MANUAL DEL PROCESO DE COORDINACIÓN GENERAL ADMINISTRATIVA FINANCIERA SUBPROCESO SUBCOORDINACIÓN NACIONAL DE TALENTO HUMANO

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1 PÁGINA: 1 de 6 ELABORADO POR: Coordinación General de Planificación Institucional REVISADO Y APROBADO POR: Priscila Kon, Subcoordinadora Nacional de Talento Humano, (e). FECHA: Noviembre 2012 FECHA: Noviembre 2012 VIGENCIA A PARTIR DE: Noviembre CONTROL DEL DOCUMENTO Versión Motivo Cambio ó Anulación Fecha de Actualización 2. OBJETIVO El objetivo de este procedimiento es cumplir a tiempo con el pago de las obligaciones económicas de Servidores (as) del Consejo de Participación Ciudadana y Control Social. 3. ALCANCE Este procedimiento aplica a todos los Servidores (as) del Consejo de Participación Ciudadana y Control Social. 4. DEFINICIONES Horas suplementarias.- También conocidas como complementarias; son aquellas en las que el (la) servidor (a) trabaja luego de la jornada ordinaria, con un máximo de 4 horas al día y 12 a la semana para los que se encuentran regidos por el Código del Trabajo y un máximo de 60 horas al mes para el resto de los (las) servidores (as). Para el pago de estas horas debe realizarse un recargo del 50% hasta las 24H00. Código de Trabajo. Para el pago de estas horas debe realizarse un recargo del 25% hasta las 24H00. LOSEP. Horas extraordinarias.- También llamadas horas extras son aquellas en las que el empleado trabaja en sábados, domingos o días feriados. Para el pago de estas horas debe realizarse un recargo del 60 o 100%. LOSEP. Para el pago de estas horas debe realizarse un recargo del 100%. Código de Trabajo. Residencia.- Según Art. 124 de la LOSEP, las servidoras y servidores que tuvieran su domicilio habitual, fuera de la ciudad en la cual presten sus servicios y por tal motivo, deban trasladar su residencia a otra ciudad de otra provincia, salvo los casos que fundamentadamente apruebe el Ministerio de Relaciones Laborales, para cubrir los gastos de vivienda, tendrán derecho a un viático que no podrá superar los tres salarios básicos unificados por mes para los trabajadores en general del sector privado, de conformidad con la norma técnica que para el efecto expida este Ministerio. Remuneración mensual unificada.- En las Entidades, Instituciones, organismos y personas jurídicas establecidas en el Artículo 3 de la LOSEP, se establece la remuneración mensual unificada, la misma que resulta de dividir para doce la suma de todos los ingresos anuales que las Dignatarias, Dignatarios, Autoridad, Funcionaria, Funcionario, Servidora y Servidor a que tenga derecho y que se encuentren presupuestados. Art. 96 de la LOSEP.

2 PÁGINA: 2 de 6 Décimo tercera remuneración.- Las y los servidores de las entidades, instituciones, organismos o personas jurídicas señaladas en el Artículo 3 de esta Ley, tienen derecho a percibir hasta el 20 de diciembre de cada año, una remuneración equivalente a la doceava parte de todas las remuneraciones que hubieren percibido durante el año calendario. Art. 97 de la LOSEP. Décimo cuarta remuneración.- Las y los servidores de las entidades, instituciones, organismos o personas jurídicas señaladas en el Artículo 3 de esta Ley, sin perjuicio de todas las remuneraciones a las que actualmente tienen derecho, recibirán una bonificación adicional anual equivalente a una remuneración básica unificada vigente a la fecha de pago, que será cancelada hasta el 15 de abril de cada año en las regiones de la Costa e Insular; y, hasta el 15 de agosto en las regiones de la Sierra y Amazonía, de conformidad con el Artículo 113 del Código de Trabajo. Para el caso de las servidoras y servidores públicos del Régimen Especial de Galápagos se pagará dos remuneraciones básicas unificadas. Art. 98 de la LOSEP. Fondos de reserva.- Los servidores y servidoras de las entidades, instituciones, organismos o personas jurídicas señaladas en el artículo 3 de esta ley, tienen derecho a recibir anualmente y a partir del segundo año por concepto de fondos de reserva una remuneración mensual unificada del servidor equivalente a la que perciba, conforme a los normas pertinentes que regulan la seguridad social. Art. 99 de la LOSEP. Honorarios.- Cuando, dentro de un mes quedare vacante un puesto comprendido en el inciso primero del artículo anterior y la persona designada para tal cargo entrare al servicio después del primer día hábil de dicho mes, el pago de los servicios prestados será proporcional al tiempo efectivamente trabajado y cancelado con cargo a la partida correspondiente. Sin perjuicio de lo señalado en el inciso anterior, los derechos de las y los servidores se reconocerán desde el primer día del ejercicio de sus funciones. Se hará en forma de honorarios en relación con el tiempo de labor, aplicando el gasto a la partida correspondiente. Art. 108 de la LOSEP. 5. BASE LEGAL Constitución de República del Ecuador. Ley Orgánica del Consejo de Participación Ciudadana y Control Social. Ley Orgánica del Servicio Público (LOSEP) y su Reglamento. Reglamento Interno de Recursos Humanos. Código de trabajo. Normativa relacionada de acuerdo al requerimiento: o Norma de Residencia. o Viáticos. o Dietas. o Ley de Seguridad Social. o Manuales de usuario del Sistema ESIPREN. 6. DIRECTRICES 6.1. Para efecto de aplicación de pagos la Subcoordinación Nacional de Talento Humano se regirá al Titulo IX de la LOSEP, Título V del Reglamento de la LOSEP, Ámbito y Objeto de las Remuneraciones e Indemnizaciones del Sector Público, Código del Trabajo y a la Normativa Relacionada de acuerdo al requerimiento Las servidoras y servidores que tuvieren su domicilio habitual, fuera de la ciudad en la cual presten sus servicios y por tal motivo deban trasladar su residencia a otra ciudad de otra provincia, salvo los casos que fundamentadamente apruebe el Ministerio de Relaciones Laborales, para cubrir los gastos de vivienda, tendrán derecho a un viático que

3 PÁGINA: 3 de 6 no podrá superar los tres salarios básicos unificados por mes para los trabajadores en general del sector privado, de conformidad con la norma técnica que para el efecto expida este Ministerio. Art. 124 de la LOSEP La persona que ingrese la modalidad comisión de servicios sin remuneración se le solicitará una carta a la Institución de donde proviene donde indique hasta que día recibió remuneración En el caso de que se dé por terminado el contrato de servicios ocasionales en cualquier día del mes se cancelará la remuneración hasta el día efectivamente trabajado. Art. 147 del Reglamento de la LOSEP. 7. RESPONSABLES DE EJECUTAR EL PROCESO Servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Talento Humano. Subcoordinador (a) Nacional de Talento Humano. Subcoordinador (a) Nacional de Gestión Financiera. 8. RESPONSABLES DEL RESULTADO DEL PROCESO Subcoordinador (a) Nacional de Talento Humano. Subcoordinador (a) Nacional de Gestión Financiera. 9. PROCEDIMIENTO 9.1. El (la) Servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Talento Humano recibe notificaciones de parte del (la) Subcoordinador (a) Nacional de Talento Humano sobre quienes han ingresado o salido de la entidad, cambios de sueldos, descuentos, encargos, subrogaciones y comisiones de servicios El (la) Servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Talento Humano solicita al Ministerio de Finanzas mediante reformas web la aprobación del ingreso del personal. Para el caso de un nuevo Servidor (a), será necesario disponer del contrato o acción de personal de nombramiento Si el Ministerio de Finanzas aprueba, el (la) Servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Talento Humano ingresa las novedades a través de la página web del IESS y genera las planillas y los comprobantes para el pago de obligaciones El (la) Servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Talento Humano elabora el Rol de Pagos mensual una vez realizado el ingreso del Impuesto a la Renta y Anticipo C en el sistema por parte del (la) servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Gestión Financiera encargado del pago de impuestos El (la) servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Gestión Financiera revisa a través del SISTEMA ERP que exista consistencia en la información El (la) servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Talento Humano carga la información en el Sistema ESIPREN afectando a las partidas presupuestarias correspondientes El (la) Subcoordinador Nacional de Talento Humano procede a generar el CUR en el sistema ESIPREN El (la) Subcoordinador (a) Nacional de Talento Humano remite el documento físico y vía

4 PÁGINA: 4 de 6 ESIPREN envía al (la) Subcoordinador (a) Nacional de Gestión Financiera para el pago de la nómina El (la) servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Talento Humano consolida la información del rol de pagos versus comprobantes del IESS. LIQUIDACIONES 9.1. El (la) Servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Talento Humano recibe: Renuncia Notificación de dar por terminado el contrato. Formulario de descargo para liquidación de haberes legalizado El (la) servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Talento Humano responsable de nómina solicita al (la) responsable de control de asistencia el saldo de vacaciones del (la) servidor al cual se le va a liquidar y lo remite a la Subcoordinación Nacional de Gestión Financiera La Subcoordinación Nacional de Gestión Financiera realiza el cálculo de liquidación de haberes y remite los valores calculados al (la) servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Talento Humano encargado (a) de nómina Se procede de acuerdo con el punto 9.7. y 9.8. del presente manual, correspondiente al procedimiento de pago normal de nómina. PAGO DE HORAS EXTRAS 9.1. El (la) Servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Talento Humano recibe por parte del (la) Subcoordinador (a) Nacional de Talento Humano los informes relacionados a horas extras trabajadas y autorizaciones para el pago de las mismas El (la) Servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Talento Humano en base a los informes presentados y al registro de asistencia, realiza un análisis detallado por persona El (la) Servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Talento Humano elabora el rol de pagos en el Sistema ERP Se procede de acuerdo con los puntos 9.5. al 9.8. del presente manual, correspondiente al procedimiento de pago normal de nómina El (la) Servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Talento Humano reporta las novedades de horas extras al IESS y se procede de acuerdo con el punto 9.8. del presente manual, correspondiente al procedimiento de pago normal de nómina. PAGO DE FONDOS DE RESERVA 9.1. El (la) Servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Talento Humano determina los beneficios de fondos de reserva a través de las planillas y el listado generado por el sistema del IESS Para el personal que se encuentra en comisión de servicios, el (la) Servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Talento Humano solicita la certificación en la cual se determina la fecha hasta cuando fueron liquidados sus fondos de reserva.

5 PÁGINA: 5 de El (la) Servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Talento Humano elabora el rol de pagos en el Sistema ERP y se procede de acuerdo con los puntos 9.5. al 9.9. del presente manual, correspondiente al procedimiento de pago normal de nómina. PAGOS DE ANTICIPOS 9.1. Los (las) Servidores (as) solicitan a la Subcoordinación Nacional de Talento Humano un anticipo de remuneración, el cual deberá ser máximo el 50% de la misma y solicitada dentro de los primeros días de cada mes, según normativa vigente El (la) Subcoordinador (a) Nacional de Talento Humano remite al (la) servidor (a) de la Subcoordinación encargado (a) de nómina las solicitudes de anticipo El (la) Servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Talento Humano encargado (a) de nómina sube la información en el sistema ESIPREN El (la) Subcoordinador (a) Nacional de Talento Humano autoriza el CUR de pago y remite la documentación física y vía ESIPREN a la Subcoordinación Nacional de Gestión Financiera para que apruebe el CUR de pago de los anticipos y realice el pago de los mismos El (la) Servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Talento Humano considera estos anticipos para ser descontados en el rol de pagos a fin de mes. COMPENSACIONES POR RESIDENCIA 9.1. El (la) Servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Talento Humano elabora el Informe Técnico de Talento Humano en el cual indica si corresponde el pago de residencia. La elaboración de este informe se basa en la declaración juramentada entregada por el (la) servidor (a) contratado al momento que ingresa a la Institución. (Proceso de contratación) El (la) Servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Talento Humano remite el Informe a la Autoridad Nominadora o a su delegado (a) para que autorice el pago Si autoriza, el (la) Servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Talento Humano elabora el rol de pagos El (la) Servidor (a) de la Subcoordinación Nacional de Gestión Financiera revisa a través del SISTEMA ERP que exista consistencia en la información El (la) Subcoordinador (a) Nacional de Talento Humano remite el documento físico a la Subcoordinación de Gestión Financiera para el pago de la nómina. 10. REGISTROS DOCUMENTALES DEL PROCESO Rol de pagos. Informes de Recursos Humanos para residencia. Reporte de horas extras. Planillas del IESS. 11. CONTROL DE REGISTROS Nombre Código Ubicación Física

6 PÁGINA: 6 de 6 Criterio de Almacenamiento Tiempo de Conservación en Área Tiempo en archivo Inactivo Método de Destrucción Responsable

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