HISTORIAL DE CAMBIOS MOTIVO DEL CAMBIO. DESCRIPCION DEL CAMBIO Elaboración del documento. No VERSION FECHA N/A

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Ana Casado Fuentes
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1 PD-A-TH de 6 HISTORIAL DE CAMBIOS No VERSION DESCRIPCION DEL CAMBIO Elaboración del documento MOTIVO DEL CAMBIO FECHA N/A

2 PD-A-TH de 6. OBJETIVO Establecer el procedimiento para la liquidación y pago de horas extras de los funcionarios al servicio de la Universidad de la Amazonia. 2. ALCANCE Aplica para todos los empleados administrativos nombrados de planta y por contrato, iniciando con la autorización previa y terminando con la liquidación y pago en nómina y/o el disfrute del tiempo compensatorio. 3. DEFINICIONES 3. Horas extras o Trabajo suplementario: tiempo que se labora por fuera de la jornada legal y reglamentaria de trabajo. 3.2 Jornada Máxima: Duración máxima legal de la jornada ordinaria de trabajo, que es ocho (8) horas al día, y cuarenta y cuatro (44) horas para los servidores del Estado. El personal de trabajadores por contrato se regirá por el Régimen Laboral Colombiano. 3.3 Tiempo compensatorio: Descanso concedido a los empleados administrativos que pertenezcan a los niveles Técnico hasta el grado 09 y Asistencial hasta el grado 9, cuando por razones especiales del servicio fuere necesario realizar trabajos en horas distintas a la jornada ordinaria y el pago de éstas supere los topes establecidos legalmente. 3.4 C.D.P: Certificado de Disponibilidad Presupuestal, documento que expide la División Financiera, que garantiza la existencia de los recursos financieros para el pago. 3.5 D.S.A.: División de Servicios Administrativos dependencia encargada del procedimiento.

3 PD-A-TH de 6 4. DESCRIPCIÓN No PASOS A REALIZAR DESCRIPCION RESPONSABLE 9. Determinación de la necesidad Por razones especiales del servicio se define el trabajo a realizar, las fechas, el número de horas, la prioridad, etc. Con base en lo descrito anteriormente, se diligencia en todas sus partes el formato FO-A- TH-9- Autorización Previa de Horas Extras y se pasa para autorización de la Vicerrectoría Administrativa. Jefe inmediato 9.2 Autorización previa Para el caso del Departamento de Seguridad se diligencia el formato FO-A-BS-2-0 de acuerdo con la Programación definida para los celadores. La solicitud de Autorización previa debe contener el costo total de las horas, determinado por la Oficina de Nómina. Jefe de la dependencia solicitante. 9.3 Expedición Certificado de Disponibilidad Presupuestal Si la solicitud es aprobada, la Vicerrectoría Administrativa pasa a la División Financiera para la expedición del C.D.P., sino, lo devuelve a la dependencia solicitante para su modificación o archivo. Vicerrectoría Administrativa y Jefe División Financiera. El C.D.P. con los formatos FO-A- TH-9- y FO-A-BS-2-0 deben reposar en la Oficina de Nómina. 9.4 Reporte de horas extras Con corte de fecha a 5 de cada mes, se envía el reporte de horas extras laboradas FO-A-TH--0 debidamente diligenciado en todas sus partes, a la D.S.A. Los responsables con sus firmas certifican que el tiempo fue trabajado efectivamente. Jefes de dependencias

4 PD-A-TH de Verificación del Reporte de Horas Extras Se revisa el reporte y se constata con la autorización previa impartida, posteriormente se digitan en el sistema de la nómina. De encontrar alguna inconsistencia o diferencia en el número de horas y el valor autorizado se devuelve a la dependencia que reporta, para la corrección del caso. de la Nómina. 9.6 Medidas de Control Se revisa y controla que el número de horas no sobrepase las 50 horas extras reglamentadas por la institución y que el valor del monto de las mismas no sobrepase el cincuenta por ciento (50%) del sueldo mensual del funcionario. de la Nómina. 9.7 Identificación de horas extras no pagadas Se verifica con el Reporte de Horas Extras, las horas que no se liquidaron y quedaron pendientes de pagar, para efectos de generar un informe para la concesión de compensatorios y se reporta a los jefes de las dependencias para que procedan a programar el disfrute de este tiempo a cada funcionario con este derecho. de la Nómina y Jefe D.S.A. 9.8 Elaboración Resolución de Reconocimiento y pago horas extras y concesión de tiempo compensatorio Se elabora Resolución ordenando el pago de horas extras y se pasa para la firma del Rector. Se elabora Resolución del tiempo compensatorio a conceder a los funcionarios que tengan este derecho y se envía para firma del Rector. Secretaria de D.S.A. 9.9 Legalización de la Resolución en el sistema y archivo. Se verifican los datos digitados en el Sistema de Nómina con los datos que contiene la Resolución, tanto para pago como para la concesión del tiempo compensatorio. Si existe algún error se devuelve para corrección. Encontrado correcto, se pasa para archivar en la carpeta o historial de control. de Nómina.

5 PD-A-TH de 6 5. DIAGRAMA DE FLUJO PROCEDIMIENTO PARA HORAS EXTRAS Y COMPENSATORIOS POR TRABAJO SUPLEMENTARIO JEFE INMEDIATO JEFE DE LA DEPENDENCIA SOLICITANTE VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA JEFES DE DEPENDENCIAS FUNCIONARIO RESPONSABLE DE LA NOMINA FUNCIONARIO RESPONSABLE DE LA NOMINA Y JEFE D.S.A SECRETARIA D.S.A Inicio Determinación de la necesidad Autorización previa Expedición certificado de disponibilidad presupuestal Reporte de horas extras Verificación del Reporte de Horas Extras FO-A-TH-9-0 FO-A-TH--0 Medidas de Control Identificación de horas extras no pagadas Elaboración Resolución de Reconocimiento y pago horas extras y concesión de tiempo compensatorio Legalización de la Resolución en el sistema y archivo Fin

6 PD-A-TH de 6 6. ANEXOS FO-A-TH-9-0 Autorización Previa de Horas Extras. FO-A-BS-2-0 Programación Turnos de Vigilantes FO-A-TH--0 Reporte de Horas Extras 7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA: Decreto 042 de 978 Decretos Anuales de Aumento Salarial del Departamento Administrativo de la Función Pública y el Ministerio de Hacienda. Régimen Laboral Colombiano Circular No. 04 de marzo de 20. Circular No. 07 de mayo de 20. Elaborado por Revisado por Aprobado por Nombre: Zoila Cecilia Trujillo Nombre: Zoila Cecilia Trujillo Nombre: Alicia Correa Hurtado Cargo: Jefe División de Servicios Administrativos Cargo: Jefe División de Servicios Administrativos Cargo: Vicerrectora Administrativa Fecha: Fecha: Fecha: 9 de julio de 20

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