AS2 TALENTO HUMANO MANUAL DE PROCESOS PARA LA GENERACIÓN DE LA NÓMINA DE PAGOS EN EL MÓDULO DE TALENTO HUMANO

Transcripción

1 AS2 MANUAL DE PROCESOS PARA LA GENERACIÓN DE ASINFO Asesores Informáticos Departamento de Gestión y Dirección de Proyectos Act. 19/10/2015

2 INDICE CONFIGURACIÓN:... 2 CATÁLOGOS GENERALES... 2 MAESTRO EMPLEADOS... 2 CARGAS FAMILIARES... 2 CREACIÓN DE RUBROS ASIGNACIÓN DE RUBROS A EMPLEADOS:... 4 DOCUMENTOS DIGITALIZADOS:... 4 TIPO SUBSIDIO:... 4 TIPO CONTRATO:... 5 IMPUESTO A LA RENTA:... 5 Motivos Llamados de Atención GENERACIÓN DE PROCESOS:... 5 INGRESO DE UN EMPLEADO... 5 SALIDA DE UN EMPLEADO... 6 CREACIÓN DE UN ROL DE PAGOS... 6 DOCUMENTOS DIGITALIZADOS GENERACIÓN DE PROPINAS:... 9 LLAMADOS DE ATENCIÓN:... 9 SUBSIDIO EMPLEADOS VACACIONES UTILIDADES RUBROS OTRAS EMPRESAS

3 MANUAL MÓDULO NÓMINA AS2 ERP WEB CONFIGURACIÓN: CATÁLOGOS GENERALES Se registran los datos del empleado a ser ingresado en la empresa en: 1. Creación de Catálogos generales: Nómina/Configuración/Empleado. Se tienen que crear y definir estos catálogos previo el ingreso de empleados en el sistema AS2: Estado Civil. Cargo Empleados. Tipo Discapacidad. Título. Causa Salida Empleados. MAESTRO EMPLEADOS 1. Creación de maestro de empleados: (Nomina/Configuración/Empleados/Empleado) Nuevo Importante ingresar: o Dirección o SRI (discapacidad) o Cuenta Bancaria (en el caso de que el pago se por transferencia bancaria) o Activar Pago Cash (en el caso de que el pago se por transferencia bancaria) CARGAS FAMILIARES 1. Ingreso de Cargas Familiares Nomina/Configuración/Empleados/Cargas Familiares. Se ingresa un nuevo registro, se tiene que escoger al empleado y en la parte inferior se agrega los datos de las cargas familiares. CREACIÓN DE RUBROS. 2

4 Se definen como rubros todas las variables que son parte del sobre de pagos de un empleado como por ejemplo: Salario Horas Extras. Aporte Personal IESS Aporte Patronal. Pago Fondos de Reserva Mensual Provisión Fondos de Reserva. Décimo Cuarto Mensual Provisión Décimo Cuarto Etc. La creación se la realiza en: 1. Nómina/Configuración/Rubros/Rubro. Cada rubro debe ser cuidadosamente configurado, pues de esto dependen los cálculos que realice el sistema tato de ingreso como de egresos. En la configuración detalles importantes a considerar: Tipo de Rubro: o Fijos: Son rubros que el valor no varía de mes a mes, por ejemplo el salario, aportes IESS, etc. o Variables: Son rubros que el valor podría varia de mes a mes, por ejemplo: horas extras, multas, otros descuentos, etc. Fórmula: Es importante ingresar si el rubro depende de una fórmula que tiene ya cargado el sistema. Esta asignación es importante que lo revisen con el consultor de implementación. Quincena: Indica la quincena en la que ese rubro podrá ser utilizado y realizará los cálculos. Operación: Si el cálculo del rubro es de ingreso o egreso. Días Trabajados: Si el cálculo del rubro depende de los días trabajados. Por ejemplo: o El salario: Si depende el cálculo de los días trabajados. o Horas Extras: No depende de los días trabajados. Impresión Sobre: si se desea que el rubro aparezca y sume o reste en el sobre de pagos del empleado. Por ejemplo las Provisiones NO son de impresión sobre. Tiempo: si el rubro depende de cálculo de tiempo como las horas extras, si depende de tiempo necesariamente debe tener una fórmula. Provisión: por ejemplo Provisión Décimo Cuarto, Tercero, Aporte Patronal, Fondos de Reserva. Son rubros que no aparecerán en el sobre de pagos del empleado. Cálculo IESS: Indica si el rubro es gravado para el IESS, si está activo se suma a los ingresos aportables. Cálculo Renta: Indica si el rubro es parte del cálculo para Impuesto a la Renta. 3

5 ASIGNACIÓN DE RUBROS A EMPLEADOS: Una vez que los rubros hayan sido ingresados y que el empleado haya sido creado e ingresado en el AS2, se procede a asignarle rubros en: 1. Nomina/Configuración/Rubros/Empleado. Se busca al empleado, se edita, y se le asigna los rubros respectivos, tomar en cuenta detalles como si el empleado recibe el Décimo Cuarto Mensual NO debe tener asignado el rubro de Provisión Décimo Cuarto. Siempre después de asignar rubros a los empleados se tiene que procesar el rol de pagos para que estos se calculen. DOCUMENTOS DIGITALIZADOS: Para la creación de documentos digitalizados en el sistema: 1. Creación de documentos a ser Digitalizados: Nomina/Configuración/Documento Digitalizado. En este catálogo se crean todos los documentos que se requiera sean digitalizados. 2. Asignación de Documentos digitalizados por departamentos: DatosBase/Departamento. En este catálogo se tiene que editar cada departamento, y agregar los documentos digitalizados que cada empleado perteneciente al departamento se le tendrá que migrar posteriormente. Se puede crear documentos digitalizados y estos no sean asignados a todos los departamentos, por ejemplo: Un documento Licencia solo aplique al departamento de Logística y al resto de departamentos no se asignan. Posterior a esta configuración en el maestro de empleados, en la pestaña respectiva, se le sube los ficheros de los documentos. TIPO SUBSIDIO: Se crean los tipos de subsidios que tiene el IESS por ejemplo: Subsidio Maternidad. Subsidio Enfermedad. La creación se la realiza en: 1. Nomina/Configuración/Tipo Subsidio. 4

6 Cada subsidio debe ser creado con el porcentaje que asume la empresa del subsidio, es decir, la diferencia se entiende que paga el IESS. TIPO CONTRATO: Se crean los tipos de contrato que tiene la empresa, esto se realiza previo a poder realizar la fecha de ingreso de un empleado al sistema. 1. Nomina/Configuración/Tipo Contrato IMPUESTO A LA RENTA: Se define la tabla de impuesto a la renta para el año en curso, es indispensable para el cálculo adecuado del impuesto a la renta: Nomina/Configuración/Impuesto Renta. MOTIVOS LLAMADOS DE ATENCIÓN. Se define un catálogo con los motivos de llamados de atención que pueden tener los empleados. 1. Nomina/Configuración/Motivo llamado atención. GENERACIÓN DE PROCESOS: INGRESO DE UN EMPLEADO Detalle de los pasos para el ingreso de un Nuevo Empleado. 1. Creación de maestro de empleados definidos en la configuración: (Nomina/Configuración/Empleados/Empleado) Nuevo Importante ingresar: o Dirección o SRI (discapacidad) o Cuenta Bancaria 2. Fecha de ingreso de empleado (Nomina/Procesos/Ingreso empleado) 5

7 Nuevo Precio a este paso tienen que estar creados los tipos de contratos. 3. Asignación de rubros (Nomina/Configuración/Rubros/Empleado) Editar a. En el caso de que un rubro no esté creado se lo debe hacer en: (Nomina/Configuración/Rubros/Rubro) 4. Asignación de cargas familiares (Nomina/Configuración/Empleado/Carga Empleado) Nuevo Se tiene que escoger al empleado y en la parte inferior se agrega los datos de las cargas familiares. 5. Asignación documentos digitalizados (Nomina/Configuración/Empleado/Empleado) Editar a. En la pestaña Documentos Digitalizados se suben los archivos correspondientes. SALIDA DE UN EMPLEADO Y FINIQUITO 1. Salida de empleado (Nomina/Procesos/Salida Empleado) Al realizar la salida del empelado puede seleccionar si se paga por finiquito o no, si se activa este casillero el sistema no le procesará el salario para fin de mes y lo dejará para ser cancelado en el finiquito. Una vez guardada la información en la parte derecha de la pantalla se puede generar el finiquito del empleado, el sistema sugerirá información para que sea ingresada en la página web del Ministerio de Trabajo, una vez calculado los valores por la página del ministerio de trabajo, estos se registran en la parte inferior de esta pantalla para la generación final del finiquito del empleado, y el registro de los valores del finiquito en el sistema. CREACIÓN DE UN ROL DE PAGOS 6. Creación del Rol (Nomina/Procesos/Pago Rol) a. Nuevo.- se asigna quincena y mes. Una vez creada la nómina siempre se debe procesar la nómina para que el sistema realice los primeros cálculos. 7. Asignación de días falta (Nomina/Procesos/Pago Rol) Se asignan los días que le personal faltó, este ingreso sirve para cálculo del salario de manera adecuada así como de todas las provisiones. 6

8 8. Asignación de rubros variables. a. Los rubros variables pueden ser exportados a Excel, se completa la información y se vuelve a subir el archivo, o puede ser ingresada manualmente en la misma pantalla, siempre la información se debe guardar. b. Para cruzar la información con otra plantilla, es necesario que en las dos plantillas estén el campo de número de cédula como tipo texto. NOTA: Antes de hacer este proceso tomar en cuenta que en el archivo que se descargan del IESS el campo valor están en texto y tiene que ser número, para hacer este cambio se tiene que seleccionar toda la columna G, presionar Ctrl B, y en la pestaña reemplazar, digitar en buscar. y en reemplazar,. Realizado con el siguiente paso. En la plantilla descargada de rubros variables del AS2: Ubicarse en la celda E4 e ingresar la función =sumar.si(, seguidamente selecciona todas las celdas de cédulas descargadas del formato de planilla del IESS (sin tomar en cuenta la cabecera) ejm: B3:B284 ; se selecciona el campo de cédula de la plantilla descargada del AS2; a continuación se selecciona toda la columna valor (sin tomar en cuenta la cabecera) ejm: G3:G En el caso de que un empleado se le haya asignado un rubro variable, se debe procesar nuevamente la nómina (Nomina/Procesos/Pago Rol/Procesar) Un reproceso de la nómina no cambia valores variables ingresados, recalcula variables de procesos que dependen de una fórmula, días falta, subsidio empleado, por ejemplo: Sueldo, Otros Ingresos, Aportes IESS, etc. 7

9 10. PROCESAMIENTO HORAS EXTRAS. Para procesa horas extras se lo hace en: Nomina/Asistencia/Procesos/Procesar Horas Extras. En la pantalla van a aparecer todas las horas extras aprobadas por los diferentes departamentos, en el sistema se permite filtrar la información por departamento y por mes, esta información se puede enviar a Excel para análisis. Para procesar todas las horas extras se selecciona en el botón: Una vez procesada las horas extras se tiene que volver a procesar la nómina en: Nomina/Procesos/Pago Rol/Procesar. De esta manera el AS2 calcula todos los valores de ley (iess, provisiones, etc). 11. PAGO CASH. Una vez completado el proceso de generación de la nómina de pagos, se ejecuta el pago cash. Previo a este proceso es importante revisar que los empleados a los cuales se les pagan por el proceso cash management, se tiene que asignar la cuenta bancaria en el maestro de empleados. Previo al pago se puede revisar a través del reporte Reporte Listado Transacciones Banco el personal que se les pagará por el módulo de cash. Para el proceso de pago se lo realiza en: Nomina/Procesos/Pago Cash Empleado. Se realiza un nuevo registro y se completa la información, una vez cargados los valores, se guarda la información y en la parte derecha de la pantalla se genera el archivo para el banco, el archivo se genera en formato.txt DOCUMENTOS DIGITALIZADOS. Para la creación de documentos digitalizados en el sistema: 3. Creación de documentos a ser Digitalizados: Nomina/Configuración/Documento Digitalizado. En este catálogo se crean todos los documentos que se requiera sean digitalizados. 4. Asignación de Documentos digitalizados por departamentos: DatosBase/Departamento. En este catálogo se tiene que editar cada departamento, y agregar los documentos digitalizados que cada empleado perteneciente al departamento se le tendrá que migrar posteriormente. Se puede crear documentos digitalizados y estos no sean asignados a todos los departamentos, por ejemplo: Un documento Licencia solo aplique al departamento de Logística y al resto de departamentos no se asignan. 8

10 5. Subida del Documento digitalizado. Una vez completado los pasos anteriores se puede migrar el documento al empleado, esto se lo hace en la ficha del empleado (Nomina/Configuración/Empleados/Empleado), se edita al empleado y en la parte inferior de la pantalla en la pestaña Documentos Digitalizados aparecerán los documentos que este empleado tiene asignado de acuerdo al departamento al que corresponde. En la parte derecha en la columna fichero se ingresa el archivo. 6. Descargar Documentos Digitalizados: Para descargar los ficheros migrados se lo realiza en: Nomina/Reportes/Reporte Documentos Digitalizados. GENERACIÓN DE PROPINAS: Para el proceso de generación de propinas seguir los siguientes pasos: 1. Crear el Rol de Pagos para el pago de propinas. Nomina/procesos/Pago Rol. Seleccionar la quincena Propinas 10%, el mes respectivo, se guarda y se procesa la nómina. 2. Nomina/Procesos/Propina. Se genera un nuevo pago propinas, ingresando el valor que será distribuido a todo el personal, se selecciona Fecha Rol (pago) : Debe ser el pago rol que se creó en el paso anterior y Fecha Rol (Cálculo días trabajados) : debe ser el último pago completo de la nómina a los trabajadores. Finalizado el segundo paso, en la parte derecha de la misma pantalla (Nomina/Procesos/Propina) se da click sobre el botón de procesar, esto automáticamente distribuye os valores a todo el personal. En el caso de que se desee ingresar rubros variables ya sea de ingreso o egreso al personal se lo hace normalmente por el proceso de rubros variables (Nómina/Procesos/Pago Rol/Rubros variables). LLAMADOS DE ATENCIÓN: Para la asignación de llamados de atención: 1. Se configuran motivos de llamados de atención: Nomina/Configuración/Motivo Llamado Atención. En este catálogo se crean todos los posibles motivos que se generen en la empresa. 2. Asignación de llamados de atención a un empleado: Nomina/Configuración/Empleados/Empleado. Se edita el empleado y en la parte inferior en la pestaña Llamados de Atención, se agrega los diferentes motivos ingresando la fecha del llamado de atención, y se sube el fichero. 9

11 3. Descargar llamados de atención: Para descargar los ficheros migrados se lo realiza en: Nomina/Reportes/Reporte Llamados de Atención. SUBSIDIO EMPLEADOS. El proceso de ingreso de subsidios de empleados sirve para controlar el pago a los empleados en el caso que accedan a un subsidio por parte del IESS como por ejemplo por enfermedad, por maternidad. Previamente se tiene que configurar los tipos de subsidios en Nomina/Configuración/Tipo Subsidio de acuerdo a lo establecido por el IESS. Posterior a esto y ya para el ingreso diario de los subsidios que acceden los empleados se lo realiza en: 1. Nomina/Procesos/Subsidio Empleado. Se selecciona al empleado, el tipo de subsidio y la fecha desde y hasta que el empleado accederá al subsidio. La fecha desde tiene que ser la fecha efectiva desde la cual el subsidio se empieza a aplicar. Por ejemplo: el subsidio por enfermedad aplica a partir del 4to. día de que el empleado salió de la empresa, por tanto la fecha desde debe ser 4 días después de la fecha de salida del empleado de la empresa por la enfermedad. VACACIONES. Para el proceso de ingreso de vacaciones se tiene que realizar el siguiente proceso: 1. Solicitud Vacación. (Nomina/Procesos/Vacaciones/Solicitud Vacación) Se debe seleccionar al empleado y en la parte inferior aparecerán todos los períodos que el empleado tiene pendiente de vacaciones, es importante seleccionar el período del cual se debitará las vacaciones. 2. Aprobación Vacación. (Nomina/Procesos/Vacaciones/Aprobación Vacación. Una vez ingresada la solicitud, pasa al proceso de aprobación, donde se podría editar y hacer cambios a la solicitud ingresada. En este proceso se podría aprobar, denegar o cerrar una solicitud de vacaciones. Una vez que la solicitud de vacaciones ha sido aprobado, se descuenta del saldo de vacaciones que tiene el empleado. 10

12 UTILIDADES. Para la generación del proceso de Utilidades se lo realiza en: 1. Nomina/Procesos/Utilidad. Click en nuevo y se digita el valor de las utilidades a ser repartidas, el año correspondiente y se procesa la información. El sistema realiza la repartición de utilidades automáticamente tomando en cuenta las cargas familiares ingresadas de cada empleado. RUBROS OTRAS EMPRESAS. En este proceso se registra la información del salario ingresos gravados percibidos por un empleado antes del ingreso a la empresa, es decir, los ingresos del año en curso ganados en otros empleadores, así como lo retenido en impuesto a la renta. Esta información es necesaria para el cálculo de Impuesto a la renta. Se ingresa de la siguiente manera: 1. Nomina/Procesos/Rubros Otras Empresas. Se selecciona al empleado y se ingresa la información solicitada, esta información debe ser el total del formulario 107A presentado por el empleado. 11