Ministerio de Agricultura y Ganadería Servicio Fitosanitario del Estado Dirección. Gestión del sitio web del SFE

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1 Elaborado por: Prensa Nombre: Susana Hütt Herrera Fecha: 29/10/24. Ministerio de Agricultura y Ganadería Servicio Fitosanitario del Estado Dirección Revisado por: Coordinador comisión informática. Nombre: Didier Suárez Chaves Fecha: 10/11/24. 1 de 7 Aprobado por: Jefe PCCI Nombre: Adrián Gómez Díaz. Fecha:. : 1. OBJETIVO: Mantener el sitio web, como medio de comunicación oficial, con información útil, clara y actualizada como un servicio a los usuarios internos y externos, aprovechando los recursos tecnológicos. 2. ALCANCE: Se aplicará para toda la información en la infraestructura del Sitio Web (Intranet e Internet). 3. PRODUCTO. Sitio web con información oportuna, actualizada, clara y útil, dispuesta en una forma amigable para el usuario y respetando las disposiciones del Gobierno Digital. 4. INDICADOR. - No aplica 5. CLIENTES: Usuarios internos y externos del SFE, tanto a nivel nacional como internacional. 6. DEFINICIONES TÉCNICAS: Actualizaciones: Sustitución o adición de información técnica o administrativa en el sitio web. Usabilidad: Se refiere al grado de facilidad con que el usuario encuentra los datos que necesita. Arquitectura e ingeniería de la información: Es el diseño estructural de la información en el sitio web, lo que implica un proceso dinámico y transversal que busca facilitar el acceso intuitivo a los contenidos por parte de los usuarios. Comisión de Tecnología de la Información (TI): Grupo de funcionarios del SFE integrado por un miembro representante de cada uno de los departamentos y unidades por instrucción de la Dirección.

2 2 de 7 Sitio web: Medio de comunicación digital con información oficial institucional al alcance de usuarios a nivel nacional e internacional a través del internet, sobre los trámites y servicios y materia regulatoria de la que se ocupa el SFE. -Categorización: agrupación de documentos, imágenes y otros elementos informativos, que comparten características según su origen, objetivo o fin. -Jerarquización: definición de los niveles de profundidad según la priorización de los datos, proceso que se lleva a cabo luego de haber definido la categorización de los mismos. -Información útil: se define como la que ayuda al usuario a resolver sus consultas y con esto le evita la necesidad de llamar, escribir, o desplazarse hasta las oficinas del SFE para recibir una respuesta a su duda. -Información clara: la información que se pone a disposición del usuario debe ser comprensible y clara hasta para las personas que no conocen ni a la institución, ni a sus gestiones internas o externas. -Información oportuna: los datos coyunturales o permanentes que ayuden a mantener al usuario informado sobre los trámites y servicios, así como sobre la materia regulatoria que atañe al SFE. -Información obligatoria: informes, actas o acuerdos que sean de publicación obligatoria según las indicaciones de la Red de Transparencia de la Defensoría de los Habitantes, y de la Contraloría General de la República. -Mejoras: el sitio puede necesitar mejoras a nivel tecnológico, técnico, gráfico, periodístico, de archivo, categorización, jerarquización, navegación, usabilidad, etc. -Estadística de uso: son los datos que revelan el comportamiento del usuario, permitiendo analizar la utilidad de ciertas secciones del sitio, su efectividad y necesidad de mejoras. -Evaluaciones de satisfacción: evaluaciones por medio de entrevistas, formularios o encuestas para medir el nivel de satisfacción del usuario interno, así como del externo. -Administrador de contenidos: Software que permite el manejo y administración del sitio, permitiendo las actualizaciones, modificaciones y mejoras tecnológicas. Este software debe contar con el visto bueno de TI para que satisfaga las necesidades de seguridad informática.

3 3 de 7 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Cuadro 1. Documentos relacionados o de referencia CÓDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO O REGISTRO GC-Ex-02 Ley de Protección Fitosanitaria N 7664 GC-Ex-04 GC-Ex-21 Decreto Ejecutivo Nº 368-MAG Reglamento de la Estructura Organizativa del Servicio Fitosanitario del Estado Decreto Nº36176-MO-PLAN Plan maestro de gobierno digital. 8. AUTORIDADES Y RESPONSABLES: Administrador del sitio web: Responsable de gestionar las actualizaciones del sitio, así como de mantener el esquema de la arquitectura de la información definidos previamente, respetando el diseño gráfico y la distribución de los datos desde la perspectiva profesional de la comunicación masiva digital, el servicio al usuario y respondiendo al entorno tecnológico. El administrador es un funcionario de la Dirección del SFE. Jefaturas de departamentos y unidades: Responsables de facilitar, verificar y dar seguimiento de la información de su área en el sitio web, la que debe ser veraz, útil, oportuna y actualizada, ya sea que la información sea enviada por la jefatura en forma directa, o por medio de las personas que designen para este fin. Las solicitudes de cambios en la arquitectura de la información, categorización o jerarquización de documentos, deberán ser analizadas y aprobadas por el Administrador del sitio, la Comisión de Informática y en forma final, por la Dirección del SFE. Comisión de TI: Le da seguimiento al desarrollo y actualización del sitio y emitirá sus recomendaciones al respecto a modo de asesoría para la Dirección del SFE. Analizará las solicitudes de cambio en la arquitectura de la información, categorización y jerarquización de información; o bien algún cambio que el Administrador del sitio considere importante para ser analizado en grupo. Jefatura de la Unidad de Tecnologías de la Información: Mediante el área de telecomunicaciones y redes es el responsable de mantener el servidor que alberga el sitio web del SFE funcionando correctamente. Dirección del SFE: el (la) Director(a) será quien apruebe las reformulaciones completas del sitio web, las que se realizan en un promedio de cada 2 a 3 años según se considere necesario por

4 4 de 7 el Administrador del sitio, en las que se contará con nuevos diseño gráfico, tabla de contenidos, arquitectura de la información, categorización y jerarquización de documentos; ajustándolos a las necesidades dinámicas de los usuarios internos y externos; así como a las nuevas tecnologías de navegadores y otras herramientas que permiten su consulta y visualización. Así mismo, aprobará las modificaciones que se soliciten a la arquitectura de la información establecida, si fueron aprobadas anteriormente por la Comisión de TI. En cuanto a la publicación de información obligatoria, la Dirección deberá solicitar la publicación de las actas o acuerdos que se refieran a la transparencia y rendición de cuentas de la institución, a la Auditoría Interna, la Comisión de Teletrabajo, la Comisión de Salud Ocupacional, la Comisión de Gestión Ambiental Institucional y la Comisión de Control Interno. Auditoría Interna: está en la obligación de enviar los informes que emite, a más tardar un mes posterior del conocimiento del destinatario, para ser publicados como información obligatoria en el sitio web. Coordinadores de las Comisiones de Teletrabajo, Salud Ocupacional, Salud Ambiental y Control Interno: Responsables de que las actas de dichas comisiones sean publicadas en el sitio web del SFE, a más tardar un mes posterior a su realización, en formato PDF, con el título que serán colocadas, la descripción del documento (de 3 a 5 líneas) y palabras clave (de 3 a 5) que correspondan. 9. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO Implementación del sitio web: 9.1. El Administrador del sitio coordinará con la Dirección del SFE, las Jefaturas de Unidades y Departamentos, así como con sus encargados de actualizar información, reuniones en las que se defina claramente la información que deberá ser colocada en el sitio web, y los públicos a los que va dirigida; que sea útil, clara y veraz. 9.2 Tecnologías de Información establecerá la forma segura de proteger esta información en un servidor del SFE, que cuenta con respaldo 24/ El Administrador del sitio gestionará la propuesta de la estructura de la información, con la debida categorización y jerarquización de datos, para hacer la propuesta de un prototipo para el sitio según el entorno tecnológico.

5 5 de El prototipo deberá ser aprobado por el Administrador del sitio, la Comisión de TI, y finalmente por la Dirección del SFE. 9.5 Es importante recordar que las estadísticas de uso son las que comprueban si las secciones del sitio son funcionales para los usuarios, y en estas se deben basar los cambios propuestos en la información. 9.6 El diseño gráfico del sitio, deberá también ser aprobado por la Comisión de TI y luego, por la Dirección del SFE. 9.7 Una vez aprobado el esquema informativo y el diseño gráfico, se procederá a darle contenido al sitio a manos del Administrador del mismo. 9.8 La información colocada en cada una de las secciones deberá llevar el visto bueno firmado, o aprobado por correo electrónico por las jefaturas o encargados de sección en el sitio, los que se nombran por medio de un oficio o correo electrónico al Administrador del sitio. 9.9 La portada del sitio será utilizada como un medio informativo por el Administrador del sitio, al colocar información actual o importante, así como noticias del SFE Solicitud de actualizaciones en el sitio por departamento, unidad o comisión Cada jefe de Departamento o Unidad nombrará mediante un oficio, un responsable de gestionar las actualizaciones necesarias para la información disponible en el sitio web, la que debe responder al principio de usabilidad. En el caso de comisiones, debe remitirse al administrador del sitio, el oficio en el que se nombra al Coordinador como tal, y solamente éste podrá solicitar actualizaciones La actualización se envía al administrador del sitio web a la siguiente dirección de correo electrónico: con copia a la jefatura de departamento o unidad en formato digital y editable con instrucciones claras en cuanto a los datos, para qué público son útiles y cuál es su naturaleza. Se deberá indicar el título del documento, el objetivo del mismo, y de tres a cinco palabras claves que categoricen la información Los documentos que se envíen para ser colocados en formato descargable en el sitio, deberán llevar el formato institucional (logos, nombre de la institución, departamento y/o unidad)

6 6 de 7 con la indicación de la fecha de la elaboración del documento, su autor y si aplica: vigencia, fuente, referencia, etc Una vez publicada la actualización en el sitio web, la persona designada por cada departamento o el coordinador de la comisión (en el caso de las actas señaladas anteriormente) será notificado por el administrador del sitio web, para que revise la actualización publicada Si no hay correcciones, tres días después de la notificación, la actualización se asumirá como aprobada. Si hubieran correcciones; el designado por departamento o el coordinador de la comisión (en el caso de las actas señaladas anteriormente), debe de enviar la corrección correspondiente al Administrador del sitio web El administrador del sitio web no podrá modificar el contenido técnico de los documentos que se le hagan llegar, y no será su responsabilidad archivar o conservar los documentos que se le envíen que ya no estén en el sitio Las jefaturas de departamento o unidad, así como los Coordinadores de Comisión, deben velar por que la actualización publicada concuerde con la realidad técnica, legal y administrativa del SFE, y según los lineamientos del Sistema de Gestión de la Calidad, que sea clara y útil para los usuarios internos y externos Actualizaciones de emergencia al sitio web en ausencia del administrador La Jefatura de la Unidad de Tecnologías de la Información, designará una persona responsable de coordinar con el administrador del sitio, mismo que lo sustituirá en su ausencia El responsable de las actualizaciones de emergencia copiará al administrador del sitio toda gestión que realice Seguimiento a la información en el sitio web El administrador del sitio web emitirá informes trimestrales sobre el tránsito y actualizaciones del Sitio Web a la Dirección del SFE con copia a la Comisión TI Comisión de TI: Le da seguimiento al desarrollo y actualización del sitio y emitirá sus recomendaciones al respecto. En todas las reuniones de la Comisión se mantendrá un punto en agenda para discutir lo que se considere necesario respecto al sitio web.

7 7 de CONTROL DE CAMBIOS Para el seguimiento de los cambios se debe consultar el formulario F--PCCI-GC-PO- Formulario de Aprobación y Control de cambios de este documento, además de la copia en PDF con la evidencia del control de cambios realizados cuando se pasó de versión. Ambos documentos se encuentran en custodia del Gestor de la Calidad Última línea-----

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