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2 Botones Estándares Nuevo (Alt + N) : Este Botón se utiliza para crear un Proceso o una Transacción Nueva. Guardar (Alt + G) : Este Botón se utiliza para Guardar un Proceso o Una transacción Nueva o cualquier modificación hecha a un Documento o Transacción Cancelar (Alt + C) : Este Botón se utiliza para a Cancelar cualquier transacción u operación que se esté realizando en el Sistema Anular : Este Botón se utiliza para a Anular cualquier transacción u operación que se esté guardada en el Sistema. Imprimir (Alt + P) : Este Botón se utiliza para a Imprimir las Informaciones y Datos que se están visualizando en el Sistema. Retornar : Este Botón se utiliza para a Salir de cualquier Reporte que estemos visualizando o Salir de cualquier Pantalla sin guardar la información. Lista : Este Botón se utiliza para a visualizar o listar los diferentes tipos de Reportes en el Sistema. Abrir al sistema. : Este Botón se utiliza para abrir un archivo o información para cargar

3 PASOS PARA HACER UNA NOMINA Datos del Empleado Los empleados deben estar previamente creados con sus datos generales y con sus datos de nómina asignados: forma de pago si es mensual, quincena o semanal, si su salario lo recibe en cheque, efectivo o por transferencia electrónica, su sueldo mensual, promedio de horas diarias trabajadas, % que paga el empleado para AFP, % para SFS, su código de cuenta bancaria (si recibe el pago de la nómina por depósito electrónico). Si el empleado va a cobrar su nómina en base a los ponches realizados, deben estar marcadas las casillas de Cobra Por Ponches y Mostrar Ponches. Llene los demás datos que la empresa necesite manejar. Pasos para crear un empleado nuevo: 1. Menú Mantenimiento. 2. Opción Entidad. 3. Dar Clic al Botón Nuevo (o ALT + N). 4. Llenar Datos Personales. (Nombre, Cédula, Teléfonos, Dirección, Etc.) 5. Seleccionar la Casilla Empleado. 6. Dar Clic la Ficha Empleado. 7. Llenar los datos obligatorios. (Puesto, Turno, Departamento, Nivel Precio, cuenta Cxc Empleado, Etc.). 8. Dar Clic al Botón Guardar (o ALT + G). Datos del Departamentos/Puestos/Turnos Los departamentos deben estar previamente creados con sus cuentas contables asignadas para la nómina. Estas son las cuentas de gastos que manejarán: el salario de los empleados, los incentivos, las horas extras, los días feriados o pagados doble y el salario exento (regalía). Además de estas cuentas, deben estar asignadas las cuentas contables de origen pasivo que manejarán: las retenciones de los empleados para la AFP, SFS, el impuesto sobre la renta, las otras deducciones y la cooperativa (la cooperativa no es necesario llenarla si no se utiliza). Pasos para crear un departamento nuevo: 1. Menú Mantenimiento. 3. Opción Departamento/Puesto/Turno. 4. Dar Clic al Botón Nuevo (o ALT + N).

4 5. Llenar los datos del departamento (nombre y cuentas contables) 6. Dar Clic al Botón Guardar (o ALT + G). Si se desea crear un puesto nuevo: En la pantalla de Departamento/Puesto/Turno: 1. Dar clic a la pestaña de Puesto. 2. Dar Clic al Botón Nuevo (o ALT + N). 3. Llenar el nombre del puesto. 4. Dar Clic al Botón Guardar (o ALT + G). Si se desea crear un turno nuevo: En la pantalla de Departamento/Puesto/Turno: 1. Dar clic a la pestaña de Turno. 2. Dar Clic al Botón Nuevo (o ALT + N). 3. Llenar el nombre del turno. 4. El día de la semana con su hora de entrada, hora de salida, si lo desea puede llenar la hora de salida para almorzar y la hora de la entrada del almuerzo. Dele Enter para agregar este nuevo turno y continúe asignando el horario para el siguiente día de la semana. La hora tiene el formato 00:00 de 24 horas, o sea, si la entrada es a las 8 am y la salida a las 6 pm, entonces la entrada será a las 8:00 y salida a las 18: Si marca la casilla Asumir Hora Extra Automática, cuando los empleados ponchen después de finalizado el horario de ese turno y le corresponda tomarse en cuenta como hora extra, en los reportes de ponches se contarán automáticamente las horas extras. 6. Dar Clic al Botón Guardar (o ALT + G). Datos en la Configuración del Sistema 1. Menú Sistema 2. Opción Configuración. 3. Dar clic a la pestaña de Recursos Humanos. 4. En la casilla Hora Extra %, digitar el porcentaje a la que se está pagando actualmente la hora extra. 5. En la casilla Nómina Actual aparece el número de la nómina con la que se está trabajando en el sistema, antes de hacer la primera nómina debe tener asignado el número 1.

5 Otros Datos Que Deben Estar Registrados Para Realizar La Nómina Si el empleado aplica para alguno de estos casos, esta información también debe estar previamente registrada en el sistema. Registrar Horas Extras 4. Clic a la pestaña de Horas Extras 6. Especificar la cantidad de horas extras 7. Especificar la Fecha en que el empleado trabajo estas horas extras 8. Seleccionar el empleado 9. Dar clic al Botón Guardar Registrar Días de Fiesta 4. Clic a la pestaña de Días de fiesta 6. Especificar la cantidad de días feriados o días que van a ser pagados dobles al empleado 7. Especificar la Fecha 8. Seleccionar el empleado 9. Dar clic al Botón Guardar Registrar Incentivos 4. Clic a la pestaña de Incentivos 6. Especificar el monto del incentivo a pagar en la nómina 7. Especificar la Fecha 8. Seleccionar el empleado 9. Es recomendable escribir en el comentario el motivo por el que le están pagando el incentivo 10. Presionar Botón Guardar

6 Registrar Otras Deducciones Aplica cuando se le va a deducir al empleado algún monto que no corresponde a CxC (equipos de trabajo dañados, pérdida de material o mercancía, seguros privados, etc.) 4. Clic a la pestaña de Otras Deducciones 6. Especificar la cantidad a deducir 7. Especificar la Fecha 8. Seleccionar el empleado 9. Escribir en el comentario el motivo el cual le están haciendo la deducción al empleado. 10. Dar clic al Botón Guardar Registrar Cxc Empleados 4. Clic a la pestaña de CxC Empleados 6. Seleccionar el concepto o motivo de la cxc 7. Digitar el monto total de la cxc 8. Digitar la cantidad de cuotas o cantidad de nóminas en las que se le deducirá la cxc 9. Seleccionar la localidad donde labora el empleado 10. Especificar la Fecha 11. Seleccionar el empleado 12. Dar clic al Botón Guardar Si por algún motivo, se desea no deducir esta cxc en la nómina que se está trabajando, marque la casilla No Incluir En Nómina (si el empleado no puede o no debe pagar la cuota en la nómina actual).

7 La Nómina Generar Nómina. (Prenómina) 3. Opción Nómina Automática 5. Seleccionar Forma de Pago (Semanal, Quincenal o Mensual) 6. Seleccionar Prenómina 7. Dar clic al Botón Guardar Visualizar Nómina. 1. Menú Reportes 3. Opción Reporte Nóminas 5. Especificar Localidad o Localidades que se desean visualizar 6. Seleccionar Prenómina 7. Dar clic al Botón Listar para Visualizar el Reporte Revisar este reporte para determinar si hay que hacer algún cambio en la información que aquí aparece, en caso de ser así, hacer la modificación en la pantalla de Procesos Varios Recursos Humanos (si corresponde a cxc, horas extras, incentivos, días feriados u otras deducciones) o ir a Entidad si la información corresponde a datos del salario o porcentajes de AFP y SFS. Luego de corregida la información, repetir de nuevo los pasos a partir de Generar Nómina. Modificar Prenómina Esta opción se utiliza cuando se desea modificar manualmente los datos de la nómina de algún empleado. Por ejemplo, si el empleado está de vacaciones y no se le va a pagar la nómina. 3. Opción Modificar Pre-Nómina 4. Especificar el empleado 5. Modificar la o las casillas deseadas (en el caso del empleado de vacaciones, todas las casillas se podrían en cero)

8 6. Dar clic al Botón Guardar Debe tener en cuenta que este proceso debe realizarse luego de verificar que todos los demás datos de la nómina estén correctos y que esté lista para ser posteada. Postear Nómina (Validar) Este es el proceso que sigue cuando todos los datos de la nómina estén verificados y correctos, ya que luego de ejecutar este proceso, no se puede modificar nada de la nómina. 3. Opción Nomina Automática 5. Seleccionar Forma de Pago (Semanal, Quincenal o Mensual) 6. Seleccionar Validar 7. Dar clic al Botón Guardar Visualizar Nómina Validada 1. Menú Reportes 3. Opción Reporte Nóminas 5. Especificar Localidad o Localidades 6. Seleccionar Final 7. Dar clic al Botón Listar para Visualizar el Reporte Imprimir Tickets de Nómina (Recibos de Pago a Empleados) 1. Menú Reportes 3. Opción Reporte Nóminas 5. Especificar Localidad o Localidades 6. Seleccionar la opción Comprobante 7. Seleccionar Final 8. Dar clic al Botón Imprimir Generar Archivo de Nómina Electrónica Con esta opción se puede generar el archivo de la nómina electrónica, el cual debe ser enviado al banco para depositar la nómina en la cuenta del empleado.

9 3. Opción Nómina Automática 5. Seleccionar Forma de Pago (Semanal, Quincenal o Mensual) 6. Seleccionar la opción Banco 7. Seleccionar el banco que maneja la nómina electrónica 8. Dar clic al Botón Guardar Se generará un archivo de texto (txt) con el formato de depósito de nómina electrónica del banco seleccionado, ya listo para ser enviado al banco. Este archivo se llama banco.txt y está ubicado en la computadora donde se genera, en la ruta: C:/Program Files/Insistemas/Infoplus5/Reportes/

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