 días reportados por la Dirección de Comercialización. No se consideró la solicitud de vacaciones n.º 8033 del por el 07, 08 y ; por lo que se le pagó 3 días de más. ii. Agosto: se le pagaron los 15 días reportados por la Dirección de Comercialización. No se consideró que el estuvo de 6

9 vacaciones (solicitud de vacaciones n.º del ), por lo que se le pagó un día de más. c. Oscar Ávila Badilla Marzo: se le pagaron los 22 días reportados. No se consideró la solicitud de vacaciones n.º 1134 del por los 5 días disfrutados del 26 al ; por lo que se le pagó 5 días de más. d. William Cambronero Dunn i. Marzo: se anotó que los días 06 y 07 estuvo de vacaciones, siendo lo correcto que estuvo incapacitado (comunicación de incapacidad n.º del ). ii. Abril: se registró como presente el día 10, cuando en realidad ese día estuvo de vacaciones (solicitud n.º 5246 del , por el período del 02 al ). Se le pagó un día de más. iii. Julio: se registró como presente el día 03, estando de vacaciones (solicitud n.º del ). Se le pagó un día de más. iv. Agosto: se anotó que el día 03 estuvo de vacaciones, pero en el expediente no se encontró la solicitud de vacaciones por ese día. Asimismo, se registró como presente el día 24, siendo que ese día estuvo de vacaciones (solicitud n.º del ). Se le pagó un día de más. v. Setiembre: se reportó que el día 07 se encontraba de vacaciones; sin embargo, en su expediente personal no hay una solicitud para ese día. Asimismo, se le pagaron 14 días y debieron ser 19. Se le pagó 5 días menos. e. César Carit Ruiz i. Febrero: se registró como presente el día 03; sin embargo ese día estuvo de vacaciones (solicitud n.º 5244 del ). Se le pagó un día de más. ii. Julio: según el oficio SV del , el día 17 estuvo ausente. Dado que no justificó la ausencia, con la acción de personal n.º del se le rebajó el día. Se le pagó un día de más. 7

10 f. José F. Coronado Barrantes Agosto: se registró como presente el día 01; sin embargo, según la solicitud n.º del ese día estuvo de vacaciones; por lo que se le pagó un día de más. g. Berny Gómez Jiménez i. Abril: se registró como presente los días 02, 03 y 04, siendo que estuvo de vacaciones (solicitud n.º 8049 del ). Sin embargo, de acuerdo con la liquidación de viáticos n.º del , el retornó de una gira por Guanacaste. Se le pagó 2 días de más. También se reportó que estuvo de vacaciones del 16 al 18 de este mes, pero en su expediente no se encontró la solicitud de vacaciones. ii. Octubre: se anotó que el día 12 estuvo de vacaciones, sin embargo en el expediente de personal no se encontró la solicitud de vacaciones. iii. Noviembre: se indicó que estuvo de vacaciones los días 23, 26 y 27; sin embargo en su expediente no se encontró la solicitud de vacaciones. h. Elizabeth Gómez Masís i. Marzo: se anotó que el día 01 estuvo de vacaciones; sin embargo en su expediente no se encontró la solicitud de vacaciones. ii. Abril: se anotó que el día 13 estuvo incapacitada, sin embargo en su expediente no se encontró la comunicación correspondiente. iii. Noviembre: se anotó que estuvo de vacaciones el día 01; en su expediente no se encontró la solicitud de vacaciones. iv. Diciembre: se registró que estuvo de vacaciones los días 14, 24, 26, 27 y 28; en su expediente no se encontraron las solicitudes de vacaciones. i. Mario Granados Torres i. Mayo: se anotó como presente el día 07; según solicitud n.º 6383 del se encontraba de vacaciones. Se le pagó un día de más. ii. Agosto: se anotó como presente el día 02. Dado que ese día es feriado, no fue pagado por planillas. 8

11 j. Mauro Ledezma Oreamuno Junio: no se le han pagado los 13.5 días correspondientes a este mes. k. Ricardo Agustín López Quirós i. Febrero: estando de vacaciones se reportó como presente el día 27 (solicitud de vacaciones n.º del ). Se pagó un día de más. ii. Marzo: se anotó como presente los días 06, 07 y 08, estando incapacitado (comunicación de incapacidad n.º del ). Se le pagó 3 días de más. iii. Abril: se reportó como ausente los días 05, 06, 09, 10 y 27; sin embargo en su expediente no se encontró documento alguno que justificara su ausencia. iv. Setiembre: según comunicación de incapacidad n.º del , este trabajador estuvo incapacitado del 06 al 18. No obstante, los días 06 y 07 fue reportado como presente. Se le pagó 2 días de más. v. Octubre: se determinaron las siguientes situaciones: El control de asistencia de este mes incluyó hasta el día 30, por lo que no se le pagó el miércoles 31. El día 05 se registró como presente, estando de vacaciones (solicitud n.º del ). Se pagó un día de más. Se registró que los días 09 y 10 estuvo ausente; sin embargo, según la comunicación de incapacidad n.º del estuvo incapacitado del al vi. Noviembre: se reportó como ausente los días 23, 26 y 27, en su expediente no se encontró documento alguno que justificara su ausencia. l. Sandra Madrigal Rivera i. Enero: se le rebajaron 6 días por vacaciones, en su expediente no se encontró la solicitud de vacaciones. ii. Abril: se le rebajó un día por incapacidad, en su expediente no se encontró la comunicación respectiva. 9

12 iii. Agosto: se le dedujo el día 31 por vacaciones; en su expediente no se encontró la solicitud de vacaciones. iv. Diciembre: se le dedujo los días 24, 26, 27 y 28 por vacaciones; en su expediente no se encontró la solicitud de vacaciones por esos días. m. Abelardo Moreira Mora i. Abril: se le dedujo el día 11 por vacaciones; en su expediente no se encontró la solicitud de vacaciones. ii. Octubre: se reportó como presente los días 10 y 11 estando de vacaciones (solicitud de vacaciones n.º del ). Se le pagó 2 días de más. iii. Noviembre: se reportó como presente los días 05 y 07 estando incapacitado (comunicaciones de incapacidad n.ºs del y del ). Se le pagó 2 días de más. n. Walter Sánchez Morales i. Mayo: según el reporte de asistencia se le debían pagar 22 días pero se le pagaron 18. Se le pagó 4 días menos. ii. Julio: se reportó como presente los días 11, 12 y 13 estando de vacaciones (solicitud de vacaciones n.º 9248 del ). Se le pagó 3 días de más. iii. Agosto: se reportó como presente los días 28 y 29 estando de vacaciones (solicitud de vacaciones n.º del ). Se le pagó 2 días de más. iv. Diciembre: se reportó de vacaciones los días 11, 17, 18, 19, 20, 21, 24, 26, 27 y 28; en su expediente no se encontró la solicitud de vacaciones por esos días. ñ. Gilberto Ramírez Víquez Diciembre: se reportó de vacaciones los días 24, 26, 27 y 28; en su expediente no se encontró la solicitud de vacaciones por esos días. Sin embargo, en el archivo de la Auditoría sí se encontró. o. Jonnathan Ramírez López i. Febrero: se le pagaron 20 días y debieron ser 17. Los días 16, 22 y 23, según el control de vacaciones y cuadro adjunto a su expediente, 10

13 estuvo de vacaciones (solicitudes de vacaciones n.ºs 8062 y 8063 que no se encontraron en su expediente). Se le pagó 3 días de más. ii. Marzo: se reportó de vacaciones el día 01, siendo que se encontraba incapacitado (comunicación de incapacidad n.º 1533 del ). iii. Abril: se anotó como ausente los días 04, 09 y 16; en su expediente no se encontró documento alguno que justificara su ausencia. Según el libro de salarios de este mes se le pagaron 30 días de sueldo. Se le pagó 3 días de más. iv. Setiembre: se reportó que debían pagársele 17 días, en el reporte de Recursos Humanos que envió a planillas reportó 19 días, los que le fueron pagados. Se le pagó 2 días de más. v. Noviembre: se reportó de vacaciones los días 12 y 22, en su expediente no se encontró la solicitud de vacaciones por esos días. Asimismo, se reportó como incapacitado el día 13, en el expediente no se encontró la comunicación de incapacidad. p. Guillermo Rivera Pereira i. Enero: se registró como ausente los días 02, 03 y 23, la simbología utilizada no permite determinar si fue por vacaciones, incapacidad u otro motivo. En su expediente no se encontró documento alguno que justificara estas ausencias. ii. Abril: se reportó como presente el día 01, estando de vacaciones (solicitud de vacaciones n.º del ). Se pagó un día de más. En este mismo mes, se reportó como ausente los días 05, 06 y 11, la simbología utilizada no permite determinar si fue por vacaciones, incapacidad u otro motivo. En su expediente no se encontró documento alguno que justificara estas ausencias iii. Octubre: se registró como presente el día 19, estando de vacaciones (solicitud n.º del ). Se pagó un día de más. q. Manuel Solano Valverde i. Abril: el reporte de asistencia indica que se debe pagar 15 días, pero en el reporte de Recursos Humanos a Planillas (RH del ) indica que son 16; por lo que se pagó un día de más. ii. Julio: se encontraron las siguientes diferencias: 11

14 Se reportó presente el día 23, estando de vacaciones (solicitud de vacaciones n.º del ). Se pagó un día de más. Se reportó de vacaciones los días 30 y 31, ni en su expediente ni en el control de vacaciones de Recursos Humanos se encontró la solicitud de vacaciones por esos días. iii. Agosto: se reportó que el día 03 estaba de vacaciones. Ni en su expediente ni en el control de vacaciones de Recursos Humanos se encontró la solicitud de vacaciones por ese día. iv. Diciembre: se indicó que los días 19, 20, 21, 24, 26, 27 y 28 estuvo de vacaciones. Ni en su expediente ni en el control de vacaciones de Recursos Humanos se encontró las solicitudes de vacaciones por esos días. r. Gerardo Vargas Vásquez i. Julio: se le pagaron 12 días, cuando debieron ser 11. ii. Agosto: se reporta incapacitado los días 07 y 08, en el expediente no se encontró la comunicación de incapacidad. s. Roberth Vásquez Carvajal i. Marzo: se reporta que su asistencia fue de 18 días al descontarse 4 de vacaciones (según solicitudes n.ºs y del 02 y ). Con el oficio RH del se indicó que fueron 22 días, por lo que se pagó 4 días de más. ii. Junio: se encontraron dos situaciones: Se reportó como presente los días 04, 05 y 06; estando de vacaciones (solicitud de vacaciones n.º del ). Se le pagaron 3 días más. Se reportó de vacaciones los días 21 y 22, en su expediente no se encontró la solicitud de vacaciones por esos días. iii. Agosto: se reportó como presente el día 06; estando de vacaciones (solicitud n.º del ). Se pagó un día de más. iv. Noviembre: se reportó que su asistencia fue de 22 días, con el oficio RH del se reportó a planillas que fueron 18 días. En su expediente no se encontró documento alguno que justificara el rebajo de 4 días. 12

15 3.5 Los resultados que se muestran en la observación anterior revelan las siguientes deficiencias: a. Registros de asistencia de las dependencias i. Las solicitudes de vacaciones y las comunicaciones de incapacidad, en algunos casos, no se registraron correctamente. Se registraron días que no corresponden y días de más o de menos. ii. En algunos casos no se registró correctamente el motivo de la ausencia (no presentación a laborar, vacaciones, incapacidad, gira, etc.). iii. Se registraron vacaciones cuando era incapacidad y viceversa. b. Expedientes de personal La ausencia en los expedientes de algunas solicitudes de vacaciones y comunicaciones de incapacidad, impidió verificar al 100% el motivo de la ausencia del funcionario reportada por la dependencia contra el documento respectivo y, por tanto, establecer con certeza la procedencia o no del pago. Todas estas situaciones revelan que el Área de Logística (Recursos Humanos) no ejerce ningún tipo de control o revisión sobre la información reportada por las dependencias de previo a tramitar el pago. 3.6 Dado que en el acta de negociación se estableció que la compensación que recibe el trabajador es por los días laborados efectivamente ; este reconocimiento procede cuando el trabajador se presenta en la Planta de Grecia a partir de las 7:30 a.m. Efectuada una revisión selectiva de la hora de entrada del personal que utiliza su vehículo o un vehículo institucional para trasladarse a Grecia (según el control de ingreso y salida de vehículos del personal de vigilancia correspondiente a los meses de enero, marzo y mayo del 2012); se determinó que los siguientes funcionarios no cumplieron con el horario de entrada (solo se consideraron los casos en que la entrada se dio de las 8:00 a.m en adelante): Nombre Fecha Hora de entrada Jonnathan Ramírez L. 03/01/2012 8:32 a.m. Carlos Flores H. 06/01/2012 8:40 a.m. Abelardo Moreira M. 11/01/2012 8:00 a.m. César Carit R. 24/01/ :00 a.m. César Carit R. 30/01/ :38 a.m. Juan Carlos Abarca M. 02/03/2012 8:00 a.m. César Carit R. 07/03/2012 8:03 a.m. Abelardo Moreira M. 20/03/2012 8:23 a.m. 13

16 César Carit R. 23/03/ :13 a.m. Willy Lazo R. 27/03/2012 9:40 a.m. César Carit R. 29/03/2012 8:40 a.m. German Granados L. 29/03/2012 9:25 a.m. César Carit R. 02/05/2012 9:46 a.m. Jonnathan Ramírez L. 04/05/2012 8:02 a.m. César Carit R. 04/05/ :39 a.m. Gerardo Vargas V. 07/05/ :12 a.m. César Carit R. 10/05/2012 9:14 a.m. Willy Lazo R. 15/05/2012 8:22 a.m. Gerardo Vargas V. 16/05/2012 8:01 a.m. César Carit R. 21/05/2012 8:03 a.m. César Carit R. 25/05/2012 9:00 a.m. César Carit R. 29/05/ :31 a.m. Willy Lazo R. 31/05/ :45 a.m. César Carit R. 21/05/2012 8:03 a.m. A menos que el funcionario esté obligado a marcar con tarjeta, no es posible determinar si estas llegadas tardías fueron justificadas o no; por lo que podría estarse reconociendo el beneficio en forma improcedente. 3.7 El Acuerdo Colectivo del , para el traslado del personal de la Dirección de Comercialización de San José - Pavas a Grecia, estableció en la Cláusula Segunda, punto 3), entre otros lo siguiente: se reconocerá por cada uno de los días que el funcionario se presente a laborar a las instalaciones de la FANAL ubicadas en la Provincia de Alajuela, Cantón Grecia, Puente de Piedra, Rincón de Salas, verificables mediante el control de asistencia determinado por la Administración de FANAL. (Lo resaltado no forma parte del original) Sin embargo, de acuerdo con la revisión cruzada de liquidaciones de viáticos y controles de asistencia de las dependencias, una gran parte del personal que recibe el reconocimiento (principalmente de la Dirección de Comercialización) inicia las giras desde el CNP y no desde FANAL. Ejemplos: Nombre Fecha Hora de salida Berny Gómez J. 27/01/2012 6:50 a.m. Jonnathan Ramírez L. 27/01/2012 6:50 a.m. Gerardo Vargas V. 22/02/2012 6:00 a.m. Abelardo Moreira M. 07/08/2012 6:30 a.m. Gerardo Vargas V. 14/09/2012 6:15 a.m. Gerardo Vargas V. 21/09/2012 6:00 a.m. Jonnathan Ramírez L. 04/09/2012 6:45 a.m. Berny Gómez J. 04/10/2012 6:41 a.m. Gerardo Vargas V. 08/10/2012 5:50 a.m. Jonnathan Ramírez L. 23/10/2012 7:20 a.m. Jonnathan Ramírez L. 25/10/2012 8:25 a.m. Abelardo Moreira M. 04/10/2012 6:41 a.m. 14

17 Gerardo Vargas V. 13/11/2012 8:53 a.m. Berny Gómez J. 13/11/2012 8:16 a.m. Abelardo Moreira M. 13/11/2012 8:16 a.m. Berny Gómez J. 28/11/2012 8:20 a.m. Gerardo Vargas V. 14/12/2012 6:12 a.m. Esta situación, al igual que la comentada en la observación anterior, podría estar generando pagos improcedentes del beneficio. 3.8 En los siguientes casos se reconoció el pago de la compensación a funcionarios que se encontraban de gira: Nombre Fecha Lugar de la gira Berny 1. Gómez J. Juan 2. C. Abarca M /01/ /01/2012 Guanacaste Guanacaste Jonnathan Ramírez L /1/2012 Guanacaste César Carit R. 20/02/2012 Puntarenas Gerardo Vargas V /02/2012 Guanacaste Gerardo Vargas V /02/2012 Guanacaste Abelardo Moreira M /02/2012 Guanacaste Abelardo Moreira M. 20/02/2012 Puntarenas César Carit R /03/2012 Zona Sur Berny Gómez J. 02/03/2012 Guanacaste Gerardo Vargas V. 30/03/2012 Guanacaste Jonnathan Ramírez L. 30/03/2012 Guanacaste Abelardo Moreira M. 05/03/2012 Guanacaste César Carit R. 23/05/2012 Ver nota 1/ Berny Gómez J. 02/05/2012 Puntarenas Abelardo Moreira M. 02/05/2012 Puntarenas César Carit R /06/2012 Limón Gerardo Vargas V /07/2012 Guanacaste Gerardo Vargas V. 31/08/2012 Guanacaste Abelardo Moreira M. 07/08/2012 Jacó, Pérez Zel. y Orotina Gerardo Vargas V /09/2012 Guanacaste Gerardo Vargas V. 21/09/2012 Puntarenas Jonnathan Ramírez L. 04/09/2012 Pérez Zeledón Berny Gómez J. 04/10/2012 Orotina, Pérez Zel. y Orotina Gerardo Vargas V. 08/10/2012 Puntarenas Abelardo Moreira M. 04/10/2012 Orotina, Pérez Zel. y Orotina Gerardo Vargas V. 13/11/2012 San José Berny Gómez J. 13/11/2012 Guápiles Ver nota 2/ Abelardo Moreira M. 13/11/2012 Guápiles Ver nota 2/ Berny Gómez J. 07/12/2012 Jacó, Pérez Zel. y Orotina Berny Gómez J. 07/12/2012 Jacó, Pérez Zel. y Orotina Gerardo Vargas V /12/2012 Guanacaste Notas: 1/ Según boleta control uso de vehículo n.º 77699, el trabajador César Carit 15

18 R. salió de gira el a varios lugares del Gran Área Metropolitana y regresó a FANAL el (según boleta control uso de vehículo n.º y verificado así en la bitácora de entrada y salida de vehículos de la Unidad de Vigilancia). Por tanto, el no se presentó a FANAL y se le pagó la compensación. 2/ El vehículo salió de Grecia con destino a Guápiles el a las 10:55 a.m., conducido por Abelardo Moreira M., no retornando en esa fecha a FANAL. Los señores Abelardo Moreira M. y Berny Gómez J. tramitaron liquidaciones de viáticos por gira realizada el a Guápiles, con salida a las 8:16 a.m. Dado que en la bitácora para el control de entrada y salida de vehículos de vigilancia de Grecia, en esa fecha y hora no se registró movimiento de salida a Guápiles de este vehículo; podría suponerse que el el vehículo pernoctó en el CNP y de ese lugar salieron para la gira. Este vehículo ingresó a FANAL el a las 14:13 horas, conducido por Abelardo Moreira M., no observándose en la bitácora el nombre de Berny Gómez J. como acompañante. Con base en el control de asistencia de la Dirección de Comercialización (autorizado por el señor Alfonso Carmona), se le pagó a ambos trabajadores las dos horas del Esta situación evidencia que la Dirección de Comercialización no ejerce control sobre la asistencia del personal a su cargo para efectos del pago de la compensación, generando que se den pagos improcedentes. La mayoría de estos reconocimientos están autorizados por el señor Juan C. Abarca M., jefe del Área de Ventas; y algunos casos, al final del 2012, por el señor Alfonso Carmona. Conclusión Los resultados de esta evaluación evidencian serias deficiencias en el control de asistencia que ejercen las diferentes dependencias de FANAL de los funcionarios con derecho al pago de dos horas diarias de compensación por el traslado de San José a Grecia, así como en la revisión que debe realizar el Área de Logística (Recursos Humanos) para garantizar la corrección de los pagos; con el consecuente perjuicio económico para la institución. A la Subgerencia de FANAL Recomendaciones 1. Ordenar a la Dirección Administrativa que elabore, en coordinación con el Área de Logística y en el plazo perentorio que le establezca esa Subgerencia; las normas y procedimientos para el pago de las dos horas de compensación por el traslado de San 16

19 José a Grecia; con los que se subsanen las deficiencias evidenciadas en este informe. (Observaciones n.º 1 y 3) 2. Girar instrucciones a los titulares subordinados que tienen a cargo personal que goza del beneficio del pago de dos horas como compensación por su traslado de San José a Grecia, para que: 2.1 Ejerzan el debido control de la asistencia de este personal, de manera que se garantice que la información remitida al Área de Logística sea correcta. 2.2 Remitan al Área de Logística, mediante oficio, el reporte mensual de asistencia de estos funcionarios debidamente autorizado por quien tiene esa responsabilidad; con el propósito de darle la formalidad que el caso amerita y se puedan sentar las responsabilidades sobre la información suministrada. (Observación n.º 3) Al Área de Logística 3. Ejercer control sobre la información que contienen los registros de asistencia del personal que goza del beneficio del pago de dos horas como compensación por su traslado de San José a Grecia; de manera que no se tramiten pagos improcedentes. 4. Comunicar por escrito, a los titulares subordinados, los errores que detecte en su revisión; a fin de que se tomen las medidas correctivas o administrativas que correspondan. 5. Analizar cada uno de los casos indicados en nuestras observaciones n.º 3.3, 3.4, 3.6, 3.7 y 3.8, y tomar las medidas correctivas que en cada caso corresponda; informando a la Subgerencia de FANAL, con copia a esta Auditoría General, de lo actuado. 6. Comunicar por escrito, a los titulares subordinados, la simbología que deberá utilizarse en los reportes del control de asistencia de este personal. (Observación n.º 3.2) 7. Mantener al día el foliado de los expedientes de personal así como el archivo de todos los documentos que se originen en la relación laboral de cada uno de los funcionarios de FANAL (solicitudes de vacaciones, comunicaciones de incapacidad, justificaciones de llegadas tardías, etc.). (Observación n.º 3.4) 8. Incluir, en las carpetas en las que esa Área archiva por mes la documentación enviada por las diferentes dependencias para el pago de la compensación a los funcionarios, los siguientes documentos: a. Los oficios con los que cada dependencia remite a esa Área el registro o control de asistencia mensual de cada funcionario con derecho al pago de la compensación. 17

20 b. El registro o control de asistencia de cada dependencia para los trabajadores a los que se le reconoce la compensación. c. El oficio con el que esa Área envía el reporte de asistencia del mes a Planillas, para que proceda al pago. (Observación n.º 3.1) Los resultados de este estudio no pudieron ser comentados con el Ing. Max Carranza Arce, Subgerente General con recargo en la Subgerencia General de FANAL. Nota: Para la atención de las recomendaciones se deben considerar las instrucciones giradas por el Ing. Carlos Cruz Ch., Gerente General, mediante el oficio GG No del , por medio del cual se atiende nuestro oficio No del ; documentos que pueden ser accesados en la siguiente dirección electrónica (instrucciones y políticas administrativas). 18

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