Manual de Nómina Americana Actualizado al

Transcripción

1 1. Mediante esta opción podrá generar la nomina americana, la cual se utiliza generalmente dentro de las empresas americanas, esta opción la podrá visualizar fuera del icono de AREELEC, mas sin embargo esta enlazado con la opción de bancos ya que al generar la nomina se generan automáticamente los cheques dentro de AREELEC donde podrá imprimir los cheques para cada uno de los empleados para el pago, al entrar a esta opción le solicitara el LOGIN así como el PASSWORD y la pantalla es la siguiente: Campo Description Formato Tipo Observaciones adicionales Login Password deberá anotar la clave del login que se dejo definida para la persona que debe accesar a la nomina deberá capturar la clave del password que se asigno para accesar a la nomina Capture manualmente el login asignado para accesar a la nomina. Capture manualmente el password para accesar a la nomina. 2. Después de capturar el LOGIN y el PASSWORD correctos podrá accesar a la nomina para generarla y las opciones son las siguientes: 3. Estas opciones son las que están definidas dentro de la nomina para generarla, en donde podrá definir los empleados, para después generar la nomina en base a los empleados que estén dados de alta, y el menú de empleados es el siguiente: 1

2 4. La barra de herramientas que se utiliza en la pantalla d empleados es la siguiente: g 5. Estas se definen como a continuación se detalla: AGREGAR AGREGAR: Al seleccionar esta opción podrá agregar un registro dentro de la pantalla de los empleados. BUSCAR BUSCAR: Al seleccionar esta opción podrá buscar dentro de la pantalla de empleados cualquier registro. 2

3 ELIMINAR ELIMINAR: Al seleccionar esta opción podrá eliminar cualquier registro dentro de la pantalla de empleados. GRABAR GRABAR: Al seleccionar esta opción podrá grabar cualquier registro dentro de la pantalla de empleados. LISTAR LISTAR: Al seleccionar esta opción podrá listar los registros que se encuentran grabados dentro de la pantalla de empleados. MODIFICAR MODIFICAR: Al seleccionar esta opción podrá modificar cualquiera de los registros grabados dentro de la pantalla de empleados. PRIMER PRIMERO: Al seleccionar esta opción podrá visualizar el primer registro de todos los que están grabados dentro de la pantalla de empleados. ANTERIOR 3

4 ANTERIOR: Al seleccionar esta opción podrá visualizar el registro anterior a el que se encuentra en la pantalla de empleados. SIGUIENTE SIGUIENTE: Al seleccionar esta opción podrá visualizar el registro siguiente al que se encuentra en la pantalla de empleados. ULTIMO ULTIMO: Al seleccionar esta opción podrá visualizar él ultimo registro que esta grabado dentro de la pantalla de empleados. REPORTE REPORTE: Al seleccionar esta opción podrá generar diversos reportes de información almacenada dentro de la pantalla de reportes. SALIR SALIR: Al seleccionar esta opción determinara que desea salir de la pantalla de empleados. 6. Dentro de la pantalla de empleados también podrá encontrar las opciones de Semifijos, Departamentos, Cambiar Login, el cual es el siguiente menú: 4

5 SEMIFIJOS: Mediante esta opción podrá definir las cuentas y subcuentas a las cuales desea que se envien al generarse el asiento contable dentro del cheque automáticamente así como los números de las chequeras a las cuales desea enviar a generar los cheques de la nomina y la pantalla es la siguiente: 7. Los campos de esta pantalla son los siguientes: Campo Description Formato Tipo Observaciones adicionales Medicare deberá Capture manualmente el factor y el importe. definir el factor para el calculo del medicare a los empleados que les corresponda, así como la cantidad limittante hasta la cual desea que se tome el medicare. FICA deberá Capture manualmente el factor y el importe. definir el factor del FICA a calcular a los empleados así como la cantidad limitante 5

6 hasta la cual desea que se tome el FICA para los empleados. TEC Capture manualmente el factor y el importe FUTA Capture manualmente el factor y el importe. FIT OFICINA BODEGA MENSAJERI A DIAS POR PERIODO HORAS POR JORNADA HORAS POR INCAPACID AD NUMERO DE TIN CLAVE BANCOS SALARIOS FIT Imp. Nomina Horas extras FICA Medicare Chequera de nomina Clave de proveedores Cheqera de child support Clave de child support Tarifa casados Tarifa solteros Chequera 6

7 Impuestos Nomina Banco Nomina Banco FIT FICA Empleado Medicare empleado FICA empleador Medicare empleador DEPARTAMENTOS: Dentro de esta opción podrá registrar todos los departamentos que desee en los cuales están divididos los empleados que laboran en la empresa, y la pantalla es la siguiente: 8. Los campos de la pantalla anterior son los siguientes: Campo Description Formato Tipo Observaciones adicionales Clave Nombre Numero de clave del departamento Nombre del departamento que corresponde a la clave Capture manualmente el numero de clave, esta clave se asigna de manera consecutiva por el sistema. Capture manualmente el nombre del departamento que corresponde a la claveque esta en el campo anterior. Cambiar Login: Mediante esta opción podrá agregar un nuevo Login como Password para entrar a la opción de la nomina al seleccionar esta opción aparecerá la siguiente pantalla: 9. Al mostrarle esta pantalla deberá teclear el Login y el Password nuevos que desea establecer, después de capturar esto aparecerá otra pantalla que es la siguiente: 7

8 10. En la pantalla anterior aparecerá el Login y el Password que tiene definidas actualmente si desea agregar un Login y password nuevos más seleccione la opción aceptar. Después de esto podrá accesar a el modulo de nomina por medio de cualquiera de los dos Login y Passwords. La pantalla de reportes dentro de la pantalla de empleados es la siguiente: NOMINA: 11. Dentro de esta opción después de haber definido los empleados podrá generar la nomina así como los cheques para cada uno de ellos, al entrar a la opción de nomina le aparecerá la siguiente pantalla: 8

9 12. Dentro de esta pantalla aparecerá la fecha inicial de la nomina a generar que sigue, la cual aparece automáticamente basándose en la nomina anterior acumulada, si la fecha inicial es la correcta solo seleccione la opción de aceptar y aparecerá la pantalla de la nomina nueva para generarla, los campos de la pantalla anterior es la siguiente: Campo Description Formato Tipo Observaciones adicionales Fecha inicial Nomina semanal En este campo aparecerá la fecha inicial de la nomina a generar En este campo deberá definir si desea calcular la nomina semanal, al seleccionar la opción, o el aguinaldo Esta fecha aparecerá automáticamente, en base al periodo anterior, pero si desea también lo puede modificar, manualmente. Para seleccionar la opción deseada oprima un click con el mouse en el campo de Nomina semanal o en el campo de Aguinaldo, según lo que desee calcula, después seleccione la opción de aceptar, si desea tomar en cuenta los datos definidos en los campos anteriores o cancelar, desea salirse de esta pantalla Al oprimir la tecla de aceptar le mostrara la siguiente pantalla, donde podrá generar los cheques y la nomina para los empleados: 14. Dentro de esta pantalla podrá generar la nomina, así como los cheques, para realizar esto deberá posicionarse en los empleados que se encuentran en el desglose pulsar la tecla ESC, y se posicionara el cursor en el campo de las horas regulares, dentro de este campo deberá capturar la cantidad de horas trabajadas regulares por el empleado, así como en el campo de horas extras capturar la cantidad de horas extras trabajadas, al pulsar la tecla ENTER calculara 9

10 automáticamente las percepciones así como las deducciones a calcular a el empleado que se haya definido, después de esto automáticamente aparecerá el siguiente empleado para que realice el mismo proceso, ya que estén todos los empleados con sus percepciones y deducciones generadas, deberá seleccionar la opción de generar cheques para que se generen los cheques por cada uno de los empleados definidos en la nomina. Los campos de la pantalla anterior son los siguientes: Campo Description Formato Tipo Observaciones adicionales Horas regs. deberá definir las horas regulares o normales trabajadas por el empleado Horas extras deberá definir las horas extras trabajadas por el empleado Incapacidad Dentro de ente campo deberá definir si tuviera incapacidad el empleado por enfermedad las horas que utilizara de incapacidad para pagar Uniformes deberá definir el importe a deducir a los empleados si se le descuenta sobre uniformes. Prestamos deberá definir el importe a deducir a el empleado si tuviese algún préstamo. P.PENSION Capture manualmente el total de las horas regs. Laboradas por el empleado. Capture manualmente el total de las horas extras laboradas por el empleado. Capture manualmente las horas de incapacidad que corresponden al empleado. Capture manualmente el importe a deducir. Capture manualmente el importe a deducir. Pensión Seguro Horas regs. Horas extras Campo en blanco. Medicare FICA Fit aparecerá el importe a percibir por el empleado de las horas regulares empleado. aparecerá el importe a percibir por el empleado de las horas extras laboradas.. mostrara el importe del medicare a deducir. mostrara el importe del FICA a deducir. se genera en base al sistema. se genera en base al sistema. se genera en base al sistema. se genera en base al sistema. Percepcione s aparecerá el importe total de las percepciones a recibir por se genera en base al sistema. 10

11 el empleado. Deducciones Neto Nombre empleado Cheque Fecha Cambia cheque Desmarcar todos Reportes de banco Reporte de nomina Generar cheques Acumula en CASH Empleado aparecerá el importe total de las deducciones recibir por el empleado. Dentro de esta opción aparecerá el neto a percibir de sueldo por el empleado. aparecerá el nombre del empleado en el cual esta posicionado para calcular el sueldo en base a las horas trabajadas. Numero de cheque de la nomina que corresponde al empleado que aparece en el campo anterior. aparecerá la fecha del cheque del campo anterior. Al seleccionar esta opción podrá desmarcar a todos los empleados de la nomina y aparecerá NO en cada uno de ellos. Al seleccionar esta opción podrá generar en pantalla o en impresora el reporte de la nomina. Al seleccionar esta opción podrá generar los cheques por cada uno de los empleados de la nomina, así como acumularla, al seleccionar esta opción aparecerá en la parte de arriba de lado derecho el proceso de los números de cheque y a que empleado corresponde, después de esto deberá accesar al icono de AREELEC SIGA en el modulo de bancos en abonos en cheques donde podrá imprimir los cheques por cada uno de los empleados que genero en la nomina. Al seleccionar esta opción, podrá acumular en efectivo la nomina es decir que no genere cheque. Numero de clave del empleado que dio de alta en la pantalla de empleados se genera en base al sistema se genera en base al sistema se genera en base al sistema se genera en base al sistema se genera en base al sistema Para mascar o desmarcar cada empleado, posicionese en el deseado y pulse la barra espaciadora. Seleccione esta opción dando un click con el mouse. Seleccione la opción dando un click con el mouse en esa opción Seleccione la opción dando un click con el mouse Este campo no es editable ya que es información que esta editada en la pantalla de empleados. 11

12 Nombre Genera Ins Space Delete Nombre del empleado que corresponde a la clave del campo anterior aparecerá la palabra SI, si desea generar el cheque para ese empleado, so no lo desea generar deberá cambiar con la barra espaciadora a la palabra NO. Para agregar un empleado pulse la tecla insert, antes de agregarlo en la nomina deberá agregarlo en la pantalla de empleados, y después agregarlo con insert. Al posicionarse en algun empleado y pulsar la barra espaciadora del teclado marcara en el desglose que si o que no desea generar el empleado en esa nomina. Al posicionarse en algún empleado dentro del desglose de nomina y pulsar la tecla Delete aparecerá en el lado izquierdo de ese registro un cuadrito negro, lo que significa que esta borrado ese registro. Este campo no es editable ya que es información que esta editada en la pantalla de empleados. Para generar seleccione la palabra SI, si no desea generar el cheque a ese empleado, o incluirlo en la nomina posicionese en ese renglón y oprima la barra espaciadora. Para agregar el empleado pulse la tecla insert, y aparecerá una pantalla donde deberá seleccionar el empleado que desea agregar. Posicionese en el empleado que desea o no generar y pulse la barra espaciadora. Posicionese en el nombre del empleado que desea borrar y pulse la barra espaciadora. 15. Al seleccionar la opción de reporte nomina aparecerá la siguiente pantalla: Campo Description Formato Tipo Observaciones adicionales Dispositivo de salida Monitor Impresor Mediante esta opción podrá seleccionar la opción de Monitor o impresor, mediante los cuales desea ver el reporte de la nomina. Al seleccionar esta opción podrá ver el reporte de la nomina deplegado en pantalla Al seleccionar esta opción podrá ver el reporte de la nomina impreso Seleccione la opción deseada. Seleccione la opción con un click del mouse y aparecerá un puntito negro, después escoja la opción desplegar para visualizarlo, o cancelar para salir de esta pantalla. Seleccione la opción con un click del mouse y aparecerá un puntito negro, después escoja la opción desplegar para visualizarlo impreso, o cancelar para salir de esta pantalla. 12

13 Copias Al seleccionar la opción de impresor podrá definir en esta opción cuantas copias desea generar de el reporte de nomina. Seleccione la catidad de copias dando un click con el mouse en la flechas que aparecen a lado derecho de ese campo. 16. Para agregar un empleado deberá oprimir la tecla Ins (Insert), antes de agregar el empleado en la nomina deberá darlo de alta en la pantalla de empleados, y después irse a la pantalla de nomina donde deberá posicionarse en el ultimo empleado que aparece en el desglose, y pulsar la tecla de Ins (Insert) y aparecerá la siguiente pantalla para que seleccione el empleado nuevo que desea agregar: 17. Después de aparecer esta pantalla deberá posicionarse en el empleado que desea agregar en el listado de la nomina y aparecerá el empleado en la barra de arriba como aparece en la siguiente pantalla: 13