Política Editorial y de Actualización del sitio Web del IDRY

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1 2015 Política Editorial y de Actualización del sitio Web del IDRY ESTRATEGIA DE GOBIERNO EN LÍNEA

2 TABLA DE CONTENIDO 1. Normatividad Antecedentes Diagnóstico Finalidad de la política Alcance Texto de la política Política Editorial y de Actualización Los contenidos deben ser entendibles, agradables y de fácil uso Los contenidos deben ser vigentes, relevantes, verificables y completos Los contenidos no deben ser ofensivos ni discriminatorios Los contenidos deben mantener la privacidad Los contenidos deben observar el derecho de autor de propiedad intelectual Manejo de redes sociales Contenidos en idioma extranjero Características de los contenidos Criterios de cumplimiento, contenido, fuentes información, periodicidad de actualización y responsables GLOSARIO... 8

3 1. NORMATIVIDAD Constitución Política de Colombia de 1991, artículo 20. Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicación. Estos son libres y tienen responsabilidad social. Se garantiza el derecho a la rectificación en condiciones de equidad. No habrá censura. Y artículo 61. El Estado protegerá la propiedad intelectual por el tiempo y mediante las formalidades que establezca la ley Ley 527 de 1999 Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones Decreto 2170 de 2002 Por el cual se reglamenta la Ley 80 de 1993, se modifica el Decreto 855 de 1994 y se dictan otras disposiciones en aplicación de la Ley 527 de 1999 Directiva Presidencial 02 de 2000 (agosto 28) Gobierno en línea 2. ANTECEDENTES A partir del documento Colombia Visión 2019, el Gobierno colombiano se propuso constituirse como uno de los principales impulsadores del crecimiento económico y del desarrollo social del país, apalancado su estrategia en la consolidación de una sociedad informada, conectada e integrada al entorno global. Para tal fin, definió como uno de los grandes objetivos el desarrollo de un Estado eficiente al servicio de los ciudadanos. Razón por la cual, Migración Colombia incluyó dentro de su Plan Estratégico Institucional Fronteras en línea , el mejoramiento de la atención al ciudadano como una de las prioridades de la Entidad, tanto a nivel presencial como a través de los canales virtuales de comunicación como el sitio Web, entre otros. 3. DIAGNÓSTICO Gobierno en línea del Instituto se encarga de diseñar, implementar, desarrollar, proyectar y divulgar la estrategia de comunicación definida y que tiene como objetivo posicionar al IDRY, haciendo un uso adecuado de la imagen corporativa de la Entidad, para lo cual se promueve la participación en las dependencias y de todos los funcionarios en el cumplimiento de este propósito. El sitio web fue creado para optimizar el acceso a la información, facilitar la realización de los trámites en línea, soportar los procesos de divulgación y cumplir con los estándares previstos por la Estrategia de Gobierno en Línea GEL, del Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones. El manejo de la página web institucional estará en cabeza de la Oficina de Comunicaciones y contará con la participación de la Oficina de Tecnología de la Información y de las áreas responsables de mantener actualizada la información contenida en ella, en el cual se ha venido trabajando por brindar un servicio de calidad como parte de la construcción de un Estado más eficiente, transparente y participativo.

4 Así mismo y como parte de la estrategia de GEL, se pretende aprovechar las tecnologías de la información y las comunicaciones. Para la elaboración de la presente política se tomó como base el Manual de implementación de la Estrategia de Gobierno en Línea, por lo tanto es la fuente básica con la cual se estructuró su contenido, ajustado a los requerimientos y necesidades del Instituto para el Deporte y la Recreación de Yopal. 4. FINALIDAD DE LA POLÍTICA Adoptar la Política Editorial y de Actualización y establecer unas características que debe considerar el IDRY al momento de publicar contenidos generales en medios electrónicos, uso y administración del sitio web, con el fin de garantizar la adecuada y oportuna actualización de la información en cada uno de sus secciones, conservando su homogeneidad en diseño y estructura y atendiendo los requisitos contemplados en la Estrategia de Gobierno en Línea y en las normas interna que rigen la publicación de información en del Instituto. 5. ALCANCE Dirigida al Director, Subdirector Administrativo, Subdirección Técnica, Jurídica, Control interno y demás oficinas del Instituto. 6. TEXTO DE LA POLÍTICA 6.1. Política Editorial y de Actualización Conforme a lo dispuesto en el Manual para la Implementación de la Estrategia de Gobierno en Línea, define una política editorial y de publicación para la actualización sobre los contenidos de sus sitios Web y las diferentes redes sociales en donde se publica información del Instituto; incluyendo la periodicidad de actualización y la dependencia responsable. Los planteamientos establecidos en este documento busca otorgar a los funcionarios de la Entidad y el Comité de Gobierno en Línea del Instituto un método claro para hacer seguimiento a los compromisos que se encuentran estipulados en el Plan de Acción formulado, con el fin de garantizar el adecuado mantenimiento de la publicación y actualización de los contenidos del sitio Web y de las redes sociales. Debido a las características de los medios electrónicos, relacionadas especialmente con el hecho de que los contenidos se pueden diseminar de forma rápida y a un gran número de personas, se ha realizado un proceso de actualización de esta política editorial en donde establece las características que se deben considerar al momento de publicar contenidos generales en la página web Esta política editorial deberá complementarse con las indicaciones que señalen el Departamento Administrativo de la Función Pública y el Departamento Nacional de Planeación -en el marco de la iniciativa de Lenguaje Ciudadano - y del Sistema Nacional de Servicio al Ciudadano que lidera el Programa de Reforma de la Administración Pública.

5 Por tal motivo, los contenidos publicados en la página del Idry deben cumplir con los siguientes criterios y características: LOS CONTENIDOS DEBEN SER ENTENDIBLES, AGRADABLES Y DE FÁCIL USO Los contenidos deben ser claros, precisos y de lenguaje sencillo. No debe dejar dudas sobre el mensaje que se desea transmitir. Se debe tener en cuenta que serán utilizados por personas de diferentes niveles de educación y regiones de país. No se deben usar abreviatura. Si se necesita utilizar abreviaturas, éstas deben ir referenciadas después de que son utilizadas por primera vez, entre paréntesis, inmediatamente después del texto al que hacen referencia. No se deben usar siglas sin que al pie se especifiquen qué significan. No se deben usar tecnicismos. Si es estrictamente necesario utilizarlos, se debe explicar el significado del mismo inmediatamente después de que es utilizado por primera vez, incluyendo la explicación dentro de paréntesis. No se deben utilizar términos en idiomas extranjeros. Cuando se hace necesario su uso, estos términos deben presentarse de forma que se diferencien del resto (escribiendo el término en caracteres itálicos) y deben ser explicados inmediatamente después de la primera vez que son utilizados. LOS CONTENIDOS DEBEN SER VIGENTES, RELEVANTES, VERIFICABLES Y COMPLETOS Los contenidos publicados deben ser vigentes, relevantes, verificables, completos, que genere algún beneficio para los ciudadanos y que no dé lugar a interpretaciones erradas toda vez que la responsabilidad de Revisión, entrega, seguimiento y validación del material tiene como responsable directo a las Oficias de Asesoría Jurídica, Subdirección Administrativa y Financiera y Subdirección Técnica), quienes conocen y son líderes Funcionales de los procesos misionales que atienen la información con respecto a la comunidad, esto con el fin de evitar cualquier tipo de distorsión o interpretación tendenciosa de la información que va a ser publicada. El Idry debe ofrecer contenidos que sean de su competencia y sobre los cuales tenga completa seguridad en términos de veracidad de los mismos. En caso de ofrecer contenidos tomados de un tercero ajeno a la entidad, se debe incluir la fuente de donde fueron tomados. Cuando se publique información en forma de artículos, la información debe provenir de fuentes totalmente confiables. Si la fuente no es totalmente confiable o si no se tiene certeza de la fuente de donde proviene, la información debe ser corroborada al menos con tres (3) fuentes adicionales, identificando las fuentes al final del artículo. Cuando se publique información en archivos para descargar, se debe indicar la fecha de publicación o de su última actualización. Las imágenes, dibujos, fotos y cualquier otro material gráfico que se utilice, deben estar acordes con los textos. Cuando este tipo de material sufre algún tipo de tratamiento técnico (por ejemplo: montajes, composición, transparencias, etc.), se debe indicar claramente en el pie del material que éste ha sido tratado y ha sufrido modificaciones de su versión original. Antes de ofrecer contenidos, se debe validar la vigencia y calidad de los mismos. LOS CONTENIDOS NO DEBEN SER OFENSIVOS NI DISCRIMINATORIOS

6 Los contenidos publicados en la página Web del Idry de ninguna forma pueden ser considerados como ofensivos, sexistas, racistas, discriminatorios, obscenos, en la medida que contenidos ofensivos atentan contra derechos fundamentales de los particulares. En todo momento se debe tener presente que se trata de la imagen del Estado. Se debe evitar todo tipo de estereotipos por raza, género, religión, origen étnico, localización geográfica, orientación sexual, discapacidad, apariencia física o estrato social. Los contenidos que se provean no deben reflejar los intereses, deseos, gustos ni ningún otro tipo de tendencia de sectores en particular. Igualmente, no deben reflejar posiciones políticas, religiosas, económicas ni de ninguna otra índole, que puedan indicar preferencias con grupos específicos. No se deben utilizar regionalismos o frases coloquiales que son de uso común en algún lugar del país pero que en otras regiones pueden ser consideradas ofensivas. LOS CONTENIDOS DEBEN MANTENER LA PRIVACIDAD No se deben ofrecer contenidos que revelen aspectos confidenciales de las personas o entidades, que afecten el buen nombre o que puedan generar efectos legales adversos a las entidades que publiquen la información. Es importante en este punto tener claros conceptos jurídicos tales como indagatorias, llamado a juicio o demás, que de una u otra forma están afectando la condición jurídica de las personas o las instituciones. No se deben ofrecer contenidos de procesos sancionatorios en trámite, en la medida en que los mismos pueden estar reservados conforme a la ley. En el caso de antecedentes penales o disciplinarios, sólo se ofrecerán contenidos cuando se trate de antecedentes definitivos, en los casos en que aplique, se deberán mantener actualizados y se excluirán nombres de las personas cuando los antecedentes dejen de tener vigencia. En los casos en que se solicite información de los particulares, se aclarará que la misma sólo será utilizada para los fines para los cuales se solicita la información y que no será divulgada a terceros sin consentimiento de quien suministra la información, salvo en los casos previstos por la ley colombiana. LOS CONTENIDOS DEBEN OBSERVAR EL DERECHO DE AUTOR Y DE PROPIEDAD INTELECTUAL Las obras protegidas por el derecho de autor que se encuentren dentro de los sitios Web hacen parte del patrimonio de la entidad pública y por lo tanto son considerados bienes fiscales, razón por la cual su utilización debe estar expresamente autorizada y así mismo se debe informar claramente al ciudadano qué puede hacer y qué no, con el material alojado. Si una entidad pública desea hacer uso (reproducción, transformación, o puesta a disposición) de materiales y obras protegidas por el derecho de autor, debe cerciorarse de contar con la debida autorización del titular de los derechos sobre dicho material. La protección del derecho de autor se aplica sobre los textos, imágenes, dibujos, fotos y cualquier otro material gráfico, sonoro o visual y los programas informáticos y bases de datos. Cualquier material de este tipo que sea tomado de alguna fuente externa a la entidad debe ser considerado como una cita textual, por lo cual debe ir entre comillas dobles ( ) y se debe incluir la referencia del lugar donde fue tomada la cita, con al

7 menos, los siguientes datos: autor(es), libro u otra fuente del cual fue tomada, fecha de publicación. La protección de los derechos de propiedad intelectual y propiedad industrial se observarán en lo relativo a marcas, nombres comerciales, logos, lemas, nombres de dominio, secretos empresariales, saber- hacer, diseños industriales, patentes, modelos de utilidad y derecho de autor. En caso que se detecten errores, omisiones, malas interpretaciones o cualquier situación en la que el contenido quede en duda, se debe corregir esta información de la manera más diligente. El desconocimiento de las normas vigentes en materia de derechos de autor, derechos de propiedad intelectual y de propiedad industrial puede generar acciones civiles o penales. Administrador de Contenidos En cumplimiento de las normas vigentes que se establecen en el marco de la estrategia de Gobierno en Línea, El IDRY establece una guía o referente para hacer monitoreo al manual de Gobierno en Línea, asignando los responsables, la periodicidad de actualización del sitio Web y la adecuada implementación de la Estrategia. Por otro lado, bajo la estructuración de los canales estipulados en el sitio Web, se establece el procedimiento para el manejo general de las canales, chats, foros, encuestas y buzón de PQR: NOMBRE DEL CANAL: Foros Chats Encuesta Quiénes pueden obtener una cuenta de usuario? La comunidad en General Qué deben hacer para solicitarla? Cuál es el procedimiento? Registro en línea Cuáles son las condiciones de uso? Mantener un lenguaje adecuado, no publicidad spam, no saturación por medio de mensajes. Que el tema del mensaje tenga que ver con tema expuesto Cuál es el control editorial que realizará el Idry sobre los contenidos publicados? El profesional contratado (periodista) utilizará un lenguaje adecuado, los temas se desarrollaran de manera participativa y democrática. Periocidad de apertura de los foros y chats propuestos. Cada mes Temáticas Ejecución del Plan de Desarrollo Servicios y ofertas del IDRY PQR (Necesidad por parte del usuario) Condiciones de participación: Manejo de lenguaje, no publicidad que no correspondan al Instituto, control editorial, Se maneja todos los contenidos a nivel administrativo e institucional. Responsables, tiempos de respuesta 15 días e informe mensual Atendiendo, a la necesidad de generar procesos de motivación respecto a la estrategia de Gobierno en Línea y la apropiación institucional del sitio web, el Idry a través del Comité de Gobierno en Línea se plantean a continuación acciones de sensibilización, capacitación,

8 comunicación y reconocimiento con el fin de propiciar un alto sentido de pertenencia frente a la estrategia en todos los funcionarios de la Entidad. SENSIBILIZACIÓN Circulares, boletines, información interna, carteleras, política de incentivos. CAPACITACIÓN Atención al ciudadano y manejo de información Manejo de herramientas digitales COMUNICACIÓN Circulares, boletines, información interna, carteleras, política de incentivos RECONOCIMIENTO Se trabaja mediante la política de incentivos 7. GLOSARIO Administración: Acción que se desarrollará bajo el personal a cargo de apoyo en gobierno en línea, para la gestión de las herramientas para la actualización del sitio web Cadena de Trámites: La relación que se establece entre los trámites en función de los requisitos exigidos para su realización, los cuales se cumplen a través de otros trámites o servicios prestados por otras entidades, genera las cadenas de trámites. Contenidos: Hace referencia a los textos, imágenes, archivos PDF, archivos descargables de office, archivos de video, archivos de audio, formatos y demás elementos que se publiquen en cualquiera de las secciones o sub-portales del sitio web Estos contenidos deben ser agradables, de fácil lectura y uso, claros, precisos y ser elaborados en un lenguaje sencillo, evitando al máximo los tecnicismos; igualmente, deben ser vigentes, relevantes, verificables y completos. Tratándose de imágenes, presentaciones o videos, deben ser estéticos y en general conservar los lineamientos contenidos de la Guía de Identidad Visual. Los contenidos deben ser preparados por el área responsable y ser aprobados en su redacción, ortografía, estructura gramatical y presentación por la Oficina de Comunicaciones. Correo electrónico: Sistema de comunicación que permitirá a las dependencias de la Migración Colombia enviar las solicitudes formales de actualización de la página web al Administrador. Facebook: Es una red social que le permite mantenerse al día con amigos, subir fotos, compartir enlaces y videos Gobierno en Línea: Estrategia por medio de la cual se busca contribuir con la construcción de un Estado más eficiente, más transparente y participativo, que preste mejores servicios a los ciudadanos a través del aprovechamiento de las tecnologías de la información. Herramientas de interacción: Corresponde a los espacios que el sitio web pone al servicio de los usuarios para que puedan interactuar en línea con la Entidad, tales como foros, salas de chat, contáctenos, buzón de quejas y reclamos. Página web: Se conoce como página web al documento que forma parte de un sitio web y que suele contar con enlaces (también conocidos como hipervínculos o links) para facilitar la navegación entre los contenidos. Racionalizar: Organizar los trámites, procesos y procedimientos de tal manera que se reduzcan a su mínima expresión, con el menor esfuerzo y costo para el ciudadano, a

9 través de estrategias efectivas de simplificación, estandarización, mejoramiento continuo, supresión y automatización de los mismos. Redes sociales: Estrategia que permite al IDRY, establecer un dialogo con los ciudadanos, asimismo alimentar estos portales de información de interés. Registro: Requisito que deben cumplir los usuarios o visitantes que deseen acceder a las herramientas de interacción del sitio Servicio: Es el conjunto de acciones o actividades de carácter misional diseñadas para incrementar la satisfacción del usuario, dándole valor agregado a las funciones de la entidad. Servicio en línea: Servicio que puede ser prestado por medios electrónicos a través del portal de una entidad. Simplificar: Adoptar estrategias que implican: reducción de costos operativos en la entidad, reducción de costos para el usuario, reducción de documentos, reducción de pasos para el ciudadano y en el trámite interno, reducción de requisitos, reducción del tiempo de duración del trámite, reducción del tiempo en los puntos de atención, aumento en la vigencia del trámite, aumento de puntos de atención, fusión del trámite. Trámite: Conjunto o serie de pasos o acciones reguladas por el Estado, que deben efectuar los usuarios para adquirir un derecho o cumplir con una obligación prevista o autorizada por la Ley. El trámite se inicia cuando el particular activa el aparato público a través de una petición o solicitud expresa y termina (como trámite) cuando la administración pública se pronuncia sobre éste, aceptando o denegando la solicitud. Trámite en línea: Trámite que puede ser realizado por medios electrónicos a través del portal de una entidad, ya sea de manera parcial, en alguno de sus pasos o etapas, o total, hasta obtener completamente el resultado requerido. Twitter: Es una red social y un microblog. Muchos la consideran que está más enfocada a comunicar noticias. Visitantes o usuarios: Todas las personas que ingresen a consultar información en cualquiera de las secciones o sub-portales del sitio Los visitantes o usuarios tienen la opción de registrarse para acceder a las herramientas de interacción. YouTube: Es una red social que permite subir videos, compartirlos e intercambiar opiniones sobre éstos. Con el fin de desarrollar lo acordado en esta política editorial y de actualización del sitio Web del IDRY, El Comité de Gobierno en línea estipulado bajo la resolución N , dado en Yopal a los 31 días del mes de Enero de 2011, estará dando cumplimiento y sostenibilidad a la implementación de la estrategia de Gobierno en línea del Instituto para el Deporte y la Recreación de Yopal.

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