GUÍA RÁPIDA ASISTENCIAS

Transcripción

1 GUÍA RÁPIDA ASISTENCIAS Versión 4000 México, D. F., Agosto del 2014 Actualización realizada por: Ignacio Gómez 1 de 7

2 INDICE 1 INTRODUCCION OBJETIVO INFORMACIÓN REQUERIDA FLUJOS DE LOS MOVIMIENTOS DE ASISTENCIAS DESCRIPCIÓN DE MOVIMIENTOS PANTALLA DE CAPTURA MOVIMIENTO REGISTRO MOVIMIENTO AUSENTES MOVIMIENTO ASISTENCIAS MOVIMIENTO PERMISO HORAS MOVIMIENTO PERMISO DÍAS MOVIMIENTO CORTE de 7

3 1 INTRODUCCION El Módulo de Asistencias se utiliza para registrar la información de entradas y salidas de los empleados. Entre las ventajas que proporciona el módulo de Asistencias están: Permite el registro de personal ausente, con asistencia, con permiso de horas o días. Brinda la oportunidad de realizar el corte en un periodo de tiempo determinado. Permite transportar datos a Excel y Acrobat. 1.1 Objetivo Proporcionar al usuario una herramienta de apoyo para el manejo del modulo de Asistencias en el Sistema INTELISIS. 2. Información Requerida Para que el módulo de Asistencias funcione es necesario dar de alta en el sistema lo siguiente: Consecutivos: Definir los números de los consecutivos que se llevarán para el control de los movimientos. Tipos de Movimientos: Determinar las condiciones de los tipos de movimientos. Se pueden personalizar los nombres de los movimientos de acuerdo a los requerimientos del Cliente, es decir se puede cambiar el nombre del movimiento pero la clave de afectación no se deberá cambiar ya que el sistema no podrá reconocer los movimientos generados. Situaciones: Establecer las Situaciones que regirán el curso del Movimiento hacia su conclusión. Las situaciones son, por definirlas de alguna manera, sub estatus preestablecidos en los que se puede encontrar un Movimiento. Las Situaciones frenan el flujo de una operación lo que hacen es requerir la validación de algún usuario en específico para poder continuar con el flujo, por ejemplo que un Gerente Administrativo valide o autorice para que un usuario final lo concluya. Conceptos: Definir los conceptos para categorizar los movimientos que se registren del mismo tipo. Observaciones: Son comentarios estándar que se podrán agregar a los movimientos. Las observaciones se podrán editar, agregar o eliminar hasta que seleccione Guardar y Cerrar. Nota: Para dar de alta los requerimientos anteriores, consulte el Manual de Configuración MI- MC-CONF y el Manual de Cuentas MI-MC-CTAS 3 de 7

4 2.1 Flujos de los Movimientos de Asistencias 3 DESCRIPCIÓN DE MOVIMIENTOS 3.1 Pantalla de Captura La ventana de captura de los Movimientos esta dividida en dos partes, la parte del Encabezado y el Detalle. La pantalla de captura deberá llenarse ingresando los datos necesarios en los campos y en las carpetas correspondientes de acuerdo a las necesidades de operación. Utiliza la siguiente ruta para ingresar a la pantalla de captura del módulo de Asistencias. Ruta de Acceso Paso 1 Ir al Menú principal / Procesos Paso 2 Seleccionar el Módulo de Asistencias 4 de 7

5 Encabezado Detalle Campos del Encabezado Movimiento: Proyecto: Fecha Emisión: Tipo Permiso: Localidad: Referencia: De la Fecha: A la Fecha: Observaciones: Campo para ingresar/ seleccionar el nombre del movimiento a realizar dentro del modulo. Campo para seleccionar el nombre del proyecto en el cual se incluirá el movimiento. Campo para ingresar la fecha de emisión del movimiento, por omisión el sistema asigna la fecha del cliente (PC) o del servidor, según la configuración establecida. Campo para ingresar el concepto por el cual se genero el permiso. Campo para seleccionar la ubicación del personal en donde se está registrando la incidencia del personal. Campo para capturar algún dato que haga referencia al movimiento realizado. Campo para ingresar la fecha de inicio del Permiso Campo para ingresar la fecha de terminación del Permiso. Campo para capturar algún dato que haga referencia al movimiento realizado. Campos del Detalle Persona: Campo para ingresar la clave de la Persona a la cual se le asignará el movimiento. Registro: Hora: Campo para seleccionar si el registro es de Entrada o Salida. Campo que indica la Hora en la cual se Registro la Entrada o salida. 5 de 7

6 De la Hora: A la Hora: Concepto: De la Fecha: A la Fecha: Fecha: Cantidad: Tipo: Campo para ingresar la Hora de inicio de Asistencia o de Permiso Campo para ingresar la Hora de término de Asistencia o de Permiso. Campo para seleccionar el concepto por el cual se está realizando el movimiento. Campo para ingresar la Fecha de inicio de Permiso o Corte Campo para ingresar la Fecha de término de Permiso o Corte Campo para ingresar la Fecha de realización de Corte, por ejemplo Días Ausencia, Minutos de Ausencia, etc. Este campo se activa solo en el movimiento Corte y se utiliza para indicar la cantidad de días de ausencia o minutos extra o lo que aparece en tipo. Campo para seleccionar el tipo de Corte a Realizar. 3.2 Movimiento Registro Movimiento para registrar la entrada o salida de un empleado. El movimiento de Registro deberá afectarse en el módulo de Asistencias y quedará con estatus Por Procesar, mismo que se Concluye cuando se genera el movimiento Nómina en el módulo con el mismo nombre. Ruta de Acceso Paso 1 Paso 2 Paso 3 Ir al Menú principal Procesos Seleccionar el Modulo de Asistencias En la pantalla <Tablero de Control-Asistencias>, dar Clic en el botón Nuevo y posteriormente seleccionar el Movimiento Registro La pantalla y los datos de describen en el punto 3.1 de este Manual Una vez capturados los campos necesarios, presionar el botón movimiento tendrá ahora el estatus Por procesar. o la tecla de función F12, el 3.3 Movimiento Ausentes El movimiento Ausentes se utiliza para registrar las ausencias del personal que no se encuentra en las instalaciones de la empresa. 3.4 Movimiento Asistencias Movimiento que sirve para registrar la asistencia de una persona determinada, el cual considera el tiempo efectivo que esta permaneció en las instalaciones. De la Hora, A la Hora. Una vez capturados los campos necesarios, presionar el botón tecla de función F12, para efectuar el movimiento, el cual quedará en estatus Por Procesar o la 3.5 Movimiento Permiso Horas Este movimiento se utiliza para otorgar el permiso de ausentarse por cierto tiempo (horas) De la Hora, A la Hora, al personal y el concepto por el cual se genero dicho permiso. O bien, el permiso para generar horas extras. Por ejemplo: dar permiso para ausentarse 3 horas y dar el permiso para generar 3 horas extras. Para efectos de las horas extras si no se da el permiso, el sistema no calculará su pago. 6 de 7

7 Una vez capturados los campos necesarios, presionar el botón efectuar el movimiento, el cual quedará en estatus Por Procesar. Al generar la Nómina quedará con estatus Concluido. o la tecla de función F12, para 3.6 Movimiento Permiso Días Este movimiento se utilizará para registrar la ausencia del personal en días, podrá ser utilizado por la persona que controla la asistencia, en caso de que el personal no registre entrada o salida por así requerirlo la Empresa. Una vez capturados los campos necesarios, presionar el botón o la tecla de función F12, para efectuar el movimiento, el cual quedará en estatus Por Procesar. al generar la Nómina es arrastrado quedando con estatus Concluido. 3.7 Movimiento Corte En este movimiento se generara el Corte de Asistencias del periodo que se defina y que servirá para calcular los días a pagar para los empleados. Una vez capturados los campos necesarios, presionar el botón o la tecla de función F12, para efectuar el movimiento, el cual quedará en estatus Borrador. El Corte es generado en el módulo de Asistencias y al afectarlo queda con estatus Borrador para realizar correcciones y posteriormente de afectarlo cambiara a estatus Concluido. 7 de 7