FACTURA ELECTRÓNICA? SIMPLIFICA TU NEGOCIO

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1 FACTURA ELECTRÓNICA? SIMPLIFICA TU NEGOCIO

2 Índice Introducción: Adiós a la tramitología Qué se necesita para integrarse al esquema digitalizado de Facturación? Qué es un PAC y qué hace? Recomendaciones para elegir PAC Ventajas de la Factura Electrónica Proceso de Facturación Ahorra tiempo, dinero y esfuerzo La Factura Electrónica es segura? IMPRESIONES AÉREAS ONLINE Eduardo Vázquez Director de medios online evazquez@iasanet.com.mx Eduardo Scheffler Director editorial online escheffler@iasanet.com.mx VENTAS Mary Sol Morales Directora de cuenta mmorales@iasanet.com.mx Adriana Rodríguez Directora de cuenta arodriguez@iasanet.com.mx Lizbeth Sánchez Coordinadora comercial lsanchez@iasanet.com.mx EDITORIAL Angel Gallegos Editor en jefe online agallegos@iasanet.com.mx Guillermo Martínez Editor mexicodesconocido.com gmartinez@iasanet.com.mx Belén Gómez Editora soyentrepreneur.com bgomez@iasanet.com.mx Ana Paula Flores Editora altonivel.com.mx apflores@iasanet.com.mx Christiane Garza Editora feminis.com cgarza@iasanet.com.mx Cynthia Franco Editora estilohoy.com cfranco@iasanet.com.mx Itzel Hernández Editora cinepremiere.com.mx ihernandez@iasanet.com.mx Sergio Moncada Editor cinepremiere.com.mx smoncada@iasanet.com.mx Griselda Barrera Editora proyectos especiales gbarrera@iasanet.com.mx DISEÑO GRÁFICO Y WEB Octavio Ruiz Director de arte online oruiz@iasanet.com.mx Apolo Castrejón acastrejon@iasanet.com.mx Georgina Enriquez genriquez@iasanet.com.mx Xóchitl Rodríguez xrodriguez@iasanet.com.mx Andrés Gras agras@iasanet.com.mx Luis?????????????@iasanet.com.mx

3 2 3 INTRODUCCIÓN: Adiós a la tramitología Para nadie es un secreto que desde hace unos diez años, la tecnología dio pasos agigantados y el auge de internet desveló la posibilidad de optimizar las operaciones. Uno de los nichos en los que se colocó de manera exitosa tanto en México como en el resto del mundo, fue a nivel de Gobierno. Prácticamente todas las dependencias locales y federales permiten realizar trámites online, con lo que se ha avanzado en la simplificación. En este marco de virtualización nace la Factura Electrónica para todos los contribuyentes. De manera inicial, la autoridad fiscal liberó su uso a finales de 2004 y las primeras implementaciones comenzaron en 2005, pero todavía era un esquema opcional. Sin embargo, en 2009, una modificación a la Miscelánea Fiscal estableció su obligatoriedad a partir del 1 de enero de Simplificar tiene ventajas económicas y operativas Por mejores prácticas, sería importante que todas las personas físicas o morales introdujeran la Factura Electrónica, sin embargo, legalmente sólo es obligatorio para todos los contribuyentes con ingresos mayores a 4 millones de pesos al año. Por el contrario, aquellos contribuyentes con ingresos acumulables iguales o menores a esos cuatro millones anuales, podrán seguir expidiendo comprobantes fiscales impresos. Pero qué es y cuáles son las ventajas que ofrece a nivel empresarial? Es muy similar a la comprobación fiscal que hasta ahora se venía haciendo, con la gran diferencia de que su proceso de generación, procesamiento, transmisión y resguardo de los documentos fiscales, se hace a través de internet a manera de archivos digitales. Esta automatización ofrece una serie de ventajas económicas y de procesos que se generan, tanto para las empresas como para los proveedores, al mejorar notablemente el control de comprobantes fiscales. De acuerdo con cifras del Sistema de Administración Tributaria (SAT), el costo por facturación se reduce en un 85%, ofrece mayor seguridad, rapidez y simplificación de los procedimientos administrativos; permite aumentar la productividad y la disminución considerable del uso de papel. Caso de éxito Office Max reduce en 2% las aclaraciones Una de las empresas que acogió la emisión de Comprobantes Fiscales Digitales (CFD) desde su introducción, fue Office Max. Esta empresa realizó un análisis de las necesidades de la empresa y eligieron al proveedor del software para la generación de Facturas Electrónicas. A partir de ese momento comenzaron con la implementación en dos desarrollos tanto para la adopción del sistema, como para el uso de los estándares internacionales. Gracias a la adopción de otros mecanismos electrónicos como la emisión de órdenes de compra, la empresa ha generado importantes ahorros y la optimización de sus recursos. Su meta no sólo fue ahorrar en papel y espacio, sino reducir al 2% las aclaraciones por concepto de facturas, mejorar su capacidad de respuesta para las demandas de tecnología del cliente, y tener un reporte, 24 horas después, del status de las entregas al CEDIS para gestionar y automatizar el proceso. Las Pymes impulsan el cambio Las alertas están prendidas para todas aquellas empresas que aún no comienzan su proceso de migración a la factura digital. Si bien la disposición señala que la Factura Electrónica es obligatoria a partir del 1 de enero de este año, aún se puede tener un sistema mixto de facturación para aquellas que ya tenían comprobantes fiscales impresos cuya caducidad es de dos años-, pero al término de 2012, cuando las impresas caduquen, definitivamente tendrán que emitir y recibir Comprobantes Fiscales Digitales (CFD). Por ahora podrán expedir facturas de papel en operaciones hasta por dos mil pesos. Sin embargo, queda un año y medio para migrar por completo hacia a la Factura Electrónica. INTRODUCCIÓN: Adiós a la tramitología (Continúa...)

4 4 5 INTRODUCCIÓN: Adiós a la tramitología (Continúa...) De acuerdo con el SAT, del 5 de enero de 2005 al 31 de mayo de 2011, 222,208 contribuyentes ya habían optado por el uso de la Factura Electrónica, es decir, un crecimiento del 584% en tan sólo un año. Sin embargo, a pesar de que el tiempo se acaba, aún continúan las dudas sobre sus beneficios y cómo implementarla, señala Marco Bolaños, asesor de factura electrónica de GS1 México. En este país estamos muy acostumbrados a usar papel para evidenciar o justificar los trámites, y ha habido cierta resistencia para pasar del sello impreso al sistema automático. No obstante, aclara, esta manera de pensar está cambiando y de las empresas que ya expiden Factura Electrónica, el 60% son Pequeñas y Medianas (Pymes). La razón es que los procesos en una gran empresa son complejos por su tamaño, por lo que toma más tiempo generar la migración. En promedio, en una empresa grande, la implementación es de tres a seis meses, mientras que para una Pyme los tiempos van de una semana a un mes. Lo importante es aprovechar este año y medio para generar el cambio, ya que, la autoridad fiscal es muy rigurosa en estos temas y no se prevé una prórroga o extensión de pago o el anuncio de algún documento intermedio para hacer las comprobaciones, afirma Bolaños. Cuenta regresiva migración en marcha Si bien es cierto que con la Factura Electrónica la autoridad busca elevar la seguridad jurídica para evitar el mercado negro de facturas apócrifas, disminuir la evasión fiscal y los riesgos de fraude; también es cierto que la globalización ha elevado los niveles de competitividad en el mercado, por lo que los empresarios están adoptando métodos innovadores y efectivos para ahorrar tiempo, dinero y hacer más eficientes sus procesos de pagos y entregas. En este sentido, GS1 México señala que el Comprobante Fiscal Digital (CFD), la Factura Electrónica, es una herramienta de comercio que utiliza estándares internacionales y sirve para cerrar el ciclo comercial de las empresas, dándoles una ventaja competitiva al impulsar la tecnología, reducir sus gastos, trámites, papeleos y haciendo más fácil la compra/venta de productos y servicios. La Factura Electrónica puede utilizarse en sociedades civiles y entidades de gobierno, en personas que presten servicios profesionales, pequeños contribuyentes y cualquiera que emita recibos, compruebe ingresos y declare impuestos Qué se necesita para integrarse al esquema digitalizado de Facturación? La Factura Electrónica puede utilizarse en sociedades civiles y entidades de gobierno, en personas que presten servicios profesionales, pequeños contribuyentes y cualquiera que emita recibos, compruebe ingresos y declare impuestos. 1Lo primero es tener una computadora con conexión a Internet, y poseer los papeles de registro ante el Sistema de Administración Tributaria (SAT), específicamente la Firma Electrónica Avanzada (FIEL) vigente y el Certificado de Sello Digital. 2 La FIEL es obligatoria para todo contribuyente y actualmente su vigencia es de cuatro años así que si la tramitaste antes de julio de 2010, deberás actualizarla o renovarla. 3 El siguiente paso es contar con un sistema informático para la generación de las Facturas Electrónicas. Aquí es donde comienzan las dudas: Cuánto cuesta? A quién contrato? Es redituable el costo contra el beneficio? Cuánto es el tiempo de implementación? 4 Las empresas sea cual sea su tamaño, es común que cuenten con sistemas de MODELO OPERATIVO CFDI (CFF, Art 29 y 29-a) administración como ASAP, ASPEL y SAP que ya tienen integrado el servicio de facturación electrónica; pero también pueden desarrollar el sistema para generar el archivo electrónico (XML). Si la Pyme no cuenta con un sistema electrónico, el contribuyente puede elegir alguno de los Proveedores Autorizados de Certificación (PAC) que publica la página del SAT quienes se encargarán de revisar las necesidades de la empresa y ofrecerán la solución más ade- cuada respecto al tamaño de la empresa y sus proveedores. 5 Una vez implementado el sistema se solicita al SAT el certificado de sello digital. Ingresa a con tu Firma Electrónica Avanzada y solicítalas. El trámite toma de cinco minutos a una hora, dependiendo de la cantidad solicitada, que puede ser desde una factura. Recuerda que las facturas se conservarán únicamente 5 años

5 6 7 Qué es un PAC y qué hace? Un Proveedor Autorizado de Certificación de CFDI (PAC), es aquella persona moral que cuenta con autorización del Servicio de Administración Tributaria para validar los CFDI generados por los contribuyentes, asignarles el folio e incorporarles el sello digital del Servicio de Administración Tributaria. 1 El PAC también puede ofrecer una solución para generar los Comprobantes Fiscales Digitales (CFDI). a. El cual es un sistema que generalmente opera fuera de las instalaciones del contribuyente y su acceso es vía WEB. b. Genera el archivo XML con el sello del contribuyente emisor. El XML contiene la información del comprobante y se encripta para que no haya alteraciones. c. A través del mismo PAC se valida la información, se asigna un folio fiscal y se rubrica con el sello del SAT; entrega el archivo electrónico que se envía al cliente o al proveedor. 2 Los PAC son proveedores autorizados por el SAT y están obligados a no hacer pública la información de sus clientes y a mantener abierta la línea con el mismo SAT para conocer en cualquier momento el movimiento de facturas de los contribuyentes. 3 Para elegir un PAC se debe consultar la página del SAT, donde se encuentran los datos de contacto de las empresas que ofrecen el servicio y que hoy suman _contribuyente/principiantes/comprobantes _fiscales/66_19264.html 4 El que los PAC estén autorizados garantiza la legalidad y la operación de la empresa, más no valida o asegura la calidad del servicio. GS1, en el sitio tiene un Directorio de Proveedores a quienes aplicó una serie de pruebas para certificar que su servicio de implementación, soporte y otros elementos, es confiable. No obstante, más adelante daremos algunos consejos para elegir bien al PAC con el que va a trabajar tu empresa. 5 Ofrece las soluciones sea cual sea la necesidad del consumidor, desde solamente el timbrado de los documentos con una solución web gratuita, hasta una herramienta más robusta. 6 Tiene la obligación de enviar al SAT la copia de los Comprobantes Fiscales Digitales que validen de sus clientes. 7 El PAC conservará los CFDI por espacio de tres meses pero no podrá publicar la información de sus clientes Recomendaciones para elegir PAC Actualmente existen muchas empresas que ofrecen el sistema de Facturación Electrónica y como cualquier proveedor de servicios es preciso tomar en cuenta ciertos elementos en consideración antes de contratar. Sobre todo porque una empresa sin facturar, por detalles tecnológicos o mala decisiones, puede llevarla a la quiebra. a) b) Lista de necesidades Antes de analizar proveedores, es necesario que la empresa haga una lista sobre papel de cuáles son sus necesidades, cantidad de proveedores a los que tiene que atender, con cuánta temporalidad, etc todo lo que crea que es necesario considerar antes de dar el paso. Elegir al proveedor Hay muchos proveedores que puedes encontrar en internet o hasta en el periódico. La recomendación es evaluar al menos a cinco empresas antes de contratar alguna. c) Analizar la experiencia con otros clientes Analizar los tiempos de implementación, las garantías sobre los servicios contratados, los tiempos de soporte técnico para eliminar cualquier falla durante la facturación; y que el software sea sobre la base de las necesidades de la empresa. d) Tiempo de implementación Para una Pyme el va de una semana a un mes, dependiendo de su tamaño y de las necesidades que haya definido antes de contratar, señala el experto de GS1, lo cual puede ser un referente al definir el tiempo para aterrizar la migración. e) Recibir asesoría de los expertos Es muy importante para conocer más detalles. La Asociación Mexicana de Estándares para el Comercio Electrónico, GS1, ofrece talleres gratuitos para explicar en qué consiste y cómo funciona la Facturación Electrónica. Cuentan con un área de cómputo donde podrás probar los PAC para definir cuál es el sistema que más te conviene. Si bien GS1 no te dice qué software comprar, sí te orientan en la definición de tus necesidades para que hagas una buena contratación. Consulta para conocer el calendario tanto para la Ciudad de México como para el resto de los Estados de la República.

6 8 9 Ventajas de la Factura Electrónica proceso de facturación Caso de éxito Farmacias Esquivar, ahorro y eficiencia Las autoridades señalan múltiples ventajas de simplificar los procesos de facturación pero nada como la experiencia de quienes ya han emprendido esta transición. Entre ellas: La reducción del costo por facturación hasta en un 85% Seguridad y rapidez en la emisión de los comprobantes Simplificación de los procedimientos administrativos Disminución del uso de papel, lo que contribuye a la preservación del medio ambiente Aumento de la productividad al reorientar al personal que antes pasaba horas archivando, en otras áreas de contabilidad Disponibilidad de la información que se tiene ingresada en el sistema Pero en un proceso real, cómo impacta la virtualización de este proceso en una empresa. Para Farmacias Esquivar, migrar a online fue un acierto y en tan sólo un año obtuvo buenos resultados. Esta empresa gastaba anualmente más de dos millones y medio en procesos administrativos que, además, le generaban una pérdida de ventas del 2% por concepto de pérdida de entre dos y tres horas al momento de la captura de datos de la factura. Y entre un 15 y 20% de pérdida de las ventas cuando al recibir el pedido, cotejarlo contra la factura y acomodar el producto se perdía hasta un día. Por si esto fuera poco, el área de contabilidad reportaba hasta un 22% de faltante en anaqueles, errores, mermas y retrasos por una mala captura de los precios procedentes de la inexactitud de correspondencia entre factura y contra recibo. Ante esta situación, la empresa decidió emprender una reorganización interna y migrar hacia los Comprobantes Fiscales Digitales. Realizó cambios en todo su ciclo comercial, desde órdenes de compra electrónicas hasta la Factura Electrónica. Los resultados fueron positivos: - La entrega de mercancía se volvió más rápida, ya que la revisión de facturas se redujo de 40 a 3 minutos. - Los errores en la captura de datos disminuyeron en un 60%. - Lograron un mayor control en anaqueles e inventarios y con ello dan mejor atención al cliente. - Aumentó la productividad del personal, ya que se redujeron recursos administrativos y operacionales. - Redujo las aclaraciones al 2%, el volumen de papeleo en los negocios, el tiempo de resurtido y facturación; y aumentó la seguridad en la entrega de información.

7 10 11 Ahorra tiempo, dinero y esfuerzo Marco Bolaños, experto en Facturación Electrónica explica que a simple vista no nos damos cuenta del tiempo, dinero y esfuerzo que se pierde en un proceso de comprobación fiscal. Para cualquier contribuyente es natural ir a sacar sus recibos o facturas, esperar a que le entreguen. Una vez que los tiene va a entregarlos, días más tarde es muy posible que le informen que los datos son incorrectos y tendrá que regresar con un nuevo comprobante. Para este momento el contribuyente ya invirtió en tiempo de desplazamiento, dinero para transportarse y si estaba incorrecto el llenado, su pago se atrasará tanto para él como para la empresa que termina pagando no a 30 días, sino a 60 y hasta 90 días. Con la Factura Electrónica o Comprobante Fiscal Digital, el recibo o factura se envía por mail, por la misma vía será notificado si sus datos están mal y le tomará menos de cinco minutos corregirlo. En tiempo real la empresa estará recibiendo el nuevo documento. Efectivamente habrá ahorro de papel en el largo plazo, pero sin duda, las mayores ventajas están en la mejora de procesos. Esto por el lado del emisor. Por el lado del receptor, o sea, la empresa, permite tener los registros de facturación completamente actualizados y al día, más en tiempo real. En cuestión de búsqueda y resguardo de información es muy común escuchar: -Oye dónde está la factura del escritorio que compramos en enero. Échate un clavado en el archivo y búscala. En este caso es tiempo perdido para una persona que podría ser productiva en un área de contabilidad. Se piensa que la Facturación Electrónica motivará los despidos, cuando más bien permitirá hacer más eficiente un área porque contará con una persona en otras áreas productivas y no buscando en los archivos La Factura Electrónica es segura? Una de las razones por las cuales los ciudadanos desconfían de la digitalización es la seguridad informática. Marco Bolaños, afirma que la Factura Electrónica es completamente segura, ya que tiene un mecanismo de encriptación de datos que únicamente funciona con la llave privada y el certificado de Sello de Seguridad, de tal forma que no hay manera de negar que un documento haya sido emitido por el dueño de estos candados de seguridad. Una vez que se emite el documento, los datos de emisión y de la factura se encriptan, de tal manera que no hay manera de modificar la cadena en su camino hacia el receptor. Justamente es su inviolabilidad una de las apuestas de las autoridades, para combatir el tráfico de comprobantes apócrifos que afectan la economía formal. La Factura Electrónica, sin duda, es un paso más hacia la disminución de la brecha digital en México y una forma de simplificar las operaciones, haciendo uso de la tecnología para mejorar a la empresa y hacerla crecer