SISTEMA DE GESTIÓN DE UN PROGRAMA ACADÉMICO EN UTEMVIRTUAL. Claudia Concha Rojas

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1 SISTEMA DE GESTIÓN DE UN PROGRAMA ACADÉMICO EN UTEMVIRTUAL Claudia Concha Rojas Utemvirtual, perteneciente a la Universidad Tecnológica Metropolitana (UTEM) Santiago - Chile Resumen Para Utemvirtual es de gran importancia seguir un curso de procesos que aseguren la calidad de un Programa Académico. A la fecha Utemvirtual ha dictado: 11 versiones del Magíster en Informática Educativa 5 versiones del Magíster en Educación a Distancia 3 versiones del Magíster en Gobierno Electrónico 5 versiones de Licenciatura en Educación Por lo tanto, es necesario supervisar, controlar y evaluar la cadena de procesos de un Programa cuando ingresa al área de Educación a Distancia. Anteriormente a esta etapa el programa pasa por una serie de instancias de aprobación dentro de la Universidad, como lo son el Consejo Académico y el Consejo Superior, pero cuando finalmente el Programa llega al área de Educación a Distancia (EaD), los procesos se organizan en tres grandes momentos: 1. Antes de la dictación: Desarrollo/Implementación 2. Durante la dictación: Dictación 3. Después de la dictación: Evaluación El tener dividido nuestros procesos en estos tres momentos nos permite, por una parte, desagregar todos los procesos involucrados, supervisar, organizar, evaluar y, por otra, tomar decisiones respecto de cada uno de nuestros programas Académicos. Para Utemvirtual es de vital importancia, como lo mencionamos al principio, brindar un servicio de calidad a nuestros alumnos, velar por la adecuada dictación de cada uno de los módulos de contenidos componentes de un programa y supervisar tanto el desempeño y rendimiento de los alumnos, como el de los tutores académicos, y auxiliares, cuando corresponde. 1

2 ANTECEDENTES GENERALES En Santiago con fecha 6 de Agosto de 2001 y bajo Resolución Exenta Nº se crea el Programa de Tecnología Educativa y Diseño Comunicacional DITEC, denominado también UTEMVIRTUAL el cual ha tenido como objetivos: - Contribuir a la investigación y desarrollo permanente de estrategias que permitan poner en práctica sistemas didácticos a través de integración al proceso educativo, de tecnologías de información y comunicación propiciando de esta forma la formación de individuos con alta capacidad de aprendizaje. - Participar en los procesos de actualización y capacitación de los docentes de la universidad para potenciar el ejercicio de los referidos sistemas en el aula y en las actividades de autoaprendizaje de los estudiantes. - Contribuir a la determinación de políticas institucionales que permitan normalizar el uso y aplicación de la imagen institucional en soportes impresos, digitales, electrónicos audiovisuales y multimediales con el propósito de reposicionar a la Universidad en el medio, destacando su condición de Universidad Tecnológica - Posicionar a UTEMVIRTUAL como institución líder en el diseño, desarrollo, utilización, gestión y evaluación de programas académicos impartidos en modalidad a distancia virtual. A fin de operacionalizar el funcionamiento de UTEMVIRTUAL se establecieron tres niveles de trabajo: Dirección; Coordinación y Operativo. Cada uno de estos niveles, a su vez, establecen los cargos y responsabilidades, las que están destinadas a generar la comunicación y los nexos necesarios para el logro de las tareas asignadas. (ver Fig. 1) 2

3 (Fig. 1) SISTEMA DE GESTIÓN DE UN PROGRAMA ACADÉMICO EN UTEMVIRTUAL Utemvirtual, perteneciente a la Universidad tecnológica Metropolitana UTEM corresponde a la unidad dentro de la Universidad a través de la cual se dictan una serie de Programas de índole académico. En nuestra oferta actualmente se ofrece: 1. Magíster en Informática Educativa 2. Magíster en Educación a Distancia 3. Magíster en Gobierno Electrónico 3

4 Municipal 4. Licenciatura en Educación 5. Carrera Técnica de Nivel Superior para la Gestión Pública A la fecha Utemvirtual ha dictado: 11 versiones del Magíster en Informática Educativa 5 versiones del Magíster en Educación a Distancia 3 versiones del Magíster en Gobierno Electrónico 5 versiones de Licenciatura en Educación 2 versiones de la Carrera Técnica Municipal Por lo tanto es de suma importancia establecer mecanismos de control y de gestión que nos permitan poder elaborar, controlar, supervisar y coordinar cada dictación de manera óptima, de modo tal que aseguremos una calidad en lo que estamos entregando. I. Gestación de un Programa Académico en Utemvirtual Una vez que se ha tomado la decisión de dictar un Programa Académico a través de Utemvirtual, el programa debe pasar por una serie de procesos en diferentes instancias de la Universidad que permitan aprobarlo, así, por ejemplo, en el caso de un Magíster, este debe pasar por el Consejo Académico y por el Consejo Superior, ambas instancias deben autorizar la dictación del Programa, emitiéndose una resolución de aprobación del mismo. II. Ingreso de un Programa Académico a Utemvirtual Una vez aprobado el Programa, la resolución llega, también, a Utemvirtual, donde es ingresado y se comienza a gestionar su virtualización. Para estos efectos ingresa al área de Educación a Distancia, área a cargo de este procedimiento. III. Ingreso de un Programa Académico al área de Educación a Distancia Una vez, entonces, que el Programa Académico siguió su curso regulatorio en los Consejos de la Universidad, la Coordinación General de Utemvirtual indica al Área de Educación a Distancia que ingresará un programa Académico y que por lo tanto, este debe comenzar su ciclo de virtualización. 4

5 En este punto pueden darse dos situaciones: 1. Programa que ingresa por primera vez al área 2. Programa que ingresa una nueva versión al área Para los programas que ingresan por primera vez al área, se establecen los siguientes pasos: Citación del Director de Programa o Coordinador Docente a reunión de coordinación Establecimiento del staff de tutores académicos y/o auxiliares cuando corresponda Establecimiento del cronograma de dictación del Programa Establecimiento de los tiempos de trabajo dedicados a cada etapa de la virtualización del Programa Establecimiento de las normas y regulaciones para cada una de las partes involucradas Una vez resueltos los puntos anteriores, se da inicio a la etapa de virtualización del Programa, etapa que se divide en tres grandes momentos, cada uno asociado a diferentes procedimientos de gestión: 1. Antes de la dictación 2. Durante la dictación 3. Después de la dictación 1. En la etapa del antes de la dictación, observamos un gran proceso, referido a la Virtualización, donde se ven involucradas cinco sub- unidades: a) Unidad de capacitación y asistencia técnica-pedagógica b) Unidad de diseño instruccional c) Unidad de biblioteca d) Unidad de diseño gráfico y levantamiento de los contenidos e) Unidad de pruebas técnicas 2. En la etapa del durante la dictación observamos el proceso de seguimiento, con dos grandes sub-procesos: a) Seguimiento de alumnos b) Seguimiento académico 5

6 3. Finalmente en el después de la dictación podemos apreciar un gran proceso de evaluación, conformado por dos diferentes tipos de evaluaciones: a) Evaluación por parte de los alumnos b) Evaluación por parte de seguimiento Ambas instancias tienen como objetivo evaluar, básicamente, el desempeño del tutor académico, las que dan como resultado a lo que llamamos como proceso de evaluación docente integrada. Revisaremos, en detalle, la gestión que se realiza en cada uno de los momentos que se dedican a la preparación de un Programa Académico dictado a través de Utemvirtual. En primer lugar, el programa se comienza a trabajar antes de la dictación, en la etapa de virtualización, que como mencionamos anteriormente considera cinco sub-unidades: 1. Unidad de capacitación y asistencia técnica-pedagógica: en esta unidad el encargado debe capacitar a los expertos en contenidos, respecto de dos aspectos fundamentales, primero acerca de lo que es la educación a distancia y segundo debe capacitarlos en los aspectos tecnológicos referidos al ingreso, uso y manejo de la plataforma, de modo tal que aprenda a utilizar las diversas herramientas que tiene disponibles. Para este fin se han creado manuales tutoriales sobre el uso de la plataforma tecnológica diseñada por Utemvirtual y un módulo donde se establece una comunicación a distancia. Una vez capacitado el experto en contenidos, se da paso a la siguiente etapa. 2. Unidad de diseño instruccional: en esta unidad el experto en diseño instruccional asiste y supervisa a los expertos en contenidos, (que casi siempre coinciden con el tutor académico en la etapa de dictación), en la planificación de su módulo de autoaprendizaje. Esta planificación se realiza a través de unas fichas de diseño instruccional, las cuales deben reflejar la coherencia entre los objetivos generales y específicos de aprendizaje, las actividades a desarrollar, los tiempos asignados y la evaluación de los aprendizajes. Debe, además, asistir y supervisar a los expertos en contenidos en el tratamiento instruccional de la totalidad de los contenidos, así como de las actividades, evaluaciones, recepciones, foros, apuntes complementarios y otros recursos educativos que se integren al módulo de autoaprendizaje. 3. Unidad de biblioteca: esta unidad realiza las búsquedas especializadas y provee a los expertos en contenidos de los diferentes recursos bibliográficos disponibles, tanto de manera impresa, como en línea y que puedan ser 6

7 utilizados por el experto en contenidos dentro de su planificación. Los recursos disponibles pueden ser referidos a sitios Web, artículos, papers, revistas electrónicas, libros digitales, links de información, etc. Una vez finalizado este proceso la Unidad de diseño instruccional informa a la unidad siguiente que la etapa finalizó y se puede dar paso a la siguiente. 4. Unidad de diseño gráfico y levantamiento de los contenidos: en esta subunidad el experto coordina el tratamiento gráfico y comunicacional de los contenidos trabajados por la sub-unidad de diseño instruccional. Realizando el tratamiento gráfico de los contenidos de cada módulo de autoformación a través de la incorporación de la iconografía institucional de Utemvirtual, la incorporación de componentes visuales, gráficos, infografías, fotografías, cuadros de colores, tipo y tamaño de letra, colores de fondo, gráficos, tablas, etc. Una vez finalizado el tratamiento gráfico-comunicacional y el levantamiento de los contenidos, se da paso a la última fase de este primer momento en la virtualización de un Programa de Utemvirtual, es decir, en el antes de la dictación. 5. Unidad de pruebas técnicas: en esta unidad la persona encargada aplica las pruebas técnicas de materiales, entregando los resultados a su coordinación, si el resultado es positivo, el módulo de autoaprendizaje que se estaba levantando queda autorizado para su dictación, de lo contrario debe volver a alguno de los procesos detallados anteriormente de modo de optimizarlo y pasar nuevamente a las pruebas técnicas. Finalmente en esta etapa se coordina directamente con el experto en contenidos, que generalmente es el tutor académico, la publicación y liberación de los contenidos, previa carga de la comunidad de alumnos. Luego el Programa pasa a su segunda fase o momento: La dictación. Como dijimos, esta fase tiene dos grandes sub-procesos que son ejecutados por la misma persona, es decir, por la tutora o tutor de seguimiento asignada al Programa, y en este punto, quisiera detenerme un momento. Para Utemvirtual, obviamente esta etapa de dictación es una de las más críticas, puesto que se pone en juego la interacción entre los alumnos y los tutores, y en ese sentido es fundamental la labor que realizan las tutoras de seguimiento en cuanto son, además del académico, el puente de comunicación entre los alumnos y la Universidad, las tutoras son quienes entregan las orientaciones respecto de lo que requieren los alumnos, en aspectos administrativos, por ejemplo. Son el componente social, afectivo y motivacional de estimulación a la participación de los alumnos y al desempeño que puedan tener los tutores. 7

8 1. Proceso de seguimiento académico: La semana anterior al inicio de la dictación, la coordinación de seguimiento, despacha, vía mail, al tutor académico, un documento llamado: Paso a paso del tutor académico, con una carta de bienvenida a la etapa que iniciará prontamente. En el Paso a paso se especifican y detallan cada una de las tareas, actividades y funciones que debe cumplir un tutor académico, de acuerdo al modelo que ha establecido Utemvirtual. Este paso a paso pretende ser una estandarización del rol y el desempeño de un tutor de seguimiento en la medida que establece un parámetro mínimo de funcionamiento, si por iniciativa propia, el tutor académico incorpora otras acciones, es excelente, de lo contrario nos aseguramos que exista un denominador, más o menos común de desempeño. Luego envía al tutor académico un perfil de la comunidad con datos relevantes para su dictación, referida fundamentalmente al desempeño de los alumnos. Dicho Paso a paso incorpora actividades tales, como la liberación de contenidos, de acuerdo a la planificación, los anuncios a los alumnos, sistema de comunicación que establece con ellos, la mediación pedagógica de foros, publicación de feedback de evaluaciones, fechas de publicación de las calificaciones, etc., en definitiva contempla todas aquellas acciones que el tutor debiera ejecutar mínimamente al dictar un módulo de contenidos. Finalmente este Paso a paso da origen a un check list, que utilizan las tutoras de seguimiento para ir chequeando que cada actividad se cumpla a cabalidad, en caso contrario se deben tomar acciones preventivas, o en su defecto remediales al mismo tiempo que se generan acciones correctivas, que nos permitan la toma de decisiones y/o acciones con un tutor académico en particular, en forma directa desde la coordinación de seguimiento o a través del director del programa. 2. Proceso de seguimiento de alumnos: el tutor de seguimiento se presenta con sus alumnos cada vez que se inicia un módulo de contenidos de manera de establecer contacto con la comunidad que acompañará y apoyará durante la dictación del programa. Su función principal es la de seguir el desempeño de los alumnos a través de este proceso de acompañamiento, velar porque cada una de las actividades sea cumplida, respetando los plazos, asimismo, debe estimular a la participación en las actividades dinámicas, como los foros y trabajos colaborativos. Una vez finalizada la dictación de un módulo seguimiento debe informar a su coordinación respecto de la situación de índole académico de cada miembro de la comunidad, especificando si existen alumnos reprobados con derecho a examen de repetición. Tomados los exámenes de repetición se da cierre oficial al módulo de contenidos, dando paso a la última etapa de nuestro modelo de gestión. Etapa de evaluación: en esta etapa se contemplan dos evaluaciones que en conjunto dan como resultado a la evaluación docente integrada. 8

9 1. En primer lugar una vez que se ha cerrado la dictación del módulo de autoformación, se despliega a los alumnos una evaluación para el desempeño del tutor académico, esto se da cada vez que finalice un módulo. 2. Paralelamente la tutora de seguimiento ha ido completando su check list y por lo tanto, genera un informe de desempeño del tutor académico, dicho informe más la evaluación de los alumnos dan origen a la evaluación docente integrada. Si en dicha evaluación un tutor es calificado con menos de un 5.5, ese tutor es enviado a una nueva capacitación, donde se pondrá énfasis en aquellos aspectos que estuvieron fundamentalmente mal evaluados. De esta forma se le da la posibilidad que en una nueva dictación se habrán solucionado las problemáticas presentadas. Si el tutor es evaluado con un 5.6 hacia arriba queda a la espera de dictar una próxima versión del Programa, puesto que su desempeño ha sido, al menos, evaluado como bueno. En el caso que se vaya a dictar una nueva versión del programa, básicamente se trabaja con la actualización de fechas, bibliografía y algunas actividades y/o materiales si el tutor académico lo estima pertinente, por lo tanto, si bien considera desde la primera fase, no necesariamente considera desde la fase de capacitación y/o diseño instruccional. PROBLEMAS SURGIDOS EN CADA UNA DE LAS FASES 1. Antes de la dictación Cronograma por parte de la dirección del programa retrasado, esto implica una demora en el inicio de la dictación de un Programa Demora en el staff de tutores, lo cual implica que no tenemos con quien comunicarnos para las actualizaciones Una vez definido el cronograma, muchos tutores no envían o realizan sus actualizaciones a tiempo, de manera que no siempre es posible contar con el espacio necesario para dar curso a los procedimientos, tanto de la sub-unidad de diseño gráfico y comunicacional, como de la de levantamiento de contenidos y aplicación de las pruebas técnicas y V B final Envío retrasado del material de estudios Retraso en la revisión del módulo y del V B Aplicación tardía de pruebas técnicas Obsolescencia de los contenidos Falta una actualización permanente y regular de los Programas de estudio 9

10 2. Durante la dictación El tutor académico no cumple con el Paso a paso tal y como está estipulado Eventualmente no publica contenidos en el día señalado A veces no anuncia a sus alumnos el inicio del módulo Otras veces no anuncia el inicio de cada una de las unidades de trabajo y/o actividades planificadas En ocasiones el tutor no ha mediado un foro de debate Retraso en la revisión de las actividades Retraso en la calificación de actividades Retraso en al retroalimentación de las actividades Tutores que no respetan la planificación Tutores que insisten en la comunicación vía mail con los alumnos Tutores que reciben actividades en forma particular, vía mail Demora en las entregas de retroalimentaciones en el proceso de trabajo de tesis Falta de control sobre la calidad de las retroalimentaciones, tanto en los módulos, como en el trabajo de tesis Falta de la posibilidad de la contratación de tutores extranjeros connotados a nivel mundial por su participación en la Educación a Distancia 3. Después de la dictación Olvido en la activación de la encuesta para los alumnos Al no poder cerrar módulos por el tema de retraso en la publicación de las calificaciones por parte del tutor académico, retrasa la generación del informe de desempeño Falta de proceso de capacitación para tutores evaluados bajo el estándar ACCIONES PREVENTIVAS Y REMEDIALES En base a la experiencia obtenida en la dictación de nuestros programas, las acciones preventivas y remediales que se han implementado son las siguientes: 1. No dar inicio a un programa si no se cuenta con todas las regulaciones de índole administrativa. 2. Nombrar a directores que puedan dar respuesta oportuna a los requerimientos de la normal dictación de un programa, como por ejemplo cronograma y staff de tutores. 10

11 3. Comunicación con mayor tiempo con los expertos en contenidos o posteriores tutores académicos que permitan tener la información de contenidos o actualizaciones al día. 4. Fijar fechas límites para los procesos de levantamiento de contenidos y aplicación de pruebas técnicas. 5. Continua revisión de los programas de estudios de los diferentes Programas académicos por parte de la dirección del programa en conjunto con el área de educación. 6. Actualización, al menos anualmente de los contenidos incorporados en los diferentes programas. 7. Establecer una capacitación que nos asegure una buena gestión por parte del tutor académico en el período de dictación. Exponerlo en la capacitación a las mismas exigencias a las que deberá estar expuesto durante la dictación. 8. Supervisar el seguimiento riguroso del paso a paso por parte del tutor académico durante la etapa de dictación. 9. Instruir a los tutores académicos en la forma y en el fondo de contenidos de las retroalimentaciones entregadas a los alumnos. 10. Incorporar en la planificación de la unidad que corresponde la activación de la encuesta, incluyéndola dentro de las pruebas técnicas. 11. Establecer y disponer del proceso y de los recursos humanos necesarios para realizar el proceso de recapacitación de tutores académicos. CONCLUSIONES 1. Implementar un sistema de gestión para la dictación de programas Académicos, a través de un entorno virtual, es muy complejo y dependerá de la participación de múltiples unidades de trabajo. 2. Cada unidad de trabajo debe estar organizada de tal forma que exista una continuidad del proceso para dar respuestas satisfactorias a las exigencias planteadas. 3. En el análisis de tareas se deben tratar de anticipar los probables problemas que se presentarán, de manera de ir planteando medidas anticipatorios que permitan sortear ciertos aspectos que podrían poner en riesgo la continuidad de un programa. 11

12 4. Si lo anterior no se previó, es importante tomar medidas correctivas en el camino de modo de minimizar el impacto de un problema dentro de la dictación de un programa. 5. Utemvirtual ha pasado por una serie de experiencias que le han permitido mejorar muchas de las propuestas a la hora de plantear la creación de un programa Académico. 6. Si algo falla, el solo tener un alumno insatisfecho puede significar un gran perjuicio para el Programa Académico puesto que existen mecanismos de comunicación masivo e instantáneos que permiten la transmisión de la información. 7. En el caso de Utemvirtual, la mayor cantidad de problemas se ha generado posterior a la dictación de un Programa y eso dice relación con la etapa de titulación, principalmente por problemas de índole administrativos, por lo tanto, es muy importante que un programa desde su fase inicial de creación, se genere con todas las tramitaciones y pormenores que más tarde no interfieran en el normal desarrollo de los procesos. 8. Como vimos existen múltiples actores dentro de la generación de un Programa Académico, cada uno de ellos debe estar absolutamente comprometido con la dictación, de manera de modo de dar respuesta a los alumnos de manera óptima. Claudia Concha Rojas es Profesora de Educación Diferencial, con mención en Trastornos del Aprendizaje y Magíster en Informática Educativa 2003 Utemvirtual, UTEM. Desde el egreso de la Universidad y hasta la fecha, realización de asesoría psicopedagógica, consistente en evaluación y apoyo psicopedagógico a niños y niñas de importantes colegios, que imparten la excelencia académica y que requieren de una atención especializada. De 2003 a 2008 fue Sub-directora de Educación a Distancia Utemvirtual, desarrolló el Sub Sistema de Seguimiento en Utemvirtual, participó en diferentes proyectos al interior de Utemvirtual, de cobertura nacional, como internacional; Docente en Utemvirtual como tutora académica, tutora auxiliar, en diferentes programas académicos relacionados con el área de educación, y que se encuentran dentro de la oferta académica de Utemvirtual; Coordinó y supervisó el seguimiento, tanto de tutores como de alumnos, de todos los programas Académicos impartidos a Distancia por Utemvirtual. 12

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